Sistemas de información en la cadena de suministro y sus procesos con proveedores - Rafael Trucíos Maza

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Sistemas de Información en la Cadena de suministro y sus procesos con proveedores - SCM

Administración de sistemas de información

Presentación realizada por Rafael Trucíos - CEO de Marketing Partners para TOP 10 BPM - Herramientas y estratégias para la gestión de negoocios. http://top10bpm.blogspot.com

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Sistemas de información en la cadena de suministro y sus procesos con proveedores - Rafael Trucíos Maza

  1. 1. Sistemas de Información en la Cadena de suministro y sus procesos con proveedores - SCM Administración de Sistemas de Información
  2. 2. *  q  La Logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisición y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc, desde los proveedores hasta el cliente. http://top10bpm.blogspot.com - Estratégias y herramientas para la gestión de negocios
  3. 3. *  q  Continuidad del abastecimiento q  Negociar precios convenientes q  Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros q  Definir nivel de inventarios evitando rotura de stocks y mermas q  Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro en función a nuevos procesos productivos q  Mantener costos de adquisición y mantenimiento de stocks a niveles adecuados, acorde a la estructura de operación
  4. 4. *  § Desarrollar la estrategia de compras § Implementar la estrategia de compras § Seguimiento de actividades § Medición de objetivos
  5. 5. *  q  Tiempo – Plazo de entrega q  Planificación - Optimizar el flujo de materiales q  Stock - Disminuir el nivel de inventarios q  Calidad – En el servicio q  Costos – Obtener mejores precios en nuestras adquisiciones (sin sacrificar calidad y garantía)
  6. 6. ¿Quién es responsable? ¿A quien necesito? ¿Dónde están mis proveedores? Socio Estratégico de Negocios
  7. 7. *  •  Redefinir   especificaciones  con   clientes  internos   Ámbito Interno Ámbito Externo •  Introducir  cambios  en  el   proceso  de  compras  (ej.   TI,  e-­‐procurement)   •  Ampliar  la  base   de  proveedores   -­‐ can<dad     -­‐ geogra>a   •  Negociar  mejores   términos  de  compras   •  Realizar  cambios  en   la  relación  con  los   proveedores   >>> Acción: Calificar SEN
  8. 8. *  Lista amplia de proveedores Proveedores potenciales Proveedores precalificados •  Iden<ficación  de  criterios   básicos  para  iden<ficación  de   proveedores   •  Generar  lista  de  proveedores   -­‐ actuales   -­‐ alterna<vos   -­‐ no  tradicionales   •  Iden<ficación  de  criterios   de  aceptabilidad   •  Análisis  de  información   pública   •  Envío  de  RFI   •  Iden<ficación  de  criterios   para  precalificación   •  Pedidos  de  información   específicos   •  Visitas  y  reuniones  con  los   clientes   ¿Qué estamos comprando? - ¿A quien?
  9. 9. *  Visión interna - ¿ Qué compramos ? Volúmenes por área – principales impulsores del consumo / uso Especificaciones funcionales y técnicas Necesidades logísticas Requisitos de calidad y estándares Precios actuales e históricos Restricciones internas (normas internas, políticas de negociación, etc) Visión externa - ¿ A quién compramos ? Dinámica de la industria •  poder relativo de los proveedores •  cantidad y calidad de participantes •  barreras de entrada •  substitutos Dinámica de negocio de los proveedores Evaluaciones de los proveedores •  desempeño en organización •  normas de calidad (ISO 9000) Restricciones gubernamentales / Tarifas Desarrollo de Proveedores Los proveedores mejoran más cuando los clientes son exigentes y sistemáticos.
  10. 10. *  Dimensió n Precio Oferta Productos / Servicios / Especifica- ciones Objetivos Reducción del precio Cumplir con entregas programadas Mantener bajos inventarios Cumplir con los requerimientos de calidad Métrica % reducción en costo total de abastecimiento % entregas a tiempo Rotación de mercadería Productividad Áreas potenciales de negociación Descuento por volumen Descuentos por ítems / Promociones Soluciones integrales (producto y servicio) Compra de materia prima por organización Costos de transporte Términos de pago Tiempo de entrega Frecuencia de entrega Mínimo volumen por entrega Tipo de equipo de transporte Inventarios en consignación Mantenimiento del proveedor del inventario Especificaciones de desempeño Rediseño del producto / servicio Modularidad de componentes Envases Soporte técnico
  11. 11. *  Desarrollar Plan de Negociación Generar y distribuir RFQ Negociación Analizar respuestas ¿ Aceptable ? Feedback a proveedores Obtener informació n adicional Acuerdo contractual Eliminar proveedores no competitivos Acabas de homologar a tus proveedores con sólo seguir las pautas del abastecimiento estratégico
  12. 12. *  Bajo Bajo Alto Alto IMPACTODELACOMPRAENRESULTADOS RIESGO / COMPLEJIDAD DEL SUMINISTRO Especialista en el Abastecimiento - Facilitar y armar grupos de trabajo - Desarrollo de estrategia de abastecimiento - Management del proceso de evaluación de proveedores -  Negociación y contratación -  Análisis de casos de negocios Con Experiencia en Management y Desarrollo de Negocios - Conocimiento técnico sofisticado - Perspectivas amplias del negocio - Administración de proyectos Con Conocimientos de Marketing - Construcción de relaciones - Vínculos estrechos con las funciones de comercialización y ventas - Capacidad de responder con rapidez Con Capacidades Técnicas - Conocimiento técnico del producto o servicio -  Análisis de costos y resolución de problemas - Management integrado del supply chain
  13. 13. Productos Apalancados Ofertas Competitivas Productos Rutinarios Sistema de Contratación Productos Estratégicos Alianzas con Proveedores Productos Cuello de Botella Asegurar el Suministro RIESGO DE SUMINISTRO IMPACTODELACOMPRAENRESULTADOS Dimensión externa Dimensión interna Matriz de Kraljic * 
  14. 14. *  Alineación de objetivos de empresa y función de compras Realización de estudios de mercado de proveedores/productos Segmentación de productos y proveedores DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA DE COMPRAS Hacer vs Comprar Cambios en la base de proveedores Definición de necesidades de sistemas de información Relación de la función de compras con otros departamentos Programas de estandarización
  15. 15. ¿Porqué se usa la palabra transformación?¿Qué importancia tiene e-business? ¿Qué tipo de procesos empresariales? e-business es la transformación de los procesos en una o varias empresas mediante las tecnologías de Internet
  16. 16. Aumentar las posibilidades de negocio Identifico mi posible cliente Carta de presentación en Recepción Pedir cita Enviar información por mail Pedir cita Convencer a la secretaria Volver a llamar Enviar nuevamente la información Llamar Volver a llamar CITA Enviar información en formato (Se almacena con otras cartas)
  17. 17. Servicio de Registro de Proveedores E-sourcing e-Sourcing Es el proceso por el cual las compañías localizan al mejor proveedor que provee el mejor producto y/o servicio al mejor precio. ?
  18. 18. * 
  19. 19. "  Incrementar la oferta de proveedores. "  Herramienta que apoya al proceso de homologación de proveedores. "  I n f o r m a c i ó n a c t u a l i z a d a d e l o s proveedores. "  Ahorro de tiempo para la búsqueda de nuevos proveedores. "  Base de datos (Brochures, Catálogos) integrada al ERP del cliente. "  Clasificación de proveedores de acuerdo al Grupo de materiales del cliente. "  Permite asegurar el abastecimiento.
  20. 20. "  Se generan nuevas oportunidades de negocios. "   Tener su información disponible en todo momento para la comunidad (compradora) de e- business. "  Mantener actualizada su oferta en relación a la demanda, al ingresar al sistema y actualizar sus ofrecimientos en base al grupo de compras del cliente. "  Herramienta de reducción de costos para procesos de marketing directo: impresión, papel ,etc. en cartas de presentación, brochures, etc.
  21. 21. Clientes Distribuidor Fabricante Fabricante Materia prima Transporte Bancos Información *  Un ineficiente proceso de relacion impacta negativamente en la eficacia de la Cadena de Abastecimiento Proveedores
  22. 22. Clientes Distribuidor Fabricante Fabricante Materia prima Operador Logístico Bancos Información *  Una gestion integrada y eficiente añade valor a los procesos de la Cadena de Abastecimiento Plataforma de e-business Proveedores Pedido PedidoPedido
  23. 23. Clientes Distribuidor Fabricante Fabricante Materia prima Operador Logístico Bancos Información *  Una gestion integrada y eficiente añade valor a los procesos de la Cadena de Abastecimiento Plataforma de e-business Proveedores
  24. 24. *  Q Volumen  de   Compras   $   Nro.  Proveedores   Número  de  Ítems   y  carga  administra<va   Tratamiento   Diferenciado   Tipo  de     Negociación   Productos     Crí<cos   Productos      Estratégicos   Productos     Varios   Servicio   Servicio  +     Precio   Precio   Contratos   Fijación  de  Precios   Frecuencia  de  Consumo   Plazo  Determinado   Basado  en:   Concurso  de  Precios   Compras  históricas   5%   5%   15%   80%   80%   15%  
  25. 25. *  Q Volumen  de   Compras   $   Nro.  Proveedores   Número  de  Ítems   y  carga  administra<va   Tipo  de     Negociación   Contratos   Fijación  de  Precios   Frecuencia  de  Consumo   Plazo  Determinado   Basado  en:   Concurso  de  Precios   Compras  históricas   15%   5%   5%   15%   80%   80%   e-­‐business   Reaprov.  Electrónico   Integrando  Información                             electrónica   Envío/Aceptación  OC  -­‐  CAP     Subasta  Electrónica    
  26. 26. Concursos de Precios Tradicional Usuario Generar Requerimiento Crea Petición de Oferta Imprimir Petición de Oferta Fax de Petición de Oferta CLIENTE Actividades Manuales Recepción de documento Tipeo de Ofertas Evaluación de Ofertas Colocación de O/C Responden Ofertas Opciones actuales 1.-Fax 2.-Mail 3.-Courier 4.-Blackberry messenger PROVEDOR Scaneo de Petición de Confirmación telefónica Mail Petición de Oferta ProveedorEnvio de mail o fax
  27. 27. Flujo de Abastecimiento utilizando medios electrónicos Usuario Compras ERP Compras ERP ERP Responde Ofertas Integración con Sistema Comercial. WEB del cliente Emarket place Proveedor PROV X PROV Y PROV Z b2b Proveedor Cliente Proveedor
  28. 28. *  CLIENTES PROVEEDORES Registro online de proveedores Envío de Cotizaciones – RFQ´s Recepción de Ordenes de Compra Envío de Guías y Facturas Visualización de Estado de Facturas Impresión de Comp. de Retención Integración a la Cadena de Valor Opción de Financiamiento (e-factoring)
  29. 29. Realizar   integración   opera<va   Llevar  a  cabo     proceso     de  selección   Definir   plan  de  acción   Crear      portafolio     de  proveedores   Refinar   estrategia  de   abastecimiento   *  Refinar  perfil     del  rubro   • Desarrollar  en  detalle   las  caracterís<cas  del   rubro   • Confirmar  los   requerimientos  de  los   clientes  –  ¿qué    se   compra?   • Entender  las   caracterís<cas  del   mercado  proveedor  –   ¿de  quién  se  compra?   1   2   3   4   5   6   • Refinar  la  aplicabilidad   de  las  palancas  de   abastecimiento   estratégico  (ges<ón  de   requerimientos,  proceso   de  compras,  mejorar   poder  de  compra  y   ges<ón  de  la  cadena  de   abastecimiento)   • Refinar  los  obje<vos  de   ahorro  a  ser  logrados   • Determinar  las   capacidades  de  los   proveedores   • Iden<ficar  proveedores   precalificados   • Verificar  y  realizar  ajustes   a  la  aplicabilidad  de  la   estrategia  de   abastecimiento  al   portafolio  seleccionado   de  proveedores   • Desarrollar  el  plan  de   acción   -­‐  selección   compe<<va  de   proveedores   -­‐  desarrollo  de   proveedores   • Definir  claramente  los   obje<vos,  métricas  y   áreas  potenciales  de   negociación   • Encarar  el  proceso  de   negociación  en  forma   estructurada  e  itera<va   • Comunicar  resultados  del   proceso   • Tratar  temas  opera<vos   con  los  clientes  finales  y   con  los  proveedores   Monitoreo Estado de Avance
  30. 30. CONTROL DE ABASTECIMIENTOS DE PEDIDOS SOLUCION B2B ü  Información compartida de inventarios de los proveedores ü  Seguimiento de los pedidos
  31. 31. Control de Abastecimiento De Pedidos Entregas Visualiza Stocks reservados en proveedor Entregas Controla stocks materiales reservados Entregas Efectúa pedidos Entregas Informa de stocks reservados al cliente Entregas Hace seguimiento de despachos Control de Abastecimiento de Pedidos Funcionalidad Compradores Proveedores
  32. 32. * Comparte información del Plan de Producción y Requerimientos de insumos (confirma o modifica plan) * Corto Plazo (entregas interdiarias – 2 semanas) * Mediano Plazo (proyección 3ra y 4ta semana) * Largo Plazo (tendencias Mes 2 al Mes 5) * Comparte información de inventarios Proveedores y Alicorp * Visualiza proceso de producción del proveedor y fecha disponible Control de Abastecimientos de Pedidos
  33. 33. CAP ALICORP PROVEEDOR SISTEMA Proveedor SAP R/3 Alicorp * Modelo de negocio Ejecutar MRP Generar Plan de Entregas Confirma / Modifica Plan de Entregas Confirma/ Modifica Plan de Entregas (avisos de Envío) Usuario Visualiza stocks reservados en proveedor Despacho de Pedido Reserva de stocks en inventario proveedor Usuario Usuario proveedor 1 Recibe Plan de Entregas 2 Recibe Confirmación/ Modificación de Plan de Entregas (avisos de Envío) 3 Visualización de Despachos 4 n Interfaz
  34. 34. Planificador Proveedor 1Reserva Stocks en el sistema para el cliente 2 Consulta Stocks reservados en proveedor Internet Control de Inventarios reservados B2B Control de Abastecimiento de Pedidos Información compartida
  35. 35. PlanificadorProveedor Control de Inventarios reservados 3 Descarga stock y despacha 2 Notifica a compras Control de Abastecimiento de Pedidos Pedidos y seguimiento 1 Hace pedido sobre materiales reservados Guía de Traslado (a almacén de comprador) 4 B2B Internet
  36. 36. *  q  Es  una  convocatoria  a  empresas,  para  la  compra  o  venta  de  bienes  o   servicios  de  mediante  una  negociación  online.       q  La  obje<vo  final  de  una  subasta  electrónica  es  la  generación  de  ahorros   o  ganancias  importantes  mediante  procesos  totalmente  transparentes   y  auditables.
  37. 37. * Subasta Inglesa Inversa   Esta   Subasta   es   u<lizada   para   la   adquisición  de  un  bien  o  servicio.       Par<endo   de   un   precio   base,   el   postor  ganador  es  aquel  que  realiza   la   puja   más   baja.   La   subasta   permanece   abierta   durante   un   <empo   determinado,   una   vez   finalizado   el   <empo   de   la   subasta,   esta   se   cierra   y   se   da   a   conocer   el   ganador  de  la  misma.     Cuando la diferencia de las propuestas (precios) es < al 10% es sugerido usar esta modalidad de subasta
  38. 38. * Subasta Holandesa Inversa Esta   Subasta   es   u<lizada   para   la   adquisición  de  un  bien  o  servicio.     Se  inicia  con  un  precio  determinado,     inferior   a   todas   las   ofertas,   y   el   subastador  va  subiendo  por  etapas.   Gana  el  postor  que  primero  acepta   un  precio.   Cuando la diferencia de las propuestas (precios) es > al 12% es sugerido usar esta modalidad de subasta
  39. 39. * Subasta Holandesa Inversa - Ejemplos Producto  o  Servicio Precio  Base Precio  Tope Precio  Final Ahorro Ahorro  % Ups  Transformadores  Estabilizadores  y  Baterías  para  Ups S/.  101,965.07 S/.  160,100.00 S/.  101,965.07 S/.  58,134.93 36.31% Mantenimiento  Preventivo  de  Aire  Acondicionado   S/.  316,082.77 S/.  402,798.57 S/.  316,082.77 S/.  86,715.80 21.53% Servicio  de  Recarga  de  Extintores S/.  65,291.31 S/.  82,000.00 S/.  65,291.31 S/.  16,708.69 20.38% Obra  Agencia  Huaraz  II S/.  944,376.15 S/.  1,180,000.00 S/.  944,376.15 S/.  235,623.85 19.97% Obra  Agencia  Cajamarca S/.  1,250,621.64 S/.  1,500,000.00 S/.  1,302,188.30 S/.  197,811.70 13.19% Útiles  de  Oficina S/.  280,404.99 S/.  320,000.00 S/.  280,404.99 S/.  39,595.01 12.37% Servicio  de  Agentes  de  Vigilancia  Red  de  Agencias   S/.  4,355,366.63 S/.  5,223,842.06 S/.  4,627,500.69 S/.  596,341.37 11.42% Obra  CC.  Piura S/.  500,434.12 S/.  599,000.00 S/.  530,619.59 S/.  68,380.41 11.42%
  40. 40. * Subasta Inglesa Directa Esta   Subasta   se   emplea   para   la   venta    de  algún  producto  o  servicio.   Consiste   en   par<r   de   un   precio     base  y  los  postores  deben  ingresar   sus   ofertas   de   forma   ascendente,     ganando   quien   ofrezca   el   precio   mayor.        
  41. 41. * Subasta Holandesa Directa   Esta   Subasta   es   u<lizada   para   la   venta  de  un  bien  o  servicio.      Se  inicia  con  un  precio  determinado,   superior   a   todas   las   ofertas,   y   el   subastador  va  bajando  por  etapas.     Gana   el   postor   que   primero   acepta   un  precio.      
  42. 42. * Subasta Sobre Cerrado Esta  Subasta  es  aquella  en  la  que  los   postores   presentan   su   oferta   en   una   sola  ocasión.     El  ganador  es  quien  presente  la  mejor   oferta  para  el  Cliente.       Esta modalidad permite no mostrar la cantidad de postores que compiten, así como mantener oculto quien ha sido el postor ganador. Cuando la diferencia de las propuestas es muy alejada se puede usar este modalidad de adquisición
  43. 43. *  * AHORRO DE COSTES * Básicamente asociado a subastas, mayor transparencia * Ya de salida (fase RFQ) se mejoran precios respecto a negociación tradicional * PROCESO OPTIMIZADO * Basado en best practices * Ahorro de tiempo y esfuerzo * Independiente del tiempo y lugar (Internet) * Eliminación tareas que no aportan valor * AUTODOCUMENTACION * Unificación de respuestas proveedores * Registro de todo lo que pasa alrededor de la negociación * Acceso al histórico
  44. 44. *  1.      Iden<ficación  del  Producto  y/o  Servicio  a  Subastar.   2.      Selección  de  postores  a  par<cipar.   3.      Envío  de  Carta  de  Invitación:    -­‐  Bases  detallando  las  especificaciones  técnicas  y  reglas.    -­‐  Cronograma  de  la  Subasta.   4.      Consultas  y  absolución  a  las  interrogantes  de  los  postores     5.      Recepción  de  las  propuestas  técnicas  y  económicas.   6.      Evaluación  de  las  propuestas  técnicas  por  parte  del  Cliente.   7.      Envío  de  cuadro  compara<vo  con  las  propuestas  económicas.   8.      Definición  de  Modalidad  de  subasta  a  emplear   9.      Capacitación  a  los  postores.   10.  Ejecución  de  la  Subasta  Electrónica.   11.  Envío  de  Informe  Final    
  45. 45. * 
  46. 46. *  * “VALORAMOS A NUESTROS PROVEEDORES MAS QUE POR EL PRECIO” * Entendemos la subasta como una fase posterior a una RFQ * Existen subastas que admiten criterios no precio, tanto numéricos como no numéricos * “EN ESTE MATERIAL CONCRETO TENEMOS MUY POCOS PROVEEDORES” * Uso de la Subasta Holandesa * “LOS PROVEEDORES BAJAN TANTO QUE DUDAMOS QUE PUEDAN CUMPLIR” * Buenas especificaciones, cualificación de proveedores, formación * “CULTURALMENTE, NO ESTAMOS PREPARADOS PARA LAS SUBASTAS” * Temores: al cambio, a perder el control, incluso a parecer poco competentes
  47. 47.  Trafico   Retenciones   y  Detracciones   Facturas  y   Cuentas  por  Pagar   Tráfico   Abastecimiento  
  48. 48. Tracking del Proceso y Estado de cada transacción Cliente/Proveedor CICLO DEL NEGOCIO INTEGRADO CLIENTE – PROVEEDOR ERP en Proveedor ERP en Cliente Generación de Requerimiento 1 Impresión de Retenciones 16 Envía solicitud de cotización 2 Recibe solicitud y envía cotización 3 Publicación de Retenciones 15 Visualiza E/ fact. y pagos realizados 14 Informa y muestra pago realizado 13 Muestra estado de la factura 12 Recibe fact. elect. y Contabiliza fact. física 11 Envía info de factura electrónica 10 Prepara y envía orden 5 Recibe orden y confirma condiciones 6 Seguimiento para entrega de Mercadería 7 Envía info de guía de despacho electrónica 8 Recibe guía elect. y mercadería física 9 Recibe cotización cuadro comparat. 4 Confirmación
  49. 49. Preguntas @mktpartners @rtrucios @mundoempresaPE Marketingpartners Top10bpm
  50. 50. También podría interesarle: •  Gestión de la cadena de suministro: •  http://top10bpm.blogspot.com/2008/01/aumentando-la-eficiencia-en-la-cadena.html •  Productividad logística y abastecimiento estratégico •  http://top10bpm.blogspot.com/2013/06/productividad-logistica-y.html •  Infraestructura y costos – Gestión de SCM •  http://top10bpm.blogspot.com/2008/02/mejor-infraestructura-y-menor-costo.html

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