Manual interventoria

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Manual interventoria

  1. 1. República de Colombia Ministerio de TransporteINSTITUTO NACIONAL DE VÍAS VERSIÓN - 0
  2. 2. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría MINISTERIO DE TRANSPORTE INSTITUTO NACIONAL DE VIAS Resolución Número 5282 DEL 18 DE DICIEMBRE de 2003 Por la cual se adopta el Manual de Interventoría en el Instituto Nacional de Vías. LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE VÍAS En ejercicio de las facultades conferidas por el Decreto No. 2056 del 24 de julio del año 2003, y C O N S I D E R A N D O:Que para el cumplimiento de los fines de la contratación, el Instituto Nacional de Vías, entreotros tendrá la dirección general y la responsabilidad de ejercer control y vigilancia de laejecución contractual, de conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 80 de1993.Que el control y vigilancia de la ejecución de las obras por licitación o concurso queadelanta el INSTITUTO NACIONAL DE VIAS, se hace a través de Interventorías.Las Secretarías Generales Técnica y Administrativa, a través de las Unidades Ejecutoras ylas Direcciones Territoriales, serán las dependencias encargadas de dirigir, coordinar ycontrolar las labores de Interventoría en los contratos de la infraestructura de los modos detransporte carretero, fluvial, férreo, marítimo y demás obras complementarias que estén acargo del INSTITUTO NACIONAL DE VÍAS. En mérito de lo expuesto, RESUELVE:ARTICULO PRIMERO. Adoptar el Manual de Interventoría en el Instituto Nacional de Víascomo herramienta para realizar la supervisión para la contratación,.ARTICULO SEGUNDO: Los Jefes de cada una de las Unidades Ejecutoras y lasDirecciones Territoriales del Instituto Nacional de Vías deberán darle estricto cumplimientoal MANUAL DE INTERVENTORIA. 2
  3. 3. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría MINISTERIO DE TRANSPORTE INSTITUTO NACIONAL DE VIAS SECRETARÍA GENERAL TÉCNICA MANUAL DE INTERVENTORÍA VERSIÓN 0 BOGOTÁ, D.C, DICIEMBRE DE 2003 3
  4. 4. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de InterventoríaCONTENIDOPRESENTACIÓNOBJETO DE LA INTERVENTORIAI. PROPÓSITOS DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES Y/ O TÉRMINOS DEREFERENCIAII. INTERVENTORÍAS1. CONSULTORIA1.1 R E C I B O E I N I C I A C I Ó N D E L C O N T R A T O D E C O N S U L T O R Í A1.1.1 Orden de Iniciación de Interventoría1.1.2 Reunión supervisor del proyecto1.1.3 Documentación del proyecto1.1.4 Información técnica contenida en los documentos1.1.5 Reunión con el consultor1.1.6 Orden de iniciación del contrato de consultoría1.1.7 Modificaciones al proyecto1.1.8 Entrega del anticipo y/o del pago anticipado1. 2. DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y TÉCNICO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO DE CONSULTORÍA1.2.1 Trámites ante las entidades de servicios públicos y autoridades ambientales1.2.2 Gestión técnica1.2.3 Gestión administrativa1.2.4 Informes de interventoría1.2.5 Casos eventuales1.3 SEGUIMIENTO DEL CONTRATO, ENTREGA Y LIQUIDACION1.3.1 Acta de terminación1.3.2 Acta de recibo final y liquidación1.3.3 Entrega de documentos al Instituto Nacional de Vías 4
  5. 5. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría2. INTERVENTORÍA DE OBRA2.1 RECIBO E INICIACIÓN DEL CONTRATO DE OBRA.2.1.1 Orden de iniciación de interventoría2.1.2 Documentación del proyecto2.1.3 Orden de iniciación del contrato de obra2.1.4 Instalaciones.2.1.5 Visita de iniciación al proyecto.2.1.6 Reunión con el contratista2.1.7 La inversión2.1.8 Reuniones semanales2.2 DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y TÉCNICO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO2.2.1 Gestión técnica y administrativa2.2.2 Informes de interventoría2.2.3 Casos eventuales2.3 ENTREGA Y LIQUIDACION DEL CONTRATO DE OBRA2.3.1 Acta de terminación de obra2.3.2 Visita previa y final de inspección de obra2.3.3 Acta de recibo final de obra2.3.4 Informe final y planos récord de obra2.3.5 Acta de liquidación del contrato2.3.6 Acta de devolución de garantías del contratista (en caso que el contrato lo contemple)2.3.7 Entrega de documentos al Instituto Nacional de Vías2.3.8 Acta de terminación del contrato de interventoría.2.3.9 Acta de recibo final y de liquidación del contrato de interventoría.2.3.10 Interventoría para proyectos especiales3. PLAN DE CONTROL DE CALIDAD3.1 CONSIDERACIONES GENERALES3.2 REQUISITOS Y ALCANCE DEL PLAN DE CALIDAD3.2.1 Responsabilidad gerencial3.2.2 Compras, subcontratos3.2.3 Plan de control de calidad3.2.4 Control de los documentos y datos3.2.5 Control de los registros de calidad3.2.6 Identificación y trazabilidad del producto 5
  6. 6. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría3.2.7 Control de procesos3.2.8 Auditorias internas de calidad.3.3 RESPONSABILIDADES DEL REPRESENTANTE LEGAL3.3.1 Política de calidad3.3.1.1 Objeto3.3.1.2 Alcance3.3.1.3 Responsabilidades3.3.1.4 Objetivos de la calidad3.3.1.5 Compromiso gerencial3.3.1.6 Responsables de la ejecución y la calidad del contratoIV. FORMATOS DE INTERVENTORÍASGT- 001 Orden de iniciación de consultoría e interventoríaSGT- 002 Orden de iniciación de contrato de obraSGT- 003 Orden de iniciación del contrato de diseño y construcciónSGT- 004 Acta de recibo y aprobación de diseñoSGT- 005 Acta de anticipo del constructor y/o consultorSGT- 006 Acta de liquidación de anticipoSGT- 007 Acta de reajustesSGT- 008 Acta de recibo parcial de obraSGT- 009 Acta de Cambio de EspecificacionesSGT- 010 Acta de fijación de precios no previstosSGT- 011 Acta de suspensiónSGT- 012 Orden de reiniciaciónSGT- 013 Acta de cambio de supervisor o de interventoríaSGT- 014 Acta de terminación de contrato de consultoría/ InterventoríaSGT- 015 Acta de terminación de contrato de obra / vencimiento de plazoSGT- 016 Acta de recibo final de contrato de obraSGT- 017 Acta de liquidación de contrato de obraSGT- 018 Acta de recibo y liquidación de contrato de consultoría/InterventoríaSGT- 019 Acta única de entrega de elementos por parte del Instituto Nacional de VíasSGT- 020 Cuadro de informe de inversión y buen manejo de anticipoSGT- 021 Cuadro de control de ajustesSGT- 022 Informe semanal de InterventoríaSGT- 023 Plan de inversión del anticipoSGT- 024 Análisis de precios unitariosSGT- 025 Cuadro de reversión de precios unitarios no previstosSGT- 026 Cuadro de control legalSGT- 027 Autorizacion para reintegro saldo de anticipoSGT- 028 Evaluación de cumplimiento de las obligaciones contractualesSGT- 029 Cuadro resumen de pruebas de laboratorioSGT- 030 Cuadro de control financiero 6
  7. 7. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de InterventoríaSGT- 031 Cuadro comparativo de precios unitarios no previstosSGT- 032 Solicitud de adición y/o prórrogaSGT- 033 Acta de seguimiento al contratoSGT- 034 Acta de seguimiento ambientalSGT- 035 Formulario de requerimientos ambientales preliminaresSGT- 036 Informe mensual ambiental de interventoriaSGT- 037 Cuadro para el control de manejo de escombrosSGT- 038 Acta de pago mensual de InterventoríaSGT- 039 Acta de Informe semanal Ambiental de InterventoríaSGT- 040 Ficha técnia para proyectosSGT- 041 Cuadro de inventario forestalSGT- 042 Certificación de Recibo de Obra (Anexo 3)SGT- 043 Acta de devolución de garantíasSGT- 044 Acta de liquidación de convenio InteradministrativoSGT- 045 Acta de Comité TécnicoSGT- 046 Acta de auditoría ambiental consultoria/ obraSGT- 047 Acta de modificación de cantidades de obraV. FORMATOS DE CONTROL DE CALIDADFCC - 001 Responsabilidad gerencialFCC - 002 ProveedoresFCC - 003 SubcontratistasFCC - 004 Listado actividades sometidas a control de calidad (Mapa deprocesos)FCC - 005 Listado actividades con subcontratoFCC - 006 Listado comprasFCC - 007 Identificación y trazabilidadFCC - 008 Puntos de inspección y ensayoFCC - 009 Registro: no conformidadFCC - 010 Acción: correctiva / preventivaANEXOSAnexo 1 - Indicadores de desempeño del contratoAnexo 2 - Instructivo para supervisoresAnexo 3 - Certificación de Recibo de Obra (Ver formato SGT- 042)Anexo 4 - Valla Invias.GLOSARIOBIBLIOGRAFÍA 7
  8. 8. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría PRESENTACIÓNLa Secretaría General Técnica en coordinación con la Oficina de Control Internohan elaborado el presente Manual de Interventoría, con el fin de obteneruna interpretación cada vez más transparente, eficiente y eficaz sobre elrégimen de contratación administrativa y unificar criterios sobre esta materia,el cual se encuentra soportado en el mandato de la Ley 80 de 1993. “ EstatutoGeneral de Contratación de la Administración Pública”.Para el Instituto Nacional de Vías es muy grato presentar una herramientametodológica sobre la función de interventoría en la Entidad, acorde con elaccionar de la administración pública y basada en los lineamientos dados porel Señor Presidente de la República en materia de lucha contra la corrupción yla transparencia.La Dirección no podía pasar por alto la dilución de responsabilidades en eltema de la contratación por falta de un reglamento que establezca claramentequien debe cuidar de los intereses de la institución, de la Nación y por ende delos ciudadanos e cada etapa del contrato, especialmente en la etapa de nejecución.Acorde con los principios constitucionales y las políticas de modernización delEstado, el manual de interventoría ayuda al mejoramiento de la gestión de laentidad, contribuye a elevar la productividad y a garantizar la eficiencia y laeficacia en el proceso de ejecución de las obras, y consultoría, permitiendodefinir estrategias de mejoramiento de la calidad del producto esperado, y a lavez que brinda un manejo sistémico de los procesos que se interrelacionan.El manual contiene los lineamientos establecidos para la interventoría encontratos de consultoría, y en Interventorías de obra, de igual forma contiene elplan de control de calidad y los formatos de actas de interventoría, junto conanexos para registrar los indicadores de desempeño, instructivo parasupervisores, Recibo de Obra.El proceso de ejecución de un contrato en todas sus etapas debe surtirsedocumentalmente tanto al interior como al exterior del Invías, documentaciónque se debe cuidar y conservar, e impedir su sustracción destrucción, uocultamiento para uso indebido.Es nuestro interés, generar mecanismos que fortalezcan la culturaorganizacional en materia de ejecución contractual, y de la prevención deriesgos en el desarrollo de la misión institucional y la consecución de losobjetivos propuestos, mediante una verdadera representación de la Entidad, en 8
  9. 9. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoríala ejecución de los contratos, verificando que se de estricto cumplimiento a lasespecificaciones técnicas, los requerimientos administrativos, legales ycontables acordado.Por estas y muchas razones más, el Manual especifica los procesos,procedimientos, recursos, responsabilidades y normatividad vigente que debecumplir la “interventoría” durante la vigencia del contrato suscrito con elInstituto Nacional de Vías y del amparo de la calidad y cumplimiento delservicio, de tal suerte que se comprometa con el cumplimiento de lasexigencias institucionales y las haga exigibles a los contratistas.Nuestra intención es la de que este manual debe ser incorporado al interior dela entidad como una herramienta de gestión por parte de las Subdireccionesmisionales y de apoyo, y cuente con la participación y respaldo de todos losservidores públicos, y la ciudadanía en general en desarrollo y aplicación delos mecanismos de participación ciudadana de que tata la Ley.Esta es una herramienta que facilita la toma de decisiones en las diferentesetapas del proyecto. Las disposiciones establecidas en este documento son deobligatorio cumplimiento tanto para el interventor y el contratista, como paralos supervisores de los contratos designados por el Instituto para tal fin.Este instrumento que ponemos a disposición de todas las áreas ejecutoras de laentidad, sea aplicado en el desarrollo del trabajo y nos permita mejorar loscontroles y alcanzar las metas propuestas, lo cual redundará en elcumplimiento de los fines del Estado.Por último, quiero señalar que la responsabilidad del interventor de acuerdocon artículo 32 de la Ley 80 de 1993, numeral 1º es igual a la del servidorpúblico en los términos previstos en el artículo 53 y 55 del Estatuto Contractual;así como en la Ley 734 de 2002, artículo 53 como sujetos disciplinables.Esperamos que este manual contribuya al buen manejo y por ende, aldesarrollo exitoso de todos los proyectos que se gestionen. ALICIA NARANJO URIBE Directora General 9
  10. 10. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de InterventoríaOBJETO DE LA INTERVENTORÍALa Interventoría tiene el objeto de representar al Instituto Nacional de Vías,supervisar y controlar la acción del contratista, para verificar que se cumplanlas especificaciones y normas técnicas, las actividades administrativas, legales,contables, financieras y presupuestales, establecidas en los pliegos de condiciones otérminos de referencia de los contratos celebrados por la Entidad.La interventoría se origina en la existencia de un compromiso contractual parala realización de cualquier tipo de contrato (consultoría, de obra y ambiental),siendo el interventor el responsable y la máxima autoridad del contrato y sudesarrollo.OBJETIVOS § Asegurar mediante una interventoría proactiva, la calidad del desarrollo del objeto del contrato. § Representar al Instituto para la adecuada ejecución de los contratos apoyándolo en la dirección y coordinación del mismo sin ir en contra de la misión y los valores de la Entidad. § Informar y conceptuar al Instituto en forma continua y periódica sobre el avance, problemas y soluciones presentados en el desarrollo del contrato. § Llevar el control del archivo de interventoría con la finalidad de integrar un expediente claro del desarrollo del contrato. § Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente, requerimientos de la Autoridad Ambiental competente y además las especificaciones de cada uno de los aspectos ambientales contenidos en el contrato. § Asegurar la mitigación del impacto ambiental causado por la obra. § Asegurar la calidad de las obras, iniciando su intervención desde la revisión y aprobación de los diseños. § Efectuar un estricto control de la calidad de los materiales empleados por el contratista, a partir de las especificaciones técnicas dadas por el Instituto. § Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales logrando que se desarrollen los contratos, dentro de los presupuestos, de tiempo e inversión previstos originalmente. § Armonizar la interacción del contratante y contratista, para el logro general del objeto contractual que satisfaga las necesidades de la comunidad. 10
  11. 11. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría I. PROPÓSITO DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES Y/O TÉRMINOS DE REFERENCIA Los Pliegos de Condiciones y/o Términos de Referencia son documentos que sirven de base en la regulación de la actividad contractual de la Administración. En ellos se especifican el suministro, obra o servicio que se pretende contratar, las condiciones a seguir en la preparación, ejecución del contrato, los derechos y obligaciones de la entidad contratante de los oferentes y el futuro contratista. En los Términos de Referencia o Pliegos de Condiciones de contratos de Estudios y Diseños, Construcción, Mejoramiento, Rehabilitación, Mantenimiento e Inventarios, debe exigirse la estandarización de la información georeferenciada, presentada mediante el Sistema de Información del Instituto Nacional de Vías vigente. OBJETIVO PROPÓSITOS Definir el objeto del contrato1. Informar en forma estandarizada Divulgar la intención de licitar a los aspirantes sobre las Definir los términos del proceso condiciones de licitación o Proveer la información necesaria sobre concurso requisitos de participación y formalidades que se deben cumplir2. Definir los procesos únicos y Establecer las reglas para la selección particulares de evaluación objetiva del contratista objetiva de las propuestas Definir y ponderar los criterios de evaluación Suministrar los formularios que deben procesarse3. Reglamentar la actuación de las Proveer los instrumentos base para elpartes contratantes control del contrato. (Normas, Leyes, Resoluciones etc.) Reglamentar legalmente el contrato Establecer las reglas de comunicación Suministrar las normas técnicas, planos y documentos de referencia Definir las condiciones de calidad y servicios, métodos de control, seguimiento y vigilancia. Definir los procedimientos para la medida y pago. 11
  12. 12. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de InterventoríaN O T A : Los pliegos de condiciones se establecen para el objeto referente a laejecución de obras (construcción, mantenimiento, mejoramiento yrehabilitación) y los términos de referencia se establecen para el objeto deestudios, diseños e interventoría.II. INTERVENTORÍASConsiderando las diferentes actividades que deberá realizar el interventordurante la realización del proyecto, y/o ejecución del contrato, se han divididoen dos grandes grupos así:1. Consultoria2. Interventoría de obraCada uno de ello esta definido en tres (3) etapas o procesos básicos que son:- Iniciación del Contrato- Desarrollo técnico y administrativo del contrato.- Entrega y liquidación del contrato, seguimiento posterior en la ejecución de las obras 12
  13. 13. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría1. CONSULTORÍA1.1 RECIBO E INICIACIÓN DEL CONTRATO DE CONSULTORÍAEste proceso se refiere al estudio del proyecto, la preparación yestablecimiento de directrices para la ejecución, y la elaboración de las actasde iniciación de los contratos de interventoría y de consultoría; esto con el finde establecer y organizar los aspectos técnicos, financieros y legalesrelacionados con el contrato, de tal forma, que se logre la efectiva ejecución deéste, conforme a lo programado.Durante esta etapa, la interventoría deberá:1.1.1 Orden de iniciación de interventoríaCon el fin de formalizar el inicio de la labor de interventoría, previa orden deiniciación de la Unidad Ejecutora, indicando las fechas de iniciación yterminación, valor del contrato, revisión del personal y el equipo que contarála interventoría para el ejercicio de sus funciones, el supervisor del proyecto yel Interventor deben diligenciar y suscribir el acta de iniciación del contrato,con revisión y Vo.Bo. del Jefe de la Unidad Ejecutora respectiva (Ver formatoSGT-001).Copia de dicha acta debe ser remitida a la Dirección Territorial que por sujurisdicción le corresponda.El supervisor de proyecto y el interventor deben entregar al consultor el CD conel software del sistema de información del Instituto Nacional de Vías vigente,suministrado por la Unidad Ejecutora correspondiente, para cada uno de loscontratos.1.1.2 Reunión supervisor del proyectoEl supervisor del proyecto debe organizar y llevar a cabo una reunión con lainterventoría y demás funcionarios que considere necesario. El Interventorcontará con los siguientes documentos: § Propuesta ganadora y cuadro de evaluaciones, adendos, aclaraciones. § Resolución de adjudicación § Contrato de interventoría § Especificaciones generales de construcción de carreteras 13
  14. 14. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría § Manual de interventoría y demás documentos que le permitan al interventor conocer los requerimientos que le son exigidos por el Instituto Nacional de Vías y la normatividad vigente aplicable al contrato a manejar. § Resolución de la autoridad ambiental competente (en los casos en que aplique) § Especificaciones técnicas del InstitutoEn el caso de que el contrato de consultoría contemple la realización deestudios de impacto ambiental y/o planes de manejo ambiental, el supervisorambiental del Instituto Nacional de Vías debe entregar al interventor copiade los términos de referencia ambientales, así como copia de las resoluciones,providencias y requerimientos de la autoridades ambientales.El interventor debe presentar el personal con quienes desarrollará lainterventoría del contrato de consultoría de acuerdo con lo establecido en lapropuesta.1.1.3 Documentación del proyectoEs responsabilidad del interventor revisar y estudiar los documentos einformación en general, suministrados por el supervisor del proyecto, con elpropósito de establecer criterios claros y precisos sobre el proyecto, de modotal que pueda realizar de manera efectiva las labores encomendadas.1.1.4 Información técnica contenida en los documentosEs deber de la interventoría, revisar los requerimientos técnicos exigidos alconsultor en los términos de referencia y/o pliegos de condiciones.Adicionalmente, y dependiendo del tipo de consultoría sobre la cual seejercerá la Interventoría, es indispensable que ésta última efectúe una visita alterreno donde se ubicará el proyecto a diseñar con el fin de identificar losrequerimientos específicos del mismo.1.1.5 Reunión con el consultorLa interventoría debe organizar una reunión con el consultor y demáspersonas que considere conveniente, en la que se analice la programación dela ejecución del contrato y en donde se establezcan los lineamientos, 14
  15. 15. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoríametodología y demás aspectos que se seguirán a lo largo del desarrollo de laconsultoría.En esta reunión el consultor debe presentar, ante la interventoría, el personala utilizar en el desarrollo de la consultoría de acuerdo con lo establecido en supropuesta.1.1.6 Orden de iniciación del contrato de consultoríaDe igual forma que en el inicio de la interventoría, el consultor e interventordeben elaborar y suscribir el Acta de Iniciación del Contrato de Consultoría,con revisión del supervisor del contrato, supervisor del proyecto y Vo.Bo. delJefe de la Unidad Ejecutora correspondiente (Ver formato SGT-001).Dicha acta se suscribe con el fin de formalizar el inicio del desarrollo de laconsultoría, dejando constancia de las fechas de iniciación y terminación, valordel contrato, la revisión del personal y del equipo con que cuenta en elmomento y los que debe adicionar el consultor para el ejercicio de susfunciones.NOTA: Cuando se presenta el caso de que la misma firma inicia los estudios ydiseños y posteriormente la ejecución de la obra, las actas se deben manejarpor separado e independientemente por las áreas respectivas.Cada Unidad Ejecutora será responsable del seguimiento y controladministrativo y técnico del contrato, con el fin de dar cumplimiento al objetoestablecido, para ello deberán nombrarse supervisores de proyecto en lasUnidades Ejecutoras y supervisores de contrato en las Direcciones Territoriales.Sin embargo, aunque el manejo de las actas sea por separado, lossupervisores de proyecto de las respectivas dependencias, el contratista y elinterventor deberán elaborar el Acta de Iniciación del Contrato de Diseño yConstrucción (Ver formato SGT- 003), para dejar constancia del inicio de lalabor del contratista. De igual forma, una vez finalice el proceso de Estudios yDiseños, se debe elaborar el Acta de Recibo y Aprobación de Diseño eIniciación de Ejecución de Obra (Ver formato SGT- 004), para dejar constanciade la terminación y cumplimiento en la consultoría y el inicio de las labores dela ejecución de la Obra.1.1.7. Modificaciones al proyectoPara realizar modificaciones en la programación u otro factor del proyecto, elinterventor en coordinación con el consultor, deben elaborar la propuesta quejustifique las modificaciones planteadas, la cual deberá ser avalada por elSupervisor del contrato. Dicha propuesta además, debe remitirse para revisióny aval del Supervisor de Proyecto y del Jefe de la Unidad Ejecutora respectiva. 15
  16. 16. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría1.1.8. Entrega del anticipo y/o del pago anticipadoEl Instituto Nacional de Vías entregará al consultor el valor pactado comoanticipo o pago anticipado; el cual debe ser verificado por el interventor.1.2 DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y TÉCNICO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO DE CONSULTORÍAPara el desarrollo administrativo y técnico de la ejecución del contrato deconsultoría, se definen las siguientes actividades y responsabilidades quedebe realizar el interventor:1.2.1 Trámites ante las entidades de servicios públicos y autoridadesambientalesEn caso de que los proyectos tengan relación o interferencia con redes deservicios públicos, el Interventor deberá verificar la presentación de losdocumentos por parte del consultor ante las empresas involucradas en elproceso, que requieren de la aprobación previa del Interventor.Para el trámite de la solicitud de la aprobación de los proyectos se debe teneren cuenta lo siguiente:§ El consultor debe efectuar la solicitud de los datos técnicos a las diferentes Empresas de Servicios Públicos.§ El interventor debe verificar que los datos obtenidos cumplan con las especificaciones técnicas exigidas por las Empresas de Servicios Públicos e indicar al consultor los ajustes a realizar.§ La interventoría debe aprobar el proyecto y diseño con su respectiva aprobación en los planos, Previo Vo.Bo. de las empresasPrevios a la iniciación de la obra, la Subdirección de Medio Ambiente y GestiónSocial del Instituto Nacional de Vías, tramitará los permisos y/o licenciasambientales a que haya lugar con base en los estudios ambientales realizadospor el consultor y aprobados por el interventor. Además el interventor debetener en cuenta las siguientes actividades: § El Instituto Nacional de Vías fija los términos de referencia, para lo cual el Consultor con el Vo.Bo. del Interventor debe allegar a la Subdirección de Medio Ambiente y Gestión Social una ficha técnica y un plano donde se muestren los diseños específicos del proyecto a desarrollar. Los 16
  17. 17. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría requerimientos establecidos por dichos términos de referencia para el plan de manejo ambiental, varían de acuerdo con las actividades y alcance del proyecto. § Previa a la ejecución de la obra, el Instituto Nacional de Vías deben solicitar los permisos y/o licencias ambientales ante las Autoridades Ambientales competentes, para lo cual el interventor debe revisar los términos de referencia, con el fin de supervisar la realización del plan de manejo ambiental de acuerdo con éstos requerimientos. § El interventor debe velar porque el consultor de cumplimiento tanto a los términos de referencia y pliegos de condiciones preparados por el Instituto Nacional de Vías para el desarrollo de los estudios de impacto ambiental y/o planes de manejo ambiental, así como de los términos de referencia y pronunciamientos de la Autoridad Ambiental competente respecto al desarrollo de los estudios. De otra parte el consultor debe efectuar los ajustes pertinentes en caso de que haya un pronunciamiento de la Autoridad Ambiental respecto al estudio. § El interventor debe disponer como mínimo de un experto ambiental, el cual debe realizar el seguimiento al desarrollo del estudio de Impacto ambiental y a los requerimientos definidos en la evaluación efectuada por la Autoridad Ambiental y/o el Instituto Nacional de Vías (Ver formato SGT- 34). § El interventor debe participar en las reuniones requeridas por la Autoridad Ambiental y/o el Instituto Nacional de Vías en desarrollo de la evaluación y aprobación del estudio de Impacto ambiental. § Una vez finalizado el estudio de impacto ambiental, el consultor debe presentarlo al interventor que lo aprobará y luego lo pasará para su posterior evaluación a la Subdirección de Medio Ambiente y Gestión Social del Instituto Nacional de Vías.1.2.2 Gestión técnicaPara lograr la ejecución oportuna de los trabajos, el interventor debe exigir alconsultor el inicio de los trabajos en las fechas previamente programadas. Elinterventor será el responsable ante el Instituto Nacional de Vías de cualquierretraso en el desarrollo de la consultoría, a no ser que la causa le seaimputable al contratista por incumplimiento o desacato de órdenes, entre otrosaspectos. Sin embargo, si el incumplimiento es del contratista y el interventorno lo requiere e informa oportunamente al INVIAS, este último seráigualmente responsable. 17
  18. 18. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de InterventoríaLa interventoría debe revisar antes y durante la ejecución del contrato, lasreferencias topográficas (puntos topográficos, coordenadas y cotas), d tal eforma que le permitan posteriormente al constructor localizar adecuadamenteel proyecto sobre el terreno. De igual forma, debe exigirle al ejecutor delcontrato la permanencia de las referencias topográficas establecidas, suprotección, traslado o reposición cuando sea necesario.El interventor debe controlar el avance de los proyectos de estudios y diseñosen forma permanente mediante visitas periódicas a las instalaciones delconsultor y además las reuniones programadas desde un principio conparticipación del supervisor del contrato que el Instituto Nacional de Víasdesigne para tal fin. Para ello, debe revisar, aprobar y complementar elprograma de trabajo con el consultor para la ejecución de los estudios. Deigual forma, debe efectuar por escrito, las observaciones que estimepertinentes a los informes de avance de los estudios y diseños del consultor yvelar porque se entreguen en las fechas establecidas, de tal forma quegarantice el cabal cumplimiento de las actividades a efecto de lograr elcorrecto desarrollo de los estudios y diseños. Además debe tener en cuenta lossiguientes aspectos: § Efectuar el seguimiento a las radicaciones de los estudios y diseños que haga el consultor en las Empresas de Servicios Públicos, conducentes a obtener las aprobaciones de los sistemas de redes propuestos, para la aprobación de los mismos. § Facilitar el acceso, en calidad de préstamo a los planos, estudios, documentos e información general en poder del Instituto Nacional de Vías, que sean necesarios para el desarrollo integral de los trabajos por parte del Consultor. § Responder por los sobrecostos que se causen, cuando por tales hechos se ocasionen daños a la Entidad o al consultor respecto del contrato sobre el cual ejerció la interventoría, sin perjuicio de las acciones que adelanta el Instituto Nacional de Vías. § Realizar el seguimiento a los planes y alternativas desarrolladas en la consultoría en lo referente al manejo del tránsito.El interventor debe exigir el inicio de los estudios concernientes al manejo detránsito, al mismo tiempo que se inician las labores propias de la consultoría,controlando en el proceso la calidad, métodos y tecnología aplicada por elcontratista en el desarrollo del mismo.El consultor debe presentar a la Interventoría un plan de manejo de tráfico enlos diferentes frentes de trabajo que pretenda ejecutar y elaborar un 18
  19. 19. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoríadocumento escrito, destinado a mantener los parámetros dentro de los rangosmínimos, en zonas urbanas y rurales.El interventor debe exigir al consultor los siguientes documentos: § Cronograma y horarios de los trabajos de acuerdo con los resultados que arroje el análisis de los parámetros mínimos aceptables § Una descripción de los trabajos a ejecutar y del manejo del tránsito así como la ubicación de los puntos críticos donde se requiera el apoyo de la Policía de Carreteras. § El soporte técnico explicativo de los desvíos especificando el período de duración, fecha, horario y rutas que transitan por las vías afectadas, a fin de que se haga la publicidad requerida por los diferentes medios en forma anticipada y oportuna. § Así mismo el consultor debe proponer mecanismos para la atención rápida de situaciones que impidan parcial o totalmente el tránsito de los vehículos, como pueden ser accidentes, vehículos varados en la vía, entre otros. § Diseñar un plan de demoliciones y manejo de escombros que no ocasione traumatismos en el tránsito. Además debe proponer mecanismos que minimicen los efectos que dichas demoliciones puedan causar en el área en estudio, cumpliendo siempre con la normatividad vigente de las autoridades ambientales competentes. § Recopilar información sobre otras vías que estén siendo intervenidas (construcción o mantenimiento), para que el plan de rutas alternas presentado esté coordinado con dichas obras. § Presentar una propuesta estratégica para disminuir el impacto sobre el tránsito vehicular y peatonal, dentro de esta propuesta debe contemplarse la creación de políticas que consideren convenientes, ya sea para la modificación de rutas de transporte público y de carga, desvíos para el tránsito automotor particular, contra flujos y planes reversibles, restricciones a la circulación y al parqueo y trabajos nocturnos. § El interventor debe solicitar al consultor el detalle de la señalización temporal necesaria y suficiente a implementar; tales como: señalización estática y luminosa, señales reglamentarias preventivas e informativas, con elementos como barricadas, conos, canecas, delineadores luminosos, semáforos y demás elementos que consideren necesarios para garantizar la seguridad de los peatones, flujos vehiculares y personal de obra. 19
  20. 20. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría § Controlar el avance del contratoEl incumplimiento de estas obligaciones por parte del interventor lo hararesponsable conjuntamente con el contratista de los perjuicios causados a laentidad contratante o a terceros.Normatividad a tener en cuenta:Hacen parte del presente manual de interventoría los documentos que serelacionan a continuación: § Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, las normas comerciales y civiles vigentes que rijan las materias, aquellos que lo regulen particularmente. § Ley 99 de 1993 y sus decretos reglamentarios. § Ley 105 de 1993. § Ley 685 de 2001. § Ley 716 de 2001. § Ley 734 de 2002. § Ley 789 de 2002. § Ley 816 de 2003. § Código Colombiano de Diseño Sísmico de Puentes, adoptado mediante Resolución No. 0003600, del 20 de junio de 1996, emanada del Ministerio de Transporte. § Resolución No. 002633 del 14 de diciembre de 1999, emanada del Ministerio de Transporte, por la cual se establece la instalación obligatoria de vallas informativas en las obras públicas que realice el Ministerio de Transporte y sus entidades adscritas y vinculadas. § Resolución No. 002543 del 23 de agosto de 2000, emanada del Ministerio de Transporte, por la cual se modifica parcialmente la Resolución No. 2633 del 14 de diciembre de 1999. § Resolución No. 002666 del 1 de marzo de 2002, emanada del Ministerio de Transporte, por la cual se modifica la Resolución No. 2633 del 14 de diciembre de 1999. 20
  21. 21. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría § Estudios, diseños, planos y especificaciones del proyecto, aprobados por el Instituto. § Manual de Gestión Socio - Ambiental y Predial de Proyectos Viales en Colombia – INVIAS, versiones 2000 y 2002. § Manual sobre dispositivos para la regulación del tránsito en calles y carreteras. Tercera versión, adoptado mediante Resolución No.5866 de noviembre 12 de 1998. § Manual de estabilidad de taludes. § Normas de Ensayos de Materiales para Carreteras, versión 1996, adoptadas mediante Resolución No. 008067 del 19 de diciembre de 1996, emanada de la Dirección General del Instituto. § Especificaciones Generales de Construcción de Carreteras, versión 1996, adoptadas mediante Resolución No. 008068 del 19 de diciembre de 1996, emanada de la Dirección General del Instituto. § Resolución No. 007001 del 18 de noviembre de 1997, emanada de la Dirección General del Instituto, por medio de la cual se establecen los porcentajes mínimos y su vigencia en las garantías de los contratos que celebre el Instituto. § Resolución No. 003000 del 5 de junio de 1998, emanada de la Dirección General del Instituto, por medio de la cual se adopta la política ambiental del Instituto Nacional de Vías. § Manual de Capacidad y Niveles de Servicio para Carreteras de Dos Carriles – segunda versión, adoptado mediante Resolución No. 005864, del 12 de noviembre de 1998, emanada de la Dirección General del Instituto. § Manual de Diseño Geométrico para Carreteras, adoptado mediante Resolución No. 005865, del 12 de noviembre de 1998, emanada de la Dirección General del Instituto. § Manual de Dispositivos para la Regulación del Tránsito en Calles y Carreteras, adoptado por la Resolución No. 005866 del 12 de noviembre de 1998, proferida por la Dirección General del Instituto. § Manual de Diseño de Pavimentos Asfálticos para Vías con Bajos Volúmenes de Tránsito, adoptado mediante Resolución No. 005867, del 12 de noviembre de 1998, emanada de la Dirección General del Instituto. 21
  22. 22. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría § Manual de Diseño de Pavimentos Asfálticos en Vías con Medios y Altos Volúmenes de Tránsito, adoptado mediante Resolución No. 002857, del 6 de julio de 1999, emanada de la Dirección General del Instituto. § Guía Metodológica para el Diseño de Obras de Rehabilitación de Pavimentos Asfálticos de Carreteras, adoptada mediante Resolución No. 002658 del 27 de julio de 2002, emanada de la Dirección General del Instituto. § Resolución No. 000306 del 1 de febrero de 2001, emanada de la Dirección General del Instituto, por medio de la cual se definen unos procedimientos para el pago de obligaciones a cargo de INVIAS y se derogan las Resoluciones Nos. 005154 de septiembre 8 de 1995 y 004293 de julio 24 de 1997. § Resolución No. 000416 del 6 de febrero de 2001, emanada de la Dirección General del Instituto, por medio de la cual se aclara la Resolución No. 00306 del 1 de febrero de 2001. § Resolución No. 001190 del 14 de marzo de 2001, emanada de la Dirección General del Instituto, por la cual se establecen las causales, cuantías y procedimiento para hacer efectiva la Cláusula sobre Multas, pactada en los contratos que celebre el Instituto Nacional de Vías. § Resolución No. 005938 del 18 de octubre de 2001, emanada de la Dirección General del Instituto, por la cual se modifica el artículo cuarto de la Resolución No. 00306 del 1 de febrero de 2001. § Resolución No. 001136 del 13 de marzo de 2002, emanada de la Dirección General del Instituto, por la cual se reglamenta la competencia, el procedimiento, se fijan los requisitos y se adoptan documentos modelo para la liquidación de los contratos celebrados por el Instituto Nacional de Vías, y se delega una facultad. § Resolución No. 001166 del 14 de marzo de 2002, emanada de la Dirección General del Instituto, por la cual se establecen las funciones de los supervisores de proyectos, de contratos de obra y consultoría. § Resolución No. 002661 del 27 de junio de 2002, emanada de la Dirección General del Instituto, por la cual se actualizan las Normas de Ensayo de Materiales para Carreteras del Instituto Nacional de Vías. § Resolución No. 002662 del 27 de junio de 2002, emanada de la Dirección General del Instituto, por la cual se actualizan las Especificaciones Generales de Construcción de Carreteras para los contratos de obra celebrados por el Instituto Nacional de Vías. 22
  23. 23. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría § Resolución No. 004189 del 15 de octubre de 2002, emanada de la Dirección General del Instituto, por la cual se establece un requisito en el procedimiento para el pago de obligaciones a cargo del Instituto Nacional de Vías. § Resolución No. 001101 del 3 de abril de 2003, emanada de la Dirección General del Instituto, por la cual se adopta el Manual de Gerencias Técnicas Comunitarias como norma para el desarrollo de las veedurías técnicas ejercidas en los proyectos a cargo del Instituto Nacional de Vías1.2.3 Gestión administrativaEn la labor de interventoría, se generan diversos tipos de documentos, quedeben archivarse de manera adecuada y consecuente, con el fin de facilitar ygarantizar el buen manejo de la historia de cada contrato de los proyectosejecutados por el Instituto Nacional de Vías. Además el interventor debeseguir el procedimiento de estructuración de la carpeta técnica suministradapor el grupo de archivo y correspondencia.Composición de la serie documentalEl supervisor del proyecto y el interventor deben desarrollar la gestión acercade la composición de la serie documental del contrato, organizada porcuadernillos los cuales físicamente pueden diferenciarse uno de otros a travésde carpetas debidamente identificadas según el componente legal y técnico.§ Cuadernillo legalEl cuadernillo legal contiene copia de los siguientes documentos: § Términos de referencia. § Documento del proceso licitatorio o invitación pública (publicaciones, resolución de apertura y cierre, observaciones a los términos de referencia, adendos, evaluación, acto administrativo de adjudicación. § Documentos del proceso de invitación directa (invitación y evaluación, adjudicación. § Disponibilidad y registro presupuestal. § Contrato § Garantías § Acta de iniciación de consultoría e interventoría (Ver formato SGT-001) § Acta de iniciación del contrato de Diseño y Construcción (Ver formato SGT-003) § Acta de recibo y aprobación de diseño (Ver formato SGT-004) 23
  24. 24. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría § Acta de anticipo del contratista y/o consultor (Ver formato SGT-005) § Acta de ajustes (Ver formato SGT-007) § Acta de suspensión (Ver formato SGT-011) § Acta de reiniciación (Ver formato SGT-012) § Acta de cambio de supervisor de proyecto o de interventoría (Ver formato SGT-013) § Acta de adición y/o prórroga (Ver formato SGT-032) § Acta de terminación del contrato de consultoría (Ver formato SGT-014) § Acta de recibo y liquidación del contrato de consultoría / Interventoría (Ver formato SGT-018)• Cuadernillo técnicoEs responsabilidad de la Interventoría constituir el cuadernillo técnico, el cualcontendrá copia de todos aquellos documentos derivados del proceso deseguimiento como son:ü Actas de seguimiento y demás documentos necesarios para supervisar el desarrollo del contrato.ü Acta de seguimiento al contrato (Ver formato SGT-033)ü Cuadro resumen de pruebas de laboratorio (Ver formato SGT-029)ü Correspondencia (copias y originales).Entrega de Archivos al Instituto Nacional de Vías.Es responsabilidad del interventor hacer entrega de toda la documentacióncorrespondiente del contrato a la unidad ejecutora correspondiente, a fin deser analizado y estudiado para su traslado a los archivos correspondientes porparte del Invias.ü Llevar el control de recursos físicos y humanosEl interventor debe realizar un seguimiento diario al personal y equiposutilizados por el consultor, verificando que la cantidad y calidad de los mismosestén acordes con la propuesta presentada. 24
  25. 25. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de InterventoríaEn caso de presentarse anomalías, el interventor exigirá el cambio o adicióndel personal o equipo necesario, y lo reportará al supervisor del contrato.Estos cambios deben ser avalados por el supervisor del proyecto del InstitutoNacional de Vías.De no darse cumplimiento a las adiciones o cambios solicitados, el Interventordebe solicitar a la dependencia correspondiente, a través del supervisor delcontrato, la aplicación de las sanciones previstas en el contrato.Cuando el contratista celebre subcontratos, el interventor debe revisar lascondiciones de éstos, del personal y equipo a emplear, y posteriormente loremitirá al supervisor del proyecto, para su revisión y aprobación definitivapor parte del Jefe de la Unidad Ejecutora.ü Efectuar reuniones periódicas de seguimientoEl interventor debe concertar reuniones periódicas con el contratista, con el finde evaluar la gestión del proyecto. En dichas reuniones el interventor podráordenar al contratista, la intensificación de las labores que no estédesarrollando de conformidad con lo previsto en el contrato o la suspensión deactividades no contempladas en él o inconducentes para el cumplimiento delobjeto.ü Control financiero del contratoLa interventoría debe conocer el estado financiero del contrato y registrar lasoperaciones que se efectúen con los fondos del mismo.Debe informar mensualmente al supervisor del contrato de dicho estado,mediante un informe que especifique el monto de dinero gastado, el montodel presupuesto que se asignó al proyecto, la cantidad de presupuestosobrante y los trabajos que faltan por ejecutar. Además mensualmente debeentregar al supervisor de contrato, junto con el informe mensualcorrespondiente, el Cuadro de control financiero (Ver formato SGT –030) através del cual, a manera de registro, se describen las actas financieras que sehan tramitado durante la ejecución del proyecto.El supervisor del contrato debe remitir copia de dichos informes al supervisordel proyecto.ü Control legal del contratoLa interventoría es responsable del manejo legal del contrato. Para ello debellevar control de los documentos, como pólizas, contratos adicionales al valor,sanciones y actas legales tramitadas durante la ejecución del proyecto.ü Estudiar sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista. 25
  26. 26. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de InterventoríaEs deber del interventor estudiar las sugerencias, consultas y reclamacionespresentadas por del contratista, resolverlas por escrito oportunamente si sonde su competencia y emitir un concepto y recomendación sobre las que no losean, remitiéndolas al supervisor del contrato.Es deber del interventor solicitar, de manera oportuna, la aplicación desanciones en contra del contratista en caso de incumplimiento de obligacionesde este ultimo y sustentar técnicamente dicha solicitud y los demás actos queen razón del trámite de la respectiva sanción sean necesarios. El interventorserá responsable de las consecuencias surgidas del incumplimiento de estaobligaciónNinguna orden del interventor podrá darse verbalmente. "Es obligatorio parael Interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas debenenmarcarse dentro de los términos del contrato" (Artículo 32, numeral 2, Ley80/93).ü Ordenes de PagoEl interventor cuantificará las labores realizadas durante el mes respectivo,con base en ello, revisará los valores a pagar al contratista. De igual forma,liquidará los valores a pagar a la interventoría.La cuantificación de las labores realizadas por del contratista, la debeconsolidar el Interventor en los tres (3) últimos días hábiles del período deevaluación.En las Actas de reajustes (Ver formato SGT – 007), se especificará el código delítem a ajustar y se aplicará la ecuación de equilibrio contractual para obtenerel valor ajustado.De igual forma, los ajustes en forma acumulada y parcial deben consignarseen el Cuadro de control de ajustes (Ver formato SGT–021), donde secompararán estos valores según lo programado y lo ejecutado. Estos informesdeben ser remitidos al supervisor del contrato del Instituto Nacional de Víaspara su revisión y aval.1.2.4 Informes de interventoríaLa interventoría en el desarrollo de las consultorías debe presentar alsupervisor del contrato del Instituto Nacional de Vías informes de seguimiento,que le permitan a este último, estar enterado del avance y demás aspectosrelevantes del proyecto. Entre estos informes, se destacan:- Informe Mensual 26
  27. 27. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría Este informe describe el estado actual del proyecto y presenta recomendaciones para la efectiva ejecución del contrato. El interventor debe elaborarlo y enviarlo al supervisor del contrato del Instituto Nacional de Vías durante los cinco (5) primeros días de cada mes. El cual consta de dos partes: un resumen ejecutivo y un informe básico. Los informes mensuales deben ser presentados por el interventor con la evaluación del cumplimiento de las obligaciones contractuales (Ver formato SGT-028), el cual será estudiado por la dependencia a cargo durante los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación del informe y si de este se concluye que existen méritos para aplicar multas, al día hábil siguiente lo enviará a la Unidad Ejecutora correspondiente, junto con los soportes y el oficio que solicite ejecutar las acciones legales para proceder a la aplicación de las multas, de conformidad con las cláusulas del contrato y de la Ley 80 de 1993. Lo anterior no excluye la obligación del interventor de solicitar, si considera pertinente, la aplicación de las sanciones a que haya lugar. El informe debe contener además de un resumen ejecutivo los siguientes aspectos: - El estado del contrato en el ámbito financiero y presupuestal: facturación mensual, estado de avance financiero. - Trabajos ejecutados: descripción general de las tareas ejecutadas, estado de avance del contrato. - Recursos: debe relacionarse el personal y equipo de la interventoría y del contratista empleado en el periodo correspondiente del informe. - Aspectos técnicos: modificaciones, problemas y soluciones adoptadas.- Control de Calidad: Cuadro resumen de pruebas de laboratorio (Ver formato SGT-029), en el cual se describirán las fechas en las cuales se efectuaron los ensayos, el abscisado y/o localización y los resultados obtenidos; así mismo, se incluirán los resultados de los ensayos de laboratorio, los análisis y conclusiones correspondientes y demás información pertinente al proyecto. En el caso de que el consultor desarrolle estudios de impacto ambiental y/o diseño de planes de manejo ambiental, se debe incluir resumen de las pruebas, monitoreos y estudios de caracterización que hayan sido efectuadas en desarrollo del contrato. - Desarrollo del contrato de consultoría y estado del mismo según la programación. - Aspectos administrativos 27
  28. 28. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría - Aspectos varios: registros fotográficos, actas, anexos e información adicional relacionada con el proyecto. - Comentarios y conclusiones - Informe Final Una vez terminado el proyecto, la interventoría debe elaborar un informe que haga memoria descriptiva del proyecto. El cual debe contener: - Antecedentes y descripción general del proyecto.- Desarrollo del proyecto: ensayos realizados, desarrollo de los trabajos en el tiempo y avance mensual de las actividades, entre otros aspectos. - Aclaraciones técnicas. - Actas suscritas - Registros fotográficos y/o fílmicos. - Planos de localización de redes y de todos los demás aspectos pertinentes al caso. - Todos los demás documentos que se consideren pertinentes por parte del Instituto Nacional de Vías - El Interventor y el Consultor además de lo anterior, debe tener en cuenta de manera especial las siguientes consideraciones generales: - Disponer y administrar los recursos de personal, equipos, implementos y demás servicios necesarios para el normal desarrollo de la interventoría. - Guardar absoluta reserva sobre los resultados obtenidos en el desarrollo del contrato, y no utilizar, ni divulgar para fines distintos a los previstos en el mismo, los resultados de su trabajo sin la autorización previa y escrita del Instituto Nacional de Vías. - Todos los documentos empleados y los resultados e información que se produzcan en el desarrollo del contrato, pasarán a ser propiedad del Instituto Nacional de Vías, manteniendo el Interventor copia de los mismos. NOTA: El personal que utilice el interventor durante la ejecución del contrato, es de su libre escogencia, el cual será evaluado por el supervisor del contrato y/o supervisor del proyecto. Entre aquel y el Instituto Nacional de Vías no existe, ni existirá vínculo alguno. En consecuencia, el Interventor responde de manera exclusiva por el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales a que haya lugar. 28
  29. 29. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría1.2.5 Casos eventuales⇓ Modificaciones del ProyectoCuando se presenten cambios en los lineamientos originalmente contratadoscon la Consultoría es factible incluir modificación al mismo.⇓ Adiciones y/o Prórrogas (Cuando se requiera)Si durante el desarrollo del contrato, se hace necesario un mayor plazo y/omayor presupuesto para el contrato, resultante de mayor o menor alcance delproyecto original el Interventor, previa solicitud del consultor, debe elaboraruna solicitud de adición y/o prórroga debidamente justificada (Ver formatoSGT-032). Esta debe ser enviada a la Unidad Ejecutora correspondiente, através del supervisor del contrato para el aval del supervisor del proyecto ydel Jefe de la Unidad Ejecutora correspondiente.Las solicitudes podrán presentarse en el momento en que el Supervisor delProyecto las requiera, a más tardar, un (1) mes antes de vencer el plazo inicialdel contrato.⇓ Suspensión, ampliación y reinicio de laboresLa interventoría solicitará al Instituto suspender temporalmente el contrato,debido a causas de fuerza mayor no imputables ni al contratista ni alinterventor; así mismo podrá solicitar, posteriormente ampliar el plazopactado por la suspensión temporal, la Interventoría debe elaborar el Acta deSuspensión debidamente suscrita por las partes y enviarla a la Oficina AsesoraJurídica (Ver formato SGT-011) que formaliza tales decisiones. De la mismaforma, una vez finalizado el plazo de la suspensión, la interventoría debeelaborar el Acta de Reiniciación (Ver formato SGT-012) para efectos de dejardocumentado el reinicio de las labores.En los casos en que no se continúe con la ejecución del proyecto, el InstitutoNacional de Vías a través de la Unidad Ejecutora respectiva con revisión de laOficina Asesora Jurídica se debe realizar la liquidación del contrato deconsultoría y en está se efectuará el cruce de cuentas corrientes.⇓ Cambio de InterventorSi se hace necesario un cambio de la interventoría, por razones imputables ono a ésta, el supervisor del proyecto debe elaborar el Acta de Terminación delContrato de Interventoría y simultáneamente el Acta de Cambio de Supervisor/ Interventoría (Ver formato SGT-013).⇓ Control de Cumplimiento y Sanciones. 29
  30. 30. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de InterventoríaEn los casos en que el contratista incumpla sus obligaciones contractuales, elInterventor debe exigirle con plazos perentorios el cumplimiento de talesobligaciones y una vez cumplidos estos plazos, de ser necesario, solicitar alInstituto Nacional de Vías la aplicación de las sanciones previstas en elContrato.En caso que sea necesario aplicar multas, declarar la caducidad o hacerefectiva cualquiera de las garantías contractuales, la interventoría debeelaborar un informe para la Unidad Ejecutora correspondiente, estableciendoy justificando su concepto al respecto. Adicionalmente, debe presentar unaevaluación mensual sobre el cumplimiento del consultor, respecto a lasobligaciones contractuales.Para tal efecto el Instituto Nacional de Vías adelantará las acciones tendientesa obtener el reconocimiento y pago de las sanciones a que hubiere lugar,estipuladas en el contrato.1.3 SEGUIMIENTO DEL CONTRATO, ENTREGA Y LIQUIDACIÓNEste proceso comprende todas las actividades que deben desarrollarse unavez haya finalizado el proyecto de consultoría. Estas actividades son descritasa continuación:1.3.1 Acta de terminaciónUna vez finalizado el plazo para la ejecución de la consultoría, el interventorprocede a elaborar el acta de terminación del contrato de consultoría/Interventoría (Ver formato SGT-014), la cual debe dejar constancia de laterminación del proyecto. Esta debe ser firmada por el interventor y elconsultor.1.3.2 Acta de recibo final y liquidaciónEl interventor debe elaborar el acta de recibo final y el supervisor del proyectodebe elaborar la Liquidación del contrato, máximo durante los 4 mesessiguientes a su finalización. (Ver formato SGT-018), de tal forma, que se logredejar constancia del estado definitivo en que estas actividades se recibieron.Por otro lado, el acta de recibo y liquidación del contrato, debe contener elamparo de la calidad de servicio, las clases de documentos elaborados, lacantidad, descripción y número de copias a entregar, planos y la informaciónen medios magnéticos. 30
  31. 31. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría1.3.3 Entrega de documentos al Instituto Nacional de VíasEl Interventor debe entregar al Instituto Nacional de Vías, los siguientesdocumentos como mínimo: Informe final de Interventoría Registros topográficos y fílmicos Diseños totalmente terminados y aprobados. Planos estandarizados mediante el sistema de información del Instituto Nacional de Vías. 31
  32. 32. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría2. INTERVENTORÍA DE OBRA2.1 RECIBO E INICIACIÓN DEL CONTRATO DE OBRAEste proceso se refiere al estudio del proyecto, la preparación yestablecimiento de directrices para la ejecución, expedición de la orden deiniciación del contrato de obra; esto con el fin de establecer y organizar losaspectos en el ámbito técnico, financiero y legal relacionados con el proyecto,de tal forma, que se logre la efectiva ejecución de éste, conforme a loprogramado.Es importante aclarar que es responsabilidad de las dependenciascompetentes adelantar todos los trámites necesarios para la efectivaejecución del contrato, como por ejemplo, adquisición de predios, licitaciones,etc. El supervisor de proyecto asignado debe recolectar toda la informaciónrelativa al contrato y facilitar al Interventor seleccionado; Sin embargo esresponsabilidad del interventor solicitar y acopiar los documentos necesariospara el desarrollo del contrato.Antes de iniciar la obra, el interventor debe asegurar que se cumplan lasobligaciones y requisitos ambientales y prediales. Para tal efecto el Interventorvelará porque el contratista cumpla con los requerimientos ambientales.2.1.1 Orden de iniciación de interventoríaCon el fin de formalizar el inicio de la labor de interventoría, el jefe de laUnidad ejecutora impartirá la orden de iniciación indicando la fecha a partirde la cual se contabiliza el plazo del contrato, (Ver formato. SGT-001)NOTA: Antes de impartir la orden de iniciación el supervisor del proyecto y delcontrato debe ser designado mediante acto administrativo.2.1.2 Documentación del proyectoEl Interventor reunirá los siguientes documentos del contrato de obra y delcontrato de interventoría:- Estudios y diseños correspondientes al proyecto.- Pliegos de condiciones, términos de referencia, adendos, aclaraciones, resolución de adjudicación, contratos, pólizas de garantía. 32
  33. 33. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría- Propuesta ganadora, equipo, maquinaria, personal, etc.- Manual de interventoría y demás documentos que le permitan al interventor conocer los requerimientos que le son exigidos por el Instituto Nacional de Vías y la normatividad en general.- Resolución por medio de la cual se otorga el permiso o licencia ambiental para la obra.- Plan de manejo ambiental o instructivo de mínimas implicaciones ambientales.- Especificaciones Generales de construcción y manuales del Instituto Nacional de Vías vigentes, especificaciones particulares si existieren y los Códigos, Normas y Especificaciones de Ensayo de Materiales para Carreteras.A su vez, se le proporcionará información del domicilio contractual delcontratista, para los contactos correspondientes.Es responsabilidad del interventor revisar y estudiar los documentos einformación del proyecto, con el propósito de establecer criterios claros yprecisos sobre el mismo, de modo tal que pueda realizar de manera efectivalas labores encomendadas.2.1.3 Orden de iniciación del contrato de obraA la expedición de la orden de inicio del contrato de obra, el jefe de la Unidadejecutora se reunirá con el interventor y el contratista con el fin de impartir laorden de iniciación indicando la fecha a partir de la cual se contabiliza elplazo contractual. ( Ver formato SGT 001)El Interventor y el Supervisor de Contrato dejarán constancia de acuerdo con lafecha de iniciación y el programa de obra, del personal y del equipo con quecontará el contratista de obra para el ejercicio de sus funciones.En el evento de que la misma firma inicia los estudios y diseños yposteriormente la ejecución de la obra, una vez finalice el proceso de estudiosy diseños, se debe elaborar el Acta de recibo y aprobación de diseño, (Verformato SGT-004), para dejar constancia de la terminación y cumplimiento enla consultoría, y el inicio de las labores de la ejecución de la obra. 33
  34. 34. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría2.1.4 InstalacionesTanto el interventor como el contratista de obra deben organizar y disponerlos recursos de personal y equipo, acordes con las necesidades reales de laobra. El contratista de obra debe instalar un campamento en un sitio cercano ala obra, con las condiciones, equipos y personal adecuado para la óptimavigilancia, control y ejecución del proyecto. Este campamento debe permanecerdurante el tiempo de duración del contrato. La Interventoría debe verificar yexigir lo propuesto y recomendar cambios o incrementos.Además el contratista debe conformar una infraestructura humana y técnicasuficiente que garantice al Instituto Nacional de Vías el cumplimiento de losprogramas, acciones y actividades establecidas en el plan de manejoambiental.2.1. 5 Visita de Iniciación al proyectoEs indispensable que el interventor efectúe una visita conjunta con elcontratista y el supervisor de contrato al terreno donde se ejecutará elproyecto con el fin de establecer las prioridades de las obras a ejecutar con elpresupuesto del contrato, de acuerdo con las necesidades actuales del sectorcontratado.Igualmente se deben revisar las cantidades de obra establecidas en elcontrato a partir de la información suministrada, teniendo en cuenta lasprioridades de obra a ejecutar en esta primera visita, para las modificacionesde obra que eventualmente se requieran.Además debe rendir informe al Instituto Nacional de Vías sobre aspectos queconsidere importantes para el desarrollo del contrato.2.1.6 Reunión con el contratistaLa interventoría debe organizar una reunión con el contratista de obra ydemás personas que considere conveniente, en la que se analice laprogramación de la ejecución del contrato, las posibles modificaciones querequiera el proyecto en donde se establezcan los lineamientos, metodología ydemás aspectos que se seguirán a lo largo de toda la ejecución de la obra.2.1.7. InversiónEl Instituto Nacional de Vías pagará al contratista el valor concedido comoanticipo; su monto no podrá exceder del 50% del valor del contrato. Contará 34
  35. 35. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoríacon la aprobación del Jefe de la Unidad Ejecutora para que posteriormente elContratista de obra la presente ante la Subdirección Financiera para efectosdel pago correspondiente.Al valor del acta mensual de obra se le descontará el valor correspondiente ala amortización del anticipo de acuerdo a lo establecido en el contrato.Para el efecto, el interventor y el contratista de obra deben elaborar y firmarel Acta del anticipo (Ver formatos SGT-005 y SGT-023).- Apertura de la Cuenta de AnticipoEl contratista de obra y el interventor, deben abrir una cuenta bancaria anombre del proyecto y número del contrato, para los fondos del anticipo queserá manejada de manera conjunta. A su vez, deben llevar un registro quedemuestre el saldo y las bases que lo conforman.- Manejo del AnticipoPara el manejo del anticipo deben tenerse en cuenta los siguientesrequerimientos: El dinero proveniente del anticipo sólo será invertido de acuerdo al programa de inversión de anticipo debidamente aprobado por la interventoría, quien además debe aprobar las cuentas de inversión y la relación de gastos. La iniciación de labores o el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones contractuales, no está supeditada en ningún caso al giro del anticipo por parte del Instituto Nacional de Vías. El anticipo se debe utilizar exclusivamente para la inversión en elementos básicos para el desarrollo del proyecto que representen el mayor porcentaje del valor del contrato. Los cheques deben ir firmados por el contratista de obra e interventor. Todos los cheques serán cruzados, a la cuenta del primer beneficiario. Con cargo a esta cuenta no se autorizan traslados de suma alguna a otra cuenta, persona o entidad (notas débito) ni ingresos por ningún concepto (notas crédito) ya que todo movimiento se hará por medio de cheques. El Instituto Nacional de Vías podrá solicitar informes sobre el movimiento de la cuenta. 35
  36. 36. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría Los rendimientos obtenidos del anticipo se deben liquidar a favor del Instituto Nacional de Vías. Los extractos bancarios serán remitidos directamente al Interventor; quien al día siguiente debe entregarlos al contratista de obra. El interventor debe presentar al Supervisor de Contrato la relación de gastos previamente revisada y aprobada por el primero. Los dineros del anticipo no podrán destinarse a fines distintos a los relacionados con la ejecución y cumplimiento del contrato y tienen la condición de fondos públicos hasta el momento que sean amortizados mediante la ejecución de las obras contratadas, momento hasta el cual su mal manejo, el cambio de destinación o su apropiación darán lugar a las responsabilidades penales correspondientes. El contratista de obra debe entregar al Interventor un informe mensual de inversión y buen manejo de anticipo (Ver formato SGT-0020), dentro de los primeros quince (15) días calendario del siguiente mes, en original y dos (2) copias, foliados y debidamente legajados con el siguiente contenido: Extracto bancario Conciliación bancaria Plan de inversión vigente Comprobante de egresos en forma contable vigente. Se debe presentar con fotocopia del cheque girado, debidamente diligenciado; debe contener el número de la cédula de ciudadanía o NIT del beneficiario, además se debe discriminar el concepto de pago y dejar constancia de los descuentos tributarios. Estos comprobantes deben estar debidamente soportados con facturas. Su valor no debe ser inferior a un salario mínimo mensual vigente; deben estar tipografiadas e indicar la dirección, el número de teléfono, el número de cédula de ciudadanía o NIT del beneficiario y la constancia de cancelación con el número del cheque y nombre del Banco. En cada factura debe consignarse claramente la descripción de los bienes y servicios prestados, indicando la cantidad, unidad, valor unitario y valor de la factura. Además se debe indicar el número del contrato. Los recibos de pago deben tener los mismos requisitos que la factura. No se debe crear cajas menores con el fondo del anticipo. 36
  37. 37. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de InterventoríaCabe aclarar que cualquier diferencia entre los saldos bancarios que seregistren en el extracto que el contratista de obra debe presentar con elregistro de gastos o el programa de inversiones, o cuando se compruebe que alos dineros provenientes del anticipo se les dio una destinación diferente a laautorizada, será causal para hacer efectiva la garantía de buen manejo ycorrecta inversión del mismo.- Liquidación del anticipoInvertida la totalidad del anticipo el contratista de obra y el Interventor debencancelar la cuenta bancaria anulando los cheques sobrantes y harán elreintegro al Instituto Nacional de Vías del saldo de la cuenta si lo hay yposteriormente se suscribirá el Acta de liquidación del anticipo (Ver formatoSGT-006) y además del acta deben presentar la siguiente documentación:ž Certificación, por parte de la entidad financiera donde conste la cancelación de la cuenta.ž Constancia de anulación de cheques sobrantes.ž Constancia de cheques anulados por el contratista.ž Procedimiento para reintegro de saldos del anticipo en Bancos a favor del Instituto Nacional de Vías.En algunas ocasiones, los contratos se liquidan sin haber finalizado laejecución de la obra, ya sea debido a la terminación por mutuo acuerdo,liquidación unilateral o incumplimiento en la ejecución. En caso que quedensaldos en la cuenta corriente correspondiente al anticipo, estos deberán serreintegrados al Instituto Nacional de Vías a través del siguienteprocedimiento:ž El interventor solicita el saldo de la cuenta corriente al banco y hace la respectiva conciliación.ž Elaborar el proyecto de acta de liquidación del contrato incluyendo el valor del saldo a favor del Instituto Nacional de Vías. En caso de que el contratista no firme el acta, la debe enviar directamente al supervisor del contrato para que por conducto de éste, el Jefe de la Unidad Ejecutora envíe a la Oficina Asesora Jurídica para la emisión de la Resolución de liquidación del contrato, la cual debe ser aprobada y firmada por el Jefe de la respectiva Unidad Ejecutora.ž La Unidad Ejecutora respectiva debe elaborar la resolución de liquidación del contrato. Esta debe mostrar el valor del saldo a favor del Instituto Nacional de Vías y la remite a la Oficina Asesora Jurídica para su revisión. 37
  38. 38. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría Dicho acto administrativo debe cumplir el trámite legal como es la notificación y resolver el recurso de reposición, si fuere el caso.ž El Interventor debe elaborar y firmar la autorización para el retiro del valor del anticipo a reintegrar (Ver formato SGT- 027).ž Con la autorización y la Resolución respectiva, el interventor debe tramitar el reintegro y recibir el cheque correspondiente que será consignado en la cuenta indicada por la Subdirección Financiera del Instituto Nacional de Vías, quién registrará el ingreso y elaborará el recibo de caja correspondiente con copias a la Oficina Asesora Jurídica y a la Unidad Ejecutora.2.1.8 Reuniones semanalesEl interventor debe organizar y llevar a cabo una reunión semanal con elcontratista de obra, con el propósito de efectuar seguimiento a la ejecución dela programación de la obra y solucionar los problemas encontrados, de lacual se levantará un Acta. Siempre que sea posible se contará con la presenciadel Supervisor del contrato y demás funcionarios que considere conveniente.(Ver formato SGT-022)2.2 DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y TÉCNICO DE LA EJECUCIÓN DELCONTRATOPara el proceso del desarrollo administrativo y técnico de la ejecución delcontrato de obra, el Interventor debe tener en cuenta las siguientesactividades y responsabilidades:2.2.1 Gestión técnica y administrativaEn el ámbito técnico, el interventor debe cumplir con lo establecido en elpresente manual el cual reglamenta las funciones de interventoría para loscontratos de obra que celebra el Invias, así mismo deberá cumplir lo siguiente:§ Revisar los Estudios y diseños existentes y efectuar los ajustes correspondientes.§ Revisar el replanteo topográfico y la permanencia de referencias topográficasEl contratista de obra e interventoría deben revisar antes y durante laejecución del contrato, las referencias topográficas (puntos topográficos, 38
  39. 39. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoríacoordenadas y cotas), de tal forma que le permitan al constructor localizaradecuadamente el proyecto sobre el terreno. De igual forma debe, exigirle alejecutor del contrato la permanencia de las referencias topográficasestablecidas, su protección, traslado o reposición cuando sea necesario.§ Llevar el control de la calidad de las obras ejecutadasEl interventor debe verificar el cumplimiento de las normas y especificacionestécnicas de la obra. Para ello, debe efectuar ensayos de laboratorio, controlde calidad de los materiales a partir de lo establecido en las especificacionestécnicas del Instituto Nacional de Vías, y sus Normas de Ensayos de Materialespara Carreteras, control de los métodos constructivos, controles topográficosde las secciones, localización y nivelación de los elementos estructurales. Encaso de incumplimiento se abstendrá de recibir la obra e informará a laUnidad Ejecutora correspondiente.En caso de identificarse cambios en las especificaciones, el interventor debeinformar al supervisor del contrato, quien a su vez informará al supervisor delproyecto, para su evaluación y Vo.Bo. del Jefe de la Unidad Ejecutoracorrespondiente, en los casos en que se afecte considerablemente el proyecto.§ Controlar el impacto ambiental y la seguridad industrial del proyectoCon el fin de llevar a cabo oportunamente el control del impacto ambiental yseguridad industrial, la Interventoría debe ejecutar las siguientes actividades: ö Coordinar con el contratista la prevención o atenuación de los posibles impactos que se causen por la ejecución de las obras, de acuerdo al Plan de Manejo Ambiental respectivo y demás requerimientos de la Resolución ambiental aprobatoria. ö Exigir y vigilar el cumplimiento por parte del contratista del plan de manejo ambiental y demás requerimientos establecidos en la resolución que otorga el permiso o licencia ambiental al proyecto. ö Asegurar que el contratista disponga de un campamento en el terreno donde se adelantan las obras ubicado en zona privada. En este campamento se debe tener la siguiente documentación ambiental: los estudios ambientales, copia del formato SGT- 035, acerca de los requerimientos ambientales preliminares con sus anexos respectivos y las resoluciones ambientales expedidas para el proyecto. ö Garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas por la autoridad ambiental, en el plan de manejo ambiental aprobado para la obra y los requerimientos resultantes de las auditorías ambientales realizadas, además el interventor ambiental con una dedicación de 39
  40. 40. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría tiempo suficiente que permita asegurar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por el contratista. ö Velar porque la interventoría ambiental designada participe en todas las reuniones programadas por el Instituto Nacional de Vías (incluyendo los Comités de Obra), (Ver formato SGT- 034) de seguimiento ambiental, así como elaborar los informes mensuales de interventoría ambiental (Ver formato SGT- 036), para que la Subdirección de Medio Ambiente y Gestión Social del Instituto Nacional de Vías haga el seguimiento y análisis respectivo. ö Velar porque las fuentes de materiales a utilizar estén debidamente legalizadas ante las autoridades competentes y se diligencien correctamente las planillas de disposición de escombros. (Ver formato SGT- 037). ö Exigir y verificar el cumplimiento por parte del contratista las normas de seguridad industrial necesarias en la ejecución de la obra. ö Controlar y verificar la implementación de los planes existentes y la señalización utilizada en el manejo del tránsito peatonal y vehicular.En caso de estar incluido en el contrato de obra, los requerimientos para losplanes de señalización y manejo del tránsito, es responsabilidad delInterventor las siguientes: ö Exigir la implementación del plan para el manejo del tránsito al mismo tiempo que se empieza la ejecución de la obra. ö Verificar el cumplimiento de los parámetros de operación de tránsito sobre las vías o corredores del sistema vial arterial que se afecten, sobre la red de vías locales y sobre las que van a ser utilizadas de acuerdo al plan aprobado. ö Cuando el interventor verifique el incumplimiento de alguno de los parámetros, solicitará la sanción respectiva, a la subdirección correspondiente que deberá sustentar de acuerdo con lo previsto en el contrato. ö Velar porque se implemente la propuesta estratégica para disminuir el impacto rural sobre el tránsito vehicular y peatonal, si fuese necesario se tomaran las medidas pertinentes y las modificaciones para garantizar el cumplimiento de los parámetros de manejo del tránsito dentro de los niveles mínimos aceptables. 40
  41. 41. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría ö Verificar y exigir las modificaciones a los planes de manejo del tránsito conducente a garantizar los niveles mínimos aceptables de los parámetros de tráfico. El cumplimiento de los parámetros de manejo del tránsito no exime al contratista de cumplir los indicadores de rendimiento establecidos en el contrato. ö Verificar que la señalización estática y luminosa, las señales reglamentarias, preventivas e informativas sean construidas y ubicados de acuerdo a las especificaciones técnicas establecidos en el manual sobre dispositivos para la regulación del tránsito en calles y carreteras y/o marítimas y fluviales. ö Cuando la señalización propuesta para el plan de manejo del tránsito entre en contradicción con la ya existente el contratista debe implementar algún tipo de mecanismo que permita tapar o retirar las señales en uso y se debe prever su restitución una vez se hayan realizado los trabajos y retirado la señalización temporal, actividades que son responsabilidad del contratista, bajo la supervisión de la Interventoría. ö Una vez el contratista haya puesto en marcha todo el sistema de señalización la Interventoría efectuará mediciones reales en terreno de todos los parámetros, con el fin de determinar si se está cumpliendo con los objetivos propuestos en el plan de manejo del tránsito; en caso negativo solicitará al contratista en forma inmediata tomar las medidas necesarias para lograr el cumplimiento de los mismos. Sea cual fuere el mecanismo a utilizar el interventor lo evaluará de acuerdo a las necesidades reales del área de intervención. ö Debe controlar que toda la señalización utilizada siga como mínimo lo establecido en el manual sobre dispositivo para la regulación del tránsito en calles y carreteras§ Controlar la utilización de los materiales de riesgo En el caso que las obras requieran de la utilización de materiales explosivoso de alto riesgo, la Interventoría debe llevar el registro de la provisión,consumo y existencia de los materiales. Si el contratista es el ejecutor de lasobras que emplean tales materiales, la interventoría debe exigir y verificar elcumplimiento de las normas establecidas por el Ministerio de Defensa para elmanejo y control de explosivos. También debe verificar el equipo y personalutilizado, de tal forma que sea el más adecuado para los trabajos a ejecutar. 41
  42. 42. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de InterventoríaEl incumplimiento de cualquiera de obligaciones antes mencionadas por partedel interventor y que deriven, sean causa, permitan o faciliten delincumplimiento del contratista, lo hara responsable conjuntamente con esteúltimo, de los perjuicios causados a la entidad contratante o a terceros.§ Exigir la iniciación de los trabajosPara lograr le ejecución oportuna de los trabajos, el Interventor debe exigirleal contratista el inicio de las actividades en las fechas previamenteprogramadas. El Interventor será el responsable ante el Instituto Nacional deVías de cualquier atraso de la obra, a no ser que la causa le sea imputable alcontratista por incumplimiento o desacato de órdenes, entre otros aspectos.ü Llevar el diario de la obra ( Bitácora) El interventor debe llevar y mantener un libro de registro, que permita elcontrol diario de la obra, de las actividades desarrolladas, instrucciones,observaciones, convenios, quejas, solicitudes, compromisos, tareas pactadas,decisiones tomadas en las reuniones del Comité de Obra, el estado físicosemanal de las obras y demás determinaciones relacionadas con el desarrollode la ejecución de la obra.ü Mantener actualizado el Archivo de InterventoríaEn la labor de Interventoría, se generan diversos tipos de documentos, quedeben archivarse de manera adecuada y consecuente, en concordancia con elPlan de Aseguramiento o Gestión de la Calidad de la Interventoría, con el finde facilitar y garantizar el buen manejo de la historia de cada contrato de losproyectos ejecutados por el Instituto Nacional de Vías. Además el interventordebe seguir el procedimiento de estructuración de la carpeta técnicasuministrado por el grupo de archivo y correspondencia de la SubdirecciónAdministrativa, la cual se subdivide en dos etapas:a) Composición de la Serie documentalEl supervisor del proyecto y el interventor deben desarrollar la gestión acercade la composición de la serie documental del contrato, organizada porcuadernillos los cuales físicamente pueden diferenciarse uno de otros através de carpetas debidamente identificadas según el componente legal,técnico y financiero. ö Cuadernillo legalContiene copia de los siguientes documentos: 42
  43. 43. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría § Pliego de condiciones, adendos. § Disponibilidad y reserva presupuestal. § Contrato § Orden de Iniciación del contrato de obra § Orden de iniciación del contrato de diseño y construcción (Ver formato SGT- 003) § Acta de recibo y aprobación de diseño, (Ver formato SGT- 004) § Acta de anticipo del contratista y/o consultor (Ver formato SGT- 005) § Acta de pago mensual (Ver formato SGT- 038) § Acta de Ajustes (Ver formato SGT- 007) § Acta de recibo parcial de obra (Ver formato SGT- 008) § Acta de fijación de precios no previstos (Ver formato SGT- 010) § Acta de modificación de cantidades de obra (Ver formato SGT - 047) § Acta de adición y/o prórroga (Ver formato SGT- 032) § Acta de suspensión (Ver formato SGT- 011) § Acta de reiniciación (Ver formato SGT- 012) § Acta de cambio de supervisor o interventoría (Ver formato SGT- 013) § Acta de terminación del contrato de obra (Ver formato SGT- 015) § Acta de recibo final de contrato de obra (Ver formato SGT- 016) § Acta de liquidación del contrato de obra (Ver formato SGT- 017) ö Cuadernillo TécnicoEs responsabilidad del Interventor constituir el cuadernillo técnico, el cualcontendrá copia de todos aquellos documentos derivados del proceso deseguimiento como son: § Actas de seguimiento y demás documentos necesarios para supervisar el desarrollo del contrato. § Acta de seguimiento al contrato (Ver formato SGT- 033) § Acta de cambio de especificaciones (Ver formato SGT- 009) § Cuadro de control de ajustes (Ver formato SGT- 021) § Informe semanal de interventoría (Ver formato SGT- 022) § Análisis de precios unitarios (Ver formato SGT- 024) § Cuadro resumen de pruebas de laboratorio (Ver formato SGT- 029) • Cuadro comparativo de precios unitarios no previstos (Ver formato SGT- 031) § Acta de seguimiento ambiental (Ver formatos SGT- 034) § Acta de auditoría ambiental (Ver formato SGT- 046) § Acta de informe mensual de auditoría ambiental (Ver formato SGT- 036) § Ficha técnica para proyectos (Ver formato SGT- 040) § Formulario de requerimientos ambientales preliminares (Ver formato SGT- 035) § Cuadro para el control de manejo de escombros (Ver formato SGT- 037) § Cuadro de inventario forestal (Ver formato SGT- 041) § Correspondencia (copias y originales) 43
  44. 44. Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría ö Cuadernillo FinancieroEs responsabilidad del interventor constituir el cuadernillo financiero, elcual contendrá copia de todos aquellos documentos derivados del proceso decuentas tramitadas en el desarrollo del contrato, en este cuadernillo se debeconstituir por las siguientes actas: § Orden de Iniciación del contrato de obra § Orden de iniciación de la obra, cuando el contrato lo exija (Ver formato SGT- 003) § Acta de anticipo del contratista (Ver formato SGT- 005) § Plan de inversión del anticipo (Ver formato SGT- 023) § Acta de pago mensual (Ver formato SGT - 038) § Acta de reajustes (Ver formato SGT- 007) § Acta de recibo parcial de obra (Ver formato SGT- 008) § Acta de recibo final de contrato de obra (Ver formato SGT- 016) § Acta de liquidación del contrato de obra (Ver formato SGT- 017) § Autorización para reintegro saldo anticipo (Ver formato SGT- 027)b) Consecutivo y numeración de las actasComo se mencionó anteriormente existen tres (3) cuadernillos para laorganización del archivo histórico de cada contrato como son el legal, técnico yfinanciero los cuales deben llevar una numeración con su respectivoconsecutivo como se muestra a continuación:ö Cuadernillo legal la numeración consecutiva va desde el número (1) orden de iniciación hasta el acta (n) de liquidación, para efectos de las actas de recibo parcial se debe iniciar con el número del acta y número del contratoö Cuadernillo financiero: Lleva el consecutivo del cuadernillo legal de las actas correspondientes al trámite financiero.ö Cuadernillo técnico Debe orientarse por la numeración del consecutivo del cuadernillo legal, para efectos de actas no legales (técnicas) se manejará un consecutivo paralelo, como se muestra a continuación: Acta No. 1 de Comité de Obra Acta No. 2 de Comité de Obra Acta No. 3 de Cambio de Especificaciones Técnicas 44

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