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Exp report improvement(経費精算3.0)

経費精算の改善の道のりをまとめました。

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Exp report improvement(経費精算3.0)

  1. 1. 0 2018/12/30 藤本 了甫 経費精算3.0時代の到来
  2. 2. アジェンダ • 自己紹介 • スライドの趣旨 • 序章:経費精算とは • 紙との闘い(経費精算1.0) • システム導入(経費精算2.0) • 経費精算撲滅への道(経費精算3.0) • まとめ
  3. 3. 自己紹介 2 • 未経験・新卒で東洋アルミニウム (株)の経理部に配属。 • その後点々と転職する際に、様々 な会計システムや特殊業務と格 闘する毎日を過ごす。 • 中小企業診断士取得をきっかけ にベンチャーに飛び込む。 • スタディプラス(株)で一人経理中。
  4. 4. スライドの趣旨 • 低付加価値な経費精算業務の • 改善の過程を • 私の経験から語っていくこと、です。 3
  5. 5. 序章:経費精算とは 4
  6. 6. 経理なら一度は通る道 それが経費精算 5
  7. 7. 経費精算のイメージ • Excel→紙出力という、超アナログ社会 • 数字を合わせて当たり前 • 合わなかったらぼこぼこにされる • 典型的な超低付加価値業務 6
  8. 8. 実際の経費精算 前述のイメージ通りです でも誰かが必ず やらなければいけない 7
  9. 9. 経費精算って誰がやるのか 小口現金や経費精算は若手経理の仕事 8 チェック・集計の単純作業という 低付加価値作業だから (数字・勘定科目・上長押印)
  10. 10. 紙との闘い (経費精算1.0時代)
  11. 11. 経費精算1.0時代とは • とにかく、Excelと紙で経費精算を回す • 紙出力して、押印して上長や経理に回す • 経理は紙と領収書原本をチェックする • とにかく締めて支払いにつなげるのが最優先 10
  12. 12. 経費精算1.0の業務フロー ①Excelシートに申請者が記入 ②Excelを印刷して、押印。上長に渡す。 ③上長が押印して、経理担当に渡す。 ④経理担当がチェック。(電卓入れる) ⑤何か間違えがあると差し戻し。(本人に渡す) ⑥間違えがなくなった時点で、仕訳を切る ⑦費用計上。会計システムから振込処理。 (古い会社は小口現金で支払うケースもあり) 11
  13. 13. 経費精算1.0の業務フロー 12 OK NG
  14. 14. 経費精算1.0の総工数(例示) 【前提】 • 経費精算対象者:約70名 • 経費精算金額:400万円程度 13 【総工数】 50H (2015年当時のデータ)
  15. 15. 経費精算1.0の問題点 • データの受渡しが紙なので、行方不明になる • そのため、支払漏れが結構な頻度で発生 • 申請者も間違えるし、経理も間違える • 関数もよく壊れる • そのため、慎重なダブルチェック工数が発生 • Excelで既にデータ入っているのに、 会計システムにさらに入力という無駄が発生 14
  16. 16. 経費精算1.0のさらなる問題点 ・低付加価値なので単価の安い若手にやらせる ・若手に「経理=退屈な仕事」というイメージがつく ・年次が上がると抜け出せるが、結局他の人に 押し付けているだけ ・もっと重要な仕事があるのに、 業務が圧迫されコミットできなくなる 15
  17. 17. クラウドサービスの登場 (経費精算2.0時代)
  18. 18. 経費精算1.0時代の悩み 仕訳自体は非常に簡単 旅費交通費の精算だけなので、低付加価値 その割には正確性が求められる 社員全員から出るので量が多く、時間がかかる VBAはメンテナンスが結局手間になる 17 単純作業・長時間作業でミスが重なり、 高付加価値業務に時間がさけない
  19. 19. 当時所属していた会社の特徴 • 某外資系企業(経費精算1.0の工数例と同じ) • 経費精算対象者:約70名 • 経費精算金額:400万円程度 • 本国からのレポート要請が増えた • 過去債務がぼちぼちあり、要修正 18 工数が多い経費精算を改善しようという機運
  20. 20. ソリューションの検討 • Excelと紙の介在により、改善には限界がある • 何かしらのシステムのパワーを借りるべき • コンカー・楽楽精算がすでに普及していた • 経費精算クラウドサービスを検討することに 19 高スペッククラウド=コンカー 低価格クラウド=楽楽精算 2015年時点では選べるように。
  21. 21. クラウド導入時に検討したこと • 価格 – 予算に見合うかどうか – 費用対効果が出るか • ユーザーフレンドリー – ITに弱い社員でも使えるか – 保守的な社員が納得するコンテンツか • 会計システムの連動 – 仕訳データのカスタマイズが可能か 20
  22. 22. コンカーか楽楽精算か • コンカーの先進性は明らか – 楽天トラベルと提携 – OCRによるレシートの数字読み取り機能 – もちろんICカード読み取り可 – 仕訳データも問題ない • 問題はコスト – イニシャル高い・ランニング高い – 要は大規模事業所向き 21
  23. 23. コンカーか楽楽精算か • 楽楽精算の特徴 – ICカード読み取り可 – カスタマイズの自由度が高い – コストもリーズナブル – イニシャル10万円・ランニング3万円/月 • 問題は設計 – カスタマイズしないと使い物にならない – システム苦手な経理だと代行費用が結構かさむ 22
  24. 24. コンカーか楽楽精算か • 楽楽精算の導入を決める –導入コストが魅力的 –カスタマイズは自分で出来ると予想 –コンカーはよいが、機能的にtoo much 23
  25. 25. 導入時の工夫 • 早い段階でテストユーザーを設定した – 導入から2か月程度で使ってもらった – 一番ITに弱い50代の営業マンに依頼 – そこに合わせれば誰でも使えると想定 • 業務フローを楽楽精算に合わせて変更した – システムのベストプラクティスに従う – 内容は仕訳ではなく、楽楽精算上で見ることに 24
  26. 26. 楽楽精算導入後の業務フロー ①楽楽精算上で旅費入力(ICカードは読み取り) ②領収書を画像で添付 ③終わったら申請を出す。(ワークフロー) ④上長などが楽楽精算上でチェック、承認 ⑤この時点で何かあれば差し戻し 必要に応じて修正して再申請 ⑥経理に来たら最終確認して承認 ⑦承認されたものを選択して仕訳自動作成 ⑧会計システムにインポートして、支払処理 ⑨原本は後で経理に提出 25
  27. 27. 楽楽精算導入後の業務フロー 26 OK NG
  28. 28. 経費精算2.0時代とは 経費精算のソリューションとして、 クラウドサービスを導入した状態 つまり、 Excelと紙申請書からの脱却状態 27
  29. 29. 1.0→2.0で改善されたこと • Excelと紙によるチェックの脱却 – 電卓は基本叩かなくてよくなる – 経費精算の申請用紙が出した出さないで揉めない • ハンコ文化からの脱却 – ワークフローで申請・差し戻しが明確に – どこが間違えたかが残るので、学習効果が高い • 経理工数削減 – 50h→25hに削減成功 28
  30. 30. 1.0→2.0で改善できなかったこと • 申請者の工数がそこまで減っていない – ICカード読取りは便利だが、20件までの上限付き – 領収書を見ながら手打ちは変わらず • 経理サイドもまだ工数がかかっている – 25時間はまだ負荷がかかる数字 – 専任がいればいいが、一人経理にはつらい負担 29
  31. 31. 経費精算撲滅への道 (経費精算3.0時代)
  32. 32. 経費精算撲滅を決意したきっかけ • スタディプラス(株)に転職して、一人経理に • やることが多くて、経費精算に時間を割きたくない • 営業に出張が多く、申請に時間をかけていた (平均3時間/月程度。多い人だと5時間/月) • これは無駄だね、と経費精算撲滅PJを開始 31
  33. 33. 経費精算の内訳洗い出し 32 • esaを使ってとにかく書き出し • ソリューションを考え、つぶし たらチェックボックスを埋める • とにかく手を動かすことを優先
  34. 34. AIトラベルの導入 33 • 出張旅費後払いサービス • 飛行機・新幹線・レンタカー・ホテルの 出張手配代行 • 一定の手数料は掛かるが、EX-IC連動・株主 優待券価格で飛行機取れるので、ペイする • UI・UXもよく、非常に使いやすい • 何より請求書払いができるのがすごい!
  35. 35. AIトラベルの導入で解決したモノ 34 • 宿泊代 • 飛行機・新幹線 • レンタカー まだまだ道のりは長い…
  36. 36. コーポレートカードの導入 35 • 会食や物品購入は、役職付きの人が支払っている • それ以外では、ほぼ発生していない • リーダー・部長・役員にコーポレートカード発行
  37. 37. コーポレートカードで解決したモノ 36 • 会食 • 物品購入 ようやく半分つぶしこみ
  38. 38. モバイルsuicaの導入検討 • 電車賃をなくすためにはどうすればいいか • 社内携帯にモバイルsuicaを入れたら… いけるのでは…?! • モバイルsuicaの検討に乗り出す 37
  39. 39. モバイルsuicaの導入ハードル① • クレジットカードを本人名義で発行する必要がある • アメックスは年会費が高く断念 • オリコカードは20枚までしか発行できない • 年会費が安く、発行枚数に制限がないところ… • ライフカードがありました! – カード発行枚数無制限 – 通常年会費無料/ゴールドカード年会費2,000円 38
  40. 40. モバイルsuicaの導入ハードル② • モバイルsuica導入者は定期券代なし運用にした • 問題は、通勤手当 • 明確な基準はないが、月半分以上:自宅→オフィス →自宅分が発生する場合は通勤手当に入れなけ ればいけない可能性あり • ただ、対象者は月1-2回しかオフィス直行/直帰がな かったので問題なしとの見解 • データは取れるので、モニタリングはしてエビデン ス整備は行う。 39
  41. 41. モバイルsuicaの導入 • 出張が多い社員限定で運用 • 対象者は定期券代支給なし • ライフカードはモバイルsuica連動のみ • カード自体は渡さない • ただし、ETCカードは渡して使ってよい運用 • 限度額は10万円/月 • タクシー等、領収書が出るものは原本もらう • 毎月、乗車データは提出してもらう 40
  42. 42. モバイルsuicaで解決したモノ 41 • 電車代 • タクシー代 • ETC 残り一つ!
  43. 43. 残る一つは!日当だね 42 • 出張時のご飯代 元々あった制度なので据え 置きでいいですね。
  44. 44. 経費精算撲滅PJの効果 • 経費申請者の工数削減 – 3~5h/人→0.2~0.5h/人に削減 • 提出領収書原本減少 – 平均30個→5-10個程度に減少 • 経理側の工数削減 – 20~30h/月→5h/月に削減 • 経費削減 – 差し引き約100万円程度削減見込(主に定期券) 43
  45. 45. 経費精算3.0とは • クラウドはもちろん使うけど、 • そもそもの申請を減らす取り組み • それにより、経費精算を撲滅させる • 低付加価値業務がなくなり、みんなハッピー 44
  46. 46. まとめ • 電車賃は未来永劫なくせないと思ってました • 工夫次第で、不可能も可能にできる可能性がある という成功体験を得ることができた • 他部門の業務改善や数字の作りこみなどの 高付加価値業務の時間が増えたことがうれしい 45
  47. 47. 最後までありがとうございました! 46

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