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Experiencias SABER-ULA         Mantenimiento de los servicios• Respaldo de información.• Reglas en ingreso de metadatos.  ...
Experiencias SABER-ULAEstrategias de adopción de los servicios por                 parte de los usuarios• Fomentar el uso ...
Experiencias SABER-ULA  Estrategias y planes de entrenamiento                a usuarios• Trabajar con un primer grupo (gru...
Experiencias SABER-ULA          Estrategias de institucionalización                   de los servicios Previamente, asegur...
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Experiencias SABER-ULA            Aspectos finales a considerar    Una vez institucionalizados los servicios, se debe    t...
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Recomendaciones para la Creación de un Repositorio Institucional basadas en la experiencia de SABER - ULA

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Funcionamiento de SABER-ULA
Principales grupos de trabajo asociados al servicio
Estrategias de captura de contenidos
Mantenimiento de los servicios
Estrategias y planes de entrenamiento a usuarios
Estrategias de institucionalización de los servicios
Aspectos finales a considerar
Referencias

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Recomendaciones para la Creación de un Repositorio Institucional basadas en la experiencia de SABER - ULA

  1. 1. Experiencias SABER-ULA Recomendaciones para la Creación de un Repositorio Institucional basadas en la experiencia de SABER - ULA Rodrigo Torrens Yolibeth LópezCentro de Teleinformación (CTI) Mérida, febrero 2012 Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 1
  2. 2. Experiencias SABER-ULA Recomendaciones para la Creación de un Repositorio Institucional basadas en la experiencia de SABER - ULA Conjunto de servicios teleinformáticos para la publicación y diseminación de la producción intelectual universitaria que garantizan su preservación.Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 2
  3. 3. Experiencias SABER-ULA Contenido• ¿Qué es un Repositorio Institucional?• Creación de un RI• Elementos Principales de un Proyecto de RI• Contenidos• Tipos de Contenidos• Dspace como plataforma tecnológica• Estructura Básica de Dspace• Ejemplos de comunidades y colecciones• Estructura Comunidad-Colección• Acceso y Privilegios de acuerdo al Rol• Estructura de MetadatosMérida, febrero 2012 CTI - CPTM 3
  4. 4. Experiencias SABER-ULA …Contenido• Funcionamiento de SABER-ULA• Principales grupos de trabajo asociados al servicio• Estrategias de captura de contenidos• Mantenimiento de los servicios• Estrategias y planes de entrenamiento a usuarios• Estrategias de institucionalización de los servicios• Aspectos finales a considerar• ReferenciasMérida, febrero 2012 CTI - CPTM 4
  5. 5. Experiencias SABER-ULA¿Qué es un Repositorio Institucional? Un Repositorio Institucional (RI) se entiende como un sistema de información que reúne, preserva, divulga y da acceso a la producción intelectual y académica de las comunidades universitarias. Las Universidades son responsables de preservar y difundir su producción intelectual de forma pública y libre. Clifford Lynch, ARL, Association of Research LibrariesMérida, febrero 2012 CTI - CPTM 5
  6. 6. Experiencias SABER-ULA Creación de un RI La creación de un repositorio institucional involucra: • Planificar • Implementar • Garantizar la participación de la comunidadMérida, febrero 2012 CTI - CPTM 6
  7. 7. Experiencias SABER-ULA Elementos Principales de un Proyecto de RI1. Introducción. Contexto del 10. Evaluación de la calidad repositorio 11. Propiedad Intelectual2. Definición y propósitos del RI 12. Plataforma tecnológica3. Beneficios del RI 13. Modelo de metadatos4. Modelo de costos 14. Incentivos institucionales5. Fases de implementación 15. Estrategias de institucionali-6. Modelo de servicios zación y promoción.7. Contenidos del RI y formas 16. Integración en redes nacio- de acceso nales, regionales y8. Autores mundiales9. Flujo de trabajo y publicación, 17. Conclusiones autoarchivo. 18. Referencias Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 7
  8. 8. Experiencias SABER-ULA Contenidos de un RI Los repositorios digitales pueden cumplir con una amplia variedad de propósitos y estar dirigidos a distintos tipos de usuarios. Los tipos de contenidos que se almacenan estarán relacionados con las políticas de cada institución, y no con el aspecto técnico. En los RI se almacenan diversos tipos de documentos que son el resultado de las actividades de investigación y docencia de los profesores e investigadores.Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 8
  9. 9. Experiencias SABER-ULA Tipos de Contenidos de un RI Producción académica - Objetos de aprendizaje:Producción científica: • Guías de estudio y ejercicios.• Tesis de postgrado. • Material audiovisual• Tesis de pregrado. • Apuntes de clase.• Libros. • Presentaciones usadas en clase.• Comunicaciones a congresos, • Guías de laboratorio.carteles, posters.• Pre-prints Producción institucional y/o• Artículos publicados en revistas administrativa:arbitradas • Revistas de información institucional• Materiales audiovisuales. • Reglamentos y normas.• Revistas de la institución. • Documentos de archivo.• Trabajos de investigación • Documentos de trabajo, informes• Proyectos técnicos. • Videograbaciones, eventos celebrados, etc. Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 9
  10. 10. Experiencias SABER-ULADspace como plataforma tecnológica de un RI Dspace es un software de código abierto que provee herramientas para la administración de colecciones digitales, y comúnmente es usado como solución de repositorio institucional. Soporta una gran variedad de datos, incluyendo libros, tesis, fotografías, videos, datos de investigación y otras formas de contenido. Los datos son organizados como ítems que pertenecen a una colección; cada colección pertenece a una comunidad. Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 10
  11. 11. Experiencias SABER-ULA Estructura Básica de Dspace La manera en que se organizan los datos en Dspace, tiene la intención de reflejar la estructura de las organizaciones e instituciones que lo usan.Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 11
  12. 12. Experiencias SABER-ULAEjemplos de Comunidades y Colecciones Caso: RI SABER-ULA http://www.saber.ula.veMérida, febrero 2012 CTI - CPTM 12
  13. 13. Experiencias SABER-ULA …Ejemplos de Comunidades y ColeccionesEjemplo 1:Estructura centrada en difundir la producción científica de la institución• Comunidad: [NOMBRE DE LA UNIDAD DE INVESTIGACION]  Colección: [TIPO DE DOCUMENTO] • Comunidad: Centro de Investigaciones del Lenguaje  Colección: Artículos arbitrados  Colección: Artículos pre-prints  Colección: Ponencias en eventos  Colección: Libros publicados • Comunidad: Grupo de Física de Partículas  Colección: Artículos arbitrados  Colección: Artículos pre-prints  Colección: Ponencias en eventos  Colección: Libros publicados Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 13
  14. 14. Experiencias SABER-ULA …Ejemplos de Comunidades y ColeccionesEjemplo 2:Estructura centrada en difundir material académico de la institución• Comunidad: [NOMBRE DE FACULTAD]  Sub-comunidad: [NOMBRE DEL DEPARTAMENTO o CARRERA]  Sub-comunidad: [NOMBRE CATEDRA O MATERIA]  Colección: [TIPO DE DOCUMENTO] • Comunidad: Facultad de Economía  Sub-comunidad: Departamento de Estadística  Sub-comunidad: Cátedra Estadística I  Colección: Guías de estudio  Colección: Galería videos instruccionales  Colección: Objetos de aprendizaje  Colección: Presentaciones de clases Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 14
  15. 15. Experiencias SABER-ULA …Ejemplos de Comunidades y ColeccionesEjemplo 3:Estructura para tesis de pre y postgrado• Comunidad: Tesis  Sub-comunidad: [NOMBRE DE FACULTAD]  Colección: Tesis de pregrado  Colección: Tesis de maestría  Colección: Tesis de doctorado • Comunidad: Tesis  Sub-comunidad: Facultad de Ingeniería  Colección: Tesis de pregrado  Colección: Tesis de maestría  Colección: Tesis de doctorado Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 15
  16. 16. Experiencias SABER-ULA Estructura Comunidad-Colección • Definir previamente el alcance y objetivos del repositorio. • Pensar siempre en la facilidad de uso del sistema, y no en la exactitud de la representación de la estructura organizacional de la institución. • Modelar una estructura pensando en los tipos de contenidos que tendrán cabida en el repositorio a corto, mediano y largo plazo. • Decidir si se implementará una estructura fija para todo el repositorio, o se dejará a usuarios crear sub- comunidades y colecciones.Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 16
  17. 17. Experiencias SABER-ULA …Estructura Comunidad-Colección • Diferenciar trabajos de investigación de los de enseñanza. • En los de investigación distinguir entre los que ya han sido publicados y los que se publican de manera directa (no han sido publicados ni arbitrados). • Diferenciar tesis de pregrado de las de postgrado. •En clasificaciones temáticas definir categorías y sub- categorías e integrar estas categorías en los metadatos.Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 17
  18. 18. Experiencias SABER-ULAAcceso y Privilegios de acuerdo al RolDspace identifica a los usuarios para garantizarles acceso yprivilegios de acuerdo a su rol. Administradores porSuperadministradores => pueden comunidad => pueden crearcambiar la configuración del nuevas sub-comunidades ysistema de varios modos colecciones y aprobar la(estructura de metadatos de los publicación de documentosítems, interfaz gráfica, etc.). (ítems). Autores => pueden enviar documentos a la comunidad- colección donde estén autorizados. Se puede también, asignar grupos de usuarios para que sus miembros ejecuten alguna tarea relacionada con el flujo de trabajo de la publicación de contenidos (editar metadatos, rechazar envíos, etc.). Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 18
  19. 19. Experiencias SABER-ULA Estructura de Metadatos Para cada tipo de contenido que se decida incorporar al repositorio, se debe crear una estructura de metadatos acorde, que sirva para describir y documentar cada ítem de información. En Dspace existen mecanismos tanto para la asignación de metadatos por comunidad-colección, como para modificar los formularios de entrada de acuerdo a la estructura definida.Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 19
  20. 20. Experiencias SABER-ULA Funcionamiento de SABER-ULAMérida, febrero 2012 CTI - CPTM 20
  21. 21. Experiencias SABER-ULA Principales grupos de trabajo asociados al servicio  Administración de servidores (instalación, actualización, mantenimiento, respaldos)Unidad de Desarrollo  Desarrollo de aplicaciones web  Evaluación y prueba de nuevas herramientas  Adopción de nuevas herramientas  Adiestramiento a usuariosUnidad de Contenidos  Recepción de documentos a publicar  Soporte a usuarios del sistema  Promoción de los servicios (prensa, web)  Creación de la imagen gráfica de los sitiosUnidad de Visibilidad web y de material impreso.  Campañas Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 21
  22. 22. Experiencias SABER-ULAEstrategias de captura de contenidos• Obtener datos a través de dependencias Al inicio, unauniversitarias que manejen información. tarea arduaEstablecer contacto directo con unidadesde investigación o con investigadores productivos.• Ofrecer a los posibles colaboradores otros servicios a cambiode contenidos.• Recolectar datos y/o contenidos de otros sitios web.• Ofrecer diversos medios de envío de información.• Ofrecer mecanismos de auto-archivo y/o gestión propia decontenidos.• Lograr que la institución firme la Declaración de Berlín sobreacceso abierto y libre al conocimiento científico y humanístico.Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 22
  23. 23. Experiencias SABER-ULA Mantenimiento de los servicios• Respaldo de información.• Reglas en ingreso de metadatos. Convenciones y estándares• Nombres y tipos de archivos.• Tamaño de imágenes.• Revisión por pares.• Modelos de correos de respuesta (acuse de recibo, publicaciónde contenidos, corrección de datos).• Idealmente, contar con un servidor espejo, lo que permitiríatener un respaldo operativo muy útil en caso de fallas.• Documentación de procedimientos (wiki).Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 23
  24. 24. Experiencias SABER-ULAEstrategias de adopción de los servicios por parte de los usuarios• Fomentar el uso de tecnologías de información y la búsqueda decontenidos en sitios institucionales.• Difundir las ventajas de publicar electrónicamente: altos costos deimpresión y distribución vs. costos menores de producción ydistribución instantánea a nivel mundial.• Asegurar que la información del sitio web se presente de unamanera clara y sencilla, ofrecer a los usuarios encontrar contenidospor varios criterios  navegación intuitiva.• Facilitar la publicación ofreciendo varias alternativas incluyendo lade autoarchivo.• Aclarar el tema de propiedad intelectual y derechos de autor iniciativas de acceso abierto.• Ofrecer incentivos a los primeros productores de contenidos queadopten los servicios.Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 24
  25. 25. Experiencias SABER-ULA Estrategias y planes de entrenamiento a usuarios• Trabajar con un primer grupo (grupos élite: unidades deinvestigación, editores de revistas, investigadores) y asegurarse dela adopción del sistema.• Establecer compromiso con los editores de revistas yacompañarlos en el proceso de adopción, guiarlos y motivarlos.• Ser flexibles en posibles demandas de productores de contenidos.• Realizar encuestas para detectar dificultades y mejorarmetodología.• Ofrecer espacio para atención personalizada (calendario deconsultas). Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 25
  26. 26. Experiencias SABER-ULA Estrategias de institucionalización de los servicios Previamente, asegurarse de que el servicio está en pleno funcionamiento y que cuenta con una cantidad de contenidos importante, que darán credibilidad al proyecto.• "Obligar" a los miembros de la comunidad universitaria a publicarsus contenidos  requisito previo para lograr gestionar trámites ofinanciamiento.• Promocionar el servicio a través de: videotutoriales, panfletos,notas de prensa, notas en blogs, correos. Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 26
  27. 27. Experiencias SABER-ULA … Estrategias de institucionalización de los servicios• Reconocimiento anual por la Libre Difusión en la Web delPatrimonio Intelectual. La institucionalización de los servicios fomenta la apropiación tecnológica (usuarios cada vez más exigentes, incremento en las consultas, creación de redes académicas, etc.).Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 27
  28. 28. Experiencias SABER-ULA Aspectos finales a considerar Una vez institucionalizados los servicios, se debe tener en cuenta el posible desbordamiento en la atención de usuarios, la capacidad de respuesta y cumplimiento de tiempos de atención. Se debe prever la posibilidad de aumento de recursos y personal. Parte clave del éxito es manejar los cambios tecnológicos y estar en capacidad de migrar de una tecnología a otra para garantizar la evolución de los servicios.Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 28
  29. 29. Experiencias SABER-ULA Referencias•http://www.rsp.ac.uk/repos/definitions•http://es.wikipedia.org/wiki/DSpace•https://wiki.duraspace.org/display/DSTEST/Functional+Overview•Directrices para la creación de repositorios institucionales enuniversidades y organizaciones de educación superior. Bustos González,Atilio y Fernández Porcel, Antonio. http://hdl.handle.net/10336/223•Taller Repositorios Institucionales Parte II. Aspectos Básicos de losRepositorios Digitales. Corporación Parque Tecnológico de Mérida(CPTM). Septiembre 2010.•Taller Repositorios Institucionales Parte III. Gestión de Contenidos conDspace 1.6.x. Corporación Parque Tecnológico de Mérida (CPTM).Septiembre 2010. Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 29
  30. 30. Experiencias SABER-ULA Gracias por su atención Yolibeth López Coordinadora Unidad de Contenidos Centro de Teleinformación (CTI) Corporación Parque Tecnológico de Mérida (CPTM) Contactos: yoli@ula.ve, info@saber.ula.veMérida, febrero 2012 CTI - CPTM 30

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