Change Guide


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To my HR Colleagues, I have attached a Change Guide I developed to assist in managing change programs within the organisation. Its best served for small to medium change initiatives and takes on the assumption that you have already completed your financial and activity based analysis for data validation prior to change. I have not attached the worksheet inventory but please feel free to get in contact with me and I will be more than happy to provide these to you.

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Change Guide

  1. 1.                Change Guide        Developed for[place name of department / unit here] CHANGE GUIDE  1   
  2. 2. Plan for Change in [department/unit] A. Plan for Change B. Manage Type of Change C. Communicate and Enagage ‐ Manager Guide D. Measure Success ‐ Manager  GuideA. Plan for  B. Manager  C. Communicate  D. Measure  Change  Type of  and Engage –  Success –  Change  Managers  Managers Step 1: Learn  guide  guide about change  Step 4: management  Customise  Step 5: Prepare  Step 8: Track  change strategy  leaders for  change initiatives Step 2: Build a  for specific  change case for  Step 9: Measure  initiative  managing  Step 6:  change success change  Communicate  post‐ change  implementation  Step 3: Determine  Step 7: Engage ownership of  team members change  through change   CHANGE GUIDE  2     
  3. 3. Step 1: Learn about change management Change Management Definitions   Change Management as a Competitive Tactic    Change management is the continuous process of aligning an  1 organisation with its market place – and doing so more responsively    and effectively than competitors      Change Management as a Systematic Process    Change management is the formal process for organisational change,    2 including a systematic approach and application of knowledge. Change  management means defining and adopting strategies, structures,  procedures, and technologies to deal with change stemming from Activity   internal and external conditions     Change Management as a means of Transitioning People Determine your teams preferred    Change management is a critical part of any project that leads, definition of change to ensure consistency in future planning.    3 manages, and enables people to accept new processes, technologies,  systems structures, and values. It is the set of activities that helps  people transition from their present way of working to the desired way    of working Have a friendly discussion and    Change Management as “All of the Above” select a change management        In thinking about what is meant by “change management”, at least definition in the list provided.        four basic definitions come to mind:   Having selected one definition,    4   The task of managing change  An area of professional practice   discuss how it relates to you and   A body of knowledge     A control mechanism   your interpretation of the     definition.      My definition of Change Management in these circumstances means         Write down your own     interpretation of Change   Management in relation to the      5  discussion and current state.          CHANGE GUIDE  3     
  4. 4. Step 1: Learn about change management Completing the “inventory” worksheet will assist you in applying abstract  change management concepts to the publications team initiative.  Please complete your Change  Management Fundamentals  Worksheet. This can be completed  individually or in groups. Please  ensure that a team discussion  follows and that you have the Activity opportunity to provide input and  your own individual responses Complete an “inventory” of the   [department] change initiative to  Please see Appendix A assist in the planning and implementation process.  Now is a good time to review any  Pulse survey strategy documents relating to  How am I feeling about change within the publications team?  your department or unit.   1    2    3    4    5  Anxious                 Positive & Energised   How will the change impact me? It’s time to take your pulse  1    2    3    4    5  I have no idea!                            I am clear about my role                         And what’s expected from me  Overall I think that this change process will be:    1    2    3    4    5  A waste of time                             Provide real value to MQ  CHANGE GUIDE  4     
  5. 5. Step 2: Building your case for managing change   Why are we in need of change?     When building a business case for    “Every generation needs a new actively managing change, clearly    revolution” show how effective change              Thomas Jefferson management directly impacts you   personally, the objectives of your   team and the Marketing Unit –  What is the rationale for change in [department]?  University     The case for managing change is   four‐fold:       Building the rationale     Identifying your    emotional Commitment      Making the connection     Organisational objectives      Building the rationale     Discuss and write down the major   reasons for change in [department]        CHANGE GUIDE  5     
  6. 6. Step 2: Building your case for managing change     Identifying my emotional  Change is dependent on a few factors, but one major contributor to a    successful change initiative is your ENGAGEMENT commitment   It’s in understanding your own    “You need to understand how to do values, enjoyment, and belief in   your job, the team and the  your job and why it matters”   organisation.   Some points to consider when    Understanding my emotional commitmentunderstanding your emotional   commitment are:      The connection between my    work and the organisation    The importance of my job to    the organisations success  My job fit and personal goals    The quality of my job, its    variety, challenge and    freedom    My available resources, tools    and skills to do a great job   Feel free to discuss this personally   with your manager to get a better   sense of you emotional   commitment        CHANGE GUIDE  6     
  7. 7. Step 2: Building your case for managing change     Making the connection  The connection is the lifeline required to power up your ability to achieve    change success and succeed in your role Following from your rationale,   understanding your commitment    Making the connectionto strengthen your engagement,   your next step will be to make the   necessary connections between   the change process and your   commitment to the program.      Take some time to reflect and   draw together what areas of the   rationale will strengthen your commitment and play to your   strengths. Have you identified any   potential developmental areas   arising from the need to acquire   new skills or knowledge?       Feel free to discuss this personally   with your manager to get a better   sense of your connection and   developmental areas identified             CHANGE GUIDE  7     
  8. 8. Step 2: Building your case for managing change     Organisational Objectives   Reflecting on the rationale for   change you will need to   understand and answer the   following:   1. What are the current    teams objectives   2. What will be the new  Please complete your    Organisational Objectives  team objectives  Worksheet. Please ensure that a 3.   How will the new team  team discussion follows and that    objectives be measured  you have the opportunity to  provide input and your own 4.   What will my personal  individual responses    objectives become    Please see Appendix B 5.   How will me personal    objectives be measured                         CHANGE GUIDE  8     
  9. 9. Step 2: Building your case for managing change       Please complete your Training and    Development Needs Analysis  Worksheet. Please ensure that a    team discussion follows and that    you have the opportunity to  provide input and your own Additional Activity    individual responses     Training and Development  Please see Appendix C   Needs Analysis   Having the opportunity to reflect, analyse and discuss the   change agenda within [department], there is a likely   chance there will be core skills   that will be required or current skills and knowledge that will   need to be enhanced.   Please complete the needs analysis in reference to   managing change and identify   what training and development will be required:       Immediately   3‐6 months     12 months +                    CHANGE GUIDE  9     
  10. 10. Step 3: Determine ownership of change   Senior Leaders Human Resources     Actively and visibly   Develop change Determining the ownership of  support change  management strategy &     Communicate directly  plans change is important as it clearly  with team members   Provide support to   designates the responsibilities of  managers and team  members   all individuals involved in the   change initiative to prevent  Managers Team Members   confusion and provides more   Coach team members   Thrive and engage during transparent expectations    through the transition  change  and manage expectations   Provide feedback on     Communicate to team  implementation of   members how change  change    will affect their everyday     work        My role:    Which role do you play within     change?      Select your quadrant and write down some actions you can take to   assist the change program. Discuss   this with the team and set the   expectations with the team              CHANGE GUIDE  10     
  11. 11. Step 3: Determine ownership of change      RACI models are an effective   means of clearly assigning roles   and responsibilities during project   management.   RACI stands for:      Responsible: Leads the work for   the decision of the activity   Accountable: Has ultimate     ownership for the decision or     activity      Please review your RACI Consulted: Input sought about  Worksheet.    the decision or activity      Please see Appendix D Informed: Told about the   decision or activity                             CHANGE GUIDE  11     
  12. 12. Step 4: Customise change strategy for [department]    Some action steps for the [department] change program are listed    below: While standard change   management practices and  1. [insert steps here]   principles apply across all types of  2. [insert steps here]   change, strategies should be  3. [insert steps here]   customised for each individual  4. [insert steps here]   initiative  5. [insert steps here]      The [department] change initiative  6. [insert steps here] is based on fundamentals of    7. Measure success (Identify the measures)  change platforms: [select     appropriate drivers below]      Re‐organisation    Technology   Please complete the 7 step change    Mergers & Acquisitions  customisation strategy and place   Culture  this within the RACI worksheet.             Please see Appendix D   [Summarise the drivers for change   here]                    CHANGE GUIDE  12     
  13. 13. Step 5: Prepare leaders for change    Before launching a change   initiative, the leader/manager will   need to be assessed against key   change management   competencies.       Please complete the Change   The information obtained from  Management Competency   these assessments can also be  Diagnostic worksheet    used to assist you in your     development of change skills    Please see Appendix E required to implement a successful   program.         Note:     Your manager will be asked to   provide their assessments to the   competencies within the diagnostic to assist in the   evaluation                CHANGE GUIDE  13     
  14. 14. Step 6: Communicate the change   Effective communication during small and large scale change primarily  serves to provide team members with timely and accurate information,   Before implementing change  which can positively influence whether the initiative can maintain    productivity and morale and overcome resistance to change. The initiatives, create a comprehensive  following five areas outline questions to consider when building and    delivering a communications strategy designed to inform and guide communication strategy to align  team members through a change event.    change messages across the  Change management communications strategy considerations   [department]  ‐ What do we need to accomplish?     ‐ How can the communications strategy accomplish the desired     state?  ‐ What do we need to communicate?     ‐ Who relays what message?  ‐ With whom do we need to communicate? Note:   ‐ In what order do we communicate with our audiences?   Communication strategies should  ‐ When are messages communicated? With what frequency?  ‐ What tools/channels do we use?   reinforce change messages  ‐ How will we measure whether the communications strategy through multiple channels. Please    achieves its objectives?   Checklist for communicating change look in Appendix H for the       Change Communications Channels    1. Building a communication strategy Matrix that explores various  2. Involving Key Stakeholders in communications efforts   distribution channels to  3. Determining message content  4. Identifying most effective communications channels   communicate the change message  5. Ensuring follow up       Please complete the checklist for   communicating change             Please see Appendix F         CHANGE GUIDE  14     
  15. 15. Step 6: Communicate the change Components of Change Messages Checklist  Provide background information about the change Ensure that change messages  o Provide Reasoning include all necessary components   o Involve team members  o Show support   Present employee‐specific information when possible at ally concerns   about the change  o Provide specifics  o Be realistic  o Identify with team member reactions   Discuss questions, concerns, and/or ideas about the change  o Ask team members  o Listen  Agree on solutions, resources, and/or support    o Offer support    o Ask for help with team members in finding solutions    Summarise and express appreciation    o Identify key points    o Express gratitude       Please review the Components of    Change Messages Checklist in more    detail          Please see Appendix G        CHANGE GUIDE  15     
  16. 16. Step 7: Engage team members through change   Three stages of engagement during change initiatives   Engage employees in the change  Inform: This stage creates the foundation for   initiative to mitigate the discontent  gaining team member commitment. It consists  of the following:   and disillusion that often follows   Contact – The earliest moment team   change.  Inform  members learn of the change  Awareness – Team members realise   Each phase of this model  that change will take place     Understanding – Team members represents a critical stage that  demonstrate that they understand the    nature and rationale of change and presents the opportunity to gain or  what is expected from them   lose employee commitment to  Educate: Team members learn how the change    will directly affect them and their current change.  routines. They can make a decision whether to    accept or reject the change. It is critical at this Without responding with  stage to communicate information that    highlights the benefits of the change program. appropriate information and  The educate stage is composed of two   support in each phase,  commitment stages:   departments risk losing team  Educate  Positive Perception – Team members    develop a positive mentality toward members’ acceptance of or  the change     Adoption – Team members have been commitment to the change. This  exposed to the change long enough to    understand the worth and impact on can result I team members  the department / unit   disengagement, confusion, and  Commit: Implementation occurs during this    phase. Team members adjust to the change as other negative reactions with can  it becomes a part of their daily work. Two   significantly affect ongoing  stages compose this phase:   business and the value add to the   Institutionalisation – The change  proves durable and permanent and   bottom line.   has been formally adopted into the     Commit routine operations of the department  / unit     Internalisation – Team members are  highly committed to the change     because it aligns with their personal    CHANGE GUIDE  16     
  17. 17. Step 8: Track change initiatives      Use the change dashboard to   outline change objectives and   monitor progress against these   objectives throughout the change   program       Please review and complete the     change management dashboard        Please see Appendix I                                  CHANGE GUIDE  17     
  18. 18. Step 9: Measure change success post-implementation     Components of Post‐Implementation Review            1            2          3    4    5 Change leaders should conduct a  Strongly Disagree                          Neutral               Strongly Agree   post‐implementation review to   evaluate the success of the  Responsiveness: Your Score   initiative and gather ‘lessons  Did HR respond promptly to needs for service?   learned”.       Successful reviews include  Your Score  Did HR maintain regular and proactive contact during the    change initiative?  representatives of all key   stakeholder groups involved in the   change initiative and any others  Quality of deliverables: Your Score   with a vested interest in change  Did you achieve the deliverables in a timely manner?     management within the  Your Score Was the HR advice clear and findings clearly presented?   department / unit.     To provide a comprehensive  Were HR services delivered with objectivity?   Your Score  assessment, the relevant function   evaluates the change team as a    Value of contribution: Your Scorewhole and individual team  Was the deliverable aligned with business goals/objectives?   member performance, particularly     team leaders.   Did HR add value to your unit through the change support  Your Score    provided?        Overall Rating: Your Score    How would you describe the overall experience with the    service provided for this change program?            CHANGE GUIDE  18     
  19. 19.      It’s time to take your pulse                  Please review and complete the    pulse survey found on the last page  of your document.    This survey should be taken    towards the end of the change  program                                  CHANGE GUIDE  19     
  20. 20.   Please feel free to contact me if you would like to know more or would like to  obtain the appendix inventory   CHANGE GUIDE  20