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01 Julio 2015
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diarias para ser más e...
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presenta a continuación:
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La razón por la cual el bloque rojo va antes del amarillo es debido a que lo que nos determina
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Urgente o Importante, ¿Que hago primero? Un sistema simple para organizar las labores diarias para ser más eficiente.

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Urgente o Importante, ¿Que hago primero? Un sistema simple para organizar las labores diarias para ser más eficiente.

  1. 1. 01 Julio 2015 Urgente o Importante, ¿Que hago primero? Un sistema simple para organizar las labores diarias para ser más eficiente. Diariamente tenemos miles de cosas por hacer y al parecer el día no nos alcanza, es difícil enfocarse en una sola actividad para terminarla y pasar a otra. Como Gerentes que administramos recursos muchas veces nos vemos rebasados por la cantidad de decisiones que tenemos que tomar y al final de día nos da la impresión de que no avanzamos mucho y que aún hay muchas cosas por hacer y terminar. Muchas veces pasa que estamos terminando una actividad que es muy importante sin embargo surge otra que va atrasada y hay que suspender la actividad en la que estábamos para poner atención en la que es más urgente. La urgencia nos habla de que el tiempo que se tenía destinado para terminar esta actividad se está a punto de agotar y es por eso que aunque tal vez no sea muy importante la prioridad es más alta, ya que no hay tiempo para terminarla. Suena simple pero en forma práctica es difícil decidir todos los días con respecto a que actividad hacer y cual dejar de hacer. El verdadero reto de cualquier gerente es manejar el tiempo en forma magistral. En el presente artículo se expone un sistema simple para organizar las labores diarias enfocadas a ser más eficiente. Cuando tenemos un listado de actividades y no es muy claro cuál es la prioridad del día es recomendable trabajar con una herramienta simple de 4 bloques. En donde los ejes serán Urgente vs Importante.
  2. 2. En una hoja de papel, de Excel, Power Point o en el pizarrón dividir en 4 bloques como se presenta a continuación: El signo (+) representa que hay más urgencia o importancia, signo (–) representa que hay menos urgencia o importancia. Así es como se forman 4 bloques. Uno donde pondremos las cosas que son Más urgentes e importantes (#1), Más urgentes pero menos importantes (#2), Menos urgentes pero más importantes (#3), Menos urgentes y menos importantes (#4). Es muy simple identificar las actividades que están en los bloques 1 y 4, sin embargo siempre tenemos confusión con respecto a la prioridad de los bloques 2 y 3, para muchos es más prioritario el bloque 3 que el 2 ya que el bloque 3 representa las actividades que son importantes pero no tan urgentes. Para entender el razonamiento que hay detrás de darle prioridad primero al bloque 2 veamos el significado de los colores. Amortiguador de tiempo Lo más sensible en las actividades que hacemos a diario es el manejo del tiempo para esto se ha desarrollado una herramienta simple llamada amortiguador de tiempo; en la cual se divide el tiempo disponible que tenemos para llevar a cabo una acción en 4 partes de la siguiente forma: 3 1 4 2 Urgente Importante + + - - Zona Verde del 66% al 100% del tiempo total Zona Amarilla del 33% al 65% del tiempo total Zona Roja del 0% al 32% del tiempo total Zona Negra el tiempo de ha agotado
  3. 3. La razón por la cual el bloque rojo va antes del amarillo es debido a que lo que nos determina la prioridad es la cantidad de tiempo que tenemos para terminar la actividad y aunque el bloque amarillo es más importante que lo que está en el bloque rojo tenemos de un 33% al 65% del tiempo para acabarlo, pero en el caso de las acciones que están en el color rojo sólo nos queda menos de un 32% del tiempo. Por último Hay que actualizar diariamente está tabla de 4 bloques para ir sacando todas las actividades en color negro después las actividades en color rojo, posteriormente las que están en color amarillo y por último las de color verde. Salvador Peña Julio 2015 http://www.salvadorpena.com

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