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Aitra whistleblowing - dott. Vedana

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Slides Convegno 5 marzo

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Aitra whistleblowing - dott. Vedana

  1. 1. 1 Luci e ombre del whistleblowing: Le soluzioni operative – dalla lettera cartacea al software
  2. 2. Agenda 2 1.Contesto normativo 2.I canali di segnalazione 3.Le caratteristiche di un sistema di whistleblowing 4.La piattaforma digitale per le segnalazioni whistleblowing di Unione Fiduciaria 5.Contatti
  3. 3. Contesto normativo 3 1
  4. 4. Il whistleblowing nella normativa nazionale MATERIA/AMBITO DI RIFERIMENTO PROVVEDIMENTO AMBITO STATO DEL PROVVEDIMENTO STATO DEL PROVVEDIMENTO ENTRATA IN VIGORE 231/01 E TESTO UNICO DEL PUBBLICO IMPIEGO LEGGE N.179 DEL 30 NOVEMBRE 2017 SEGNALAZIONI INERENTI REATI PRESUPPOSTO 231 (AMBITO PRIVATO) E ILLECITI NELLA PA 29 DICEMBRE 2017 TESTO UNICO FINANZA ART. 4-UNDECIES SERVIZI DI INVESTIMENTO (MIFID II) IMPRESE ASSICURATIVE MARKET ABUSE 3 gennaio 2018 ANTIRICICLAGGIO D.lgs. 25 maggio 2017, n. 90 SEGNALAZIONI REILATIVE AL LA VIOLAZIONE DELLA NORMATIVA SUL RICICLAGGIO E FINANZIAMENTO DEL TERRORISMO 4 luglio 2017 TESTO UNICO BANCARIO ART. 52-BIS SEGNALAZIONI RIGUARDANTI LA VIOLAZIONE DELL’ATTIVITA’ BANCARIA 1 gennaio 2016 BORSA ITALIANA ART. 7 - CODICE INTERNO DI AUTODISCIPLINA SEGNALAZIONI CONCERNENTI L’ATTIVITA’ DELLE SOCIETA’ QUOTATE luglio 2015 LINEE GUIDA ANAC DETERMINAZIONE N. 6 DEL 28 APRILE 2015 SEGNALAZIONI RIGUARDANTI GLI ILLECITI NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE 28 aprile 2015 DISTRIBUZIONE ASSICURATIVA DIRETTIVA 2016/97/UE (IDD – INSURANCE DISTRIBUTION DIRECTIVE) SEGNALAZIONI RIGUARDANTI L’ATTIVITA’ DEI SOGGETTI CHE SVOLGONO ATTIVITA’ DI DISTRIBUZIONE ASSICURATIVA APPROVATO SCHEMA DI D.LGS. IN CONSIGLIO DEI MINISTRI IN DATA 8 FEBBRAIO 2018
  5. 5. Le principali caratteristiche della nuova Legge n. 179/2017 PRIVATO PUBBLICO SOGGETTO ABILITATO ALLA SEGNALAZIONE  Soggetti con funzioni di rappresentazione/amministrazione o direzione dell’ente  Soggetti che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo dell’ente  soggetti sottoposti alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti precedenti  Dipendenti pubblici  dipendenti di enti pubblici economici  dipendenti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico  dipendenti e collaboratori di imprese fornitrici di beni o servizi alla pubblica amministrazione. OGGETTODELLA SEGNALAZIONE segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del modello di organizzazione e gestione dell’ente condotte illecite di cui è venuto a conoscenza in ragione delproprio rapporto di lavoro CANALE INFORMATICODI SEGNALAZIONE Previsto almeno un canale alternativo informatico perle segnalazioni CRIPTAZIONE DEL CANALE DI SEGNALAZIONE Non specificato Previsto RESPONSABILE DEL SISTEMA Non specificato Responsabile anticorruzionee trasparenza (RPCT) SANZIONI Non prevista Da 5.000 a 50.000 euro a carico dei soggetti responsabili 5 Previsto l’utilizzo di modalità anche informatiche
  6. 6. I canali di segnalazione 6 2
  7. 7. I canali per la segnalazione PROCEDURA 7 mail software Linea telefonica Lettera cartacea Le procedure dovrebbero essere atte a delineare canali alternativi cui il segnalante può fare ricorso, tenendo presente che la nuova disciplina richiede più canali di segnalazione di cui almeno uno con modalità informatiche che garantiscano la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione. Un canale informatico (software) rende più facile e sicuro: o garantire le riservatezza dell’identità del segnalante in tutte le fasi del processo di segnalazione (criptazione dei dati) o colloquiare con il segnalante o definire procedure , monitoraggio e reporting dell’intero sistema Il ricorso a soggetti esterni all’organizzazione per il ricevimento e la gestione delle segnalazioni e dei dati che transitano nel sistema di whistleblowing può rafforzare nei destinatari la percezione di indipendenza nella conduzione del processo
  8. 8. La caratteristiche peculiari dei diversi canali di segnalazione 4 Software 1 Indirizzo email 2 Linea telefonica 3 Lettera cartacea 8  Mancata criptazione dei dati  Potenzialmente accessibile all’amministratore di sistema  Possibilità di cancellare i dati  Mancata criptazione dei dati  Difficile tracciabilità dei dati  Difficoltà operative di reportistica  Mancata criptazione dei dati  Rischio di mancata ricezione delle segnalazioni  Possibilità di cancellare o perdere irreversibilmente i dati  Alta riservatezza delle informazioni  Consente di informare il segnalante sugli sviluppi del procedimento  Garantisce la criptazione dei dati  Assicura l’anonimato del segnalante  E’ indipendente ed autonomo rispetto agli altri sistemi informativi dell’organizzazione  Mancata informativa al segnalante sugli sviluppi del procedimento Mancata informativa al segnalante sugli sviluppi del procedimento  Rischio di mancata ricezione delle segnalazioni
  9. 9. La gestione delle segnalazioni: le fasi fondamentali del processo • Verifiche preliminarisulla fondatezza e pertinenza della segnalazione e sulla opportunità di procedere ovvero archiviare la segnalazione • Analisi e valutazione in merito alla fondatezza/veridicità dei fatti segnalati • Notifica di avvenuta ricezione al segnalante (qualora non anonimo) della presa in carico della segnalazione • Documentazione dei risultati e comunicazioni. Archiviazione dei documenti di supporto 4 Chiusura della segnalazione 1 ricevimento della segnalazione 2 Istruttoria 3 Accertamento ed eventuale ammissibilità 9
  10. 10. Attività da porre in essere nella gestione dellesegnalazioni -Analisi organizzativa e conoscenza processi/sistemi -Tecniche Investigative - Legale - Criminologia - Informatica - Psicologia - Diritto del lavoro Indagini documentali, procedurali, contabili Indagini informatiche Approfondimenti su controparti QUALI POTREBBERO ESSERE GLI STEP PIU’ RILEVANTI? COMPETENZE NECESSARIE AZIONI DA INTRAPRENDERE 10
  11. 11. La maggiori criticità operative, organizzative enormative CRITICITA’: -rischi connessi alla tutela della riservatezza collegati ai canali utilizzati; -diffidenza dei potenziali whistleblower per l’inadeguatezza delle tutele; -scarse conoscenze dellefinalità e del funzionamento del sistema POTENZIALI SOLUZIONI -adozione di una piattaforma informatica -sensibilizzazione e formazione sull’istituto del whistleblowing; -adeguamento delle strutturee delle risorse a supporto del processo di whistleblowing. Fonte ANAC: primo monitoraggio nazionale sull’applicazione del whistleblowing(2017) 11
  12. 12. Le caratteristiche di un sistema di whistleblowing 12 3
  13. 13. A chi affidare la responsabilità del Sistema? Il Responsabile del Sistema 15% 13 COMPLIANCE/ FUNZIONE AML
  14. 14. Alcune statistiche sulle segnalazioni Con quali modalità sono effettuate le segnalazioni? (*) la domandaprevedevala possibilitàdi risposte multiple 14
  15. 15. La piattaforma digitale per le 15 segnalazioni whistleblowing di Unione Fiduciaria 4
  16. 16. Effettua il login 16
  17. 17. Avvia la tua segnalazione 17
  18. 18. Inserisci le informazioni preliminari 18
  19. 19. Compila la tua segnalazione 19
  20. 20. Inserisci le informazioni finali e invia la tua segnalazione 20
  21. 21. Anteprima del documento (riepilogo della segnalazione) 21
  22. 22. Schermata finale e assegnazione del codice identificativo dellasegnalazione 22
  23. 23. E’ POSSIBILE PERSONALIZZARE LA SCHEDA DI SEGNALAZIONE? La scheda di segnalazione è totalmente personalizzabile su richiesta dei clienti e adattabile alle esigenze organizzative dell’azienda IN CHE MODO VIENE AVVISATO IL RESPONSABILE DEL SISTEMA IN CASO DI NUOVE SEGNALAZIONI? Ogni qualvolta un soggetto segnalante utilizza il sistema di whistleblowing concludendo una segnalazione o implementandola con nuovi messaggi, il responsabile viene avvertito con una mail anonima che lo invita ad accedere al sistema e a gestire i nuovi flussi informativi E’ POSSIBILE ATTIVARE UN CANALEALTERNTIVO DI SEGNALAZIONE? Qualora il responsabile del sistema di segnalazione sia coinvolto nell’illecito, il sistema può presentare ai soggetti segnalanti una domanda preliminare che permette di indirizzare automaticamente il flusso informativo verso un Responsabile «alternativo» IL SISTEMA PREVEDE UNA FUNZIONE CHE PERMETTE DI CONTINUARE A COMUNICARECON IL SEGNALANTE? Si, tramite la piattaforma digitale il Responsabile del sistema può continuare a comunicare con il segnalante tramite una chat interna completamente criptata che gli permette di incrementare il flusso informativo e di procedere adeguatamente con l’istruttoria e la conclusione della segnalazione IN QUALI SERVER RISIEDE LAPIATTAFORMA DIGITALE COMUNICAWHISTLEBLOWING? L’applicativo viene istallato presso i server di Unione Fiduciaria per garantire maggiore terzietà e riservatezza del sistema di segnalazione al fine di evitare l’accesso al sistema da parte di soggetti non autorizzati (es. amministratore di sistema). Alternativamente può essere installato, su richiesta, presso i server del cliente ESISITE UNA STRUMENTO ALTERNATIVOALLA PIATTAFORMADIGITALE? Al fine di rendere maggiormente adattabile la diffusione degli strumenti per segnalare illeciti, è stata sviluppata un’APP con funzionalità speculari a quelle della piattaforma «Comunica Whistleblowing» GLI STRUMENTI FORNITI PER LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING SONO SOLOIN ITALIANO? Per andare incontro alle esigenze dei clienti, è possibile personalizzare gli applicativi web e APP rendendoli multilingua 23 FAQ
  24. 24. GRAZIE PER L’ATTENZIONE Fabrizio Vedana Vicedirettore Generale Unione Fiduciaria Phone: 02-72422.333 Email: fvedana@unionefiduciaria.it 24 Contatti Per maggiori informazioni contattare area consulenza banche e intermediari finanziari Phone: 02-72422.210 Email: consulenza@unionefiduciaria.it
  25. 25. 28

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