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1
Luci e ombre del
whistleblowing:
Le soluzioni operative – dalla lettera
cartacea al software
Agenda
2
1.Contesto normativo
2.I canali di segnalazione
3.Le caratteristiche di un sistema di
whistleblowing
4.La piattaforma digitale per le segnalazioni
whistleblowing di Unione Fiduciaria
5.Contatti
Contesto normativo
3
1
Il whistleblowing nella normativa nazionale
MATERIA/AMBITO DI
RIFERIMENTO PROVVEDIMENTO AMBITO
STATO DEL PROVVEDIMENTO
STATO DEL
PROVVEDIMENTO
ENTRATA IN
VIGORE
231/01 E TESTO UNICO DEL
PUBBLICO IMPIEGO
LEGGE N.179
DEL 30 NOVEMBRE 2017
SEGNALAZIONI INERENTI REATI
PRESUPPOSTO 231 (AMBITO
PRIVATO) E ILLECITI NELLA PA
29 DICEMBRE 2017
TESTO UNICO FINANZA ART. 4-UNDECIES
SERVIZI DI INVESTIMENTO (MIFID II)
IMPRESE ASSICURATIVE
MARKET ABUSE
3 gennaio 2018
ANTIRICICLAGGIO D.lgs. 25 maggio 2017, n. 90
SEGNALAZIONI REILATIVE AL LA
VIOLAZIONE DELLA NORMATIVA SUL
RICICLAGGIO E FINANZIAMENTO
DEL TERRORISMO
4 luglio 2017
TESTO UNICO BANCARIO ART. 52-BIS
SEGNALAZIONI RIGUARDANTI LA
VIOLAZIONE DELL’ATTIVITA’
BANCARIA
1 gennaio 2016
BORSA ITALIANA
ART. 7 - CODICE INTERNO DI
AUTODISCIPLINA
SEGNALAZIONI CONCERNENTI
L’ATTIVITA’ DELLE SOCIETA’
QUOTATE
luglio 2015
LINEE GUIDA ANAC
DETERMINAZIONE N. 6 DEL 28
APRILE 2015
SEGNALAZIONI RIGUARDANTI GLI
ILLECITI NELLA PUBBLICA
AMMINISTRAZIONE
28 aprile 2015
DISTRIBUZIONE
ASSICURATIVA
DIRETTIVA 2016/97/UE (IDD –
INSURANCE DISTRIBUTION
DIRECTIVE)
SEGNALAZIONI RIGUARDANTI
L’ATTIVITA’ DEI SOGGETTI CHE
SVOLGONO ATTIVITA’ DI
DISTRIBUZIONE ASSICURATIVA
APPROVATO SCHEMA
DI D.LGS. IN CONSIGLIO
DEI MINISTRI IN DATA
8 FEBBRAIO 2018
Le principali caratteristiche della nuova Legge n. 179/2017
PRIVATO PUBBLICO
SOGGETTO ABILITATO
ALLA SEGNALAZIONE
 Soggetti con funzioni di
rappresentazione/amministrazione o
direzione dell’ente
 Soggetti che esercitano, anche di fatto, la
gestione e il controllo dell’ente
 soggetti sottoposti alla direzione o alla
vigilanza di uno dei soggetti precedenti
 Dipendenti pubblici
 dipendenti di enti pubblici economici
 dipendenti di diritto privato
sottoposti a controllo pubblico
 dipendenti e collaboratori di imprese
fornitrici di beni o servizi alla pubblica
amministrazione.
OGGETTODELLA
SEGNALAZIONE
segnalazioni circostanziate di condotte
illecite, rilevanti e fondate su elementi di
fatto precisi e concordanti, o di violazioni
del modello di organizzazione e gestione
dell’ente
condotte illecite di cui è venuto a
conoscenza in ragione delproprio
rapporto di lavoro
CANALE
INFORMATICODI
SEGNALAZIONE
Previsto almeno un canale
alternativo informatico perle
segnalazioni
CRIPTAZIONE DEL
CANALE DI
SEGNALAZIONE
Non specificato Previsto
RESPONSABILE DEL
SISTEMA Non specificato
Responsabile anticorruzionee
trasparenza (RPCT)
SANZIONI Non prevista
Da 5.000 a 50.000 euro a carico
dei soggetti responsabili
5
Previsto l’utilizzo di
modalità anche
informatiche
I canali di segnalazione
6
2
I canali per la segnalazione
PROCEDURA
7
mail
software
Linea
telefonica
Lettera
cartacea
Le procedure dovrebbero essere atte a
delineare canali alternativi cui il segnalante
può fare ricorso, tenendo presente che la
nuova disciplina richiede più canali di
segnalazione di cui almeno uno con modalità
informatiche che garantiscano la
riservatezza dell’identità del segnalante
nelle attività di gestione della segnalazione.
Un canale informatico (software) rende più
facile e sicuro:
o garantire le riservatezza dell’identità del
segnalante in tutte le fasi del processo di
segnalazione (criptazione dei dati)
o colloquiare con il segnalante
o definire procedure , monitoraggio e
reporting dell’intero sistema
Il ricorso a soggetti esterni all’organizzazione per il ricevimento e la gestione delle segnalazioni e dei dati che
transitano nel sistema di whistleblowing può rafforzare nei destinatari la percezione di indipendenza nella
conduzione del processo
La caratteristiche peculiari dei diversi canali di segnalazione
4
Software
1
Indirizzo
email
2
Linea
telefonica
3
Lettera
cartacea
8
 Mancata criptazione dei dati
 Potenzialmente accessibile
all’amministratore di sistema
 Possibilità di cancellare i dati
 Mancata criptazione dei dati
 Difficile tracciabilità dei dati
 Difficoltà operative di reportistica
 Mancata criptazione dei dati
 Rischio di mancata ricezione delle
segnalazioni
 Possibilità di cancellare o perdere
irreversibilmente i dati
 Alta riservatezza delle informazioni
 Consente di informare il segnalante
sugli sviluppi del procedimento
 Garantisce la criptazione dei dati
 Assicura l’anonimato del segnalante
 E’ indipendente ed autonomo
rispetto agli altri sistemi informativi
dell’organizzazione
 Mancata informativa al segnalante
sugli sviluppi del procedimento Mancata informativa al segnalante
sugli sviluppi del procedimento
 Rischio di mancata ricezione delle
segnalazioni
La gestione delle segnalazioni: le fasi fondamentali del processo
• Verifiche preliminarisulla
fondatezza e pertinenza
della segnalazione e sulla
opportunità di procedere
ovvero archiviare la
segnalazione
• Analisi e valutazione in
merito alla
fondatezza/veridicità dei
fatti segnalati
• Notifica di avvenuta ricezione al
segnalante (qualora non anonimo)
della presa in carico della segnalazione
• Documentazione dei risultati e
comunicazioni. Archiviazione dei
documenti di supporto
4
Chiusura
della
segnalazione
1
ricevimento
della
segnalazione
2
Istruttoria
3
Accertamento
ed eventuale
ammissibilità
9
Attività da porre in essere nella gestione dellesegnalazioni
-Analisi organizzativa e conoscenza
processi/sistemi
-Tecniche Investigative
- Legale
- Criminologia
- Informatica
- Psicologia
- Diritto del lavoro
Indagini documentali, procedurali,
contabili
Indagini informatiche
Approfondimenti su controparti
QUALI POTREBBERO ESSERE GLI STEP PIU’ RILEVANTI?
COMPETENZE NECESSARIE AZIONI DA INTRAPRENDERE
10
La maggiori criticità operative, organizzative enormative
CRITICITA’:
-rischi connessi alla tutela della
riservatezza collegati ai canali
utilizzati;
-diffidenza dei potenziali
whistleblower per
l’inadeguatezza delle tutele;
-scarse conoscenze dellefinalità
e del funzionamento del sistema
POTENZIALI SOLUZIONI
-adozione di una piattaforma
informatica
-sensibilizzazione e formazione
sull’istituto del whistleblowing;
-adeguamento delle strutturee
delle risorse a supporto del
processo di whistleblowing.
Fonte ANAC: primo monitoraggio nazionale sull’applicazione del whistleblowing(2017)
11
Le caratteristiche di un sistema di
whistleblowing
12
3
A chi affidare la responsabilità del Sistema?
Il Responsabile del Sistema
15%
13
COMPLIANCE/
FUNZIONE AML
Alcune statistiche sulle segnalazioni
Con quali modalità sono effettuate le segnalazioni?
(*) la domandaprevedevala possibilitàdi risposte multiple
14
La piattaforma digitale per le
15
segnalazioni whistleblowing
di Unione Fiduciaria
4
Effettua il login
16
Avvia la tua segnalazione
17
Inserisci le informazioni preliminari
18
Compila la tua segnalazione
19
Inserisci le informazioni finali e invia la tua segnalazione
20
Anteprima del documento (riepilogo della segnalazione)
21
Schermata finale e assegnazione del codice identificativo dellasegnalazione
22
E’ POSSIBILE PERSONALIZZARE LA SCHEDA DI
SEGNALAZIONE?
La scheda di segnalazione è totalmente personalizzabile su richiesta dei clienti
e adattabile alle esigenze organizzative dell’azienda
IN CHE MODO VIENE AVVISATO IL RESPONSABILE
DEL SISTEMA IN CASO DI NUOVE SEGNALAZIONI?
Ogni qualvolta un soggetto segnalante utilizza il sistema di whistleblowing
concludendo una segnalazione o implementandola con nuovi messaggi, il
responsabile viene avvertito con una mail anonima che lo invita ad accedere al
sistema e a gestire i nuovi flussi informativi
E’ POSSIBILE ATTIVARE UN CANALEALTERNTIVO
DI SEGNALAZIONE?
Qualora il responsabile del sistema di segnalazione sia coinvolto nell’illecito, il
sistema può presentare ai soggetti segnalanti una domanda preliminare che
permette di indirizzare automaticamente il flusso informativo verso un
Responsabile «alternativo»
IL SISTEMA PREVEDE UNA FUNZIONE CHE
PERMETTE DI CONTINUARE A COMUNICARECON
IL SEGNALANTE?
Si, tramite la piattaforma digitale il Responsabile del sistema può continuare a
comunicare con il segnalante tramite una chat interna completamente criptata
che gli permette di incrementare il flusso informativo e di procedere
adeguatamente con l’istruttoria e la conclusione della segnalazione
IN QUALI SERVER RISIEDE LAPIATTAFORMA
DIGITALE COMUNICAWHISTLEBLOWING?
L’applicativo viene istallato presso i server di Unione Fiduciaria per garantire
maggiore terzietà e riservatezza del sistema di segnalazione al fine di evitare
l’accesso al sistema da parte di soggetti non autorizzati (es. amministratore di
sistema). Alternativamente può essere installato, su richiesta, presso i server
del cliente
ESISITE UNA STRUMENTO ALTERNATIVOALLA
PIATTAFORMADIGITALE?
Al fine di rendere maggiormente adattabile la diffusione degli strumenti per
segnalare illeciti, è stata sviluppata un’APP con funzionalità speculari a quelle
della piattaforma «Comunica Whistleblowing»
GLI STRUMENTI FORNITI PER LA GESTIONE DELLE
SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING SONO SOLOIN
ITALIANO?
Per andare incontro alle esigenze dei clienti, è possibile personalizzare gli
applicativi web e APP rendendoli multilingua
23
FAQ
GRAZIE PER L’ATTENZIONE
Fabrizio Vedana
Vicedirettore Generale
Unione Fiduciaria
Phone: 02-72422.333
Email: fvedana@unionefiduciaria.it
24
Contatti
Per maggiori informazioni contattare area consulenza banche e
intermediari finanziari
Phone: 02-72422.210
Email: consulenza@unionefiduciaria.it
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Aitra whistleblowing - dott. Vedana

  • 1. 1 Luci e ombre del whistleblowing: Le soluzioni operative – dalla lettera cartacea al software
  • 2. Agenda 2 1.Contesto normativo 2.I canali di segnalazione 3.Le caratteristiche di un sistema di whistleblowing 4.La piattaforma digitale per le segnalazioni whistleblowing di Unione Fiduciaria 5.Contatti
  • 4. Il whistleblowing nella normativa nazionale MATERIA/AMBITO DI RIFERIMENTO PROVVEDIMENTO AMBITO STATO DEL PROVVEDIMENTO STATO DEL PROVVEDIMENTO ENTRATA IN VIGORE 231/01 E TESTO UNICO DEL PUBBLICO IMPIEGO LEGGE N.179 DEL 30 NOVEMBRE 2017 SEGNALAZIONI INERENTI REATI PRESUPPOSTO 231 (AMBITO PRIVATO) E ILLECITI NELLA PA 29 DICEMBRE 2017 TESTO UNICO FINANZA ART. 4-UNDECIES SERVIZI DI INVESTIMENTO (MIFID II) IMPRESE ASSICURATIVE MARKET ABUSE 3 gennaio 2018 ANTIRICICLAGGIO D.lgs. 25 maggio 2017, n. 90 SEGNALAZIONI REILATIVE AL LA VIOLAZIONE DELLA NORMATIVA SUL RICICLAGGIO E FINANZIAMENTO DEL TERRORISMO 4 luglio 2017 TESTO UNICO BANCARIO ART. 52-BIS SEGNALAZIONI RIGUARDANTI LA VIOLAZIONE DELL’ATTIVITA’ BANCARIA 1 gennaio 2016 BORSA ITALIANA ART. 7 - CODICE INTERNO DI AUTODISCIPLINA SEGNALAZIONI CONCERNENTI L’ATTIVITA’ DELLE SOCIETA’ QUOTATE luglio 2015 LINEE GUIDA ANAC DETERMINAZIONE N. 6 DEL 28 APRILE 2015 SEGNALAZIONI RIGUARDANTI GLI ILLECITI NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE 28 aprile 2015 DISTRIBUZIONE ASSICURATIVA DIRETTIVA 2016/97/UE (IDD – INSURANCE DISTRIBUTION DIRECTIVE) SEGNALAZIONI RIGUARDANTI L’ATTIVITA’ DEI SOGGETTI CHE SVOLGONO ATTIVITA’ DI DISTRIBUZIONE ASSICURATIVA APPROVATO SCHEMA DI D.LGS. IN CONSIGLIO DEI MINISTRI IN DATA 8 FEBBRAIO 2018
  • 5. Le principali caratteristiche della nuova Legge n. 179/2017 PRIVATO PUBBLICO SOGGETTO ABILITATO ALLA SEGNALAZIONE  Soggetti con funzioni di rappresentazione/amministrazione o direzione dell’ente  Soggetti che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo dell’ente  soggetti sottoposti alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti precedenti  Dipendenti pubblici  dipendenti di enti pubblici economici  dipendenti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico  dipendenti e collaboratori di imprese fornitrici di beni o servizi alla pubblica amministrazione. OGGETTODELLA SEGNALAZIONE segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del modello di organizzazione e gestione dell’ente condotte illecite di cui è venuto a conoscenza in ragione delproprio rapporto di lavoro CANALE INFORMATICODI SEGNALAZIONE Previsto almeno un canale alternativo informatico perle segnalazioni CRIPTAZIONE DEL CANALE DI SEGNALAZIONE Non specificato Previsto RESPONSABILE DEL SISTEMA Non specificato Responsabile anticorruzionee trasparenza (RPCT) SANZIONI Non prevista Da 5.000 a 50.000 euro a carico dei soggetti responsabili 5 Previsto l’utilizzo di modalità anche informatiche
  • 6. I canali di segnalazione 6 2
  • 7. I canali per la segnalazione PROCEDURA 7 mail software Linea telefonica Lettera cartacea Le procedure dovrebbero essere atte a delineare canali alternativi cui il segnalante può fare ricorso, tenendo presente che la nuova disciplina richiede più canali di segnalazione di cui almeno uno con modalità informatiche che garantiscano la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione. Un canale informatico (software) rende più facile e sicuro: o garantire le riservatezza dell’identità del segnalante in tutte le fasi del processo di segnalazione (criptazione dei dati) o colloquiare con il segnalante o definire procedure , monitoraggio e reporting dell’intero sistema Il ricorso a soggetti esterni all’organizzazione per il ricevimento e la gestione delle segnalazioni e dei dati che transitano nel sistema di whistleblowing può rafforzare nei destinatari la percezione di indipendenza nella conduzione del processo
  • 8. La caratteristiche peculiari dei diversi canali di segnalazione 4 Software 1 Indirizzo email 2 Linea telefonica 3 Lettera cartacea 8  Mancata criptazione dei dati  Potenzialmente accessibile all’amministratore di sistema  Possibilità di cancellare i dati  Mancata criptazione dei dati  Difficile tracciabilità dei dati  Difficoltà operative di reportistica  Mancata criptazione dei dati  Rischio di mancata ricezione delle segnalazioni  Possibilità di cancellare o perdere irreversibilmente i dati  Alta riservatezza delle informazioni  Consente di informare il segnalante sugli sviluppi del procedimento  Garantisce la criptazione dei dati  Assicura l’anonimato del segnalante  E’ indipendente ed autonomo rispetto agli altri sistemi informativi dell’organizzazione  Mancata informativa al segnalante sugli sviluppi del procedimento Mancata informativa al segnalante sugli sviluppi del procedimento  Rischio di mancata ricezione delle segnalazioni
  • 9. La gestione delle segnalazioni: le fasi fondamentali del processo • Verifiche preliminarisulla fondatezza e pertinenza della segnalazione e sulla opportunità di procedere ovvero archiviare la segnalazione • Analisi e valutazione in merito alla fondatezza/veridicità dei fatti segnalati • Notifica di avvenuta ricezione al segnalante (qualora non anonimo) della presa in carico della segnalazione • Documentazione dei risultati e comunicazioni. Archiviazione dei documenti di supporto 4 Chiusura della segnalazione 1 ricevimento della segnalazione 2 Istruttoria 3 Accertamento ed eventuale ammissibilità 9
  • 10. Attività da porre in essere nella gestione dellesegnalazioni -Analisi organizzativa e conoscenza processi/sistemi -Tecniche Investigative - Legale - Criminologia - Informatica - Psicologia - Diritto del lavoro Indagini documentali, procedurali, contabili Indagini informatiche Approfondimenti su controparti QUALI POTREBBERO ESSERE GLI STEP PIU’ RILEVANTI? COMPETENZE NECESSARIE AZIONI DA INTRAPRENDERE 10
  • 11. La maggiori criticità operative, organizzative enormative CRITICITA’: -rischi connessi alla tutela della riservatezza collegati ai canali utilizzati; -diffidenza dei potenziali whistleblower per l’inadeguatezza delle tutele; -scarse conoscenze dellefinalità e del funzionamento del sistema POTENZIALI SOLUZIONI -adozione di una piattaforma informatica -sensibilizzazione e formazione sull’istituto del whistleblowing; -adeguamento delle strutturee delle risorse a supporto del processo di whistleblowing. Fonte ANAC: primo monitoraggio nazionale sull’applicazione del whistleblowing(2017) 11
  • 12. Le caratteristiche di un sistema di whistleblowing 12 3
  • 13. A chi affidare la responsabilità del Sistema? Il Responsabile del Sistema 15% 13 COMPLIANCE/ FUNZIONE AML
  • 14. Alcune statistiche sulle segnalazioni Con quali modalità sono effettuate le segnalazioni? (*) la domandaprevedevala possibilitàdi risposte multiple 14
  • 15. La piattaforma digitale per le 15 segnalazioni whistleblowing di Unione Fiduciaria 4
  • 17. Avvia la tua segnalazione 17
  • 18. Inserisci le informazioni preliminari 18
  • 19. Compila la tua segnalazione 19
  • 20. Inserisci le informazioni finali e invia la tua segnalazione 20
  • 21. Anteprima del documento (riepilogo della segnalazione) 21
  • 22. Schermata finale e assegnazione del codice identificativo dellasegnalazione 22
  • 23. E’ POSSIBILE PERSONALIZZARE LA SCHEDA DI SEGNALAZIONE? La scheda di segnalazione è totalmente personalizzabile su richiesta dei clienti e adattabile alle esigenze organizzative dell’azienda IN CHE MODO VIENE AVVISATO IL RESPONSABILE DEL SISTEMA IN CASO DI NUOVE SEGNALAZIONI? Ogni qualvolta un soggetto segnalante utilizza il sistema di whistleblowing concludendo una segnalazione o implementandola con nuovi messaggi, il responsabile viene avvertito con una mail anonima che lo invita ad accedere al sistema e a gestire i nuovi flussi informativi E’ POSSIBILE ATTIVARE UN CANALEALTERNTIVO DI SEGNALAZIONE? Qualora il responsabile del sistema di segnalazione sia coinvolto nell’illecito, il sistema può presentare ai soggetti segnalanti una domanda preliminare che permette di indirizzare automaticamente il flusso informativo verso un Responsabile «alternativo» IL SISTEMA PREVEDE UNA FUNZIONE CHE PERMETTE DI CONTINUARE A COMUNICARECON IL SEGNALANTE? Si, tramite la piattaforma digitale il Responsabile del sistema può continuare a comunicare con il segnalante tramite una chat interna completamente criptata che gli permette di incrementare il flusso informativo e di procedere adeguatamente con l’istruttoria e la conclusione della segnalazione IN QUALI SERVER RISIEDE LAPIATTAFORMA DIGITALE COMUNICAWHISTLEBLOWING? L’applicativo viene istallato presso i server di Unione Fiduciaria per garantire maggiore terzietà e riservatezza del sistema di segnalazione al fine di evitare l’accesso al sistema da parte di soggetti non autorizzati (es. amministratore di sistema). Alternativamente può essere installato, su richiesta, presso i server del cliente ESISITE UNA STRUMENTO ALTERNATIVOALLA PIATTAFORMADIGITALE? Al fine di rendere maggiormente adattabile la diffusione degli strumenti per segnalare illeciti, è stata sviluppata un’APP con funzionalità speculari a quelle della piattaforma «Comunica Whistleblowing» GLI STRUMENTI FORNITI PER LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING SONO SOLOIN ITALIANO? Per andare incontro alle esigenze dei clienti, è possibile personalizzare gli applicativi web e APP rendendoli multilingua 23 FAQ
  • 24. GRAZIE PER L’ATTENZIONE Fabrizio Vedana Vicedirettore Generale Unione Fiduciaria Phone: 02-72422.333 Email: fvedana@unionefiduciaria.it 24 Contatti Per maggiori informazioni contattare area consulenza banche e intermediari finanziari Phone: 02-72422.210 Email: consulenza@unionefiduciaria.it
  • 25. 28