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20191108 DGPS 2019 Metodología PM4R

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Resumen metodología PM4R en el DGPS

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20191108 DGPS 2019 Metodología PM4R

  1. 1. $ $ Metodología PM4R Herramientas y Técnicas para la Gestión de Proyectos 1Antonio Maturano Huerta, PMP
  2. 2. Presentación de los participantes 2 ¿Cuáles son sus expectativas del taller? Nombre Área Puesto Tiempo en la organización
  3. 3. Generalidades del taller 3 ¿Reglas del Grupo? Participativos Respeto Recesos Atentos
  4. 4. Objetivo 4 Proporcionar a los participantes el conocimiento y las herramientas básicas necesarias para la efectiva dirección de proyectos, a través del análisis de casos prácticos y ejercicios que le permitan identificar los factores determinantes para el logro de sus proyectos en alcance, tiempo y costo.
  5. 5. 5 Definiciones Básicas Gestión de Proyectos
  6. 6. ¿Qué es un proyecto? (1/3) 6 “Un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único” PMBoK 6ª Edición
  7. 7. ¿Qué es un proyecto? (2/3) 7 “Es un conjunto de actividades coordinadas y relacionadas entre sí que buscan cumplir un objetivo específico (resultado, producto o servicio) dentro de un tiempo determinado, con un costo y un alcance definidos” Guía PM4R
  8. 8. ¿Qué es un proyecto? (3/3) 8 Inicio y un fin definido Presupuesto Tareas definidasRecursos definidos RequerimientosRestricciones Características
  9. 9. ¿Por qué fracasan los proyectos? (1/6) 9
  10. 10. Requerimientos Ambiguos ¿Por qué fracasan los proyectos? (2/6) 10
  11. 11. ¿Por qué fracasan los proyectos? (3/6) 11 Recursos Limitados
  12. 12. ¿Por qué fracasan los proyectos? (4/6) 12 Errores de Seguimiento
  13. 13. ¿Por qué fracasan los proyectos? (5/6) 13 Mala Planificación
  14. 14. ¿Por qué fracasan los proyectos? (6/6) 14 Riesgos Desconocidos
  15. 15. Proyectos y planeación estratégica 15 ProcesosProcesos VisiónVisión MisiónMisión Programas y ProyectosProgramas y Proyectos Iniciativas Iniciativas Iniciativas Iniciativas Iniciativas Iniciativas Objetivos Estratégicos Objetivos Estratégicos Objetivos Estratégicos En la medida que los proyectos estén alineados a la consecución de los objetivos estratégicos, su ejecución y resultados obtenidos se vuelven críticos para la organización.
  16. 16. Portafolio, programa y proyecto 16 Proyecto Cliente A Cliente B Cliente C Cliente D Cliente A Programa Grupo de proyectos relacionados Portafolio Conjunto de proyectos y programas que se gestionan como un grupo para alcanzar objetivos estratégicos
  17. 17. Restricciones de un proyecto 17 CalidadCalidad Costo RiesgosRiesgos RecursosRecursos ¿Cuál es el objetivo a alcanzar? ¿Cuánto tiempo tomará completar el proyecto? ¿Cuánto cuestan los recursos que requerimos para el proyecto? ¿Qué métricas de calidad debemos cubrir? ¿Qué recursos necesitamos? Materiales, humanos, financieros ¿Qué tanto conocemos las condiciones que rodean al proyecto?
  18. 18. ¿Qué es la administración de proyectos? 18 “Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.”
  19. 19. Grupos de procesos 19A Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition. ©2017 Project Management Institute, Inc.
  20. 20. Ciclo de vida de un proyecto 20A Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition. ©2017 Project Management Institute, Inc.
  21. 21. Interacción entre procesos 21A Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition. ©2017 Project Management Institute, Inc.
  22. 22. Áreas de conocimiento del PMBOK® Guide 22 Áreas de Conocimiento Integración Alcance Tiempo Costo Comunicaciones Recursos Riesgos Interesados AdquisicionesCalidad
  23. 23. Selección de proyectos 23 Competencia Mejoras Tecnología Nuevos Productos Clientes Seleccionar Priorizar Recursos Estrategia Proyectos Autorizados (Acta de proyecto) Proyectos cancelados y pospuestos Necesidades / Oportunidades
  24. 24. 24 Inicio de Proyectos Gestión de Proyectos
  25. 25. Recopilar requisitos (1/3) 25 Requisitos: Requerimientos o especificacionesRequisitos: Requerimientos o especificaciones Una condición o capacidad demandada por un usuario, para resolver un problema o alcanzar un objetivo especifico Una condición o capacidad demandada por un usuario, para resolver un problema o alcanzar un objetivo especifico Una condición o capacidad que debe tener un producto, servicio o sistema, para satisfacer un requerimiento definido por el usuario Una condición o capacidad que debe tener un producto, servicio o sistema, para satisfacer un requerimiento definido por el usuario
  26. 26. Recopilar requisitos (2/3) 26 Requisitos Funcionales (los qué) Requisitos Técnicos (los cómo) Definición del Objetivo Planificación del alcance del proyecto (EDT)
  27. 27. Recopilar requisitos (3/3) 27 La clave es la comunicación La definición de requisitos es una comunicación entre dos actores “distintos” por lo cual es importante convertir TODAS las expectativas en requisitos.
  28. 28. Matriz de resultados (MdR) 28
  29. 29. Identificación de los interesados (1/3) 29A Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition. ©2017 Project Management Institute, Inc.
  30. 30. Identificación de los interesados (2/3) 30A Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition. ©2017 Project Management Institute, Inc.
  31. 31. Identificación de los interesados (3/3) 31
  32. 32. Involucramiento de los Interesados 32A Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition. ©2017 Project Management Institute, Inc. La letra “C” representa el nivel de participación actual de cada interesado y la letra “D” indica el nivel que el equipo del proyecto ha evaluado como esencial para asegurar el éxito del proyecto (deseado).
  33. 33. Acta de Constitución del Proyecto 33 Descripción general y justificación del proyectoDescripción general y justificación del proyecto Objetivos (medibles) del proyectoObjetivos (medibles) del proyecto Los requisitos del proyecto y criterios de aprobaciónLos requisitos del proyecto y criterios de aprobación Riesgos identificados al momentoRiesgos identificados al momento Resumen de hitos (milestones) y presupuesto (Budget)Resumen de hitos (milestones) y presupuesto (Budget) Lista de interesados (stakeholders) identificados al momentoLista de interesados (stakeholders) identificados al momento Director de proyecto responsableDirector de proyecto responsable ________________________ Firma Project Charter Es el documento que formaliza en la organización el arranque del proyecto.  Describe el proyecto a alto nivel y confiere la autoridad al líder de proyecto  Generalmente es precedida por una etapa de análisis de factibilidad.  Debe ser firmada y emitida por la Alta Dirección.
  34. 34. Herramientas de la gestión de proyectos 34
  35. 35. 35 Herramientas y Técnicas Gestión de Proyectos
  36. 36. 1. Alcance - EDT 36 La Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) es la fragmentación, descomposición gradual o subdivisión del alcance total del proyecto en partes o “paquetes de trabajo”
  37. 37. 1. Alcance - EDT 37 1. Considera el 100% del alcance del proyecto 2. Define la EDT con tu equipo 3. Divide el proyecto en partes (entregables) 4. Descompón al menos dos entregables/paquetes de trabajo 5. Asigna un código (número de identificación) 6. Coloca el resultado de las actividades, no la actividad en sí 7. Crea un diccionario 8. Busca la aprobación de la EDT 9. ¡Comunica, comunica, comunica!
  38. 38. 2. Tiempos - Cronograma 38 1. Desarrollar lista de actividades 2. Identificar los recursos 3. Secuenciar las actividades 4. Estimar la duración 5. Identificar la ruta crítica
  39. 39. FinFin InicioInicio AA BB InicioInicio InicioInicio AA BB FinFin FinFin AA BB InicioInicio FinFin AA BB 2. Tiempos - Cronograma 39
  40. 40. AdelantoAdelanto AA BB DemoraDemora AA BB 2. Tiempos - Cronograma 40
  41. 41. 2. Tiempos - Cronograma 41
  42. 42. 2. Tiempos - Cronograma 42
  43. 43. 3. Costo - Curva S 43
  44. 44. 3. Costo - Curva S 44
  45. 45. 3. Costo - Curva S 45
  46. 46. 3. Costo - Curva S 46
  47. 47. 4. Adquisiciones - Matriz de Adquisiciones 47 Las adquisiciones son parte importante de los proyectos y dependiendo de qué tan críticas son, pueden convertirse fácilmente en un riesgo y/o un problema si no se gestionan.
  48. 48. 4. Adquisiciones - Matriz de Adquisiciones 48
  49. 49. 4. Adquisiciones - Matriz de Adquisiciones 49
  50. 50. 5. Riesgos - Matriz de Riesgos 50
  51. 51. 5. Riesgos - Matriz de Riesgos 51
  52. 52. 5. Riesgos - Matriz de Riesgos 52
  53. 53. 6. Comunicaciones - Matriz de Comunicaciones 53 La Matriz de Comunicaciones es una herramienta que facilita la gestión de las comunicaciones en los proyectos y permite priorizar los esfuerzos en aquellas dirigidas a los interesados (Stakeholders) de mayor interés e influencia.
  54. 54. 6. Comunicaciones - Matriz de Comunicaciones 54
  55. 55. 6. Comunicaciones - Matriz de Comunicaciones 55
  56. 56. 7. Responsabilidades - Matriz RACI 56 La Matriz de Responsabilidades o Matriz RACI es una herramienta de gestión del recurso humano que establece los roles y responsabilidades entre los entregables que aparecen en la EDT y los miembros del equipo de proyecto y otros interesados.
  57. 57. 7. Responsabilidades - Matriz RACI 57
  58. 58. 7. Responsabilidades - Matriz RACI 58
  59. 59. Matriz de Planificación 59 La Matriz de Planificación es el instrumento que consolida las 7 herramientas que hemos revisado y permite visualizar en un solo lugar los aspectos más importantes del proyecto.
  60. 60. Matriz de Planificación 60
  61. 61. Matriz de Planificación 61
  62. 62. Recomendaciones al cierre 62
  63. 63. Recomendaciones al cierre 63 Comenzar un proyecto es un hito que merece celebrarlo; sin embargo, más importante aún es terminarlo, y terminarlo dentro del alcance, tiempos y costos planificados.
  64. 64. $ $ 64 Metodología PM4R Herramientas y Técnicas para la Gestión de Proyectos Antonio Maturano Huerta, PMP

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