Portale scuola mia guida utilizzo del portale

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Portale scuola mia guida utilizzo del portale

  1. 1. Portale ScuolaMia Guida all’utilizzo del Portale “Il Portale ScuolaMia” – Guida all’utilizzo del Portale Progetto “Servizi Scuola-Famiglia via web” VERSIONE 1.0 DEL 17 FEBBRAIO 2010
  2. 2. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 2 - INDICE IL PORTALE “SCUOLAMIA” ......................................................................................... 3 INTRODUZIONE.............................................................................................................. 3 COS’È E A CHI È RIVOLTO .................................................................................................. 3 REQUISITI MINIMI PER L’UTILIZZAZIONE DEL PORTALE ................................................................ 3 MODALITÀ DI ACCESSO AL PORTALE SCUOLAMIA ...................................................................... 4 CHI SONO GLI UTENTI “FAMIGLIA”?...................................................................................... 5 Quali sono i prerequisiti dell’utente “Famiglia” per aderire al Portale?.......................................... 6 CHI SONO GLI UTENTI “SCUOLA”? ....................................................................................... 7 Quali sono i prerequisiti dell’utente “Scuola” per aderire al Portale ed attivare i servizi?.................... 7 STRUTTURA DEL PORTALE SCUOLAMIA .................................................................................. 8 Modalità di interfaccia .................................................................................................. 8 Struttura dei “Messaggi” per l’utente................................................................................14 Struttura Funzionale del Portale......................................................................................15 La documentazione a supporto degli utenti del Portale ..........................................................16 Il “Cerca Scuola”........................................................................................................18 DESCRIZIONE DEI SERVIZI ONLINE .....................................................................................22 Adesione della Scuola..................................................................................................22 Registrazione della Famiglia ..........................................................................................23 Servizio “Comunicazioni” ..............................................................................................25 Servizio “Prenotazione colloqui”......................................................................................27 Servizio “Certificati scolastici online” ................................................................................28 Servizio “Pagelle online”...............................................................................................30
  3. 3. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 3 - IL PORTALE “SCUOLAMIA” Introduzione Questa guida è stata essenzialmente realizzata per fornire un supporto a chi si appresta ad utilizzare le funzionalità offerte dal Portale ScuolaMia. Cos’è e a chi è rivolto Il progetto “Servizi scuola-famiglia via web” rientra nell’ambito delle iniziative condivise tra il Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca e il Dipartimento per la Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e l’Innovazione Tecnologica. Obiettivo del progetto è quello di mettere a disposizione strumenti e servizi online volti a favorire la comunicazione tra Scuola e Genitori, semplificare le relazioni amministrative tra famiglie e le istituzioni scolastiche, facilitare la partecipazione delle famiglie alla vita scolastica dei propri figli attraverso la realizzazione di un insieme di servizi innovativi, tra i quali la pagella digitale, le comunicazioni relative alla vita scolastica degli studenti e ai risultati degli apprendimenti, l’agenda di ricevimento dei docenti, la notifica alle famiglie in tempo reale delle presenze/assenze degli studenti e le comunicazioni scolastiche, erogati in modalità multicanale (tra cui web, e-mail e messaggistica sms). Lo strumento che permette di concretizzare tali obiettivi è il “Portale ScuolaMia”, un contenitore all’interno del quale saranno disponibili i servizi “online” che via via saranno implementati. Il Portale si presenta in modo molto semplice ed efficace sia nello stile grafico che facilita l’individuazione e la consultazione delle informazioni all’interno delle pagine presentate, sia nella simbologia (logo e icone) e nel linguaggio finalizzati a privilegiare l’approccio immediato e trasparente delle famiglie e del personale della scuola e dell’Amministrazione. Requisiti minimi per l’utilizzazione del Portale Browser compatibili Il Portale ScuolaMia è stato progettato per rispettare i più recenti standard internazionali in termini di usabilità, accessibilità e compatibilità con i browser. Sono stati effettuati test con i seguenti browser: Internet Explorer 6.0 o superiori Mozilla Firefox 1.0 o successivi.
  4. 4. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 4 - Formati dei documenti presenti sul Portale Il Portale ScuolaMia rende disponibili alle famiglie registrate documenti di testo in formato PDF (Portable Document Format di Adobe). Tali documenti sono visualizzabili con il programma Acrobat Reader (clicca qui per scaricare l’ultima versione) o qualunque altro visualizzatore di file PDF. Modalità di accesso al Portale ScuolaMia Si può accedere al Portale ScuolaMia digitando direttamente sul browser l’indirizzo http://scuolamia.istruzione.it La Home Page del Portale è caratterizzata da tre Sezioni così suddivise: una sezione pubblica accessibile a tutti gli utenti internet dove sono disponibili:  la “Guida all’utilizzo del Portale”  il “Cerca Scuola”, una funzione di utilità che permette agli utenti interessati di verificare quali sono le scuole che hanno aderito al progetto e quali servizi online hanno attivato una sezione “Famiglie” riservata alle famiglie. una sezione “Scuole” riservata agli utenti abilitati delle istituzioni scolastiche. La struttura della Home page del Portale è stata quindi progettata per rispondere essenzialmente a due tipologie di utenti:  Utente “Famiglia”  Utente “Scuola” . Note.
  5. 5. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 5 - Il Portale non consente l’accesso contemporaneo di due o più utenti che utilizzano le stesse credenziali di accesso (Username e Password). Se ciò si verifica il sistema segnalerà all’utente il doppio accesso prospettando il messaggio “Utente già collegato”. In questo caso ci sono due possibilità:  continuare l’accesso facendo clic sul tasto “Effettua il login”. In questo caso il collegamento al Portale dell’altra persona sarà disattivato  annullare l’accesso facendo clic su “Annulla l’operazione”. In questo caso il collegamento dell’altra persona rimarrà attivo. Chi sono gli utenti “Famiglia”? Per utente famiglia si intende il genitore (il padre, la madre) o il tutore legale dell’alunno. Per accedere al Portale ScuolaMia ed usufruire dei servizi online l’utente Famiglia deve effettuare una procedura di registrazione grazie alla quale ottiene le credenziali di accesso (una “Username” assegnata in automatico dal sistema; la “Password” personale viene scelta dal genitore stesso) necessarie per accedere al Portale e quindi ai servizi online che la scuola mette a disposizione delle famiglie. L’adesione al Servizio “Portale ScuolaMia” è facoltativa, quindi l’utilizzo è riservato alle famiglie che decidono di aderire.
  6. 6. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 6 - La procedura di registrazione è disponibile nella sezione dedicata alla Famiglie facendo clic su “Registrati ora”. Se, invece, l’utente Famiglia ha già effettuato la registrazione e dispone delle credenziali di accesso (Username e Password) può accedere al Portale facendo clic su “Accedi”. Per ulteriori informazioni e istruzioni relative all’utilizzo delle funzionalità del Portale dedicate alle famiglie si rimanda alla consultazione della guida operativa disponibile all’interno della sezione “Famiglie”. Quali sono i prerequisiti dell’utente “Famiglia” per aderire al Portale? verificare che la scuola del proprio figlio abbia aderito al Portale. Questa verifica può essere effettuata, ancora prima di eseguire la procedura di registrazione al Portale, tramite la funzionalità “Cerca Scuola” presente sulla Home Page del Portale (vedi figura). Se la scuola del proprio figlio non ha aderito al Portale, l’utente “Famiglia” non potrà accedere ai servizi online disporre di una casella di posta elettronica personale dove poter ricevere la propria Username e le altre comunicazioni provenienti dalla scuola.
  7. 7. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 7 - Chi sono gli utenti “Scuola”? Tutte le Istituzioni Scolastiche statali di ogni ordine e grado possono aderire all’iniziativa. Le scuole che desiderano aderire al progetto devono seguire una specifica procedura di accreditamento da effettuare accedendo direttamente alla sezione riservata alle “Scuole”. Per accedere a tale sezione le scuole dovranno utilizzare le stesse credenziali fornite per accedere al Portale SIDI. L’adesione al Servizio “Portale ScuolaMia” è facoltativa, quindi l’utilizzo è riservato alle famiglie e alle scuole che decidono di aderire. Per ulteriori informazioni e istruzioni all’uso delle funzionalità del Portale dedicate alle scuole si rimanda alla consultazione della guida operativa disponibile all’interno della sezione “Scuole”. Quali sono i prerequisiti dell’utente “Scuola” per aderire al Portale ed attivare i servizi? I dati necessari all’erogazione dei servizi saranno attinti dai sistemi di gestione della segreteria scolastica, o da applicazioni complementari, e confluiranno nel portale centralizzato secondo modalità automatiche già sperimentate in occasione di altre iniziative. Sulla base di standard pubblici di interoperabilità tra sistema centrale e sistemi informativi delle scuole, i diversi fornitori dei pacchetti locali utilizzati dalle segreterie scolastiche metteranno a disposizione delle scuole gli aggiornamenti software che permetteranno di garantire alle scuole stesse la possibilità di erogare i servizi previsti dal progetto.
  8. 8. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 8 - Un prerequisito per le scuole aderenti al progetto è che i sistemi gestionali scolastici (SISSI o altri prodotti di mercato) siano direttamente connessi in rete pubblica (SPC o Internet) e quindi costantemente collegati ai sistemi centrali del MIUR; solo in questa maniera sarà possibile implementare tecnologie di comunicazione che trasferiranno – automaticamente ed al verificarsi di un determinato evento – le informazioni locali verso i sistemi centrali del MIUR. Vengono di seguito elencati i requisiti necessari per poter procedere con l’accreditamento delle scuole al Portale ScuolaMia e con l’attivazione dei servizi online: 1. Per poter procedere con l’accreditamento, la scuola deve trasmettere al Sistema Centrale l’Anagrafe degli Alunni frequentanti l’anno scolastico in corso 2. Per poter attivare il servizio online di “Gestione dei colloqui con i docenti” la scuola deve definire e trasmettere al Sistema Centrale l’Orario di Ricevimento dei Docenti (propedeutiche alla definizione di tale orario sono: la predisposizione di un’Anagrafica del Docente, l’Associazione Professore-Materia-Classe, l’Orario delle Lezioni, la comunicazione delle festività e delle chiusure previste. Tali operazioni potranno essere effettuate attraverso funzionalità messe a disposizione dai pacchetti locali di segreteria). Struttura del Portale ScuolaMia Modalità di interfaccia Le sezioni riservate agli utenti abilitati sono caratterizzate da una struttura e da elementi costanti di navigazione progettati per agevolare l’orientamento dell’utente. La presenza costante del “banner” di benvenuto permette all’utente di accedere in ogni momento ai documenti di interesse generale messi a disposizione. Il menu di sinistra, personalizzato per tipologia di utenza, permette di accedere alle funzionalità del Portale. Il contenuto della parte centrale cambia, invece, in base alle scelte operative effettuate dall’utente.
  9. 9. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 9 - Possiamo parlare quindi di un “contenitore fisso” che include: la barra in alto con il messaggio di “Benvenuto” il tasto “Home” il tasto “Logout” la “Guida all’utilizzo del Portale” le “Guida operativa per l’utilizzo delle funzionalità” il menu delle funzioni l’Anno Scolastico ...e di un “contenuto variabile” che si riferisce alla singole pagine associate alle funzioni del menu di sinistra Note. In questa presentazione saranno illustrate le caratteristiche della struttura del Portale o del “contenitore fisso” mentre l’utilizzo delle pagine che abbiamo precedentemente definito “variabili” sono descritte nelle guide operative specifiche delle sezioni “famiglie” e “scuole”.
  10. 10. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 10 - Il “Messaggio di Benvenuto”: In alto a sinistra viene sempre visualizzato il nome dell’utente, sia “Famiglia” che “Scuola”, che ha effettuato l’accesso al Portale. Il tasto “Home” consente di ritornare alla pagina considerata come “pagina principale” per la sezione in cui ci si trova. Nel caso di utente “Famiglia” riporta alla pagina “Pannello di Controllo”, nel caso di utente “Scuola” riporta alla pagina “Istituti Amministrati”. Il tasto “Logout” consente di uscire dal Portale e di ritornare alla pagina di accesso (Home Page).
  11. 11. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 11 - Sul lato sinistro della pagina è presente il menu di navigazione con l’elenco delle funzioni disponibili. Per accedere alla funzione di interesse è sufficiente fare clic su una delle voci prospettate. Il menu è sempre attivo quindi durante la navigazione l’utente può spostarsi da una funzione all’altra selezionando la voce desiderata. Cliccando su una delle funzioni del menu si accede alla relativa schermata, che comparirà nella parte principale della pagina.
  12. 12. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 12 - Note per l’utente “Famiglia” : La pagina principale della sezione “Famiglie” è rappresentata dal “Pannello di Controllo”. Attraverso questa pagina e le funzionalità accessibili al suo interno si ha la possibilità di avere un quadro completo delle situazioni che riguardano i propri figli anche se frequentano scuole diverse. Note per l’utente “Scuola”: La pagina principale della sezione “Scuole”, visualizzata una volta effettuato il Login, è denominata “Istituti Amministrati”. Attraverso questa pagina e le funzionalità accessibili al suo interno è possibile avere un quadro completo sullo stato di accreditamento degli Istituti di competenza. In particolare, vengono visualizzati gli Istituti:  accreditati (con i servizi attivi e non)  ancora da accreditare  non accreditabili.
  13. 13. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 13 -
  14. 14. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 14 - Struttura dei “Messaggi” per l’utente A fronte di operazioni effettuate dall’utente (sia utente “Scuola” che utente “Famiglia”) il Portale può prospettare messaggi che si riferiscono, per esempio ad un errore, ad una richiesta di conferma dell’operazione da effettuare, ad una notifica dell’operazione effettuata e così via. I messaggi potranno essere visualizzati essenzialmente attraverso due modalità: 1. Nella parte superiore della pagina, evidenziati da una stringa di colore giallo (vedi figura).
  15. 15. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 15 - 2. In una finestra al centro della pagina. Questo tipo di messaggio compare quando il sistema chiede un’ulteriore conferma dell’operazione che è stata richiesta dall’utente. In questi casi, l’utente deve scegliere tra le due opzioni prospettate. Fare clic sul tasto “OK” per confermare e quindi concludere l’operazione oppure fare clic sul tasto “Annulla” per annullare l’operazione. Struttura Funzionale del Portale Dal punto di vista delle Famiglie, la struttura funzionale del Portale può essere sintetizzata in cinque punti. Il primo punto rappresenta un prerequisito per l’inserimento della richiesta di adesione del proprio figlio: 1. La verifica sull’adesione della scuola del proprio figlio attraverso il “Cerca Scuola” 2. La fase di registrazione al Portale 3. L’accesso al Portale come utente registrato 4. L’inserimento della richiesta di adesione per il proprio figlio 5. L’accesso ai servizi online offerti dalla scuola.
  16. 16. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 16 - Dal punto di vista delle Segreterie Scolastiche, la struttura funzionale del Portale può essere sintetizzata nei seguenti punti: 1. L’accreditamento delle scuole con l’attivazione di almeno un servizio tra quelli disponibili 2. La fase di gestione delle richieste di adesione provenienti dalle famiglie 3. La fase di gestione delle richieste di servizi online provenienti dalle famiglie 4. Il monitoraggio delle attività di erogazione dei servizi online alle famiglie. La documentazione a supporto degli utenti del Portale La documentazione informativa riguardante il Progetto e la Guida all’utilizzo del Portale sono disponibili per la consultazione, oltre che nella sezione pubblica, accessibile a tutti gli utenti Internet, anche all’interno delle sezioni dedicate alle classi di utenza “Famiglie” e “Scuole”. All’interno della sezione “Famiglie” sono inoltre disponibili: La Guida operativa per le Famiglie, ovvero una guida all’utilizzazione delle funzionalità del Portale dedicate esclusivamente agli utenti famiglia registrati
  17. 17. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 17 - In corrispondenza delle pagine di accesso ai servizi è, inoltre, disponibile la Guida ScuolaMia, una sorta di guida online che permette di approfondire esclusivamente le funzionalità del servizio che la famiglia si accinge ad utilizzare fornendo informazioni utili ed immediate. All’interno della sezione “Scuole” sono, invece, disponibili i seguenti documenti: Guida operativa per le Scuole, ovvero una guida all’utilizzazione delle funzionalità del Portale dedicate esclusivamente agli utenti scuola abilitati Guida operativa per le Famiglie, ovvero una guida all’utilizzazione delle funzionalità del Portale dedicate esclusivamente agli utenti famiglia. Attenzione: Tra i link disponibili è presente anche “Asssistenza alle scuole” che consente di accedere ad una pagina che riporta i riferimenti per contattare il servizio di assistenza tecnica.
  18. 18. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 18 - Il “Cerca Scuola” Per accedere alla funzione è necessario selezionare la voce “Cerca Scuola” presente sulla Home Page. Verrà prospettata una pagina dove impostare i criteri per ricercare la scuola di interesse. Dal campo “Scegli la regione” aprire la tendina e selezionare la regione di interesse.
  19. 19. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 19 - Fare clic sul tasto “Avanti” per continuare la ricerca. La nuova schermata richiede la selezione della provincia. Quindi aprire la tendina e, una volta selezionata dall’elenco prospettato la provincia desiderata, fare clic su “Avanti”. Sulla nuova pagina prospettata, dopo la regione e la provincia di interesse, è necessario impostare il comune quindi, dalla tendina presente nel campo “Scegli il comune”, è necessario selezionare il comune di interesse e fare clic su “Avanti”. A questo punto è possibile scegliere tra due opzioni di ricerca con l’indicazione dei seguenti campi:  indirizzo della scuola (digitando anche parzialmente l’indirizzo) e/o  denominazione (digitando anche parzialmente il nome).
  20. 20. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 20 - Una volta impostato il campo fare clic su “Conferma” per attivare la ricerca Se i campi “Cerca per indirizzo” e/o “Cerca per Denominazione” non vengono inseriti, cliccando sul tasto “Conferma” compariranno tutte le scuole della regione, provincia e comune che ho indicato in precedenza e che hanno aderito al servizio. Il sistema prospetterà i risultati della ricerca. Sarà visualizzata la la denominazione della scuola che risulta accreditata (con indirizzo, recapito telefonico e fax) e quali sono i servizi online attivati dalla scuola in oggetto.
  21. 21. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 21 -
  22. 22. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 22 - Descrizione dei Servizi online Per quanto riguarda i Servizi online è importante fare alcune precisazioni. Per le Famiglie, una volta effettuata la registrazione, il punto di riferimento è il Portale ScuolaMia – sezione Famiglie. Nella sezione saranno disponibili tutte le funzionalità dedicate alle Famiglie e la Guida operativa a tali funzionalità. Relativamente alle sezione Scuole, il nuovo Portale sarà utilizzato dagli utenti scuola per tutte quelle funzioni di gestione tipiche del progetto (adesione, accettazione delle richieste delle Famiglie, monitoraggio dei servizi erogati, etc.) mentre, per la gestione quotidiana delle informazioni/richieste, dovranno essere utilizzati i sistemi informativi locali. Le modifiche apportate ai diversi prodotti software di mercato utilizzati dalle scuole per garantire le funzionalità necessarie all’erogazione dei servizi previsti dal progetto “Servizi Scuola-Famiglia via web” saranno a carico dei relativi fornitori. Per approfondimenti sulle funzionalità implementate per la gestione dei servizi online su tali pacchetti si consiglia di consultare i “manuali operativi” rilasciati dai diversi fornitori. Per quanto riguarda il software SISSI, distribuito dal MIUR, è disponibile una nuova versione del prodotto con funzionalità aggiuntive realizzate per: assicurare l’interoperabilità online con i sistemi centrali MIUR, la gestione del trasferimento delle informazioni necessarie a garantire l’adesione dell’istituto scolastico al progetto “Servizi Scuola-Famiglia via web” la gestione di comunicazioni verso le famiglie comunicazioni scolastiche riguardanti eventi specifici assenze/ritardi degli studenti la gestione dell’orario settimanale delle lezioni la gestione del calendario di ricevimento dei docenti e degli appuntamenti con le famiglie la gestione e produzione dei certificati scolastici richiesti dalle famiglie la gestione e produzione delle pagelle scolastiche. L’accessibilità ai servizi previsti dal Progetto “Servizi Scuola-Famiglia via web” è consentita previa specifica adesione al sistema da parte delle scuole e previa registrazione da parte delle famiglie. Adesione della Scuola L’adesione da parte delle scuole è facoltativa. All’atto dell’adesione, le scuole dovranno garantire, per il tramite dei propri sistemi informativi, la fornitura di tutte le informazioni necessarie alla corretta esecuzione dei servizi di comunicazione oggetto del Portale scuolamia. L’adesione da parte delle scuole è pertanto consentita, all’avvio del progetto, solo se queste hanno già inviato i dati dei frequentanti l’anno scolastico corrente in SIDI – Area Alunni.
  23. 23. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 23 - E’ importante sottolineare che un prerequisito da parte delle scuole aderenti al progetto è che i sistemi gestionali scolastici (SISSI o altri prodotti di mercato) siano direttamente connessi in rete pubblica (SPC o Internet) e quindi costantemente collegati ai sistemi centrali del MIUR; solo in questa maniera sarà possibile implementare tecnologie di comunicazione che trasferiranno – automaticamente ed al verificarsi di un determinato evento – le informazioni locali verso i sistemi centrali del MIUR. Nel caso di istituti comprensivi, l’istituto principale esegue l’adesione per ogni singola scuola; l’adesione cioè può essere selettiva e non necessariamente per tutte le scuole dell’istituto. Ciò consentirà la massima flessibilità di scelta da parte del Dirigente scolastico sulla base della capacità organizzativa della singola scuola. Ogni scuola all’atto dell’adesione deve dichiarare, attraverso funzionalità accessibili sul Portale scuolamia, quali servizi decide di erogare verso le famiglie; in altri termini la scuola seleziona i servizi che intende erogare tra quelli che il sistema mette a disposizione, potendo in qualunque momento selezionare nuovi servizi o recedere da quelli sottoscritti. Particolare importanza hanno i temi della sicurezza e della privacy; in questo contesto particolarmente delicato è il momento di associazione tra identità del genitore/tutore e quella dello studente rispetto al quale si richiede l’accesso ai dati scolastici. A tale proposito si è ritenuto opportuno mantenere una responsabilità diretta della scuola nel confermare la richiesta avanzata dalla Famiglia, previo riconoscimento “a vista” dell’identità del richiedente. Ogni scuola sarà responsabile della gestione dell’autorizzazione Famiglia/Studente, nonchè dell’autorizzazione ad accedere ai dati, relativamente all’alunno di competenza. Registrazione della Famiglia L’adesione da parte delle famiglie è facoltativa. L’adesione della Famiglia può avvenire solo rispetto alle scuole che abbiano comunicato i dati degli alunni frequentanti al Sistema Centrale del MIUR ed abbiano aderito all’iniziativa attivando almeno uno dei servizi previsti dal progetto. L’ambiente di riferimento della Famiglia è il “Portale ScuolaMia”, attraverso il quale il nuovo utente genitore o tutore: potrà accedere alla funzione di accreditamento (o registrazione) in caso di primo accesso; attraverso tale funzione potrà scegliere la password personale segreta ed ottenere l’assegnazione di una utenza di sistema indicando il proprio indirizzo e-mail; una volta completata la registrazione, potrà inserire a sistema, indicando il codice fiscale del proprio figlio, una richiesta di accesso ai dati del ragazzo, richiesta che verrà indirizzata per verifica e convalida alla scuola competente; potrà scegliere il canale di comunicazione preferito – tra quelli disponibili, in particolare sms o e-mail – per essere avvisato dei vari eventi che coinvolgono lo studente; potrà accedere al proprio spazio informativo dove verranno memorizzati tutti i dati riguardanti i servizi disponibili (come, per esempio, comunicazioni varie, assenze dello studente, pagelle online) o
  24. 24. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 24 - eseguire azioni dispositive (come, per esempio, prenotazione colloqui con i docenti, richiesta dei certificati scolastici). Nella figura che segue vengono rappresentate le fasi principali del processo di registrazione della famiglia al Portale ScuolaMia. Una caratteristica particolare del sistema centralizzato è che la stessa utenza Famiglia può essere utilizzata per più alunni anche se frequentanti scuole diverse. In altre parole, il genitore potrà utilizzare lo stesso accesso al sistema per tutti i ragazzi per cui ha diritto ad avanzare richiesta con il vantaggio proprio di una visione unificata delle informazioni per tutti i propri figli.
  25. 25. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 25 - Servizio “Comunicazioni” Il servizio ha come obiettivo quello di facilitare le famiglie nella fruizione di informazioni istituzionali in merito alla vita scolastica dei propri figli. Il servizio si basa sui seguenti requisiti di sintesi: le comunicazioni sono di tipo generico e riguardano tutte le famiglie che hanno aderito al progetto o una parte di queste (ad esempio per classe di appartenenza del proprio figlio) le comunicazioni che riguardano le assenze saranno comunicate in maniera giornaliera o periodica (a seconda della scelta dell’istituto scolastico) il testo di ogni singola comunicazione (anche se inviata via e-mail e archiviata via web) è sempre lungo massimo 160 caratteri ovvero il numero massimo dei caratteri veicolabili con SMS. il sistema centrale si preoccuperà di smistare le comunicazioni create dalla scuola in maniera automatica verso le famiglie che hanno aderito senza ulteriori azioni da parte delle segreterie scolastiche tutte le comunicazioni sono archiviate sempre su web e sono sempre visibili attraverso il “Portale scuolamia” alle famiglie cui sono destinate per la ricezione delle comunicazioni la famiglia può scegliere un canale aggiuntivo al web: SMS o, in alternativa, e-mail. Il servizio “Comunicazioni” prevede due tipologie di notifiche: Notifiche relative ad “eventi scolastici”, ovvero comunicazioni di interesse generale per tutte le famiglie oppure destinate a genitori di alunni di una singola classe. In questo tipo di notifiche rientrano: o Avvisi (chiusure scolastiche, scioperi, comunicazioni generiche o Uscite anticipate (quando riguardano tutta la scuola o una classe) o Incontri scuola-famiglia (convocazioni presso la scuola, cambiamento calendario colloqui) o Altri tipi di notifiche riguardanti, ad esempio, chiusure scolastiche, gite d’istruzione, documentazione da presentare, etc. In ogni caso, è la scuola che definisce il tipo di comunicazione che vuole inviare alle famiglie e non il sistema che, invece, mette a disposizione gli strumenti. Nella figura che segue vengono rappresentate le fasi principali del processo che permette la visualizzazione, da parte delle famiglie, delle comunicazioni generiche inviate dalle scuole.
  26. 26. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 26 - Notifiche relative ad “assenze/ritardi” degli studenti. In questo tipo di notifiche rientrano: o l’assenza giornaliera o l’entrata in ritardo (entro la prima ora) o alla seconda ora o l’uscita anticipata. Questi eventi sono rilevati dai docenti attraverso i registri di classe. E’ la scuola che decide il tipo di comunicazione che vuole effettuare, la tempistica e l’organizzazione. Il sistema smista automaticamente verso i destinatari dei messaggi. La comunicazione deve in ogni caso rispettare la linea preferita di comunicazione scelta dalla famiglia al momento in cui ha aderito al progetto. Nella figura che segue vengono rappresentate le fasi principali del processo che permette la visualizzazione, da parte delle famiglie, delle comunicazioni per assenze/ritardi inviate dalle scuole.
  27. 27. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 27 - Servizio “Prenotazione colloqui” Il servizio ha l’obiettivo di semplificare le attività di gestione dei colloqui tra docente e famiglia. Il servizio di prenotazione colloqui sarà attivabile dalla scuola e messo a disposizione delle famiglie solo al completamento di alcune attività di trasferimento delle informazioni necessarie dai sistemi locali al sistema centrale. Tali informazioni riguardano: l’elenco dei docenti, relative materie per classe e calendario di ricevimento settimanale l’orario scolastico classe per classe. Attraverso questo servizio e grazie alla definizione, da parte della scuola, dell’orario settimanale di ricevimento di ciascun docente, la famiglia potrà visualizzare gli impegni già esistenti per un determinato docente e prenotare il colloquio per l’intervallo temporale disponibile. Il docente, a sua volta, avrà a disposizione i dettagli delle prenotazioni effettuate dalle famiglie direttamente sulla propria casella e-mail istituzionale. Il servizio prevede sostanzialmente l’implementazione di un sistema di agenda del docente che permette di: definire il numero dei colloqui previsti in corrispondenza di ciascun incontro ricevere in anticipo, sulla casella e-mail istituzionale del docente, gli appuntamenti previsti per la giornata.
  28. 28. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 28 - La famiglia potrà: visualizzare il calendario di ricevimento (per docente e/o per materia) prenotare il colloquio con i riferimenti di classe/alunno secondo la disponibilità che il sistema permette di evidenziare on line annullare o cambiare la prenotazione. Nella figura che segue vengono rappresentate le fasi principali del processo di prenotazione dei colloqui con i docenti. Servizio “Certificati scolastici online” Il servizio ha l’obiettivo di permettere alle famiglie di accedere ad una procedura semplificata per la richiesta e la successiva disponibilità dei certificati scolastici. Tale servizio consente una vera e propria estensione oraria dell’Ufficio scolastico (che diventa così “virtuale”) con enorme semplificazione e risparmio di tempo per le famiglie che, in tal modo, non sono obbligate a recarsi presso la scuola per ottenere un certificato scolastico. I certificati scolastici prodotti dalle scuole e messi a disposizione delle famiglie attraverso il Portale scuolamia hanno valore legale a tutti gli effetti.
  29. 29. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 29 - Al momento, i certificati richiedibili dalle famiglie attraverso il Portale sono: Certificato Iscrizione Certificato di frequenza o Certificato di frequenza con handicap Certificato di idoneità o esonero all’educazione fisica Certificato obbligo d’istruzione (per gli alunni fino ai 16 anni di età) Certificato di nulla osta al trasferimento ad altra scuola. Le richieste di certificato inoltrate dalle famiglie vengono evidenziate alle scuole attraverso funzioni disponibili sui pacchetti locali di segreteria che consentiranno di produrre i certificati nel formato PDF – A4 non modificabile. A conferma della produzione, a livello locale, apposite funzioni si preoccuperanno di trasferire i certificati su sistema centrale, attraverso protocolli di interoperabilità definiti. Il Portale scuolamia metterà i certificati prodotti a disposizione delle famiglie che ne abbiano fatto richiesta per poterli stampare, visualizzare o effettuare delle copie. Nella figura che segue vengono rappresentate le fasi principali del processo di richiesta dei certificati online.
  30. 30. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 30 - Servizio “Pagelle online” La consegna della Pagella – sia quella di fine trimestre o quadrimestre, che quella di fine anno scolastico – costituisce uno dei momenti principali di interazione tra l’istituto scolastico e la famiglia dello studente, rilevandosi molto spesso un momento non solo formale di verifica del rendimento scolastico del ragazzo, e in cui la famiglia prende consapevolezza dell’andamento formativo del proprio figlio. L’obiettivo del servizio Pagelle online è quello di eliminare la tradizionale produzione “cartacea” delle Pagelle scolastiche per gli studenti, affiancandola in una prima fase, e sostituendola poi, con una equivalente documento elettronico di facile consultazione e che deve tendere a facilitare la partecipazione della famiglia e l’eventuale momento di verifica con il corpo docente. I vantaggi del servizio sono evidenti: riduce i carichi di lavoro degli Istituti scolastici velocizzando il rapporto Scuola-Studente-Famiglia riduce sia costi diretti (carta, stampa, etc.) che indiretti (distribuzione, raccolta, gestione amministrativa, costi di conservazione) non altera i processi interni della Scuola che, in tal modo, vengono fortemente semplificati nella componente amministrativa (forte incidenza sul personale ATA). Al momento, la pagella online, rispetto alla quale l’istituto scolastico mantiene la piena responsabilità dei contenuti, non sostituisce la pagella cartacea. La pagella online verrà prodotta in formato PDF – A4 non modificabile. Nella figura che segue vengono rappresentate le fasi principali del processo che permette la visualizzazione delle pagelle da parte delle famiglie.
  31. 31. “Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale V 1.0 - 31 -

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