LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP DAERAH SUMATERA UTARA

6,791 views

Published on

0 Comments
3 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
6,791
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
49
Comments
0
Likes
3
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP DAERAH SUMATERA UTARA

  1. 1. Tugas Manajemen Arsip  LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA  Jumat, 4 Maret 2011  D  I  S  U  S  U  N  Oleh  RUMI PRATAMA (090709007)                   Universitas Sumatera Utara  Fakultas Sastra  Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi  Tahun 2011  1  
  2. 2. Kata Pengantar    Puji syukur dan terima kasih Penulis haturkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas  berkat  dan  karunia‐Nya  Penulis  dapat  menyelesaikan  tugas  laporan  ini.  Penulis juga  mengucapkan  terima  kasih  kepada  Orang  tua  penulis    yang  telah  memberikan dukungan morilnya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas ini.  Penulis juga berterima kasih kepada Dosen Pembimbing Mata Kuliah Manajemen Arsip, yaitu Bapak Ishak.S.S.M.Hum, dengan semangat memotivasi kami untuk menjadi seorang  arsiparis  yang  terampil  dan  memiliki  ide  untuk  membawa  Tim  Penulis  untuk mengadakan  Studi  Banding  sekaligus  Kuliah  Umum  di  Kantor  Arsip  Daerah  Sumatera Utara, melalui kunjungan singkat ini, Penulis mendapat pengalaman dan dapat melihat secara langsung keberadaan dan pengolahan arsip di Daerah Medan.  Kepada Teman‐Teman seangkatan dengan Penulis, berkat kerja sama yang baik turut  mendukung  kelancaran  kunjungan  ke  Kantor  Arsip  Daerah  Sumatera  Utara, Penulis juga mengucapkan terima kasih atas dukungan tersebut.  Melalui  tulisan  ini,  Penulis  berharap  agar  pembaca  mendapatkan  manfaat  dan juga motivasi untuk memiliki perasaan “Sadar Arsip”. Penulis berharap tulisan ini dapat menambah khazanah ilmu bagi setiap pembacanya. Penulis juga minta maaf apabila ada kata‐kata yang belum disempurnakan berdasarkan ejaan dalam penulisan karya ini.         Medan, 20 Maret 2011    Penulis             i   
  3. 3. Daftar Isi   Table of Contents  Kata Pengantar ....................................................................................................................................... i  Daftar Isi ................................................................................................................................................. ii  BAB I ......................................................................................................................................................... 3  Pendahuluan ......................................................................................................................................... 3  1.1  Latar Belakang ..................................................................................................................... 3  1.2  Proses ...................................................................................................................................... 3  1.3  Tujuan ..................................................................................................................................... 4  1.4  Manfaat ................................................................................................................................... 4  1.5 Sasaran ........................................................................................................................................ 4  BAB II ....................................................................................................................................................... 5  Hasil Laporan ........................................................................................................................................ 5  2.1 Pembicara dan Materi .......................................................................................................... 5  2.2 Sesi Tanya Jawab .................................................................................................................... 5  BAB III study Tour ............................................................................................................................ 14  3.1  Sarana Prasarana dan yang Bertanggung Jawab ................................................ 14  BAB IV .........................................................................................................................................................   Kesimpulan .......................................................................................................................................... 19  4.1 Kesimpulan ............................................................................................................................. 19  DOKUMENTASI .................................................................................................................................. 21   ii   
  4. 4. BAB I  Pendahuluan 1.1 Latar Belakang   Sebagai Mahasiswa/i yang menjalani kuliah di Jurusaan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, pembelajaran mengenai Manajemen Arsip merupakan bagian dari kurikulum yang  ada  sehingga  kami  dituntut  untuk  dapat  memahami  dan  menguasai  penanganan arsip,  mulai  dari  akuisisi,  pengelolaan,  hingga  melakukan  disposal  telah  di  pelajari secara  teori  pada  kuliah  harian.  Namun,  prakteknya  secara  keseluruhan  dan  melihat secara langsung bagaimana Arsip tersebut dikelolah tidak didapat di kuliah harian. Oleh karena  itu,  untuk  menjadi  seseorang  yang  terampil  tidak  cukup  hanya  teori  saja melainkan juga prakteknya.  Berdasarkan  ketentuan  yang  berlaku  pengelolahan  Arsip  Daerah  diserahkan pada  Badan  Arsip  daerah  tersebut  sendiri.  Dan  setiap  instansi  mempunyai  klasifikasi tertentu  untuk  mengelola  Arsip  mereka.  Namun,  Badan  Arsip  daerahlah  yang  menjadi pedoman oleh setiap instansi tersebut  dalam mengelolah Arsip mereka.  Oleh karena itu, pada tanggal 4 Maret 2011 penulis  mengadakan studi banding pada  badan  arsip  daerah  Sumatera  Utara,  dengan  demikian  penulis  dapat membandingkan  bagaimana  pelajaran  teori  mengenai  kearsipan  yang  sudah  penulis dapatkan  dengan  praktiknya  pada  arsip  daerah  Sumatera  Utara.  Serta  melaui  studi banding ini penulis dapat melihat secara langsung bagaimana Arsip dikelola.  Penulis juga menyadari akan peraturan perundang‐undangan tentang Arsip yang amat  penting  bagi  kita  untuk  di  ke  depan  hari  nantinya.  Maka  penulis  juga  ingin melestarikan  Arsip  dan  bekerja  sama  untuk  gerakan  “SADAR  ARSIP”.  Hal  ini  dapat menjadi  pengalaman  yang  dapat  diterapkan  penulis  dalam  dunia  pekrjaan  penulis  kelak.  1.2 Proses   1.Wawancara 2.Pengamatan/observasi  3. Sesi Tanya jawab  4.Diskusi  3   
  5. 5. 1.3 Tujuan    Adapun  tujuan  dilakukannya  study  banding  ke  badan  arsip  daerah  Sumatera Utara ini yaitu :  - Melihat  secara  langsung  penerapan  teori  manajeman  kearsipan  dalam  materi  kuliah dengan yang ada di lapangan.  - Untuk mengetahui keadaan arsip di badan arsip daerah Sumatera Utara  - Mengetahui  bagaimana  tanggapan  instansi  lain  terhadap  Arsip  dan  penyerahannya pada Badan Arsip Daerah  - Mengetahui  cara  serta  pedoman  pengelolahan  Arsip  di  Daerah  Sumatera  Utara  maupun JRA.  - Mampu memahami tentang pentingnya arsip   - Mendapatkan pengalaman serta pengetahuan hal  yang harus dilakukan sebagai  mahasiswa untuk Arsip dan kelak tahu bagaimana agar dapat memotivasi orang  lain untuk sadar pentingnya Arsip   1.4 Manfaat    Manfaat  dilakukannya  study  banding  ini  yaitu  untuk  menambah  wawasan mahasiswa tentang arsip, khususnya arsip yang ada di wilayah provinsi Sumatera Utara.   1.5 Sasaran    Sasaran study banding ini adalah :  - System Pengelolaan pada Arsip Daerah Sumatera Utara  - Koleksi arsip Daerah Sumatera Uatara  - Sarana dan prasarana arsip Daerah Sumatera Utara  4   
  6. 6. BAB II  Hasil Laporan    2.1 Pembicara dan Materi    Pembicara  :  - Ibu Selvi simanjuntak  bidang Pembinaan Arsip Daerah  Medan  - Bapak Risto hadi Kasubid  Pengolahan Arsip Statis      Materi Kuliah :   Sejarah kearsipan Sumatera Utara  Sebelum  tahun  1994,  lembaga  yang  mengelola,  menyelamatkan  dan melestarikan  arsip  provinsi  sumatera  utara  adalah  biro  umum  sekretariat  wilayah daerah provinsi tingkat I sumatera utara.  Pada tahun 1992 terbitlah peraturan daerah tingkat I sumatera utara nomor 10 tahun  1992  tentang  pembentukan  organisasi  dan  tata  kerja  kantor  arsip  daerah provinsi  sumatera  utara  yang  kemudian  pada  tahun  1994  peraturan  daerah  tersebut disahkan  oleh  menteri  dalam  negeri  dengan  keputusan  nomor  53  tahun  1994  dan keputusan  gubernur  kepala  daerah  tingkat  I  sumatera  utara  dengan  nomor 05.011/1217/KT/tahun  1994,  dan  sejak  saat  inni  berdirilah  kantor  arsip  daerah provinsi  tingkat  I  sumatera  utara  dengan  fungsi  pengelolaan,  penyelamatan  dan pelestarian arsip provinsi sumatera utara.  Pada  tahun  2001  terjadi  perubahan  struktur  organisasi  dengan  keluarnya peraturan  pemerintah  tentang  penghapusan  dan  penggabungan  lembaga‐lembaga negara. Salah satu lembaga negara yang bergabung adalah kantor arsip daerah tingkat I provinsi sumatera utara yang bergabung dengan perpustakaan nasional sumatera utara  5   
  7. 7. dengan nama organisasi badan perpustakaan dan arsip daerah provinsi sumatera utara sesuai dengan peraturan daerah provinsi sumatera utara nomor 9 tahun 2001.  Kantor arsip daerah daerah yang tadinya berdiri sendiri dengan  dipimpim oleh seorang  kepala  kantor  menjadi  salah  satu  bidang  pada  badan  perpustakaan  dan  arsip daerah  propsu.  Walaupun  ada  penggabungan  tersebut  tugas  pokok  dan  fungsi  bidang arsip  tetap  untuk  mengelola,  menyelamatkan  dan  melestarikan  arsip  yang  ada  di provinsi sumatera utara.  Sebelum  adanya  otonomi  daerah  seluruh  arsip  disimpan  di  ANRI.  Sebelum  tahun  1995  arsip  daerah  ditangani  oleh  Sekretaris  Gubernur,  Depot  Arsip  ada  di  jalan Brigjen Katamso.  Oleh karena itu,  jika ada yang memerlukan arsip untuk dibawah tahun 1995  akan  diarahkan  pada  Depot  Arsip  yang  ada  di  jalan  Brigjen  Katamso,  kelengkapan  dan kendala penemuan pun dirasakan karena hal ini.  Pada  tahun  2001  Badan  Kearsipan  digabung  dengan  Perpustakaan  Daerah  menjadi  Badan  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Sumatera  Utara.  Saat  ini  pegawai  ada 36 orang, 10 orang Pejabat Professional Arsiparis  Mulai dari tahun 2009 diterapkan kebijakan untuk melakukan penjemputan  arsip‐arsip  di  luar  negeri  seperti  Belanda  dan  Jerman.  Sebagai  contoh  mata  uang  Indoneia dahulu dan sejarah mengenai kota Medan..  Arsip  statis  belum  mempunyai  penilaian  signifikan.  Arsiparis  juga  memiliki  kendala  disebabkan  belum  semua  instansi  dan  lembaga  swasta  yang  mau  menyerahkan  Arsip  mereka.  Untuk  arsip  kabupaten  aslinya  disimpan  masing‐ masing  kabupaten,  Arsip  Daerah  hanya  menyimpan  copy­nya  saja.Terdapat  arsip  pilkada setiap kabupaten  Badan  Arsip  telah  melakukan  kebijakan  untuk  menyurati  setiap  kabupaten  untuk menyerahkan arsipnya.  Selama  ini  terdapat  kendala  dalam  hal  penyimpanan  yang  tidak  sesuai  dengan prosedur penyimpanan arsip yang baik, seperti AC yang tidak dapat menyala  24  jam  dan  lain  sebagainya  diakibatkan  kurangnya  Dana  dan  Sarana  dan  prasarana.Kantor Arsip membuat Program Kerja untuk mengelolah Arsip.  Di  arsip  daerah  terdapat  galeri  ‘Tempoe  Doeloe’  menyimpan  berbagai  foto‐ foto tempo dulu, kota medan dan daerah sekitarnya tempo dulu dan koleksi lainya  seperti peta tempo dulu, uang tempo dulu.  6   
  8. 8. Pada tahun 2009 sampai dengan sekarang nomenklatur badan perpustakaan dan arsip daerah berubah lagi menjadi badan perpustakaan, arsip dan dokumentasi provinsi sumatera utara sesuai dengan peraturan daerah provinsi sumatera utara nomor 9 tahun 2009.  Saat  ini  pegawai  ada  36  orang,  10  orang  pejabat  professional  arsiparis.  Mulai dari  tahun  2009  diterapkan  kebijakan  untuk    melakukan  penjemputan  arsip‐arsip  di luar  negeri  seperti  Belanda  dan  Jerman.  Arsip  statis  belum  mempunyai  penilaian signifikan.  Untuk  arsip  kabupaten  aslinya  disimpan  masing2  kabupaten,  arsip  daerah hanya menyimpan copy nya saja, juga terdapat arsip pilkada setiap kabupaten. Di arsip daerah  terdapat  galeri  tempoe  doloe  menyimpan  berbagai  foto‐foto  tempo  dulu,  kota medan tempo dulu dan koleksi lainya seperti peta tempo dulu, uang tempo dulu.  Dasar hukum  Badan  perpustakaanArsip  dan  dokumentasi  Provinsi  Sumatera  Utara  sebagai salah  satu  Teknis  Daerah  sesuai  dengan  peraturan  Daerah  Provinsi  Sumatera  Utara No.9  tahun  2008  tentang  Organisasi  dan  tata  kerja  lembaga  teknis  daerah  provinsi sumatera utara.  Berdasarkan peraturan pemerintah No. 38 tahun 2007 bahwa perpustakaan dan kearsipan  merupakan  unsur  urusan  wajib  pemerintah,  dipimpin  olleh  seorang  kepala badan  berkedudukan  dibawah  dan  bertanggung  jawab  kepada  Gubernur  Sumatera Utara  melalui  sekretaris  daerah,  maka  badan  perpustakaan,  arsip  dan  dokumentasi provinsi  Sumatera  Utara  senantiasa  berupaya  melakukan  perbaikan  dan  revitalisasi sesuai dengan tuntutan perubahan yang terjadi.    1) Visi  “Menjadi  lembaga  pembina  dan  pengembang  pemustakaan,  kearsipan  dan dokumentasi yang profesional”.    2) Misi   7   
  9. 9. Mengumpulkan  dan  menyelamatkan  karya  cetak,  karya  rekam,  karya  tulis  dan naskah naskah/dokumentasi sebagai hasil karya budaya bangsa.  Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip.  1. Meningkatkan  pelayanan  bagi  pemustaka,  pengguna  arsip  yang  berbasis  teknologi  informasi  guna  mendukung  kegiatan  menulis,  meneliti,  berdiskusi  dan wisata baca.  2. Meningkatkan  pembianaan  dan  pengembangan  semua  jenis  perpustakaan  dan kearsipan pada instansi pemerintah, BUMD, Swasta dan Masyarakat.  3. Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung  tata pemerintah yang baik.    3) Struktur organisasi  ‐ Kepala badan  ‐ Sekretaris  ‐ Bidang pembinaan SDM & kelembagaan  ‐ Bidang pengolahan badan pustaka & deposit  ‐ Bidang layanan perpustakaan & teknologi informasi  ‐ Bidang arsip daerah    4) Tugas pokok dan fungsi  Bidang  arsip  daerah  sebagai  lembaga  pembina  dan  pengembang  kearsipan menyelenggarakan urusan pemerintah dalam bidang pengelolaan arsip.  Dengan  perjalanan  waktu,  bidang  arsip  daerah  provinsi  sumatera  utara berupaya  untuk  meningkatkan  pengelolaan,  penyelamatan  dan  pelestarian  arsip  juga peningkatan  SDM  kearsipan  dengan  membuat  program  kerja  berupa  pembinaan  dan  8   
  10. 10. pelatihan  bagi  tenaga‐tenaga  pengelola  kearsipan  disuluruh  unit  kerja  dilingkungan Pemprovsu dan pemkab/kota se Sumut sampai ke desa/ kelurahan.    5) Nilai guna arsip  a. Nilai guna primer  o Nilai administrasi  o Nilai hukum  o Nilai fisikal dan keuangan  o Nilai ilmiah dan teknologi  b. Nilai guna sekuder  o Nilai evidential  o Nilai informasional  o Nilai intrinsik  2.2 Sesi Tanya Jawab        1. Apakah  semua  lembaga  menyerahkan  arsipnya  ke  badan  arsip  daerah  ?  dan apakah arsip tersebut memiliki JRA ?  Jawab :  9   
  11. 11. a) Seharusnya  berdasarkan  peraturan  UU,  semua  lembaga  pemerintah  manapun  baik  swasta  maupun  negeri  harus  menyerahkan  arsip  mereka  kepada  lembaga  kearsipan  daerah.    Tetapi,  kenyataannya  jangankan  menyerahkan, walaupun lembaga kearsipan telah memberikan surat dan  dijemput, instansi tersebut tidak juga menyerahkan. Dan dari 10 instansi  yang  disurati,  yang  mnyerahkan  hanya  3  atau  4  instansi  saja.  Ini  merupakan tugas yang berat bagi kami sebagi lembaga kearsipan daerah.  Arsip  tersebut  seharusnya  disimpan  di  unit  kearsipan  lembaga  instansi  itu  sendiri.  Tapi  mereka  yang  berada  di  dalam  instansi  itu  sendiri  saja  tidak  mau  menerahkan  arsip  mereka  untuk  disimpan  atau  dikelola  dan  dilestarikan dengan baik. Mungkin alasan bagi mereka adalah:  a. Arsip dianggap tidak penting, tetapi arsip akan di anggap penting apabila  telah menjadi sebuah permasalahan.  b. Arsip adalah sesuatu dirahasiakan, takut jika rahasia perusahaan mereka  diketahui  oleh  orang  banyak.  Padahal,  arsip  statis  adalah  arsip  yang  bersifat terbuka. Dan tetap ada hal yang tidak boleh untuk dipublikasikan,  misalnya  permintaan  dari  pemiliknya.  Walaupun  demikian,  ada  juga  instansi  dengan  kesadaran  dirinya  untuk  mengantarkan  sendiri  arsip  mereka ke lembaga kearsipan daerah tanpa harus disurati atau dijemput.  Instansi  yang  seperti  inilah  yang  mungkin  telah  mengerti  betapa  pentingnya  nilai  arsip  tertentu.  Sampai  sekarang  pun  belum  juga  ada  sanksi  yang  pasti  bagi  instansi  yang  belum  menyerahkan  arsipnya  ke  lembaga  kearsipan  daerah.  Harapan  kami,  adanya  kesadaran  diri  dari  setiap  instansi  untuk  menyerahkan  arsip  mereka  kepada  lembaga  kearsipan daerah.  b) JRA (  jadwal retensi arsip) untuk provinsi sumatera utara pada  lembaga  kearsipan  daerahnya  sendiri  belum  ada.  Kami  hanya  memakai  pedoman  dari lembaga menteri dalam negeri yang bersifat nasional yaitu peraturan  menteri dalam negeri no.39 tahun 2005 tentang pedoman tata kearsipan  di  daerah.  Dan  yang  mengetahui  JRA  adalah  yang  menciptakan  arsip  itu  sendiri.  Rencana  di  tahun  2012,  kami  akkan  mencoba  menjalankan  atau  10  
  12. 12. melakukan JRA di 43 unit yang ada di provinsi sumut ini. Seperti mencari  arsip atau data. Dan arsip apa yang diciptakan dan yang mana yang harus  dimusnahkan  maupun  yang  disimpan  permanen.  Yang  mana  yang  harus  ditentukan,  berapa  lama  aktif,  inaktif,  dan  dimusnahkan.  Misalnya:  kab.  Kota  mempunyai  JRA  sendiri,  karena  mereka  yang  tahu  kapan  arsip  mereka harus dimusnahkan. 2. Apakah  ada  kendala  /  masalah  karena  penggabungan  antara  badan  perpustakaan daerah dengan badan arsip daerah ?  Jawab: Pada umumnya tidak ada kendala dalam mengelola arsip, karena  mempunyai  tugas  pokok  masing‐masing  dalam  mengelolanya.  Jika  ada  kendala  itu  hanya  ada  pada  bagian  administrasinya,  karena  letak  kantor  badan  arsip  dengan kantor badan perpustakaan berjauhan. 3. Lembaga  arsip  daerah  menyimpan  mata  uang  Indonesia  tempo  dulu  yang  sengaja di ambil dari Belanda. Dan itu merupakan arsip statis yang sifatnya  terbuka  untuk  umum.  Dan  bagaimanakah  preservasi  terhadap  arsip  yang  mempunyai nilai tinggi tersebut ?  Jawab:  Cara  yang  dilakukan  adalah  di  scan  mata  uang  tersebut,  karena  merupakan  arsip  statis  yang  bersifat  terbuka  untuk  umum.  Terdapat  AC  pada  penyimpanan arsip, tetapi belum menyala 24 jam seperti yang seharusnya sesuai  standart  penyimpanan  sebuah  arsip  karena  kendala  pada  dana  yang  masih  kurang.  Kemudian  melakukan  fumigasi  dan  memasukkan  kaper  ke  dalam  box   penyimpanan arsip. 4. Mengapa  ada  arsip  yang  tertutup  /  tidak  dilayankan  untuk  public,  sedangkan  arsip  statis  ada  hak  dari  masyarakat  untuk  melihat  dan  mengetahuinya? Dan siapa yang bertugas dalam melayankan arsip kepada  pengguna yang membutuhkan?  Jawab:   a. Arsip tertutup, tidak dilayankan  karena tergantung dari stabilitas politik  dan  stabilitas  Nasionalnya,  misalnya  supersemar  dan  kondisi  Arsip  tersebut.  11   
  13. 13. b. Arsip  boleh  dilayankan  untuk  publik  atau  tidak  juga  tergantung  dari  instansi yang menciptakan arsip tersebut.  c. Arsip  dilayankan  atau  tidaknya  juga  dilihat  dari  kondisi  fisik  dari  arsip  tersebut,  akan  tetapi  dengan  kecanggihan  teknologi  yang  ada  sekarang,  arsip‐arsip telah dapat dilayankan untuk umum dalam bentuk elektronik.  Seperti  JIKN  untuk  setiap  daerah  memiliki  jadwal  masing‐masing  umtuk  di akses oleh pengguna.  Ada beberapa syarat arsip dilayankan untuk umum atau tidak, yaitu:  • Pegawai  yang  bertugas  melayankan  arsip  adalah  arsiparis,  arsiparis  tidak diijinkan memberikan arsip kepada siapapun begitu saja,  • Arsip  tidak  boleh  dipinjamkan  sembarangan,  harus  jelas  dipinjam  oleh siapa, untuk apa, dan kapan akan dikembalikan.  • Peminjaman arsip harus ada surat resmi agar tidak di salah gunakan    5. Apa  pedoman  yang  digunakan  untuk  pengklasifikasian  pada  arsip  daerah  ini?  Lalu  pada  saat  kami  mengunjungi  JIKN  mengapa  arsip  sumut  tidak  ada?  Jawab:  • Pada JIKN sudah ada tetapi pembukaan aksesnya diatur per daerah, • Pedoman klasifikasi :   o Arsip aktif  :  SK Mendagri no. 35 tahun 2005, di bagi 10 pokok masalah  contoh: umum, pemeritahan, politik, keuangan dan sebagainya.  o Arsip in aktif  :  PP no. 34 thn 1981 yaitu mengenai penyusutan arsip.  o Arsip statis  :  Kep. Pres no. 105 thn 2004 • Penemuan kembali arsip aktif dengan kartu kendali surat masuk / keluar, arsip  Inaktif pada DPA Sementara, dan pada arsip statis berdasarkan DPAS sementara.  12   
  14. 14.  6. Arsip apa saja yang disimpan di arsip daerah ini?  Jawab:  Sebenarnya  arsip  statis  saja,  tetapi  pada  kenyataanya  seluruh  arsip dari instansi yang kacau balau pun diterima.   7. Bagaimana  dengan  arsip  elektronik  yang  ada  pada    arsip  daerah  ini,  lalu  bagaimana  penanganan  dari  arsip  elektronik  yang  programnya  sudah  tidak ada seperti dokumen yang format elektroniknya word star ?  Jawab:  Koleksi  arsip  elektronik  saat  ini  hanya  dalam  format  pdf,  yaitu  hasil pemindaian dokumen tercetak ke dalam format elektronik, ada koleksi pita  kaset  film,  tetapi  tidak  ada  alat  untuk  memutarnya  dan  tidak  diketahui  apakah  masih dapat digunakan atau tidak.    Catatan tambahan:   Kantor  Arsip  Daerah  Medan  memiliki  program  kerja  dan  agar  setiap  instansi  dapat  memberikan  Arsip  mereka,  Kantor  Arsip  telah  mengadakan  DIKLAT, Sosialisasi tentang “Sadar Arsip”, tetapi banyak juga instansi yang telah  mengikuti  program  tersebut  tidak  melaksanakannya  di  unit  kerja  mereka  dan  tantangan  juga  bagi  Kantor  Arsip  Medan  karena  tidak  bisa  selalu  memberikan  sosialisasi mengingat masih ada banyak perkerjaan yang tidak bisa ditinggalkan  di Kantor Arsip itu sendiri.   13   
  15. 15.     BAB III  Study Tour    3.1 Sarana dan Prasarana dan yang Bertanggung Jawab      1) Ruang Aula      Tempat  dimana  diadakannya  pertemuan‐pertemuan.  Misalnya  seperti  kunjungan‐kunjungan  para  mahasiswa  yang  yang  telah  kami  lakukan  pada  hari Jum’at, 4 maret 2011.    2) Ruang Depot Arsip  Oleh Arsiparis :   Ibu Nondang                         Ibu Dormin  Ruangan  ini  adalah  tempat  penyimpanan  arsip‐arsip  yang  telah  disusun  berdasarkan  nomor.  Gedung  ini  memiliki 3 lantai dan di dalam ruangan ini  hanya  terdapat  arsip  aktif  saja.  Dan  jika  kita  ingin  mengambil  atau  mencari  arsip  14   
  16. 16. yang kita inginkan maka kita harus mencatat nomor yang terdapat label pada box‐box yang ada di lemari‐lemari arsip tersebut.    Dalam  satu  box  biasanya  terdapat  10‐50  arsip  yang  disimpan  sesuai  dengan  ukurannya.  Dan  arsip  tersebut  juga  telah  dikelompokkan.  Dalam  ruangan  terdiri  dari  rak‐rak  yang  menyimpan  boks‐ boks  arsip,  dalam  1  baris  rak  berisi  8  /  10  boks.  Arsip  yang  disimpan  pada  ruangan  ini  ada  yang  tertua  yaitu  arsip  yang  diciptakan  pada  tahun  1942  tetapi  tidak  penting  nilai administrasinya, masih disimpan karena belum ada JRA , jadi masih belum tau apakah harus dimusnahkan atau tidak.  Pada  umumnya  arsip  yang  disimpan  atau  yang  ditampung  oleh  badan  arsip  ini  adalah  semua  berasal  dari  menteri dalam negeri atau instansi negeri. Contoh penomoran  yang  dilakukan  adalah  mis:  no.  1  sampai  5000,  maka  setelah  dilakukan  penomoran  ulang  dari    nomor    1  kembali. Penomoran  arsip  bedasarkan  jumlah  arsip  masuk  dalam  1  tahun,  setiap  awal  tahun nomor kembali jadi 1.    Itu  adalah  contoh  dari  penomoran  arsip  pada penyimpanannya.  Semua  arsip  yang  tersimpan  merupakan arsip  aslinya,  karena  tidak  memiliki  salinannya.  Arsip  yang disimpan di depot arsip tidak duplikasinya. Di dalam ruangan terlihat  arsip‐arsip  yang  masih  dalam  karungan,  seperti sampah  yang  sisinya  kertas‐kertas  tidak  utuh  lagi.Untuk  tunjangan  arsiparis  yag mengelola arsip in aktif sudah termasuk di honor. Terdapat mobil sadar arsip dan pada tahun  2008  dan  baru  dioperasikan  tahun  ini,  mobil  ini  digunakan  untuk  menjemput arsip ke instansi – instansi.    3) Ruang Galeri  15   
  17. 17. Koleksi  dala ruangan ini  ada  sekitar  100 sumber  dari  ANRI  dan  Bada K am  n  0,  an warisan. Contoh  ya .  ang  koleksi  yang  terd dapat  di  ga aleri  merup pakan  koleksi  foto‐fot to pahlawa an, foto peta a zaman dah hulu, koleks si uang zaman dahulu, k koleksi foto o kota meda an  doloe dan sebagainya. Untuk pameran kolekstempoe d si selalu ada a di luar.    Beberapa K B Koleksi gale eri tempo d dulu di badan arsip da aerah sumu ut:                           16 1
  18. 18. 4) R Ruang Kasu ubid Arsip S  Statis  Pada label di boks kolek ksi arsip satis menggunakan kode e yang digun nakan dalam m pelabela an arsip untu uk diserahk kan pada JIK KN, terdiri d dari   :  o Fond  : cakup pan yang pa nomor pemilik arsip  aling besar n Contoh h : Fond : Gu ubernur  Sub  fond    :    bada perpust an  takaan,  din nas  pendid dikan,  bada an  keuang gan, dinas k kehutanan, d dll  o K Kode : nomo or diciptakan n sendiri, be edasarkan a arsip perata ama masuk  o R Refrensi : no omor boks a arsip dan ars sip yang ter rdapat didal lamnya.    • Terdapat ped doman dala am pengelol laan arsip, y yang selama a ini meman ng belum ad da  JR tetapi  m RA,  masih  meng ggunakan  J JRA  dari  m masing‐masin instansi,  lalu  dibua ng  at  Sk kema, skem ma ini berisi i :    o Tu ugas dan fun ngsi masing g‐masing ins stansi  o Ar rsip tentang ksripsi yang mewakili arsip tersebu g arsip (dek ut)  o Su mpokkan bedasarkan n udah dikelom nilai guna  • Dalam skema D a terdapat k kolom keter rangan men ngenai :  17 1
  19. 19. o Program  o Umum  o Keuangan  o Kepegawaian  • Terdapat 17 arsip ang diambil dari Jerman, tetapi masih  belum di transletkan ke  dalam bahasa Indonesia.    5) Ruang Pengelolaan  Oleh: Bapak Yahya Lubis  sebagai Staf Pengelolaan    • Terdapat  arsip  USU.seperti  peresmian  fakultas  kedokteran  USU  pada  tahun  1954.  • 1 lemari terdapat 400 boks  • Bagi instansi yang tidak menyerahkan arsipnya sebenarnya sudah  sanksi dalam  undang‐undang, tetapi belum bisa diterapkan.      Gmbr. Ruang pengolahan arsip.   18   
  20. 20. BAB IV  Kesimpulan    4.1 Kesimpulan   Berdasarkan  pengamatan  yang  telah  dilakukan  pada  Study  Tour  di  badan  arsip daerah sumut  , penulis  dapat melihat bahwa Arsip seperti diteorinya mempunyai nilai guna seperti sejarah dan ekonomi. Arsip juga perlu dikelas‐kelaskan dan setiap instansi mempunyai  Arsipnya  serta harus  menyerakan  Arsipnya  ke  Badan  Arsip  Daerah.  Arsip juga  perlu  perawatan  dan  memiliki  tempat  penyimpanan  yang  khusus.  Pengelolahan Arsip tersebut dilakukan oleh Arsiparis.  Penulis juga dapat melihat upaya kerja keras yang dilakukan oleh Arsiparis dan pegawai  lainnya  untuk  meminta  Arsip  dari  setiap  instansi,  mengklasifikasikannya, menyimpan dan preservasi. Keadaan penyimpanan cukup baik, tetapi karena dana yang kurang memadai untuk perawatan sehingga Arsip hanya dapat dirawat dengan fasilitas apa  adanya  saja  seperti  halnya  AC  masih  tidak  menyala  selama  24  jam  dan penyimpanan  arsip,  keamanannya  masih  kurang,  dikarenakan  tidak  adanya  duplikat arsip  yang  disimpan,  bahkan  masih  ¼  nya  yang  sudah  di  scan,  dan  di  pindai  menjadi elektronik.  Ketika  ada  kebakaran  atau  bencana  lainnya,  dan  mengakibatkan  sebagian arsip rusak, maka tidak ada arsip yang tertinggal.  Arsip  adalah  sebagai  sesuatu  yang  dirahasiakan,  takut  jika  rahasia  perusahaan mereka  diketahui  oleh  orang  banyak.  Oleh  karena  itu  masih  banyak  perusahaan  – perusahaan tidak mau menyerahkan arsipnya ke badan arsip untuk disimpan. Padahal, sudah  berulang  kali  diberikan  edaran  surat  untuk  penyerahan  Arsip  dan  diadakannya sosialisasi.  Salah  satu  faktor  mungkin  karena  beberapa  instansi  belum  menyadari pentingnya  Arsip.  Meskipun  demikian  ada  juga  yang  menyerahkan  Arsipnya  kepada Badan  Arsip  daerah,  tetapi  Arsip  yang  diberikan  dikemas  dalam  bentuk  yang  tidak berharga.  Seperti  contohnya:  Arsip  dalam  bentuk  yang  keriput‐keriput  diamasukkan kedalam  goni  dan  pernah  Arsiparis  menemukan  sendal  dalam  goni  tersebut  yang bersatu dengan Arsip.    System  pengendalian  arsip  yang  disimpan  pada  badan  arsip  Daerah  Sumatera Utara  sudah  bagus  karena  mempunyai  pedoman  tata  kearsipan  di  Daerah,  peraturan Menteri  Dalam  Negeri  Nomor  39  tahun  2005  tentang  Pedoman  Tata  Kearsipan  Di Daerah. Setiap Arsip diklasifikasikan atas 10 kelas utama yaitu:  000 Umum  100 Pemerintahan  19   
  21. 21. 200 Politik  300 Keamanan  400 Kesejahteraan  500 Perekonomian  600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan  700 Pengawasan  800 Kepegawaian  900 Keuangan  Setiap  Arsip  yang  ada  di  Kantor  arsip  Daerah  Medan  disimpan  semuanya  tidak dimusnahkan  atau  mengalami  disposal.  JRA  belum  ada  karena  tidak  semua  instansi yang  memberikan  Arsip  mereka  dan  memberi  tahu  jangka  waktu  keperluan  mereka terhadap Arsip yang mereka serahkan  Arsip  sangat  penting  sekali,  karena  ini  dapat  menyangkutu  stabilitas  nasional sebagai contoh adanya pulau indonesia yang direbut oleh negeri  lain karena indonesia tidak  memiliki  bukti  tertulis  yaitu  Arsip  mengenai  pulau  tersebut.  Contoh  lain  negara Belanda  menyimpan  Arsip  seperti  mata  uang  indonesia  dan  koran  edisi  lampau  yang pernah  ada  di  Indoensia  sebagai  nilai  sejarah  sewaktu  di  minta  secara  resmi  oleh indonesia  mereka  tidak  mau  menyerahkan  yang  aslinya  hanya  Copyannya  saja  dan itupun  harus  dibayar mahal  oleh  Indonesia,  tentunya  negara  Belanda  bersikap  seperti itu  karena  menyadari  Arsip  sangat  penting.  Meskipun  kelihatannya  hal  yang  sepele tetapi Arsip memiliki nilai guna yang besar di waktu yang akan datang.  Hal yang perlu dilakukan adalah gerakan ‘Sadar Arsip’ yaitu melalui sosialiasasi dan pengedaran surat‐surat penyerahan Arsip secara berkala. Perlu juga memaparkan kepada  setiap  instansi  bahwa  penyimpanan  Arsip  di  Badan  Arsip  Daerah  dapat dipercayakan  keamanannya  dan  perawatan  maupun  pengelolahannya.  Sebagai Mahasiswa/Mahasiwa, penulis juga berharap untuk selalu memberikan tulisan ataupun karya‐karya  melalui  media  cetak  maupun  elektronik  untuk  memotivasi  orang  lain pentingnya Arsip.            20   
  22. 22. DOKUMENTASI       Gmbr. Gedung arsip        Gmbr. Penyerahan cendramata      Gmbr. Arsip yang tidak terjaga    Gmbr. Lobi arsip                  Gmbr. Koleksi mata uang      Gmbr. Box Arsip statis  21  
  23. 23.     Gmbr. Arsip statis        Gmbr. Daftar pertelaan arsip           Gmbr. Ruang kasubag    Gmbr. Ruangan kasubag pengolahan arsip  22   
  24. 24.     Gmbr. Perpustakaan mini    Gmbr. Ruang fungsional      Gmbr. Ruang fotocopy    Gmbr. Ruangan JIKN        Gmbr. Gedung depo arsip    Gmbr. Depo arsip  23  
  25. 25.      Gmbr. Rak arsip         Gmbr. Box arsip       Gmbr. Contoh Arsip            Cendra mata           Ruang Galeri ‘tempoe doeloe’        24  
  26. 26. Foto bersama dengan pegawai kearsipan di halaman depan Kantor  Kearsipan         Foto‐foto bersama Tim Observasi  25  
  27. 27.      26  

×