1.
Kanban zur Abwicklung von Reporting-Anforderungen und Datenänderungen Thomas Aglassinger Version 1.2

2.
Agenda <ul><li>Ausgangssituation </li></ul><ul><li>Überblick Kanban </li></ul><ul><li>Umsetzung: theoretisch und praktisch </li></ul><ul><li>Kennzahlen </li></ul><ul><li>Fragen und Antworten </li></ul>

3.
Ausgangssituation <ul><li>Reportinglandschaft der Raiffeisen Bankengruppe Steiermark </li></ul><ul><li>Rolle der Abt. Solution Development (SDC) </li></ul><ul><li>Auftraggeber </li></ul><ul><li>Herausforderungen </li></ul>

4.
Reporting für RBG Steiermark Steiermark- spezifische Auswertungen Ad hoc Auswertungen und generelle Datenänderungen Abt. Solution Development RRZ Süd Sektorweite Auswertungen Andere Hersteller

5.
Wer sind die Auftraggeber? <ul><li>Ca. 20 Fachbereiche </li></ul>Ca. 90 Banken Steiermark- spezifische Auswertungen Ad hoc Auswertungen und generelle Datenänderungen Abt. Solution Development RRZ Süd Auftrag

6.
Herausforderungen <ul><li>Mehr als 100 verschiedene Auftraggeber </li></ul><ul><li>Breite Streuung bei Umsetzungszeit </li></ul><ul><li>Breiter technologischer Werkzeugkasten </li></ul>

7.
Sich daraus ergebende Fragen <ul><li>Wie wird ein Auftrag priorisiert? </li></ul><ul><li>Wie gehen wir mit den unterschiedlichen Durchlaufzeiten um? </li></ul><ul><li>Wie erkennen wir frühzeitig Handlungsbedarf und Verbesserungspotential? </li></ul><ul><li>Wie berücksichtigen wir, dass die Mitarbeiter die einzelnen Werkzeuge in unterschiedlicher Tiefe beherrschen? </li></ul><ul><li>Wie können wir unsere Leistung darstellen? </li></ul>

8.
Kanban <ul><li>jap. 看板 , dt. „ Karte “, „Tafel“, „Beleg“ </li></ul><ul><li>Ursprünglich bei Autoherstellung </li></ul><ul><ul><li>Minimierung der Lagerbestands </li></ul></ul><ul><ul><li>Gezieltes Herstellen von Zwischenprodukte </li></ul></ul><ul><li>In Folge auch in anderen Produktionsbetrieben </li></ul><ul><li>Seit einigen Jahren auch für Software-Entwicklung </li></ul>

9.
Kernprinzipien von Kanban <ul><li>Konsequente Darstellung der aktuellen Aufträge </li></ul><ul><li>Geringhalten der gleichzeitig bearbeiteten Aufträge ( Limit für „work in progress“ ) </li></ul><ul><li>Abgestimmte Priorisierung gemeinsam mit den Auftraggebern (Warteschlange) </li></ul><ul><li>Pull-Prinzip : Mitarbeiter holt sich Auftrag selbst aus Warteschlange </li></ul><ul><li>Buffet-Ansatz : jene Maßnahmen umsetzen, die Nutzen bringen </li></ul><ul><li>Eigentliche Bearbeitung des Auftrags bleibt gleich </li></ul>

10.
Darstellung der aktuellen Aufträge <ul><li>Über Tafel („White board“) </li></ul><ul><li>Analog und/oder digital </li></ul><ul><li>Basis für tägliche Kurzabstimmung </li></ul>

11.
White board <ul><li>Enthält alle derzeit bearbeiteten Aufträge </li></ul><ul><li>Auftrag durchläuft Stati bis zur Erledigung. </li></ul><ul><li>Bei Bedarf: verschiedene Schwimmbahnen („swim lanes“). </li></ul>Erledigte Aufträge Auftrags- bestand Priorisierung Erledigung

12.
White board - Gestaltung <ul><li>Auftragsstati und Schwimmbahnen frei wählbar </li></ul><ul><li>Vom Team entwickeln lassen </li></ul><ul><li>Darf sich im Laufe der Zeit wandeln </li></ul><ul><li>Viele verschiedene Varianten im Einsatz </li></ul>

13.
White board - analog <ul><li>Ein Post-It für jeden Auftrag </li></ul><ul><li>Kurzbeschreibung, Startdatum, Enddatum </li></ul><ul><li>Verschiedene Farben für Klassifizierung </li></ul>

14.
White board - digital <ul><li>Vollständige Kanban-Anwendungen </li></ul><ul><li>Auf Basis von Ticket-Trackern </li></ul><ul><ul><li>Kanban über Plugins oder Customing </li></ul></ul><ul><ul><li>Kennzahlen über Plugins oder Scripting </li></ul></ul><ul><li>Zahlreiche Systeme am Markt </li></ul>

15.
White board – analog oder digital? <ul><li>Analog </li></ul><ul><ul><li>Benötigt keine technische Infrastruktur </li></ul></ul><ul><ul><li>Ständig sichtbar </li></ul></ul><ul><ul><li>„ Zum Angreifen“ </li></ul></ul><ul><li>Digital </li></ul><ul><ul><li>Unabhängig vom Aufenthaltsort </li></ul></ul><ul><ul><li>Kennzahlen automatisiert ermittelbar </li></ul></ul><ul><ul><li>Auftragsdetails ablegbar </li></ul></ul><ul><li>Empfehlung Literatur : beides gleichzeitig oder nur analog </li></ul>

16.
White board - konkret <ul><li>Entscheidung: nur digital </li></ul><ul><li>Infrastruktur weitgehend vorhanden </li></ul><ul><li>Mitarbeiter in mehreren Räume </li></ul><ul><li>Synchronisieren mit Analog-Kopie entfällt </li></ul><ul><li>geringe Teamgrößen  ein Bildschirm ok </li></ul>

17.
White board - konkret <ul><li>Schwimmbahnen für Software (SW) und Organisatorisches (ORG) </li></ul><ul><li>Über Trac und dynamische Wiki -Dokumente </li></ul>Spalte entspricht Auftragsstatus Eindeutige Auftragsnummer Kurzbeschreibung

18.
White board - Zusammenfassung <ul><li>Kompakte Darstellung aller aktuell bearbeiteten Aufträge </li></ul><ul><li>Analog und/oder digital </li></ul><ul><li>Auftragsstatus und ev. Schwimmbahnen </li></ul><ul><li>Gestaltung nach eigenem Bedarf </li></ul>

19.
Tägliche Kurzabstimmung <ul><li>Vor dem White board </li></ul><ul><li>Jeder Mitarbeiter stellt kurz dar: </li></ul><ul><ul><li>Welche Aufträge habe ich gestern bearbeitet? </li></ul></ul><ul><ul><li>Welche Aufträge werde ich heute bearbeiten? </li></ul></ul><ul><ul><li>Gegebenenfalls: Wo gibt es Blockaden und wer unternimmt etwas dagegen? </li></ul></ul><ul><li>Kurz und kompakt (Richtwert: 5 Minuten ) </li></ul><ul><li>Gegebenenfalls Nachbesprechung </li></ul>

20.
Tägliche Kurzabstimmung - konkret <ul><li>Vor Mittagspause </li></ul><ul><li>Dauer i.d.R. 5 bis 10 Minuten </li></ul><ul><li>Kurze inhaltliche Diskussionen erlaubt </li></ul><ul><li>Kaum Nachbesprechungen </li></ul>

21.
Konkreter Nutzen für uns <ul><li>Im Team immer alle aktuell informiert </li></ul><ul><li>Vereinfachung für Vertretung bei Urlaub oder Krankenstand </li></ul><ul><li>Einheitliche Ablage der Auftragsinformation </li></ul><ul><li>Kaum Aufwände für Statusberichte </li></ul>

22.
WIP-Limit <ul><li>WIP = „work in progress“ </li></ul><ul><li>Grenze für die Anzahl der Aufträge im White board </li></ul><ul><li>Weniger Themensprünge </li></ul><ul><li>Mitarbeiter bleiben eher im Flow </li></ul><ul><li>Bessere Nutzung des Kurzzeitgedächtnisses </li></ul>

23.
WIP-Limit - konkret <ul><li>WIP-Limit ist im White board eingetragen </li></ul><ul><li>Auftragsbestand und erledigte Aufträge zählen nicht zu WIP </li></ul><ul><li>Je Bedarf: Gesamt-Limit, Limit pro Status, Limit pro Schwimmbahn, Limit pro Mitarbeiter, … </li></ul>Software-Aufträge in Bearbeitung: 8 WIP-Limit für Software-Aufträge: 10

24.
Was ist ein sinnvolles WIP-Limit? <ul><li>Anfangswert finden: </li></ul><ul><ul><li>Normal arbeiten und beobachten </li></ul></ul><ul><ul><li>Startwert wählen, ändern wenn notwendig </li></ul></ul><ul><li>So lange reduzieren, bis sich die Durchlaufzeit von Aufträgen nicht mehr ändert </li></ul><ul><li>WIP-Limit darf sich ändern – mit gutem Grund (z.B. neuer Mitarbeiter) </li></ul>

25.
Umgang mit WIP-Limit <ul><li>Oft: in der Anfangsphase „zu hoch“ </li></ul><ul><li>Im Zweifel: zwischenzeitlich erhöhen </li></ul><ul><li>Immer etwas aktiv bearbeiten </li></ul><ul><li>Wenn absehbar, dass Auftrag längerfristig blockiert ist: abbrechen und später wieder in die Warteschlange stellen </li></ul><ul><li>Eventuell mit Auftraggeber umpriorisieren </li></ul>

26.
Priorisierung der Aufträge <ul><li>Welcher Aufträge kommen in Warteschlange ? </li></ul><ul><li>Gemeinsam mit dem Auftraggeber </li></ul><ul><li>Literatur: </li></ul><ul><ul><li>Periodisches Treffen aller Auftraggeber (z.B. monatlich) </li></ul></ul><ul><ul><li>Auftraggeber verteilen WIP-Anteile untereinander </li></ul></ul><ul><ul><li>Moderation durch Auftrag nehmer </li></ul></ul>

27.
Priorisierung - konkret <ul><li>Herausforderung: </li></ul><ul><ul><li>mehr als 100 Auftraggeber </li></ul></ul><ul><ul><li>Kanban-Maßnahme mit Außenwirksamkeit </li></ul></ul><ul><li>Aktuelle Lösung: </li></ul><ul><ul><li>Auftraggeber mit vielen Aufträgen erhalten Anfrage: „Welche fünf eurer Aufträge sollen wir als nächstes in Arbeit nehmen?“ </li></ul></ul><ul><ul><li>Auftraggeber mit sporadischen Aufträgen : priorisieren wir selbst </li></ul></ul><ul><ul><li>Bei Engpässen : spontane Priorisierung mit betroffenen Auftraggebern oder extern Beteiligten (Projekt-Abteilung, Geschäftsleitung, …) </li></ul></ul>

28.
Konkreter Nutzen für uns <ul><li>Erkennen von Engpässen </li></ul><ul><li>Sachliches Darstellen von Engpässen </li></ul><ul><li>Kaum konkrete Zieltermine für Aufträge </li></ul><ul><li>Kaum Terminverschiebungen </li></ul>

29.
Pull-Prinzip <ul><li>Mitarbeiter holt selbstständig nächsten Auftrag aus der Warteschlange </li></ul><ul><li>Höhere Selbstständigkeit </li></ul><ul><li>Keine konkrete Anweisung vom Vorgesetzten </li></ul>

30.
Pull-Prinzip - konkret <ul><li>Nicht in Verwendung </li></ul><ul><li>Kein erkennbarer Vorteil </li></ul><ul><li>Nicht jeder Auftrag für jeden bearbeitbar </li></ul><ul><li>Stattdessen: Team ermittelt Bearbeiter </li></ul>

31.
Kennzahlen <ul><li>Zum Erkennen von Verbesserungspotential </li></ul><ul><li>Zur Darstellung des Erfolges von gesetzten Maßnahmen für Verbesserungen </li></ul><ul><li>Zur Darstellung der eigenen Leistung </li></ul><ul><li>Einfache Messung über White board </li></ul>

32.
Verteilung der Durchlaufzeit <ul><li>Durchlaufzeit = von Auftragserteilung bis Einsatz </li></ul><ul><li>Ergibt zusicherbare Durchlaufzeit </li></ul><ul><li>Zum Erkennen von „ Ausreißern “  Spektralanalyse </li></ul>

33.
Verlauf des Work in progress (WIP) <ul><li>Ziel: Höhen sind stabil </li></ul>Verbesserung bei Einsatzplanung Ferialpraktikant  mehr Kapazität Urlaube bei Auftraggeber  weniger Testabnahmen

34.
Zusammenfassung <ul><li>Kanban: für Abwicklung von Aufträgen </li></ul><ul><li>Effizienz durch verschiedene Maßnahmen: </li></ul><ul><ul><li>Aktueller Stand ( White board , Kurzabstimmung) </li></ul></ul><ul><ul><li>Priorisierung mit Auftraggeber </li></ul></ul><ul><ul><li>Limit für gleichzeitig bearbeitete Aufträge (WIP) </li></ul></ul><ul><li>Einführung nach Buffet-Ansatz </li></ul><ul><li>Kennzahlen für Verbesserung </li></ul><ul><li>Erfolgreich verwendet bei SDC/RRZ Süd </li></ul>

35.
Referenzen <ul><li>Anderson, D.: Kanban – Successful evolutionary change for your technology business (2010, Blue Hole Press) </li></ul><ul><li>Leopold, K.: Software Kanban im Einsatz http://heise.de/-1235465 </li></ul><ul><li>Hiranabe, K.: Visualizing agile projects using Kanban boards http://www.infoq.com/articles/agile-kanban-boards </li></ul><ul><li>Patton, J.: Kanban oversimplified http://www.agileproductdesign.com/blog/2009/kanban_over_simplified.html </li></ul><ul><li>Ladas, C.: Scrum-ban http://leansoftwareengineering.com/ksse/scrum-ban / </li></ul><ul><li>Trac http://trac.edgewall.org / </li></ul>

36.
Fragen und Antworten