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Estraegias de Exito para Implementar una PMO

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Estraegias de Exito para Implementar una PMO

  1. 1. Oficinas de Proyectos, Estrategias de Éxito para su diseño e implementación
  2. 2. Agenda <ul><li>Porqué implementar una Oficina de Proyectos (PMO) </li></ul><ul><li>Estrategias exitosas de Implementación </li></ul><ul><li>Funciones Evolutivas de una PMO </li></ul><ul><li>Beneficios Cualitativos </li></ul><ul><li>Beneficios Cuantitativos </li></ul><ul><li>Algunos Casos </li></ul><ul><li>Perspectivas para el futuro </li></ul><ul><li>Conclusiones </li></ul>
  3. 3. Porqué implementar una PMO <ul><li>Dos dimensiones, primero la necesidad de Administración de Proyectos: </li></ul><ul><ul><li>Entorno poco propicio para el desarrollo de proyectos </li></ul></ul><ul><ul><li>Líderes de Proyecto sin la autoridad suficiente </li></ul></ul><ul><ul><li>Equipos de proyecto poco integrados y sin cohesión, por lo tanto poco comprometidos </li></ul></ul><ul><ul><li>Los proyectos son vistos como una carga “adicional” al trabajo ordinario </li></ul></ul><ul><ul><li>Poca “visibilidad” del avance y resultados de los proyectos hacia el equipo y la organización </li></ul></ul>
  4. 4. Porqué implementar una PMO <ul><li>Después, la necesidad propiamente de la Oficina: </li></ul><ul><ul><li>Una PMO es básicamente la abanderada de la cultura de Administración de Proyectos en una empresa </li></ul></ul><ul><ul><li>Centralizar la información de los Proyectos de la organización y la reporta de forma consolidada </li></ul></ul><ul><ul><li>“ Coordinar” de diferentes formas los proyectos </li></ul></ul><ul><ul><li>Fungir como guardián del conocimiento organizacional de Administración de Proyecto </li></ul></ul><ul><ul><li>Servir como puente entre al planeación estratégica y la implantación de la estrategia </li></ul></ul>
  5. 5. Evolución de las organizaciones Proyectos Procesos 20% 80% Procesos 20% 80% antes ahora Proyectos ahora
  6. 6. Estrategias de Implementación <ul><li>Las empresas no cambian de la noche a la mañana </li></ul><ul><li>La estrategia debe ser siempre gradual y con metas intermedias ( Quick-hits ) </li></ul><ul><li>Centrada en las personas  Es básicamente un cambio de cultura organizacional </li></ul><ul><li>Más sencillo si inicia en un área en específico y de ahí se expande </li></ul>
  7. 7. Funciones evolutivas de una PMO <ul><li>Costo-Beneficio del portafolio de Inversiones </li></ul><ul><li>Tiempo, Costo y Alcance de Programas </li></ul><ul><li>Tiempo, Costo y Alcance de Proyectos </li></ul><ul><li>Conteo de Sobrevivientes </li></ul>Métricas <ul><li>Enterprise Project and Portfolio Manager </li></ul><ul><li>Knowledge Mgmt. </li></ul><ul><li>Portal de Proyectos (repositorio de información) </li></ul><ul><li>Scheduler de escritorio (aislados) </li></ul><ul><li>Algunos procesos no estandari-zados </li></ul>Herramientas <ul><li>Estrategia corporativa </li></ul><ul><li>Plan de inversiones organizacional </li></ul><ul><li>Programas organizacionales </li></ul><ul><li>Proyectos individuales </li></ul><ul><li>Una sola área de la empresa </li></ul><ul><li>Inexistente </li></ul>Alcance <ul><li>Portafolio de Proyectos </li></ul><ul><li>Optimización de los recursos </li></ul><ul><li>Comunicación </li></ul><ul><li>Automatización </li></ul><ul><li>Adm. Programas </li></ul><ul><li>Metodología estandarizada </li></ul><ul><li>AP’s capacitados </li></ul><ul><li>Nueva Cultura </li></ul><ul><li>Sacar el trabajo a como dé lugar </li></ul>Foco Estratégico Comunicado Estandarizado Heroico Nivel
  8. 8. Modelo Alpha de Incubación Diagnóstico Capacitación Implemen- tación Instalación Herramienta Diseño Oficina de Proyectos Entre 20 semanas y 1 año 1.1 Análisis de herramienta y metodología existentes 1.2 Dimensiona-miento del Cambio 1.3 Elaboración del inventario de gaps 1.4 Elaboración del plan de capacitación 4 .1 Prueba Piloto 4 .2 Roll-Out 4.3 Administración del Cambio 4.4 Campaña de Difusión 4.5 Talleres Intensivos para “team members” 4.5 Políticas institucionales 2.1 Capacitación a la Alta Dirección 2.2 Capacitación a Líderes de Proyecto 5 .1 Instalación de clientes 5.2 Instalación de herramienta para portal de proyectos 5.3 Instalación de herramienta de colaboración 5.4 Capacitación 6.1 Diseño Organizacional 6.2 Desarrollo de Políticas 6.3 Proceso de Adm. del Portafolio de Proyectos 6.3 Incubación de la Oficina 6.4 Mediciones 3 .1 Talleres de diseño de procesos 3 .2 Documentación de procesos y herramientas 3.3 Elaboración de Guías Rápidas
  9. 9. Nuestra experiencia.- FCE <ul><li>La capacitación debe ser extensa y a todos los niveles </li></ul><ul><li>La capacitación a los altos directivos sirve también para ganar apoyo para la PMO </li></ul><ul><li>El foco inicial debe ser hacia una metodología: flexible, ligera, única, fácil de aplicar </li></ul><ul><li>Desarrollada en base a estándares (PMI) y la práctica de la empresa </li></ul><ul><li>La metodología debe estar totalmente documentada </li></ul>FCE: Factores Clave de Éxito A B
  10. 10. Nuestra experiencia.- FCE <ul><li>Es mejor que la metodología este disponible solo en línea y… </li></ul><ul><li>Los AP’s reciben una “Guía Rápida” en papel </li></ul><ul><li>Siempre se debe realizar una Prueba Piloto </li></ul><ul><li>El proyecto seleccionado para la Prueba Piloto se convierte en una historia de éxito </li></ul><ul><li>La implantación de la metodología debe estar soportado por un esfuerzo muy bien diseñado de administración del cambio </li></ul>
  11. 11. Nuestra experiencia.- FCE <ul><li>La implementación de una herramienta debe ser posterior y en 3 etapas: </li></ul><ul><ul><li>Herramienta de escritorio para AP’s </li></ul></ul><ul><ul><li>Portal con repositorio de información </li></ul></ul><ul><ul><li>Herramienta de reporteo consolidada </li></ul></ul><ul><li>La incubación de la Oficina hasta el final </li></ul><ul><ul><li>Es un centro de costos, pero no de utilidades </li></ul></ul><ul><ul><li>Tareas Tácticas  Tareas Estratégicas </li></ul></ul><ul><ul><li>Los AP’s no reportan a la PMO </li></ul></ul>C D
  12. 12. Componentes de la solución Administración de Proyectos Herramienta Tecnológica Oficina de Proyectos Capacitación Integral Metodología Corporativa A B D C
  13. 13. <ul><li>Estandarización, Estandarización! </li></ul><ul><li>Lenguaje común </li></ul><ul><li>Toma de decisiones con mejor soporte </li></ul><ul><li>Mas certidumbre al trabajo de proyectos </li></ul><ul><li>Mayor visibilidad del estado de los proyectos por parte de la Dirección General </li></ul><ul><li>Personal con mejores habilidades </li></ul>Beneficios Cualitativos
  14. 14. Beneficios Cualitativos Una visión mas clara y objetiva de las metas de un proyecto y su relación con la estrategia corporativa Alineamiento con la Estrategia Corporativa Mejor comunicación dentro del equipo de proyecto y de éste hacia la organización. Mejor información para toma de decisiones tácticas y estratégicas Mejor Comunicación Control detallado y oportuno del avance del proyecto. Implementación de técnicas de supervisión permanentes y detalladas, con procedimientos estandarizados Control Estandarizado Desarrollo de planes de trabajo comprensibles y lógicos para todos los proyectos de la organización. Planeación Estandarizada Abatimiento sensible de las desviaciones de Tiempo, Costo, Alcance, así como la Calidad planeadas en los proyectos de la organización Menores Desviaciones T, C y A
  15. 15. Beneficios Cuantitativos <ul><li>Prueben esta fórmula (no falla!) </li></ul><ul><li>1. Situación actual: </li></ul><ul><ul><li>Cuántos proyectos en el último año: _____ </li></ul></ul><ul><ul><li>Inversión promedio en cada proyecto: $__________ </li></ul></ul><ul><ul><li>Desviación típica del presupuesto: ____% </li></ul></ul><ul><ul><li>Número mágico: $__________ </li></ul></ul><ul><li>2. Situación deseada: </li></ul><ul><ul><li>Desviación proyectada promedio: ____% </li></ul></ul><ul><ul><li>Nuevo número: $_________ </li></ul></ul>
  16. 16. Otros Beneficios Cuantitativos <ul><li>Mejora en el ROI  Menor riesgo a la inversión </li></ul><ul><li>Menor subcontratación de PM’s externos </li></ul><ul><li>Mayor número de proyectos manejados y por lo tanto una evolución más rápida </li></ul><ul><li>Implantación más rápida y efectiva de la estrategia corporativa  Mayor valor a la empresa </li></ul>
  17. 17. Sociedad Hipotecaria Federal <ul><li>La SHF es un banco hipotecario de desarrollo del Gobierno de México </li></ul><ul><li>Sin ningún antecedente ni cultura de prácticas de AP </li></ul><ul><li>En 2004 concluyen con el esfuerzo de Implantación de un Balanced Scorecard </li></ul><ul><li>Beneficios reportados: </li></ul><ul><ul><li>Lenguaje común y procedimientos estandarizados </li></ul></ul><ul><ul><li>Consolidación de un portafolio de proyectos </li></ul></ul><ul><ul><li>Proyectos mas ambiciosos </li></ul></ul><ul><ul><li>Mejora en el cumplimiento en tiempo/costo de los proyectos </li></ul></ul>
  18. 18. Financiera Independencia <ul><li>Entidad financiera privada de objeto limitado: </li></ul><ul><ul><li>Créditos de hasta $25,000 </li></ul></ul><ul><li>Se identificó la urgente necesidad de mejorar la AP para impulsar su crecimiento </li></ul><ul><li>Sin ningún antecedente ni cultura de prácticas de AP </li></ul><ul><li>“ El hecho de contar con una metodología estandarizada de administración de proyectos nos ha permitido soportar el crecimiento exponencial que hemos tenido”. </li></ul>
  19. 19. Compañía Minera Antamina <ul><li>Empresa del sector minero (Cobre y Zinc) </li></ul><ul><li>Considerada actualmente, la mas grande de Perú </li></ul><ul><li>Implementación en la Gerencia de Proyectos e Ingeniería </li></ul><ul><li>Experiencia previa e intentos previos demasiado complejos </li></ul><ul><li>Beneficios hasta ahora: </li></ul><ul><ul><li>Mejora en los procesos internos </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestión más efectiva de la calidad en productos finales </li></ul></ul><ul><ul><li>Mejoras en tiempo costo y alcance </li></ul></ul>
  20. 20. Perspectivas al futuro <ul><li>Evolución de PMO de ser una herramienta táctica a una herramienta estratégica </li></ul><ul><li>Uso más intensivo de herramientas de colaboración </li></ul><ul><li>La PMO como un elemento de calidad en la valuación de una empresa </li></ul><ul><li>PMO’s y equipos de trabajo virtuales y geográficamente dispersos </li></ul>
  21. 21. Conclusiones <ul><li>La capacidad de Administración de Proyectos reside en la PMO, no hay otra opción! </li></ul><ul><li>Su implantación debe ser necesariamente evolutiva </li></ul><ul><li>El apoyo de la alta dirección es indispensable </li></ul><ul><li>Las PMO’s están tomando un papel más estratégico </li></ul>
  22. 22. Gracias. Preguntas??? Roberto Toledo, MBA, PMP Socio Director de Alpha Consultoría [email_address] - consultoría.com (52-55) 5553-0353

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