Rui Belona
                                                                                Responsável Pharmedia - JRS Pha...
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Portal interno B2E (Pharmagazine N5)

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De uma forma simplificada, o
B2E é um portal que permite aos
colaboradores da companhia o
acesso a sistemas, processos e
informações necessárias, internos
ou externos, para que possam
realizar o seu trabalho da melhor
maneira. O portal B2E está a
tornar-se, rapidamente, a base
para a comunicação e colaboração
entre os colaboradores.

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Portal interno B2E (Pharmagazine N5)

  1. 1. Rui Belona Responsável Pharmedia - JRS Pharmarketing multimédia O que é um portal B2E? A Internet revolucionou um dos Portal interno B2E: elementos críticos das estratégias de negócio: a maneira como os criação da cidade virtual negócios se efectuam entre os PharmaLand seus vários intervenientes. Desde o início foi dado especial destaque à ligação da empresa com os seus para os seus colaboradores fornecedores e clientes, e foram introduzidas novas formas de comunicação através da Internet como o B2B (business-to-business) Rui Belona e B2C (business-to-consumer). Responsável Pharmedia - JRS Pharmarketing Pharmagazine | edição n.º 5 | 2009 41 de 94 Notas:
  2. 2. Portal interno B2E: criação da cidade virtual PharmaLand para os seus colaboradores multimédia Actualmente encontramo-nos da Indústria Farmacêutica através e informações que se pretende Função numa segunda fase: o B2E da adopção dos portais B2E, nos conjugar num portal desta (business-to-employee), sendo um quais são introduzidos conteúdos natureza. princípio fulcral para as empresas dinâmicos e aplicações self-service: mais desenvolvidas, nas quais o a PharmaLand. Assim, ao dirigir-se a uma capital humano é considerado um comunidade virtual PharmaLand, factor imprescindível. O que é a PharmaLand? qualquer colaborador sabe que Comunicação A PharmaLand consiste na lá poderá encontrar informação De uma forma simplificada, o criação de um portal interno B2E, relevante para o seu dia-a-dia B2E é um portal que permiti aos orientado para os colaboradores (quer seja de natureza profissional colaboradores da companhia o de uma companhia, permitindo ou pessoal). acesso a sistemas, processos e disponibilizar conteúdos, informações necessárias, internos informações, acesso a aplicações, Porquê fazer uma ou externos, para que possam colaboração e conhecimentos PharmaLand? Informação realizar o seu trabalho da melhor necessários para o desempenho A informação é um activo em maneira. O portal B2E está a das suas funções. qualquer mercado ou sector. tornar-se, rapidamente, a base Num sector como a Indústria para a comunicação e colaboração A PharmaLand baseia-se no Farmacêutica, onde o conhecimento entre os colaboradores. conceito da cidade virtual. Porque atempado de toda a informação, as cidades são centros geográficos sejam normas e regras que Lazer Tendo isto em mente, foi de pessoas, actividades e serviços, foram alteradas pelas entidades desenvolvido um conceito que e a sua forma urbana é familiar reguladoras, seja o conhecimento permite abranger os princípios do à maior parte das pessoas, é científico das áreas e produtos da B2E, melhorar a comunicação entre utilizado como uma metáfora companhia, leva a que a forma e o os colaboradores das companhias face ao agrupamento de serviços timing em que essa informação é fig. 1 Pharmagazine | edição n.º 5 | 2009 42 de 94 Notas:
  3. 3. Portal interno B2E: criação da cidade virtual PharmaLand para os seus colaboradores multimédia disponibilizada possa ser um factor personalização), nomeadamente diferenciador e gerador de sucesso. no caso de companhias As razões que estimulam a multinacionais; Motivar os criação de portais corporativos colaboradores nas empresas são muitas. As que falta de informação e conteúdos Promover a Promover a lideram as listas de alguns estudos aplicáveis ao trabalho gestão e a relação são: (farmacovigilância, autonomia dos companhia/ esclarecimentos, reporte de colaboradores colaboradores dificuldade dos colaboradores no casos especiais, pedidos de acesso a toda a informação, informação médica, best principalmente quando esta vem practices, formação científica, de departamentos diferentes etc...); (Departamento Médico, Departamento de Marketing, baixa qualidade das informações PharmaLand Medir grau de Prevenir Assuntos Regulamentares, etc.); que chegam aos colaboradores satisfação dos a falta de forma deficiente, por outros colaboradores de informação perda de tempo a responder a canais da companhia (papel, dúvidas dos colaboradores sobre reuniões, correio interno, etc.); processos internos, quando estas poderiam estar disponíveis desperdício de tempo na procura no portal 24 horas por dia / 7 de informações; Inovar na Formar dias por semana; comunicação nas mais necessidade de manter os interna diversas áreas intranet geral que oferece colaboradores informados de tudo para todos (falta de forma rápida e disseminada; fig. 2 Pharmagazine | edição n.º 5 | 2009 43 de 94 Notas:
  4. 4. Portal interno B2E: criação da cidade virtual PharmaLand para os seus colaboradores multimédia vários nichos de informação Abordagem tradicional Abordagem PharmaLand dentro da companhia, implicando uma produtividade deficiente das equipas que têm a informação Depto. A Depto. C Depto. A Depto. C fragmentada. Entre todas as razões que Depto. B Depto. B possamos dar, o que torna mais urgente os serviços tipo B2E é a possibilidade de dar aos colaboradores de uma companhia o bem mais precioso de nossos dias: o tempo. NovaL and Segundo pesquisas realizadas em 2001 pela Agency.com e Harris Interactive, os colaboradores que utilizam soluções de Portal Corporativo, em média, economizam cerca de 2,84 horas por semana, o que significa 7,1% de seu tempo. fig. 3 Pharmagazine | edição n.º 5 | 2009 44 de 94 Notas:
  5. 5. Portal interno B2E: criação da cidade virtual PharmaLand para os seus colaboradores multimédia Qual seria o seu aumento das ferramentas necessárias para onde quiser”, um vasto conjunto de de produtividade se os seus desempenharem o seu papel dentro interfaces e plataformas múltiplas colaboradores trabalhassem da organização de uma forma de integração de dados são mais um mês em cada ano? mais informada e pro-activa. Isto reconhecidas como essenciais. significa, para os colaboradores, Esta premissa torna-se tão mais Indiferente às condições terem um único ponto de acesso a importante quanto o colaborador informa ç ão se f-service económicas, a produtividade todas as informações relevantes, estiver fora do espaço físico da laboral é um factor essencial para ferramentas de colaboração, companhia. se atingir, de forma sustentada, aplicações e serviços que eles as margens de lucro e as quotas precisam para fazer o seu trabalho. A PharmaLand assume um de mercado ambicionadas. Os papel importante em manter os fig. 6 colaboradores que trabalham Do ponto de vista da companhia, colaboradores que estão no terreno eficientemente, podem dedicar representa o aumento comprovado (nomeadamente as equipas de venda) mais tempo ao serviço das da economia e da produtividade informados sobre os acontecimentos necessidades dos clientes, da equipa, baseando-se em duas relevantes para a companhia, ao angariando novas oportunidades de premissas: mesmo tempo que lhes fornecem rendimento e inovando de forma ferramentas para melhor realizarem contínua. “sempre que quiser - onde quiser” as suas tarefas (e-Learning, (anytime, anywhere) questionários de auto-avaliação, A quem se destina a self-service processos internos etc.) ao seu ritmo, PharmaLand? sem impor um tempo ou local físico. informa ç ão A PharmaLand destina-se a todas “Sempre que quiser - as companhias que pretendam ser onde quiser” Se aliarmos esta autonomia dada mais eficientes na comunicação com À medida que avançamos para a à equipa que está no terreno, os seus colaboradores, dotando-os premissa “sempre que quiser - permitindo-lhe escolher o ritmo fig. 5 Pharmagazine | edição n.º 5 | 2009 45 de 94 Notas:
  6. 6. Portal interno B2E: criação da cidade virtual PharmaLand para os seus colaboradores multimédia com que assimila as informações e realiza as suas operações, a um conceito de Closed Loop Marketing (tema que iremos discutir num próximo artigo), podemos perceber as potencialidades que a PharmaLand pode oferecer às equipas de vendas. “Self-service” A Internet/Intranet ganhou uma importância tremenda, fazendo evoluir os sistemas self-service. Como a PharmaLand tem a sua base na internet, não obriga à instalação de programas específicos, bastando a utilização de um web browser normal, sendo este a plataforma deste conceito. O conceito de employee self-service tem também um vasto impacto nas organizações, na medida em que é desenhado e concebido para ser manuseado por utilizadores casuais, não formados, isto é, Pharmagazine | edição n.º 5 | 2009 46 de 94 Notas:
  7. 7. Portal interno B2E: criação da cidade virtual PharmaLand para os seus colaboradores multimédia para uma vasta audiência que não a importância desses benefícios Alavancar o capital intelectual os utilizadores dos tradicionais para os objectivos específicos da sistemas cliente/servidor. organização. Simplificar os processos internos (paper less organization) O volume de informação com que Despertar a curiosidade temos de lidar, no dia-a-dia, continua para a PharmaLand Fortalecimento das relações entre colaboradores a crescer descontroladamente. Despertar o interesse dos (reforçar a cultura da empresa) As Intranets, em certa medida, colaboradores para esta nova contribuíram para este problema realidade é um dos factores quando permitiram que muita críticos de sucesso do projecto. Melhorar a comunicação com os colaboradores informação inútil fosse acedida, O envolvimento inicial dos explorada e multiplicada por colaboradores é vital para o Permitir às várias comunidades profissionais internas utilizadores, colaboradores e sucesso do projecto pois serão partilharem conhecimento pessoas anónimas. eles os impulsionadores que darão vida à PharmaLand. Tendo Eliminar actividades repetitivas e não geradoras de valor, A PharmaLand, contendo isto em conta, uma campanha que consomem tempo e recursos informação específica e útil para de comunicação interna deve os seus utilizadores, autorizados ser realizada ANTES do início do para a sua utilização, vem reduzir projecto, de forma a preparar os Aumento da produtividade e competitividade significativamente esse problema. colaboradores para a mudança que irá acontecer. Redução de custos Vantagens da PharmaLand O primeiro passo deve passar pela Outra questão prende-se com identificação dos benefícios que a cadeia hierárquica. Sem Tomada de decisões mais eficaz a Pharmaland pode oferecer, e o envolvimento das chefias fig. 6 Pharmagazine | edição n.º 5 | 2009 47 de 94 Notas:
  8. 8. Portal interno B2E: criação da cidade virtual PharmaLand para os seus colaboradores multimédia eNewsletter dificilmente o projecto irá ter A PharmaLand é segura? sucesso. Uma abordagem top-down Com o registo de todos os envio de uma e-newsletter para todos os utilizadores registados é necessária para retirar todas as utilizadores do portal, a partilha de Questionários vantagens da PharmaLand. informação apresenta-se fácil pois, auto-avaliação de conhecimento sobre determinado assunto/ patologia/produto desde o momento que o acesso é Testes de avaliação Desde o Director Geral, passando feito em área privada, apenas pelos Product Managers e Area acedem aos mesmos as pessoas avaliação de conhecimentos sobre determinado assunto/patologia/produto, com pontuação final Managers, todos os que assumam devidamente “credenciadas”. uma função de liderança deverão Será igualmente possível a Caixa de sugestões contribuir, de forma activa, para monitorização dos visitantes da recolha de sugestões e feedback junto dos utilizadores o desenvolvimento do projecto, PharmaLand a partir do momento Agenda nomeadamente com a publicação em que se registam. introdução de reuniões, eventos e congressos por área/perfil de utilizador , de conteúdos da sua autoria ou incluindo os aniversários dos colaboradores de interesse para a equipa que Sondagens lideram. recolha da opinião sobre questões pontuais junto dos utilizadores O que pode fazer com a A B Sondagens PharmaLand? gestão de perfis com diferentes níveis de visualização dos conteúdos As possibilidades são Fórum infindáveis. Além dos conteúdos integração de uma área de discussão sobre os mais variados temas a disponibilizar, poderão ser C adicionadas funcionalidades que Outras irão permitir um maior nível de Outras funcionalidades podem ser customizadas e incluídas na PharmaLand interacção com os utilizadores. Pharmagazine | edição n.º 5 | 2009 48 de 94 Notas:
  9. 9. Portal interno B2E: criação da cidade virtual PharmaLand para os seus colaboradores multimédia Sou Director Geral e a PharmaLand vai ajudar-me a: Sou Director da Área Médica e Assuntos Regulamentares e a PharmaLand vai ajudar-me a: • Chegar a todos os colaboradores da mesma forma; • Comunicar alterações de RCM, Folheto Informativo, embalagens, • Comunicar os objectivos da companhia para todos; renovações de AIM, novas formas farmacêuticas, novas dosagens, • Publicar notícias de interesse para todos os colaboradores da companhia; novas apresentações, etc. • Fazer comunicados para toda a companhia e deixá-los disponíveis • Gerir e comunicar os processos de farmacovigilância, principalmente 24h/dia - 7 dias/semana. junto da equipa de vendas; • Implementar e monitorizar programas de qualidade; Sou Director Financeiro e a PharmaLand vai ajudar-me a: • Comunicar deliberações do Infarmed sobre os produtos da companhia, • Colocar todos os procedimentos financeiros, como plafond de despesas, assim como alterações de normas e regras que possam influenciar reporte de custos, etc.no mesmo local, sempre disponível os processos dos mesmos, para consulta e download; • Transmitir regras e normas internas da companhia que a equipa • Publicar as condições dos acordos com instituições financeiras de vendas deve cumprir junto dos seus clientes. para os colaboradores, permitindo que estes estejam sempre actualizados e informados; Sou Director Médico e a PharmaLand vai ajudar-me a: • Disponibilizar documentos e templates de carácter financeiro para • Disponibilizar informação científica associada aos produtos e áreas todos os colaboradores; terapêuticas, permitindo à equipa de vendas aceder a estes conteúdos • Comunicar a evolução do fundo de pensões dos colaboradores. no seu tempo e ritmo; • Responder a pedidos de informação científica internos e externos; • Gerir a formação científica interna, através de e-Learning com a aplicação de questionários de avaliação ou auto-avaliação sobre os conteúdos disponibilizados. Pharmagazine | edição n.º 5 | 2009 49 de 94 Notas:
  10. 10. Portal interno B2E: criação da cidade virtual PharmaLand para os seus colaboradores multimédia Sou Director de Recursos Humanos e a PharmaLand vai ajudar-me a: Sou Director de Marketing e a PharmaLand vai ajudar-me a: • Gerir processos administrativos (férias, mapas de assiduidades, etc.) • Comunicar as estratégias Marketing e campanhas de comunicação de forma online permitindo o acesso a todos os interessados; para as diferentes áreas da companhia; • Publicar regras e normas institucionais de horários, cantinas, • Apontar eventos de interesse para a companhia nas suas várias áreas; higiene e segurança no trabalho, programas de qualidade, etc; • Publicar conteúdos sobre os produtos que melhorem a performance • Criar manuais de acolhimento virtuais e multimédia para da equipa de vendas. novos colaboradores; • Introduzir sondagens que permitam avaliar o estado de espírito Sou Product Manager e a PharmaLand vai ajudar-me a: da companhia em determinado momento; • Colocar toda a informação sobre os meus produtos disponível • Promover uma área de sugestões para uma gestão participativa para consulta pela equipa de vendas; dos colaboradores. • Publicar alterações aos materiais utilizados nos meus produtos; • Testar os conhecimentos da equipa de vendas sobre os meus Sou Director de IT e a PharmaLand vai ajudar-me a: produtos com questionários; • Publicar procedimentos de segurança e avisos necessários • Comunicar os eventos relevantes para os meus produtos para a utilização das IT; e a forma como iremos abordá-los. • Promover a ajuda técnica online; Sou Product Manager e a PharmaLand vai ajudar-me a: • Dar dicas e conselhos sobre ferramentas informáticas • Colocar toda a informação sobre os meus produtos disponível de utilização diária; para consulta pela equipa de vendas; • Elaborar testes de auto-avaliação sobre as ferramentas de IT; • Publicar alterações aos materiais utilizados nos meus produtos; • Criar manuais virtuais multimédia que ajudem os colaboradores • Testar os conhecimentos da equipa de vendas sobre os meus da companhia a tiraremmais partido das IT. produtos com questionários; • Comunicar os eventos relevantes para os meus produtos e a forma como iremos abordá-los. Pharmagazine | edição n.º 5 | 2009 50 de 94 Notas:

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