Ragnar Sturtzel2013-03-05Avlevering og elektroniskarkiv – nå og om 10 år
Utfordringene    • Datafangst    • Dataformater    • Drift2
Datafangst
Utfordringer    • Fagsystemer som ikke er koblet mot      arkivet    • Saksbehandling som ikke      dokumenteres    • Samh...
Kanaler inn og ut    • Papirpost    • Elektronisk post    • Elektroniske skjema    • SMS    • Hurtigmeldinger    • Sosiale...
Men hva er reelt nytt?    • I gamle dager, et håndtrykk, et «ord»    • Telefonsamtaler    • Uformelle og formelle møter   ...
Hva med saksbehandlingen?    • Gule lapper    • Konsepter med kråketær    • Elektroniske kilder    • …    • Ting som lå i ...
Hva med alle fagsystemene?    • En gjennomsnittlig kommune har      150 fagsystemer     o   Da er nok alt fra regneark til...
Må alt fanges elektronisk?    • Kan et oppsummerende notat være      bra nok? Eller kanskje noe enklere?     o   Klipp og ...
Ønsker vi å fange alt elektronisk?     • Gamle protokoller inneholdt kanskje       flere årganger     • I dag produserer v...
Dataformater
Maskinene     • Stormaskin     • Minimaskiner     • PC-er med DOS     • PC-er med Windows     • Mac     • Nettbrett     • ...
Tekstbehandlere i min tid     • Ted     • Notis WP     • WordPerfect     • AmiPro     • WordPro     • Microsoft Word 2.1  ...
Andre typer programmer     • Regneark     • Presentasjoner     • Nettsider     • Sosiale media     • Samhandlingsplattform...
Takler vi alle formater?     • Alt skal bli PDF     • Men kan alt bli PDF?      o   Har vi verktøy som takler formatene?  ...
Tegnsett (ÆØÅ)     • EBCDIC (stormaskiner)        • 9C 80 67 (Hex)     • 7 bit ASCII (minimaskiner)   • 5B 5C 5D (Hex)    ...
Fysiske kilder     • Tegnsettet er endret en gang de       siste hundre årene      o   Gotisk      o   Latinsk     • Vi sk...
Drift
Utfordringer     • Brann       o   I fysisk arkiv vil antagelig en brann gjøre           begrenset skade       o   I et da...
Sikkerhetskopi     • Hva tas kopi av?      o   Databaser?      o   Hva med PC-ene?      o   Hva med andre enheter?      o ...
Brukerfeil     • Slettet fil     • Overskrevet fil     • Medium som ikke har datafangst       o   Borte så snart programme...
Større eller mindre risiko for tap?     • Før problemer med fukt, brann, …     • Nå er det i tillegg problemer med       d...
Hvor er vi da om 10 år?
Hvordan ser arkivene ut?     • Manglende saker?      o   Fagsystemer som fortsatt ikke er fanget?      o   Saker slettet v...
TTT (Ting Tar Tid)     • Det alle bruker om 10 år er                 Jeg har skrevet et sted,       sannsynligvis allerede...
TTT 2     • Elektronisk saksbehandling er       minst 20 år gammel     • E-post er 40 år gammel     • Arkivloven er snart ...
Hva kan gjøres?     • Rutiner for datafangst     • Tidligere avlevering     • Overlate konverteringer til       depotene  ...
Datafangst     • Store tap fra nedlagte fagsystemer?      o   Når blir det skikkelig fokus her?     • Vil vi noen gang kla...
Dataformater     • All konvertering fra ett       avleveringsformat til et annet bør       skje i depotet     • De enkelte...
Avlevering når?     • 20-30 år er for lang tid      o   Ingen kjenner lenger opprinnelige systemer      o   For sent å ret...
Datasikkerhet     • Data på flere fysiske steder?     • Automatisk innsamling?     • Rask avlevering?     • Arkivet i skye...
Takk for meg!         Ragnar Sturtzel      Løsningsarkitekt ESA     ragnar.sturtzel@evry.com32
Avlevering og elektronisk arkiv – nå og om 10 år
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Avlevering og elektronisk arkiv – nå og om 10 år

471 views

Published on

Foredrag for organisasjonen DELTA, gruppe Kontoret, 5. mars 2013

Published in: Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
471
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Avlevering og elektronisk arkiv – nå og om 10 år

  1. 1. Ragnar Sturtzel2013-03-05Avlevering og elektroniskarkiv – nå og om 10 år
  2. 2. Utfordringene • Datafangst • Dataformater • Drift2
  3. 3. Datafangst
  4. 4. Utfordringer • Fagsystemer som ikke er koblet mot arkivet • Saksbehandling som ikke dokumenteres • Samhandling som ikke dokumenteres4
  5. 5. Kanaler inn og ut • Papirpost • Elektronisk post • Elektroniske skjema • SMS • Hurtigmeldinger • Sosiale nettverk • Telefon • Møter • …5
  6. 6. Men hva er reelt nytt? • I gamle dager, et håndtrykk, et «ord» • Telefonsamtaler • Uformelle og formelle møter • Hvor mye har vært «brev»?6
  7. 7. Hva med saksbehandlingen? • Gule lapper • Konsepter med kråketær • Elektroniske kilder • … • Ting som lå i saksmappen o Ryddes bort fra saksmappene før avlevering o Men kanskje ikke i saksmappen i det hele tatt fremover7
  8. 8. Hva med alle fagsystemene? • En gjennomsnittlig kommune har 150 fagsystemer o Da er nok alt fra regneark til spesialsystemer regnet med • Krav om Noark i arkivloven o Men i praksis? • I samarbeid med bl.a. KS er det laget standarder for arkivering: o Noark 4 Web Services o KS Resultat XML o GeoIntegrasjon Arkiv (Noark 5 Web Services) • Hvor stor andel av sakene ligger i arkivet?8
  9. 9. Må alt fanges elektronisk? • Kan et oppsummerende notat være bra nok? Eller kanskje noe enklere? o Klipp og lim fra dialogen? o Eller vil det medføre at «det ikke blir tid»? • EU satser på «storebror ser deg» og skal fange all slags kommunikasjon o Er det fremtiden for arkivet også? o Må man ty til slike virkemidler for å få dokumentert all samhandling?9
  10. 10. Ønsker vi å fange alt elektronisk? • Gamle protokoller inneholdt kanskje flere årganger • I dag produserer vi enormt mye mer o Klipp og lim o Maskiner i stedet for penn og papir • Og ingen tid til kassasjon • Eller skal alt bevares? • Drukner det vesentlige i det uvesentlige? • Er alle metadata like interessante? o Vi har fått spørsmål om det ikke finnes flere metadata i systemet vs avlevering10
  11. 11. Dataformater
  12. 12. Maskinene • Stormaskin • Minimaskiner • PC-er med DOS • PC-er med Windows • Mac • Nettbrett • Mobiltelefoner • … • Og alle har forskjellig programvare12
  13. 13. Tekstbehandlere i min tid • Ted • Notis WP • WordPerfect • AmiPro • WordPro • Microsoft Word 2.1 • Microsoft Word 97 • Microsoft Word 2007 • LibreOffice • Google Docs • Microsoft Office 365 • …13
  14. 14. Andre typer programmer • Regneark • Presentasjoner • Nettsider • Sosiale media • Samhandlingsplattformer • … • Det er langt fra pennen / skrivemaskinen til dagens mangfold av dataprogrammer • (Fagsystemer er nevnt før)14
  15. 15. Takler vi alle formater? • Alt skal bli PDF • Men kan alt bli PDF? o Har vi verktøy som takler formatene? o Alt er ikke tekst og bilder o Hvordan ser egentlig et «nettskjema» ut? • Når skal det konverteres? • Er det PDF om 10 år?15
  16. 16. Tegnsett (ÆØÅ) • EBCDIC (stormaskiner) • 9C 80 67 (Hex) • 7 bit ASCII (minimaskiner) • 5B 5C 5D (Hex) • CP850 (DOS) • 92 9D 8F (Hex) • ANSI (Windows) • C6 D8 C5 (Hex) • ISO 8859-P1/P9 • C6 D8 C5 (Hex) • UTF-8 • C386 C398 C385 (Hex) • Eposttittel • =?ISO-8859-1?B?xtjF?= • …16
  17. 17. Fysiske kilder • Tegnsettet er endret en gang de siste hundre årene o Gotisk o Latinsk • Vi skjønner fortsatt det som ble skrevet for 500 år siden o Kanselidansk ikke så forskjellig fra dagens norsk17
  18. 18. Drift
  19. 19. Utfordringer • Brann o I fysisk arkiv vil antagelig en brann gjøre begrenset skade o I et datasenter? • Datakrasj • Feil under rydding o Sletter det man ikke skulle slette • Feil under oppgradering o Korrumperer data • Feil under tilbakestilling o Kopierer feil vei • Brukerfeil • …19
  20. 20. Sikkerhetskopi • Hva tas kopi av? o Databaser? o Hva med PC-ene? o Hva med andre enheter? o Eller er alt i arkivet? • Hvor ofte? o Daglig? o Umiddelbart? • Hvor ligger kopien? o I samme rom? o Samme bygning? • Kan kopien rulles tilbake? o Har noen testet? o Kan enkeltdokumenter hentes ut?20
  21. 21. Brukerfeil • Slettet fil • Overskrevet fil • Medium som ikke har datafangst o Borte så snart programmet er lukket? o Borte så snart røret er lagt på? • Glemt å notere • Glemt å arkivere • Hvem fanger dette når det ikke er noe «synlig»21
  22. 22. Større eller mindre risiko for tap? • Før problemer med fukt, brann, … • Nå er det i tillegg problemer med datakrasj, overskrivinger, … • Lettere å forholde seg til sikring av noe som er håndfast22
  23. 23. Hvor er vi da om 10 år?
  24. 24. Hvordan ser arkivene ut? • Manglende saker? o Fagsystemer som fortsatt ikke er fanget? o Saker slettet ved uhell? • Mangelfulle saker? o Ikke alt har blitt dokumentert? o Deler av sakene slettet? o Eller mer komplette fordi papirer ikke lenger lånes ut?24
  25. 25. TTT (Ting Tar Tid) • Det alle bruker om 10 år er Jeg har skrevet et sted, sannsynligvis allerede på hvor jeg daglig må se, markedet det manende tankesprog: o Men det har ikke nødvendigvis noe T.T.T. volum Når man føler hvor lidet • Det alle bruker om 20 år er man når med sin flid, sannsynligvis allerede på er det nyttigt at mindes, at tegnebrettet Ting Tar Tid o Men det finnes ikke nødvendigvis noe å Peit Hein få kjøpt Gruk25
  26. 26. TTT 2 • Elektronisk saksbehandling er minst 20 år gammel • E-post er 40 år gammel • Arkivloven er snart 15 år gammel • Selv «ny teknologi» som nettbrett er 20 år gammel • Og likevel er alle overrasket over det nye som kommer26
  27. 27. Hva kan gjøres? • Rutiner for datafangst • Tidligere avlevering • Overlate konverteringer til depotene • Bedre drift27
  28. 28. Datafangst • Store tap fra nedlagte fagsystemer? o Når blir det skikkelig fokus her? • Vil vi noen gang klare å holde følge med nye verktøy? o Verktøy i sak/arkiv for å notere fra samtaler, lime inn fra konversasjoner etc?28
  29. 29. Dataformater • All konvertering fra ett avleveringsformat til et annet bør skje i depotet • De enkelte arkiv har ikke kompetansen og skal ikke ha den! • Kanskje også PDF-konverteringen skulle skjedd i depotet?29
  30. 30. Avlevering når? • 20-30 år er for lang tid o Ingen kjenner lenger opprinnelige systemer o For sent å rette opp i feil og mangler o For sent å fange opp fagsystemer som aldri ble tatt vare på • Avlevere årlig? o Glem deponering • Hvor kritisk er det å få med de siste metadataoppdateringer? o Avlevere endringer av tidligere avlevert?30
  31. 31. Datasikkerhet • Data på flere fysiske steder? • Automatisk innsamling? • Rask avlevering? • Arkivet i skyen? • Overlate drift av elektroniske arkiver til profesjonelle? o Men også banksystemene har vært nede grunnet feil under drift…31
  32. 32. Takk for meg! Ragnar Sturtzel Løsningsarkitekt ESA ragnar.sturtzel@evry.com32

×