Jeanne Darche <jeanne_darche@ssss.gouv.qc.ca>
Archiviste et responsable de la gestion documentaire, ASSS des Laurentides
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Présentation Alfresco
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Fonctionnalités de base
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Module de Records Management
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Démonstration
Alfresco RM
Programme
Présentation d'Alfresco
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Fondé en 2005 par John Newton et John Powell
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Les avantages d'Alfresco :
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Compatibilité multiple
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Forte communauté
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...
Alfresco RM
Qu'est-ce que Alfresco?
Alfresco RM
Qu'est-ce que Alfresco?
Alfresco RM
Références au Québec / Canada / International
● Alfresco Edition Communautaire
Version avec les dernières fonctionnalités
Support de la communauté
● Alfresco One Entrep...
Module de Records Management
Alfresco RM
Module Alfresco RM
Alfresco RM
Module Alfresco RM
Alfresco RM
Module Alfresco RM
● Gestion de la conservation
et du sort final des
enregistrements
● Intégré aux catégories ...
Alfresco RM
Module Alfresco RM
● Evènements manuels
● Définies par un utilisateur
avec les permissions
adéquates
● Peuvent...
Alfresco RM
Module Alfresco RM
● Recherches sur
● Contenu du record et ses
métadonnées
● Les règles de conservation
● Vale...
Alfresco RM
Module Alfresco RM
● Suivi de toutes les
actions avec l'audit
● Filtrage par
● Événement
● Utilisateur
● Date
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Alfresco RM
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Gestion RM ''en place''
Automatisation du remplissage des métadonnées
Structuration par mot...
Alfresco RM
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Gestion RM « en place »
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Automatisation et structuration par moteur de règles
Alfresco RM
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Site « Records Management »
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Alfresco RM
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Démonstration
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Cette présentation s'appuie sur des
exemples ou des noms de personnes fictifs
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Avertissement
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Jacques SablierJacques Sablier
DirecteurDirecteur
Silvia Moretto
Archiviste
Eric Dufour
Chargé de projet
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Vue globale
Alfresco RM
Site Contrats Site Gestion d'Archivage Electronique
Projet 123456
1. Soumission
2. Feuilles de temps
3. Factur...
Alfresco RM
Analyse du processus « Contrat »
Alfresco RM
Analyse du flux documentaire « RH »
Alfresco RM
Plan de la démonstration
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Présentation RM
●
Processus contrat
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Flux documentaire RH
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Cas pratique Déclassem...
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Archiviste et responsable de la gestion documentaire, ASSS des Laurentides
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La gestion des archives avec Alfresco

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S’appuyant sur une très large communauté, Alfresco est la plateforme open source de gestion de documents en mode collaboratif la plus dynamique et la plus mature au monde. C’est aussi l’une des seules à offrir des fonctions d’archivage électronique évoluées en mode natif.

Une présentation de Jeanne Darche, archiviste et responsable de la gestion documentaire à l'Agence de la santé et des services sociaux des Laurentides, et Yannick Richard, leader de pratique GED Open Source chez Savoir-faire Linux.

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La gestion des archives avec Alfresco

  1. 1. Jeanne Darche <jeanne_darche@ssss.gouv.qc.ca> Archiviste et responsable de la gestion documentaire, ASSS des Laurentides Yannick Richard <yannick.richard@savoirfairelinux.com> Leader de pratique GED Open Source, Savoir-faire Linux La gestion des archives avec Alfresco, vue par une archiviste et responsable de gestion documentaire
  2. 2. ● Présentation Alfresco ● Fonctionnalités de base ● Module de Records Management ● Démonstration Alfresco RM Programme
  3. 3. Présentation d'Alfresco
  4. 4. ● Fondé en 2005 par John Newton et John Powell ● Les avantages d'Alfresco : ● Compatibilité multiple ● Forte communauté ● Intégration et respect des standards ● Interopérabilité avec d'autres applications ● Large éventail de partenaires ● Alliances technologiques à travers le monde ● Extensions ● Personnalisation Alfresco RM Histoire
  5. 5. Alfresco RM Qu'est-ce que Alfresco?
  6. 6. Alfresco RM Qu'est-ce que Alfresco?
  7. 7. Alfresco RM Références au Québec / Canada / International
  8. 8. ● Alfresco Edition Communautaire Version avec les dernières fonctionnalités Support de la communauté ● Alfresco One Entreprise Souscription au support / temps de réponse garanti Clustering (haute disponibilité) Offre de support par l'intermédiaire de partenaires locaux (francophones) Administration via l'interface graphique Intégration avec Salesforce Connecteurs spécifiques additionnels (Oracle, MS SQL, ...) Alfresco RM Produits
  9. 9. Module de Records Management
  10. 10. Alfresco RM Module Alfresco RM
  11. 11. Alfresco RM Module Alfresco RM
  12. 12. Alfresco RM Module Alfresco RM ● Gestion de la conservation et du sort final des enregistrements ● Intégré aux catégories du plan de classification ● Possibilité de définir plusieurs étapes : ● Cutoff – Déclasser ● Transfer - Transférer ● Retain - Conserver ● Destroy - Destruction Règles de conservation
  13. 13. Alfresco RM Module Alfresco RM ● Evènements manuels ● Définies par un utilisateur avec les permissions adéquates ● Peuvent être intégrés aux règles de conservation ● Déclenchés par tout utilisateur habilité ● Evènements système ● Action lancée automatiquement (limiter, transférer, etc …) ● Possible d'ajouter de multiples évènements Evènements
  14. 14. Alfresco RM Module Alfresco RM ● Recherches sur ● Contenu du record et ses métadonnées ● Les règles de conservation ● Valeurs calculées (par ex : dates) ● Statut du record ● Résultats configurables ● Paramétrage de la vue (par ex : colonnes sélectionnées, valeurs à afficher, ... ● Sauvegarde des types de recherches et génération des rapports Recherches
  15. 15. Alfresco RM Module Alfresco RM ● Suivi de toutes les actions avec l'audit ● Filtrage par ● Événement ● Utilisateur ● Date ● Les traces d'audit peuvent être archivées et déclarées en tant que record Audit et traçabilité
  16. 16. Alfresco RM Module Alfresco RM Gestion RM ''en place'' Automatisation du remplissage des métadonnées Structuration par moteur de règles
  17. 17. Alfresco RM Module Alfresco RM Gestion RM « en place »
  18. 18. Alfresco RM Module Alfresco RM Automatisation et structuration par moteur de règles
  19. 19. Alfresco RM Module Alfresco RM Site « Records Management » Site Contrats Site Factures Site Ressources Humaines
  20. 20. Alfresco RM Module Alfresco RM Site « Records Management »
  21. 21. Alfresco RM Module Alfresco RM Site « Records Management » Période de rétention Edition / version Déclaration comme document d'archives Déclasser CréationActivité Temps Disposition finale : Conservation Transfert Destruction Cycle de vie d'un document
  22. 22. 29 Alfresco RM
  23. 23. 30 Alfresco RM
  24. 24. Démonstration
  25. 25. ● Cette présentation s'appuie sur des exemples ou des noms de personnes fictifs Alfresco RM Avertissement
  26. 26. Alfresco RM Jacques SablierJacques Sablier DirecteurDirecteur Silvia Moretto Archiviste Eric Dufour Chargé de projet
  27. 27. Alfresco RM Vue globale
  28. 28. Alfresco RM Site Contrats Site Gestion d'Archivage Electronique Projet 123456 1. Soumission 2. Feuilles de temps 3. Factures 4. Autres documents 5. Courriels 1000 - Administration Documents d'archives en attente non classés 2000 – Affaires législatives et juridiques 3000 - Gestion des ressources humaines 4000 - Gestion des ressources financières 5000 - Gestion des ressources matérielles 6000 - Communications
  29. 29. Alfresco RM Analyse du processus « Contrat »
  30. 30. Alfresco RM Analyse du flux documentaire « RH »
  31. 31. Alfresco RM Plan de la démonstration ● Présentation RM ● Processus contrat ● Flux documentaire RH ● Cas pratique Déclassement/Destruction
  32. 32. Jeanne Darche <jeanne_darche@ssss.gouv.qc.ca> Archiviste et responsable de la gestion documentaire, ASSS des Laurentides Yannick Richard <yannick.richard@savoirfairelinux.com> Leader de pratique GED Open Source, Savoir-faire Linux La gestion des archives avec Alfresco, vue par une archiviste et responsable de gestion documentaire Questions?

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