5 Particularidade dos serviços nos diferentes eventos Profª Drª Rita C. Giraldi

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Aula da disciplina de Eventos de Lazer e Turismo do Curso de Lazer e Turismo da Escola de Artes, Ciências e Humanidades - USP/2009

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5 Particularidade dos serviços nos diferentes eventos Profª Drª Rita C. Giraldi

  1. 1. Particularidade dos serviços nos diferentes eventos Profª Drª Rita Giraldi
  2. 2. Pré-projeto • O projeto do evento Evento • Execução Pós-evento • Avaliação e fechamento
  3. 3. Q’6 1. 2. 3. 4. 5. 6. O quê? Em que lugar? Quando? Para quem? Por quem? Com o quê?
  4. 4. Objetivos do evento • Poucos eventos possuem um único objetivo • Mas, sua razão de ser, propostas e expectativas devem ser claramente compreendidas antes da escolha do local • É ele que indica o local apropriado
  5. 5. Tipologia e Título do evento número tipologia abrangência • XIII • Jornada • Paulista • 8º • Festa • Regional assunto • De Radiologia • Do Peão de Boiadeiro
  6. 6. Mas como alcançar o resultado?
  7. 7. Planejamento Ambiente Externo Proposta Estudo de viabilidade Ambiente interno Demanda de clientes Orçamento de marketing Parcerias Metas e objetivos Necessidade de implementação Plano de implementação Plano corporati vo Disponibilidade de recursos Durante e após o evento Monitoramento e avaliação Equipe de logística Prática futura
  8. 8. Formato Equivale a programação ou fluxo de eventos
  9. 9. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Tamanho Despesa Necessidades do local Necessidades relacionadas a viagens Serviços de apoio Propósito do evento
  10. 10. Atividade Local 9h00 Caminhada matinal Em frente ao Hotel 9h30 Clínica de Tênis Quadra de Tênis 10h00 Ginástica Interativa Piscina 11h00 Pais & Filhos Piscina 13h00 Desafio Piscina 15h30 Aula de Culinária Típica Cozinha experimental 16h00 Torneio de snooker Salão de jogos 17h00 Volei recreativo Ginásio de esportes 18h00 Fitness Sala de Ginástica 19h00 Piano’s Bar Bar 20h00 Desafio Hall do restaurante 21h30 Sessão de cinema Auditório 22h00 Cinemania Salão Nobre 22h30 Sessão Dupla de filmes Apto. – Canal X Horário
  11. 11. Horário Atividade Local 9h30 Vamos despertar? Em frente ao Hotel 10h00 ABC Perdido Gramado do Hotel 11h00 Pais & Filhos Piscina 12h30 Caçada Submarina Piscina 14h30 O encontro! Em frente ao Hotel 15h00 A feira Ginásio de esportes 16h00 Torpedão Piscina 17h00 Pipoca & Cia Auditório 17h30 Super Gincana Salão Nobre 20h00 Desenho Animado Auditório 20h30 O encontro! Em frente ao Hotel 21h30 Caça Fantasma Ginásio 22h00 Quem sabe, sabe Sala X 22h30 Encerramento Sala X
  12. 12. Público Alvo • Para cada tipo de evento possui-se um público alvo especial • Ele deve ser definido de acordo com o tipo de evento que se quer promover • Sua importância prévia recai na estratégia de divulgação do evento
  13. 13. Modelo de Kunsch (BRITTO; FONTES, 2002:95) Público Externo Público Misto Público Interno • Comunidade financeira • Governo • Concorrentes • Sindicatos • Imprensa • Consumidores • Revendedores • Fornecedores • Acionistas • Diretores • Funcionários • Familiares
  14. 14. Necessidades físicas 1. Datas de preferência: – O evento é limitado a um período de tempo específico? – É necessário evitar certos feriados nacionais, locais ou religiosos? – Se o evento for em outro país, existem feriados locais que devem ser considerados? – Devem ser evitados conflitos com eventos afins?
  15. 15. 2. Participação: – Qual o número de participantes previstos para o evento? – Qual o número de participantes do eventos em edições anteriores? – Qual a previsão de crescimento do evento para o futuro?
  16. 16. 3. Hospedagem: – Qual o número total de apartamentos necessários cada dia, desde a primeira chegada até a última partida? – Quantos apartamentos serão necessários para os membros da organização, palestrantes, expositores e outros que podem não estar incluídos nas sua estimativas? – Em sendo utilizados números anteriores, o padrão de chegada e partida deve ser ajustado ao local proposto devido aos horários de vôos?
  17. 17. – Qual a percentagem de apartamentos SGL x DBL a serem ocupados? – Qual a necessidade de suítes de um ou dois quartos? – Qual a média percentual de pessoas que cancelam suas reservas e aquelas que não aparecem com reservas confirmadas (“no-show”)? – Qual tem sido a média da tarifa de quartos para esse evento? A mais alta? A mais baixa? – As tarifas dos hotéis são importantes para este grupo? É necessário haver quartos mais baratos para estudantes? Quantos?
  18. 18. 4. Espaço para o Evento: – Quantas salas serão utilizadas? Quantas simultaneamente? – Além das salas e auditórios contidos no programa oficial, serão necessárias outras salas para reuniões de comitês e de negócios? – Qual o número estimado para cada sessão? – Os participantes estarão sentados em que estilo (teatro, auditório, conferência etc.)? – É necessário uma área próxima aos auditórios para intervalos entre as sessões?
  19. 19. 5. Eventos de A&B: – Quantas funções de comidas e bebidas serão oferecidas e quando? – Qual a participação estimada em cada evento? – Qual tem sido a participação em funções anteriores?
  20. 20. 6. Estandes: – Haverão estandes em conjunto com o evento? Caso sim, qual a área necessária? – Qual o tempo necessário para montagem e desmontagem da exposição?
  21. 21. 7. Inscrições: – Qual o tamanho necessário para a área de inscrição? – Será preciso espaço para serviços adicionais como reservas de restaurante, passeios turísticos, informações locais etc? – É necessário uma área para o almoxarifado?
  22. 22. 8. Espaços complementares: – Quantas salas serão necessárias para a secretaria, organização e sala de imprensa? Qual o tamanho adequado para cada uma? – É necessário sala especial para armazenar audio visual – É necessário sala vip?
  23. 23. 9. Outros: – Quanto tempo é necessário antes do evento são necessárias as reservas? – Quanto tempo antes e depois do evento será necessário para a montagem e desmontagem? – Existem necessidades especiais para alguns participantes? – Haverá saídas especiais (visitas)?
  24. 24. Necessidades Humanas (MARTIN, 2008:81)
  25. 25. Comissão Executiva Organizadora de Eventos Comissão de MKT Comissão Social Comissão Finanças Comissão Vendas Comissão Técnica Subcomissão Imprensa Subcomissão Tesouraria Subcomissão Inscrições Subcomissão Convidados Subcomissão Relações Públicas Subcomissão Contas a Pagar Subcomissão Comercialização Subcomissão Palestrantes Subcomissão Promoção Subcomissão Publicidade Comissão Segurança Comissão Cerimonial e Protocolo
  26. 26. Recursos materiais • Suporte tecnológico • Suporte material

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