Studie "Intranet – Marktübersicht und Trends 2015"

1. Intranet Marktübersicht und Trends 2015

2. 2 HIRSCHTEC Seit 2003 erarbeitet HIRSCHTEC innovative, digitale Kommunikationsplattformen. Die Full- Service Intranet Agentur hat sich auf die schlüsselfertige Einführung von Intranets und Mitarbeiterportalen spezialisiert. Das heute 20-köpfige HIRSCHTEC-Team besteht aus In- formationsarchitekten, Kommunikationsbera- tern und Systemspezialisten. Kunden werden unterstützt von der Strategieentwicklung über die Konzeptions- und Umsetzungsphase bis hin zum Betrieb und der redaktionellen Intranet- Betreuung. HIRSCHTEC hat 70 Mitarbeiter- portale und Intranets für mehr als 750.000 Mi- tarbeiter umgesetzt. Derzeit kümmert sich die Full-Service Intranet Agentur um 28 laufende Projekte. School for Communication and Management Wissen ist die Quelle des Erfolgs jeder Un- ternehmung – und nichts ist so schnell über- holt, wie der „aktuelle Wissensstand“. Permanente Weiterbildung ist der Schlüssel zum persönlichen Erfolg und dem Aufstieg eines Unternehmens. Die SCM richtet sich mit ihrem Weiterbildungsprogramm an Führung- skräfte von heute und morgen. Dabei verbindet sie die Bereiche Kommunika- tion und Management mit gezielter Weiter- bildung in Form von Tagungen, Workshops, Intensivkursen sowie Inhouse-Schulungen und publiziert darüber hinaus Fachbücher und Stu- dien.

3. 3 Marktübersicht – Intranetlösungen 2015 Einleitung 4 Trendthemen 2015 6 Gesamtauswertung 8 Marktpositionierung – Intranetlösungen 10 Marktübersicht Bitrix 24 12 Coyo 14 Eyo 16 Just 18 LINCHPIN 20 SharePoint 22 VANTAiO 24 XELOS 26 Nutzerumfrage – Social Intranet 2015 Aktuelle und geplante Nutzung von Social Intranet 28 Ziele der Nutzung eines Social Intranets 29 Intranet-Technologien 30 Nutzergruppen des Intranets 30 Themen- und projektbezogene Nutzung des Social Intranets 31 Erfolgsmessung und Intranet Usability 32 Mobile und private Nutzung 33 Kommunikation mit Non-Desk Employees 33 Fazit und Ausblick 34 Inhalt

4. 4 Einleitung Der Markt im Bereich der Intranet-Lösungen entwickelt sich seit Jahren überdurchschnittlich po- sitiv. Wer heute nach einem passenden System sucht, findet ein breites Angebotsspektrum mit un- terschiedlichsten Ansätzen. Es besteht kein Zweifel, dass für fast jedes erdenkliche Anforderungs- szenario eine passende Lösung, wenn auch unter Umständen als Individualanpassung, gefunden werden kann. Für viele Unternehmen ist es problematisch, aus der Vielzahl von Lösungsangeboten die in Frage kommenden Anbieter zu bestimmen. Diese Marktübersicht soll eine Hilfestellung für die Vorauswahl des passenden Intranet-Systems liefern und zeigt Einsatzschwerpunkte der momentan auf Intranet spezialisierten Systemanbieter auf. Nach einer Vorauswahl empfiehlt es sich, fa- vorisierte Systeme an Hand auf das Unternehmen abgestimmter Anwendungsfälle im Detail auf Herz und Nieren zu prüfen und in der Praxis pilothaft zu erproben. Darüber hinaus beleuchtet die Studie aus Perspektive der Anwender den aktuellen Status Quo sowie Trends der Intranetnutzung im deutschsprachigen Raum. Insgesamt 206 Experten aus Unternehmen und Agenturen gaben Auskunft über die Zielsetzung und Nutzung ihres (Social) Intranets. Wir möchten uns an dieser Stelle bei den Lösungsanbietern der folgenden Systeme für die Unter- stützung und Zeit bedanken, die sie sich für die Datenerhebung dieser Marktübersicht genommen haben. Teilnehmende Systeme • Bitrix24 • Coyo • Eyo • Just • LINCHPIN • SharePoint • VANTAiO (ehemals Btexx) • XELOS

5. 5 Erhebungsverfahren Aus mittlerweile über 70 Kundenprojekten bei HIRSCHTEC und einem daraus gewachsenen, umfangreichen Anforderungskatalog wurden die aktuellen Trendthemen herausgearbeitet. Auf dieser Basis wurde ein Fragenkatalog für die vorliegende Marktübersicht abgeleitet. Dieser wurde von allen teilnehmenden Systemherstellern vollständig beantwortet. Dabei wurden funktionale Anforderungen verglichen und der jeweilige Umsetzungsgrad aus unserer Expertensicht bewertet. Ergänzend dazu wurden die Befunde aus dem Fragenkatalog im Rahmen eines Interviews mit der Geschäftsführung, Vertriebsmitarbeitern und Produktman- agern der Hersteller besprochen. In den Interviews wurden zudem Rahmendaten zur Unterneh- mensentwicklung und -ausrichtung sowie zur Produkt-Weiterentwicklung erhoben. In der Erhebung der Marktübersicht wurden Hersteller berücksichtigt, deren Produkt- und Leis- tungsportfolio ausdrücklich auf eine Intranet-Lösung ausgerichtet ist und deren Produktangebot Prozesse, Zusammenarbeit, redaktionelles Arbeiten, Dokumenten-Management und Social Net- working beinhaltet. Alle in der Übersicht dargestellten Informationen basieren auf ermittelten Unternehmens- und Produktdaten sowie auf Aussagen der Hersteller. Sie gewähren keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.

6. 6 Trendthemen 2015 Seit 2003 begleitet HIRSCHTEC Unternehmen bei der Auswahl und Einführung geeigneter Intranet-Lösungen. Die zurzeit häufigsten Anforderungen sind den folgenden Themenbereichen zuzuordnen: • Redaktionelles Arbeiten • Kollaboration in virtuellen Räumen • Arbeit mit Dokumenten • Social Networking • Integration von Prozessen Redaktionelles Arbeiten Redakteure eines Intranets verantworten die inhaltliche Pflege von Nachrichten oder Abteilungs- darstellungen. Sie recherchieren, erstellen, redigieren und veröffentlichen Inhalte mit Hilfe von Funktionen aus dem Bereich ‚Web Content Management’. Intranets werden entweder über zentrale Redaktionen gepflegt, die sämtliche Inhalte erstellen, oder über dezentrale Strukturen or- ganisiert, in denen Abteilungen, Standorte und z.B. Produktverantwortliche die eigenen Inhalte eigenständig bereitstellen. Im Rahmen der Studie wird untersucht, wie flexibel und umfassend redaktionelles Arbeiten von den jeweiligen Systemen abgedeckt werden kann. Kollaboration in virtuellen Räumen Mit Kollaboration wird hier die digitale Zusammenarbeit in Projekten oder zu bestimmten Themen bezeichnet. Zusammenarbeiten können sowohl Personen innerhalb einer Organisation, als auch Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen (Einkauf, Recht, IT) mit ausgewählten Lieferanten. In Intranets prägt sich Kollaboration in Form von virtuellen Projekt- oder Teamräumen aus, die entweder öffentlich zugänglich sind, oder nur einen eingeschränkten Nutzerkreis zulassen. In- nerhalb dieser Räume werden verschiedene Funktionen zur Zusammenarbeit angeboten, zum Beispiel Activity Stream, Dokumentenablage, Blog, Kalender und Aufgabenverwaltung. Auch dieses Trendthema – ebenso wie Social Networking – wird immer häufiger als Anforderung von Organisationen an ein modernes Intranet genannt und stetig hoch priorisiert. Die virtuellen Ar- beitsräume werden von Nutzern zudem als Teil des Intranets und nicht als separate Lösungsplatt- form angesehen, in die man aus dem Intranet heraus abspringt. Die Untersuchung zielt darum auf die Ausprägung dieser Projekt- und Teamräume innerhalb des Intranet-Systems ab. Arbeit mit Dokumenten Dokumente sind als Träger von Informationen für viele Mitarbeiter (trotz aufkommender Wiki- Lösungen) weiterhin von hoher Bedeutung. Die Arbeit mit Dokumenten beinhaltet die Ablage und Verwaltung von Dokumenten, sowie weitere Funktionen, die im Zusammenhang mit ele- ktronischen Workflows möglich sind. Dazu zählen unter anderem Freigabe- und Lesebestäti- gungen, kollaboratives Schreiben, Check-In/Check-Out-Mechanismen sowie die Verlinkung mit verwandten Inhalten. Aufgrund der Digitalisierung der Arbeitswelt hat das Dokumenten-Han- dling im Intranet schon lange einen hohen Stellenwert erreicht. Es wird bewusst eine Trennlinie

7. 7 zum Dokumenten-Management gezogen, das in der Regel sehr viel formalere Anforderungen an eine revisionssichere Ablage oder an Archivfunktionen stellt und eigene Systeme erfordert. Social Networking In Bezug auf Intranets bezeichnet Social Networking die Software-Funktionen, die Interaktion und Vernetzung der Nutzer ermöglichen, sowie Nutzern relevante Inhalte automatisch anbi- etet (z. B. ‚related content’, ‚andere Nutzer interessiert’, ‚andere Nutzer suchen nach’). Darun- ter fallen unter anderem die Funktionen Kommentieren, Folgen, Teilen und Weiterempfehlen. Das Personenprofil ist ein elementarer Bestandteil von Social Networking, da ‚Expertensuche’ überwiegend über eine aussagekräftige persönliche Seite unterstützt wird und sich dort auch die Funktionen zu Vernetzung und Microblogging finden. In Intranets etabliert sich Social Net- working als unterstützende Funktion, die für den Wissensarbeiter bei der Suche nach Ansprech- partnern, relevanten Informationen und in der Zusammenarbeit mit Kollegen Zeitersparnis und Effektivität erbringt. Integration von Prozessen In Bezug auf Intranets wird unter Prozessabbildung die Integration von unterstützenden Arbeits- abläufen verstanden. Das können die Anmeldung von Besuchern, die Bestellung von Catering oder die Digitalisierung von einfachen Papierformularen sein. Der Ansatz, Intranets als allumfas- sende Prozessportale mit tiefer Integration z. B. in SAP zu positionieren, wird zunehmend nicht mehr verfolgt. Vielmehr bietet das Intranet einen personalisierten Absprung in die jeweiligen Spezialportale und integriert digitale Formulare und Workflows für oben genannte Abläufe. Die Untersuchung dieses Trendthemas bezieht sich insbesondere darauf, inwiefern und in welchem Ausmaß diese eher einfachen Prozesse mithilfe der jeweiligen Lösung erstellt, verwaltet und abgebildet werden können. Der Leser wird hier ein wichtiges Trendthema vermissen: Die Suche. Anforderungen an eine moderne und gut funktionierende Suche stehen stets ganz oben auf der Wunschliste aller Intra- net-Projekte. Es ist oft verblüffend, wie rudimentär viele bestehende Suchen ausgeprägt sind, oder wie weit sie vom Internet-Standard in puncto Treffergenauigkeit, Schnelligkeit und Filter- möglichkeiten entfernt sind. All diese Anforderungen werden durch die Suchfunktionen der hier beteiligten Systemanbieter sehr gut erfüllt, so dass eine Unterscheidung nur mithilfe der An- forderung ‚Enterprise Search’ möglich ist. Das würde bedeuten, dass die Suche auch über die Grenzen der Intranet-Inhalte hinweg funktioniert (z. B. File-Server, ERP-Systeme, Dritt-Applika- tionen). Da ‚Enterprise Search’ oft eigene IT-Projekte nach sich zieht und auch über den Einsatz separater Suchmaschinen (Microsoft Fast, Google Appliance) gelöst wird, wurde dieser Aspekt für die vorliegende Marktübersicht bewusst ausgeklammert.

8. 8 Gesamtauswertung Trendthemen Allen acht Teilnehmern wurden dieselben Fragen zu Funktionen des Systems in den jeweiligen Trendthemen gestellt. Für jedes Kriterium konnten bis zu 4 Punkte erreicht werden. Je nach Um- setzungsgrad, ob diese Funktion aus dem Standard, über eine Anpassung, über ein Drittsystem oder über Entwicklung bedient werden kann, wurden 4 bis 0 Punkte vergeben. Die folgende Grafik zeigt das Gesamtergebnis (Prozentsatz der maximal erreichbaren Punkte) über alle Trendthemen im Vergleich für alle Systeme. In der reinen funktionalen Betrachtung zeigen sich die Generalisten SharePoint, XELOS und LINCHPIN als die Systeme, die die Trendthemen am umfangreichsten abdecken. SharePoint punktet mit seiner umfassenden Unterstützung des nativ in MS Office integrierten Dokumenten-Handlings, der vielfältigen Prozess-Unterstützung und sehr guten Kollaborations- funktionen. Die für Intranets derzeit geforderten Social Networking-Funktionen sind vorhanden und werden perspektivisch durch eine zunehmende Integration von ‚Yammer’ weiter ausgebaut. XELOS bietet eine sehr gute Abbildung gerade der redaktionellen Abläufe und hat neben Share- Point die beste Unterstützung des Dokumenten-Handlings. Ausbaufähig ist der Bereich der Kol- laboration. LINCHPIN ist mit seinen Plugins für das Wiki-System ‚Confluence’ sehr modular aufgebaut und spielt seine gesamte Stärke aus, wenn Intranet-Inhalte nicht in Dokumenten-Form, sondern als Wiki-Seiten erstellt werden. VANTAiO (ehemals Btexx) ist eine Erweiterung von SAP NetWeaver und reichert die ERP-Daten um redaktionelle Abläufe und typische Intranet-Strukturen an. Außerhalb von SAP kann es nicht betrieben werden, sodass ein Vergleich mit den anderen Systemen hier nur schwer gezogen werden kann. Just bietet sehr gute Lösungen für Social Networking, redaktionelle Inhalte und die Dokumenten- Ablage und -Suche. Einschränkungen gibt es bei der Abbildung von Prozessen und in der Zusam- menarbeit, bezogen auf Dokumente. Bitrix24 XELOS SharePoint LINCHPIN Just Coyo VANTAiO Eyo 70% 81% 89% 83% 79% 53% 72% 87%

9. 9 Die Hersteller der Lösungen Eyo, Bitrix24 und Coyo haben sich bewusst auf bestimmte Trend- bereiche fokussiert und fallen daher im Gesamtergebnis hinter den anderen Systemen zurück. Eyo fungiert als mobile, digitale Mitarbeiterzeitung, Coyo baut speziell den Bereich Social Net- working und Wissensaustausch aus und Bitrix24 adressiert Prozessabbildung, vernetzte Zusam- menarbeit und redaktionelle Inhalte. Die Einzelauswertung je Lösungsanbieter finden Sie auf den Folgeseiten. Unternehmen, die Wert auf die Bedienung aller Trendthemen legen, wird eine Konzentration auf die Generalisten empfohlen. Sollen im neuen Intranet ausgewählte Schwerpunkte abgebildet werden, lohnt sich die Prüfung der Lösungen, die sich auf bestimmte Funktionsbereiche fokussieren. Diese sind in ihrer Spezialisierung oftmals ausgeprägter als die Generalisten in den gleichen Bereichen. So wird man mit Fokus auf Social Networking bei Systemen wie Coyo oder Just schnell zum Erfolg kommen. In vielen Intranet-Projekten wird versucht, von Beginn an ein Maximum der Anforderungen abzudecken. Die dabei wachsende Komplexität und der Einführungsaufwand bremsen solche Vorhaben. Werden diese Intranets eingeführt, kann der Mehrwert von den Anwendern nicht immer sofort erkannt werden. Das kann die Akzeptanz hemmen und damit den Erfolg eines neuen Intranets stark mindern. Daher ist die schrittweise Einführung von Intranet-Lösungen und die Möglichkeit der Deaktivierung und Aktivierung von Funktionen sehr hilfreich. Hier bieten modular aufgebaute Systeme wie z.B. LINCHPIN oder XELOS große Vorteile. Ein wichtiger Punkt sollte bei der Analyse abzudeckender Funktionen jedoch nicht vergessen werden. Möchte ein Unternehmen die Kommunikation von einer hierarchischen in eine offenere Form wandeln, oder sollen Mitarbeiter stärker in Entscheidungsprozesse einbezogen werden, dann stehen Unternehmen erfahrungsgemäß oft vor mehr als nur vor einer Systemauswahl oder einem Intranet-Relaunch. Vielmehr kommt es darauf an, in welche Richtung sich ein Un- ternehmen kulturell verändern möchte und welche Mittel dabei sinnvoll unterstützen. Die Sys- temauswahl ist dabei ein wichtiger Baustein. Die kommunikative Begleitung der Intranet-Einfüh- rung („Was wollen wir damit erreichen?”) sowie ein strategisch verankertes Change Management sind mindestens gleichrangige Stützpfeiler des Erfolgs. Ein klar formuliertes Geschäftsziel, die Begeisterung und Akzeptanz der Nutzer sowie die gezielte Belebung des neuen Intranets führen zum langfristigem Erfolg.

10. 10 Im Rahmen der Studie wurden die teilnehmenden Systemanbieter nach Unternehmensgröße und Marktpositionierung bewertet. Für die Marktposition werden drei Kategorien festgelegt: Markt- einsteiger, Marktherausforderer und Marktführer. Um die Systeme in diese Kategorien einzuord- nen, werden sie nach der aktuellen und voraussichtlichen Geschäftsentwicklung, der Anzahl der Installationen und dem Markteintritt des Systems bewertet. Die Punktausprägung stellt die Un- ternehmensgröße dar. Marktposition der teilnehmenden Hersteller Marktpositionierung Intranetlösungen 2015

11. 11 Eyo ist seit Anfang 2015 auf dem Markt verfügbar und damit die jüngste Lösung der hier unter- suchten Anbieter. Ob sich daraus ein Herausforderer für etablierte Systeme entwickeln wird, ist vom schnellen Aufbau der Referenzen und der Nachfrage nach Intranet-Lösungen, die auf ein mobiles Angebot spezialisiert sind, abhängig. Eine seit 2005 existierende Lösung ist XELOS. Durch das wachsende Projektgeschäft und die Konzentration auf verstärkte Wahrnehmung zeigt sich – nach eigenen Angaben des Herstellers – bereits eine verbesserte Marktpositionierung. Auch diese Lösung könnte schnell zu einem deut- licheren Herausforderer werden. Coyo und LINCHPIN haben sich im Rahmen der Datenerhebung als funktionsstarke Produkte er- wiesen. Beide Unternehmen verzeichnen stetig steigende Umsätze und Kundenzugewinne und bewegen sich in Richtung eines Herausforderers. Die Geschäfts- und Produktentwicklung wird als sehr ehrgeizig bewertet. JUST SOFTWARE überrascht als kleineres Unternehmen mit vielen Kunden und Projekten. Seit Einführung der Cloud-Lösung im Jahr 2014 konnte Just deutlich Kunden aus dem Mittel- standssegment gewinnen. Just kann sich auf Grund seiner Fokussierung auf ‚Social Intranet’ und einer sehr guten Abdeckung der Trendthemen zu einem ernsthaften Herausforderer für diese Ausprägung von Intranet-Lösungen entwickeln. VANTAiO fordert die Marktführer in SAP-nahen Projekten definitiv heraus und steht durch eine nativ für SAP entwickelte ‚Ready-to-run’-Lösung fast konkurrenzlos da. Die Entwicklung der Marktposition zu einem umfassenden Herausforderer kann spannend werden, sollte eine VAN- TAiO-Lösung auf den Markt kommen, die frei von SAP betrieben werden kann. Bitrix24 und SharePoint sind die derzeitigen Marktführer der bewerteten Intranetlösungen. SharePoint wird sich auch mit der kommenden Version 2016 weiterhin als Platzhirsch behaupten können. Bitrix24 wird seine Marktposition mit einer stärkeren Konzentration auf den eu- ropäischen Markt festigen. Rasant wachsende Markteinsteiger, Herausforderer oder Veränderungen in Unternehmen kön- nen Marktpositionen schnell wandeln. Die Entwicklung von Angebot und Nachfrage in den näch- sten Jahren wird spannend. Entscheidend ist immer, in welchem Maße gerade soziale Funktionen von Unternehmen hoch priorisiert werden und damit den Ausschlag geben. Wird dies zu einem wichtigen Kaufkriterium, dürften Plattformen wie XELOS, Just, Coyo oder Bitrix24 stark gewinnen. In größeren Unternehmen wird sich die Stellung von SharePoint zwar weiter behaupten, allerdings könnten Unternehmen für Social Networking-Plattformen auf andere Anbieter aus- weichen und diese Lösungen dann mit SharePoint koppeln.

12. 12 Bitrix24 Bitrix, Inc. Über das Unternehmen Bitrix startete 1998 mit einer E-Commerce-Plattform, die heute einen Anteil von über 50% am osteuropäischen Markt besitzt. Ab 2007 entwickelte das Unternehmen eine Kollaborationsplatt- form mit dem heutigen Namen Bitrix24. Mithilfe der internationalen Aufstellung des Unterneh- mens gelingt es Bitrix, die Kollaborationsplattform weltweit zu vertreiben. Eine Niederlassung in den USA und ein weltweites Partnernetzwerk gewährleisten die Nähe zum Kunden und mini- mieren juristische Hürden. Durch diese strategische Aufstellung ist das Unternehmen in den letzten eineinhalb Jahren stark gewachsen. Neben dem Ausbau der Internationalisierung ist die Steigerung der Funktions- qualität ein weiterer wichtiger Schwerpunkt der kurz- bis mittelfristigen Produktentwicklung. Selbstdarstellung „Bitrix ist ein 1998 gegründetes, inhabergeführtes, eigenfinanziertes Unternehmen mit Haupt- sitz in Kaliningrad, Russland und weiteren Niederlassungen in Moskau und St. Petersburg (beide Russland), Kiew (Ukraine) und Alexandria (USA). (...) Zu Bitrix-Kunden zählen Unternehmen und Organisationen jeder Größe, von Einzelunternehmern und Startups bis hin zu Großkonzernen, wie Xerox, Samsung, Volkswagen, KIA und Gazprom.“ (www.bitrix24.de) Hersteller Bitrix, Inc. Lösungsname Bitrix24 Webseite www.bitrix24.de Hauptsitz Kaliningrad (Russland) Gründungsjahr 1998 Anzahl Mitarbeiter ca. 200 Umsatz 2014 k. A. Schwerpunkt Kollaboration Zielgruppe Kleinunternehmen und Mittel- stand

13. 13 Über die Intranetlösung Die folgende Grafik bildet die Stärken von Bitrix24 in den Trendthemen ab. Dabei wurden typische Anforderungen aus dem gegenwärtigen Projektgeschäft bei Bitrix hinterfragt. Das Ergebnis der Befragung zeigt deutlich, dass Bitrix24 gerade im Bereich der Kollaboration Stärken besitzt. Im Dokumenten-Management jedoch wurden in der Vergangenheit Funktionen abgeschaltet, beispielsweise das Vergeben von Dokumentenklassen und Metadaten. Aufgrund der zunehmenden Nachfrage wird die Entwicklung dieser Funktionen voraussichtlich wieder auf- genommen. Im Bereich Social Networking verfolgt Bitrix24 einen speziellen Ansatz. Im Gegen- satz zu anderen Lösungen können beispielsweise Inhalte nur über einen Activity-Stream und nicht direkt am Inhalt selbst kommentiert werden. Für Herbst 2015 plant Bitrix ein neues Major-Release, das eine vollumfängliche Erneuerung der Wiki-Funktionen, anlehnend zu Evernote, beinhalten wird. Eine Erweiterung der Sprachunter- stützung und der Ausbau der Kollaborationsfunktionen stehen weiterhin im Fokus der Produkt- entwicklung. Bitrix24 bietet vieles, was Unternehmen jeglicher Größe benötigen. Die Leistungsstärke in der Kollaboration kann HIRSCHTEC aus der Projekterfahrung bestätigen. Allerdings bestand lange Zeit im deutschsprachigen Raum kein Partnernetzwerk. Viele Unternehmen hatten aufgrund fehlendem deutschsprachigen Support oder Projektpartner Bedenken, Bitrix24 als Lösung ein- zusetzen. Das Unternehmen hat sich strategisch gut aufgestellt und das Produkt für den internationalen Markt qualifiziert. Es ist ein Produkt, das durchaus in Betracht gezogen werden kann, auch wenn es in einigen Disziplinen der heutigen Trendthemen noch aufholen kann. Durch die offene Ar- chitektur jedoch kann das System nach eigenen Anforderungen frei erweitert werden. Kollaboration in virtuellen Räumen Integration von Prozessen Redaktionelles Arbeiten Arbeit mit Dokumenten Social Networking 80% 40% 60% 100% 85%

14. 14 COYO mindsmash GmbH Über das Unternehmen Die Firma mindsmash entwickelt seit 2010 das Softwareprodukt Coyo – ein Enterprise Social Network, das die Zusammenarbeit unterstützt. Die Lösung ist eine Kombination aus klassischem Intranet und Social Network. Mindsmash hat in der Softwareentwicklung den Fokus auf ansprechendes Design und Benutzer- freundlichkeit gelegt. Der Markt ist an schöner und leicht zu bedienender Software sehr interessiert – und das scheinen viele Unternehmen bei mindsmash zu finden. Das starke Wachstum des noch kleinen Anbieters belegt diese Tendenz. Jan Marquardt, Gründer und Geschäftsführer berichtet: „Es ist allerdings sehr schwer in der Geschwindigkeit, mit der wir gerade wachsen, neue und coole Mitarbeiter zu finden, unsere Strategie ist daher, unser Partnernetzwerk für Kunden- projekte parallel dazu auszubauen.“ Neben Coyo entwickelt mindsmash ein weiteres System namens Akee, eine kleine ERP-Lösung. Beide Systeme sollen sich miteinander integrieren lassen. Ein weiterer Geschäftsbereich ist spezialisiert auf die Erstellung individueller Web-Geschäftssoftware. In diesem Bereich möchte mindsmash nicht reiner Technologielieferant, sondern ein Partner der Kunden bei der Umset- zung ihrer digitalen Prozesse sein. Selbstdarstellung „Wir stehen für innovative Business Software, die durch schönes Design und optimale Usability überzeugt. Unsere Softwarelösungen – egal ob Individualsoftware oder Produkt – verbinden profes- sionelle Anforderungen, cooles Design und intuitive Benutzerführung. Durch den Einsatz modernster Web-Technologien gelingt es uns, Web-Software zu erstellen, die nicht nur selbsterklärend und intuitiv ist, sondern die auch Spaß macht!“ (Selbstauskunft) Hersteller mindsmash GmbH Lösungsname Enterprise Social Network Coyo 3.4 Webseite www.coyoapp.com Hauptsitz Hamburg (Deutschland) Gründungsjahr 2010 Anzahl Mitarbeiter ca. 30 Umsatz 2014 1,7 Mio. € Schwerpunkt Social Networking Zielgruppe Klein- bis Großunternehmen

15. 15 Über die Intranetlösung Die folgende Grafik zeigt die Stärken von Coyo in den Trendthemen. Dabei wurden typische An- forderungen aus dem gegenwärtigen Projektgeschäft bei Coyo hinterfragt. Die Ergebnisse zeigen deutlich, wo aktuell die Schwerpunkte von Coyo liegen. Im Social Networ- king und dem damit einhergehenden redaktionellen Arbeiten werden die strategisch festge- legten Stärken von Coyo zu hundert Prozent bedient. Geschäftsprozesse hingegen stehen weniger im Fokus, wobei kleine Prozesse, wie beispielsweise Freigaben, mit dem System möglich sind. Das Dokumenten-Management verfügt über eine Metadatenvergabe für Dokumente, die über individuell angelegte Eigenschaftsfelder erfolgt. Das gleichzeitige Bearbeiten von Doku- menten oder Inhaltsseiten ist noch nicht möglich und führt zum Punktabzug in der Kollaboration. Über Apps kann das Coyo-System um weitere Funktionen erweitert werden. Mit einer Kalender-, Forum- oder Formular-App kann das System beispielsweise an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. In enger Abstimmung mit den Kunden wird an einer neuen Major Version von Coyo gearbeitet und voraussichtlich Anfang 2016 veröffentlicht. Neben einem neuen und modernisierten Design wird auch die Basis-Technologie komplett überarbeitet. In der neuen Version sollen zum Beispiel Seiten-Reloads deutlich reduziert werden, um flüssigeres und schnelleres Arbeiten zu ermög- lichen. Bestandskunden der cloudbasierten Lösung haben dabei automatisch Zugriff auf jede neue Version. In der Enterprise Edition entscheiden die Kunden selbst, ob sie auf ein neues Re- lease umsteigen möchten. Coyo stößt bei Anwendern auf positive Resonanz. Die Fokussierung auf wenige Funktionsberei- che ist die große Stärke von Coyo. Die Lösung ist selbsterklärend und fördert somit die Akzeptanz der Anwender. Kollaboration in virtuellen Räumen Integration von Prozessen Redaktionelles Arbeiten Arbeit mit Dokumenten Social Networking 60% 40% 100% 20% 80% 80% 100%

16. 16 Hersteller EmployeeApp GmbH Lösungsname Eyo MitarbeiterApp (iOS/Android App Version 1.7.1) Webseite www.eyo.net Hauptsitz Chemnitz (Deutschland) Gründungsjahr 2014 Anzahl Mitarbeiter ca. 8 Umsatz 2014 k. A. Schwerpunkt Social Networking Zielgruppe Klein- bis Großunternehmen Eyo EmployeeApp GmbH Über das Unternehmen Die EmployeeApp GmbH wurde im Jahr 2014 gegründet. Das Unternehmen begann mit der Ent- wicklung der Eyo MitarbeiterApp und brachte diese Anfang 2015 auf den Markt. Bereits in der ersten Jahreshälfte gewann Eyo mehr als zehn Kunden, darunter auch große Konzerne mit bis zu 300.000 Mitarbeitern. Die gesetzten Ziele, die Lösung auf den Markt zu bringen und eine bestimmte Anzahl an Kunden zu gewinnen, wurden für 2015 bereits erreicht. Der Standort Chemnitz bietet aufgrund seiner geringen Fixkosten eine solide Basis für die Start- phase des Unternehmens. Für die internationale Ausrichtung des Unternehmens ist der Standort kein Hindernis, sondern eher in Hinblick auf die Nähe zur Universität für die Personalbeschaffung förderlich. Das skalierbare Preismodell macht die MitarbeiterApp für alle Unternehmensgrößen interessant. Obwohl man sich auf keine Unternehmensgröße fokussieren wollte, entwickelt EmployeeApp Integrationslösungen zu Anwendungen im Enterprise-Bereich, um gerade Anforderungen für Großkunden bedienen zu können. Selbstdarstellung „Wir bieten den schnellsten und einfachsten Weg zur mobilen Mitarbeiterkommunikation. Eyo macht es einfach, Ihren Mitarbeitern alle benötigten Informationen bereitzustellen. Mit Eyo senden sie Feedback und interagieren mit Ihnen und ihren Kollegen.“ (www.eyo.net)

17. 17 Über die Intranetlösung Die folgende Grafik zeigt die Stärken von Eyo in den Trendthemen. Dabei wurden typische An- forderungen aus dem gegenwärtigen Projektgeschäft bei Eyo hinterfragt. Die Eyo-App ist auf die Vernetzung von Mitarbeitern bzw. die Mitarbeiterkommunikation spezialisiert. Deshalb zeigt sich das System nur in diesem Bereich als sehr stark. Im Trendthemenbereich Social Networking sind die Funktionen der Nutzerprofile verbesserungsfähig. Beispielsweise ist das Anlegen neuer Profilfelder nur über Systemkonfiguration, nicht aber über ein Backend-Sys- tem möglich. Mitarbeiter kennen aus dem privaten Umfeld Smartphone-Apps wie Whatsapp. Die Möglichkeit, innerhalb eines Unternehmens auf diese Art und Weise zu kommunizieren, erzielt große Reso- nanz bei den Mitarbeitern und trifft den Zahn der Zeit. Die Beschränkung auf wenige Funktionen erleichtert die Einführung und kann zu einer schnellen Akzeptanz führen. Eyo wird als Cloud-Lösung betrieben, wodurch bei Unternehmen Fragen zu Datensicherheit und Integrationsfähigkeit aufkommen: Inwieweit können die Daten intern gesichert werden und wie lassen sich andere Kommunikationskanäle oder Enterprise-Systeme anbinden? Das Hosting kann auf Wunsch in einem deutschen Rechenzentrum erfolgen. In der Weiterentwicklung der App werden diese Punkte, wie beispielsweise Integration, berücksichtigt und stehen kurz- bis mittel- fristig zur Verfügung. Eyo ist eine leistungsstarke Mitarbeiter-App, die den Schwerpunkt auf einfache digitale Kommu- nikation setzt. Ob daraus ein vollwertiges Intranet erwachsen kann, oder Eyo eine mobile Ergän- zung zu bestehenden Systemen werden wird, bleibt abzuwarten. Kollaboration in virtuellen Räumen Integration von Prozessen Redaktionelles Arbeiten Arbeit mit Dokumenten Social Networking 20% 100% 40% 75% 20%

18. 18 Hersteller Just Software AG Lösungsname Just (ab Herbst Just Socia) Webseite www.just.social Hauptsitz Hamburg (Deutschland) Gründungsjahr 2007 und 2010 (Gründung der AG) Anzahl Mitarbeiter ca. 17 Umsatz 2014 > 1 Mio. € Schwerpunkt Social Networking Zielgruppe Klein- bis Großunternehmen Just Just Software AG Über das Unternehmen Just Software entwickelt seit 2007 die Intranetlösung Just. Das Unternehmen versteht sich als Anbieter im klassischen Großkundenumfeld, bedient aber mit seiner Lösung jede Unternehmens- größe. Momentan expandiert Just in den US-Amerikanischen Markt, um auch dort den Intranet- Boom bedienen zu können. Seitdem eine Cloud-Lösung von Just verfügbar ist, arbeiten mittlerweile über 17.000 Anwender mit dem Produkt. Einen deutlichen Anstieg der Neukunden erlebt Just seit Einführung eines Pay- ment-Moduls, mit dem Kunden schneller und einfacher die Lösung direkt mieten können. Just arbeitet derzeit an einer neuen Version der bisherigen Software und wird diese im Herbst veröffentlichen. Aus dem neuen Namen Just Social wird die strategische Ausrichtung des Produk- ts deutlich. Dr. Thomas Kreye, Geschäftsführer von Just Software, sagt dazu, dass sie sich damit an erfolgreichen Plattformen wie Dropbox und Yammer anlehnen wollen. Selbstdarstellung „Just bietet alle Funktionen für produktivere Zusammenarbeit: von Microblog und Chat über Wiki- Seiten, Newsblogs und Veranstaltungen bis hin zu Dokumenten, Office Connector und mobile Web App.“ (Selbstauskunft)

19. 19 Über die Intranetlösung Die folgende Grafik zeigt die Stärken von Just in den Trendthemen. Dabei wurden typische An- forderungen aus dem gegenwärtigen Projektgeschäft bei Just hinterfragt. Die derzeitige Lösung ist in fast allen Trendthemen sehr stark. In der Abbildung von Prozessen gibt es leichte Schwachpunkte, da Workflows nicht über eine grafische Oberfläche erstellt und verwaltet werden können. In der Kollaboration ist das gleichzeitige Bearbeiten von Inhalten und Dokumenten nicht möglich. Über eine REST-API und LDAP kann Just problemlos mit anderen Unternehmensanwendungen kommunizieren. Als technologische Basis setzt Just auf Java und ist somit gut skalierbar und performant. Mit der Version Just Social geht das Unternehmen neue Wege in Richtung Social Collaboration. Im Herbst 2015 wird Just mit einer Basis- und einer Kommunikationskomponente starten. Weitere Komponenten, beispielsweise für Dokumenten-Management, werden in dreimonatigen Zyklen veröffentlicht. Ob mit der alten, oder der kommenden Just-Lösung – der Hersteller ist für ein ansprechendes De- sign der Nutzeroberfläche bekannt. In der Folgeversion überzeugen wieder benutzerorientierte und intuitive Elemente. Ob mit der neuen Version ein stärkerer Fokus in Richtung Groupware- Lösung oder Social Collaboration gesetzt wird, oder ob Just dem ‚reinen’ Intranet-Kurs treubleibt, ist abzuwarten. Kollaboration in virtuellen Räumen Integration von Prozessen Redaktionelles Arbeiten Arbeit mit Dokumenten Social Networking 60% 95% 95% 95% 60%

20. 20 Hersteller //SEIBERT/MEDIA GmbH Lösungsname LINCHPIN Webseite www.infos.seibert-media.net Hauptsitz Wiesbaden (Deutschland) Gründungsjahr 1996 Anzahl Mitarbeiter ca. 80 Umsatz 2014 6,1 Mio. € Schwerpunkt Kollaboration Zielgruppe Großunternehmen LINCHPIN //SEIBERT/MEDIA GmbH Über das Unternehmen Seibert Media begann 1996 mit der Realisierung von Webseiten. Im Laufe der Jahre entwickelte das Unternehmen eigene Software-Produkte, wodurch die Anfragen für individuelle Webseiten zurückgingen. Seit zwei Jahren ist die Intranetlösung LINCHPIN auf dem Markt. Diese basiert auf Confluence von Atlassian und sei darum fast ein Selbstgänger, berichtet Martin Seibert, Geschäftsführer der Seibert Media. Mit LINCHPIN ist das Unternehmen zu einem der weltweit größten Atlassian- Partner geworden. Diese Partnerschaft ist eine gute Basis für eine Expansion auf dem US-Markt. Erste Schritte sind bereits gemacht und werden in den nächsten Jahren, neben dem Fokus auf den deutschen Markt, weiter ausgebaut. Die größte Herausforderung ist die Wahrnehmung im Schatten von Microsoft SharePoint. Aber Con- fluence wird bereits in vielen großen Unternehmen erfolgreich in der IT eingesetzt. Dadurch steigen Akzeptanz sowie die Bereitschaft, als Alternative zu SharePoint in Betracht gezogen zu werden. Selbstdarstellung „Wir wollen eine Arbeitswelt schaffen, in der die zielgerichtete Zusammenarbeit in Teams mithilfe web-basierter Software zu ausgezeichneten Ergebnissen führt. Unsere Maxime lautet: Kickass Soft- ware, Rock’n’Roll Teams.“ (nach Angaben von Seibert Media) „LINCHPIN wurde für große Unternehmen und ihre spezifischen Kommunikationsbedürfnisse entwickelt. Es stellt eine simple und funktionierende Alternative zu den etablierten Software-Lösungen dar, die heute den Intranet-Markt beherrschen. (...) Es hat sich in Unternehmen mit bis zu 55.000 Mitarbeitern bewiesen und ist “business-ready” (...).“ (www.info.seibert-media.net)

21. 21 Über die Intranetlösung Die folgende Grafik zeigt die Stärken von LINCHPIN in den Trendthemen. Dafür wurden typische Anforderungen aus dem gegenwärtigen Projektgeschäft bei LINCHPIN hinterfragt. LINCHPIN ist eine Erweiterung von Confluence und nutzt dazu mehrere Plugins. Für die Abbil- dung von Prozessen wird z.B. „Comala Workflows“ verwendet, eine leistungsstarke Workflow- Engine, mit der neben Geschäftsprozessen auch das redaktionelle Arbeiten erleichtert wird. In den weiteren Trendthemen erwies sich das LINCHPIN-System als gute Lösung. Verbesserungen können beispielsweise im Bereich des Dokumenten-Handlings erzielt werden. Hier zeigt Conflu- ence jedoch seine volle Stärke, wenn Inhalte nicht in Dokumenten-Form, sondern als Wiki-Seite im Intranet angelegt werden. Das gleichzeitige Bearbeiten von Wiki-Seiten wurde für Ende 2015 von Confluence angekündigt. //SEIBERT/MEDIA geht von der Tendenz aus, dass Unternehmen langfristig weniger Dokumente erstellen, dafür aber vermehrt Inhalte auf Webseiten erzeugen werden. In diese Richtung wird sich LINCHPIN dementsprechend entwickeln. Mit Confluence lassen sich zwar auch Intranet-Seiten erstellen, aber nur in Verbindung mit LINCHPIN wird das Potenzial voll ausgeschöpft. Beispielsweise kann in Confluence das Design nur bedingt angepasst werden, aber mit LINCHPIN ist jegliche Art von Corporate Identity um- setzbar. LINCHPIN ist eine funktionsreiche Intranet-Lösung. Das Angebot an Clonfluence-Plugins ist um- fangreich und lässt kaum Wünsche offen, kann aber auch arbeitsintensiv im täglichen Betrieb werden. Mit der für das nächste Jahr geplanten LINCHPIN-App für mobile Endgeräte wird die Attraktivität der Lösung noch einmal gesteigert. Kollaboration in virtuellen Räumen Integration von Prozessen Redaktionelles Arbeiten Arbeit mit Dokumenten Social Networking 80% 80% 100% 100% 80%

22. 22 Hersteller Microsoft Corporation Lösungsname SharePoint 2013 Webseite www.products.office.com/de- de/SharePoint Hauptsitz Redmond (USA) Gründungsjahr 1983 Anzahl Mitarbeiter ca. 130.000 Umsatz 2014 ca. 85 Mrd. US-Dollar Schwerpunkt Social Collaboration Zielgruppe Klein- bis Großunternehmen SharePoint Microsoft Corporation Über das Unternehmen Seit 2001 ist das System SharePoint im Software-Portfolio der Microsoft Corporation. Microsoft selbst wurde 1983 gegründet und verzeichnete große Erfolge durch die Einführung des Betriebs- systems Windows und der Produktsuite Office. Im Zuge der Internetentwicklung versuchte Microsoft in verschiedenen Segmenten Webanwendungen zu platzieren. Einige dieser Web- Projekte wurden wieder eingestellt, so zum Beispiel der System Content Manager. SharePoint jedoch konnte sich halten, auch wenn der Erfolg am Markt zu Beginn nur gering war. Seit der SharePoint-Version 2010 erlebt Microsoft Aufwind und ein verstärktes Interesse auf dem Markt. Nicht nur die Internet-Technologie hat sich weiterentwickelt und lässt komplexere System- lösungen zu, sondern auch der Bedarf der Unternehmen an webbasierten Lösungen hat in den letzten zehn Jahren extrem zugenommen. Microsoft musste in einigen Marktsegmenten stark um seine Anteile kämpfen und teilweise an die Konkurrenz abgeben. Im Bereich der Kollaboration und des Dokumenten-Managements hat sich das Unternehmen, auch im Rahmen der Beliebtheit und Verbreitung von Office, mit SharePoint gut positioniert und etabliert. Office 2016 steht kurz vor der Veröffentlichung und die neue Ver- sion 2016 von SharePoint ist für Q1 2016 angekündigt. Mit Office365 (inkl. SharePoint) und Yam- mer wird eine auf Social Networking ausgerichtete Cloud-Lösung angeboten, die als Hybridmodell mit einer im Unternehmensnetz installierten SharePoint-Installation verbunden werden kann. Für die Unternehmens- und Lösungsdarstellung haben wir auf offizielle Quellen und Experten- wissen zurückgegriffen. Eine Selbstdarstellung entfällt daher.

23. 23 Über die Intranetlösung Die folgende Grafik zeigt die Stärken von SharePoint in den Trendthemen. Dabei wurden typische Anforderungen aus dem gegenwärtigen Projektgeschäft bei SharePoint hinterfragt. Bei der Zusammenarbeit in virtuellen Räumen (Teamsites) ist SharePoint Vorreiter und bietet ein breites Spektrum an Funktionen und Möglichkeiten. Die Integration in die lokale Arbeitsumge- bung, wie beispielsweise MS Office oder MS Outlook, ist sehr gut gelöst. In den Bereichen Social Networking, Dokumenten-Management und Redaktionelles Arbeiten entfalten sich ebenfalls die Stärken von SharePoint. Durch die Flexibilität des Systems ist die Einführung von SharePoint teilweise aufwendiger und mit höheren Kosten verbunden. Im Vergleich zu den anderen Systemen zeigt sich SharePoint eher als Werkzeugkasten und nicht als in sich fertiges Intranet-System (“out- of-the-box”). In der Abbildung von Prozessen bietet SharePoint zwar eine eigene Workflow-Engine und viele kleinere Standard-Workflows, bei komplexeren Prozessen muss jedoch erfahrungsgemäß auf Drittsysteme (z.B. Nintex) zurückgegriffen werden. SharePoint wird als Cloud-Lösung oder Self-Hosted-Version angeboten. Die Lösungen unterschei- den sich im Funktionsumfang und in den Möglichkeiten, individuelle Anforderungen umzusetzen. Das Social Networking-Tool Yammer ist ausschließlich als Cloud-Lösung nutzbar. SharePoint ist und bleibt der Platzhirsch auf dem Intranet-Markt. Microsoft wird das Produkt in der Cloud-Version weiterentwickeln und in die eigene Softwarelandschaft weiter integrieren. Dem Produkt fehlt es gelegentlich an Einfachheit in der Einführung und Nutzung sowie an einer klaren Positionierung innerhalb der Unternehmen. Aber vielleicht ist dadurch SharePoint für viele Anwendungsbereiche so interessant. Kollaboration in virtuellen Räumen Integration von Prozessen Redaktionelles Arbeiten Arbeit mit Dokumenten Social Networking 100% 95% 95% 95% 85%

24. 24 Hersteller VANTAiO GmbH & Co. KG Lösungsname VANTAiO Intranet Portal – ready to run Webseite www.vantaio.com Hauptsitz Mainz (Deutschland) Gründungsjahr 2005 Anzahl Mitarbeiter ca. 20 Umsatz 2014 1,8 Mio. € Schwerpunkt Portale Zielgruppe Mittel- bis Großunternehmen VANTAiO Intranet Portal – ready to run VANTAiO GmbH & Co. KG Über das Unternehmen VANTAiO entwickelt seit 2005 anpassbare Komplettlösungen im Portalbereich auf SAP-Basis. Sowohl das Unternehmen als auch das Produktsortiment sind seit Gründung stetig gewachsen. Die Produkte bestehen heute aus fachlich ausgeprägten Portalen, die wie ein Baukastensystem für unternehmenstypische Anwendungszwecke eingesetzt werden können. VANTAiO hat soge- nannte „ready to run“-Lösungen entwickelt, mit denen SAP-basierte Portale in Unternehmen schnell und komfortabel realisiert werden können. VANTAiO geht aus der BTEXX Software GmbH & Co. KG hervor und entwickelt sich seit 2015 unter neuem Namen weiter. Der Fokus des Unternehmens liegt in der Entwicklung von standardi- sierten Portal-Komplettlösungen. Ob langfristig auch cloudbasierte Lösungen oder SAP-neutrale Portale zum Produktportfolio gehören, wird die Geschäftsführung in naher Zukunft prüfen. Selbstdarstellung „Einfach, attraktiv und sofort einsetzbar – das ist die Maßgabe für alle VANTAiO Software Produkte. (...) VANTAiO Portal Lösungen zeichnen sich durch einen sehr hohen Grad an Bedienkomfort und Praxistauglichkeit aus – und ermöglichen durch den VANTAiO ready to run Ansatz eine deutliche Reduzierung von Projektlaufzeiten und -kosten. (...) Unsere Produkte erfüllen die Anforderungen modernster Enterprise IT und exzellenter User Experience. Denn nur so entsteht Akzeptanz und aus täglicher Nutzung wird Nutzen.“ (www.vantaio.com)

25. 25 Über die Intranetlösung Die folgende Grafik zeigt die Stärken von VANTAiO in den Trendthemen. Dafür wurden typische Anforderungen aus dem gegenwärtigen Projektgeschäft bei VANTAiO hinterfragt. Auf die Bereiche Kollaboration und Social Networking hat sich VANTAiO nach eigenen Angaben nie fokussiert und plant dies auch zukünftig nicht. Wie die vorliegende Marktübersicht zeigt, weist die VANTAiO Lösung dennoch gute Funktionen im Bereich Social Networking auf, beispielsweise in der Gestaltung von Benutzerprofilen oder sozialen Interaktionselementen. Für die Prozessab- bildung verfügt das System über eine integrierte Workflow-Engine. Damit können mit wenig Kon- figurationsaufwand Unternehmensprozesse jeder Größenordnung abgebildet werden. In den nächsten Release-Zyklen wird der Fokus auf der Anwendungsintegration liegen. Hier wird es in erster Linie neben der bisherigen Basis zu SAP Enterprise eine SAP Cloud Integration geben. Auch eine Öffnung zu Microsoft SharePoint ist vorstellbar, um weitere Synergieeffekte auszuschöpfen. Der Vertrieb profitiert von einem namenhaften Kreis von SAP-Kunden. Unternehmen, die beispielsweise Navision anstatt SAP einsetzen, kann VANTAiO zurzeit jedoch noch nicht erreichen. Daher ist es geplant, in Zukunft auch eine SAP-unabhängige Lösung anzubieten. Unternehmen mit starker SAP-Prägung und der Zielsetzung, ein webbasiertes Portal mit „leichtem“ Social-Collaboration-Ansatz zu nutzen, sind mit der Lösung von VANTAiO bestens bedient. Wenn ein Intranet mit sehr vielen Geschäftsdaten aus SAP bestückt oder sogar ein prozes- sualer Bestandteil der täglichen Arbeit werden soll, ist diese Lösung der ideale Ansatz. Kollaboration in virtuellen Räumen Integration von Prozessen Redaktionelles Arbeiten Arbeit mit Dokumenten Social Networking 55% 95% 100% 70% 100%

26. 26 Hersteller blueend web:applications AG Lösungsname XELOS Pro Webseite www.xelos.net Hauptsitz Wiesbaden (Deutschland) Gründungsjahr 2005 Anzahl Mitarbeiter ca. 12 Umsatz 2014 ca. 1 Mio. € Schwerpunkt Social Collaboration Zielgruppe Klein- bis Großunternehmen XELOS PRO blueend web:applications AG Über das Unternehmen Die Firma blueend web:applications wurde 2005 gegründet. Sie kommt aus dem klassischen Pro- jektgeschäft für Individuallösungen und hat auf diesen Erkenntnissen das Produkt XELOS entwickelt, dessen Nachfrage durch verstärkte Werbung in den letzten anderthalb Jahren deutlich gestiegen ist. XELOS möchte zukünftig das Partner-Netzwerk weiter ausbauen. Im Zuge des Ausbaus soll es auch Solution-Partner geben, die Systemerweiterungen über einen App-Store bereitstellen. Dafür werden bereits die technischen Weichen gestellt. Als Fokus setzt blueend mit XELOS weiterhin auf Kollaboration, Dokumenten-Management und die Unterstützung von Standardprozessen. Damit konkurriert die Lösung in dieser Klasse mit Microsoft SharePoint. Dr. Daniel B. Wilhelm, Vorstand der blueend, teilte mit, dass darum die Sys- temerweiterungen gut durchdacht werden müssten: „Wir haben nicht, wie etwa bei Microsoft, tausend Entwickler im Haus sitzen.“ Selbstdarstellung „Mit der selbstentwickelten Software XELOS bietet blueend seinen Kunden eine modulare und individuell anpassbare Software-Lösung, die speziell für die offene oder geschlossene Kommuni- kation, Zusammenarbeit und Wissensaustausch eingesetzt werden kann. Daher ist eine saubere und genaue Konzeption der Nutzungsszenarien für eine durchdachte Unterstützung und Usability Kernbestandteil unserer Weiterentwicklungen“ (www.xelos.net)

27. 27 Über die Intranetlösung Die folgende Grafik zeigt die Stärken von XELOS in den Trendthemen. Dabei wurden typische Anforderungen aus dem gegenwärtigen Projektgeschäft bei XELOS hinterfragt. Das XELOS-System ist in allen Trendthemen sehr stark ausgeprägt. In der gleichzeitigen Zusam- menarbeit an einem Dokument oder anderen Inhalten gibt es Punktabzüge. Aber hier muss er- wähnt werden, dass XELOS in der Dokumentenzusammenarbeit eines der leistungsstärksten Systeme auf dem Markt ist und dieses Feld zukünftig weiter ausbauen wird. XELOS wird mit einem eigenen Framework auf Basis von PHP entwickelt. Das führt dazu, dass Interessenten erst einmal skeptisch der Lösung gegenüber stehen, gerade in Hinblick auf Per- formance und Skalierbarkeit. Hier sehe blueend keine Bedenken, da das weltweit etablierte und weiterentwickelte PHP sich mittels Virtualisierungslösungen auch einfach in Enterprise-Umge- bungen betreiben lässt. Ein Nachteil des Systems ist es, dass es neben einigen Standardschnittstellen keine Schnittstellen zu Drittanbieter-Anwendungen, wie z.B. CRM- oder ERP-Systeme, bereitstellt. Erfahrungsgemäß sind die zu bedienenden Schnittstellen bei den Kunden zu individuell, sodass aber eine projektbezogene Lösung entwickelt werden kann. Von blueend wird das Ziel verfolgt, die Lösung noch logischer und einfacher zu gestalten. Das wird sich auch in den kommenden Releases ab November 2015 zeigen. Hervorzuheben ist die schon jetzt sehr anwenderfreundliche Oberfläche und die für ein Intranet sehr ausgeprägte Funktions- tiefe. Der weitere Erfolg von XELOS wird neben der Produktqualität auch von einer klaren Markt- positionierung bestimmt werden. Kollaboration in virtuellen Räumen Integration von Prozessen Redaktionelles Arbeiten Arbeit mit Dokumenten Social Networking 60% 100% 100% 100% 95%

28. 28 Nutzerumfrage Social Intranet 2015 Neben einer Marktübersicht soll die Studie die aktuelle Nutzung und Trends von Social Intranets beleuchten. Bereits 2012 gingen SCM und HIRSCHTEC in der Studie Social Intranet 2012 der Frage nach, welche Bilanz für deutsche Unternehmen und deren Einsatz von Social Media in der Internen Kommunikation bereits gezogen werden kann. Drei Jahre später interessiert, ob Social Intranet tatsächlich an Bedeutung gewonnen hat und welche neuen Entwicklungen möglicher- weise Einfluss haben. 206 Kommunikationsverantwortliche aus deutschen Unternehmen und Agenturen gaben u.a. Auskunft darüber, wie Social Intranets aktuell in der Internen Kommunikation genutzt werden, welche Ziele damit verfolgt werden und wodurch die Einführung möglicherweise verhindert wird. 91,7% der befragten Unternehmen verfügen über ein Intranet bzw. Social Intranet in ihrem Un- ternehmen. 8,3% der befragten Unternehmen haben bislang kein Intranet implementiert. Daraus ergeben sich für diese Studie zwei Gruppen von Unternehmen, die in der Auswertung miteinander verglichen wurden: • Unternehmen, die über kein Intranet verfügen, jedoch die Implementierung von Social-Me- dia-Anwendungen für die Zukunft planen, • Unternehmen mit Intranet bzw. Social Intranet. Aktuelle und geplante Nutzung eines Intranets In 91,7% der befragten Unternehmen wird ein Intranet genutzt. Dies ist ein deutlich höherer An- teil als in der Befragung 2012, in der rund 83% der befragten Unternehmen über ein Intranet verfügten. 8,3% der Befragten verzichten aktuell auf ein Intranet, wobei eine Mehrheit von rund 67% die Einführung durchaus plant. Auch das sah vor einigen Jahren noch anders aus: Von den 17,2% der Befragten, die 2012 kein Intranet nutzten, planten mehr als zwei Drittel keine Einfüh- rung innerhalb der nächsten Jahre. Verfügt Ihr Intranet über Social-Media-Elemente (z.B. Kommentarfunktion, Activity Stream etc.)? Als Gründe werden vorrangig andere Prioritäten, fehlende Unterstützung seitens der Führungs- kräfte sowie fehlende finanzielle und personelle Ressourcen genannt. In einigen Unternehmen wird eine Einführung durch die fehlende Unterstützung der IT verhindert. Von den befragten Unternehmen, die zukünftig ein Intranet in der Internen Kommunikation nutzen wollen, planen knapp 70% auch die Verwendung von Social Media Tools für die Mitar- beiterkommunikation. Ja Nein 64,7% 35,3%

29. 29 Ziele der Nutzung des Social Intranets Die Umfrageteilnehmer, die bereits ein Intranet bzw. Social Intranet einsetzen, sollten angeben, welche Ziele sie mit der Verwendung von Social Media Tools verfolgen. Vorrangige Ziele sind nach wie vor die Mitarbeiterbeteiligung, gefolgt von der Vereinfachung der Kommunikation sowie einer vereinfachten Zusammenarbeit. Damit wird im Social Intranet nach wie vor ein nachhaltiges Ins- trument für die Interne Kommunikation und Zusammenarbeit gesehen. Weitere wesentliche Ziele sind Wissensmanagement und Transparenz. Diese Ziele haben jedoch im Vergleich zu 2012 ein wenig Bedeutung eingebüßt. Ein schneller Zugriff auf interne Experten und die Verringerung des E-Mail-Aufkommens werden von etwa der Hälfte der Befragten genannt. Knapp 40% sehen in einem Social Intranet die Möglichkeit zur Verbesserung des Projektmanage- ments, zur Förderung von Innovationen und zur Mitarbeiterbindung. An Bedeutung gewonnen hat der mobile Zugriff auf Daten. Dieses Ziel spielt aktuell für rund 32% der Befragten eine Rolle, 2012 war dies für 25% relevant. Was sind die Ziele, die Sie mit der Implementierung von Social Media Tools verfolgen? Mitarbeiterbeteiligung 83,1% vereinfachte Zusammenarbeit 74,3% Wissensmanagement vereinfachte Kommunikation Transparenz schneller Zugriff auf interne Experten verringertes E-Mailaufkommen Mitarbeiterbindung Förderung von Innovationen strukturierte Kommunikation Kommunikation mit Führungskräften verbessertes Projektmanagement mobiler Zugriff auf Daten Kostenreduzierung Steigende Zufriedenheit bei Partnern weil es alle machen / Trendthema zentrale Kontrolle / Sicherheit 68,9% 74,3% 65,6% 52,7% 52% 37,2% 34,5% 33,8% 37,8% 31,8% 31,8% 12,8% 12,2% 4,1% 4,7%

30. 30 Vergleichsweise wenig Studienteilnehmer – auch mit Blick auf 2012 – nennen als Ziele die steigende Zufriedenheit von Kunden und Partnern (12,8%), Kostenreduzierung (12,2%) und den Aspekt, dass es sich um ein Trendthema handelt (4,7%). Zeigt sich in der Studie 2012 eine recht hohe Deckungsgleichheit der Ziele von Unternehmen mit einem Intranet bzw. Social Intranet und den Unternehmen, die aktuell über kein Intranet verfü- gen, aber die Einführung eines Social Intranets noch planen, werden in der aktuellen Befragung unterschiedliche Prioritäten deutlich. So ist vor allem Wissensmanagement ein primäres Ziel der Unternehmen, die aktuell kein In- tranet nutzen. Auch das Thema Transparenz nimmt mit 75% einen höheren Stellenwert ein als bei den Unternehmen, die bereits ein (Social) Intranet nutzen (65,5%). Hervorzuheben ist wie schon 2012, dass keines der befragten Unternehmen, die eine Implemen- tierung von Social Software planen, die Möglichkeit zur zentralen Kontrolle oder Sicherheit an- gibt, während 4,1% der Unternehmen mit Intranet dieses Ziel und damit einhergehend eine kommunikative Transparenz durchaus verfolgen. Intranet-Technologien Die von den befragten Unternehmen meistgenutzte Intranet-Technologie bildet SharePoint. Ak- tuell nutzen je 25% der Befragten SharePoint 2010 bzw. SharePoint 2013. Mit einem Anteil von 66,7% führt SharePoint 2013 auch die Liste derer an, die die Einführung eines Intranets planen. Ebenfalls von den befragten Unternehmen genutzt werden TYPO3 (14,8%), Coyo (8%), IBM Con- nections (6,8%), Atlassian Confluence (4,5%) sowie Jive, Lotus Notes und Yammer (je 3,4%). Noch nicht sehr stark vertreten, aber in einigen Unternehmen bereits in Verwendung sind Wordpress, Drupal, Just, Intrexx und swabr. Die Bandbreite der Intranet-Lösungen, die in Deutschland zum Einsatz kommen, wird anhand der Angaben derer deutlich, die keine der vorgegebenen Technologien nutzen und weitere Intranet- Technologien bei der offenen Antwortmöglichkeit angeben. So nutzen 6% von der Unternehmens- IT eigens entwickelte Lösungen. Darüber hinaus finden bei einigen der befragten Unternehmen u.a. Sophora, Bitrix, Core Smartwork und First Spirit Anwendung. Nutzergruppen des Intranets Die Frage nach den regelmäßigen Nutzern des Social Intranets zeigt eine interessante Abwei- chung zu den Ergebnissen 2012. Mit 90,8% stellen erneut die Kommunikationsmitarbeiter die größte Nutzergruppe dar – allerdings mit weit weniger Abstand zu den anderen Nutzergruppen als noch vor drei Jahren. Die zweitstärk- ste Nutzergruppe mit 79,4% sind aus Sicht der Befragten die Mitarbeiter der IT. Marketing und HR stellen mit je 77,9% die drittgrößte Nutzergruppe des Social Intranets, gefolgt von Verwaltung (68,7%) und Vertrieb (53,4%). Die Werte liegen hier weitaus höher als in der letzten Befragung und lassen darauf schließen, dass sich die Nutzung des Intranets im gesamten Unternehmen etabliert hat und nicht mehr vorrangig auf die Mitarbeiter der Kommunikationsabteilung konzentriert.

31. 31 Im Vergleich wenig aber dennoch ausgeprägt ist die Nutzung durch Außendienstmitarbeiter (26%). Die befragten Unternehmen ohne ein Intranet wurden gefragt, welche Abteilungen das Intranet regelmäßig nutzen sollen bzw. werden. Kaum überraschend fallen die Werte für die geplante bzw. gewünschte Nutzung im Vergleich zur tatsächlichen Nutzung deutlich höher aus. So nennen 100% der Befragten, Mitarbeiter aus der Kommunikation als stärkste Nutzergruppe des geplanten Social Intranets. Mit je 87,5% folgen Marketing, HR, Vertrieb und Verwaltung. Weitere wesentliche Nutzergruppen finden sich mit je 75% in der IT, im Kundenservice und Finanzwesen. Welche Abteilungen sind regelmäßige Nutzer Ihres Intranets? (Mehrfachnennungen möglich) Themen- und projektbezogene Nutzung des Social Intranets Die Nutzungsmöglichkeiten eines Social Intranets sind vielfältig. Wie aber wird das Social Intranet vorrangig genutzt? Die Befragten sollten angeben, ob sie die Tools themen- oder projektbezogen nutzen. Wie bereits 2012 überwiegt die themenbezogene Nutzung in einem direkten Vergleich, aber es wird deutlich, dass etwas mehr als die Hälfte der Befragten das Social Intranet sowohl für eine themen- als auch projektbezogene Nutzung als geeignet einschätzt. Kommunikationsmitarbeiter 90,8% HR 77,9% Marketing 77,9% IT 79,4% Verwaltung 68,7% Vertrieb 53,4% Finanzwesen 45% Senior Management 40,5% Produktion 38,9% Kundenservice Externe Dienstleister 37,4% Verkauf 35,9% Außendienstleister 26% 8,4%

32. 32 Nutzen Sie Social-Intranet-Tools themen- oder projektbezogen? Bei der aktuellen Planung spielt die ausschließlich projektbezogene Nutzung keine Rolle. 75% befragten Unternehmen planen einen sowohl projekt- als auch themenbezogenen Einsatz von Social-Intranet-Tools. 25% gehen von einer themenbezogenen Nutzung aus. Erfolgsmessung und Intranet Usability Bei der Frage nach der Erfolgsmessung zeigt auch die diesjährige Studie eine Diskrepanz zwischen geplanter und aktueller Umsetzung: 66,4% der befragten Unternehmen, die bereits über ein Intranet bzw. Social Intranet verfügen, messen die Rentabilität ihres (Social) Intranets nicht. Nur 22,9% messen den Erfolg, weitere 10,7% können keine Aussage dazu treffen. Die Hälfte der Unternehmen, die aktuell noch nicht über ein Intranet verfügen, kann keine An- gabe machen, ob es eine Erfolgsmessung geben wird. Die andere Hälfte verteilt sich zu je 25% auf die Annahme, dass die Rentabilität des zukünftigen Intranets gemessen bzw. nicht gemessen wird. Messen Sie die Rentabilität Ihres Intranets? Auch in Bezug auf die Usability von Intranets gibt es eine Diskrepanz zwischen Anspruch und Wirklichkeit und damit durchaus noch Optimierungsbedarf. In nur 38,8% der Unternehmen finden regelmäßige Nutzerbefragungen oder Erhebungen zur Überprüfung oder Verbesserung der Nutzbarkeit des Intranets statt. Von den befragten Unternehmen, die den Einsatz eines Intranets zukünftig planen, erwartet die Hälfte regelmäßige Maßnahmen zur Verbesserung der Usability. themen- und projektbezogen eher themenbezogen 22,5% 64,7% 52,9% 7,2%eher projektbezogen 17,4%ich weiß nicht Ich weiß nicht Nein Ja 66,4% 22,9% 10,7%

33. 33 Mobile und private Nutzung Damit das Intranet als wesentliches Instrument der internen Kommunikation wahrgenommen wird, muss es alle Mitarbeiter eines Unternehmens umfassend erreichen. Der mobile Zugriff auf das Social Intranet hat an Bedeutung gewonnen – das wurde bereits anhand der Ziele eines Social Intranets deutlich. Wie sieht es aber aktuell tatsächlich mit dem mobilen Zugang zum Intranet aus? 63% der Befragten geben an, auch über mobile Endgeräte Zugang zu ihrem Intranet zu haben. Auch eine Mehrheit von 75% der befragten Unternehmen, die ein Social Intranet planen, gibt an, dass der mobile Zugang möglich sein soll. Der private Zugriff hingegen ist etwas weniger ausgeprägt: Für 52,9% der Befragten ist der Zugang zum Social Intranet über private Endgeräte nicht möglich. An dieser Stelle ist jedoch die tatsächliche Nutzung über mobile oder private Endgeräte zu hinter- fragen. Nutzen Mitarbeiter den mobilen oder privaten Zugang zum Social Intranet und wie zu- frieden sind sie damit? Gibt es hier nicht möglicherweise Unterschiede in der Informationstiefe? Lässt sich die Komplexität des Intranets auch mobil abbilden und anwenden? Wie steht es um Datensicherheit und was bedeutet eine permanent verfügbare, digitale Arbeitsumgebung für Mitarbeiter? Diese Fragen werden mit Blick auf eine zunehmend mobile und private Zugänglichkeit erneut relevant. Haben Sie auch über private und mobile Endgeräte Zugang zu Ihrem Intranet? Kommunikation mit Non-Desk Employees Die Ergebnisse auf die Frage nach der Erreichbarkeit der Mitarbeiter ohne festen PC-Arbeitsplatz machen deutlich, dass die Interne Kommunikation auch hier auf digitale Medien setzt. 18,9% der Befragten geben an, die Mitarbeiter über mobile Endgeräte teilweise sogar über private Smart- phones zu informieren. Bei 17,9% der Unternehmen spielen PC-Terminals eine wesentliche Rolle für die Erreichbarkeit von Non-Desk Employees. Werden diese aber auch tatsächlich genutzt und bieten diese Kanäle die gleichen Informationen in der gleichen Tiefe? Flankierend werden klassische Kommunikationsinstrumente wie z.B. Aushänge am Schwarzen Brett und die Mitarbeiterzeitung eingesetzt. Darüber hinaus spielen Printpublikationen (u.a. gedruckte Newsletter, Flyer und Broschüren) Informationsveranstaltungen und Meetings, Un- ternehmens-TV / Digital Signage sowie E-Mails und postalische Rundschreiben eine Rolle bei der Information von Non-Desk Employees. Ich weiß nicht Nein Ja private Endgeräte mobile Endgeräte 63% 33% 3,6% 44,2% 52,9% 2,9%

34. 34 Fazit und Ausblick Das Intranet hat als soziale Plattform weiterhin an Bedeutung gewonnen und sich als nachhaltiges Instrument für die Interne Kommunikation etabliert. Die Nutzung scheint sich nicht mehr vorrangig auf die Mitarbeiter der Kommunikation zu beschränken und wird zunehmend für das gesamte Unternehmen mit seinen verschiedenen Abteilungen relevant. Damit spiegelt sich ein gewachsenes Bewusstsein für das Social Intranet als wesentliches Medium für umfassenden internen Austausch und eine themen- sowie projektbezogene Zusammenarbeit wider. Umso wichtiger wird es, sich dem Thema Usability zu widmen, um die Mitarbeiterbeteiligung – als eines der primären Ziele von Social Intranet – aufrechtzuerhalten und die Funktionalität für alle Nutzergruppen im Unternehmen zu optimieren. Hier besteht durchaus noch Handlungs- bedarf. Auch die Evaluation ist nach wie vor nicht vordergründig und nur wenige der befragten Unternehmen messen die Rentabilität des Intranets. Deutlich wird jedoch: Die befragten Unternehmen entwickeln zunehmend einen mobilen, digitalen Arbeitsplatz und ermöglichen ihren Mitarbeitern – sowohl Desk also auch Non-Desk Em- ployees – mehrheitlich einen mobilen sowie privaten und damit flexiblen Zugriff auf das Intranet. IMPRESSUM Herausgeber: SCM c/o prismus communications GmbH Lars Dörfel Lehmbruckstraße 24 | 10245 Berlin Telefon: +49(0)30 47 98 97 89 Fax: +49(0)30 47 98 98 00 E-Mail: info@scmonline.de Web: www.scmonline.de HIRSCHTEC GmbH Lutz Hirsch St. Georgstrasse 6 | 20099 Hamburg Telefon: +49(0)40 28 40 72 88 Fax: +49(0)40 28 40 72 89 E-Mail: info@hirschtec.eu Web: www.hirschtec.eu Autoren: Christoph von Bargen, Nicole Diehlmann, Jana Hohlweg Grafik: ANJA TESSMANN ART DIRECTION & DESIGN STUDIO, mint

35. 35www.interne-kommunikation.net SCM Lehmbruckstr. 24 10245 Berlin Tel: (030) 47989789 Fax: (030) 47989800 info@scmonline.de www.scmonline.de PRAXISTAGE Interne Kommunikation 2.0 Social Intranet | Enterprise 2.0 | Wissensmanagement 2.0 und viele weitere Themen 15. und 16. März 2016 in Frankfurt WORKSHOP Social Intranet mit SharePoint 13. November 2015 in Düsseldorf | 29. April 2016 in Düsseldorf erfolgreich umsetzen WORKSHOP Intranet und Social Media 13. November 2015 in Düsseldorf | 29. April 2016 in Düsseldorf in der Internen Kommunikation

Studie "Intranet – Marktübersicht und Trends 2015"

SCM – School for Communication and Management

Studie "Intranet – Marktübersicht und Trends 2015"