Modulo de tiempos

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Modulo de tiempos

  1. 1. Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3 GUÍA PRÁCTICA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE GESTIÓN DE TIEMPOS EN EL MÓDULO HR DE SAP R/3 MONICA ALICIA VILLABLANCA VERGARAResumenResumen-- Este trabajo corresponde a una recopilación de las actividades desarrolladas para la puesta enmarcha del submódulo Gestión de Tiempos en el marco de la implementación del módulo RecursosHumanos de SAP R/3, que permite llevar el control de asistencia del personal.El objetivo propuesto es presentar una forma de abordar un proyecto de implementación SAP, basado enla experiencia adquirida en lo que constituyó la tercera etapa del proyecto SAP en Refinería de PetróleoConcón (RPC).En este trabajo se describe la situación de RPC previa y durante el desarrollo del proyecto, lametodología utilizada, la conformación del equipo de trabajo, las etapas involucradas, el diseñoconceptual con una referencia a los principales conceptos que permiten establecer los pilares del móduloRecursos Humanos (HR), como son la estructura de Desarrollo de Personal (PD) y la estructura deAdministración de Personal (PA). También, se describe una forma para especificar el diseño detallado,una guía para realizar la parametrización y la construcción de esquemas de evaluación de tiempos, semencionan los desarrollos y localizaciones efectuados, los problemas encontrados durante el avance delproyecto y sus soluciones.Una vez conformada la solución de este proyecto, se describe la forma de traspasar la parametrización ylos desarrollos al entorno productivo, la puesta en marcha, los cambios y ajustes posteriores, losresultados de la evaluación de tiempos y la interacción de SAP HR con el liquidador de Nómina.AbstractAbstract-- This work corresponds to a summary of the activities developed for the setting in march of theAdministration of Times submodule in the mark of the implementation of the Human Resources moduleof SAP R/3, that allows to carry off of control of the personnels attendance.The proposed objective is to present a way of approaching an implementation project SAP, based on theexperience acquired in what constituted the third stage of the project SAP in Refinería de PetróleoConcón (RPC).In this work the situation of RPC is described previous and during the development of the project, theused methodology, the conformation of the work team, the involved stages, the conceptual design with areference to the main concepts that allow to establish the pillars of the Human resources (HR) module,like they are the structure of Development of Personal (PD) and the structure of Administration ofPersonal (PA). Also, a form is described to specify the detailed design, a guide to carry out thecustomizing and the construction of outlines of evaluation of times, the developments and localizationsstablished are mentioned, the problems founded during the advance of the project and their solutions.Once conformed the solution of this project, the way is described of passing over the customizing and thedevelopments to the productive environment, the setting in march, the changes and later adjustments, theresults of the evaluation of times and the interaction of SAP HR with the payer of Payroll.Keywords--Proyecto; Implementación ; SAP ; Humanos, correspondiente a la tercera etapa delTiempos proyecto de implementación SAP en Refinería de Petróleo Concón (RPC). Después de haber integrado el equipo de desarrollo en las etapasI. INTRODUCCION anteriores, en esta última se dio la posibilidad de una participación mixta, funcional y base, para el módulo Gestión de Tiempos, queEste trabajo está basado en la experiencia de permitió adquirir experiencia y conocimientosimplementación del módulo Recursos más integrales del módulo. Mónica Villablanca 1
  2. 2. Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3El trabajo describe la situación existente en la Arquitectura Cliente/Servidor, Escalabilidad,empresa RPC anterior a la implementación de Modularidad e Integración. Durante laSAP, con el objetivo de insertarlo en el selección se analizaron diversas opciones entrecontexto de un proyecto SAP desde la selección las cuales también se consideró mejorar loshasta su puesta en marcha. sistemas existentes.Gestión de Tiempos corresponde a lo que se Entre los productos evaluados estuvieronconoce como Control de Asistencia y la algunos sistemas de empresas nacionales yfuncionalidad ofrecida por SAP, lo hace un sistemas del mercado de aplicaciones ERPproducto muy robusto. En el tema Recursos (Planificación de Recursos Empresariales),Humanos, RPC es una empresa con alto grado como Oracle Financial, JD Edwards y SAP R/3.de complejidad y variabilidad, por lo que El costo de implementación y mantenimientorequiere disponer de una herramienta flexible anual fue otro factor considerado en laque permita adaptarse a los cambios. SAP evaluación.cubrió los requerimientos de RPC yactualmente el módulo lleva cuatro años de El análisis costo/beneficio arrojó a SAP comofuncionamiento exitoso. la mejor propuesta destacándose por sus ventajas funcionales y técnicas. También porEl objetivo principal planteado para este trabajo comparación con sistemas similares y pores describir un proyecto de implementación recomendación de SAP, se seleccionó elSAP, presentar la metodología utilizada, producto Meta-4 Mind para cubrir la Nóminadescribir las etapas involucradas y mostrar la de Recursos Humanos.diferencia con respecto a un proyectotradicional de TI. A. Evolución de la Implementación SAP enLos objetivos específicos relacionados con la RPCimplementación de Gestión de Tiempos son:describir las alternativas presentadas por SAP Hasta el momento de iniciar el proyecto SAP, lapara cubrir los requerimientos de Gestión de empresa contaba con sistemas desarrolladosTiempos, presentar el desarrollo del proyecto de internamente, algunos con mucho tiempo deimplementación en el entorno SAP y en el funcionamiento, tales como los sistemas:ámbito del módulo Recursos Humanos que sea Contable, Control y Gestión de Materiales,necesario cubrir dentro del alcance del proyecto Cuentas Corrientes, Presupuesto, Facturación,Gestión de Tiempos, generar una guía de Pedidos de Trabajo, Pago y Gestión deparametrización y una introducción a la Personal, entre otras aplicaciones.construcción de un esquema de evaluación de La preocupación por la integración no pasabatiempos, presentar las herramientas que ofrece sólo por las aplicaciones, era necesario llegar aSAP para enfrentar la funcionalidad no cubierta producir un cambio cultural, pasar de unay mostrar los problemas que se presentaron y organización jerárquica a una organizaciónsus soluciones. trabajando por procesos. En Julio de 1996 se inicia el proceso de implementación de SAP R/3 en versión 3.1.F,II. DESCRIPCION SITUACION ACTUAL con un plazo de 7 meses para su entrada en producción, contemplando los módulos Finanzas (FI), Controlling (CO) y Gestión deRefinería de Petróleo Concón S.A. (RPC) Materiales (MM).perteneciente al holding de empresas ENAP,define las actividades de su negocio como La implementación de SAP se organizócomprar, vender, importar, exportar, refinar, mediante un equipo interdisciplinario formadocomercializar, industrializar, transportar y por profesionales de diferentes áreas: Contablealmacenar hidrocarburos, en especial petróleo Financiera, Costos, Abastecimiento ecrudo y sus derivados. Informática, con dedicación a tiempo completo e integrados con el equipo de consultoresEn 1994, RPC preocupada por la creciente funcionales proporcionados por la empresacompetencia que venía afectando al mercado implantadora.nacional e internacional de combustibles decidedesarrollar un proyecto denominado En paralelo, el área de Recursos Humanos,Integración liderado por la Gerencia General, inició la implementación de Meta-4 paraque consistió en el rediseño de procesos reemplazar la aplicación que efectuaba el pagocríticos, con el objeto de hacer coincidir los de la nómina del personal, y algunas otrasprocesos de gestión con la visión de negocios y aplicaciones satélites como Control de Feriado,la implementación de soluciones informáticas Préstamos, Cuentas Corrientes del Personal.de última generación. Posteriormente en 1997 como segunda etapa del proyecto SAP, se efectuó la implementaciónEntonces se dio inicio al proceso de selección del módulo Comercial (SD) y el submódulo dedel software teniendo como requisitos: Mónica Villablanca 2
  3. 3. Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3Servicios (ESM), integrándolos a los módulos (TIM), es la opción que cuenta con la ventajaque ya estaban funcionando a esa fecha. que el producto SAP y su esquema de trabajo, ya eran conocidos por muchos usuarios a través de Gestión de Materiales del módulo MM, yB. Decisión por la Implementación del además ya se contaba con gran parte de las Módulo HR de SAP licencias que demandaría el módulo HR, razones por las cuales se optó por laA fines de 1997 como parte del plan para implementación del módulo Recursos Humanosenfrentar el problema del año 2000, se efectuó de SAP.un catastro y un plan de pruebas para todas lasaplicaciones existentes y en uso, especialmentelas que no se encontraban en el entorno SAP ni C. Por qué seleccionar Gestión de TiemposMeta-4, y que en su mayoría correspondían a como tema del trabajodesarrollos propios que operaban en uncomputador Mainframe IBM S/390 o a Al plantearse las posibilidades como tema paraaplicaciones en el entorno Red PC. este trabajo, y por la experiencia en el entorno R/3, se pensó desarrollar un tema relacionadoDe las aplicaciones de Recursos Humanos, la con SAP y entre las alternativas se seleccionó elconsiderada más crítica fue el Control de módulo Recursos Humanos (HR) por tener unaAsistencia residente en el computador IBM, y doble participación en la implementación delque también recibía información de ingreso y submódulo Gestión de Tiempos. Participaciónautorización de horas extras y ausentismos Funcional en la especificación dedesde una aplicación en red, con llegada a un requerimientos, diseño y parametrización, ygran número de usuarios con diferentes niveles participación como Especialista Basede acceso. Otra fuente de información eran las responsable de los desarrollos y adecuacionesmarcas del personal, extraídas de los relojes del necesarias.sistema Control de Acceso. Toda estainformación se procesaba con el objeto de Las siguientes razones fundamentan la decisióndeterminar horas de ausentismo y sobretiempo, de efectuar este trabajo:desglosada en campos denominados Tipos, los • Participación en un equipocuales son enviados al proceso de pago. interdisciplinario para la implementación del módulo HR.La alternativa de corregir las aplicaciones del • Desde la entrada en producción se ha dadoentorno mainframe fue descartada, por la soporte Funcional y Base al módulo HR.decisión de eliminar la plataforma IBM, • Haber efectuado el desarrollo de lafundada en que el sistema no cumplía con el aplicación anterior, Control de Asistencia,año 2000 y además porque el costo de licencias la que fue reemplazada por Gestión deno era menor. Tiempos de SAP. • Se considera un tema novedoso y original.Dado que ya se habían adquirido los producto Dado que pertenece a un módulo menosSAP R/3 y Meta-4, la solución debía venir por conocidos de SAP R/3, existe menosuna de las siguientes alternativas: literatura al respecto.• Implementar el módulo Factor Humano de • Conocimientos de la interacción con el Meta-4 para Desarrollo de Personal, sistema Meta-4 (Nómina). Capacitación, Evaluación de Desempeño, • Experiencia en desarrollos para el Área y complementarlo con el desarrollo de una Recursos Humanos. aplicación para el Control de Asistencia.• Implementar el módulo Recursos Humanos (HR) de SAP R/3, considerando los D. Objetivos del Trabajo siguientes submódulos: Gestión de Personal (PA), Desarrollo de Personal Con la experiencia obtenida al participar en un (PD), Gestión de Tiempos (TIM), equipo de trabajo interdisciplinario para la Planificación y Gestión de Actos. implementación del submódulo Gestión de Tiempos de SAP R/3, se pretende generar unaMeta-4 es una aplicación Cliente-Servidor guía de implementación del componenteparametrizable que además ofrece herramientas Gestión de Tiempos, mostrar las etapas por lasque permiten construir nuevos desarrollos. Si que pasa un proyecto SAP, y transmitir labien Meta-4, ya contaba con la nómina y su experiencia de los problemas enfrentados y lasentorno de aplicaciones, esta alternativa fue soluciones dadas.descartada por no contemplar un módulo paraControl de Tiempos, en este caso era necesario Los objetivos planteados con este trabajo son:construir una aplicación similar al Control de • Describir el módulo HR y cómo se sitúaAsistencia. Gestión de Tiempos en el entorno SAP R/3.La segunda alternativa, el módulo HR de SAP • Mostrar el alcance de un proyecto decomo aplicación integrada, si contempla un implementación SAP, estrategias desubmódulo denominado Gestión de Tiempos Mónica Villablanca 3
  4. 4. Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3 implementación, etapas del proyecto, y las Las aplicaciones R/3 trabajan de un modo diferencias entre un proyecto de integrado de manera que existe una conexión implementación SAP y un proyecto TI implícita entre los procesos logísticos y tradicional. financieros, así como con los de Recursos• Describir el proceso de implementación de Humanos. El flujo de datos por ende es más Gestión de Tiempos, considerando los eficiente, ya que los datos se ingresan una única requerimientos de la empresa, los vez, encargándose el sistema de lanzar o problemas que se presentaron y las actualizar otros datos o funciones relacionadas soluciones dadas. lógicamente.• Describir la forma de trabajo de SAP para permitir nuevos desarrollos o Un sistema como SAP R/3 se puede considerar modificaciones al estándar. como transaccional, pero también tiene un• Forma en que se abordaron los sentido estratégico, pues como es un sistema requerimientos que el estándar no cubrió y integral de administración, puede ofrecer que fueron requisito. servicios o productos diferenciados al cliente, lo• Mostrar la ventaja de conocer funcional y que puede ser la base para que aquellas técnicamente los componentes de SAP. compañías que posean este recurso, logren ventajas competitivas. Además, SAP resulta muy atractivo en el ámbito de los sistemas deE. SAP R/3 (Sistemas, Aplicaciones y gestión por la rápida adaptación a los constantes Productos para el proceso de datos) cambios organizacionales, ya sea de estructura o de objetivos de la empresa, lo que puedeSAP R/3 es un producto de reconocido pretigio hacer gracias a que maneja muy bien la uniónen el mercado de productos ERP (Enterprise inherente que debe existir entre los procesos deResource Planning), está basado en sistemas negocios y los sistemas de información que losabiertos y en el concepto cliente-servidor. Es un soportan.software de negocios que ha llegado a situarseen mercados muy diversos de empresas:fabricación, distribución, químicas, salud, F. Alcance de un Proyecto deservicios públicos, petróleo, Implementación SAP R/3telecomunicaciones, etc. Su éxito se debe engran medida a: Los proyectos SAP no se pueden gestionar• Una estrategia rápida y bien orientada: como proyectos TI tradicionales en los que el software, servicios, funcionalidad, informático interpreta las necesidades de los evolución, misión, objetivos, etc. usuarios y diseña los sistemas. Por el contrario,• Una sólida integración de los procesos los proyectos de implementación SAP son empresariales, que traspasan los proyectos en los que los usuarios toman el tradicionales límites departamentales de las control para configurar sus procesos empresas. empresariales, dejando que los departamentos informáticos presten apoyo en temas técnicos.• A pesar de ser un paquete estándar se Este es el motivo principal para que la puede configurar en múltiples áreas y adaptar en gran parte a las necesidades implementación SAP deba considerarse como un proyecto empresarial, conducido e específicas de cualquier empresa. incentivado por una gestión superior, ya que• Una clara actitud y esfuerzo por estar puede afectar a los procesos y estructuras presente en todos los frentes y ser una tradicionales de las empresas. fuerza innovadora en cada una de las áreas tecnológicas, tales como Internet, Data En los proyectos de implementación de SAP, el Ware-housing, herramientas cooperativas problema es normalmente, la implementación (Workflow), integración de aplicaciones de en si misma. La implementación no se reduce sobremesa, orientación a objetos, etc. solamente a la instalación de SAP R/3 en el sistema, sino que comienza desde laLos módulos funcionales de SAP se dividen en planificación hasta los upgrades posteriores.3 grandes áreas: Financiera, Logística y deRecursos Humanos. Adicionalmente, SAP Existen básicamente tres tipos de estrategias dedesarrolla algunos componentes especiales que implementación:interactúan con los módulos estándar destinados • Step by Step: Se caracteriza por laa determinados sectores empresariales, los que implementación del software en etapas,se denominan Soluciones Industriales (IS).También existe un conjunto de componentes normalmente con módulos relacionados cada vez.denominados CS (Cross Applications) ocomponentes válidos para todas las aplicaciones • Big Bang: Se reemplazan los sistemasque se ubican entre las áreas técnicas y existentes en la compañía por el nuevofuncionales del sistema, cubriendo aspectos software, en una sola operación.tales como Business Workflow, Integración con • Roll-out: En este caso, se crea un modelosistemas CAD, Gestión documental (DMS) y en un lugar, que luego es replicado en otrosSAPOffice. sitios. Para el desarrollo del modelo se Mónica Villablanca 4
  5. 5. Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3 puede usar cualquiera de las 2 estrategias PD-RPL . Planificación y Reservas de salas. anteriores. PD-SCM. Formación y Gestión de Eventos. PD-WFP. Planificación del Trabajo.Un proyecto de implementación SAP,normalmente se divide en las siguientes etapas:1. Organización del Proyecto G.3. Descripción de Gestión de Tiempos2. Diseño Conceptual (TIM)3. Diseño Detallado4. Preparación para Entrada en Producción El componente Gestión de Tiempos de SAP5. Entrada en Producción y Soporte hace posible la representación flexible de todos los procedimientos de personal relacionados con el registro y la evaluación de los datos deG. Descripción del Módulo Recursos tiempos del empleado. También permite la Humanos (HR) de SAP R/3 transferencia de datos de presencias y ausentismos hacia otras aplicaciones de SAP.El módulo HR de R/3 incluye todos los El sistema SAP permite la representación deprocesos de negocio requeridos para controlar y estructuras de tiempos en la empresa, según lasgestionar de una manera eficaz las necesidades condiciones reales y utilizando el calendariode recursos humanos de las empresas: desde como base. Estas incluyen:gestión de candidatos a puestos de trabajo a la • Modelos de horario de trabajo, como elelaboración de nóminas o el desarrollo de horario de trabajo flexible, el horario depersonal, así como el control de tiempos. trabajo normal y la operación de turnos.Al igual que en el resto de las aplicaciones de • Horarios de trabajo teórico, planes deR/3, el objetivo del módulo HR es que los pausas, horas trabajadas con compensaciónusuarios introduzcan los datos una única vez, en tiempo, etc. para los distintos modeloscon lo que estarán disponibles de forma de horario de trabajo.inmediata para cualquier otra aplicación • Excepciones, como por ejemplo,relacionada, como la contabilidad, el suplencias, disponibilidad y viajes demantenimiento de planta, el sistema de negocios.proyectos o el workflow. • Reglamentaciones para la retribución deLos componentes del módulo HR abarcan la presencias y ausentismos, pausas y trabajoadministración de salarios y nóminas, modelos en días no hábiles, etc.de turnos, planificación de trabajo, gestión deactos, gestión de gastos de viajes, etc.Es bastante habitual escuchar que el módulo deHR y todos los procesos de negocio asociados III. DESCRIPCION DE LA SOLUCIONestán en relación directa con los países PROPUESTAespecíficos, dado que el software debe sercompatible con las leyes de cada país enmateria laboral, impuestos, beneficios sociales, A. Metodología usadaetc. Por este motivo SAP incluyeprocedimientos, transacciones y variables Implementar SAP R/3 significa instalar ydiferentes para los distintos países. configurar el software SAP R/3, con el objetoDentro del área de HR se distinguen dos de satisfacer y resolver las necesidades decomponentes o módulos principales: información que tienen las empresas para poder realizar su trabajo. La estrategia de implementación para el móduloG.1. Módulo PA. Administración de Personal. HR fue la misma utilizada al implementar losComprende los submódulos: primeros módulos de SAP en RPC, es decir,PA-APP. Reclutamiento o Gestión de Step by Step.candidatos.PA-BEN. Beneficios. Para el proceso de implementación, SAP cuentaPA-INW. Incentivos. con varias metodologías, siendo las másPA-PAD. Administración de Personal. utilizadas, el modelo de implementación SAPPA-PAY. Contabilidad de Salarios o nómina. (Procedure Model) y el AcceleratedSAP, másPA-SAD. Administración de Compensaciones. conocida como ASAP.PA-TIM. Gestión de Tiempos.PA-TRV. Gestión y Gastos de viajes. El modelo de implementación es considerado uno de los mejores métodos porque integra el conocimiento del entorno organizacional con las actividades específicas necesarias en losG.2. Módulo PD. Desarrollo y Planificación proyectos R/3. El segundo método, ya másPersonal. fuertemente aceptado, ASAP, es especialmenteIncluye los siguientes componentes: útil si se desea realizar una implementaciónPD-OM. Gestión de la Organización. rápida cuando se requiere un menor esfuerzo enPD-PD. Desarrollo de personal. reingeniería. ASAP incluye un asistente de Mónica Villablanca 5
  6. 6. Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3implementación, una base de datos de preguntas C. Diseño Conceptual Generaly respuestas, plantillas, herramientas ydocumentación. La estructura organizacional de Recursos Humanos tiene consideraciones orientadas aLa metodología utilizada en la implementación dos grandes áreas, Desarrollo de Personal(PD)del módulo HR fue el modelo de y Administración del Personal (PA). La primeraimplementación SAP, el que se justifica define vínculos entre las diferentes unidadesampliamente porque en especial este módulo organizacionales, puestos, cargos etc., ladebe contemplar muchas particularidades de la segunda define conceptos, reglas deorganización. equivalencia referentes a nómina, tiempos, y otras gestiones.El desarrollo del proyecto contempló lassiguientes etapas: La figura 1 muestra un ejemplo de estructura• Planificación del Proyecto organizacional con los componentes de PA y• Diseño Conceptual General PD.• Diseño Detallado PD UNIDAD GERENCIA DE• Parametrización ORGANIZATIVA VENTAS LIDERAZGO 7 REQUISITOS• Desarrollos y Localizaciones FUNCION GERENTE• Pruebas CON.VENTAS 5 POSICION GERENTE DE REQUISITOS• Preparación para Entrada en Producción VENTAS• Entrada en Producción y Soporte PA PERSONA JUAN PEREZ INFOTIPOS -NOMBRE PERSONALES -DIRECCIONB. Planificación del Proyecto NOMINA S.BASE 2.500 •••En esta etapa se organizan las actividades a TIEMPOS VACACION 15/1/98 – 13/2/98realizar en el proyecto de implementación, •••estableciendo una carta Gantt con la Fig.1. Estructura Organizacional PA-PD.planificación de las actividades, recursos ytiempos contemplados. C.1. Estructura Organizacional de DesarrolloEl equipo de trabajo se conformó de la de Personal (PD).siguiente forma: Corresponde al esquema organizacional en elPor parte de la empresa implantadora: que figuran las relaciones entre los diferentes• Un Gerente de Proyecto que debe velar por departamentos y grupos de personas, lo que se el cumplimiento del contrato y por el representa mediante unidades de organización. avance del programa establecido. La asignación de puestos de trabajo permite• Un Jefe de Proyecto encargado de determinar donde debe desarrollarse una coordinar las actividades del equipo de actividad y cada persona desempeña una trabajo y de responder ante el Gerente de función. Contempla los siguientes elementos: Proyecto y ante la parte Cliente.• Un Consultor especializado en el módulo Unidad Organizacional: Representa a una Administración de Personal (PA). determinada Gerencia, Unidad, Área, Departamento o División de la empresa.• Un Consultor especializado en el módulo Desarrollo y Planificación de Personal Función: Describe una especificación de cargo, (PD). un perfil genérico de las responsabilidades, tareas, cualificaciones.Por parte del Cliente, RPC:• Un Gerente responsable del proyecto Posición: A una posición se transfieren las• Se organizaron 4 equipos de trabajo con a propiedades y asignaciones de una función. Las lo menos un especialista por cada área posiciones se asignan a unidades de participante en el proyecto: organización y se conectan entre sí para la - Desarrollo Organizacional y representación de instancias. Capacitación - Gestión de Tiempos - Servicio Médico y Prevención Riesgos C.2. Estructura Organizacional para Gestión - Seguridad de Personal (PA).• Un Especialista Base con experiencia en ABAP/4 para efectuar desarrollos y En el área de datos maestros, se entiende por resolver problemas que el estándar no jerarquías de organización, la clasificación de contempla. una empresa en identificador de sociedad, divisiones de personal y subdivisiones de personal, quedando determinada por: • Sociedad Mónica Villablanca 6
  7. 7. Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3• División de Personal Infotipo: Conjunto de información• Subdivisión de Personal coherentemente ordenada denominada Tipo deEsta estructura permite definir un rango de Información, que existe para PA y PD.validez desde una sociedad a un grupo de Los infotipos se identifican con una clave de 4empresas en su totalidad. La Sociedad es una dígitos y se dividen según rangos:definición a nivel contable, por ejemplo, el • Infotipo 0000-0999 Datos personales quebalance se elabora a nivel de sociedad. corresponden a Administración de PersonalLa Sociedad al igual que País, Moneda, (Datos Personales, Dirección, etc.).Calendario de Festivos son definiciones • Infotipo 1000-1999 Datos relativos aglobales que en el caso de la implementación planificación, que pertenecen a Desarrolloen RPC, fueron definidos en la primera fase. de Personal (Objetos PD, Vinculaciones, etc.).La estructura organizacional de Gestión de • Infotipo 2000-2999 Datos de Gestión dePersonal contempla los siguientes elementos: Tiempos, (Ausentismos, Horas extras, etc.) • Infotipo 4000-4999 Datos de Candidatos,División de Personal: Constituye un área de la (Solicitudes de Empleo, Asignación aestructura de la empresa, limitada desde el Vacante).punto de vista de la Gestión de Personal, de laGestión de Tiempos y la organización del Subtipo: Clasificación dentro de un infotipocálculo de la nómina. Las divisiones de para distinguir registros. Por ejemplo, para elpersonal en SAP generalmente se utilizan para infotipo 2001 Ausentismos, se crean subtiposdefinir una planta o bien un grupo de plantas para Permiso, Vacaciones, Licencia Médica,con un denominador común que luego se etc.vincula con el módulo Financiero. Medida: Secuencia lógica de informaciónSubdivisión de Personal: Constituye una provocada ante una acción relevante en launidad que representa una parte limitada de la historia laboral de un trabajador en la empresa,División de Personal, desde puntos de vista Conjunto de infotipos que deben ser tratadosadministrativos de personal, de gestión de ante un evento. Por ejemplo, Contratación detiempos y técnicos de la nómina. Funcionario, Baja de Funcionario, Cambio Organizacional.Grupo de Personal: Conjunto de personasdentro de la organización que responden a un Status de Actividad: Define el estado en el cualtratamiento equivalente en lo que respecta a su se encuentra la persona en la empresa. Porejecución de nomina, en la definición de sus ejemplo, Activo, Inactivo, Jubilado.horarios, tipos de ausentismos permitidos, horasextras admitidas, etc. Clase de Contrato: Define la situación contractual que tiene la persona en la empresaÁrea de Personal: Es una conjunto común desde el punto de vista jurídico.dentro de un grupo de personal para la cual sehan fijado reglamentaciones de personal. Tipo de Convenio: Define el sector de la industria para el cual el acuerdo laboral esUn Sistema de Gestión de Personal debe ser válido.capaz de reproducir las jerarquías de laorganización y las relaciones entre ellas y Grupo Profesional: Constituye un criterio depermitir la administración de los datos de los división de la valoración del trabajo (grupo deempleados. En SAP, la asignación del sueldos por convenio). Un grupo profesional seempleado a una posición en la estructura de la divide en varios Subgrupos profesionales.empresa es primordial en el ingreso de datosespecíficos de los empleados. C.4. Definición de Escenarios EmpresarialesC.3. Conceptos Relevantes en Gestión de Un escenario empresarial es un conjunto dePersonal. procesos que abarca toda la funcionalidad y casuística requerida por la empresa dentro de unConceptos y Definiciones importantes de área en particular. A partir de cada área de lamencionar correspondientes a Gestión de empresa dentro del alcance del proyecto, sePersonal. diseñan los escenarios empresariales. Para la definición de los escenariosÁrea de Nómina: Constituye un conjunto empresariales se puede utilizar como base elcomún para el cual se han fijado modelo de referencia de SAP R/3, y a partir dereglamentaciones unívocas relevantes para la éste, se diseña la matriz de selección denómina y la evaluación de tiempos de personal. escenarios que detalla los escenarios empresariales a implementar para cada área.Relación Laboral: En el caso de RPC, estecampo se definió para indicar la pertenencia del Escenarios empresariales de Recursos Humanosfuncionario a un sindicato. inicialmente considerados en RPC: Mónica Villablanca 7
  8. 8. Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3Gestión de la Organización: Se realiza todo el • Contabilización de Tiempos: Entradaproceso de edición y cambio de la estructura Manual de Horas.organizativa, esto puede comprender el • Contabilización de Tiempos:procesamiento de funciones, perfiles de Procesamiento Final.requisitos, staffing, como así también alimentar • Interfaces con Sistema de Nómina.datos relevantes para la planificación de costos.Gestión de Actos: Se realiza todo el proceso de D. Diseño Detalladocreación de eventos de capacitación,comprendiendo también lo que respecta a Se efectúa un análisis detallado de procesos yreservas de sala, planificación de eventos y su funciones, generando como resultado el diseñoejecución. de procesos y funciones. La descripción de procesos la realizan losDesarrollo de Personal: Involucra el proceso usuarios funcionales que conocen cada proceso,de determinación de ascensos y suplencias en un formato narrativo y apoyado por lossegún cadenas de mando lógico. elementos que desee usar como tablas, diagramas, gráficos con un formato como el deDatos Maestros: Corresponde a la gestión de la figura 2.administración de los datos personalesindividuales. PROCESO:<Nombre proceso>Contratación: Corresponde al proceso de 1. Requerimientos/Expectativas.ingreso de personal, pudiendo ser personalinterno o externo. 2. Concepto General del Proceso/Explicación de FuncionesGestión de Tiempos: Corresponde a todo elprocesamiento del horario de trabajo, como 2.1. Explicaciones Generalesausencias y horas extras. 2.2. Explicaciones de Funciones y EventosGastos de Viaje: Corresponde al proceso derendición de gastos del personal dada alguna 2.3. Consideraciones Especiales de lacomisión fuera de su puesto de trabajo. Organización 2.4. Modelo de NegocioC.5. Definición de Procesos Empresariales 3. Consideraciones sobre la Organización.A partir de los escenarios seleccionados en elpunto anterior, se definen los procesos de Fig.2. Formato Descripción de Procesonegocio para cada escenario, donde se puedeutilizar como base el modelo de referencia de En Anexo 1 se incluye un ejemplo con laSAP R/3. descripción del proceso Procesamiento deComo el trabajo está centrado en Gestión de Gestión de Tiempos.Tiempos, sólo se mencionarán los procesosinvolucrados con dicho submódulo. D.1. Funcionalidad requerida a Gestión deEn escenario Gestión de la Organización: Tiempos en la implementación RPC• Gestión de Organización y Personal.• Procesamiento del Plan Organizacional. Extraída de la descripción de procesos efectuada, se presenta la funcionalidad másEn escenario Datos Maestros: relevante requerida para este proyecto y la• Administración de Personal. alternativa SAP para cubrirla:En escenario Gestión de Tiempos: a) En Registro de Información• Procesamiento de Gestión de Tiempos.• Procesamiento del Status del Empleado • Registro de Ausentismos: Infotipo 2001 – para la Gestión de Tiempos. Ausentismo diferenciado por subtipo, por• Procesamiento de Datos Básicos para la ejemplo: 1LEC Enfermedad Común, Gestión de Tiempos. 3ADM Permiso Administrativo, 4VAC• Procesamiento del Calendario de Trabajo. Vacaciones.• Procesamiento de Planes de Horario de • Registro de Presencias: Infotipo 2002 – Trabajo. Presencias diferenciadas por subtipo, por• Registro de Asistencias. ejemplo: 2CAP Permiso Capacitación, 3CT• Registro de Desviaciones del Plan de Cambio de Turno, 2DSB Descanso Horario de Trabajo Diario. Jornada Abonada.• Contabilización de Tiempos con Conexión al Subsistema. Mónica Villablanca 8
  9. 9. Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3• Registro de Horas Extras a otro Centro de determinación depende del horario de Costo: Infotipo 2005 – Horas Extras trabajo según calendario de turno y de la Especiales. jornada en que se realizan las horas extras.• Registro de Horas Extras al Centro de Además aparece el concepto de doblona, Costo del empleado: Infotipo 2007 – Horas que corresponde a 2 tipos diferentes de Extras Normales. horas para uso exclusivo del personal de• Registro de Marcas: Infotipo 2011 – turno. Hechos Temporales. Para la determinación de horas extras, SAP• Registro de Horas Extras uso exclusivo cuenta con 3 elementos fundamentales: cc- Remuneraciones: Infotipo 2012 – nóminas, tipo de tratamiento y reglas de Corrección de Saldos. Permite ingresar determinación de cc-nóminas, los que serán directamente horas extras sin su descritos en la parametrización. determinación desde el proceso de • Para el caso de ausentismo, existen evaluación. prioridades, por ejemplo, un ausentismo• Asignación de Horario de Trabajo: Infotipo por licencia médica debe suspender a un 7 – Horario de Trabajo Teórico. ausentismo por vacación.• Información para Relojes Control: Infotipo SAP maneja el concepto de colisiones entre 50 – Información de Entrada de Tiempos. infotipos, para ello es importante definir• Calendario de Turnos: Consiste en jornadas diferentes enlaces temporales según las de 8 horas de trabajo durante 6 días, y 1, 2 acciones que se quiera otorgar a cada ó 3 días de descanso según la jornada infotipo- subtipo. realizada. Se genera con la • Tanto los ausentismos como las horas parametrización. extras deben quedar almacenados en forma• Calendario Administrativo: Jornada de diferenciada. Lunes a Viernes desde 08:00 a 17:15 ó Para los tipos de ausentismo que es 17:30, dependiendo de Festivos RPC. Se necesario hacer llegar a Meta-4, y para genera con la parametrización. todos los tipos de horas extras que deben llegar al Pago en Meta-4, se contempla la• Calendario de Festivos: Definido en SAP creación de cc-nóminas y para aquellos desde la primera etapa. Se incorporan días festivos RPC para personal administrativo. tipos de ausentismo que sólo son relevantes en SAP, se considera la creación de clasesb) En el Proceso de Evaluación de Tiempos de tiempo. • De acuerdo al plan de horario de cada• Se considera la evaluación de tiempos sólo empleado, el proceso debe ser capaz de para personal RPC. detectar y registrar atrasos. El personal RPC tiene un área de nómina SAP permite controlar un rango de diferente del personal externo. tolerancia para la entrada y/o salida de la• Existe personal que marca, para quienes su jornada normal de trabajo. asistencia se controla a través de las marcas registradas por los relojes. c) En la interfaz usuario Se contempla un esquema de evaluación • Debe contemplar habilidades para algunos para personal que marca. usuarios que ingresan información y otros• Existe personal que no marca, para quienes que puedan liberarla, acción que se el control de asistencia se lleva considera como autorización, con el presumiendo presencia y en caso de existir objetivo de eliminar las autorizaciones ausencias, éstas son informadas. escritas firmadas. Se contempla, otro esquema de evaluación Al ingresar un registro de ausentismo, para personal que no marca. presencia u hora extra, existe la posibilidad• De acuerdo al régimen de trabajo debe ser de crearlo con un indicador, bloqueado o capaz de determinar la forma correcta de liberado. Esta funcionalidad es la que se pagar las horas extras. Por ejemplo, para definió para distinguir un registro régimen administrativo: ingresado de uno autorizado. Horario extra Forma de pago • Para el caso de ausentismo por Permiso En día Las 2 primeras con un Administrativo, existe un tope anual de hábil recargo tipo 1 y el horas dependiente del estamento del exceso con un recargo empleado, el que una vez excedido debe tipo 2. ser asignado a otro tipo que será En sábado Todas las horas con el descontado del sueldo. recargo tipo 2. SAP provee componentes llamados En domingo o Las 8 primeras con un variables de nómina, donde es posible festivo recargo tipo 3 y el definir los topes establecidos y utilizando exceso con un recargo acumuladores como clases de tiempo, se tipo 4. dirigen las horas excedidas a una cc- Para régimen de turno, la situación es más nómina diferente. compleja porque si bien participan los 4 tipos de horas antes mencionados, su Mónica Villablanca 9
  10. 10. Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3• Para el personal de turno es importante distinguir el motivo por el cual se realizan horas extras. SAP no provee esta funcionalidad en forma Fig.5. IMG – Estructura de la Empresa, natural, se considera la utilización del Definición campo clase de imputación para los infotipos 2005 y 2007. Una vez creada la Divisiones de Personal es necesario asociarlas a una Sociedad FI, que corresponde a un identificador de sociedadE. Parametrización contable definido en el módulo Finanzas (FI). La Figura 6 muestra las actividades del puntoLa parametrización es una etapa que se trabaja siguiente del árbol de parametrización,en un entorno de desarrollo. Se efectúa en el Asignación, después de seleccionar Gestión deCustomizing de SAP, también conocido como Personal.IMG (Guía de Implementación oImplementation Guide). Es un modelointeractivo que ayuda a los usuarios yconsultores a configurar el sistema Fig.6. IMG – Estructura de la Empresa,introduciendo las entradas necesarias para Asignaciónsatisfacer los parámetros y definicionessolicitados en función de las necesidades En el caso de RPC se consideró las Divisionesespecíficas del negocio. Se presenta como una de Personal como los distintos centros deestructura de árbol que se va abriendo hasta trabajo (ubicación geográfica). Las Divisionesllegar a un elemento denominado Actividad. de Personal creadas son:La Figura 3 muestra la Guía de Implementaciónde SAP, que contiene las opciones deparametrización de todos los módulos, porejemplo, Gestión Financiera corresponde al El campo Ag.Pai corresponde a una agrupaciónmódulo FI, Controlling al módulo CO. Las de países desde el punto de vista de Gestión deopciones destacadas serán abordadas en esta Personal según la legislación del país. Chile noguía. tiene una agrupación definida, por lo tanto se utiliza la agrupación 99 Resto del mundo. La Subdivisión de Personal, dependiente de una División de Personal, se consideró como el régimen de trabajo, que corresponde a las diferentes agrupaciones de jornadas de turno existentes:Fig. 3. Guía de ImplementaciónLa primera actividad considera parametrizar laestructura de Gestión de Personal, compuesta Grupo de Personal se definió para distinguirpor: Divisiones de Personal, Subdivisiones de entre Funcionarios RPC, Personal HoldingPersonal, Grupos de Personal y Áreas de ENAP, Personal Contratista y Estudiantes enPersonal. Práctica:Estos elementos se crean en el grupo deactividades Estructura de la Empresa que semuestra en la Figura 4. Área de Personal es una agrupación que va asociada a Grupo de Personal, por lo tanto se muestra sólo las áreas de personal asociadas al grupo Funcionarios. Área de Personal en el caso de los funcionarios, se utilizó para definirFig.4. IMG - Estructura de la Empresa los estamentos, que son agrupaciones relacionadas con los contratos colectivos. LaEn la opción Definición, al seleccionar Gestión siguiente imagen muestra la asociación que sede Personal aparecen las actividades que se establece entre Grupo de Personal y Área demuestran en la Figura 5, donde se define la Personal:Estructura de PA. Mónica Villablanca 10
  11. 11. Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3 • Unidades de tiempo, se utiliza en Gestión de Actos(Capacitación) para indicar duración de cursos y en el infotipo 22 Formación para indicar duración de estudios. b) En Datos Personales • Definiciones de características asociadas a los empleados (Tratamiento Personal,Las definiciones efectuadas hasta aquí forman Estado Civil, Religión, Datos de Dirección,la estructura de PA y son fundamentales para etc.).las actividades posteriores. • Definición de características paraLas parametrizaciones siguientes se realizan en Familiares.el segundo grupo de actividades marcado en la • Fijar y Asignar a Programas un Formato deFigura 3 y cuyo desglose se muestra en la Edición de Nombre (Apellido1, Apellido2,Figura 7. Nombres). • Definiciones para el infotipo 28, Servicio Médico de la Empresa (Clases de Reconocimiento, Áreas de Reconocimiento, Valores y Resultados posibles para cada Área de Reconocimiento. c) En Datos de Organización • Definir Relación Laboral (aquí se definen los sindicatos existentes). • Crear Área de Nómina de Personal (su definición es importante para la EvaluaciónFig.7. IMG - Gestión de Personal y Cálculo de de Tiempos).la Nómina. • Crear Registro de Gestión (su definición es importante para Evaluación de Tiempos).Antes de llegar al tema central que es Gestión • Definir Objetos de la Organización dede Tiempos, es necesario revisar previamente Estructura (Unidades de Organización,algunas definiciones que se efectúan en Gestión Funciones, Posiciones).de Personal. Las opciones siguientes de la Figura 8 permiten definir otros conceptos de Gestión de PersonalE.1. Gestión de Personal que no afectan a Gestión de Tiempos.Se definen los infotipos que se utilizarán paracontener la información del Personal y las E.2. Gestión de Tiemposparticularidades que cada uno requiera. Lasopciones de parametrización se muestran en la Corresponde al submódulo TIM que permiteFigura 8. definir el control de asistencia y acceso del personal. La Figura 9 muestra los grupos de actividades que contempla Gestión de Tiempos.Fig.8. IMG – Gestión de Personal Fig.9. IMG – Gestión de Tiempos a) Planes de Horario de TrabajoLas principales definiciones que se realizan enGestión de Personal son: En este grupo de actividades se definen los componentes necesarios para la generación dea) En Parametrizaciones Básicas los calendarios correspondientes a las jornadas de trabajo. Considera las actividades IMG que• Rango de números de personal. muestra la Figura 10.• Asociación de campos que harán referencia a la clave País, por ejemplo, Número de cuenta bancaria. Mónica Villablanca 11
  12. 12. Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3 Los nombres dados a los días de descanso son diferentes para poder distinguir el tiempo extra ocurrido en ese día, pues su forma de pago depende del día y horario, lo mismo ocurre para el último día de trabajoFig.10. IMG – Gestión de Tiempos, Planes de en cada turno, el que se distingue con unHorario de Trabajo nombre que incluye como último caracter la letra U.• La actividad Fijar Categoría de Festivos permite distinguir tipos de festivos en el Para el horario administrativo, la secuencia calendario, festivo de día completo, como ocupa 7 días, es el caso del PHTP ADMN, el 1 de Mayo, de un festivo de medio día, que corresponde al horario administrativo como el 24 de Diciembre. normal que tiene 5 días laborables y 2 de descanso.• En Agrupaciones de las Subdivisiones de Personal se definen agrupaciones para plan de horario de trabajo y plan de horario de trabajo diario.• En Planes de Horario de Trabajo Diario (PHTD), se crean las diferentes jornadas de trabajo, asociada a una agrupación de subdivisiones de personal con un período de validez. El PHTP ADME, se utiliza cuando el horario de salida se extiende en 15 minutos, por acuerdos de la empresa con el personal administrativo, se suman 15 minutos durante algún tiempo estimado para pagar días puente de descanso entre un festivo y el fin de semana. Como el Por ejemplo, el detalle de la jornada TU16 cambio de horario no tiene una fecha fija, es: se utiliza el plan horario ADMN para la salida normal y el plan horario ADME para la salida extendida en 15 minutos. Los planes ADMX y ADMY que contemplan 5 semanas, se crearon para cubrir el mes mixto de inicio y fin del horario extendido, ya que en estos casos no existe una periodicidad. • En Tipos de Día se realizan varias definiciones: donde se pueden definir varias - Tipos de Día según forma de pago. características como horario de trabajo teórico, rango de tolerancia de entrada, rango de tolerancia de salida, cantidad de horas de trabajo mínimo y máximo. Por ejemplo, tipo de día 1 significa día• En Plan de Horario de Trabajo por libre pagado, aplicable a un festivo Período (PHTP) se conforma una normal y tipo de día 3 es aplicable a un secuencia de planes de horario de trabajo festivo RPC. diario (PHTD), de tal forma que se genere un período repetitivo: - Reglas de Determinación Según Tipos de Día: Su definición considera días de semana, sábados y domingos, utilizando los tipos de día definidos Por ejemplo, un Plan de Horario de trabajo previamente. por período (PHTP) es TURR que está formado por la secuencia de 6 días en Turno de 00:00 a 08:00, 3 días de descanso, 6 días en turno 08:00 a 16:00, 2 días de descanso, 6 días en turno 16:00 a 24:00 y 1 día de descanso. Mónica Villablanca 12
  13. 13. Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3 - Tipo de día para fechas específicas que están asociados a una regla de determinación: - Fijan reglas de Plan de Horario de Trabajo (PHT) y Planes de Horario de Trabajo. Se asocia una agrupación de Por ejemplo, podría usarse para los Áreas de Personal, con una agrupación días puente. de Subdivisiones de Personal a una Regla PHT, con un período de validez.• En Reglas de Plan de Horario de Trabajo y de Horario de Trabajo Mensual se definen las siguientes actividades: - Agrupaciones de las Áreas de Personal. Asocia Grupos de Personal y Áreas de Personal. Por ejemplo, la Las reglas creadas en esta actividad Agrupación Área de Personal 1, está son las que posteriormente se asignan compuesta por el grupo de personal a los empleados en el infotipo 7. Por Funcionarios con sus estamentos y el ejemplo, la regla PHT TURNO-A grupo Holding asociado al área de Personal Administrativo. - Agrupaciones para Calendario de Festivos. Asocia Divisiones de Personal, con Subdivisiones de En Horario de trabajo se puede definir Personal y Calendario de Festivos. Por datos estadísticos como horas de ejemplo, la División de Personal RPC1 trabajo por día, por semana, cantidad es asociada al régimen de trabajo y al de días laborables. calendario de festivos CL. Se indica la regla de determinación para tipos de día y la agrupación para PHTD. En Plan de Horario de Trabajo por Período, se define el PHTP, que en el ejemplo es TURR y un punto de arranque, que en este caso es 08.04.2003, datos necesarios para la El Calendario de Festivos se define en generación del calendario de la regla Parametrizaciones Globales (ver TURNO-A. Figura 3) y en él se definen los días festivos: - Generar Manualmente Planes de Horario de Trabajo Mensual. En esta actividad se generan los calendarios para las diferentes reglas. Por ejemplo, la definición para el festivo 26 de Diciembre de 2003 que Por ejemplo, los parámetros dados corresponde a un Festivo RPC, con permiten generar 3 meses del tipo de día 3, de fecha fija y tiene calendario TURNO-A, asociado a la validez sólo para el año 2003. agrupación de áreas de personal 1, al calendario de festivos CL, a la agrupación de subdivisiones de personal 01, con la regla de plan de El caso del festivo Viernes Santo es un horario de trabajo TURNO-A. festivo tipo 1, con fecha calculada y tiene una validez abierta. Mónica Villablanca 13
  14. 14. Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3 El calendario generado para el Turno- • Ausentismos A durante el mes de Noviembre 2003 Contempla definir las siguientes es: actividades: - Agrupaciones para Subdivisiones de Personal. Corresponde a la agrupación de División de Personal con Subdivisión para clases de Ausentismos y Presencias. - Clases de Ausentismo. Corresponde a los subtipos del infotipo En el calendario cada día tiene 2001, por ejemplo: asociado 5 casilleros: El casillero de arriba a la izquierda corresponde al número del día dentro del mes, el casillero de arriba a la derecha indica si corresponde a una categoría de festivo, el casillero de abajo a la izquierda indica si es un tipo de día laborable, el casillero central El detalle de la clase de ausentismo contiene el plan de trabajo diario y el 3ADM es: casillero de abajo a la derecha corresponde a la variante de un plan de trabajo diario.b) Entrada de Tiempos Se realizan las parametrizaciones necesariaspara las diferentes fuentes de entrada deinformación. La Figura 11 muestra los gruposde actividades IMG que contempla. En la parte inferior se definen las verificaciones que se desea tenga al ausentismo, como son: Inicio no laborable: indicar una reacción si el ausentismo puedeFig.11. IMG – Gestión de Tiempos, Entrada de comenzar en un día no laborable.Tiempos Final no laborable: indicar una reacción si el ausentismo puedeLos 3 primeros Items, Suplencias, Ausentismos finalizar en un día no laborable.y Presencias tienen una definición similar en el Período no laborable: indicar unaesquema de parametrización, los diferencia su reacción si el ausentismo está en unorientación: período no laborable.Suplencia: Es utilizada para la sustitución de Para los 3 casos se puede indicar unapuestos de trabajo. reacción que corresponde a un mensajeAusentismo: Para definir las faltas al trabajo por con los siguientes valores posibles:motivos personales, por ejemplo, enfermedad, E: Mensaje Error, W: Advertencia, I:vacaciones. Información, o blanco. La validaciónPresencia: Corresponde a un ausentismo de su actuará en el momento que se ingresapuesto habitual para estar en otros trabajos o en el ausentismo, mostrando el mensajecapacitación. Por ejemplo, capacitación, cambio correspondiente. También es posiblede turno. definir una cantidad mínima y máximaAusentismo se presenta con mayor detalle. de días.• Suplencias - Fijar Pantalla de Entrada y Clases de Si se desea implementar este concepto, las Enlace Temporal. actividades son similares a Ausentismo, Por ejemplo para 3ADM, se asigna la con la diferencia que en este caso se pantalla (dynpro) 2001 y la clase de definen las Clases de Suplencias, que enlace temporal 03. corresponden a los subtipos del infotipo 2003, con una clase de enlace temporal y asociadas a agrupaciones de subdivisión de personal. Posteriormente se debe definir la reacción que tendrán los infotipos considerando su clase de enlace temporal cuando se produzcan colisiones. Mónica Villablanca 14
  15. 15. Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3• Presencias Las reacciones de Colisiones son válidas En forma análoga a Ausentismo se pueden para todos los infotipos de Gestión de crear Presencias. En tal caso, se definen: Tiempos, como Ausentismos, Horas - Clases de Presencias, que Extras, Hechos Temporales, etc. corresponden a los subtipos del Es recomendable mantener una planilla infotipo 2002, como por ejemplo: para documentación de Colisiones, tipo matriz con la reacción definida para cada infotipo y clase de enlace temporal, como muestra la Figura 12. - Fijar Pantalla de Entrada y Clases de Enlace Temporal. Se efectúa la definición de pantalla y clase de enlace temporal. Fig.12. Documentación de Colisiones En columnas se ubica el infotipo y clase de enlace temporal que llega y en las filas se ubica el infotipo y clase de enlace temporal que está ingresado previamente, y en cada casillero de cruce indicar la reacción que se ha establecido, que puede ser: A: Se limita el registro anterior y se muestran las colisiones.• Horas Extras E: Error, no es posible ingresar el nuevo En este opción se pueden crear Clases de registro, se muestran las colisiones. Imputación. En RPC este concepto se W: Es posible ingresar un nuevo registro y utilizó para definir los motivos que éste no modifica el registro anterior, se originan el trabajo en tiempo extra. muestran las colisiones. N: Es posible ingresar el nuevo registro y no se muestran las colisiones. La parametrización se ingresa por el Infotipo y Clase de Enlace Temporal que llega:• Servicios de Guardia Consiste en un grupo de actividades IMG, en que se define: - Agrupaciones para Subdivisiones de Por ejemplo, para el Infotipo 2001 con Personal. Clase de enlace temporal 01: Corresponde a la agrupación de División de Personal con Subdivisión para Servicio de Guardia. - Clases de Servicio de Guardia. Con funcionalidad similar a Suplencias y que corresponden a los subtipos del infotipo 2004.• Epecificación de Reacciones en Caso de Superposición de Infotipos de Tiempos. Permite otorgar precedencia a un ingreso La interpretación es: Si llega un ausentismo de información sobre otro. Por ejemplo, del infotipo 2001 con clase de enlace esto ocurre si existe una vacación y se trata temporal 01 y se produce una colisión, es de ingresar para la misma fecha una decir, ya existe previamente un registro licencia médica, ésta debe suspender la para el empleado con la misma fecha, en vacación desde el momento en que se alguno de los infotipos y enlaces origina la licencia (cortar el registro temporales señalados en la lista, entonces anterior). Mónica Villablanca 15
  16. 16. Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3 se le indica como debe reaccionar el Entrada/Salida respectivamente en el sistema. Control de Asistencia. P15 y P25 se utiliza para distinguir Entrada/Salida del personal• Integración de Gestión de Tiempos con de Brigada. otras aplicaciones de R/3. En este grupo de actividades es importante • Definir Agrupaciones para Conexión de mencionar: Subsistema. - Creación del Rango de números para Se pueden definir agrupaciones de objetos los Hechos Temporales. con la finalidad de hacer download a un Hechos Temporales corresponde al subsistema, por ejemplo para motivos de registro de marcas. En la medida que presencia o ausentismo. En el caso de RPC, van ingresando registros, se le asigna se utilizó para distinguir las posibilidades un número de notificación, el que se va de acceso por los diferentes relojes, para incrementando secuencialmente. control de asistencia del personal RPC: - Definir integración con otros módulos. Por ejemplo: Con el módulo Gestión de Actos, de La Agrupación 001 se definió para permitir tal forma que al ingresar una marcar en todos los relojes destinados a capacitación, automáticamente se Control de Asistencia, en cambio la genere una Presencia. agrupación 007 sólo permite marcar en el Con el módulo Gestión de Personal, al reloj de Quintero. Esta agrupación se ingresar una licencia médica desde el define para cada empleado en el infotipo Servicio Médico, ingresar un 50. ausentismo en Gestión de Tiempos. • Funciones Especiales en la Terminal.• Limitar Status Empleado para Gestión de Esta actividad se utiliza cuando existe una Tiempos de Personal. integración con un sistema de Relojes, los Se definen los posibles valores de status de que son denominados relojes homologados. tiempos, valor que es asignado a cada En el proyecto RPC se consideró continuar empleado en el infotipo 7. con el mismo sistema de relojes (no homologados), y sólo se utilizó la definición de agrupaciones para control de acceso, tanto para personal RPC, contratistas y estudiantes en práctica.c) Captura de Datos en ProducciónEste grupo de actividades se orienta a definir lainteracción con sistemas de captura deinformación, por ejemplo, con Relojes de En este caso la agrupación está orientada alAcceso. La Figura 13 muestra el grupo de Control de Acceso con un sentido similaractividades IMG con las actividades que al caso anterior. La agrupación 01 permitecontempla. acceder por todos los puntos controlados por el Área de Seguridad. En cambio la agrupación 07 sólo permite acceder por Recepción. Esta agrupación se define paraFig.13. IMG – Gestión de Tiempos, Captura de cada empleado en el infotipo 50.Datos en Producción d) Evaluación de Tiempos• Fijar Grupos de Clase de Hecho de Horario de Trabajo. La Evaluación de Tiempos permite evaluar y Las clases de hechos temporales pueden contabilizar los tiempos de Presencias, agruparse mediante clases de hecho de Ausentismos y Horas Extras de los empleados. horario de trabajo. Para el proceso de evaluación se efectúan algunas parametrizaciones adicionales propias del proceso, y se utiliza lo descrito anteriormente. La evaluación de tiempos P10 y P20 corresponden a Clases de Hecho permite constituir saldos de clases de tiempo y Temporal definidos para distinguir cc-nóminas así como actualizar contingentes de Mónica Villablanca 16
  17. 17. Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3presencias/ausentismos. La Figura 14 muestra diarios, saldos acumulados por períodolos grupos de actividades contemplados. y si se desea trasladar el saldo acumulado de un período a otro y de un año al siguiente. Una clase tiempos debe estar asociada a una agrupación de subdivisiones de personal y debe tener un período deFig.14. IMG – Gestión de Tiempos, Evaluación vigencia.Tiempos• Opciones Generales. Considera las siguientes actividades: - Fijar Parametrizaciones para la Conformación de Pares (entrada- salida): Por ejemplo, el detalle de la Clase de Tiempo 3ADM que corresponde a Permiso Administrativo, está asociada a la agrupación de Subdivisión de - Fijar Nivel de Retroactividad para la Personal 01 y tiene las características: Conformación de Pares: grabar saldos diarios y acumular saldos en períodos. Fijar Nivel de retroactividad significa definir hasta donde puede actuar hacia atrás el nivel correspondiente. También es posible fijar nivel de retroactividad para la Evaluación de Tiempos y para el Registro de Gestión. • Liquidaciones de Tiempos con Datos - Crear Períodos de Liquidación: Subsistema. Este grupo de actividades permite realizar definiciones propias del proceso de Evaluación de Tiempos, del Esquema de Evaluación y las Reglas. Sólo se mencionarán las más relevantes: - Especificar Horario de Trabajo Corresponde a los períodos en los Máximo. cuales se distinguirá y agrupará información de Tiempos. Por ejemplo, puede ser mensual, quincenal. Lo más común es que el período sea mensual. Las CC-Nóminas y las Clases de Se define la cantidad máxima de horas Tiempos ofrecen la posibilidad de para una jornada de trabajo. totalizar por el período definido. - Definir Tipos de Tratamiento.• Opciones del Control de la Liquidación. Contempla las siguientes actividades: - Agrupar Subdivisiones de Personal para Entrada de Tiempos. Corresponde a la misma agrupación que se definió para Ausentismos y Presencias. - Definir Clases de Tiempos Clases de tiempo son acumuladores que sirven para almacenar tiempos por alguna condición establecida. Su Un Tipo de Tratamiento se define para definición permite señalar si requiere ser asignado a pares de tiempo. Es contabilizar por ejemplo, saldos utilizado en las Reglas de Generación Mónica Villablanca 17
  18. 18. Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3 de cc-nóminas, donde se realiza la rango de horas, con límites para las selección de cc-nóminas en función del horas asignadas. tipo de tratamiento. También se utiliza Es recomendable documentar las en las reglas y esquemas de evaluación reglas definidas, en una planilla para de tiempos. facilitar la mantención posterior, donde en las columnas se especifican todos- Crear Catálogo de CC-Nóminas los campos posibles de definir en una Las cc-nóminas son acumuladores regla de generación y en las filas se similares a las clases de tiempo, pero ingresan los valores de las reglas con la ventaja de manejar el concepto creadas, como se muestra en la Figura de retroactividad, lo que significa que 15. ocupa mayor almacenamiento con respecto a una clase de tiempo, por lo que se recomienda que su utilización sea justificada. Para crear una cc-nómina se debe indicar un nombre, una descripción y Fig.15. Documentación Reglas Generación de un período de validez. CC.Nómina. e) Esquema Evaluación de Tiempos La Evaluación de Tiempos se realiza a través del procesamiento de uno o más esquemas de evaluación y corresponde al cerebro de Gestión de Tiempos, porque es donde se junta y evalúa la información de las diferentes fuentes, y se determina que acontecimientos ocurrieron. Un esquema de evaluación de tiempos describe la secuencia y el contenido de un proceso- Fijar Reglas de Generación. programado. Se compone de una lista de En esta actividad IMG se especifica instrucciones y referencias a esquemas parciales cómo se generan las cc-nóminas para o bien funciones que se aplican mediante pares de tiempos. parámetros. Existe un driver de evaluación de Se debe indicar un número de tiempos, el programa RPTIME00, que procesa secuencia: un esquema paso a paso, considerando que los datos de tiempos se evalúan a diario y por cada empleado. Se puede definir uno o más esquemas de evaluación de tiempos, por ejemplo, en el caso de RPC se contempló 2 esquemas, uno para el personal que marca y el otro para el personal que no marca. Por ejemplo, la regla de generación 610 para una cc-nómina de Construir Esquemas y Reglas no es tarea fácil, determinación de sobretiempo: porque si bien existen muchas funciones y operaciones posibles de usar, también resulta complicado porque no es un lenguaje de programación, y tiene estructuras de decisión rígidas. Lo más común es efectuar una copia de un esquema estándar y comenzar a adaptarlo a los requerimientos. Para dar una idea de lo que es un esquema, se muestra un trozo con una breve explicación: Aquí se incorporan los elementos definidos previamente como tipo de tratamiento, condiciones de día, condiciones de hora. Puede usarse para un caso simple, por ejemplo, para un tipo de tratamiento X definir un cantidad de horas fija. Para La función PTIP llama a la regla que tiene un caso complejo, por ejemplo, con como argumento a su derecha. En el caso de la varios tipos de tratamiento, línea 640 corresponde a la regla ZPRR con el condiciones de día, condiciones de Mónica Villablanca 18

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