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Best Practices: Terms of Use and Privacy Policies


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An overview on best practices when drafting enforceable website Terms of Use and Privacy Policies focusing on the presentation of Terms of Use and acceptance methods, as well as special considerations and disclosures required for Privacy Policies under California and Federal law.

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Best Practices: Terms of Use and Privacy Policies

  1. 1. BEST PRACTICES: TERMS OF USE AND PRIVACY POLICIES Royse Law Firm, PC 1717 Embarcadero Road Palo Alto, CA 94303 Heidi Klein 650‐521‐5748 October 12, 2015
  2. 2. TERMS OF USE OVERVIEW • Enforceability  • Presentation  • Acceptance • Modification/Changes • Material Terms • E‐Commerce Websites and Social Media Platforms 2
  3. 3. ENFORCEABILITY ‐ BROWSEWRAP • Nguyen v. Barnes & Noble, Inc., (9th Cir. Aug. 18, 2014) enforceability  depends on whether user has actual or constructive knowledge of the  Terms – Courts have consistently enforced browsewrap where users had actual notice  of terms. – Inquiry Notice: Terms must be sufficiently evident to make a reasonably  prudent user aware of their existence. • General design of the website; • Whether the link to the Terms is conspicuous (visibility/placement of the link); and • Whether there are any other notices provided to the user regarding the Terms • Generally… – Inconspicuously placed Terms tucked away or buried in bottom of page  unenforceable – Multi‐step process through non‐obvious links to locate or access Terms  unenforceable – Courts have been found it sufficient where websites implement explicit textual  notice that continued use will act as acceptance and consent to Terms 3
  4. 4. PRESENTATION/ACCEPTANCE • Four Types of Electronic Adhesion Contracts (Berkson v. Gogo LLC  and GoGo Inc.) – Browsewrap agreements ‐‐ provide that the user gives assent to the terms  merely by using the site.  – Clickwrap agreements ‐‐ require a user to affirmatively click a box on the  website acknowledging awareness of and agreement to the terms of the  agreement before he or she is allowed to proceed with further use of the  website.  – Scrollwrap agreements ‐‐ require a user to physically scroll through an  internet agreement and click on a separate "I agree" button in order to agree  to the terms and conditions of the host website.  – Sign‐in‐wrap agreements ‐‐ do not require the user to click on a box showing  acceptance of the "terms of use," but instead includes a statement like “By  clicking 'NEXT' I agree to the terms of use and privacy policy." 4
  5. 5. ACCEPTANCE ‐ ELIGIBILITY • Legally competent to accept the Terms of Use – 18 years or older – Mentally competent • Include provision that includes representations and  warranties by user and website provider’s right to  terminate/no obligation: – (e.g. “If for any reason, we, in our sole discretion, believe you do not meet the  eligibility requirements set forth above, we reserve the right, without  provision of any notice to you to terminate your account and the Terms.  If you  do not meet the eligibility requirements as set forth above, we have no  obligations to you under the Terms.”)   5
  6. 6. MODIFICATIONS/CHANGES • Blanket statement granting right to unilaterally change terms  with or without notice ‐‐ generally unenforceable • Provide prominent notice on the website for any changes • In addition, provide notice for material changes by sending  notice to email address designated by user • Include effective date (e.g. “Last Updated: September 15,  2015”) 6
  7. 7. MATERIAL TERMS • Must be CLEAR and CONSPICUOUS • Court in Berkson : TOU must clearly draw attention to material terms  that would alter what a reasonable consumer would understand to be  default rights in an online transaction • Arbitration Clause – Include clear language at beginning of TOU putting user on notice: • (e.g., THESE TERMS CONTAIN AN AGREEMENT TO ARBITRATE IN SECTION 10  BELOW, WHICH WILL REQUIRE YOU TO SUBMIT CLAIMS YOU HAVE AGAINST THE  COMPANY TO BINDING AND FINAL ARBITRATION • Governing Law/Venue • Restrictions on Class Actions • Payment Terms (auto‐renewal) 7
  8. 8. E‐COMMERCE/SOCIAL MEDIA • E‐Commerce Website – Payment Terms (subscription, auto‐renewal) – Disclaimers/Liability  • Limits of Jurisdictional Application • Social Media Platform – User Generated Content (UGC) – License to use UGC (avoid assignment/ownership language) – Prohibited Content (offensive, violent, spam, infringing content,  minors) • DMCA Provision – Must register with the Copyright Office 8
  9. 9. TAKE AWAY • Analyze the client’s business, services, potential liabilities • Review samples of TOU with similar services • Customize  • Implement: – Clickwrap or Scrollwrap  – Account Registration – Clear and Conspicuous Material Terms – Clear Notification of Modifications/Changes to Material Terms 9
  10. 10. PRIVACY POLICIES • Federal Trade Commission (FTC) – Necessary to avoid unfair and deceptive trade practices  • California Online Privacy Protection Act of 2003  (CalOPPA) – First law in the nation with a broad requirement for privacy  policies 10
  11. 11. DECEPTIVE TRADE PRACTICES 11 • Breach of a promise is a “deceptive” practice. • In the Matter of GeoCities, Inc., FTC File No. 982‐3015 (Feb. 12, 1999) – Online community where uses could maintain personal home pages. – GeoCities promised it would not distribute or sell any collected information. – FTC alleged GeoCities misrepresented how it would use information collected from users by  reselling the information to third parties, which was in violation of GeoCities’ Privacy Policy. • In the Microsoft, Corp., FTC File No. 012‐2340  (Dec. 24, 2002) • Microsoft made claims about the high level of security used to protect personal and  financial information collected through its “Passport” website service that allowed users to  use a single sign‐in for multiple web services. • FTC alleged that these “high‐level security” representations were misleading, because  Microsoft’s vendors and business partners controlled the personal information, and not  Microsoft itself.
  12. 12. UNFAIR TRADE PRACTICES 12 • Practice is “unfair” where the injury caused is (1) substantial, (2)without  offsetting benefits, and (3) one that consumers cannot reasonably avoid. • In the Matter of Gateway Learning Corp., FTC File No. 042‐3047 (Sept. 17, 2004) – Privacy Policy stated it would not rent, sell, or loan any personal information without user  consent and would provide users with opportunity to opt‐out if practice changed. – Gateway started to sell information and retroactively modified its Terms without providing  notice to users.  – FTC: Retroactive application of material changes to the Privacy Policy was an unfair trade  practice. • In the Matter of BJ’s Wholesale Club, Inc., FTC File No. 042‐3160 (Sept. 23, 2005) • BJ’s failed to encrypt personal and financial information and failed to secure wireless  networks to prevent unauthorized access. • Failing to implement basic security controls to protect consumer information alone  constitutes an enforceable unfair trade practice, without any need for FTC to allege  deception.
  13. 13. CalOPPA 13 • CalOPPA:  – Applies to operators of commercial websites and online  services that collect personally identifiable information  about California residents – Must conspicuously post a privacy policy – Must comply with the terms of the policy 
  14. 14. ONLINE SERVICE 14 • Websites • Mobile apps (iOS, Android, Windows) • Desktop apps (Windows, Mac OS X) • Facebook apps • SaaS apps • Any other platform where users would share their  personal information
  15. 15. PERSONALLY IDENTIFIABLE INFORMATION • “Personally identifiable information” (PII) broadly defined as information  about a consumer collected online and maintained by the operator in an  accessible form, including any of the following:  • first and last name;  • home or other physical address, including street name and name of a city  or town; • e‐mail address; • A telephone number; • social security number; • any other identifier that permits the physical or online contacting of a  specific individual; and • information concerning a user that the online service collects online from  the user and maintains in personally identifiable form in combination with  an identifier described in this subdivision. 15
  16. 16. REQUIREMENTS 16 • At the very least, you must include (Cal. Bus. & Prof. Code §§ 22575‐22579):  – Categories of PII collected through the site or service about users or visitors,  – Categories of third parties with whom the operator may share the personally  identifiable information, – Description of process for a user or visitor to review and request changes to his or  her personally identifiable information collected through the site or service, if the  operator maintains such a process,  – Description of process for notifying users and visitors of material changes to the  privacy policy, and   – Effective date of the privacy policy.
  17. 17. SPECIAL REQUIREMENTS • Children’s Online Privacy Act (COPPA) – PII from children under the age of 13, COPPA regulations may apply • California Civil Code § 1798.83 “Shine the Light” Law – California residents permitted to request information regarding the  disclosure of their PII by online service providers to third parties for the  third parties’ direct marketing purposes. • Do Not Track (DNT) (AB 270 of 2013) “Tracking Transparency Law” – The law requires two new disclosures in the privacy policy of an  operator of a web site or online service:  • (1) the operator’s response to a browser DNT signal or to “other  mechanisms,” ‐‐ Required when website collects PII over time and across  third‐party websites – can be satisfied by linking to program or policy that explains a users choice  about online tracking – • (2) the possible presence of other parties conducting online tracking 17
  18. 18. BEST PRACTICES 18 • Making Your Privacy Practices Public, Kamala D. Harris, California  Department of Justice – Readability • Use plain, straightforward language. Avoid technical or legal jargon.   • Use a format that makes the policy readable, such as a layered format  – Online Tracking/Do Not Track • Make it easy for a consumer to find the section in which you describe your  policy regarding online tracking by labeling it, for example: “How We  Respond to Do Not Track Signals,” “Online Tracking” or “California Do Not  Track Disclosures.”   • Describe how you respond to a browser’s Do Not Track signal or to other  such mechanisms. This is more transparent than linking to a “choice  program.”  • State whether other parties are or may be collecting personally identifiable  information of consumers while they are on your site or service. 
  19. 19. BEST PRACTICES CONT. 19 • Data Use and Sharing  • Explain your uses of personally identifiable information beyond what is  necessary for fulfilling a customer transaction or for the basic functionality of  an online service.  • Whenever possible, provide a link to the privacy policies of third parties with  whom you share personally identifiable information.  • Individual Choice and Access  • Describe the choices a user has regarding the collection, use and sharing of his  or her personal information.  • Accountability  • Clearly tell users whom they can contact with questions or concerns about  your privacy policies and practices.
  20. 20. BEST PRACTICES CONT. 20 • In Addition… • Incorporate by reference into the TOU to include risk allocation provisions  without overcomplicating Privacy Policy  • Obtain clear consent from user (“By submitting PII through the website you  agree to the terms of this Privacy Policy and you expressly consent to the  collection, use and disclosure of your PII in accordance with this Privacy  Policy”) • Implement reasonable security measures and explain those measures in the  Privacy Policy
  21. 21. TAKE AWAY 21 • Analyze and fully understand the data collection and retention activities of  the client • Carefully craft the privacy policy to adequately, clearly, and conspicuously  explain privacy practices • Implement reasonable data security measures (encryption at the very least  for personal/financial information) • Provide opt‐in consent when changing the way personal data is collected  and/or used • Most important of all — adhere to the privacy policy
  22. 22. 22 PALO ALTO 1717 Embarcadero Road Palo Alto, CA 94303 SAN FRANCISCO 135 Main Street 12th Floor San Francisco, CA 94105