La experiencia de certificación según iso 30301

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La experiencia de certificación según iso 30301

  1. 1. La experiencia de certificación según ISO 30301 Junio 2013
  2. 2. Normas de sistemas de gestión para documentos Marco de gobernabilidad para los documentos Fundamentos y terminología Requisitos Directrices Apoyo a los elementos de la estructura de alto nivel ISO 30300 Sistemas de gestión para documentos. Fundamentos y vocabulario ISO 30301 Sistemas de gestión para documentos. Requisitos ISO 30303 Sistemas de gestión para documentos. requisitos para los organismos que rechazan la auditoría y la certificación ISO 30302 Sistemas de gestión para documentos. Guía para la implementación ISO 30304 Sistemas de gestión para documentos. Guía de evaluación Normas e informes técnicos relacionados Implementación de procesos de gestión documental Directrices - 2Directrices - 2 ISO 15489 Gestión de documentos. Generalidaess - 1 ISO 15489 Gestión de documentos. Generalidaess - 1 Métodosde autoavaluación - 3 Métodosde autoavaluación - 3 Elementos de implementación y conceptuales - 2 Elementos de implementación y conceptuales - 2 ISO 23081 Metadatos para la gestió de documentos. Principios - 1 ISO 23081 Metadatos para la gestió de documentos. Principios - 1 ISO TR 26122 Análisis de los procesos de trabajo paraa la gestión de documentos ISO TR 26122 Análisis de los procesos de trabajo paraa la gestión de documentos ISO TR 13028 Directrices para la implementación de la digitalitzación de documentos ISO TR 13028 Directrices para la implementación de la digitalitzación de documentos ISO 13008 Proceso de migración y conversión de documentos ISO 13008 Proceso de migración y conversión de documentos 33 22 ISO 16175 Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos electrónicos de oficinas - 1 ISO 16175 Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos electrónicos de oficinas - 1 Normas elaboradas por ISO / TC 46/SC 11 sobre SGD y normas internacionales e informes técnicos relacionados
  3. 3. Contexto de la organizaciónEntrada Liderazgo Planificación Soporte Operación Mejora Evaluación Documentos de calidad Salida Requisitos y expectativas de la gestión de documentos Clientes y partes interesadas Clientes y partes interesadas Decisiones de gestión correctas para alcanzar la política y los objetivos Estructura del SGD
  4. 4. Proceso Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  5. 5. Proceso Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación Planificación Implementación y control Análisis del contexto Definición del alcance del Sistema
  6. 6. Proceso Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación Planificación Implementación y control Análisis del contexto Definición del alcance del Sistema
  7. 7. Definición del alcance del SGD Fundación UAB Dirección de Patrimonio y de Servicios al Campus Dirección General Dirección Econòmica y Financera Dirección Jurídica y de Recursos Humanos Servicios Vila Universitària Hotel Campus Casa Convalescència Agència de Promoció d'Activitats i de Congressos Centre de Serveis Plaça Cívica Escola Bressol Gespa Fundació Autònoma Solidària Investigación Fundació Josep Laporte Institut de l'Envelliment Fundación Wassu Docencia Study Abroad-Afers Internacionals Escola de Prevenció i Seguretat Integral Escola Superior d'Arxivística i Gestió de Documents Escola Universitària de Turisme i Direcció Hotelera UAB Idiomes Barcelona Fundació Doctor Robert Fundació Hospital Clínic Veterinari
  8. 8. Definició de l'abast del SGD Escola Superior d'Arxivística i Gestió de Documents Área de Consultoria y Certificación Dirección Área de Estudis y Formación Secretaria Académica Área de investigación Administración y Servicios. Calidad Consejo Asesor Associació d’Arxivers-Gestors de Documents de Catalunya Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya Escola d’Administració Pública de Catalunya El Periódico Baratz Artyplan Document Dinser, servicios informáticos S.L. AGTIC, S.L Consejo Académico Empleados: 40 (incluido profesorado) Titulados 2002-2012: 800
  9. 9. Proceso Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación Planificación Análisis del context Definición de los Objetivos estratégicos Identificación de los beneficios Complicidades y compromisos Desarrollo de la política de GD Comunicación Política de GDPolítica de GD Implementación y control
  10. 10. Proceso Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación Planificación Análisis Compromisos y responsabilidades Objetivos e identificación de riesgos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Soporte Implementación y control Manual del Sistema de Gestión para Documentos Manual del Sistema de Gestión para Documentos
  11. 11. proceso Planificación Análisis Compromisos y responsabilidades Objetivos e identificación de riesgos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Soporte Implementación y control Roles: Dirección Responsable de GD y Archivos Administrador del Sistema informàtico Jefes de Departamento Empleados Roles: Dirección Responsable de GD y Archivos Administrador del Sistema informàtico Jefes de Departamento Empleados Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  12. 12. Proceso Planificación Análisis Compromisos y responsabilidades Objetivos e identificación de riesgos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Soporte Implementación y control Cuadro de mando Cuadro de mando - Objetivo - Acción a realizar - Responsable - Recursos necesarios - Prioridades - Requisitos aplicables - Plazos - Evaluación de resultados - Riesgos y efectos no deseados - Oportunidades de mejora - Frecuencia de control - Fecha de cumplimiento - Objetivo - Acción a realizar - Responsable - Recursos necesarios - Prioridades - Requisitos aplicables - Plazos - Evaluación de resultados - Riesgos y efectos no deseados - Oportunidades de mejora - Frecuencia de control - Fecha de cumplimiento Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  13. 13. Cuadro de mando - Objectivos - Objetivo - Acción a realizar - Responsable - Recursos necesarios - Prioridades - Requisitos aplicables - Plazos - Evaluación de resultados - Riesgos y efectos no deseados - Oportunidades de mejora - Frecuencia de control - Fecha de cumplimiento - Objetivo - Acción a realizar - Responsable - Recursos necesarios - Prioridades - Requisitos aplicables - Plazos - Evaluación de resultados - Riesgos y efectos no deseados - Oportunidades de mejora - Frecuencia de control - Fecha de cumplimiento Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  14. 14. Proceso Planificación Análisis Compromisos y responsabilidades Objetivos e identificación de riesgos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Soporte Implementación y control Categoritzación de riesgos Categoritzación de riesgos - Riesgo - Nivel de riesgo - Tratamiento y control - Oportunidades de mejora - Prioridad - Riesgo - Nivel de riesgo - Tratamiento y control - Oportunidades de mejora - Prioridad Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  15. 15. Categoritzación de riesgos
  16. 16. Categoritzación de riesgos
  17. 17. Proceso Planificació Análisis Compromisos y responsabilidades Objetivos e identificación de riesgos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Soporte Implementació i control Recursos humanos y materialss Formación Control de la Documentación del SG para D Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  18. 18. Proceso Planificación Anàlisis Compromisos i responsabilitats Objetivos e identificación de riesgos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Soporte Implementación y control Recursos humanos y materiales Formación Control de la Documentación del SD para D Control y planificación acciones formativas Control y planificación acciones formativas Verificación del momento de la formación y contenidos por empleado: - Requisitos legales - Política gestión documental - Manual de gestión documental - Reglamento de archivos - Procedimientos - Fichas de procesos - Plantillas de documentos - Compromisos voluntarios - Procedimiento de control de no conformidades - Procedimiento de acciones correctivas y preventivas - Procedimiento de control de documentación Verificación del momento de la formación y contenidos por empleado: - Requisitos legales - Política gestión documental - Manual de gestión documental - Reglamento de archivos - Procedimientos - Fichas de procesos - Plantillas de documentos - Compromisos voluntarios - Procedimiento de control de no conformidades - Procedimiento de acciones correctivas y preventivas - Procedimiento de control de documentación Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  19. 19. Tabla de necesidades de formación
  20. 20. Proceso Planificación Anàlisis Compromisos i responsabilitats Objectius i identificació de riscos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Implementación y control Recursos humanos y materiales Formación Control de la Documentación del SD para D Procedimiento de control de la documentación del Sistema Procedimiento de control de la documentación del Sistema CUADRO DE CONTROL - Documento - Fecha de creación - Responsable de la creación - Fecha de aprobación - Responsable de la aprobación - Fecha de modificación - Responsable de la modificación - Fecha de aprobación de la modificación - Modificaciones realizadas - Versión vigente - Observaciones CUADRO DE CONTROL - Documento - Fecha de creación - Responsable de la creación - Fecha de aprobación - Responsable de la aprobación - Fecha de modificación - Responsable de la modificación - Fecha de aprobación de la modificación - Modificaciones realizadas - Versión vigente - Observaciones Soporte Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  21. 21. Proceso Implantació Auditoria interna Auditoria de certificació Certificació Planificación Análisis Compromisos y responsabilidades Objetivos e identificación de riesgos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Implementación y control Soporte Desarrollo de acuerdo con la ISO 15489:2001 y el código deontológico de la AAC Desarrollo de acuerdo con la ISO 15489:2001 y el código deontológico de la AAC Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  22. 22. Proceso Planificación Análisis Compromisos y responsabilidades Objetivos e identificación de riesgos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Implementación y control Reglamento de GD Reglamento de GD Soporte Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  23. 23. Proceso Planificación Análisis Compromisos y responsabilidades Objectius i identificació de riscos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Implementació i control Cuadro de clasificación Cuadro de clasificación Suport - Procesos - Código - Nombre - Nivel - Heredabilidad - Función (breve descripción) - Cronología - Apoyo - TAD - Disposición - Observaciones - Plazo - Acceso - Fecha alta - Persona alta - Fecha baja - Persona baja - Fecha modificación - Persona modificación - Procesos - Código - Nombre - Nivel - Heredabilidad - Función (breve descripción) - Cronología - Apoyo - TAD - Disposición - Observaciones - Plazo - Acceso - Fecha alta - Persona alta - Fecha baja - Persona baja - Fecha modificación - Persona modificación Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  24. 24. Proceso Planificación Análisis Compromisos y responsabilidades Objetivos e identificación de riesgos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Implementación y control Cuadro de creación y control de documentos del SGD Cuadro de creación y control de documentos del SGD Soporte - Núm. - Proceso - Controles - Núm. - Proceso - Controles Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  25. 25. Ciuadro de Creación y Control
  26. 26. Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación Proceso Planificació Análisis Compromisos i responsabilitats Objectius i identificació de riscos Processos de gestió documental Evaluación y mejora Implementació i control Mapa de procesos Mapa de procesos Suport
  27. 27. Mapa de procesos
  28. 28. Mapa de procesos
  29. 29. Proceso Planificación Análisis Compromisos y responsabilidades Objectius i identificació de riscos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Implementació i control Ficha de procesoFicha de proceso Suport - Código - Versión - Página - Fechas (Elaboración | Aprobación | Entrada en vigor) - Nombre del proceso - Definición - Responsable / propietario - Destinatario - Inició / final - Entradas - Salidas - Indicadores - Variables de control - Riesgos - Tratamiento de riesgos - Registros - Procedimientos / documentos - Código - Versión - Página - Fechas (Elaboración | Aprobación | Entrada en vigor) - Nombre del proceso - Definición - Responsable / propietario - Destinatario - Inició / final - Entradas - Salidas - Indicadores - Variables de control - Riesgos - Tratamiento de riesgos - Registros - Procedimientos / documentos Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  30. 30. Ficah de Proceso
  31. 31. Proceso Planificación Análisis Compromisos y responsabilidades Objetivos e identificación de riesgos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Implementación y control Manual de usuario Manual de usuario Soporte Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  32. 32. Proceso Planificación Análisis Compromisos i responsabilitats Objectius i identificació de riscos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Implementación y control Programa anual de seguimiento de cumplimiento Programa anual de seguimiento de cumplimiento Suport - Seguimiento y auditorías - Cláusulas de las normas - Procesos a auditar - Criterios de auditoría - Equipo auditor - Periodización mensual - Método de auditoría - Observaciones - Seguimiento y auditorías - Cláusulas de las normas - Procesos a auditar - Criterios de auditoría - Equipo auditor - Periodización mensual - Método de auditoría - Observaciones Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  33. 33. Programa anual de evaluacion del cumplimiento
  34. 34. Proceso Planificación Análisis Compromisos y responsabilidades Objetivos e identificación de riesgos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Implementación y control Procedimiento de control de acciones correctivas y preventivas Procedimiento de control de acciones correctivas y preventivas Soporte Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  35. 35. Proceso Planificación Análisis Compromisos y responsabilidades Objetivos e identificación de riesgos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Implementación y control Procedimiento de control de No Conformidades Procedimiento de control de No Conformidades Soporte Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  36. 36. Proceso Planificación Análisis Compromisos i responsabilitats Objetivos e identificación de riesgos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Implementación y control Fichas de seguimiento Fichas de seguimiento Soporte Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  37. 37. Ficha de seguimiento de No Conformidades
  38. 38. Ficha de seguimiento de No Conformidades
  39. 39. Ficha de seguimiento de No Conformidades
  40. 40. Proceso Planificación Análisis Compromisos y responsabilidades Objectius i identificació de riscos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Implementación y control Registro de No Conformidades y Acciones Correctivas Registro de No Conformidades y Acciones Correctivas Soporte - Núm. - Año - Descripción - Referencia normativa - Origen - Tipo (Acción Correctiva / Acción Preventiva) - Situación (En curso / Reabierta / Cerrada) - Responsable - Observaciones - Núm. - Año - Descripción - Referencia normativa - Origen - Tipo (Acción Correctiva / Acción Preventiva) - Situación (En curso / Reabierta / Cerrada) - Responsable - Observaciones Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  41. 41. Proceso Planificación Análisis Compromisos y responsabilidades Objectius i identificació de riscos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Implementación y control Registre d'Accions de Millora Registre d'Accions de Millora Soporte - Núm - Any - Descripció - Referència normativa - Origen - Situació (En curs / Reoberta / Tancada) - Responsable - Observacions - Núm - Any - Descripció - Referència normativa - Origen - Situació (En curs / Reoberta / Tancada) - Responsable - Observacions Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  42. 42. Proceso Planificación Análisis Compromisos y responsabilidades Objectius i identificació de riscos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Implementación y control Registro de Acciones de Mejora Registro de Acciones de Mejora Soporte - Núm. - Año - Descripción - Referencia normativa - Origen - Situación (En curso / Reabierta / Cerrada) - Responsable - Observaciones - Núm. - Año - Descripción - Referencia normativa - Origen - Situación (En curso / Reabierta / Cerrada) - Responsable - Observaciones Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  43. 43. Proceso Planificación Análisis Compromisos y responsabilidades Objectius i identificació de riscos Procesos de gestión documental Evaluación y mejora Implementación y control Registro de Acciones Preventivas Registro de Acciones Preventivas Suport - Núm. - Año - Descripción - Referencia normativa - Relación AC - Relación AP - Relación AM - Origen - Situación (En curso / Reabierta / Cerrada) - Responsable - Observaciones - Núm. - Año - Descripción - Referencia normativa - Relación AC - Relación AP - Relación AM - Origen - Situación (En curso / Reabierta / Cerrada) - Responsable - Observaciones Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  44. 44. Proceso Planificación Análisis Compromisos y responsabilidades Objectius i identificació de riscos Processos de gestió documental Evaluación y mejora Implementación y control Registro de incidencias Registro de incidencias Soporte - N - Año - Descripción - Referencia normativa - Origen - AC - AP - Situación (En curso / Reabierta / Cerrada) - Responsable - Observaciones - N - Año - Descripción - Referencia normativa - Origen - AC - AP - Situación (En curso / Reabierta / Cerrada) - Responsable - Observaciones Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  45. 45. Registro de NC, AC, AP, AM
  46. 46. Proceso Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación Auditoría Selección del auditor
  47. 47. Proceso Auditoria Selección del auditor Procedimiento de auditorias internas Procedimiento de auditorias internas Aptitudes y competencias según ISO 19011:2011 Aptitudes y competencias según ISO 19011:2011 Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  48. 48. Proceso Auditoría Selección del auditor Plan de auditoría Plan de auditoría Informes de auditoría Informes de auditoría Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación Auditor
  49. 49. Proceso Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación Auditoría Selección entidad certificadora
  50. 50. Proceso Auditoría Selección entidad certificadora Según requisitos ISO/IEC 17021:2011 Según requisitos ISO/IEC 17021:2011 Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación
  51. 51. Proceso Auditoría Selección entidad certificadora Plan de auditoría Fase 1 Plan de auditoría Fase 1 Informe de auditoría Fase 1 Informe de auditoría Fase 1 Plan de auditoría Fase 2 Plan de auditoría Fase 2 Informe de auditoría Fase 2 Informe de auditoría Fase 2 Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación Auditor
  52. 52. Proceso Implantación Auditoria interna Auditoria de certificación Certificación

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