Successfully reported this slideshow.
PRESENTEREN: DE BASIS
KATERN PRESENTEREN: DE BASISINHOUDSOPGAVE                                             PAG.INLEIDING                       ...
INLEIDINGIn een serie over de algemene beroepsvaardigheden is dit het katern Presenteren. In het kader van deverschillende...
1. EINDTERMEN PRESENTERENAlgemeen: De student kan een presentatie voorbereiden, construeren en uitvoeren.Eindtermen betref...
2. PRESENTEREN "EEN TOELICHTING"Presenteren is een min of meer "eenzijdige" vorm van communicatie, waardoor iemand met een...
Twee activiteiten staan centraal in deze fase van voorbereiding:a. de situatieanalyseb. het verzamelen van materiaal en he...
Deze analyse moet resulteren in een keuze: waarover, met welk doel en op welke wijze, ik voor welkpubliek ga spreken. Deze...
2.2 DE OPBOUW / CONSTRUCTIE                " COMPOSITIE "Na deze voorbereiding kan de presentatie geconstrueerd worden. Je...
Het is natuurlijk van groot belang, dat de informatie op een logische, goed gestructureerde wijze wordtgebracht. In de "ro...
aansprekende slotzin, een vraag of een conclusie. Ook kun je teruggekomen op de binnenkomer. Inieder geval is de slotzin v...
Het oogcontact                    Oogcontact is zeer belangrijk. Kijk dus bij een presentatie zeer regelmatig naar de     ...
klemtoon worden uitgesproken. Helderheid en verstaanbaarheid gaan voor alles. Het vooraf oefenenvan moeilijke woorden is n...
haakt iedereen behalve de vragensteller af.        Als een spreker op een gestelde vraag geen antwoord weet, doet hij er v...
vaak de spanning. De nacht voor een grote presentatie is slaap de belangrijkste voorbereiding.Tijdens de presentatie:     ...
3. CHECKLIST PRESENTEREN  CHECKLIST PRESENTEREN                                                          Ja   Nee V O     ...
4. GERAADPLEEGDE LITERATUURJanssen, Daniël (red.), Zakelijke Communicatie I, Wolters-Noordhoff, Groningen, 2007Keunen, Jos...
BIJLAGE 1 AANDACHTSPUNTEN BIJ GEBRUIK VAN HULPMIDDELENALGEMEEN            * ze ondersteunen/illustreren het verhaal; het i...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Presenteren

6,764 views

Published on

Published in: Business, Education
  • Be the first to comment

Presenteren

  1. 1. PRESENTEREN: DE BASIS
  2. 2. KATERN PRESENTEREN: DE BASISINHOUDSOPGAVE PAG.INLEIDING 11. EINDTERMEN "PRESENTEREN" 22. PRESENTEREN; "EEN TOELICHTING" 3 2.1 DE VOORBEREIDING 3 2.2 DE OPBOUW / CONSTRUCTIE 6 2.3 DE PRESENTATIE 8 2.3.1 De lichaamstaal 8 2.3.1 De stem 10 2.3.3 De situatie 10 2.4 OMGAAN MET VRAGEN 10 2.5 OMGAAN MET STRESS 113. CHECKLIST PRESENTEREN 144. GERAADPLEEGDE LITERATUUR 15BIJLAGE 1: AANDACHTSPUNTEN BIJ GEBRUIK VAN HULPMIDDELEN 16
  3. 3. INLEIDINGIn een serie over de algemene beroepsvaardigheden is dit het katern Presenteren. In het kader van deverschillende basisvormen van communicatie behandelen wij hier de groepsgerichte presentatie.Presenteren kun je vergelijken met musiceren. Alles begint met een idee: de inspiratie. Daaruit moeteen compositie ontstaan. Deze wordt tot klinken gebracht in een uitvoering. Daarbij zullen deuitvoerenden de plankenkoorts de baas moeten blijven!Al deze stappen worden vertaald naar de basisvaardigheden die bij het presenteren een rol spelen, nl.: - de voorbereiding - de constructie - de presentatie - het omgaan met vragen - het hanteren van stressAls je een aantal basisregels m.b.t. bovengenoemde zaken kunt toepassen, zal je beter dan voorheen instaat zijn een goede en boeiende presentatie te houden.Drs. M.G. AltenaDrs W.G. BekkeringIr. J.J. van Veldhuizen1996 / Juli 2012
  4. 4. 1. EINDTERMEN PRESENTERENAlgemeen: De student kan een presentatie voorbereiden, construeren en uitvoeren.Eindtermen betreffende kennis (niveau 1 / Propedeuse)De student weet:* wat de aandachtspunten zijn bij het voorbereiden van een presentatie. (2.1)* uit welke elementen een presentatie dient te zijn opgebouwd. (2.2)* welke aandachtspunten van belang zijn bij de uitvoering van een presentatie. (2.3)* met behulp van welke technieken kan worden omgegaan met spanning, met weerstanden in het publiek en met vragen. (2.4, 2.5)Eindtermen betreffende basisvaardigheden (niveau 1 / Propedeuse)De student* bereidt zich voor op een presentatie aan de hand van de "6 Ws".* construeert een presentatie aan de hand van het Kop - Romp - Staart - model. Inclusief een binnenkomer en uitsmijter.* brengt in de presentatie een passende structuur aan.* gebruikt meerdere non-verbale middelen (o.a. vormen van lichaamstaal) om de presentatie expressief en aantrekkelijk te maken.* gaat op respectvolle en effectieve wijze om met vragen en eventuele tegenwerpingen van het publiek.* gaat effectief om met stress, bijvoorbeeld door gebruik te maken van de in het katern aangereikte tips.* ondersteunt een presentatie door zinvol gebruik te maken van hulpmiddelen zoals bord, Smart Board en werkt met illustraties.Niveau 2: In jaar 2 en 3 maakt de student zich de competentie eigen om in meerdere situaties (= fysiek)en verschillende doelgroepen meerdere soorten presentatie succesvol te kunnen houden. Je kandaarbij denken aan het presenteren van resultaten van een onderzoek, een verkooppraatje en/of eengelegenheidsspeech.Niveau 3: De student is in staat een complexe materie met conflicterende partijen op een verbindendewijze te presenteren. Dit is eindniveau van de opleiding. 2
  5. 5. 2. PRESENTEREN "EEN TOELICHTING"Presenteren is een min of meer "eenzijdige" vorm van communicatie, waardoor iemand met eenbepaald doel iets meedeelt aan een publiek. Er is sprake van een verteller, een verhaal, eendoelstelling, luisteraars en van een omgeving waarin een presentatie zich afspeelt. Al deze elementenhebben invloed op elkaar en op het effect van de presentatie.Veel mensen krijgen op een zeker moment te maken met presentaties. Dat kan samenhangen metiemands functie in een organisatie. Maar ook in meer informele situaties komt het regelmatig voor datiemand iets moet presenteren. Het doel van een presentatie kan zijn: anderen informeren, overtuigen,motiveren of, soms, anderen emotioneel weten te raken als het gaat om een feestrede of eenherdenkingstoespraak. Elke doelstelling vraagt om zijn eigen stijl en aanpak.Het effect van presenteren is afhankelijk van de kwaliteit van de presentatie naar vorm en inhoud enwerkwijze. Daarnaast wordt het effect bepaald door de mate van acceptatie die de spreker weet terealiseren.Een complicerende factor is het feit dat presenteren, zoals al werd opgemerkt, grotendeelseenrichtingsverkeer is. Het betekent, dat de verteller zorg draagt voor het gehele proces vancommuniceren. Hij is verantwoordelijk voor een goede inhoud van het verhaal, de relatie met hetpubliek en hij moet overtuigen. Zelfs de reacties van luisteraars moeten door de verteller zo mogelijkworden voorzien. Alle zeilen zal hij/zij moeten bijzetten om de ‘boodschap’ te ‘communiceren’.Dit alles vraagt veel voorbereiding en spreekvaardigheid.In dit katern worden aandachtspunten gegeven, die dienen ter ondersteuning bij de voorbereiding enuitvoering van presentaties .De volgende onderwerpen komen aan bod: - de voorbereiding (2.1) - de opbouw / constructie (2.2) - de presentatie (2.3) - omgaan met vragen (2.4) - omgaan met stress (2.5)Dit zijn tevens de belangrijkste vaardigheden voor beginners in presenteren. Bij elk genoemdonderwerp worden aandachtspunten gegeven, die bij goed gebruik de effectiviteit en de aantrekkelijk-heid van de presentatie zullen vergroten.2.1 DE VOORBEREIDING " INSPIRATIE " Na afloop van een goede presentatie zeggen mensen altijd wel iets in de geest van; ‘leuk… boeiend… wist jij dat?... hier kan ik iets mee. Er is dan sprake van ‘inspiratie’; een goddelijke influistering. Jij vind het dan leuk/zinnig om te vertellen en de toehoorders vinden het zinnig en/of leuk geweest om te horen. Als jij het al niet leuk vind om te vertellen wat denk je dan van je publiek? 3
  6. 6. Twee activiteiten staan centraal in deze fase van voorbereiding:a. de situatieanalyseb. het verzamelen van materiaal en het selecteren uit beschikbaar materiaala. De situatieanalyseHet wijze advies "Bezint eer ge begint" geldt zéker voor presenteren. Zonder goede voorbereiding komje maar al te snel voor onvoorziene verrassingen te staan of blijkt een presentatie totaal niet aan teslaan. Een zorgvuldige situatieanalyse is nodig bij de voorbereiding. Zon analyse zorgt ervoor, dat je jeinhoudelijk op feiten kunt baseren. Ook draagt een analyse ertoe bij, dat je als verteller een beeld hebtvan het publiek, de te verwachten sfeer en mogelijke reacties.Een situatieanalyse kun je verrichten door de presentatie die je moet voorbereiden vanuit een aantalinvalshoeken te bezien en daarbij duidelijke vragen te stellen. De invalshoeken zijn gebaseerd op de 6Ws namelijk: waarom, wat, waar, wanneer, voor/door wie en op welke wijze. Deze 6 Ws wordenhieronder uitgewerkt. * WAT / HET ONDERWERP - Waar moet het over gaan / thema ? - Titel ? - Hoe specifiek is de vraag / hoeveel vrijheid ? * WAAROM / DE DOELSTELLING - Wil ik informeren / overtuigen / een emotie bij mensen oproepen ? - Wat wil de opdrachtgever ? * WIE / HET PUBLIEK - Wat is de leeftijd / samenstelling van de groep / ervaring / deskundigheid/ status / cultuur van de toehoorders ? - Waarom komen zij / motieven / belangstelling / verwachtingen ? - Wat weten ze al over het thema dat aan de orde komt ? * WIE / DE SPREKER - Wil jij dit? Vind jij dit zinvol om te doen? - Kan ik mij inleven in het onderwerp? Ben jij een beetje expert? - Welk imago heb ik bij het publiek? - Als er sprake is van keuzevrijheid: wie is de juiste persoon als het gaat om deskundigheid / enthousiasme / belang / motivatie ? * WAAR, WANNEER / DE SITUATIE - Hoe zit het met de grootte van de ruimte, de sfeer en de faciliteiten zoals een microfoon, overheadprojector ? - Wat is een goed moment voor de presentatie / op welk tijdstip? - Is de presentatie een onderdeel van een groter geheel ? Zo ja, is er goede onderlinge afstemming ?De beantwoording van het bovenstaande brengt ons als vanzelf tot de volgende vraag en geeft derichting aan waarin het antwoord daarop moet worden gezocht. * HOE / WIJZE - welke stijl / sfeer / aanpak kies ik op basis van bovenstaande ? 4
  7. 7. Deze analyse moet resulteren in een keuze: waarover, met welk doel en op welke wijze, ik voor welkpubliek ga spreken. Deze omschrijving kan op papier worden gezet in een puntig geformuleerde kern-of doelzin met toelichting. Dit is het contract en tevens het uitgangspunt voor de inhoudelijkevoorbereiding. Een goede spreker kan dan ook in het kort zeggen wat zijn boodschap is.b. Het verzamelen van materiaal en het selecteren uit het beschikbare materiaalOp basis van de situatieanalyse en de opgeschreven uitgangspunten kun je overgaan tot hetverzamelen van het inhoudelijke materiaal voor de presentatie. Doorslaggevend is hier of je kuntkomen tot een geïnspireerd verhaal.Je begint met een "brainstorm" over het onderwerp. Allerlei punten, associaties, ideeën en mogelijkeillustraties die betrekking hebben op het thema van de presentatie worden genoteerd. Spontaneinvallen mogen de ruimte krijgen. Pas in een latere fase ga je kijken welke opgeschreven ideeën je echtwilt gebruiken.Tevens kun je literatuur gebruiken in deze "brainstormfase". Uit boeken, tijdschriften, rapporten eneventueel uit een knipselarchief verzamel je informatie over het thema van de presentatie. Het is goedom ook hiervan notities te maken. De latere selectie van informatie wordt er gemakkelijker door.De selectie vindt plaats op basis van vragen als: Wat is echt relevant, actueel, interessant enovertuigend voor het publiek. Bij selectie speelt ook je eigen kennis van zaken een rol: op welk gebiedheb je als spreker al deskundigheid ? Een sleutel voor de verhouding van nieuw en bekend materiaalvoor publiek is 70% bekend en 30% nieuwe informatie. Een dergelijk gegeven beïnvloedt de selectievan verzameld materiaal.Aandachtspunten tijdens de voorbereidingsfase: * een goed idee/verhaal om over te vertellen * De situatie analyse: wat, waarom, wie, wie, waar, wanneer * Keuze voor wat, waarom en hoe / wijze * Materiaal verzamelen en selectie 5
  8. 8. 2.2 DE OPBOUW / CONSTRUCTIE " COMPOSITIE "Na deze voorbereiding kan de presentatie geconstrueerd worden. Je kunt dat vergelijken met hetcomponeren van een muziekstuk of het samenstellen van een diner: wat wordt het voorgerecht, watis de hoofdmaaltijd, wat neem je als dessert ? Het gaat nu om het bouwwerk van opening, middenstuken finale. De basisideeën uit de voorbereidingsfase moet je uitgebouwen tot een samenhangend geheel. Een hulpmiddel om een presentatie goed vorm te geven, is het zgn. Kop / Romp / Staart - model. Kenmerk van dit model is, dat het een presentatie ontleedt in drie delen.De KopDe Kop is de eerste stap in de presentatie, beginnend met het begroetingsritueel: de aanvliegroute.De verteller introduceert zichzelf en het onderwerp van de presentatie en eventueel de doelstellingervan. Ook worden zo nodig aanwijzingen gegeven omtrent procedures, bijvoorbeeld over de wijzevan vragen stellen uit het publiek.Je geeft aan "wat je gaat vertellen". Deze stap dient het publiek te motiveren . Het publiek moet voorde presentatie "gewonnen" worden en je zoekt daartoe als spreker contact met het publiek. Detoehoorders krijgen aldus een eerste indruk van je, en zoals een bekend gezegde luidt: de eerste klap iseen daalder waard. De "kop" is zeer belangrijk en bepaalt de verdere toonzetting, maar moet niet tezwaar zijn. Je serveert immers ook geen erwtensoep als voorgerecht !Je begint bij voorkeur met een aandachtstrekker. Mogelijkheden zijn: - een citaat - krantenbericht - een verhaal / anekdote - openhartige opmerking - een (lastige) vraag / uitdaging - een grap / prikkelende opmerking - een pakkende openingszin / sloganDeze suggesties moeten niet tot geforceerd gedrag leiden. De binnenkomer moet passen bij despreker en bij het onderwerp ! Een foute binnenkomer schiet het doel, nl. contact maken met deluisteraars, voorbij.Aandachtspunten bij de Kop: * Contact maken en een "wij-gevoel" scheppen. * Een passende aandachtstrekker kiezen. * Het onderwerp introduceren. * Motiveren van publiek * Overzicht bieden van gewenste gang van zakenDe RompIn dit deel van de presentatie moet je je inhoudelijke doelstelling realiseren. Jij, als spreker informeert,probeert te overtuigen, argumenteert en / of probeert de luisteraars emotioneel te raken. Hetverzamelde materiaal over het thema van de presentatie wordt nu gebruikt. 6
  9. 9. Het is natuurlijk van groot belang, dat de informatie op een logische, goed gestructureerde wijze wordtgebracht. In de "romp" kan een structuur worden aangebracht door bijvoorbeeld:* De stof te ordenen naar (sub)themas.* De fasen van het probleem-oplossend model als rode draad te kiezen.* Een vraag-antwoord model te gebruiken.* Een thema te behandelen m.b.v. argumenten voor en tegen.Uiteraard is geen enkele structuur dwingend. Het is echter wel een houvast voor zowel de spreker alshet publiek wanneer een gekozen lijn consequent wordt aangehouden. Globaal gesproken betekenthet, dat in haast elke gekozen structuur gemiddeld vier of vijf hoofdpunten aan de orde komen, naasteen beeldvormende inleiding en een concrete situatiebeschrijving / probleemstelling. Elk hoofdpuntkun je dan nog weer uitsplitsen in twee à drie onderdelen.Deze lijn vormt de basisstructuur van de romp van de presentatie. Met behulp van tussentijdsesamenvattingen en overgangs- of verbindingszinnen kun je de rode draad van het verhaal hoorbaarmaken. Dat is een steun voor de luisteraars, die - zo wijst de praktijk uit- niet onophoudelijk geconcen-treerd zullen kunnen luisteren en dus de kans moeten krijgen, de draad van het betoog weer op tepakken.Een paar voorbeelden van overgangszinnen en samenvattende zinnen: "Tot zover mijn schets van hetprobleem; ik wil nu overgaan naar ..." / "Mijn derde argument is ...."/ "Anders gezegd....."De hoofdlijnen en onderdelen daaruit kun je verbaal illustreren met voorbeelden, een grap of eenanekdote. Hoe je dat aanpakt, hangt uiteraard af van de aard van de presentatie maar ook van de aardvan toehoorders. Waardoor raken zij enthousiast, geboeid of overtuigd? Het gaat hier om hetvergroten van de aantrekkelijkheidsfactor van de presentatie: de aankleding.Ook visuele illustraties zijn belangrijk. Ze ondersteunen de afwisseling in een verhaal en trekken(weer) aandacht. Je kunt denken aan het gebruik van transparanten, het tonen van voorwerpen engebruik maken van beeld- en geluidsmateriaal zoals dias, video, film en geluidsband. Ook hier wordtde keuze bepaald door de eerder gemaakte situatieanalyse. Een belangrijk aandachtspunt: Je moetgoed met de apparatuur kunnen omgaan !Aandachtspunten bij de Romp: * Kies een passende logische structuur * Maak een hoofdlijn van 3 tot 5 punten * Formuleer samenvattingen en overgangen * Kies verbale en visuele illustraties * Zet de presentatie puntsgewijs op 1 A4 (inclusief Kop en Staart) of drie kaartjesDe StaartIn de staart wordt de presentatie afgerond. Je vat je verhaal samen en je herhaalt de bedoeling nogeens. Je kunt in deze fase een laatste oproep, een conclusie of een moraal formuleren. Het is belangrijkom te weten dat van een presentatie de opening en de afsluiting vaak het best blijven hangen.Afhankelijk van de aard van de presentatie kun je nog gelegenheid geven voor vragen en / of reacties(2.4).Als de vragenronde is afgesloten komt de hekkensluiter van de presentatie in de vorm van een 7
  10. 10. aansprekende slotzin, een vraag of een conclusie. Ook kun je teruggekomen op de binnenkomer. Inieder geval is de slotzin van groot belang en vraagt deze extra zorg.Aandachtspunten bij de Staart: * Geef een heldere samenvatting en/of conclusie. * Geef gelegenheid tot vragen. * Vat de discussie samen plus de conclusie. * Eindig in een positieve sfeer. * Zorg voor een pakkende uitsmijter.2.3 DE PRESENTATIE " UITVOERING "Na alle voorbereidingen is de tijd rijp voor de uitvoering van de presentatie. Jehebt een goed gestructureerd verhaal in elkaar gezet en nu is de vraag: hoebreng ik dat ? Daar kunnen allerlei dingen over geschreven worden, maar deuitvoering is en blijft een persoonlijke zaak. Net als bij een muziekstuk zal elkeuitvoering anders klinken.Van een aantal zaken moet je je als spreker echter wel bewust zijn. Zo is uitonderzoek gebleken dat in communicatie maar een klein gedeelte bepaaldwordt door de feitelijke inhoud (plm. 7%). Veel meer bepalend zijn de non-verbale signalen (55%) enhet stemgebruik (38%). Daarom zijn er op het gebied van de non-verbale kant van het presenterenveel aanwijzingen te geven die voor iedereen bruikbaar zijn. Hierna volgen de belangrijkste.2.3.1 De lichaamstaal De lichaamshouding Wie iets presenteert, straalt al iets uit door de lichaamshouding: interesse, dominantie, angst enz. De volgende aanwijzingen m.b.t. de lichaamshouding kunnen de presentatie positief beïnvloeden en voor stresshantering van belang zijn:- Zorg ervoor dat je houding rechtop maar ontspannen is.- Zet romp en voeten in de richting van de toehoorders.- Zet voeten tien centimeters van elkaar.- Houd het bekken gekanteld en de knieën iets gebogen.- Houd de armen ontspannen langs het lichaam en handen bij elkaar op buikhoogte.Vanuit deze basishouding kun je je vrij bewegen gedurende de presentatie. Het is goed om tebewegen, dat houdt de aandacht vast! Je keert echter steeds weer terug naar de beschrevenbasishouding.De handen/gebarenHanden spreken boekdelen. Zij ondersteunen het verhaal of leiden de aandacht af. Hetlaatste gebeurt wanneer je veel in de handen wrijft, ergens aan peutert of metvoorwerpen in de handen speelt. Dat moet je dus vermijden. Het is ook beter om nietveel met de armen over elkaar te staan, of de handen op de rug of in de zak tehouden. Je zet zichzelf dan als het ware vast en je bent dan minder in staat depresentatie op goede wijze met gebaren te ondersteunen. 8
  11. 11. Het oogcontact Oogcontact is zeer belangrijk. Kijk dus bij een presentatie zeer regelmatig naar de mensen in de zaal, verdeel desnoods de zaal in een aantal "kijk-gebieden". Om oogcontact mogelijk te maken, moet je vrij zijn van je papier: je mag dus niet voorlezen. De presentatie moet dan ook niet in zijn geheel op papier staan, maar slechts in steekwoorden! Dat vereist misschien oefening, maar is zeer de moeitewaard. Door oogcontact te houden, kun je de reacties van de mensen zien en daarop inspelen.De gezichtsexpressieJe gezichtsuitdrukking moet overeen stemmen met de woorden die jeuitspreekt. Mimiek, d.w.z. het bewegen van ogen, wenkbrauwen en mond,ondersteunt een presentatie. Mimiek zegt vaak meer dan woorden. Hetglimlachen van een spreker geeft sfeer en ontspanning. De uiterlijke verzorging Je uitstraling wordt tenslotte ook bepaald door de uiterlijke verzorging. De stijl en verzorging van de kleding en de verzorging van het uiterlijk laten bij het publiek een bepaalde indruk achter. Daarvan moet je je goed bewust zijn. Je "uitstraling" moet bij het verhaal passen. Kleuren stralen ook een sfeer en betekenis uit.De basishouding kun je dagelijks oefenen voor de spiegel. Als je dit ongeveer een maand doet is dit toteen ‘natuurlijke’ houding geworden!2.3.2 De stemUit onderzoek is gebleken dat de stem een geweldige invloed heeft op de overdracht en overtui-gingskracht van het verhaal: meer dan 1/3 van de indruk die een presentatie achterlaat is bepaald doorde stem. Iedereen die een presentatie moet verzorgen, moet bij zichzelf nagaan, wat op het gebiedvan stemgebruik zijn sterke en zwakke punten zijn. Aandachtspunten zijn intonatie, volume, tempo enarticulatie.De term intonatie betreft de melodische kant van de stem, haar klank en kleur. Intonatie is één van debelangrijkste hulpmiddelen om variatie en emotie in een verhaal aan te brengen. Als je niet bewustnagaat in hoeverre je weet te spelen met intonatie, kan dat leiden tot een vlakke, saaie en eentonigepresentatie.Het volume is om meerdere redenen belangrijk. In ieder geval hoort een spreker voor iedereen zonderstemverheffing verstaanbaar te zijn. Daarom is een geluidsinstallatie dan ook vaak geen overbodigeluxe. Het is zinvol, voor de presentatie te oefenen met het microfoongebruik.Je kunt spelen met je stemvolume, en door afwisselend harder en zachter te spreken spanningopbouwen en imponeren.Met behulp van tempo kun je als spreker rust en ontspanning scheppen. In ieder geval moet je nietmeer dan 150 woorden per minuut uitspreken. Dit is langzamer dan het tempo van een tweegesprek.Bij de articulatie gaat het erom dat de woorden en lettergrepen in zijn geheel en met de juiste 9
  12. 12. klemtoon worden uitgesproken. Helderheid en verstaanbaarheid gaan voor alles. Het vooraf oefenenvan moeilijke woorden is nuttig.Tenslotte: wees je ervan bewust dat ademhaling, lichaamshouding en ontspanning bijdragen aan goedstemgebruik.2.3.3 De situatieEen goede presentatie moet ook organisatorisch goedvoorbereid zijn. Ga dus na of de benodigde hulpmiddelenaanwezig zijn en werken. Je moet weten hoe de opstellingvan de zaal is, hoe het licht werkt, of er een geluidsinstallatieis en hoe deze werkt. Ook kan het verstandig zijn af tespreken waar je vóór en na de presentatie gaat zitten.Aandachtspunten bij de non-verbale kant van de presentatie: * Hoe wordt de presentatie verlevendigd ? * Hoe is het stemgebruik ? * Maakt de totale presentatie een goed voorbereide en verzorgde indruk ?2.4 OMGAAN MET VRAGEN “EGO-MANAGEMENT” Vragen zijn een teken dat mensen aan het denken zijn gezet. Maar blijkbaar zijn er punten nog niet duidelijk, zijn de mensen nog niet overtuigd of zien de mensen nog problemen in een gedaan voorstel. Daarom is een vragen- ronde van essentieel belang om het uiteindelijke doel van een presentatie te bereiken. Het geeft je de kans om zaken nader toe te lichten, het geeft een beeld van datgene wat bij de luisteraars leeft en het biedt de mogelijkheid de laatste weerstanden bij het publiek te overwinnen.De kans om vragen te stellen of eigen suggesties in te brengen wordt door de toehoorders vaakgewaardeerd mits de spreker deze inbreng serieus neemt.Tips in het omgaan met vragen: Luister goed naar de vraag. Vaak herhaalt een spreker de vraag, om te controleren of hij deze goed begrepen heeft en ook om de vraag voor de rest van het publiek helder te maken. Het herhalen van de vraag geeft ook even tijd om na te denken. Blijf altijd vriendelijk bij uitgesproken tegenwerpingen of gestelde vragen. Neem de vragensteller serieus en behandel hem of haar correct. Maak niemand belachelijk. Toon altijd waardering voor degenen die opmerkingen maken of vragen stellen. Ga bij verschil van mening niet in discussie. Een spreker kan een meningsverschil vaststellen en het eigen standpunt nogmaals verduidelijken. Maar daarbij moet het, althans in de vragenronde, blijven. Bij de beantwoording van een vraag hoort de spreker zich tot de hele zaal te richten; anders 10
  13. 13. haakt iedereen behalve de vragensteller af. Als een spreker op een gestelde vraag geen antwoord weet, doet hij er verstandig aan, dat toe te geven. Het is zinloos een antwoord te verzinnen. Een constructieve oplossing is, de vragensteller te verwijzen naar een andere informatiebron. Het beantwoorden van vragen kan indirect gebruikt worden om nogmaals, in andere termen eigen uitgangspunten te herhalen of te onderstrepen. Een spreker kan, ter aanmoediging, zelf een (m.b.t. het thema veel gestelde) vraag stellen. Het is belangrijk dat jij als spreker de baas blijft. Vragen en opmerkingen die weerstand tonen moeten niet leiden tot onderlinge discussies tussen luisteraars. Als er echt een probleem rijst, is het beter om aan te bieden, er na afloop van de formele bijeenkomst nog op door te gaan. Bewaak tijdens de formele presentatie de tijd en geef duidelijk aan hoeveel vragen er vanaf een bepaald moment nog gesteld mogen worden. Daarnaast zijn veel vragenstellers jaloers op de spreker en zoeken ze zelf de aandacht door ‘te vragen naar de bekende weg’, het antwoord zelf allang te weten en/of de spreker met nieuwe informatie af te troeven. Blijf ik dat geval altijd vriendelijk maar stap snel over naar ‘de volgende vragensteller’.2.5 OMGAAN MET STRESS " PLANKENKOORTS "Tenslotte de stress, vaak één van de grootste struikelblokken in presenteren. Sommige mensen zijndoodsbang voor een groep. Bang om gezien te worden of om fouten te maken. Op zich is de spanningrondom presenteren normaal. Maar de spanning moet er niet toe leiden dat verschijnselen als zweten,een vuurrode kleur of een trillende stem de presentatie gaan bepalen. Een spreker moet leren, despanning onder controle te houden. Daar zijn methoden voor, toe te passen voor en tijdens depresentatie.Voor de presentatie: 1. Een goede voorbereiding is het halve werk. Mensen die alles hebben gedaan wat ze konden doen voelen zich zekerder. Vooraf 3x hardop oefenen is daarbij de belangrijkste. 2. "Positief piekeren". Dit is een vorm van mentale training: je fantaseert over het succes van de presentatie in plaats van bezorgd te zijn over mogelijk falen. Het is zinvol om een concreet beeld te scheppen over hoe je ontspannen voor de groep staat, je de zaal aan het lachen weet te krijgen en hoe er kan worden geïmproviseerd als iets mis dreigt te gaan. Vergelijkbaar hiermee: jezelf moed inspreken door hardop tegen jezelf te praten alsof je je eigen coach bent. 3. Ontspanningsoefeningen. Te denken valt aan ademhalingsoefeningen (buikadem- haling) en aan het ontspannen van verkrampte lichaamsdelen zoals nek, armen en benen. Dit kan men zittend doen door eerst te spannen en dan los te laten. Maar een wandelingetje helpt ook.Alcohol, koffie, roken en medicijnen zijn uit den boze. Ze verlagen het bewustzijnsniveau en versterken 11
  14. 14. vaak de spanning. De nacht voor een grote presentatie is slaap de belangrijkste voorbereiding.Tijdens de presentatie: 1. Zorg voor de sfeer van een ‘thuiswedstrijd’ door in je stijl, gebruik van hulpmiddelen en je wijze van optreden heel erg jezelf blijft. Zoek naar ‘rituelen’ en attributen die je op je gemak stellen. 2. Zorg voor een goede lichaamshouding. Dat betekent rechtop, loslaten van de spanningen en zo nu en dan wat bewegen. Dit kun je thuis oefenen. 3. Maak contact met het publiek. Vooral in de kop van de presentatie is daartoe veel mogelijk. Maak oogcontact. Als je voelt dat je de aandacht hebt gevangen, doet dat wonderen. Eventueel kun je tijdens je opening een vraag stellen om zodoende het gevoel van een relatie scheppen. 4. Schep een openhartige sfeer. Durf open te zijn over gevoelens. Als iets misgaat wat het publiek kan merken kun je daar een grapje over maken en uitstralen dat je wel een zwak moment kunt hebben zonder aan kracht in te boeten. 5. Smile / Glimlach aan het begin, tijdens en na afloop van je presentatie. SAMENGEVAT : WAT IS PRESENTEREN? * GOED ZORGEN VOOR JE VERHAAL * GOED ZORGEN VOOR JE PUBLIEK * GOED ZORGEN VOOR JEZELF 12
  15. 15. 3. CHECKLIST PRESENTEREN CHECKLIST PRESENTEREN Ja Nee V O 1. Er is overduidelijk nagedacht over het onderwerp / het publiek en de . . O presentatie . . R 2. Er is voorstudie gemaakt . . B 3. De presentatie oogt goed voorbereid . . E 4. Er is sprake van ‘gepaste’ kleding R. C 5. Gebruikt Kop/romp/staart. . . O 6. Gebruikt een binnenkomer/aandachtstrekker. . . N 7. Geeft een motivering. . . S 8. Geeft een overzicht over de romp en de werkwijze is . . T gegeven. . . R 9. De structuur van de romp is logisch / relevant. U 10. Gebruikt overgangen tussen de onderdelen. . . K 11. Het taalgebruik is levendig, beeldend, correct en begrijpelijk. . . T 12. Gebruikt illustraties en audiovisueel materiaal. . . I 13. Geeft samenvatting en conclusies. . . E 14. Gebruikt een uitsmijter. . . P 15. De lichaamshouding is ontspannen, rechtop en richting publiek . . R 16. Ondersteund het verhaal met gebaren . . . E 17. Maakt oogcontact. . . S 18. Gezichtsuitdrukking is vriendelijk en expressief . . E 19. Verzorgd uiterlijk. . . N 20. Stemgebruik is prettig en verstaanbaar. T 21. Maakt gebruik van ritme, articulatie en intonatie bij het spreken. . . A 22. Heeft impact gecreëerd. . . T 23. Hulpmiddelen werden effectief gebruikt. . . I E R 24. Maakt contact met het publiek / schept een wij sfeer. . . E 25. Toont respect en inlevingsvermogen . . L 26. Geeft gelegenheid tot het stellen van vragen. . . A 27. Herhaalt / checkt de vraag . . T 28. Beantwoordt vragen positief, vriendelijk en respectvol . . I 29. Oogt ontspannen E 30. Herhaalt en verduidelijkt de kern van het betoog . . / 31. Sluit op een pakkende wijze af . . V . . R A G E N WAS HET EEN GOEDE PRESENTATIE ? 13
  16. 16. 4. GERAADPLEEGDE LITERATUURJanssen, Daniël (red.), Zakelijke Communicatie I, Wolters-Noordhoff, Groningen, 2007Keunen, Josje & Marijn Wackers, Presenteren: wat werkt echt en wat echt niet?, Communicatiereeks, 2012Korte, Heribert en Ben Vaske, Professioneel presenteren, Enzodus BV, 2009Meiden, Willem & Anne van der, Mag ik uw aandacht, Gids voor zinvol spreken, Meinema, 2012Steehouwer, M., e.a. Leren communiceren, Noordhoff Uitgevers, 2012Witt, Christopher, Echte leiders gebruiken geen PowerPoint, Spectrum, 2009Websiteshttp://www.carrieretijger.nl/functioneren/communiceren/mondeling/modellen/presentatiehttp://www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/presentatie/http://www.psychologiemagazine.nl/web/Persoonlijkheid/Leren-presenteren-zonder-stress.htmhttp://interactief-presenteren.nl/http://www.slideshare.net/riniealtena/presenteren-1-skills (alle delen zijn daar te vinden + in het Engels) 14
  17. 17. BIJLAGE 1 AANDACHTSPUNTEN BIJ GEBRUIK VAN HULPMIDDELENALGEMEEN * ze ondersteunen/illustreren het verhaal; het is geen vervanging! * wij onthouden: - 20% van wat we horen - 50% van wat we zien - 90% van wat we doen * ze moeten passen bij de doelstelling * de spreker moet overweg kunnen met de middelen * apparatuur vooraf controleren en klaarzetten * blijf in contact met het publiek * niets uitdelen / rond laten gaan tijdens de lezing * visualiseer de rode draad blijvend ( b.v. hand-out)FLIP-OVER SMART BOARD WIGHTBOARD / LCD* schrijf groot * check aanwezigheid vooraf* schrijf netjes / blokletters * oefen vooraf / zorg dat je ermee kunt werken* werk met kleur * controleer de werking vooraf / verbindingen* niet te veel op één vel * zet alles aan 5 minuten vooraf (bijvoorbeeld inloggen) (denk ook aan Hand-out / werkvormen / ?)SCHOOLBORD / WHITEBOARD* gebruik de juiste stiften ! HAND-OUT* zorg voor een wisser *Samenvatting / sheets* schrijf groot en netjes *Ruimte voor notities (vooraf uitdelen)* maak van te voren een bordontwerp ! *Contact en bedrijfsgegevens op de hand-outDEMONSTRATIE MATERIAAL GELUIDSAPPARATUUR* zorg voor afwisseling *Nodig?* wat u kunt laten zien, laten zien ! *Vooraf uitproberen* geef tijd voor reacties *Zorgen voor de juiste stand *Bij twijfel altijd gebruikenPOWERPOINT / PREZI *10cm tussen mond en microfoon* zorg voor de basisprincipes bij het ontwerpen:‘minder is meer!’ RUIMTEGEBRUIK - kleur / thema *Schoon - lettergrote *Opgeruimd - steekwoorden *Geen afleiding - rust per slide *Opstelling stoelen/ tafels - werkende links / beelden / geluiden *Waar ga jij staan / ben je zichtbaar?* controleer de werking vooraf (zie Beamer /Touch screen)* zorg voor ervaring met…BEAMER* zorg voor de juiste materialen zoals kabels* installeer alles een half uur voor de presentatie(of laten doen) + check* zorg voor een ‘pauze’-beeld* bij gebruik van internet zorgen voor verbinding* zet 5 minuten voor de presentatie alles aan 15

×