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Gesetzeskonforme E -Mail-Archivierung

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Die Systemhaus for you GmbH und die REDDOXX GmbH zeigen hier, wie eine professionelle E-Mail-Archivierung einen echten Mehrwert für Unternehmen liefern kann. Außerdem präsentieren sie, wie die Implementierung auch vor dem Hintergrund des Datenschutzgesetzes funktioniert. Weitere Informationen gibt es unter: www.sh4u.de und www.reddoxx.com.

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Gesetzeskonforme E -Mail-Archivierung

  1. 1. E-Mail Management © REDDOXX 2014 all rights reserved
  2. 2. Christian Schröder Key Account Manager D/A/CH Tel.: +49 7021 92846-30 Mobil: +49 151 149 244 70 E-Mail: christian.schroeder@reddoxx.com Web: www.reddoxx.com © REDDOXX 2014 all rights reserved
  3. 3. Inhalt E-Mail Archivierung 1. Warum? 2. Warum noch? Mehrwerte für Ihr Unternehmen 3. Zu beachten: Compliance bei der E-Mail Archivierung 4. Unser Vorschlag: REDDOXX E-Mail Management Appliance © REDDOXX 2014 all rights reserved
  4. 4. 1. Warum? „E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren“ (§147 AO) „Archiviert werden müssen alle E-Mails, die Handels- und Geschäftsbriefe sind, sowie elektronische Rechnungen“ (§ 257 HGB / §147 AO / § 14b UStG) Dazu gehören: Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Versandanzeigen, Frachtbriefe, Lieferpapiere, Rechnungen, etc. Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPdU) - Die Aufbewahrung muss in einem elektronischen Archiv erfolgen - E-Mails müssen im originären Zustand archiviert werden - E-Mails müssen unveränderbar archiviert werden - E-Mails müssen maschinell auswertbar vorgehalten werden © REDDOXX 2014 all rights reserved
  5. 5. 2. Warum noch? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Belastung der Technologie Steigende Datenmenge - Performanceengpässe Aufgrund der immensen Datenmengen und der steigenden Anzahl an Zugriffen wird der Server und die Datenbank immer langsamer - Auslagerung der Mails in lokale Archive (z.B. PST-Files) PST-Files sind fehleranfällig. Und wer sichert die Daten eigentlich? - Backup, Laufzeiten und Volumen E-Mails werden aufgrund der Bedeutung für ein Unternehmen nicht gelöscht und täglich gesichert. - Großteil der Daten doppelt, da viele „cc-Empfänger“ Große Mails mit Attachments werden an viele Leute gleichzeitig geschickt und fressen unnötig Speicherplatz © REDDOXX 2014 all rights reserved
  6. 6. 2. Warum noch? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Entlastung der Technologie Steigende Datenmenge - Performanceengpässe Was hilft? Weniger Daten! Belassen Sie auf dem Mailsystem nur aktuelle Informationen und löschen Sie alte E-Mails (automatisch und manuell) - Auslagerung der Mails in lokale Archive (z.B. PST-Files) Nicht mehr notwendig, sofern Mobiler Zugriff möglich ist (Webbrowser, APP, etc.) - Backup, Laufzeiten und Volumen Bringen Sie Struktur in die Datenbanken (z.B. E-Mails 2014, E-Mails 2013, E-Mails 2012, etc.) - Großteil der Daten doppelt, da viele „cc-Empfänger“ Nutzen Sie Single Instancing und speichern die E-Mail nur ein mal, egal wie viele Empfänger auf cc/bcc stehen © REDDOXX 2014 all rights reserved
  7. 7. 2. Warum noch? Mehrwerte für Ihr Unternehmen © REDDOXX 2014 all rights reserved Anwenderentlastung
  8. 8. 2. Warum noch? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Anwenderentlastung © REDDOXX 2014 all rights reserved
  9. 9. 2. Warum noch? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Anwenderentlastung Stellen Sie sich vor, jede E-Mail in Ihrem Postfach wäre ein Stück Papier… © REDDOXX 2014 all rights reserved
  10. 10. 2. Warum noch? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Anwenderentlastung Stellen Sie sich vor, jede E-Mail in Ihrem Postfach wäre ein Stück Papier… … aber nur so, oder? © REDDOXX 2014 all rights reserved
  11. 11. 3. Zu beachten: Compliance bei der E-Mail Archivierung © REDDOXX 2014 all rights reserved Behandeln Sie E-Mails nicht alle gleich! Wie lange darf ich welche E-Mails aufbewahren? (BDSG) Wie lange will ich welche E-Mails aufbewahren? Wer soll welche E-Mails im Zugriff haben? Wie soll mit privaten E-Mails umgegangen werden? Was passiert mit den E-Mails von Betriebsräten?
  12. 12. 4. Unser Vorschlag: REDDOXX E-Mail Management © REDDOXX 2014 all rights reserved
  13. 13. 4. Das Prinzip SMTP Gateway © REDDOXX 2014 all rights reserved Gateway Archivierung • unabhängig vom Mailsystem • Interne E-Mails auch archivierbar • automatische Archivierung ohne Anwendereingreifen
  14. 14. 4. Zugriff auf archivierte E-Mails und Spamquarantäne Zugriffsmöglichkeiten: • Outlook Plug-In • Web-GUI • kostenfreie APP für iOS / Android • Audit-Schnittstelle mit „Mehr-Augen-Pinzip“ © REDDOXX 2014 all rights reserved
  15. 15. 4. REDDOXX Kunden © REDDOXX 2013 all rights reserved
  16. 16. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! www.reddoxx.com Stand 112 © REDDOXX 2014 all rights reserved

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