Modelos de calidad_adsi

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Modelos de calidad_adsi

  1. 1. Expositores: Rolmary Alonso John Jairo SarmientoServicio Nacional de Aprendizaje - SENA Configuración Modelos de Calidad Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información
  2. 2. ConfiguraciónModelos de Calidad Modelo de Calidad es un conjunto de prácticas vinculadas a los procesos de gestión y el desarrollo de proyectos. Este modelo supone una planificación para alcanzar un impacto estratégico, cumpliendo con los objetivos fijados en lo referente a la calidad en los productos y servicios que ofrece la empresa. Al hablar de configuración es hacer referencia al modo cómo debe implementarse adecuadamente de acuerdo al perfil y características propias.
  3. 3. FundamentosAdministración Al hablar de Fundamentos en la administración, se hace referencia a la misión, visión, estrategias, estructura organizacional, valores y principios corporativos, mapa de procesos y procedimientos de cada área, y a la evaluación y seguimiento que realiza la empresa a cada uno de sus empleados con el fin de garantizar la funcionalidad, seguridad y calidad en el ambiente empresarial.
  4. 4. Fundamentos de la AdministraciónElementos Objetivo. La administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados. Eficiencia. Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo. Grupo social. Para que la administración exista es necesario que se de dentro de un grupo social. Coordinación de recursos. Para administrar se requiere combinar sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen dentro de un fin común. Productividad. Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio: Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos en términos de eficiencia y eficacia.
  5. 5. Fundamentos de la AdministraciónCaracterísticas VALOR UNIVERSALIDAD INSTRUMENTAL INTERDISPLICINA ADMINISTRACION UNIDAD TEMPORAL ESPECIFICIDAD FLEXIBILIDAD AMPLITUD DE EJERCICIO
  6. 6. Herramientas de Administraciónde la Calidad Las herramientas para la administración de la calidad son todos aquellos recursos utilizados para obtener información y clasificarla, para realizar tareas de diagnóstico y aportar mejoras o soluciones a problemas concretos.
  7. 7. Herramientas de Administraciónde la Calidad Grupo de Herramientas Recursos • Cuestionario. • Encuesta. Herramientas de recopilación de • Grupo de enfoque. información • Buzón de sugerencias. • Lista de verificación. Herramientas de Clasificación de • Histograma. • Diagrama de Paretto (20/80). información • Estratificación. • Diagrama de afinidad. • Diagrama de Causa – Efecto o de Ishikawa. • Análisis DOFA. Herramientas de Diagnóstico • Diagrama de Flujo de procesos. • Análisis del proceso del cliente. • Reingeniería de procesos. Herramientas de Mejora • Proyecto de mejora continua.
  8. 8. Expositores: Rolmary Alonso John Jairo SarmientoServicio Nacional de Aprendizaje - SENA Clasificación deDocumentos Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información
  9. 9. Clasificación deDocumentos Actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación. La Ley 594 de 2000 en su articulo 22. Procesos Archivístico.
  10. 10. Procesos durante las etapas delCiclo de vida 1.PRODUCCIÓN 8.DISPOSICIÓN 2.RECEPCIÓN FINAL DE DOCUEMNTOS PROCESOS DE 3. DISTRIBUCIÓN 7.CONSERVACIÓN UN PGD 4. TRAMITE 6.CONSULTA 5. ORGANIZACIÓN
  11. 11. Proceso Producción deDocumentos PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1. Creación y diseño de •Medios y técnicas de producción y métodos de impresión documentos •Determinación y selección de soportes documentales •Determinación de dimensiones, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas •Instrucciones para el diligenciamiento de formularios •Determinación de uso y finalidad de los documentos •Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. •Adecuado uso de la reprografía. 2. Normalización de la producción •Identificación de dependencias productoras. documental • Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. • Directrices relacionadas con el número de copias. •Control de la producción de nuevos documentos. •Determinación de la periodicidad de la producción documental.
  12. 12. Proceso Recepción deDocumentos PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1. Registro de documentos •Definición de recepción •Recibido de documentos oficiales •Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas •Constancia de recibido •Asignación de datos •Asignación consecutivos de envíos 2. Radicación de documentos •Asignación de consecutivo, fecha y hora •Impresión de rotulo de radicación •Relación entre los documentos recibidos y enviados •Registro impreso de planillas de radicación y control •Elaboración de estadísticas
  13. 13. Proceso de Distribución deDocumentos PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.Distribución de documentos •Identificación de dependencias y determinación de competencia recibidos •Enrutamiento de documentos a dependencia competente •Registro de control de entrega de documentos recibidos 2. Distribución de documentos •Identificación de dependencias •Enrutamiento de documentos a internos dependencias competente •Registro de control de entrega de documentos internos 3. Distribución de documentos •Definición de medios de distribución •Control y firmas de guas y planillas de enviados entrega •Organización mensajería externa
  14. 14. Proceso Trámites deDocumentos PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1. Recepción de solicitud o • Confrontación y tramite diligenciamiento de planilla de control y ruta del tramite •Identificación del trámite. •Determinación de competencia 2. Respuesta •Preparación y proyección de respuesta
  15. 15. Proceso Organización deDocumentos PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1. Clasificación documental •Identificación de unidades administrativas funcionales •Aplicación de la tabla de retención o valorización de la dependencia •Conformación de series y subseries documentales 2. Ordenación documental •Conformación y apertura de expedientes •Determinación de los sistemas de ordenación •Organización de series documentales •Foliación 3. Descripción documental • Análisis de información y extracción de contenidos •Diseño de instrumentos como guías, inventarios, catálogos e índices
  16. 16. Proceso Consulta deDocumentos PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.Formulación de la consulta •Determinación de a necesidad y precisión de la consulta •Determinación de competencia de la consulta •Condiciones de acceso •Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación •Reglamento de consulta 2. Estrategia de búsqueda •Disponibilidad de expedientes •Disponibilidad de fuentes de información •Establecimiento de herramientas de consulta •Ubicación de los documento 3. Respuesta a consulta •Infraestructura de servicios de archivo •Sistema de registro y control de préstamo •Uso de testigos y formatos para el control de devolución •Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información
  17. 17. Proceso Conservación deDocumentos PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1. Sistema Integrado de •Sensibilización y toma de conciencia •Reproducción y migración de información conservación •Inspección y mantenimiento de instalaciones •Control de condiciones ambientes •Limpieza • Control de plagas •Almacenamiento, realmacenamiento y empaste •Primeros auxilios y reparaciones menores •Prevenciones de desastres •Planes de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes naturales, atentados guerras) •Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.
  18. 18. Proceso Disposición Final deDocumentos PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.La conservación total •Recepción de transferencias secundarias •Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios •Conservación y preservación de los documentos 2.Selección documental •Aplicación de método elegido •Elección de documentos para conservación total o reproducción en otro medio 3.Microfilmación •Determinar metodología y plan de trabajo •Fines en la utilización de la técnica •Control de calidad durante todo el proceso 4.Digitación •Determinar la metodología y plan de trabajo •Definir calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere •Control de calidad durante todo el proceso
  19. 19. NormatividadDocumentos PRODUCCIÓN Código Penal Art. Código de Comercio Ley 43 de 1993 218,228,2331 Art. 48,51,54 Libros Decreto 2649 de Tinta indeleble Falsificación de , papeles. 1993 Contabilidad documentos Comprobantes RECEPCIÓN Constitución Política Acuerdo AGN 060 DE Art. 1,11 y32 Decreto 2150 de 2001 Art. Formas de 1995 3,5,8,10,11,y 12 comunicación Autenticación Radicación y control
  20. 20. NormatividadDocumentos DISTRIBUCIÓN Decreto 229 de Decreto 2150 Acurdo 060 de 2001 1995 de1995 Art. Centralización de los Resoluciones Utilización de servicios de distribución reglamentarias correos TRAMITE Constitución Política Ley 58 de 1980 Decreto 2150 de 1995 Acuerdo AGN 060 de Art. 23 Derecho de Reglamentación Art. 6,16,17,22,25 2001 Peticiones Recepción y envío Envío y control de tramites
  21. 21. NormatividadDocumentos ORGANIZACION Ley 4 de 1913 Código de Comerció Acuerdo AGN 041 de NTC 4095 Art. 289 Régimen Art. 60 Conservación 2002. Reglamenta la Descripción político municipal de documento entrega Archivística. CONSULTA Constitución Política. Ley 57 de 1985 Art Ley 4 de 1913 Decreto 2126 de 1992 Artículo 20 1, y 12 al 27. Certificados, Copias de Art. 51 Reserva Archivo Libertad de expresar Publicación y acceso documentos
  22. 22. NormatividadDocumentos CONSERVACION Constitución Política. Ley 47 de 1920. Ley 39 de 1981. Acuerdo 037 de 2002. Artículo 895 Proteger Artículo 22. Artículos 1,2,3 y 4. Especificaciones recursos culturales y Conservación bienes e Copias mediante técnicas y requisitos naturales inmuebles microfilmación DISPOSICIÓN FINAL Acuerdo AGN 007 de Circular AGN 01 de Ley 14 de 1936. Decreto 960 de 1970. Protección del 1994. “Reglamento 2004. Inventario de Vigilancia notarial patrimonio cultural General de Archivos” documentos a eliminar

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