ACTIVIDAD TEORICO – PRÁCTICA PAQUETES ESPECIALIZADOS CIDBA

ACTIVIDAD TEORICO – PRÁCTICA
PAQUETES ESPECIALIZADOS CIDBA
SANDRA YANETH GARZON CARREÑO
CORREO ELECTRÓNICO sygarzon@yahoo.com
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
2015

ACTIVIDAD TEORICO – PRÁCTICA
SANDRA YANETH GARZON CARREÑO
CORREO ELECTRÓNICO sygarzon@yahoo.com
PROFESORA:
ANGELICA MARIA RAMIREZ AGUDELO
PAQUETES ESPECIALIZADOS CIDBA
G.2
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
2015

ACTIVIDAD TEORICO – PRÁCTICA PAQ CIDBA OCT 21
A. CONSULTA
A modode práctica introductoriaa laautomatizaciónde bibliotecas y centros de documentación,
resulta recomendable conocer el software existente en el mercado que permite llevar a cabo la
automatización de sus servicios, procesos y actividades. Entre los sistemas más conocidos
encontramos:
Gestión Bibliotecaria: (Koha,Absysnet, Aleph, Janium, Simbad, Unicornio, Abies, Siabuc, Visual
Bibliotecas,,Colibrí, Pmb, Openbiblio, Pergamo, Olib,Open Marcopolo).
Gestión Documental: (Logicaldoc, Mercurio, Simad, Docuware, Athento, Docunet, Docuadmin,
Orfeo,Nuxeo, Openkm, Abox Document, Emc Documentum, Admiarchi-Fgd, Sade, Zaffiro Edm,
EnterpriseDocument Management, Qfdocument).
Para ello efectuar las siguientes búsquedas y responder a los siguientes interrogantes:
1. Seleccione y describa 3 SOFTWARE DE GESTIÓN BIBLIOTECARIA atendiendo a los
siguientes apartados:
 Software de Gestión Bibliotecaria DIGIBIB
a) Dirección URL del Sitio Web. http://www.digibis.com/software/digibib
b) Especifique si el software es de Pago o Libre: software libre
c) Descripción de características y funcionalidades principales.
DIGIBIB para bibliotecas
DIGIBIB es una aplicación que permite la gestión de la colección física y digital de forma
completamente integrada sin necesidad de aplicaciones externas.
Se trata de una herramienta basada en la gestión de metadatos normalizados de registros
bibliográficos,ejemplares,autoridadesyobjetosdigitalesa través de MARC 21, MARCXML, Dublin
Core,METS, ALTO,PREMIS, ESE 3.4.1 (EuropeanaSemanticElements), EDM5.2.6 (Europeana Data
Model) y LOD (Linked Open Data).
DIGIBIB está dirigido a bibliotecas físicas, bibliotecas virtuales, centros de documentación,
instituciones de memoria en general, interesadas todas ellas en la gestión, recuperación y

preservaciónde materialesbibliográficosen un entorno digital vinculado y abierto. DIGIBIB es un
sistema de gestión bibliotecaria que permite descripciones:
• ISBD (International Standard Bibliographic Description)
• RDA (Resource Description and Access)
DIGIBIB aplica los siguientes formatos de descripción:
• MARC 21 (ISO 2709:2008)
• MARCXML
• MADS (Metadata Authority Description Standard)
• MODS (Metadata Object Description Standard)
• DC (Dublin Core) ISO 15836:2009
DIGIBIB está adaptado a los siguientes esquemas de metadatos empleados en la gestión de
bibliotecas digitales:
• METS (Metadata Encoding & Transmission Standard)
• MIX (NISO Metadata for Images in XML)
• PREMIS (Preservation Metadata)
• TextMD (Technical Metadata for Text)
• ALTO (Analyzed Layout and Text Object)
DIGIBIB permite el uso de los siguientes protocolos de búsqueda:
• Z39.50
• SRU/SRW (Search and Retrieve URL/Web Service)
El repositorioOAI‐PMHde DIGIBIBse ajusta a la versióndel protocoloOAI‐PMH2.0.Está adaptado
a: • OAI_DC, • MARC21, • OAI_MARC, • DIDL, • EAD, • LIDO, • ESE 3.4.1, • EDM 5.2.6.
d) Breve instructivo acerca de su funcionamiento y módulos disponibles.
Funcionalidades básicas
Catalogación de registrosbibliográficosyejemplares en formato MARC 21 Update 20 (abril 2015).
Adaptado al nuevo estándar de catalogación RDA.

Generacióndinámicade metadatos: ISBD, FICHA, MARC ISO 2709, MARC etiquetado, MARC-XML,
ONIX, DC RDF, DC Cualificado, MODS 3.6, ESE 3.4.1*, EDM5.2.6*.
Herramienta de procesamiento masivo de registros.
Edición rápida de registros para su modificación.
Generación de listados y estadísticas.
Generación de bibliografías.
Vinculación directa con el repositorio OAI-PMH*, permitiendo la actualización dinámica del
repositorio desde el módulo de catalogación y evitando la doble introducción de datos.
Autoridades, Circulación, Adquisiciones, Gestión de imágenes y objetos digitales,
Importación/Exportación, Cliente Z39.50 Permite la descarga de registros y su integración
automáticaenla base de datos. Puede utilizar los juegos de caracteres: ISO 8859 Latin 1, MARC-8
(Ansel), MARC-8 (ISO 646 + 5426 + 6630) y Unicode UTF-8.
Gestión de publicaciones periódicas, Informes y estadísticas. Google Analytics, Estadísticas
MARC, Auditoría de cambios, Gestión de derechos de autor, OPAC Web (diseño básico),
Búsqueda a texto completo para monografías, Gestor de contenidos, Gestor de noticias y blog,
Agregador RSS, Enlace redes sociales Plug-in social que permite integrar el sitio Web , Gestor
Multilingüe, Gestor de bibliografías públicas y privadas.
Funcionalidades adicionales
Repositorio OAI-PMH,
Cuenta con varia BIBLIOTECAS VIRTUALES las cuales se puede acceder a realizar consultas:
Hispana. Directorio y Recolector de Recursos Digitales, Biblioteca Virtual del Patrimonio
Bibliográfico, Biblioteca Virtual de Prensa Histórica, Biblioteca Virtual de Defensa entre otras.
Búsqueda
Permite buscar cualquier palabra o palabras en los campos del formulario. Si quiere buscar una
frase, enciérrela entre comillas ("Conde de Benavente"). En cada campo puede introducir una o
más palabras, el operador que enlaza los términos es (Y). Igualmente, cuando se introducen
términosendiferentes campos, el operador que enlaza los términos es Y. Los caracteres (*) y (?)
buscan términos que comparten una misma raíz o palabras de ortografía dudosa. P.e., "ilustr*"
recuperarálaspalabrasilustrador,ilustraciones,ilustrada,ilustrativo,etc.,y"primiti?a"recuperará
lostérminosprimitivayprimitiva.Nodebenusarse estoscaracterescomoinicio de un término de
búsqueda.
Las consultas se pueden realizar por tema, obras, autores e institutos.

http://www.digibis.com/software/digibib/caracteristicas-funcionales-digibib.html
 Software de Gestión Bibliotecaria: BIBLIOTECA 2000
a) Dirección URL del Sitio Web. http://smdani.marianistas.org/biblioteca-2000-descargar/
Completo programa para la gestión de Bibliotecas. Dispone de tres módulos, administración,
consulta, y gestión de préstamos.

Gestiónbiblioteca:Alta,Baja,Modificación,Informes,Filtrados,Impresiónde Fichas,Búsqueda de
libros. Gestión Biblioteca, ya que es la sección en que daremos de Alta los libros de nuestra
biblioteca, datos que se requieren para trabajar con las otras 2 opciones.
a) ALTAS: Antes de empezar a trabajar con éste sistema, defina, la clasificación de Materias y
secciones, Temas Y Subtemas. Por ejemplo una materia podría ser: MEDICINA, y sus secciones:
Cardiología, Neurología, Nefrología...
Los temas son una forma de clasificar alternativamente los libros. Supongamos que se tiene un
libro de Medicina, pero que trata temas de cuidado personal autoestima, pues además de
catalogarlo en la Materia MEDICINA, se le crea un tema llamado: AUTOESTIMA y se agrega ahí.
Un tema puede ser: RELIGIÓN y sus subtemas: cristianismo, hinduismo, judaísmo...
Los temassonbásicamente comolascategorías,pero sonclasificacionesno oficiales, adicionales,
que sirven para después encontrarlos rápidamente.
Debe definir Códigos de Materias, Secciones, Temas y Subtemas, éste código puede estar
formado por números y letras;
Código de Materia y Sección hasta 10 caracteres
Código de Tema y Subtema hasta 5 caracteres
1.- .Agregaro modificar Materias,SeccionesyTemas:ParaagregarmateriaselijalaopciónMateria
del menú Agregar/Modificar.
2.- Agregar o modificar Autor y Editorial:Para agregar Autor y/o editorial elija la opción Autor o
Editorial del menú Agregar/Modificar, y capture la información.
3.- Agregar o modificar Tema y/o Subtema. La clave del tema puede tener hasta 5 caracteres
4.- Agregar o modificar Procedencia
5.- Alta de Libros. Trabajaremos en la ventana de Gestión de la Biblioteca. Los números en la
imagen corresponden al paso en que se utiliza el botón o sección indicada.

6.- Indice, temas. Al oprimir el botón Índice, aparece una ventana en la que se teclea el índice
correspondiente al libro que se captura; al terminar oprima Aceptar.
b) Consultas/Bajas:Al pasara estaopción,aparece desplegadatodalainformaciónque se tiene en
el sistema,peroustedpuede hacerbúsquedasespecíficas, indicando en la sección Búsqueda por,
los criterios que usted defina.
c) Fichas.1) Tipos de Fichas. Las fichas pueden ser de Entrada, Materia, Autor o Título.
2) Listados:Modificael ordenenque se muestra la información de la ficha Consultas/bajas; debe
indicar el criterio de ordenación.
d) Informes. Los informes se generan por un rango de tiempo y por los criterios de Altas, Bajas y
Modificaciones.
e) Índice Analítico. Esta opción le permite Agregar o Modificar Temas y/o Subtemas
f) Opciones: Aquí puede cambiarse la clave de acceso al Sistema.
V.- Consulta Libros. Esta opción utiliza la siguiente ventana: Si desea hacer modificaciones tiene
que utilizarlaopcióngestiónde biblioteca.Puede utilizar la barra de navegación para localizar un
registro Libro seleccionado le muestra la siguiente ventana, que mostrará los datos del libro,
incluyendo el índice y los temas.
VI.- Gestión préstamos. Prestamos.- En la ventana inicial se mostraran los libros que no están
prestados.
a) Préstamos.- En la ventana de entrada a préstamos se mostrarán todos los libros que no están
prestados. Puede filtrar la información utilizando la sección “Búsquedas por:”
b) Devoluciones.- Puede cambiarel ordende la consulta utilizando el botón Cambiar ordenación.
Para marcar un libro como devuelto, dé doble clickk sobre el título del libro, lea el mensaje y de
Aceptar para marcarlo como devuelto
c) Históricode préstamos.- Muestraloslibrosque se hanprestado.Si desea saber quiénes son las
personas a quienes se les han hecho préstamos, oprima el botón personas para consultar éste
dato. Usted puede borrar los históricos cuando lo requiera.
d) Informes:Presentaráel informe de los préstamos y/o Devoluciones realizados en un rango de
tiempo indicado.
e) Índice Analítico. Esta opción le permite Consultar los libros por Subtemas.
f) Opciones: Aquí puede cambiarse la clave de acceso al Sistema

Para acceder al fichero de la base de datos, que está en Access, y poder hacer tus propias
modificaciones, exportaciones o importaciones, has de abrir el fichero
C:Archivos de programaSMBiblioteca2000gestion_biblioteca.mdb cuya clave de acceso es
biblio2000.
1.- Exportar datos existentes. Acceda al archivo gestion_biblioteca.mdb, y copie los datos.
2.- Instalar en otro equipo. Primero realice una Copia (respaldo) del archivo
gestion_biblioteca.mdb,esel que contienetodoslosdatos.Despuésde instalaren el otro equipo,
sobrescriba el archivo gestion_biblioteca.mdb.
3.- Trabajando endiferentesequipos.Suponiendoque se capturandiferenteslibrosendiferentes
computadoras, para “juntar” la información puede:
a. Si están conectados en red, basta compartir la carpeta Biblioteca 2000 y acceder todos por ahí.
Access no tolera muy bien el trabajo en red, pero si no son muchos usuarios a la vez debe
funcionar.
b. Copiar los archivos de cada equipo, gestion_biblioteca.mdb, renombrándolos para que no se
sobreescriban:
gestion_biblioteca.mdb
gestion_biblioteca1.mdb
gestion_biblioteca2.mdb...
DespuésabresconAccesscada uno de ellosyvas copiandoypegandotodoslosdatosde lastablas
a gestion_biblioteca.mdb que será la base de datos maestra.Es un poco delicado y tedioso, pero
funciona.
No posee módulos disponibles.
 Software de Gestión Bibliotecaria….. Colibrí: sistema de gestión integral de
bibliotecas
a) Dirección URL del Sitio Web. http://mblazquez.es/colibri/

b) Especifique si el software es de Pago o Libre : software libre
Colibríestádiseñadoparauna fácil yrápida implantaciónen bibliotecas y centros de información
con un volumenporfondode entre 1.000 y 700.000 documentos.Lafilosofía que ha movido todo
el proyecto es sencilla “hecho por bibliotecarios para bibliotecarios”, lo que proporciona una
garantía de adaptación a cualquier tipo de biblioteca. El programa está pensado para su
adaptación a futuros tipos documentales y tipos de autoridades aportando la máxima capacidad
de no hay límites en la importación y exportación de los registros bibliográficos o de la
información introducida por la biblioteca,no retiene los contenidos, respetando plenamente la
propiedadylibre disposiciónde losmismosparacon subiblioteca,ofreciendounalibertad similar
a la de cualquier programa de código libre. Adoptando la máxima Capacidad descriptiva posible,
inspirada en las normas MARC, ISBD, ISAD-G e ISAAR-CPF.
Cuentacon un modelode especialización de la catalogación ahorra tiempo y mejora la capacidad
de recuperaciónde losdocumentos.Asípues,esposible catalogarde formaespecializadaActasde
congreso, Seminarios, Jornadas, Audiovisuales, Catálogos, Folletos, Fotografías, Informes,
Legislación, Manuscritos, Mapas, Monografías, Obras de referencia, Publicaciones periódicas,
Recursos web. no sólo integra las funciones propias de un SIGB, también incluye la página de
portada de la propia biblioteca y un acceso preferente al OPAC, reduciendo notablemente el
número de clickks necesarios para acceder al catálogo y a la información importante.
Actualizaciones versión 2.1
Catálogos colectivossindicados.Recuperaciónde registrosbibliográficosmediantesindicación de
contenidos, transferencia y consulta colectiva.
Protocolo Z39.50. Se incorporan funciones de recuperación y pre-catalogación.
Importación y exportación de registros en formato MARC y MARC-XML
Actualizaciones versión 2.2
Módulode adquisiciones.Permitirárealizarunaprevisión de documentos para su adquisición en
forma de compra, donación, intercambio, con el consiguiente control presupuestario, de
proveedores, recepción e integración en la colección.
Los módulos del gestor de bibliotecas Colibrí. Se muestran algunas de las pantallas
correspondientes a los módulos de configuración, de gestión de usuarios y administradores,
mantenimiento, migración, precatalogación, registro, catalogación, autoridades, clasificación,
circulacion, DSI y OPAC.
Colibrí: sistema de etiquetado y signaturización: El sistema de gestión de bibliotecas Colibrí ha
sidodiseñadoparafacilitarlostrabajosde etiquetadoysignaturización,permitiendoque cualquier
biblioteca pueda generarlos en hojas de etiquetas normalizadas.

Requerimientos del sistema. Servidor Apache2+ PHP5+ MySQL5+ (Por ejemplo una distribución
AppServoXamppcon libreríasbásicasposibilitaría su perfecto funcionamiento) Multiplataforma
Windows, Linux, MacOS.
Módulode pre-catalogación.La pantalla de pre-catalogación permite la recuperación inmediata
de la información del documento sólo con la lectura del código de barras
Módulo de registro. Emulación de un libro registro de biblioteca con todos los documentos pre-
catalogados, catalogados y registrados. Posibilita la edición de los registros, la catalogación,
duplicación, eliminación, vinculación y recuperación de cualquier documento.
Módulo de catalogación. Permite la visualización y catalogación de todos los tipos de
documentos,relaciónde registrosvinculadosycopias,localizacióntopofotográfica,signaturización
automática y recuperación a texto completo.
Módulo de publicaciones periódicas. Catálogo de publicaciones periódicas, edición multinivel,
catalogación de ejemplares, análisis documental de artículos, vaciado de revistas.
Módulo de autoridades. Permite la descripción exhaustiva de autoridades, personales,
corporativas, familias, colecciones, congresos, editoriales, lugares y series.
Módulo de clasificación. Tesauro (Multinivel y multilingüe), clasificación decimal, sistema de
etiquetado semántico.
Módulode préstamo y circulación.Preparadopara efectuar préstamos, devoluciones, reservas y
comprobación de documentos en circulación.
Módulo de informes. Impresión de etiquetas de códigos de barras (Code39) y signaturas (con
código QR) en hojas de etiquetas normalizadas, estadísticas de distribución del fondo según
tipología documental, estados, clasificación temática, etiquetas y clasificación decimal.
Módulode configuración.Diseñadoparamodificar de forma sencilla todo el funcionamiento del
sistema de gestión de bibliotecas. Permite la edición de todas las tipologías de usuarios,
autoridades,políticasde préstamo,periodicidad,tipologíade relacionessemánticas,funciones de
autoridades,estadosde conservación,fasesde análisis,estadosde préstamos,soportes,derechos,
casuística de derechos,etc.También incluye configuración de SEO (Search Engine Optimization),
configuración de páginas de OPAC y valores predeterminados.
Módulode usuarios y administradores.Registrode usuarios, administradores y configuración de
restricciones, funciones y privilegios.
Módulode mantenimiento.Funcionesde optimización de tablas, desfragmentación, reparación,
reindexación, alfabetización, signaturización y reemplazos de caracteres.

Módulo de migración de datos. Importación y exportación en formatos CSV, SQL, XML (MARC,
MARC-XML próximamente)
OPAC. Catálogo de acceso público en líneacon sitiowebde labibliotecaintegrado.Triplemétodo
de visualización. Sistema de filtrado según tipología documental, tipología de autoridades,
autoridadesyclasificación. Incluye enlace y código QR con permalink. Permite la exportación de
registros marcados, citas y referencias automáticas.
https://www.youtube.com/watch?v=hQEOMukdnzA
2. Seleccione y describa 3 SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL atendiendo a los
siguientes apartados:
 software de gestión Documental: DIGIARCH para Archivos
a) Dirección URL del Sitio Web. http://www.digibis.com/software/digiarch
DIGIARCH es una aplicación que permite la descripción de fondos archivísticos en un entorno
normalizado basándose en la norma ISAD(G) y estableciendo una relación jerárquica entre los
diferentes elementos descritos: fondo, secciones, series, expedientes, etc.
Incorpora la modalidad DIGIARCH WEB que permite la gestión de metadatos normalizados,
descripciones archivísticas y objetos digitales a través de ISAD(G), ISAAR(CPF), EAD, EAC, METS,
ALTO, PREMIS, ESE 3.4.1 (Europeana Semantic Elements), EDM 5.2.6 (Europeana Data Model) y
LOD (Linked Open Data).
DIGIARCH está dirigido a archivos físicos y archivos virtuales interesados en la gestión,
recuperaciónypreservaciónde materialesarchivísticosenun entorno digital vinculado y abierto.
Funcionalidades básicas: Catalogación adecuada al formato ISAD(G), Descripciones
multinivel. Cuadros de clasificación (DIGIARCH permite determinar el nivel de descripción
que ocupa un documento dentro del fondo), Parametrización (permite la creación de
plantillas para cada nivel de descripción, en las que se definen los campos específicos, su
orden de aparición y el aspecto del formulario de introducción de datos), Descriptores

(el control de términos clave mediante descriptores, lo que posibilita normalizar los nombres
de Lugares, Personas, Entidades, etc. Permite definir un número ilimitado de tablas de
descriptores en las que el usuario especifica si es posible añadir más de un descriptor).
Cambios masivos (permite realizar cambios en bloque tanto en el nivel de descripción como
en los campos de las descripciones).
Auditoría de cambios Herramienta que permite conocer cualquier acceso y actividad
efectuada dentro del sistema DIGIARCH.
Herramientas externas : incorpora las siguientes herramientas adicionales: Transformación
de imágenes, Calcular tamaño de estructura, Comprobar paginación, Exportación medios
offline, Importar desde Access.
Exportador / Importador EAD permite la exportación e importación ficheros codificados en
EAD (Encoded Archival Description) lo que amplía las posibilidades de integración de
DIGIARCH con otros sistemas.
Consulta permite realizar la consulta a través de diferentes modalidades: Navegación a través
del cuadro de clasificación, Búsqueda por campos sin ser necesaria la indexación previa,
Búsqueda a texto libre permitiendo buscar por cualquier palabra.
Aplicación de escritorio DIGIARCH WEB (para digitalización, adquisición y circulación)
WindowsXP,Windows 7 o Windows 8, 32 o 64 bits. 1 GB RAM al menos 10 GB de espacio libre en
disco.
Módulo de gestión, selección, transferencia y expurgos. (Realiza las funciones básicas de un
sistema de transferencia desde cualquier nivel del archivo, gestionando las entradas, salidas y
expurgo del material disponible en el sistema).
Módulo de circulación y usuarios (trazabilidad)(Posibilita la gestión de usuarios compartida con
el módulode descripciónarchivística. Dispone de opciones para fijar las capacidades de consulta
de cada usuario y perfil de usuarios. Permite el control y gestión de todas las actividades
relacionadas con la circulación de los fondos) .
Módulode gestiónde objetos multimedia permite lagestiónde gruposde objetosmultimedia de
formacompletamente integradaenel módulode descripción.Lasseries,subseries o documentos
que dispongande informacióndigital asociada(bienseanimágenesoarchivossonoroso de vídeo,
etc.)

 software de gestión Documental: Gestión Documental Inteligente
a) DirecciónURL del SitioWeb.http://www.athento.com/gestion-documental-inteligente/
b) Especifique si el software es de Pago o Libre: pago
Un software de gestióndocumental esunaaplicacióninformáticaque permite el manejo,gestión,
conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos. Athento -Smart Document
Management- permite alasempresasautomatizarprocesos relacionados con la captura, gestión,
almacenamientoydistribuciónde documentos.A diferenciade otrossistemas,Athento permite a
las compañías contar con un proceso de Enterprise Content Management integrado en sus
diferentes fases.
Con Athento, una empresa puede obtener la funcionalidad de un potente sistema de gestión
documental, más toda la funcionalidad de un sistema de captura y la posibilidad de, mediante
módulos, cubrir también necesidades específicas de Distribución, Preservación y Gestión de
Procesosde Negocio -BPM-.Paralasempresas,estosignifica una reducción importante de costes
y un sistema de gestión documental global robusto e integrado en su sistema de información.
Athentohasidodesarrolladomediante módulos. Sus dos módulos fundamentales son el módulo
de Captura y el módulo ECM. Estos dos módulos, integrados de forma nativa, pero
independientes,cubrenlasfasesde Captura,Almacenamiento,Gestión y parte de la Distribución.
Para el resto de fases o desarrollo de disciplinas específicas dentro de las fases (como el caso de
BPM), Athento aporta una plataforma que provee servicios modularizados que pueden ser
utilizadosparalacustomizaciónde laherramientaolasatisfacciónde necesidadesmásespecíficas
de Distribución, Gestión de Records, o Business Process Management por ejemplo.
Al trabajar con Athento,losdocumentosy otros contenidos o activos digitales tienen un ciclo de
vidadentrode las organizaciones.Este ciclode vidaempiezacuandose crean o se reciben nuevos
documentosyhasta sufinal destrucciónoalmacenamientopermanente. La gestión adecuada del
contenido a través de todas sus fases garantiza la adecuada preservación de la información del
negocio y la capacidad de las compañías de explotar esta información.

1. Reducción a 0 del tiempo en entrada manual de metadatos: Extraer información del
contenidodel documentoyutilizarlaparaidentificar,describirydistinguir un documento
ocupa el tiempo de los trabajadores cuando podría hacerse de forma automática.
2. Reducción a 0 del tiempo dedicado a la clasificación de documentos: Identificar el tipo
de activo digital que estamosmanejandoyguardarloensurespectivaubicación,no tiene
que ser una tarea realizada por personas.
3. Hacer llegarla informacióna quiénla necesita: Ya sea dirigiendodocumentosatravésde
un flujode trabajo o enviandoinformación extraída de documentos a sistemas externos
como SAP, Navision, Open Bravo u Open ERP.
4. Eliminar pérdidas de tiempo en búsquedas: Conseguir que un software busque
documentos y contenidos de las misma manera en que lo haría un humano, gracias a
la semántica, significa búsquedas más precisas y por lo tanto, menos tiempo
desperdiciado.
https://vimeo.com/59648736
Se ve los siguientes módulos.
Captura de documentos con Athento OCR
Autoetiquetado Semántico: Una etiqueta es una palabra que usamos como categoría para
agrupar documentos o contenidos relacionados. En los sistemas ECMnos sirven para conseguir
una taxonomía de documentos. Con Athento, las etiquetas se generan de manera automática
gracias a la Semántica.
Autoetiquetado en Alfresco : Gracias a su arquitectura, es posible integrar funcionalidad de
Athento con otras plataformas ECM como Alfresco. En este vídeo se puede ver la extracción
automática de etiquetas del contenido de un documento.
AutoetiquetadoenBox Gracias a suarquitectura,esposible utilizarlosserviciosde Athento como
el autoetiquetado desde plataformas como Box. Veámoslo en acción.
Extracción automática de datos: Athento permite la extracción de datos contenidos en
documentos. En este vídeo verás cómo se extraen datos y se detecta el tipo en documentos
nacionales de identidad de España.
Configuraciónde templatespara extracción de datos: Los usuariosnotécnicospuedenconfigurar
templates o plantillas para la extracción de datos. En este vídeo verás cómo se configuran
plantillas para la extracción de datos en documentos nacionales de identidad de España.
Clasificación automática de documentos con Athento. Se ve cómo se clasifican documentos de
formaautomática.La tecnologíainteligente de Athentopuedeserentrenadapara reconocer tipos
de documentos cada vez con mayor precisión.
Firma digital de documentos: ver cómo es posible firmar documentos digitalmente.

Pasos para digitalizar con éxito: tener un proyecto de captura exitoso. En este vídeo podrás ver
además, cómo Athento auto clasifica documentos y extrae datos de ellos.
Las características del ciclo de vida de los documentos
Qué es el Enterprise Content Management
Los módulos de Athento para cubrir las fases del contenido
Por qué Athento Athento ECM es una versión modificada de Nuxeo Enterprise Plataform,
una popular plataforma de gestión documental Open Source.
Athento ECM añade funcionalidad al repositorio y mejora aspectos de la plataforma que le dió
origen.
El gestor documental está disponible en una oferta Cloud, así como en modalidad Enterprise.
Adicionalmente, Athento ECM ofrece plena integración con el motor de captura inteligente de
documentos, Athento Smart Engine.
y no otro software de Gestión Documental
software de gestiónDocumental:
Zaffiro EDM
Enterprise Document Management
Software para la Administración Electrónica de Documentos
a) Dirección URL del Sitio Web. http://www.csaltda.com/zaffiroedm.aspx
b) Especifique si el software es de Pago o Libre: software pagos a bajo costo.
Zaffiro EDM, es un software de Administración de Documentos de clase mundial, que
permite gestionar los activos de información de manera eficiente, simple y segura.

Provee unambiente centralizadoaltamenteescalable,de arquitectura abierta 100% WEB-
Base, que además es seguro y fácil de usar.
Su interfaz intuitiva facilita su uso y aprendizaje. Los usuarios autorizados podrán crear,
editar, consultar, buscar y compartir documentos en su formato nativo, así como
administrar las seguridades y el acceso a sus propios documentos.
Si usted trabaja en documentos de texto, gráficos como video; Zaffiro EDM puede
administrar cualquier tipo de documento o archivo en su formato nativo. Maneja
múltiples versiones de documentos, permitiéndole revertir a su versión más reciente,
comparar versiones, manteniendo siempre la integridad de los documentos, también
permite gestionar y compartir información de diversos orígenes: Imágenes escaneadas,
documentoselectrónicos,documentosPDF,páginasWebycorreoelectrónico,ocualquier
otro formato de archivo existente.
La arquitecturadistribuidade ZaffiroEDMle permite instalarlosdiferentes componentes
del sistema a través de múltiples servidores y lograr balancear la carga. Usted puede
utilizar cientos de servidores para administrar su información con rapidez y confianza.
provee acceso controlado a documentos y Carpetas en niveles sin precedentes.
Grupos o individuospuedenserfacultadosparaadministrarsupropioentorno,incluyendo
la seguridad de carpetas y documentos.
Ofrece herramienta para buscar documentos instantáneamente.
Indexado automático: Proceso de background, lo cual mejora grandemente las
capacidadesde búsqueda. Usted podrá hacer búsqueda de documentos por palabras del
contenido o por meta información, tal como autor, intervalos de fecha, estado del
documento, palabras clave, tipo de documento, tamaño, entre otros.
Búsquedaavanzada:ConZaffiroEDMes posible generarbúsquedassimplesocombinadas
por diferentes campos de indexado. Hasta es posible integrar diferentes tipos de
documentación en una misma consulta, lo que facilita la búsqueda de la información.
La herramienta Zaffiro BPM (Business Process Management) es un método eficiente de
alinear una organización con los deseos y necesidades de los clientes. Se trata de un
enfoque holísticode gestiónempresarial que promueve laeficaciaylaeficienciaal tiempo
que luchapor la innovación, la flexibilidad y la integración con la tecnología. Zaffiro BPM
cuenta con:
Modeladorgraficode losprocesos - que permite unmodeladoanivel de los participantes
en el proceso de negocio sin necesidad de entrar en código informático, lo que dota de
una gran simplicidad al sistema. Simulador de los procesos de cara a la eliminación de
riesgos en la puesta en producción de los mismos.
Monitoreo del proceso de negocio - Herramienta de control del proceso para una
reingeniería y optimización continúa.
La Compañía de Servicios Archivísticos y Tecnológicos Ltda., ha desarrollado Zaffiro ECM
Software parala Administraciónde ContenidoCorporativo(control de inventariosfísicos y

electrónicos,administraciónde documentoselectrónicos,procesamiento de información,
administraciónde archivoycorrespondenciaysistemasde administración de contenido),
de Administraciónde Procesosde Negocio e integradores de plataformas para la gestión
de intercambio de información.
MODULO Zaffiro CONSULTA WEB permite definir múltiples parámetros para el acceso
y control de los documentos para un usuario concurrente, y agrega poderosas
herramientasque facilitanlaexplotaciónde lainformacióncontenida.Ademáscuenta con
características especializadas para la administración segura y eficiente de la información
considerada altamente sensible.
Al instalar Zaffiro WEB usted decide donde publicar: internet, intranet o extranet,
reduciendo los tiempos que demanda el acceso y la clasificación de la documentación.
LA GESTIÓN DE REGISTROS, O RM , es la práctica de la identificación, clasificación,
archivo,conservación,yladestrucciónde registros.LaISO lo define como "El campo de la
gestión responsable de la buena marcha y control sistemático de la creación, recepción,
mantenimiento, uso y disposición de los registros, incluidos los procesos de captura,
mantenimiento de pruebas y información sobre las actividades y las transacciones en
forma de registros. Permite las siguientes tareas sobre los registros:
* Establecimiento de políticas y normas.
* Asignación de responsabilidades y autoridades.
* Establecimiento y promulgación de procedimientos y directrices.
* Integración con una gama de servicios relacionados con la gestión EDM y el uso de
registros.
* Integraciónde lagestiónde expedientesen los sistemas de negocios y procesos (BPM).
LA HERRAMIENTA ZAFFIRO BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT) es un método
eficientede alinearunaorganizaciónconlosdeseosynecesidadesde losclientes. Se trata
de un enfoque holísticode gestiónempresarialque promueve la eficacia y la eficiencia al
tiempoque luchaporla innovación,laflexibilidadylaintegraciónconlatecnología.Zaffiro
BPMcuenta con:
ModeladorGraficode los Procesos - que permite unmodeladoanivel de losparticipantes
en el proceso de negocio sin necesidad de entrar en código informático, lo que dota de
una gran simplicidad al sistema.

Simuladorde los procesos de cara a la eliminación de riesgos en la puesta en producción
de los mismos.
Monitoreo del proceso de negocio - Herramienta de control del proceso para una
reingeniería y optimización continúa.
B. PRACTICA OPENBIBLIO
Openbiblio es un SGB (Sistema de Gestión de Bibliotecas) de opensource indicado para la
automatizaciónde pequeñasbibliotecascuyovolumen no exceda de los 10.000 ejemplares. Dada
su sencillez,laconvierteenunabuenaherramienta de instrucción y práctica, previa al estudio de
sistemas más complejos. Para tomar conciencia de las características de un sistema de gestión
bibliotecario, se propone la siguiente práctica consistente en los siguientes apartados:
En el siguiente videoencontraranla explicación del funcionamiento de Openbiblio realizado por
una estudiante del programa: https://www.youtube.com/watch?v=C8aKVO9yrns
Ustedespueden realizar la práctica sobre este sistema a través del siguiente link destinado para
realizar prácticas en OpenBiblio. http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1
login:admin
password:admin
Por lo que aprenderán aspectos relacionados con: Cómo crear nuevos usuarios (socios) de la
biblioteca en Openbiblio, Cómo generar registros bibliográficos completos (Nuevo Material), 3.
CómoPersonalizarel sistema(cambiar apariencia), Cómo darle un nuevo nombre a la Biblioteca,
Cómo Crear un nuevo tipo de Socio, Cómo Crear una nueva colección.
Una vez tengan un acercamiento real con este sistema, se propone adjuntar evidencias de su
práctica en este sistema sobre los siguientes aspectos:
PRÁCTICA EN BIBLIOTECA EN OPENBIBLIO
INGRESO A LA PAGINA OPENBIBLIO
Se escribe el usuario: admin y Contraseña :admin para poder ingresar.

Entra y CREARNUEVO USUARIO o
NUEVOSOCIO
Aparece el REGISTRODEL NUEVO USUARIO se le da ENVIAR.
Aparece uncuadro con losdatos del socioal frente otrocuadro donde estalosprestamos:
material,cantidadylímite.Enla parte de abajo estaun cuadro de préstamodonde se coloca
códigode barras si no se sabe enla opción BUSCAR para escogeruno,TITULO, AUTOR, del libro.
Se puede solicitarPRESTAMOescribiendoel códigode barras, se daclickkenBUSCAR se parca
PRESTARcuenta con otra barra donde estáel MATERIAL ACTUALMENTE PRESTADO si tiene ono.
En la CONSULTA con el códigode barras buscary se da RESERVAR.

En la parte de abajo estáel cuadritosi tiene MATERIALACTUALMENTE EN RESERVAR,se hace de
la mismaforma.
Para ingresara PRESTAMO para verificarque estaenlabase de datos con el númerode carnet o
apellido,se daBUSCAR.
http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1/circ/mbr_view.php?mbrid=137&reset=Y
APARECEREGISTRADONUESTRO USUARIO
Tambiénse encuentralaopciónde DEVOLUCION al lado izquierdoenrojose va a buscar por título
o autor.

DEVOLUCION
Aparecenloslibrosdevueltos
http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1/circ/checkin_form.php?reset=Y
CATALOGACION
Al ladoizquierdoencontramos:buscarmaterial,nuevomaterial,subirdatosmarc.
En la barra de BUSCAR BIBLIOGRAFIA PORCODIGOSDE BARRASse escribe yse le da en BUSCAR
el cual sale unlistadode loslibros paraescogerel que se quiere puede serpor: Autor,Materia,
colección,numerode entrada.
BUSCAR BIBLIOGRAFIA PORFRASEDE BUSQUEDA se da clickk enla flechadonde se despliegaun
índice de parabra clave se escoge unay se da buscar. Sale losRESULTADOS DE LA BÚSQUEDA
como lodemuestraenlaimagen.

En el CATALOGOAL ACCESOAL PÚBLICO ONLINE(OPAC) podemosbuscarbibliografíaporfrase de
búsqueda desplegandolaflechase escoge unayde da BUSCAR
http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1/shared/biblio_search.php
ADMINISTRACION
Encontramosvariasopcionesparaentrar: administraciónbibliotecarios( personal).Configuración
de la Biblioteca,tipo de Miembros,Tipode Material,Colecciones,GestionarPrivilegios,Temasde
Diseño,etc.
Al entrar en ADMIN BIBLIOTECARIOSse ve unatabla de losMIEMBROOS DEL PERSONALcon su
función,apellido,nombre,nombredel usuario,autorización,suspendido.

Entramosa otro sitiode losquese encuentraamano izquierdaenente casoTIPOSDE MATERIAL
donde se puede agregarAÑADIRNUEVOTIPODE MATERIAL en latabla que aparece debajo.
Vamosa entrar ahora a COLECCIONESdonde podemosagregasmasover lasque existen,
podemosrevizarunaporuna de las que estanenel listado.
CREAMOS UNA NUEVA COLECCIÓN
Se va a la pestañade ADMINISTRACION enel menudel ladoizquierdobuscaCOLECCIONESda
click.Aparece unanuevapantalladonde estalascoleccionesexistentes.Enlaparte de arriba de
coleccionesencontramosAÑADIRNUEVA COLECCIÓN darclick

Aparece unanuevocuadro de AÑADIRNUEVA COLECCIÓN se diligencialosespaciosyse le da
enviar
Sale otra ventanadonde dice:Colecciones,librosde humor,hasidoañadida.DarclickenVOLVER
A LA LISTA DE COLECCIONES
Nosllevaa otra pantalladonde yaaparece incluidalanuevacolección.
Debemostenerencuentaque hayque diligenciastodo(el diaque debe serdevuelto)porque
automaticamente lanuevacolección Nopuede estardisponible.

Pasamosa TEMAS DE DISEÑOel cual podemospersonalizarlapáginaanuestrogusto. Cambiarlos
coloresde fondocambiandoel temaactual,eligiendounnuevotemayse le de ACTUALIZAR.En el
cuadro de abajoaparecerá señaladoenUSO.
Se llenatodosloscamposse da ENVIAR
Aparece nuevapantallaconel NUEVOTEMA enla barra de arribase escoge ese temaeneste caso
MAR y se da ACTUALIZAR
Da estoscoloresy luegofue modificado

INFORMES
Se presentaunaLISTA DE INFORMES:Catalogación, Circulación,estadísticas.Lascualesse pueden
entrar a investigarcadaunode ellos.
Entramosa CATALOGNGel cual tiene trestemas:Acquisition,Copysearch,Duplicatetitles.
Escogemosel primero ACQUISITION yentramosauna tablade datos. Reporte de criterios,lacual
se llenayse despliegalosdatosaescoger y se la al final SUBMIT

a. Realizar pruebassobre el funcionamiento del préstamo,las reservas, ladevolucióny las
renovaciones.Explicael funcionamientodel ciclode circulación completoen PMB
utilizandolos usuariosydocumentosexistentesosi consideranecesariopuede crearel
material ysocios requeridosparaestapráctica.
Ingresoa la plataformaPMB con la CONTRASEÑA YUSUARIO
http://blade3.uniquindio.edu.co/uniquindio1/pmb/
El funcionamientodel ciclode circulacióncompletoenPMB
 Indique las opcionesdel préstamo:por Autoro Tituloel cual se encuentrala información
endiferentesmateriales,cintasde audio,libros,cdaudio,películas,librosde cuentos,
cuentosenvideo,
 políticasdel préstamo :….
 y su gestiónhastasudevolución.:….
b. Compruebela utilidaddel módulode informesy comente qué reportes proporciona.
La utilidaddel módulode informes de PMBpodemosdarnoscuentade loque se encuentraallí
como es LAS ESTADÍSTICAS,EJEMPLARES por prestamos(actuales,grupo) yretrasos (usuarios,
fechas grupo), RESERVAS(actualesya procesar) USUARIOS (actuales,el abonocaducara
próximamente,abonocaducado,catega changer),PUBLICACIONESPERIODICAS(estadode las
colecciones,CODOGODEBARRAS(generacionlibre) TEMPORARIOS(Noticias,listade circulación,

bannettes). Esin listadomuyamplioque al desplegarcadauno de ellosnosgenerannueva
información que aparece enlaparte central de lapantallacomoes el caso que al
PERSONALIZABLEel cual genera unlistadodonde estánlossiguientestemas: sinclasificar,detalle
de listade ejemplares,de lecturas,prestamos, estadísticasde copias,estadísticasde loslectores,
estadísticasde lospréstamosal dar clickkencada uno de ellosdesplieganloslitadosque contiene
losdiferentestemasal respectoel cual al dar clickkenuno de ellosentraaotro páginade más
detalle.Comoenel ejemplo el siguientereporte:
Sin clasificar
Estadísticas:Recuentode préstamos/categorías de usuariosenunaño
Númerode préstamosporcategoría de usuariosenun año
Estadísticas: Recuentode préstamos/secciónpara un año
Númerode préstamosporsecciónpara unaño
Estadísticas: Recuentode préstamospormes
Númerototal de préstamospara unaño
Estadísticas : Recuentode usuarios/edad
Núm.de usuariospor franjasde edadenun año
Estadísticas: Recuentode usuarios/población/categoría
Númerode usuariosporpoblaciónde residenciaparaunao más categorías
Estadísticas: Recuentode usuarios/sexo/ edad
Núm.de usuariospor sexoypor franjade edadpara unaño
Estado : Recuentoejemplares/proprietario
Númde ejemmplaresporpropietariode ejemplar
Lista de ejemplare de unpropietario/estado
Lista de ejemplaresde unpropietari porestado,signatura,códigode barras,título(prácticopara
hacer listasde documentosnomarcadosantesde una importación)
Lista de ejemplaresparaunao más seccionesporpropietario
Lista de ejemplaresde unaomás seccionesparaun propietario
Lista ejemplares/estado

Lista parametradade ejempalresporestado
Lista ejemplaresparaunpropietario
Lista de losejemplaresparaunpropietarioordenadosporsignaturaycódigode barras
Lista usuarios/categorías
Lista de usuariosporcategorías de usuario,usuario
Recuentoejemplares/estado
Númerode ejemplaresporestadode ejemplar
Recuentoejemplares/propietario/estado
Númerode ejemplaresporpropietarioyporestadode ejemplar
Recuentoejemplares/sección
Númerode ejemplaresporsección
Recuentousuarios/ categoría
Númerode usuariosporcategoría
Se entra a la siguientepantalla por:Liste desexemplairesd'unpropriétaire parstatut/ localisation
/ section comose muestra.

Aparece unaserie de listadosloscualesal ingresarauno de ellosaparece estadísticas
personalizables,cuentaconunosbotonesparaDevoluciónyEjecutar
Esta tambiénRecuentode ejemplare.Propietario.Estado(Númerode ejemplaresporpropietario
y por estadode ejemplar)
EL Propietariocuentaconun Fondopropio. Aparece conla consultaensala 1 vez y documentos
enbuenestado11
Al lado izquierdonosdaunaserie de opcionesparaentrarde Ejemplares:dondeestánlos
prestamosactuales, nosmuestralosartículosatrasados, prestamos corrientesque tieneel
usuarioy unatabla donde estáel códigode barras, signatura,tipode documento,titulo,autor,
usuario,fechade préstamoyfechade devoluciónporúltimoel cuadrodonde indicalasdemoras.
¿Responde atodaslas necesidadesde unaBiblioteca?, realmentesi respondeconlasnecesidades
de la biblioteca, me pareciómuycompleto es de fácil comprensión, brinda una información muy
direccionada para seguir el proceso que se requiere.

¿Qué otros informes hacen falta?
Faltaría el informe de adquisiciones y de donaciones
c. Qué opciones de configuración y administración maneja Openbiblio.
En las opciones de CONFIGURACION que maneja Openbiblio es al entrar en la pestaña de
ADMISIONES,se buscaen el menú de laizquierdaCONFIG.BIBLIOTECA al dar clickse abre la venta
de EDITAR LOS ENTORNOS DE LA BIBLIOTECA donde podemos realizar cambios del nombre de la
biblioteca, el horario, duración de la sección, cambiar el tiempo de depuración en número de
meses y el máximo de días.
En cuanto ingresamos ala ADMINISTRACIÓN lasopcionesque manejasonmásamplias, la
podemosencontrarenlaparte izquierda dondeestánlassiguientes:
Admin.bibliotecarios CopyFields
Config. Biblioteca Tiposde material
Tiposde miembros Colecciones
MemberFields Gestionarprivilegios
Temasde diseño Ayuda
ADMIN.BIBLIOTECARIOS
Al ingresara cada uno de esostemasgenerannuevainformación

CONFIG.BIBLIOTECA TIPOSDE MIEMBROS
MEMBER FIELDS PERSONALIZACIÓNDECATEGORIASDE USUARIOS
TIPOSDE MATERIAL COLECCIONES
GESTIONARPRIVILEGIOS TEMAS DE DISEÑO

AYUDA DE OPENBIBLIO
c. Conclusióndel usode Openbiblio
El uso de Openbiblio es un sistema para bibliotecas automatizadas de una forma practica el cual
tiene un catálogo en línea (OPAC por sus siglas en inglés), una sección para préstamo,
catalogación, y la funcionalidad de administración de personal maneja las Alertas de usuario a
travésde mensajesprediseñadosrealizatambiénel Controlde las multaspordevolucióntardía de
los libros y cuenta con los modelos estadísticos para el uso de la biblioteca y el material.
Para este ejercicio, se debe presentar un informe con impresiones de pantalla
donde se comprueben los pasos realizados y la realización del ejercicio.
Para llevar a cabo esta práctica, se incluye la URL de prácticas para OpenBiblio.
http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1/reports/index.php
http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1/admin/theme_list.php
http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1
login:admin
password:admin
NOTA: QUEDA PROHIBIDO HACER CUALQUIER MODIFICACION AL USUARIO
"admin"

C. PRACTICA PMB
PMB es un sistema de mayor capacidad y complejidad que OpenBiblio, tanto en su
parametrización comoensuconfiguración.Paratomarconciencia de las características de PMB, la
toma de contacto con este sistema de OpenSource, se recorrerán las principales funciones del
programa para destacar cuáles son sus módulos y cómo están organizados. De esta forma se
tendrá una idea general de su diseño y concepción. Por tanto la práctica será un repaso
pormenorizado de su estructura.
PMB, es un sistema bien adaptado de serie, en relación a su adaptación a centros bibliotecarios
medianos y grandes, siendo especialmente eficaz en el contexto de bibliotecas universitarias y
especializadas, dadas sus capacidades de categorización, clasificación y sistema de tablas de
autoridades.
La siguiente práctica tiene como objeto la familiarización con el módulo de catálogo de PMB,
concretamente con las opciones de Registro o Catalogación de Tipos Documentales
Monográficos o denominados en la aplicación como "Documentos" en sentido genérico. Se
observaráque las PublicacionesPeriódicas gozan de apartado propio, tal y como las necesidades
de gestión y tratamiento de la documentación exigen, para evitar su mezcla con el resto de
tipologías documentales, favoreciendo a su vez su recuperación posterior.

Por otro lado,se pretende acercarel mecanismoe interrelación del módulo de autoridades y sus
principales herramientas, que influyen de forma definitiva en el registro y catalogación.
Concretamente la definición de Autores, Entidades, Categorías, Editoriales, Colecciones, Títulos
Seriados y Clasificaciones.
Finalmente,se aprenderáel funcionamientobásico de las Cestas de Categorías, como método de
agrupacióno "Clustering"de documentosque conllevanuna determinada característica. Por todo
lorelatadoanteriormente,se propone la práctica en torno a los siguientes puntos para lo cual se
recomienda que tengan en cuenta el tutorial sobre PMB dispuesto en plataforma:
1. Describe qué módulos tiene PMB y desde dónde son accesibles.
Está conformado por varios módulos que ayudan al responsable de la unidad de
información en el control de la colección y en la interacción con sus usuarios. Su interfaz
es de fácil uso, mediante su plataforma tipo Web permite el acceso tanto al área
administrativa como a la parte pública.
Para entrar al programa se ingresaconel USUARIO: admin, contraseña:admin y se le da
conexión como muestra la imagen.
Muestra lasiguiente pantalla de ingreso al programa y se ve los diferentes modulos que
contiene en la parte superios en las 6 pestañas.

Módulos de PMB
Circulación:Su cómoda interfazhace de este serviciounatareaágil y eficaz. Permite el control de
los préstamos, la identificación, ubicación y estado de cualquier publicación o usuario.
Catalogación: Un sistema de registro flexible hace de la catalogación de documentos un trabajo
sencillo y rápido. Cumple con la norma UNIMARC.
Autoridades: Posee control estricto ayudado por el sistema que permite monitorear cualquier
detalle en la normalización de su información.
OPAC: Un sistemade búsquedaenplataformaWebque permite de maneradinámica recuperar la
información, reservar libros y renovar préstamos.
D.S.I. Este módulo agiliza su servicio de alerta, para incrementar las consultas al sistema.
Informes: Cuenta con un conjunto completo de estadísticas y reportes personalizables.
Módulos adicionales
Administración de las importaciones: Este módulo permite administrar las importaciones de
datos asociados a documentos o ejemplares.
Conversiones/Exportaciones:Este módulopermite generarconversionesde diversosformatos de
archivosde registros/ejemplaresaotros formatos para exportar la base de datos PMB bajo forma
de registros.

Récolteu: Esta página le permite gestionarlasalidade importación diferentes avisos conectores.
Herramientas: Aquíencontrarádiferentesopciones. Mantenimiento de la base de datos permite
gestionar la base de datos: suprimir los registros sin ejemplares, etc.
Z39.50 Configuracióndel servidorZ3950 para importarregistros. Servidoreslistade losservidores
Z39.50 que permite añadir o eliminar servidores.
Serviciosexternos : son para funcionarvocaciónserutilizadosporlos programas demás con el fin
de interacción con PMB.
Conectores: Definir conectores aquí entrantes y salientes: conectores entrantes, categorías de
fuentes,conectores salientes,autorizaciones,configuraciónparaconectores salientes, establecer
categorías, enriquecimiento.
Copia de seguridad: Directorios de las copias de seguridad localización en el disco o ruta donde
guardar las copias de seguridad, tiene otros componentes.
Directorio de las copias de seguridad, grupos de tablas, copia de seguridad, iniciar la copia de
seguridad, copia de seguridad realizada.
Template de Mail:Esta página le permite editarplantillasde correoelectrónicoparaque el correo
Ventajas del software PMB
- Se instala en un solo computador (servidor) y se accede desde cualquier equipo a través de
Internet o intranet para administrarlo.
- Debido a su arquitectura abierta, el software libre se adapta a las necesidades de cada
institución.
- El soporte técnicocolombianogarantizasuefectividaddadoque estáavaladoporbibliotecólogos
e ingenieros nacionales.
- La plataforma es tipo Web flexible y cómoda de manejar.
Migración de información a PMB. Una preocupación recurrente cuando se migran datos a un
nuevo sistema es que la información se conserve en su totalidad, los datos se pueden migrar
desde cualquiersistema (Isis, Winisis, Mandarin, Siabuc, etc.) y garantizar que dicho proceso sea
efectivo.
2. Crear 2 Registros Bibliográficos completos, de tipo monográfico a partir del módulo de
catálogo de PMB.
 Registros Bibliográficos completos, de tipo monográfico
Se ingresa al módulo de CATALOGO y entra a registro nuevo donde aparece un
formato y se diligencia los datos.

Se da luegoGUARDAR apareciendoyaregistradoapareciendo nuevo resultado ya
el registro Bibliografico

 Registros Bibliográficos completos, de tipo monográfico
Iniciar NUEVO REGISTRO y se le da SIGUIENTE

a. Segúnse realizael procesode registro,darde alta las autoridadescorrespondientes como
autores,editores,entidades, clasificación, colecciones, etc. Describe como es el proceso
que se lleva a cabo durante el registro.
Entran a la pestañas de AUTORIDADES (Gestión de las AUTORIDADES : AUTORES)
Se escoge un autor de los que aparecen en el listado dando click sobre este de desplegando una
nueva ventana para MODIFICAR UN AUTOR.
Se modificaporun nuevoautory se llenalosespaciosdel formatoyse da clickenREMPLAZAR

Se remplaza el autor dando click el se despliega un listado de autores para escoger
Se da click en uno de ellos.
Aparece la nueva modificación y se da click REMPLAZAR
Aparece la nueva modificación
…

Desapareciendo el nombre del autor remplazado.
AUTORIDADES REMPLAZAR EDITORIALES
Muestra una ventana con un listado de editoriales se escoge una.

Enviándonos a la siguiente ventana
Se da REMPLAZAR enviándonos a la siguiente ventana.
Se remplazael autor dandoclick él se despliegaunlistadode autoresparaescoger
Se da click en uno de ellos.

se le da REMPLAZAR
Aparece la nueva editorial remplazada
AUTORIDADES REMPLAZAR CLASIFICACION

Muestra una ventana con un listado de CLASIFICACION se escoge una.
Enviándonos a la siguiente ventana
Se da REMPLAZAR enviándonos a la siguiente ventana

AUTORIDADES REMPLAZAR COLECCIONES

Se escoge la que va a remplazar
Se diligencia los campos

b. Guardada una descripción bibliográfica completa, describe que pasos se llevan a cabo
para que sea incluida dentro del catálogo de la biblioteca. (Nº de Ejemplar, Alta en el
Catálogo, Copias, Duplicados).
 Se ingresa a la pestaña de CATALOGO donde aparece un formato de primeras de
AUTOR/TITULO para llenar.
Cuenta con varios espacios vacíos.
 El primero que aparece es Todos los campos se le escribe el dato
 Título se escribe un título de una obra LA MALA HORA
 Autor Se escribe el nombre del escritor GABRIEL GARCIA MARQUEZ
 Categoría a que pertenece LITERATURA
 Tipos de documentos se despliega la flecha que está al lado y se escoge uno
TEXTOS IMPRESOS
 No de ejemplar, ISBN O EAN se le escribe el número que sabe, ejemplar
 Estado de registro se despliega la flecha que está al lado y se escoge uno
PRESTAMO RAPIDO (8).
 Se da BUSCAR
 Lo envía a una nueva ventana BUSCAR CONSULTA EXTERNA SIMPLE

Catalogo No de ejemplar
c. Introducidoslosejemplares monográficos, accede al módulo de Autoridades y completa
la información de los Autores, Entidades, Editores y Colecciones que se hayan
introducido para llevar a cabo la catalogación y registro anterior. Se advertirá que
aparecenmás camposde descripción que los que aparecen por defecto en el proceso de
catalogación.

INFORMACIÓN DE LOS AUTORES
Se diligencia el formato
INFORMACIÓN DE AUTORIDADES: CATEGORIAS

se escribe la MATERIA Y BUSCAR
INFORMACIÓN DE AUTORIDADES: EDITORIALES

INFORMACIÓN DE AUTORIDADES: COLECCIONES
Se diligencia el formato.

Aparece la información seleccionada.
Ya quedo registrado con el número de ISSN
d. En PMB es posible crear un tesauro a partir de categorías temáticas, estableciendo
referenciasde especificidad, generalidad, relaciones, reenvíos, términos aceptados y no

aceptados. Explica en qué consiste y como se crea una estructura jerárquica en el
apartado de Categorías.
La estructura jerárquica en el apartado de Categorías consiste en que se empieza por
identificar un tema en general o palabra clave, a lo partículas para que nos encamine a
temas relacionados, por ejemplo COMUNICACION
Se busca en los temas que aparece uno que se asocie al tema general para escribirlo en la
categoría o tema como es INFORMACION Y COMUNICACIÓN el cual nos encamina a otro mas
concreto que se encuentra en la base de datos.

Donde nosmuestraque existen5categorías y que Información y comunicación tiene 1 resultado
al dar click nos lleva a otra información más detallada.
Sobre el tema en encontrado COMPETENCIAS DE LA ARCHIVISTA PARA EL SIGLO XXI cada vez nos
fuimos encaminando a un tema más concreto.
3. Una vez bien determinadas y normalizadas las autoridades que se han introducido para la
descripción bibliográfica de las monografías, conviene establecer diferentes tipos de Cestas de
Categorías;dichoelemento,permiteagruparregistrosbibliográficos de la colección o el fondo de
la biblioteca a partir de un factor o aspecto determinado. Por ejemplo libros relacionados con
DocumentaciónGeneral,recientementecatalogados,oel compendioglobal de libros registrados.
a. Realiza una consulta de los libros que has catalogado e inclúyelos en la cesta de "REGISTRO
GENERAL". Para ello utiliza la ventana de consulta del módulo de catálogo y una vez localizado
cada libro, agrégalo a dicha categoría. Explica brevemente el proceso.

b. Como es Lógico, no siempre encontraremos una cesta que se adapte a los contenidos del
documento. Las cestas son métodos de agrupación de documentos que cumplen una serie de
características, por ello suelen ser programados a modo de filtros para localizar solo los
documentosyregistrosque cumplanunasdeterminadas características, por tanto, crea una cesta
Que novedades bibliográficas en la que puedan encajar los registros que has creado
anteriormente.

4.Conociendo los fundamentos del proceso de catalogación con PMB, se abundará en las
tipologías documentales de aquellos materiales seriados, o más comúnmente denominados
publicaciones periódicasorevistas.Finalmente sobre una colección de revistas y monografías, se
requerirá la introducción de usuarios y categorías de usuarios utilizando para ello el módulo de
circulación.
Culminado este punto, se propone realizar pruebas sobre el funcionamiento del préstamo, la
devolución y las renovaciones. Para complementar se abundará en las funciones del módulo de
informes que están relacionadas con la circulación y las estadísticas de uso de los documentos.
a. Crear 1 RegistrosBibliográficosGeneral completo,de tipo seriado a partir del módulo de
catálogo de PMB, con al menos 3 ejemplares y 1 artículo descrito para cada uno de ellos.
Normalizar las autoridades que sean necesarias y explicar los cambios que existen de
catalogar una monografía a una revista.
b. Registros Bibliográficos ejemplar

 Registros Bibliográficos ejemplar
 Registros Bibliográficos ejemplar

 Registros Bibliográficos articulo
c. Crear 3 usuariosficticiosenel módulode circulaciónyadscribirlosa un grupo de usuarios.
Si no existiera, créese uno nuevo e introdúzcalos.
d. Explicael funcionamientodel ciclode circulacióncompletoenPMButilizandolos usuarios
y documentos creados. Indica las opciones del préstamo, políticas del préstamo y su
gestión hasta su devolución.
La necesidad del usuario por adquirir información
Acercarse al funcionario de la biblioteca para que realice la búsqueda

El funcionario encargado verificara si se encuentra en biblioteca o está en calidad de
préstamo.
Solicitud de palabra clave para realizar la búsqueda
Ingresar al sistema de PMB y verificar el estado si está el libro a disposición
Si el libro se encuentra se realizara la búsqueda por medio del código de clasificación
Dewey localizándolo en físico si se encuentra.
Se lleva el libro y por medio de un código de barras se registra en el sistema.
El sistema aprobara el préstamo y el tiempo de devolución.
d. Compruebala utilidad del módulo de informes y comenta qué información relacionada con la
circulaciónylosusuarios es capaz de aportar. Informes de uso, préstamo, etc. Extrae un ejemplo
de cada informe relacionado en el que se pueda ver la información de prueba que se está
utilizando.
¿Responde a todas las necesidades de una Biblioteca?
Si responde a todas las necesidades por que brinda el servicio adecuado dando abarcando todos
los campos que se maneja en una biblioteca universitaria y especializada.
¿Qué otros informes hacen falta?
Realmente está muy completo en los informes
5. Realizar Conclusión del uso de PMB
Es un software muyespecializadoparabibliotecasel cual sirve para organizar la información, que
cubre todas lasnecesidadesque se requiere para el buen desarrollo y ayuda agilizar los procesos
de búsquedaespecialespara centrosbibliotecariosmedianos ygrandes,siendo muy eficaz en lase
bibliotecasuniversitariasyespecializadas,dadassuscapacidadesde categorización,clasificación y
sistema de tablas de autoridades.
6. Realizar Cuadro comparativo de OpenBiblio y PMB.
OPENBIBLIO PMB
Es un SGB (Sistemade Gestiónde Bibliotecas)
de opensource indicadoparalaautomatización
de pequeñasbibliotecascuyovolumenno
excedade los10.000 ejemplares.
OpenBiblioesunabibliotecayde aplicaciones
webde códigoabiertopara la ejecuciónde un
departamentode catalogaciónybibliografía
para obras culturales(libros,música,películas,
PMB es un sistemade mayorcapacidady
complejidad.
Es eficazenel contextode bibliotecas
universitariasyespecializadas,dadassus
capacidades de categorización,clasificacióny
sistemade tablasde autoridades.
Cuentacon seismódulos

etc.).
Cuentacon cuatro módulos :
PRÉSTAMO: administrarlosdatosde lossocios.
 Administraciónde socios(añadir
nuevos,buscar,editar,borrar)
 Préstamos, reservas,cuentase historial
de lossociosde labiblioteca
 Registrosde bibliografíaydel carritode
reposiciónenestantería
CATALOGACÍÓN:Administraciónde datos
bibliográficos.
Administraciónbibliográfica(nuevo,buscar,
editar,borrar).
ADMINISTRACIÓN: Administración de
bibliotecarios y de datos administrativos.
 Administración de bibliotecarios
(añadir nuevos, editar, cambiar
contraseñas, borrar)
 Configuración general de la
biblioteca
 Lista de colecciones
 Lista de tipos de material
 Editor de temas de diseño
INFORMES:
Ejecutan informesapartir de losdatos de la
biblioteca.
 Informes.
 Etiquetas.
CIRCULACION:Prestarun documento,
Devoluciónde documentos ,Gruposde
usuarios ,Nuevousuario ,Visualización
Reservas
CATALOGO:Tiene pararealizarbúsqueda,
Documentos,publicacionesperiódicas,cestas,
estanterías, Z39.50 espara buscar e incorporar
registrobibliográficos
AUTORIDADES:Autores, Categoría,Editoriales,
colecciones,subcolecciones, Títulosseriados,
clasificación.
ADMINISTRACIÓN:Ejemplares,Registros,
Usuario, Cuotas, Administradores,importación
Conversionesde archivosexternos,
Exportaciónde labase de datos,Herramientas
Mantenimientode lade labase de datos,
9. Z39.50, Copiasde Seguridad
INFORMES:Activaciónde laD.S.I.
Cestas,Ecuaciones,Difusión,Clases,Fuente
RSS.
DIFUSIÓN SELECTIVA DE LA INFORMACIÓN
(D.S.I.):
esun servicioque consiste enhacerllegaralos
usuarios,regularmente,losresultadosde un
perfil de búsquedapersonalizada.
 Difusión
Permite realizarlos envíosde correos
electrónicosalosusuarios
 Cestas
Las cestasson esdonde se archivanlos
registrosotodo aquelloque se quieraenviar.
 Ecuaciones
Les ecuacionespermitenllenarlascestas.
 Clases
Las clasespermitenorganizarlascestasylas
ecuaciones.
ADMINISTRACION
El apartadoejemplaryregistrospermite definir
losparámetrosde la aplicaciónrespectoalos
préstamosylas estadísticasde losdocumentos.
 Usuarios
Permite configurarlosparámetrosasociadosa
la creaciónde un usuario:categorías y códigos
estastíscos.Este apartadopermite también

importardatosexternosde usuarios.
 Administradores
Genera los identificadoresonombresde
usuarioy losderechosasociadosacada
administradordel sistema.Laconfiguración
permite diferenciarentre aquellosusuariosque
puedenrealizaroperacionesde préstamo,
aquellosque puedenaccederal módulode
catalogacióny para estosúltimos,aquellosque
estánautorizadosa crear autoridadesylosque
no.Utilice este apartadotambiénpara
gestionarlascontraseñasyde los
identificadoresde conexión.
 Herramientas
El apartadoherramientascontieneunconjunto
de funcionesque facilitanlastareasde
administraciónde labase de datos.Le
sugerimoshacercopiasde seguridad
periódicamente.
http://blade3.uniquindio.edu.co/uniquindio1/pmb/admin.php?categ=
Para llevar a cabo esta práctica, se incluye la URL de prácticas para PMB.
http://blade3.uniquindio.edu.co/uniquindio1/pmb/
login:admin
password:admin
Para este ejercicio, se debe presentar un informe con impresiones de pantalla que comprueben
los pasos realizados y la realización del ejercicio.
D. PRACTICA ORFEO
Realizar un completo informe sobre las funcionalidades que proporciona este software, sus
Características básicas,describael procesopara lagestióndocumental yconfiguracióngeneral del
sistema. El informe debe realizarse mediante evidencias (imágenes) recolectadas al realizar la
Práctica.

Para este trabajo Práctico, usted debe ingresar a la versión demo:
http://demo.orfeogpl.info
login: capacit3
password: 123
Orfeo es un sistema de Gestión Documental y de procesos desarrollado inicialmente por la
Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado como
software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creación
colectiva.
Permite la incorporar la gestión de los documentos a los procesos de la cualquier organización,
automatizandoprocedimientos,conimportantesahorrosentiempo,costos y recursos tales como
toners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control sobre los documentos.
Ademásde laSSPD,Orfeoestásiendoutilizadoy/oimplementadoenunsin número de entidades
tanto públicas como privadas que reúnen ya más de 15000 usuarios y está siendo estudiado su
uso por parte de entidades y organizaciones en otras partes del mundo, gracias a su filosofía de
Software Libre.
Software Orfeo SGD que tienen a disposición
TRD y Expediente Multiple
Fuentes estabilizadas Orfeo-3.7.2-skn3
Fuentes módulo de Consulta Web
Manual del módulo Consulta web
Ciclo de Pruebas para el módulo de Consulta Web
Alertas para los agendados vencidos
Alertas para los documentos vencidos por TRD
Alertas para los documentos vencidos por flujo
Fuentes estabilizadas Orfeo-3.8.0-skn1 desde skina
Fuentes estabilizadas Orfeo-4.2-skn1 desde SkinaT
SkinaScan PPE (Digitalizador)

SkinaScan PPE v. 2.0
Manual de Usuario SkinaScan 2.1
Manual de Instalación SkinaScan 2.0
Skinascan 2.0 en ZIP
SkinaScan 3.0
Manual de instalación Skinascan 3.1
SkinaScan PPE 3.5
En los módulos disponibles cuenta con ciertas características de su uso.
Radicación de entrada
Por mediode este módulo,se recibentodoslosdocumentosde laentidad,estossonprocesadosy
enviados a su destino inicial (jefatura de cada dependencia). En este proceso se digita la
información básica del documento, al cual se le asignará un archivo digital (imagen escaneada).
Módulo de digitalización
Es una aplicación cliente servidor que digitaliza los documentos recibidos y los asocia al registro
creado desde el módulo de radicación de entrada.
Interfaz de Usuario Final
El cliente esunaherramientade usointuitivosimilaraun Web-Mail. La herramienta le permite al
usuario administrar diferentes carpetas predefinidas o personalizadas, donde se almacenan sus
documentos de trabajo.
Gestión del Documento
A través de este módulo, se puede conocer en detalle información del documento, el flujo de
trabajoque ha tenidoéste desde suingresoal sistema,se puedenmodificaralgunosdatosiniciales
del registro, tipificarlo, clasificarlo y asociarlo a las tablas de retención documental relacionadas
con las funciones y procesos de la entidad.
Radicación de Salida
La radicaciónde salidaesunmódulo que puede ser utilizado para dar respuesta a un documento
de entrada o para generar una comunicación nueva. Estos documentos de salida pueden ser
notificaciones, pliegos de cargos, y otros producidos por la entidad.

Otra funcionalidadde este móduloeslade generaciónde documentosde salidaen forma masiva,
utilizando documentos elaborados con formatos .odt ó .doc y un archivo asociado .csv,
Radicaciones de Documentos Adicionales
Orfeo permite que cada entidad parametrize los tipos documentales que quiere que el sistema
maneje, controlando las secuencias como la entidad lo estime conveniente. Ej. Resoluciones,
Circulares, Memorandos, etc
Traslado de Documentos
Los documentosse puedentrasladarde unusuarioa otro con niveles de control definidos por las
áreas que se establezcan.Entre estostraslados,se incluye el envío de correspondencia que tiene
origen cuando son radicados documentos para salida, estos pasan a una carpeta predefinida
llamada impresión, a la cual una o varias personas que tienen este permiso lo imprimen y lo
envían al área de correspondencia para su trámite respectivo.
Archivo y Préstamo de Documentos
Este módulo permite procesar las solicitudes de documentos físicos, para entregarlos a los
funcionariossolicitantes,controlandode estaformadonde está cada documento y el tiempo que
dura en poder de los funcionarios, a través de diferentes reportes. Clasificar los documentos
físicos dependiendo de los datos ingresados por el usuario.
Consultas
Permite a los usuarios consultar cualquier documento, a través de diferentes mecanismos de
filtrado, dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario que efectúa la consulta.
Estadísticas y Reportes
Se pueden obtener reportes para establecer el nivel de rendimiento en los diferentes procesos
como Número de documentos radicados, digitalizados, trámite en dependencia, radicados
actuales sin tramitar, etc. los cuales permiten detectar posibles retrasos durante su trámite y así
establecer unos niveles de control y posibles contingencias de ser necesario.
Expedientes Virtuales
El módulode Expedientesvirtuales que permite a los usuarios observar en línea las imágenes de
los documentos que reposan en el archivo físico cumpliendo con el principio de orden y
procedencia, es decir que se conservan en el orden en que suceden los hechos. Con esta
funcionalidad se logra que la unidad documental o expediente virtual se conserve en el mismo
orden del expediente físico, se logra la aplicación dinámica de las Tablas de Retención
Documental,haciendopartícipe alosproductoresde documentosdentrodel procesodocumental.

Flujos de Trabajo y Procesos(Work Flow)
El módulode Flujos de Trabajo (WorkFlow), permite realizar seguimiento, generar estadísticas y
alertas sobre cada uno de los procesos que se manejan en la entidad. Estamos empezando a
desarrollarherramientasque integranlosdocumentosyexpedientesvirtualesa Procesos. De esta
manera Lograr Convertir a Orfeo en una Herramienta de Gestión por Procesos (BPM).
InterOperabilidad con otros aplicativos (WebServices)
Móduloque garantizainteroperabilidaddel OrfeoconotrasHerramientas.De estamanerase lleva
a Orfeo a un sistema Orientado a los Servicios. Las aplicaciones externas podrán enviar datos o
variablesque requieraorfeoparagenerar Radicados, Expedientes, Adjuntar Archivos, etc.. En las
versiones a partir de 2008 , se encontrara disponible la implementación de Webservices y
formulariosde variables dinámicos que permitirán que Orfeo almacene y comparta información
de variables que requieran los Procesos que se generan en la aplicación.
Módulo de Manejo de Plantillas en ODT y XML
Este módulopermite aprovecharlaventajade documentoestándarde formatoabierto(Conforme
a los estándaresISO),haciendoposibleeditarel documentoenmúltiplesherramientas ofimáticas
como OpenOffice, Koffice, AviWord, Office, etc. Liberando al ciudadano de la adquisición de
Software para ver y editar los documentos producidos.
Tablas de Retención Documental
Esta herramienta permite realizar el cargue, ajuste y administración de las Tablas de Retención
Documental, previamente aprobadas por el AGN para cada Entidad, realizando una aplicación
dinámica con el administrador y los usuarios del sistema, con enfoque de procesos.
Consultas Web en Línea
De un aldo permite colocar en la página de la entidad formularios para recibir solicitudes o
documentación de los usuarios a través de la red de Internet, generandoles un documento (por
ejemplo un pdf), con número de la solicitud para que el usuario pueda consultar el estado del
trámite vía web.
De otra parte, es posible consultar Expedientes en línea para facilitar a terceros, previamente
autorizados, la consulta en línea de expedientes completos sin tener que dirigirse a la Entidad.
http://www.orfeolibre.org/portal/index.php/the-news/2-uncategorised/63-sgd-leermas
ya enla práctica encontramosque lasfuncionalidadesque proporcionaeste software esque tiene
para Radicación de documentos: entrada, salida y Memorandos, otro modulo es de carpetas
tiene entradas, salida, memos, Vo.Bo, devuelto, agendado, agendado vencido, informados,
transacciones,prioritarios,personales, yotras adicionalessonde consultas, plantillas radicados y
plantillas reacignados. la cual al abrir una por una lleva los registros de una forma detallada.

En el caso de salidasse abre una plantilla de verificar radicación previa – salidas el cual tiene los
siguientesdatos (referencia, No de radicado, expediente, identificación documento, nombres y
rango de fechas de radicación.
Radicaciónde salida.Donde se ubica losdatos a buscar llenando losespaciosparapoderingresar
Aparece el MODULO DE RADICACION de salida.(copia de datos del radicado) se encuentra las
fechas de radicado, se diligencia los datos personales del destinatario, se escribe el asunto, se
asigna el modo de envió, el tipo de documento, numero de folios, numero de anexos, la
dependencias y se le da radicar.
Ahora voy a entrar al módulo de carpetas entro a entradas (4) donde muestra el cuadro de
entradas de las diferentes carpetas que contiene con el número de radicado, fecha de radicado,
asunto, remitente, tipo de documento, días restantes y enviado por. El cual tiene cuatro

remitentes cuyo tipo de documentales que contiene (memorandos, solicitud de inventario
documental, informes, solicitud de papelería) esto nos permite ver que cantidad de tipos
documentales se encuentran en entradas.
Cuenta también con unos botones se TRD, incluir expediente, mover a, reasignar, informar,
devolverdocumento,Vo Bo(vistobueno),archivarel cual se utilizade acuerdoalas características
del documento.
Podemos engrasar a uno de estos documentos nos damos cuenta en que va el proceso, la
información del radicado.
.
Se puede ingresarala pestañahistóricoque esdonde podemosencontrartoda la información del
fluido histórico del documento.

Pasamos a la pestaña de documentos donde esta la generación de los documentos, aparece el
radicadodel documento, tipo, TRD,destino, tamaño, solo lectura, creador, escripción, anexados,
numerado y acción. Si le damos clickk en anexar archivos habre otro cuadro.
Cuadrode descripcióndel documentoconsurespectivainformación,el cual se le puede actualizar
o aceptar
Al entrar en expedientes ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA INCLUIDO EN EL(LOS) SIGUIENTE(S)
EXPEDIENTE(S).

ACTIVIDAD TEORICO – PRÁCTICA PAQUETES ESPECIALIZADOS CIDBA

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