Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
‫مهارات السكرتارية احلديثة‬
‫ىف القرن 12‬

‫1‬
2
‫قانون الفيلسوف‬
‫الصينى كونفوشيوس‬

‫3‬
‫توقعاتك من الربنامج‬
‫حدد ثالث ( أهداف / مهارات / نقاط حتسني) تود أن حتصل‬
‫عليها بنهاية الربنامج :‬
‫......................
‫هدف الربنامج:‬
‫إكس ااامل ارك ا كني اره ااارات لارم ااارف الال م ااة ال ا‬
‫اار‬

‫متكاانهم مااق القياااا باعساااري الساا...
‫كني :‬
‫توقعات املشار‬
‫1. اخر ما وصل اليه العلم يف االجهزة املساعدة للسكرتري.‬

‫2. ماذا يدور االن يف السكرتارية .‬
‫3. ...
‫حماور الربنامج:‬
‫1. مقدمة عن السكرتارية .‬
‫• (مفاهيم ومقوالت – مفهوم السكرتارية – تعريف السكرتري – انواع السكرتارية )‬
...
‫حماور الربنامج:‬
‫4. مهارات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال‬
‫1. االتصاري الفماري .... طايق قوتك الذاتية‬
‫2. مهارات ...
‫ما رأيك يف تلك املقولة ؟‬
‫مديا اركت الناجح هو الذي يقوا باداء ما ال يقل‬
‫عق ......مق المسل اليومي لائيسه.‬

‫9‬
‫ما رأيك يف تلك املقولة ؟‬
‫لراء كل مااديااا ناج ا ااح س ا ااكات ناجح‬

‫01‬
‫ما رأيك يف تلك املقولة ؟‬
If you want to be a successful secretary, you
must have personal qualities and skills or have
t...
‫ما رأيك يف تلك املقولة ؟‬
‫السكاتارية هي «ارنطقة الما لة» بني ارديا لموظفيه مق‬
‫جهة، لبني ارديا لمااجميه «اخلارجيني» مق ...
‫ما رأيك يف تلك املقولة ؟‬
‫السكاتارية القل النابض بارنظسة‬

‫31‬
‫علق‬

‫41‬
‫مفهوم السكرتارية‬

‫ه ا ااي سوع ا ااة م ا ااق اره ا اااا الا ا ا يتم ا ااني القي ا اااا هب ا ااا‬
‫رساعدة ارديا على حتقيق...
‫مفهوم السكرتارية‬
‫هااي الوحاادة التنظيسيااة التابمااة راادياي ا دارات تس اند إليهااا‬
‫مهسة :‬
‫حتايا ااا ارااسا ااالت ل...
‫تعريف السكرتري :‬
‫تمايف مجمية السكات يق احملرتفني الدللية للسكات :‬
‫" مساعد إداري يتقق مهارات إدارية ليظها القدرة على‬
...
‫تعريف السكرتري :‬
‫هو اروظف الذي يقوا مبساعدة رئيسه يف‬
‫حفظ أسااره لتاتي أعساله لتسجيل مملوماته‬
‫لتنظيم لقته بككل دقيق ...
‫أنواع السكرتارية‬

‫متخصصة‬

‫91‬

‫خاصة‬

‫عامة‬
‫السكاتارية المامة‬

‫السكاتارية اخلاصة‬

‫السكاتارية ارتخصصة‬
‫02‬

‫وهوـا ـ ةدارةثـ ــل قاملعاون ــهـات واأيــدماتـةالأو...
‫مقومات السكرتري الناجح‬
‫ومدير املكتب الفعال‬

‫12‬
‫مقومات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال‬

‫عصف‬
‫ذهين‬

‫22‬
‫مقومات السكرتري الفطرية ( الش صية )‬
‫1- حسن‬
‫المظهر والهندام‬

‫2- االمانة‬
‫وحفظ السر‬

‫3- قوة‬
‫الشخصية‬
‫وحسن التصر...
‫مقومات السكرتري الفطرية ( الش صية )‬

‫01‬

‫6- اإلخالص‬
‫7- سرعة‬
‫البديهة والقدرة‬
‫على التركيز‬

‫01- إحترام‬
‫اآلخرين...
‫مقومات السكرترياملكتسبة ( العلمية )‬
‫1. ارؤهل الملسي ارناس‬

‫.‬

‫2. ا راا ببمض اللغات األجنبية .‬
‫3. إجياد الكتابة عل...
‫املهارات الواجب توافرها يف السكرتري‬
‫ما هت املهارة ؟؟‬

‫هت أدال العمل‬
‫بسرعة ودقة وةتقان‬
‫62‬

‫21‬
‫املهارات الواجب توافرها يف السكرتري‬

‫21‬

‫3- حفظ‬
‫وتنظيم‬
‫وثائق‬
‫ومحفوظات‬
‫المكتب‬

‫72‬

‫2- النسخ‬
‫باللغتين‬
‫ا...
‫املهارات الواجب توافرها يف السكرتري‬

‫21‬

‫6- تحرير‬
‫الرسائل‬
‫وكتابة‬
‫التقارير‬

‫82‬

‫5- التحدث‬
‫باللغة‬
‫اإلنجلي...
‫املهارات الواجب توافرها يف السكرتري‬

‫21‬

‫9-‬
‫االتصال‬

‫92‬

‫8-‬
‫التعامل‬
‫مع‬
‫اآلخرين‬

‫7-‬
‫التلخيص‬
‫املهارات الواجب توافرها يف السكرتري‬

‫21‬

‫21- تنظيم‬
‫سفريات‬
‫المدير‬

‫03‬

‫11- تنظيم‬
‫مقابالت‬
‫زوار‬
‫المكتب‬

‫...
‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬

‫13‬
‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬

‫1 - إعداد‬
‫المراسالت‬
‫والتقارير‬
‫‪Correspondences‬‬
‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬

‫2- معالجة‬
‫المكالمات‬
‫الهاتفية‬

‫33‬
‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬

‫3- معالجة‬
‫البريد‬

‫43‬
‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬

‫4-‬
‫الكتابة‬
‫و‬
‫الطباعة‬

‫53‬
‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬

‫5- الحفظ‬
‫والتصنيف‬

‫63‬
‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬
‫ويعترب مج املعلومات من أو امطوات اليت‬
‫يقوم هبا وقد يلجا ة مصادر داخلية يف‬
‫املن م...
‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬

‫7-‬
‫استقبال‬
‫الزوار‬

‫83‬
‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬

‫8- تنظيم‬
‫المواعيد‬
‫والمقابالت‬
‫واالجتماعات‬

‫93‬
40
‫مواقف عملية ىف جمال السكرتارية‬

‫اقرا املوقف وفكر يف احلل‬

‫14‬
‫مهارات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال‬

‫1- االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬
‫يقضي االنسان 57 % مق لقته يف اال...
‫مهارات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال‬

‫1- االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬
‫دراسة أجايت يف هارفارد على 00001...
‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬
‫1- االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬
‫مفهوم االتصال الفعال‬

‫هي عسلية ارسار...
‫تكوين الفكرة‬
‫(لدى‬
‫المرسل)‬

‫تحويل‬
‫الفكرة‬
‫إلى رموز‬

‫نموذج ديفز فولجر‬

‫نقل الفكرة‬
‫خالل قناة‬
‫اتصال‬
‫54‬

‫...
‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬
‫ا هداف العشر لاتصال اإلداري‬
‫1.‬
‫2.‬
‫3.‬
‫4.‬
‫5.‬

‫64‬

‫يادة درجة القبوري ل...
‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬
‫ا هداف العشر لاتصال اإلداري‬
‫6. متكني الماملني يف ارؤسسة مق التماف على ارسؤلليات...
‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬
‫عـ ـ ــوا ـق االتصــال الفعــال‬
‫ليُقصد هبا ارككالت ال حتد مق فاعلية االتصاري‬

...
‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬
‫عـ ـ ــوا ـق االتصــال الفعــال‬
‫ليُقصد هبا ارككالت ال حتد مق فاعلية االتصاري‬

...
‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬
‫فيلم االتصال الغري فعال‬

‫05‬
‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬
‫يقضي االنسان 57 % من وقته في االتصال باالخرين‬

‫15‬
‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬
‫يقضا االنسان 57 % من وقته يف االتصال باالخرين‬

‫25‬
‫تنظيم االجتماعات‬
‫تعريف االجتماع‬
‫االجتماع هو تجمع شخصين او اكثر‬
‫للتشاور وتبادل الراي في مشكلة معينة‬

‫35‬
‫أهداف االجتماعات‬
‫1ـ ءرح املعلومات وتبادل ا فكار واآلرال هول موضوع االجتماع‬
‫2- مناقشة سياسة ءويلة ا جل‬
‫3- دراسة ظاهر...
‫أهداف االجتماعات‬
‫6- تنمية وتعزيز عاقة العاملني باملن مة .‬
‫7ـ دراسة نتا ج أدال معني جلهة معينة يف وقت معني .‬
‫8- احلص...
‫عناصر االجتماعات‬

‫التفاعل‬
‫تفاعل المجتمعين مع‬
‫موضوع المناقشة‬
‫البداء الراي‬

‫العنصر‬
‫البشرى‬

‫المشاركون‬

‫العنص...
‫انواع االجتماعات‬
‫اوال من حيث زمن انعقادها‬

‫2- اجتماعات طارئة‬

‫1- اجتماعات دورية‬

‫ثانيا من حيث المستوى‬

‫2- اجتما...
‫مزايا االجتماعات‬
‫1ـ اتاحة الفرصة لجميع المشتركين فيها للتعبيرعن ارائهم‬
‫2- زيادة فهم كل مشترك وتقديره لحقيقة راي وموقف...
‫عيوب االجتماعات‬
‫1ـ سيطرة بعض االفراد من خالل احتكارهم لمناقشات‬
‫2- قد التؤدي االجتماعات الى النتيجة المرجوة في حالة عد...
‫مقومات نجاح االجتماعات‬
‫1ـ اختيار الوقت والمكان المناسبين‬
‫2- توفير البيانات والمعلومات الكاملة‬
‫3- وضع خطة االجتماع‬
...
‫مقومات نجاح االجتماعات‬
‫5- ان تتاح فرصة حق الرد على الرئيس .‬
‫6- تفادي انفراد الرئيس بكل السلطة‬
‫7- رئاسة فاعلة وقادرة...
‫كني :‬
‫توقعات املشار‬
‫1. اخر ما وصل اليه العلم يف االجهزة املساعدة للسكرتري.‬

‫2. ماذا يدور االن يف السكرتارية .‬
‫3. ...
‫حماور الربنامج:‬
‫1. مقدمة عن السكرتارية .‬
‫• (مفاهيم ومقوالت – مفهوم السكرتارية – تعريف السكرتري – انواع السكرتارية )‬
...
‫حماور الربنامج:‬
‫4. مهارات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال‬
‫1. االتصاري الفماري .... طايق قوتك الذاتية‬
‫2. مهارات ...
‫فيلم كيز‬
‫الل‬
‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬
‫قبل االجتماع‬
‫1.‬
‫2.‬
‫3.‬
‫4.‬
‫5.‬
‫6.‬
‫7.‬
‫8.‬

‫حجز القاعة ال تقار االج...
‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬
‫قبل االجتماع‬
‫9. لضع ألراق لأقالا للكتابة على الطاللة أماا كل مقمد مق ارقاعد.‬...
‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬

‫أثنال االجتماع‬
‫1. ا لوس يف مكان مناس ميكنه مق االستساع إىل ما يقاري لتسجيل ك...
‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬
‫أثنال االجتماع‬
‫7. تدليق لقائع االجتساع باختصار ال خيل باكتساري اروضوع.‬
‫كني ...
‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬
‫بعد االجتماع‬
‫1.‬
‫2.‬
‫3.‬

‫4.‬
‫5.‬
‫6.‬

‫ماافقة الضيوف الذيق حضالا االجتس...
‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬
‫بعد االجتماع‬
‫7. تسجيل أي موعد الجتساعات قادمة مت حتديدها خالري االجتساع، لذلك...
‫شركة /........................‬

‫اعداد جدول ا عمال‬

‫اإلدارة العامة للتشغيل والصيانة‬
‫جدول أعمال‬
‫لجنة التدريب الفني‬...
‫مهارات التعامل م الرؤسال والزمال والزوار‬
‫الرؤسال‬
‫• طاعتهم لاحرتامهم لتنفيذ توجيهاهتم خاصة إذا كانت ال تتمارض‬
‫مع األ...
‫مهارات التعامل م الرؤسال والزمال والزوار‬
‫م الزمال‬
‫• التمامل مع ا سيع ليس بنفس الطايقة‬
‫• مهارات التواصل البناء .‬
‫•...
‫مهارات التعامل م الرؤسال والزمال والزوار‬
‫ثالثا م الزوار‬
‫• المناية الكاملة بالزلار.‬
‫• حسق ارماملة .‬
‫• صقل مهاراتك ...
‫املهارات املتاعمة للسكرتري‬
‫• مهارة فن بنال العاقات‬
‫•‬

‫مهارات التعامل م ا خرين‬

‫• مهارة جودة ا دال الفا ق ىف بيئة ...
‫املهارات ا ساسية الثاث للسكرتري‬
‫مهارة فن بنال العاقات‬
‫ليتم ذلك بالطاق اآليت :‬
‫• اشمار االخايق بامهيتهم .‬
‫• اجمل ش...
‫املهارات ا ساسية الثاث للسكرتري‬
‫مهارات التعامل م ا خرين‬

‫خيتلف األثا الناتج مع اآلخايق حبس :‬
‫• مضسون احلديث .‬
‫• ن...
‫املهارات ا ساسية الثاث للسكرتري‬
‫مهارة جودة ا دال الفا ق ىف بيئة العمل‬
‫التقنيات اليت ميكنك ممارستها لزيادة ةنتاجيتك وأ...
‫السكرتري وفن التعامل م ضغوط العمل‬
‫كيف ميكن للسكرتري ومدير املكتب التعامل م‬
‫ضغوط العمل بنجاح ؟‬

‫08‬
‫السكرتري وفن التعامل م ضغوط العمل‬
‫كيف ميكن للسكرتري ومدير املكتب التعامل م‬
‫ضغوط العمل بنجاح ؟‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫1...
‫السكرتري وخطوات ذكية للتعامل م املشكات‬
‫تنمية املهارات اإلدارية حلل املشكات‬

‫تعريف املشكلة :‬
‫هي الصموبات ال تواجهنا ...
‫السكرتري وخطوات ذكية للتعامل م املشكات‬
‫تنمية املهارات اإلدارية حلل املشكات‬
‫التحلي اال - السببيا ااة- التاليف ل كي .‬
...
‫السكرتري وخطوات ذكية للتعامل م املشكات‬
‫أهم أساليب هل املشكات‬
‫1. العصف ال هين‬
‫2. خريطة باريتو‬

‫3. خريطة ا سباب وال...
‫أهم أساليب هل املشكات‬
‫1-العصف ال هين‬
‫ح بدائل لتنفيذ حل ارككالت عق طايق اجملسوعات‬
‫تمظيم عدد األفكار ال تطا‬

‫تنفي ج...
‫أهم أساليب هل املشكات‬
‫2- منح باريتو ‪Pareto Chart‬‬

‫• االقتصادي االيطايل باريتو - 6091 - 02% مق األفااد يستحوذلن على‬...
‫أهم أساليب هل املشكات‬
‫2- منح باريتو ‪Pareto Chart‬‬

‫املشكلة‬
‫االسباب‬

‫78‬

‫مشكلة العيوب املتكررة يف املنتج‬
‫الكث...
‫أهم أساليب هل املشكات‬
‫2- منح باريتو ‪Pareto Chart‬‬

‫االسباب‬

‫88‬
‫أهم أساليب هل املشكات‬
‫2- منح باريتو ‪Pareto Chart‬‬

‫االسباب‬

‫98‬
‫أهم أساليب هل املشكات‬
‫3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬
‫هذا ارخطط يهدف إىل حصا مجي...
‫أهم أساليب هل املشكات‬
‫3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬
‫1-ارسم ا زء األلري مق ارخط...
‫أهم أساليب هل املشكات‬
‫3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬
‫2- اجتهد يف كتابة المناصا‬...
‫أهم أساليب هل املشكات‬
‫3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬
‫3- اكت كل األشياء ارؤثاة ع...
‫أهم أساليب هل املشكات‬
‫3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬
‫رابعا: يتم حتليل كل األسبا...
‫السكرتري وفن التعامل م ضغوط العمل‬
‫كيف ميكن للسكرتري ومدير املكتب التعامل م‬
‫ضغوط العمل بنجاح ؟‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫5...
‫أهم أساليب هل املشكات‬
‫خريطة باريتو‬
‫• االقتصادي االيطايل باريتو - 6091 - 02% مق األفااد يستحوذلن على‬
‫08% مق الثالات ...
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬
‫ما هو التقرير؟‬
‫لعاء حيسل حقائق خاصة مبككلة ممينة ، تماض عاضا حتليليًا ، بطايقة مبسطة‬
‫ً‬
‫، م...
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬
‫ميزات التقرير الكتايب:‬
‫1. موثق.‬
‫2. يمترب ماجما لمصدرا توثيقيًا للسملومات ،لخاصة عند حدلث خال...
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬
‫شروط التقرير الكتايب :‬
‫1.‬
‫2.‬
‫3.‬
‫4.‬
‫5.‬

‫99‬

‫جي ان يكون مكتوبًا بلغة لاضحة لمفهومة ل...
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬
‫املهارة يف كتابة التقارير‬
‫مهارات يف كات التقايا نفسه تساعده على يادة فماليته، مثل:‬
‫1 – القدر...
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬
‫خطوات ةعداد التقرير‬
‫1.‬
‫2.‬
‫3.‬
‫4.‬

‫101‬

‫التحديد الواضح لالدقيق للسككلة أل اروضوع.‬
‫حت...
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬
‫5.‬
‫6.‬
‫7.‬
‫8.‬

‫201‬

‫خطوات ةعداد التقرير‬
‫تنظيم احلقائق ال أسفات عنها األحباث لالدراسات ...
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬
‫خطوات ةعداد التقرير‬

‫أوال: حتديد املشكلة أو املوضوع ‪Defining the Problem‬‬
‫لالتحديد الدقيق ر...
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬
‫خطوات ةعداد التقرير‬

‫ثانيا: تصميم جدول عمل ‪Drawing a Work Schedule‬‬
‫حيدد الكخص اركلف بإعداد...
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬
‫خطوات ةعداد التقرير‬
‫ثالثا: البحث عن احلقا ق ‪Researching Data, Facts, and Ideas‬‬

‫رابعا: تن ...
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬
‫خطوات ةعداد التقرير‬

‫خامسا: تفسري احلقا ق ‪Interpreting the Findings‬‬
‫لفيسا يلي بمض األخطاء ...
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬
‫خطوات ةعداد التقرير‬

‫سادسا: كتابة التقرير يف صورته ا ولية‬
‫ليتلخص إعداد ارسودة األلىل للتقايا...
‫كتابة التقرير‬

‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬

‫1- كتابة عناصر املوضوعات‬

‫قا مة ترتيب العناصر‬

‫1 – املقدمة‬
‫1-1– اروضوع.‬...
‫كتابة التقرير‬

‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬

‫1- كتابة عناصر املوضوعات‬

‫قا مة ترتيب العناصر‬

‫2- موضوعات التقرير‬

‫2-1- ...
‫كتابة التقرير‬

‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬

‫1- كتابة عناصر املوضوعات‬

‫قا مة ترتيب العناصر‬

‫3- امااة‬
‫3-1- خمتصا باروض...
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬
‫ن ام احلروف وا رقام اليت ميكن استعماهلا إلعداد العناصر‬

‫111‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬
‫ن ام احلروف وا رقام اليت ميكن استعماهلا إلعداد العناصر‬

‫211‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬
‫كتابة التقرير‬

‫تطبيق عملا‬
‫اخرت موضوعا عداد تقايا حوله ، مث قم بإعداد عناصاه . كق خمتصاا قدر‬...
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬
‫كتابة التقرير‬
‫2- است دام ا شكال والرسوم البيانية‬

‫411‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬
‫كتابة التقرير‬

‫است دم عامات اللقيم‬

‫عالمات الرتقيم هي الامو ال يستخدمها الكات لتقسيم الكالا ...
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬
‫است دم عامات اللقيم‬
‫1- النقطة (.) ... مىت تست دم ؟؟‬
‫2- الفاصلة (،)‬
‫تسسى أيضا الفصلة لالفار...
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬
‫است دم عامات اللقيم‬
‫3-عامة االستفهام ( ؟ ) مىت تست دم ؟‬
‫4- عامة التعجب (!)‬
‫5- النقطتان (:)...
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬
‫استعمل عامات اللقيم يف الصفحة التالية‬
‫ارين ص 24‬

‫811‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬
‫استعمل عامات اللقيم يف الصفحة التالية‬
‫ارين ص 24‬

‫911‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬

‫3- تغلب علت مشكات الكتابة‬

‫1- ا طنامل لاحلكو‬

‫5- إمهاري القارئ‬

‫2- النساذج لالتماب النسطي...
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬

‫3- تغلب علت مشكات الكتابة‬

‫1- اإلءناب واحلشو‬

‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬

‫121‬

‫كلسة لاحدة خ ...
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬

‫امثلة لإلءناب واحلشو‬
‫ِ‬
‫أنه أستمرار االضالة‬
‫االلتزام برف العا دات‬

‫عيادة الضريبة‬

‫يف ه...
123
‫مهارات االتصال اهلاتفا‬
‫أهم قواعد االتصال اهلاتفا مايلا:‬
‫1- وض جهاع اهلاتف:‬

‫421‬
‫مهارات االتصال اهلاتفا‬
‫أهم قواعد االتصال اهلاتفا مايلا:‬

‫القدرة علت التعامل م أجهزة اهلاتف:‬
‫جي على الساكات أن يكاون...
‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬

‫الواردة‬
‫1. الاد بساعة، لأن ال يرتك جاس اهلاتف عند مساعه ألكثا مق .... ماات.‬
‫2. حياص ...
‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬

‫الواردة‬

‫6. عدا مقاطمة ارتحدث .‬
‫7. يوحي للستصل بانه متابع لمنصت له كقوري كلسة "نمم" ...
‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬
‫ماذا تفعل يف احلاالت اآلتية :‬
‫يف هالة وجود أكثر من هاتف يف املكتب والسكرتري مشغول م‬
‫ا...
‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬
‫ماذا تفعل يف احلاالت اآلتية :‬

‫عدم ر بة املدير يف استقبال املكاملة‬
‫يف هالة تلقيك كسكر...
‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬
‫1.‬
‫2.‬
‫3.‬

‫الصادرة‬

‫4.‬
‫5.‬

‫031‬

‫التخطيط ا يد لارنظم ألي مكارة.‬
‫التاكد مق أ...
‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬

‫الصادرة‬

‫6. إذا كنت تنوي إجااء مكارة هاتفية لابطها مبدياك تاكد مق أن لقت مدياك‬
‫يسسح ...
‫تن يم مقابات املدير‬
‫مفهوم تن يم مقابات املدير‬
‫تنظيم لقته فيسا يتملق بالنكاطات لاألعساري ال يؤديها يف‬
‫اركت لال تتضسق...
‫االعتبارات العامة لتحديد مواعيد املقابات‬
‫1- أن يكون حتديد ارواعيد يف األلقات ال يفضلها ارديا .‬
‫2- ا قالع عق حتديد ارو...
‫االعتبارات العامة لتحديد مواعيد املقابات‬
‫4- مااعاة التنسيق بني ارواعيد ال ارتبط هبا رديا بنفسه مع ارواعيد ال قاا‬
‫السك...
‫االعتبارات العامة لتحديد مواعيد املقابات‬
‫7- يف حالة اعتذار ارديا عق إجااء ارقابلة جي على السكات أل السكات ة أن‬
‫يقدا ا...
‫السبت‬

‫/‬

‫/2102‬

‫.......................................‬
‫.......................................‬
‫.................
‫هفظ وتن يم الوثا ق واحملفوظات‬
‫احملفوظات‬
‫تمين جتسيع كافة الوثائق ال حتسل مملومات ليسكق الاجوع إليها‬
‫مستقبال.‬
‫الوثي...
‫انواع المحفوظات‬
‫وهي الوثائق الحية المتداولة التي ترحع‬
‫اليها ادارات -‬
‫3المنظمة بصفة مستمرة‬
‫2-‬
‫محفوظاتوهي تحفظ في...
‫انواع المحفوظات‬
‫وهي ما يطلق عليها ( المؤقتة) وتتمثل‬
‫في السجالت والمستندات التي تدعو‬
‫الحاجة للرجوع اليها على فترات‬
...
‫انواع المحفوظات‬

‫وهي السجالت واألوراق والمستندات‬
‫التي التدعوالحاجة اليها ربما النتهاء‬
‫العمل او عدم الحاجة اليها او ...
‫انواع المحفوظات‬
‫وهي األوراق والسجالت التي تضمن‬
‫مبادئ ملتزمات متعلقة بالمصالح العامة‬
‫او ذات اهمية تاريخية‬
‫وهذه الي...
‫انواع المحفوظات‬
‫هي األوراق التي ينتهي العمل بها تماما‬
‫او ليس لها اي قيمة مثل مسودات‬
‫والصور الزائدة من الكراسالت‬
‫ا...
‫اهمية المحفوظات‬
‫1ـ ضمان وصول المعلومات الى ايدي المستفيدين‬
‫منها باسرع وقت واقل جهد وبادنى تكلفة‬

‫2- تيسير االستفادة...
‫التن يم الفين للمحفوظات‬

‫1-‬
‫التصنيف‬

‫2-‬
‫الترقيم‬

‫3- اعداد‬
‫الفهارس‬
‫1- التصنيف‬
‫ليقصد به تكويق سوعات متكاهبه مق الوثائق ذات الصفات‬
‫ال اخلصائص ارتجانسة لفصل الوثائق غ ارتكاهبة تبما لدرجة‬...
‫ثانيا : الترقيم او ( الترميز )‬
‫ويقصد به ويعرف الترقيم بانه وضع رموز لوثائق سواء باالرقام الحسابية لو بالحروف‬
‫الهجائية...
‫3- اعداد الفهارس‬
‫وهى وصف كامل للوثائق والمعلومات التي تحويها تلك الوثائق بهدف تسهيل استرجاعها‬
‫باسرع وقت واقل جهد‬

‫ا...
‫الطرق الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات‬
‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ‬
‫المتاحة داخل اا...
‫الطرق الحديثة‬
‫في حفظ واسترجاع المعلومات‬
‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل‬
‫...
‫الطرق الحديثة‬
‫في حفظ واسترجاع المعلومات‬
‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل‬
‫...
‫الطرق الحديثة‬
‫في حفظ واسترجاع المعلومات‬
‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل‬
‫...
‫الطرق الحديثة‬
‫في حفظ واسترجاع المعلومات‬
‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل‬
‫...
‫اشكال الحفظ‬

‫1-‬
‫الحفظ‬
‫الراسي‬

‫351‬

‫2-‬
‫الحفظ‬
‫االفقي‬

‫3-‬
‫الحفظ‬
‫الواقف‬
‫اسس تنظيم الحفظ‬
‫باالرشيف‬
‫1- تجهيز مكان مناسب يصلح لعملية الحفظ‬
‫2- تزويد المكان باوعية حفظ مناسبة للوثائق كالدواليب ...
‫إجراءات حفظ األوراق في‬
‫الملفات‬
‫1- ترميم األوراق الممزقة ان وجدت‬

‫2- تخريم األوراق وذلك بطي الورقة من المنتصف تماما ...
‫إجراءات حفظ األوراق في‬
‫الملفات‬
‫6- ترقيم األوراق بالرقم التسلسلي (باليد او الرقامة )‬

‫7- اثبات األوراق في قائمة محتو...
‫صيانة المحفوظات‬
‫1- تحديد اغلفة الملفات التي تتمزق نتيجة لكثرة االستعمال‬
‫2- اعادة تثبيت األوراق التي تتمزق نتيجة استعم...
‫رابعا : تنظيم سفريات المدير‬
‫عندما يبلغك المدير برغبته فى السفر خذ منه المعلومات االتية:‬
‫التاكد من عدم ارتباطه بمواعيد...
‫رابعا : تنظيم سفريات المدير‬
‫وبعد تاكيد هذه المعلومات قم باالتى :‬
‫االتصال بالجهة واالشخاص المقصودين بالزيارة هاتفيا ثم...
‫اليوم‬

‫السبت‬

‫االحد‬

‫061‬

‫التاريخ‬

‫/‬

‫الساعة‬
‫من : الى‬

‫/ 0102 8ص : 03:9 م‬

‫/ /0102‬

‫01ص : 11م‬

‫المه...
‫رابعا : تنظيم سفريات المدير‬
‫وبعد تاكيد هذه المعلومات قم باالتى :‬
‫خذ من المدير التعليمات الخاصة بادارة مكتبه خالل غياب...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

مهارات السكرتارية الحديثة فى القرن 21

3,059 views

Published on

مهارات السكرتارية الحديثة فى القرن 21

Published in: Business
  • Be the first to comment

مهارات السكرتارية الحديثة فى القرن 21

  1. 1. ‫مهارات السكرتارية احلديثة‬ ‫ىف القرن 12‬ ‫1‬
  2. 2. 2
  3. 3. ‫قانون الفيلسوف‬ ‫الصينى كونفوشيوس‬ ‫3‬
  4. 4. ‫توقعاتك من الربنامج‬ ‫حدد ثالث ( أهداف / مهارات / نقاط حتسني) تود أن حتصل‬ ‫عليها بنهاية الربنامج :‬ ‫............................................................................................‬ ‫............................................................................................‬ ‫............................................................................................‬ ‫4‬
  5. 5. ‫هدف الربنامج:‬ ‫إكس ااامل ارك ا كني اره ااارات لارم ااارف الال م ااة ال ا‬ ‫اار‬ ‫متكاانهم مااق القياااا باعساااري السااكات لمااديا اركتا‬ ‫بارفاهيم لالطاق احلديثة بكفاءة لفاعلية.‬ ‫5‬
  6. 6. ‫كني :‬ ‫توقعات املشار‬ ‫1. اخر ما وصل اليه العلم يف االجهزة املساعدة للسكرتري.‬ ‫2. ماذا يدور االن يف السكرتارية .‬ ‫3. ترتيب املهام للعمل بسهولة .‬ ‫4. تطوير مهارات السكرتارية .‬ ‫6‬
  7. 7. ‫حماور الربنامج:‬ ‫1. مقدمة عن السكرتارية .‬ ‫• (مفاهيم ومقوالت – مفهوم السكرتارية – تعريف السكرتري – انواع السكرتارية )‬ ‫1. مقومات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال .‬ ‫2. املهارات الواجب توافرها يف السكرتري ومدير املكتب .‬ ‫3. أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب.‬ ‫•‬ ‫7‬ ‫(دور الس ــكرتري يف االجتماعات )‬
  8. 8. ‫حماور الربنامج:‬ ‫4. مهارات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال‬ ‫1. االتصاري الفماري .... طايق قوتك الذاتية‬ ‫2. مهارات التمامل مع الاؤساء لالزمالء لالزلار‬ ‫3. ارهارات ارتال مة للسكات‬ ‫4. التمامل مع ضغوط المسل‬ ‫5. التمامل مع ارككالت‬ ‫6. كيف تكت تقايااً ناجحاً؟‬ ‫8‬
  9. 9. ‫ما رأيك يف تلك املقولة ؟‬ ‫مديا اركت الناجح هو الذي يقوا باداء ما ال يقل‬ ‫عق ......مق المسل اليومي لائيسه.‬ ‫9‬
  10. 10. ‫ما رأيك يف تلك املقولة ؟‬ ‫لراء كل مااديااا ناج ا ااح س ا ااكات ناجح‬ ‫01‬
  11. 11. ‫ما رأيك يف تلك املقولة ؟‬ If you want to be a successful secretary, you must have personal qualities and skills or have the ability to acquire them. 11
  12. 12. ‫ما رأيك يف تلك املقولة ؟‬ ‫السكاتارية هي «ارنطقة الما لة» بني ارديا لموظفيه مق‬ ‫جهة، لبني ارديا لمااجميه «اخلارجيني» مق جهة أخاى.‬ ‫21‬
  13. 13. ‫ما رأيك يف تلك املقولة ؟‬ ‫السكاتارية القل النابض بارنظسة‬ ‫31‬
  14. 14. ‫علق‬ ‫41‬
  15. 15. ‫مفهوم السكرتارية‬ ‫ه ا ااي سوع ا ااة م ا ااق اره ا اااا الا ا ا يتم ا ااني القي ا اااا هب ا ااا‬ ‫رساعدة ارديا على حتقيق أهداف ارؤسسة .‬ ‫51‬
  16. 16. ‫مفهوم السكرتارية‬ ‫هااي الوحاادة التنظيسيااة التابمااة راادياي ا دارات تس اند إليهااا‬ ‫مهسة :‬ ‫حتايا ااا ارااسا ااالت لإعا ااداد التقا اااريا لمما ا ااة الربيا ااد ال ا اوارد‬ ‫لالصادر لتنظيم أرشيف اركت لغ ذلك.‬ ‫اشتقت كلمة سكرتارية من أصل الكلمة االجنليزية (‬ ‫)‪SECRETARY‬واملشتقة من كلمة )‪ ( SECRET‬أي سر...‬ ‫61‬
  17. 17. ‫تعريف السكرتري :‬ ‫تمايف مجمية السكات يق احملرتفني الدللية للسكات :‬ ‫" مساعد إداري يتقق مهارات إدارية ليظها القدرة على‬ ‫حتسل ارسؤللية دلن إشااف مباشا، ليتستع بالقدرة على‬ ‫التصاف لاربادرة ليتخذ قاارات يف حدلد الصالحيات‬ ‫ارسنوحة له".‬ ‫71‬
  18. 18. ‫تعريف السكرتري :‬ ‫هو اروظف الذي يقوا مبساعدة رئيسه يف‬ ‫حفظ أسااره لتاتي أعساله لتسجيل مملوماته‬ ‫لتنظيم لقته بككل دقيق بسهولة ليسا.‬ ‫81‬
  19. 19. ‫أنواع السكرتارية‬ ‫متخصصة‬ ‫91‬ ‫خاصة‬ ‫عامة‬
  20. 20. ‫السكاتارية المامة‬ ‫السكاتارية اخلاصة‬ ‫السكاتارية ارتخصصة‬ ‫02‬ ‫وهوـا ـ ةدارةثـ ــل قاملعاون ــهـات واأيــدماتـةالأويت‬ ‫ـ هـ ـا ا أو س ــم ــام يف مـ من مــ ـ ـ‬ ‫ويطلــق عليهــا الســكرتارية الفني ـة ، وهــا‬ ‫من تقــدمتتملكاتــبـاع كاف ــةملـاـديرين أو الرؤي ــةـال‬ ‫ش ـتة ــو ةجن ـ أهــد ا عم ــال املكتب سـ‬ ‫علـ ـ عبمــارة ع ــن املكاـةـ ككـ ـالفنمي ـثـ ــةـلاإلستـالــارية‬ ‫أعمـ ـش‬ ‫ـت سـ ــتو املن مـ ـت ـب‬ ‫لتيس ـ ـ ــري أدال مهمتـ ـ ـ ــه ـلجن ـ ـ ــاع عملـ ـ ـ ــه.‬ ‫وة‬ ‫الربيدل ـ ــيتالنسخـ ــق التصوير –كاحملفوظاملس ـ ـ–ولني‬ ‫ا – تلح – كات ـ ــب ب ـ ــار ـات ـئ‬ ‫كتحري ــر املراس ــات وةع ــداد التق ــارير ،‬ ‫اإلســتعامات ودرتاسيــ ــب اإلستـب ـ ـوترتثيثهــاالفنيـ ـ ــة‬ ‫ات‬ ‫رت ـ‬ ‫لتقـ ـ ــدس – اهلاتفـةـة املكاتـشـبـةـا ، والن –‬ ‫سـخ‬ ‫واإلتصاالت ي والكتا‬ ‫مر املت صصـواإلنصر ةخـ – صيانة اآلالتمثــل‬ ‫اقبة احلضور ـة علــتاف ـتاف أنواعهــا‬ ‫، والتصــوير ، ةســتقبال الزا ـرين ، تن ــيم‬ ‫املكتبية ــكرتارية القانون ــة ، – وأع ـال‬ ‫الس ــومتابعة أعمال ةصي ـــاههااإلقتص ــمــادية ،‬ ‫ال اإلجتماع ـ ـوـتــوفري ،ةهتياجــ ــات املنامل مــ ــةـ مــنت‬ ‫ق ـ ـاال‬ ‫ســنلال – ـ ـات تل ـ ــي‬ ‫الطبي ــة ، اهلندس ــية ، اإلعامي ــة و ريه ــا‬ ‫أدواتقـ ـنــاريرـة املطوفـ ــ ــال ومس ـ ـ ـ ــيم سـ ـاــفرـيات‬ ‫والتـن لتـلــف ةءل ــاالتتنالفنيــة ويت ـوم ـن‬ ‫مـ اف و ا ـة ، ـتلزمات‬ ‫هـ‬ ‫الـ ـ ـاـل ــر يو وا وأ ـ ــارجا للمـبـامـ ـ –يكلضــ ـــهـ ب ــه‬ ‫ـداخلا ، مـ ـخـ ـريا القي ـ ـ ـ ـا وو ف‬ ‫الوظـ ـ ـ ــا ف البـ ـ ـ ــا خـ ـ ـ ــربات مـ ـ ـ ــن ذوي‬ ‫الر يو مـن أعمـال أماكنها الضلـقريةصـلب‬ ‫الافتات اإلرشادية يف أخـر تتع رو ب .‬ ‫املؤهات العليا.‬ ‫عمل املن مة.‬
  21. 21. ‫مقومات السكرتري الناجح‬ ‫ومدير املكتب الفعال‬ ‫12‬
  22. 22. ‫مقومات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال‬ ‫عصف‬ ‫ذهين‬ ‫22‬
  23. 23. ‫مقومات السكرتري الفطرية ( الش صية )‬ ‫1- حسن‬ ‫المظهر والهندام‬ ‫2- االمانة‬ ‫وحفظ السر‬ ‫3- قوة‬ ‫الشخصية‬ ‫وحسن التصرف‬ ‫32‬ ‫01‬ ‫5- مرتب ومنظم‬ ‫4- قوة الذاكرة‬ ‫والدقة في العمل‬
  24. 24. ‫مقومات السكرتري الفطرية ( الش صية )‬ ‫01‬ ‫6- اإلخالص‬ ‫7- سرعة‬ ‫البديهة والقدرة‬ ‫على التركيز‬ ‫01- إحترام‬ ‫اآلخرين واإللتزام‬ ‫بأوقات العمل‬ ‫8- الحيوية‬ ‫والنشاط‬ ‫42‬ ‫9- حسن‬ ‫التصرف في‬ ‫المواقف‬
  25. 25. ‫مقومات السكرترياملكتسبة ( العلمية )‬ ‫1. ارؤهل الملسي ارناس‬ ‫.‬ ‫2. ا راا ببمض اللغات األجنبية .‬ ‫3. إجياد الكتابة على اآللة الكاتبة .‬ ‫4. ا راا بطاق احلفظ لالتصنيف لالفهاسة .‬ ‫5. ا راا جبسيع القاارات لاللوائح ال تقاها ارنكاة .‬ ‫6. أن يكون ملم جبان مق علم النفس لالمالقات ا نسانية‬ ‫52‬
  26. 26. ‫املهارات الواجب توافرها يف السكرتري‬ ‫ما هت املهارة ؟؟‬ ‫هت أدال العمل‬ ‫بسرعة ودقة وةتقان‬ ‫62‬ ‫21‬
  27. 27. ‫املهارات الواجب توافرها يف السكرتري‬ ‫21‬ ‫3- حفظ‬ ‫وتنظيم‬ ‫وثائق‬ ‫ومحفوظات‬ ‫المكتب‬ ‫72‬ ‫2- النسخ‬ ‫باللغتين‬ ‫العربية‬ ‫واإلنجليزية‬ ‫1- التعامل‬ ‫مع برامج‬ ‫الحاسب‬ ‫اآللي‬
  28. 28. ‫املهارات الواجب توافرها يف السكرتري‬ ‫21‬ ‫6- تحرير‬ ‫الرسائل‬ ‫وكتابة‬ ‫التقارير‬ ‫82‬ ‫5- التحدث‬ ‫باللغة‬ ‫اإلنجليزية‬ ‫4- استخدام‬ ‫األجهزة‬ ‫الحديثة في‬ ‫مجال األعمال‬ ‫المكتبية‬
  29. 29. ‫املهارات الواجب توافرها يف السكرتري‬ ‫21‬ ‫9-‬ ‫االتصال‬ ‫92‬ ‫8-‬ ‫التعامل‬ ‫مع‬ ‫اآلخرين‬ ‫7-‬ ‫التلخيص‬
  30. 30. ‫املهارات الواجب توافرها يف السكرتري‬ ‫21‬ ‫21- تنظيم‬ ‫سفريات‬ ‫المدير‬ ‫03‬ ‫11- تنظيم‬ ‫مقابالت‬ ‫زوار‬ ‫المكتب‬ ‫01- تنظيم‬ ‫االجتماعات‬
  31. 31. ‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫13‬
  32. 32. ‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫1 - إعداد‬ ‫المراسالت‬ ‫والتقارير‬ ‫‪Correspondences‬‬
  33. 33. ‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫2- معالجة‬ ‫المكالمات‬ ‫الهاتفية‬ ‫33‬
  34. 34. ‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫3- معالجة‬ ‫البريد‬ ‫43‬
  35. 35. ‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫4-‬ ‫الكتابة‬ ‫و‬ ‫الطباعة‬ ‫53‬
  36. 36. ‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫5- الحفظ‬ ‫والتصنيف‬ ‫63‬
  37. 37. ‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫ويعترب مج املعلومات من أو امطوات اليت‬ ‫يقوم هبا وقد يلجا ة مصادر داخلية يف‬ ‫املن مة أو خارجية بالنسبة لكافة ا مور اليت‬ ‫تتعلق بطبيعة عمل املن مة واملكتب من‬ ‫قريب أو بعيد.‬ ‫73‬ ‫6- تجميع‬ ‫المعلومات‬
  38. 38. ‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫7-‬ ‫استقبال‬ ‫الزوار‬ ‫83‬
  39. 39. ‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫8- تنظيم‬ ‫المواعيد‬ ‫والمقابالت‬ ‫واالجتماعات‬ ‫93‬
  40. 40. 40
  41. 41. ‫مواقف عملية ىف جمال السكرتارية‬ ‫اقرا املوقف وفكر يف احلل‬ ‫14‬
  42. 42. ‫مهارات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال‬ ‫1- االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫يقضي االنسان 57 % مق لقته يف االتصاري باالخايق‬ ‫ألضحت بمض الدراسات أن (58%) مق النجاح الذي‬ ‫حيققه ا نسان يف عسله يمتسد فيه على الرباعة االتصالية‬ ‫ل(51%) فقط تمتسد على ارهارات المسلية أل ارهنية‬ ‫ارتخصصة.‬ ‫24‬
  43. 43. ‫مهارات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال‬ ‫1- االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫دراسة أجايت يف هارفارد على 00001 شخص فصلوا مق المسل:‬ ‫الثلث= فكل يف المسل.‬ ‫الثلثني = فكل يف ا تصاري .‬ ‫34‬
  44. 44. ‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫1- االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫مفهوم االتصال الفعال‬ ‫هي عسلية ارساري لاستقباري ارملومات لاالفكار‬ ‫لاركاعا بني االفااد لا ساعات لتحقيق الفهم اركرتك‬ ‫لاجنا المسل ارطلومل .‬ ‫44‬
  45. 45. ‫تكوين الفكرة‬ ‫(لدى‬ ‫المرسل)‬ ‫تحويل‬ ‫الفكرة‬ ‫إلى رموز‬ ‫نموذج ديفز فولجر‬ ‫نقل الفكرة‬ ‫خالل قناة‬ ‫اتصال‬ ‫54‬ ‫التصرف‬ ‫تسلم‬ ‫الرسالة‬ ‫التفسير‬
  46. 46. ‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫ا هداف العشر لاتصال اإلداري‬ ‫1.‬ ‫2.‬ ‫3.‬ ‫4.‬ ‫5.‬ ‫64‬ ‫يادة درجة القبوري لألدلار التنظيسية.‬ ‫االلتزاا باألهداف التنظيسية‬ ‫توف البيانات الال مة الختاذ القاارات‬ ‫توضيح الواجبات لالسلطة لارسئولية‬ ‫تسهيل عسليات اختاذ القاارات على ارستويني التخطيطي لالتنفيذي.‬
  47. 47. ‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫ا هداف العشر لاتصال اإلداري‬ ‫6. متكني الماملني يف ارؤسسة مق التماف على ارسؤلليات كلة هلم .‬ ‫ارو‬ ‫7. تمايف اروظفني بالتمليسات ارتملقة باصوري تنفيذ األعساري لدلاعي تاجيلها‬ ‫ال تمديل خطط التنفيذ‬ ‫8. التماف على مدى تنفيذ ا عساري لارموقات ال تواجهها لسبل عالجها.‬ ‫9. إجياد نوع مق التمالن بني ارؤسسة ل اجملتسع .‬ ‫01.إقناع اروظفني بضالرة تطبيق اخلطط لالربامج لحتقيق األهداف .‬ ‫74‬
  48. 48. ‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫عـ ـ ــوا ـق االتصــال الفعــال‬ ‫ليُقصد هبا ارككالت ال حتد مق فاعلية االتصاري‬ ‫1- ضعف ( اإلنصات ).‬ ‫2- ا لفـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــاظ‬ ‫3- عوا ق لغـ ـ ـ ـ ــويــة‬ ‫84‬
  49. 49. ‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫عـ ـ ــوا ـق االتصــال الفعــال‬ ‫ليُقصد هبا ارككالت ال حتد مق فاعلية االتصاري‬ ‫4- عوا ق ثقافية واجتماعية‬ ‫5- عوا ق نفسية وةنسانية‬ ‫94‬ ‫6-عوا ق بيئية‬
  50. 50. ‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫فيلم االتصال الغري فعال‬ ‫05‬
  51. 51. ‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫يقضي االنسان 57 % من وقته في االتصال باالخرين‬ ‫15‬
  52. 52. ‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫يقضا االنسان 57 % من وقته يف االتصال باالخرين‬ ‫25‬
  53. 53. ‫تنظيم االجتماعات‬ ‫تعريف االجتماع‬ ‫االجتماع هو تجمع شخصين او اكثر‬ ‫للتشاور وتبادل الراي في مشكلة معينة‬ ‫35‬
  54. 54. ‫أهداف االجتماعات‬ ‫1ـ ءرح املعلومات وتبادل ا فكار واآلرال هول موضوع االجتماع‬ ‫2- مناقشة سياسة ءويلة ا جل‬ ‫3- دراسة ظاهرة ما وحتديد أبعادها‬ ‫4- االلتزام بواجب حمدد‬ ‫5- دراسة موضوع مت ص‬ ‫والوصول ة قرارات بشتنه‬
  55. 55. ‫أهداف االجتماعات‬ ‫6- تنمية وتعزيز عاقة العاملني باملن مة .‬ ‫7ـ دراسة نتا ج أدال معني جلهة معينة يف وقت معني .‬ ‫8- احلصول علت مساندة أو موافقة جتا املسالة .‬ ‫9- التفاوض واملناقشة .‬ ‫01- دراسة قضية متناعع عليها واللجول للتحكيم فيها .‬
  56. 56. ‫عناصر االجتماعات‬ ‫التفاعل‬ ‫تفاعل المجتمعين مع‬ ‫موضوع المناقشة‬ ‫البداء الراي‬ ‫العنصر‬ ‫البشرى‬ ‫المشاركون‬ ‫العنصر‬ ‫المادي‬ ‫المكان‬ ‫وتجهيزاته‬ ‫موضوع‬ ‫االجتماع‬ ‫الذى يدور‬ ‫حوله النقاش‬
  57. 57. ‫انواع االجتماعات‬ ‫اوال من حيث زمن انعقادها‬ ‫2- اجتماعات طارئة‬ ‫1- اجتماعات دورية‬ ‫ثانيا من حيث المستوى‬ ‫2- اجتماعات محلية‬ ‫1- اجتماعات عالمية‬ ‫ثالثا : من حيث حساسية الموضوعات‬ ‫2- اجتماعات علنية‬ ‫1- اجتماعت سرية‬ ‫رابعا : من حيث الشكليات‬ ‫2. اجتماعات غير رسمية‬ ‫1. اجتماعات رسمية‬
  58. 58. ‫مزايا االجتماعات‬ ‫1ـ اتاحة الفرصة لجميع المشتركين فيها للتعبيرعن ارائهم‬ ‫2- زيادة فهم كل مشترك وتقديره لحقيقة راي وموقف االخرين‬ ‫3- الوصول الى قرارات على اساس كافي من الدراسة والمناقشة‬ ‫4- الوصول الى قرارات تكون اكثر مراعاة لمصالح الجماعة‬ ‫5- القرارات تكون بعيدة عن تاثير وتحكم السلطة او اصحاب المصالح الشخصية‬ ‫6- القرارات التي تصدر تحوز الثقة ومن ثم التواجه مقاومة عند التنفيذ‬
  59. 59. ‫عيوب االجتماعات‬ ‫1ـ سيطرة بعض االفراد من خالل احتكارهم لمناقشات‬ ‫2- قد التؤدي االجتماعات الى النتيجة المرجوة في حالة عدم وجوود رئيس لالجتماع‬ ‫على مستوى مناسب من المهارة .‬ ‫3- كثيرا ما تمثل القرارات التي تتخذ في االجتماعات الرأي الوسط .‬ ‫4- تتأثر النتائج بحسن اختيار المشاركين وكذا التعاون واالنسجام بينهم .‬ ‫5- - قد ياتي بعض األعضاء الى االجتماع وهم خالين الذهن عن الموضوعات موضع‬ ‫المناقشة في االجتماع .‬
  60. 60. ‫مقومات نجاح االجتماعات‬ ‫1ـ اختيار الوقت والمكان المناسبين‬ ‫2- توفير البيانات والمعلومات الكاملة‬ ‫3- وضع خطة االجتماع‬ ‫4-وضع الهدف من االجتماع وتحديده‬
  61. 61. ‫مقومات نجاح االجتماعات‬ ‫5- ان تتاح فرصة حق الرد على الرئيس .‬ ‫6- تفادي انفراد الرئيس بكل السلطة‬ ‫7- رئاسة فاعلة وقادرة على ادارة االجتماع بنجاح‬ ‫8- اعداد جدول االجتماع قبل االنعقاد بفترة مناسبة‬
  62. 62. ‫كني :‬ ‫توقعات املشار‬ ‫1. اخر ما وصل اليه العلم يف االجهزة املساعدة للسكرتري.‬ ‫2. ماذا يدور االن يف السكرتارية .‬ ‫3. ترتيب املهام للعمل بسهولة .‬ ‫4. تطوير مهارات السكرتارية .‬ ‫26‬
  63. 63. ‫حماور الربنامج:‬ ‫1. مقدمة عن السكرتارية .‬ ‫• (مفاهيم ومقوالت – مفهوم السكرتارية – تعريف السكرتري – انواع السكرتارية )‬ ‫1. مقومات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال .‬ ‫2. املهارات الواجب توافرها يف السكرتري ومدير املكتب .‬ ‫3. أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب.‬ ‫•‬ ‫36‬ ‫(دور الس ــكرتري يف االجتماعات )‬
  64. 64. ‫حماور الربنامج:‬ ‫4. مهارات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال‬ ‫1. االتصاري الفماري .... طايق قوتك الذاتية‬ ‫2. مهارات التمامل مع الاؤساء لالزمالء لالزلار‬ ‫3. ارهارات ارتال مة للسكات‬ ‫4. التمامل مع ضغوط المسل‬ ‫5. التمامل مع ارككالت‬ ‫6. كيف تكت تقايااً ناجحاً؟‬ ‫46‬
  65. 65. ‫فيلم كيز‬ ‫الل‬
  66. 66. ‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬ ‫قبل االجتماع‬ ‫1.‬ ‫2.‬ ‫3.‬ ‫4.‬ ‫5.‬ ‫6.‬ ‫7.‬ ‫8.‬ ‫حجز القاعة ال تقار االجتساع فيها.‬ ‫توجيه الدعوة إىل كني يف االجتساع حلضوره.‬ ‫اركار‬ ‫إعداد كافة ارلفات ارتملقة بارواضيع اردرجة يف جدلري األعساري.‬ ‫كني مبوعد االجتساع، لذلك قبل يوا مق انمقاده.‬ ‫تذك اركار‬ ‫التاكد مق نظافة القاعة ال سيمقد فيها االجتساع.‬ ‫جتهيز القاعة باألدلات ارساعدة الال مة‬ ‫تصسيم تو يع ارقاعد يف قاعة االجتساع.‬ ‫لضع اسم اركرتك أماا اركان الذي سيجلس فيه على الطاللة.‬
  67. 67. ‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬ ‫قبل االجتماع‬ ‫9. لضع ألراق لأقالا للكتابة على الطاللة أماا كل مقمد مق ارقاعد.‬ ‫01.إعداد سجل احلضور.‬ ‫11. تامني اراء لاراطبات لاألكوامل لارنافض.‬ ‫21.لصق لرقة على بامل قاعة االجتساع، مكتومل عليها عبارة "اجتساع الاجاء‬ ‫عدا ا عاج".‬ ‫31. إعطاء التمليسات بمدا حتويل االتصاالت الواردة إىل كني، أثناء انمقاد‬ ‫اركار‬ ‫االجتساع، إال عند الضالرة القصوى.‬ ‫41. استقباري لتوجيه كني لدى حضورهم إىل مكان االجتساع‬ ‫اركار‬
  68. 68. ‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬ ‫أثنال االجتماع‬ ‫1. ا لوس يف مكان مناس ميكنه مق االستساع إىل ما يقاري لتسجيل كافة‬ ‫لقائع االجتساع.‬ ‫2. متايا سجل احلضور على كني لالتاكد مق أن ا سيع قد لقع عليه.‬ ‫اركار‬ ‫3. تدليق اسم للظيفة كل شخص حضا االجتساع.‬ ‫4. تدليق أمساء األشخاص الذيق تغيبوا عق حضور االجتساع، مع ذكا أعذار‬ ‫هذا التغي (إذا لجدت).‬ ‫5. تو يع كافة ارستندات لالوثائق الال مة على كني.‬ ‫اركار‬ ‫6. االستساع جيداً إىل ما جياي مق مناقكات، لاستيماهبا جيداً للتسكق مق‬ ‫تسجيلها بككل سليم.‬
  69. 69. ‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬ ‫أثنال االجتماع‬ ‫7. تدليق لقائع االجتساع باختصار ال خيل باكتساري اروضوع.‬ ‫كني أثناء فرتة الااحة.‬ ‫8. ا شااف على تقدمي الضيافة للسكار‬ ‫9. تسجيل كافة ارقرتحات ال قدمها كون خالري االجتساع، لحتديد ما‬ ‫اركار‬ ‫إذا مت رفضها أل اعتسادها أل تاجيلها.‬ ‫01.تدليق القاارات األساسية ارتخذه حافياً كسا لردت خالري ارناقكات.‬ ‫11.تسجيل أمساء كني الذيق صوتوا مع أل ضد أي قاار مت اختاذه أل أي‬ ‫اركار‬ ‫ل‬ ‫اقرتاح مت تقدميه، كذلك أمساء الذيق امتنموا عق التصويت لذلك لفقاً‬ ‫لألنظسة ارتبمة يف هذا اجملاري.‬ ‫21.تدليق أمساء كني الذيق كلت إليهم القياا مبهاا ممينة بمد االجتساع‬ ‫أل‬ ‫اركار‬ ‫لتدليق هذه ارهاا بككل دقيق للاضح‬
  70. 70. ‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬ ‫بعد االجتماع‬ ‫1.‬ ‫2.‬ ‫3.‬ ‫4.‬ ‫5.‬ ‫6.‬ ‫ماافقة الضيوف الذيق حضالا االجتساع إىل مدخل ارؤسسة.‬ ‫عدا تاك أية لرقة على طاللة االجتساعات بمد مغادرة ا سيع.‬ ‫مجع ارلفات لالوثائق لحمضا االجتساع لسجل احلضور، لحفظها يف مكان‬ ‫آمق.‬ ‫الطل إىل عامل النظافة بمد مغادرة ا سيع المسل على تنظيف غافة‬ ‫االجتساع لالتاكد مق قيامه بذلك على أكسل لجه.‬ ‫إعداد حمضا االجتساع النهائي لاحلصوري على توقيع رئيس االجتساع عليه،‬ ‫لتصويا نسخ منه لتو يمها على األشخاص ارمنيني.‬ ‫إعداد ارااسالت ال مت االتفاق على إعدادها خالري االجتساع.‬
  71. 71. ‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬ ‫بعد االجتماع‬ ‫7. تسجيل أي موعد الجتساعات قادمة مت حتديدها خالري االجتساع، لذلك‬ ‫يف كل مق مفكاته لمفكاة رئيس االجتساع، مبا يف ذلك موعد عقد‬ ‫االجتساع ارقبل إذا ما مت حتديده.‬ ‫8. فتح ملف لالجتساع ارقبل لالبدء بإعداد جدلله أعساله.‬ ‫9. تذك األشخاص الذيق مت تكليفهم مبسؤللية القياا ببمض ارهاا أل متابمة‬ ‫تنفيذ بمض القاارات، بالتزاماهتم هذه، لالتحقق دلرياً مق أن ذلك يتم لفقاً‬ ‫را هو مقا‬
  72. 72. ‫شركة /........................‬ ‫اعداد جدول ا عمال‬ ‫اإلدارة العامة للتشغيل والصيانة‬ ‫جدول أعمال‬ ‫لجنة التدريب الفني‬ ‫اجتماع يوم 4 يناير 2102‬ ‫الرقم‬ ‫1-‬ ‫2-‬ ‫الموضوع‬ ‫محضر االجتماع السابق‬ ‫برنامج مهارات السكرتارية‬ ‫3-‬ ‫4-‬ ‫حقيبة برنامج تنظيم االجتماعات‬ ‫5-‬ ‫خطة برنامج تنظيم المحفوظات‬ ‫6-‬ ‫المشاركون في برنامج السكرتارية‬ ‫7-‬ ‫8-‬ ‫شبكة الحاسب اآللي‬ ‫تجهيزات قاعة االجتماعات رقم (3)‬ ‫9-‬ ‫مهام سكرتير لجنة تطوير األعمال المكتبية‬ ‫01-‬ ‫27‬ ‫اسكان المشاركين في البرامج التدريبية‬ ‫ما يستجد من موضوعات وأعمال‬
  73. 73. ‫مهارات التعامل م الرؤسال والزمال والزوار‬ ‫الرؤسال‬ ‫• طاعتهم لاحرتامهم لتنفيذ توجيهاهتم خاصة إذا كانت ال تتمارض‬ ‫مع األنظسة لاللوائح‬ ‫• ارهارة لاحلكسة يف اختيار األسالي ارناسبة للتمامل مع كل مديا.‬ ‫فاسلومل التمامل مع ارديا ارتسلط خيتلف عق أسلومل التمامل مع‬ ‫ارديا ارثايل. كسا أن أسلومل التمامل مع ارديا المدلاين خيتلف‬ ‫عق أسلومل التمامل مع ارديا ارتداعي لهكذا‬
  74. 74. ‫مهارات التعامل م الرؤسال والزمال والزوار‬ ‫م الزمال‬ ‫• التمامل مع ا سيع ليس بنفس الطايقة‬ ‫• مهارات التواصل البناء .‬ ‫• ممافة"أمناط الناس" : (المصيب/ االنبساطي/ ارتساد/‬ ‫اراالغ/ ارنظم/ الفوضوي/ إخل..)‬
  75. 75. ‫مهارات التعامل م الرؤسال والزمال والزوار‬ ‫ثالثا م الزوار‬ ‫• المناية الكاملة بالزلار.‬ ‫• حسق ارماملة .‬ ‫• صقل مهاراتك باسالي علسية عسلية مدرلسة يف التمامل مع أمناط‬ ‫الزلارلمنهم الصديق - الثاثار - خكق ارماملة - ارستقا على‬ ‫أماه – اررتدد - االجيايب اران -ارغالر‬
  76. 76. ‫املهارات املتاعمة للسكرتري‬ ‫• مهارة فن بنال العاقات‬ ‫•‬ ‫مهارات التعامل م ا خرين‬ ‫• مهارة جودة ا دال الفا ق ىف بيئة العمل‬ ‫67‬
  77. 77. ‫املهارات ا ساسية الثاث للسكرتري‬ ‫مهارة فن بنال العاقات‬ ‫ليتم ذلك بالطاق اآليت :‬ ‫• اشمار االخايق بامهيتهم .‬ ‫• اجمل شخصيتك جذابه .‬ ‫• انكئ انطباعا الليا جيدا لدى االخايق.‬ ‫• اجذمل االخايق حنو لجهة نظاك .‬ ‫• امدح االخايق لاثين عليهم.‬ ‫• انتقد للكق بدلن ح .‬ ‫جا‬ ‫• انتق الكلسات ا يدة .‬ ‫77‬
  78. 78. ‫املهارات ا ساسية الثاث للسكرتري‬ ‫مهارات التعامل م ا خرين‬ ‫خيتلف األثا الناتج مع اآلخايق حبس :‬ ‫• مضسون احلديث .‬ ‫• نوعية الكلسات ارستخدمة .‬ ‫• طايقة الكالا أل السلوك ارصاح للكالا .‬ ‫• ليامانا هللا سبحانه لتماىل أن نلتزا احلكسة لاروعظة احلسنة يف التمامل‬ ‫مع الناس بصفة عامة.‬ ‫• لختتلف طايقة التمامل تبماً ختالف طبيمة المالقة مع اآلخايق حيث‬ ‫ختتلف القدرات علي الفهم لا دراك لألمور .‬ ‫87‬
  79. 79. ‫املهارات ا ساسية الثاث للسكرتري‬ ‫مهارة جودة ا دال الفا ق ىف بيئة العمل‬ ‫التقنيات اليت ميكنك ممارستها لزيادة ةنتاجيتك وأدا ك:‬ ‫• استخدا مبدأ " كيز القوة".‬ ‫تا‬ ‫• عدا المسل يف تلك ارهاا ال –بغض النظا عق مدى جودة‬ ‫إجنا ها- الميكق أن تساعدك أل جتملك تتقدا يف حياتك‬ ‫ارهنية.‬ ‫• إدارة السكات لذاته.‬ ‫• إدارة السكات لوقت ااه.‬
  80. 80. ‫السكرتري وفن التعامل م ضغوط العمل‬ ‫كيف ميكن للسكرتري ومدير املكتب التعامل م‬ ‫ضغوط العمل بنجاح ؟‬ ‫08‬
  81. 81. ‫السكرتري وفن التعامل م ضغوط العمل‬ ‫كيف ميكن للسكرتري ومدير املكتب التعامل م‬ ‫ضغوط العمل بنجاح ؟‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫18‬ ‫ألالً : ارمافة ا يدة بالمسل‬ ‫ثانياً : ارمافة ا يدة باللوائح لاألنظسة لالتنظيم ا داري‬ ‫للسنظسة‬ ‫ثالثاً : تكويق عالقات إنسانية طيبة مع كافة األطااف‬ ‫رابماً : حتسني طايقة المسل لاألداء‬ ‫خامساً : تنسية مهاراته الكخصية الذاتية‬
  82. 82. ‫السكرتري وخطوات ذكية للتعامل م املشكات‬ ‫تنمية املهارات اإلدارية حلل املشكات‬ ‫تعريف املشكلة :‬ ‫هي الصموبات ال تواجهنا عند االنتقاري مق ماحلة إىل‬ ‫أخاى؛ لهي إما متنع الوصوري أل تؤخاه أل تؤثا يف نوعيته.‬ ‫ّ‬ ‫28‬
  83. 83. ‫السكرتري وخطوات ذكية للتعامل م املشكات‬ ‫تنمية املهارات اإلدارية حلل املشكات‬ ‫التحلي اال - السببيا ااة- التاليف ل كي .‬ ‫الرت‬ ‫التفك الكامل - التقديا ا ااا.‬ ‫احلدس (البص ة).‬ ‫استخداا الذاكاة.‬ ‫االبتكار.‬ ‫القدرة الاقسية لاللغوية.‬ ‫حتويل ارككلة اىل فاصة ارككلة فاصة مثينة !:رمىن اراادف للسككلة عند‬ ‫الصينيني هو: الفاصة !‬
  84. 84. ‫السكرتري وخطوات ذكية للتعامل م املشكات‬ ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫1. العصف ال هين‬ ‫2. خريطة باريتو‬ ‫3. خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة )‬
  85. 85. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫1-العصف ال هين‬ ‫ح بدائل لتنفيذ حل ارككالت عق طايق اجملسوعات‬ ‫تمظيم عدد األفكار ال تطا‬ ‫تنفي جلسة عصف ذهين‬ ‫58‬
  86. 86. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫2- منح باريتو ‪Pareto Chart‬‬ ‫• االقتصادي االيطايل باريتو - 6091 - 02% مق األفااد يستحوذلن على‬ ‫08% مق الثالات يف بالده .‬ ‫• جوران الباحث يف اري إدارة ا ودة - االً ألسع فلم يكسل االقتصاد‬ ‫فقط بل مشل الكث مق ارناحي ل ينص ذلك اربدأ على أن 02% مق‬ ‫األسبامل تؤدي إىل 08% مق النتائج .‬ ‫ما هو منح باريتو؟‬ ‫هو منحىن بياين ياُاتِّّ األسبامل مق حيث حجم تاث ها يف ارككلة حمل الدراسة‬ ‫َ‬ ‫َ‬ ‫68‬
  87. 87. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫2- منح باريتو ‪Pareto Chart‬‬ ‫املشكلة‬ ‫االسباب‬ ‫78‬ ‫مشكلة العيوب املتكررة يف املنتج‬ ‫الكث مق األسبامل لميكننا التغل على كل سب مبجسوعة مق‬ ‫ُ‬ ‫احللوري. للكق أيق نبدأ؟ أمامنا حلوري كث ة لبالطبع كلها حتتاج هود‬ ‫لموارد مادية فهل خنتار بمض احللوري بطايقة عكوائية أا جي أن نطبق‬ ‫ٍ‬ ‫كل احللوري يف آن لاحد؟ هذا هو السؤاري الذي جيي عنه منحىن‬ ‫ُ‬ ‫باريتو ‪Pareto Chart‬‬
  88. 88. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫2- منح باريتو ‪Pareto Chart‬‬ ‫االسباب‬ ‫88‬
  89. 89. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫2- منح باريتو ‪Pareto Chart‬‬ ‫االسباب‬ ‫98‬
  90. 90. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬ ‫هذا ارخطط يهدف إىل حصا مجيع األسبامل ال قد تؤدي إىل ارككلة ارااد حلها.‬ ‫فبدالً مق حصا تفك نا يف األسبامل ارمتادة فإن هذا ارخطط يساعدنا على التفك يف‬ ‫كل األسبامل ارسكنة لبالتايل الوصوري إىل األسبامل احلقيقية لال قد تكون غ متوقمة.‬ ‫هذا ارخطط :‬ ‫• يسهل عاض ارككلة لتوضيح األسلومل الذي اتبع يف الوصوري إىل احلل.‬ ‫• جيرب ا سيع على التفك يف ارككلة بمسق بدري مق ع يف اقرتاح احللوري.‬ ‫التسا‬ ‫09‬
  91. 91. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬ ‫1-ارسم ا زء األلري مق ارخطط لدلن لصف ارككلة ارااد حلها يف رأس السسكة.‬ ‫حالري كتابة ارككلة بككل دقيق لخمتصا.‬ ‫افرتض أننا نتج كوالتة لأننا نماين مق كثاة ألككالى مق جودة ارنتج .‬ ‫شو‬ ‫19‬
  92. 92. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬ ‫2- اجتهد يف كتابة المناصا‬ ‫األساسية اركونة أل ارؤثاة على ارنتج‬ ‫أل اخلدمة مثل‬ ‫29‬
  93. 93. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬ ‫3- اكت كل األشياء ارؤثاة على كل سب مق األسبامل الائيسية. الحظ أنك تكت كل ما‬ ‫هومؤثا يف هذا السب أل المنصا لال تستبمد أل تقيم أي شيء يف هذه اراحلة. ال هتسل أي‬ ‫سب بغض النظا عق توقمك لمالقته بارككلة األصلية.‬ ‫39‬
  94. 94. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬ ‫رابعا: يتم حتليل كل األسبامل اردلنة يف ارخطط. بمض األسبامل ميكق استبمادها نتيجة لوجود‬ ‫مملومات متاحة كد أن هذا السب غ موجود لدينا. البمض اآلخا قد حيتاج عسل فحوصات‬ ‫تؤ‬ ‫أل إجااءات للتاكد مق كون هذا السب حقيقي. لبالتايل فسننتهي ببمض األسبامل احملتسلة لبمد‬ ‫الفحص لالقياسات نصل إىل سب أل أسبامل حقيقية‬ ‫49‬
  95. 95. ‫السكرتري وفن التعامل م ضغوط العمل‬ ‫كيف ميكن للسكرتري ومدير املكتب التعامل م‬ ‫ضغوط العمل بنجاح ؟‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫59‬ ‫ألالً : ارمافة ا يدة بالمسل‬ ‫ثانياً : ارمافة ا يدة باللوائح لاألنظسة لالتنظيم ا داري‬ ‫للسنظسة‬ ‫ثالثاً : تكويق عالقات إنسانية طيبة مع كافة األطااف‬ ‫رابماً : حتسني طايقة المسل لاألداء‬ ‫خامساً : تنسية مهاراته الكخصية الذاتية‬
  96. 96. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫خريطة باريتو‬ ‫• االقتصادي االيطايل باريتو - 6091 - 02% مق األفااد يستحوذلن على‬ ‫08% مق الثالات يف بالده .‬ ‫• جوران الباحث يف اري إدارة ا ودة - االً ألسع فلم يكسل االقتصاد‬ ‫فقط بل مشل الكث مق ارناحي ل ينص ذلك اربدأ على أن 02% مق‬ ‫األسبامل تؤدي إىل 08% مق النتائج .‬ ‫69‬
  97. 97. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫ما هو التقرير؟‬ ‫لعاء حيسل حقائق خاصة مبككلة ممينة ، تماض عاضا حتليليًا ، بطايقة مبسطة‬ ‫ً‬ ‫، مع ذكا االقرتاحات ال جي أن تتسكى مع النتائج ال مت التوصل إليها‬ ‫بالبحث لالتحليل .‬ ‫79‬
  98. 98. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫ميزات التقرير الكتايب:‬ ‫1. موثق.‬ ‫2. يمترب ماجما لمصدرا توثيقيًا للسملومات ،لخاصة عند حدلث خالفات.‬ ‫ً‬ ‫ً‬ ‫3. ميكق نقله ألكثا مق جهة دلن تغي حمتواه أل مضسونه.‬ ‫4. ميكق الاجوع إليه أكثا مق ماة أثناء التنفيذ.‬ ‫5. يمترب دليالً للسوظفني ا دد ، بل لألشخاص القدامى يف المسل.‬ ‫89‬
  99. 99. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫شروط التقرير الكتايب :‬ ‫1.‬ ‫2.‬ ‫3.‬ ‫4.‬ ‫5.‬ ‫99‬ ‫جي ان يكون مكتوبًا بلغة لاضحة لمفهومة لسليسة، لخط مقالء ( إن مل‬ ‫يكق مطبوعا).‬ ‫ً‬ ‫أن يمطى الوقت الال ا عداده لتنفيذه.‬ ‫أن يقدا يف لقت مناس .‬ ‫أن يكون شامالً.‬ ‫أضف شالطا أخاى:‬
  100. 100. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫املهارة يف كتابة التقارير‬ ‫مهارات يف كات التقايا نفسه تساعده على يادة فماليته، مثل:‬ ‫1 – القدرة على التفك ارنطقي.‬ ‫2 – القدرة على االستنتاج لالابط بني األمور.‬ ‫3 – القدرة على التفس لتبسيط األفكار.‬ ‫4 – القدرة على التمب لالصياغة، لاختيار األلفاظ لالتمب ات ارناسبة.‬ ‫5 – التسكق مق قواعد اللغة لا مالء.‬ ‫001‬
  101. 101. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫1.‬ ‫2.‬ ‫3.‬ ‫4.‬ ‫101‬ ‫التحديد الواضح لالدقيق للسككلة أل اروضوع.‬ ‫حتليل ارككلة أل اروضوع هبدف حتديد نطاق التقايا.‬ ‫لضع خطة أل جدلري عسل أل بانامج للخطوات ال تتبع عداد التقايا‬ ‫(ياخذ بمني االعتبار الوقت الال ا).‬ ‫القياا باألحباث لالدراسات الال مة (البحث عق احلقائق).‬
  102. 102. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫5.‬ ‫6.‬ ‫7.‬ ‫8.‬ ‫201‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫تنظيم احلقائق ال أسفات عنها األحباث لالدراسات السابق إجااؤها.‬ ‫تفس احلقائق إذا كان التقايا تفس يًا.‬ ‫إعداد ارسودة األلىل للتقايا.‬ ‫لأخ ًا كتابة التقايا يف صورته النهائية، لحتاياه بمد إدخاري أل حذف‬ ‫ارطلومل.‬
  103. 103. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫أوال: حتديد املشكلة أو املوضوع ‪Defining the Problem‬‬ ‫لالتحديد الدقيق رككلة أل موضوع التقايا يستلزا اتباع مايايت:‬ ‫1- قااءة مستند التفويض بمناية.‬ ‫2- إذا مل يكق مستند التفويض كافيًا عطاء صورة لاضحة عق اروضوع‬ ‫ارطلومل إعداد تقايا بكانه، فيج على الكخص اركلف بإعداد التقايا‬ ‫مناقكة الكخص الذي طل منه إعداد التقايا .‬ ‫3- إذا كان موضوع التقايا يتطل ممافة متخصصة، فيج استكارة‬ ‫ارتخصص ارناس داخل ارنكاة (كاستكارة أحد القانونيني أل ارهندسني).‬ ‫301‬
  104. 104. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫ثانيا: تصميم جدول عمل ‪Drawing a Work Schedule‬‬ ‫حيدد الكخص اركلف بإعداد التقايا ما يلي:‬ ‫1. الوقت ارطلومل فيه التقايا يف صورته النهائية.‬ ‫2. ا مكانات البكاية ال ميكق االستمانة هبا – سواء مق داخل ارنكاة أل‬ ‫مق خارجها – عند حتليل النتائج ال توصل إليها لتفس ها.‬ ‫3. ا مكانات الفنية ارتاحة (آالت كاتبة ، آالت طباعة …إخل) لالوقت‬ ‫ارتاحة فيه هذه ا مكانات.‬ ‫401‬
  105. 105. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫ثالثا: البحث عن احلقا ق ‪Researching Data, Facts, and Ideas‬‬ ‫رابعا: تن يم احلقا ق ‪Organizing the Findings‬‬ ‫لهناك أربمة أنواع رئيسية مق ارملومات ميكق التصنيف على أساسها لهي:‬ ‫• مملومات نوعية ‪.Qualitative Data‬‬ ‫• مملومات كسية ‪.Quantitative Data‬‬ ‫• مملومات منية ‪.Chronological Data‬‬ ‫• مملومات جغاافية ‪.Geographical Data‬‬ ‫501‬
  106. 106. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫خامسا: تفسري احلقا ق ‪Interpreting the Findings‬‬ ‫لفيسا يلي بمض األخطاء ال يقع فيها الكث مق كاتيب التقاريا لال تؤثا يف‬ ‫كفاءة التقايا ارمد:‬ ‫• الوصوري إىل توصيات متساعة.‬ ‫• لضع افرتاضات خاطئة لبمض ارالحظات.‬ ‫• االعتساد على إحصائيات غ سليسة.‬ ‫• افرتاض أسبامل خاطئة لبمض الظواها موضوع البحث لارالحظة.‬ ‫• إمهاري بمض الموامل لارتغ ات عند تفس احلقائق لارملومات.‬ ‫601‬
  107. 107. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫سادسا: كتابة التقرير يف صورته ا ولية‬ ‫ليتلخص إعداد ارسودة األلىل للتقايا مباعاة مايلي :‬ ‫1- ارقدمة . 2- بناء هيكل التقايا لتطوياه . 3- اخلامتة .‬ ‫سابعا: كتابة التقرير يف صورته النها ية‬ ‫701‬
  108. 108. ‫كتابة التقرير‬ ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫1- كتابة عناصر املوضوعات‬ ‫قا مة ترتيب العناصر‬ ‫1 – املقدمة‬ ‫1-1– اروضوع.‬ ‫1-2– األهداف أل األغااض مق الكتابة.‬ ‫1-3– األمهية.‬ ‫801‬
  109. 109. ‫كتابة التقرير‬ ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫1- كتابة عناصر املوضوعات‬ ‫قا مة ترتيب العناصر‬ ‫2- موضوعات التقرير‬ ‫2-1- الفكرة الر يسة ا و .‬ ‫2-1-1- فكاة ثانوية.‬ ‫2-1-2 – فكاة ثانوية.‬ ‫2-1-3 – فكاة ثانوية.‬ ‫2-2– الفكرة الر يسة الثانية‬ ‫901‬ ‫2-2-1 – فكاة ثانوية.‬ ‫2-2-2 – فكاة ثانوية.‬
  110. 110. ‫كتابة التقرير‬ ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫1- كتابة عناصر املوضوعات‬ ‫قا مة ترتيب العناصر‬ ‫3- امااة‬ ‫3-1- خمتصا باروضوع.‬ ‫3-2- النتائج.‬ ‫3-3- التوصيات أل االقرتاحات.‬ ‫011‬
  111. 111. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫ن ام احلروف وا رقام اليت ميكن استعماهلا إلعداد العناصر‬ ‫111‬
  112. 112. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫ن ام احلروف وا رقام اليت ميكن استعماهلا إلعداد العناصر‬ ‫211‬
  113. 113. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫كتابة التقرير‬ ‫تطبيق عملا‬ ‫اخرت موضوعا عداد تقايا حوله ، مث قم بإعداد عناصاه . كق خمتصاا قدر‬ ‫ً‬ ‫ً‬ ‫ا مكان مق نصف صفحة إىل صفحة فقط .‬ ‫311‬
  114. 114. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫كتابة التقرير‬ ‫2- است دام ا شكال والرسوم البيانية‬ ‫411‬
  115. 115. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫كتابة التقرير‬ ‫است دم عامات اللقيم‬ ‫عالمات الرتقيم هي الامو ال يستخدمها الكات لتقسيم الكالا لإيضاح‬ ‫ممانيه.‬ ‫لأهم عالمات الرتقيم ارتداللة النقطة (.) لالفاصلة (،) لعالمة االستفهاا (؟)‬ ‫لعالمات التمج ( ! ) لعالمات التنصيص (" ") لالنقطتان (:) لارموقفات‬ ‫] [ لالكاطة ( ا ا ).‬ ‫511‬
  116. 116. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫است دم عامات اللقيم‬ ‫1- النقطة (.) ... مىت تست دم ؟؟‬ ‫2- الفاصلة (،)‬ ‫تسسى أيضا الفصلة لالفار ة لالكولة. لهي تدري على أن ممىن ما قبلها ماتبط مبا‬ ‫بمدها لهي تستخدا يف مواطق منها ما يايت :-‬ ‫• بني ا سل ارمطوفة على بمضها‬ ‫• بني المبارات ارتوالية يف ا سلة الواحدة الطويلة يف غال األحيان.‬ ‫• بني األعداد عند عدها.‬ ‫• بني االسم ارنادى لا سلة ال بمده.‬ ‫611‬
  117. 117. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫است دم عامات اللقيم‬ ‫3-عامة االستفهام ( ؟ ) مىت تست دم ؟‬ ‫4- عامة التعجب (!)‬ ‫5- النقطتان (:)‬ ‫6- عامتا التنصي "..."‬ ‫7- القوسان ( )‬ ‫8- املعقوفان ] [:‬ ‫9- الشـرءة " ـ":‬ ‫711‬
  118. 118. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫استعمل عامات اللقيم يف الصفحة التالية‬ ‫ارين ص 24‬ ‫811‬
  119. 119. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫استعمل عامات اللقيم يف الصفحة التالية‬ ‫ارين ص 24‬ ‫911‬
  120. 120. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫3- تغلب علت مشكات الكتابة‬ ‫1- ا طنامل لاحلكو‬ ‫5- إمهاري القارئ‬ ‫2- النساذج لالتماب النسطية‬ ‫6- غيامل االلتزاا‬ ‫3- التماب اربهسة‬ ‫7- البناء للسجهوري‬ ‫4- المبارات السلبية‬ ‫021‬
  121. 121. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫3- تغلب علت مشكات الكتابة‬ ‫1- اإلءناب واحلشو‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫121‬ ‫كلسة لاحدة خ مق كلستني.‬ ‫اقصا عدد الكلسات على 71 كلسة يف ا سلة أل أقل.‬ ‫استمسل أسلومل التنقيح بدقة.‬ ‫الكلسات القص ة أفضل مق الطويلة.‬ ‫حالري أن تكون طبيميًا يف كتابتك.‬ ‫اقاأ كتابتك بصوت عاري بمد االنتهاء مق التقايا، جي أن تكون طبيمية‬ ‫لمفهومة.‬
  122. 122. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫امثلة لإلءناب واحلشو‬ ‫ِ‬ ‫أنه أستمرار االضالة‬ ‫االلتزام برف العا دات‬ ‫عيادة الضريبة‬ ‫يف ه ا الوقت من الزمن‬ ‫اآلن ، هاليا‬ ‫يف هال هدوث‬ ‫ةذا هدث‬ ‫ن را ن‬ ‫بسبب‬ ‫يف وقت آخر‬ ‫الهقا‬ ‫جتاوع احلدود‬ ‫جتاوع‬ ‫كل واهد منهم‬ ‫اجلمي‬ ‫يف رأيا الش صا‬ ‫برأيا‬ ‫ه ا مرهون حبقيقة مفادها‬ ‫السبب هو‬ ‫يتشبث با مر بشدة‬ ‫221‬ ‫أءفئ النور‬ ‫يتمسك‬ ‫مكان ليو بقريب‬ ‫بعيد‬ ‫يف ه ا الوقت من عدم االستقرار االقتصادي‬ ‫ارتفاع ا سعار ( أو اخنفاضها )‬
  123. 123. 123
  124. 124. ‫مهارات االتصال اهلاتفا‬ ‫أهم قواعد االتصال اهلاتفا مايلا:‬ ‫1- وض جهاع اهلاتف:‬ ‫421‬
  125. 125. ‫مهارات االتصال اهلاتفا‬ ‫أهم قواعد االتصال اهلاتفا مايلا:‬ ‫القدرة علت التعامل م أجهزة اهلاتف:‬ ‫جي على الساكات أن يكاون قاادراً علاى تكاغيل أجهازة اهلااتف‬ ‫ارتطورة بكفاءة لفاعلية، لأن يكون قاادراً علاى صايانتها لبا تهاا‬ ‫مبا خيدا مصلحة المسل لضسان عدا توقفها.‬ ‫521‬
  126. 126. ‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬ ‫الواردة‬ ‫1. الاد بساعة، لأن ال يرتك جاس اهلاتف عند مساعه ألكثا مق .... ماات.‬ ‫2. حياص على التمايف بنفسه لاسم ارنكاة ال يمسل هبا.‬ ‫3. جي أن تكون منصتاً جيداً كز على ما يقوله ارتصل.‬ ‫لتا‬ ‫4. تمطيه الوقت الكايف ألن يديل حبديثه.‬ ‫5. التاكد مق مجيع النقاط ال ذكات لك لأن تستوضح مق ارتصل إذا كان‬ ‫لديك غسوض أل سوء فهم عق ارملومات ال ذكات لك.‬ ‫621‬
  127. 127. ‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬ ‫الواردة‬ ‫6. عدا مقاطمة ارتحدث .‬ ‫7. يوحي للستصل بانه متابع لمنصت له كقوري كلسة "نمم" بني احلني‬ ‫لاآلخا.‬ ‫8. أن يكون دقيقاً يف مجع ارملومات لالبيانات مق ارتصل.‬ ‫9. أن تتقق مهارة تدليق ارالحظات لالاسائل مق ارتصل لأن حتاص على‬ ‫ذلك.‬ ‫01.أن حتاص على تزليد ارتصل بارملومات ال يايدها إذا كانت يف حدلد‬ ‫صالحياتك أل توجيهه للجهة ارسؤللة بكياسة.‬ ‫11. على السكات التخلص مق مجيع الموامل ارؤثاة على مساع ارتحدث‬ ‫كالضوضاء لغ ذلك.‬ ‫721‬
  128. 128. ‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬ ‫ماذا تفعل يف احلاالت اآلتية :‬ ‫يف هالة وجود أكثر من هاتف يف املكتب والسكرتري مشغول م‬ ‫اهلاتف ووردت مكاملة أخر .‬ ‫821‬
  129. 129. ‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬ ‫ماذا تفعل يف احلاالت اآلتية :‬ ‫عدم ر بة املدير يف استقبال املكاملة‬ ‫يف هالة تلقيك كسكرتري مكاملة مستعجلة وهامة‬ ‫واملدير يف اجتماع‬ ‫921‬
  130. 130. ‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬ ‫1.‬ ‫2.‬ ‫3.‬ ‫الصادرة‬ ‫4.‬ ‫5.‬ ‫031‬ ‫التخطيط ا يد لارنظم ألي مكارة.‬ ‫التاكد مق أرقاا اهلواتف ال يتصل هبا.‬ ‫ال يقطع االتصاري عند تاخا الكخص ارطلومل (اعطية فاصة مق ....اىل‬ ‫.....ماات)‬ ‫عند رد الطاف اآلخا إبدأ بتمايف نفسك لبارنكاة ال تمسل فيها قبل‬ ‫أن يطل منك ذلك.‬ ‫إذا كنت تمتقد بان مكارتك ستطوري لضح ذلك رستقبل مكارتك مع‬ ‫ذكا األسبامل ، لاالستفسار مق مستقبل مكارتك إن كان لقته يسسح‬ ‫بذلك.‬
  131. 131. ‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬ ‫الصادرة‬ ‫6. إذا كنت تنوي إجااء مكارة هاتفية لابطها مبدياك تاكد مق أن لقت مدياك‬ ‫يسسح باستقباري اركارة.‬ ‫7. أن ينهي السكات اركارة بطايقة لدية لمؤدبة.‬ ‫8. أن يلتزا السكات با جيا غ ارخل يف ارمىن خالري اركارة اهلاتفية.‬ ‫9. أن تكون على دراية تامة باستخداا األدلة اهلاتفية لاحمللية لالدللية، لاألدلة‬ ‫اخلاصة.‬ ‫01. إذا كانت اتصاالت السكات متمددة يفضل أن يستخدا منوذجاً ممداً هلذا‬ ‫الغاض ليسهل على السكات عسلية االتصاري.‬ ‫131‬
  132. 132. ‫تن يم مقابات املدير‬ ‫مفهوم تن يم مقابات املدير‬ ‫تنظيم لقته فيسا يتملق بالنكاطات لاألعساري ال يؤديها يف‬ ‫اركت لال تتضسق استقباري ارااجمني لإدارة االجتساعات‬ ‫لارقابالت أل اللقاءات الفادية، لالسفايات‬ ‫231‬
  133. 133. ‫االعتبارات العامة لتحديد مواعيد املقابات‬ ‫1- أن يكون حتديد ارواعيد يف األلقات ال يفضلها ارديا .‬ ‫2- ا قالع عق حتديد ارواعيد يف بداية األسبوع – ال قبل سفا ارديا ال‬ ‫بمد حضوره مق السفا مباشاة .‬ ‫3- لضع فاصل مين بني كل لقاءيق حىت يتسكق ارديا مق تسجيل مالحظاته عق اللقاء‬ ‫األلري لاالطالع على بمض الوثائق ارتملقة باللقاء الثاين .‬
  134. 134. ‫االعتبارات العامة لتحديد مواعيد املقابات‬ ‫4- مااعاة التنسيق بني ارواعيد ال ارتبط هبا رديا بنفسه مع ارواعيد ال قاا‬ ‫السكات بتسجيله يف سجل الزيارات أل األجندة‬ ‫5- تسجيل ارتباطات ارديا يف سجل خاص بذلك أل يف ( األجندة ) لالتنسيق مع‬ ‫ارديا باستساار يف هذا الكان .‬ ‫6- عدا إدخاري أي ائا مق ج كة قبل إبالغ ارديا بذلك‬ ‫خار الكا‬
  135. 135. ‫االعتبارات العامة لتحديد مواعيد املقابات‬ ‫7- يف حالة اعتذار ارديا عق إجااء ارقابلة جي على السكات أل السكات ة أن‬ ‫يقدا اعتذاره بلباقة لان يماض على الزائا حتديد موعد آخا .‬ ‫8- قد تستضيف كة شخصية مق دللة أجنبية مق أصحامل المالقات بال كة لهنا‬ ‫كا‬ ‫الكا‬ ‫كوري لالرتتيبات الال مة يف مااحل‬ ‫جي على السكات أن يتاكد مق إجااء لإعداد الربلتو‬ ‫الزيارة .‬ ‫531‬
  136. 136. ‫السبت‬ ‫/‬ ‫/2102‬ ‫.......................................‬ ‫.......................................‬ ‫......................................‬ ‫.........................................‬ ‫.........................................‬ ‫........................................‬ ‫........................................‬ ‫االحد‬ ‫/‬ ‫/ 2102‬ ‫.......................................‬ ‫.......................................‬ ‫......................................‬ ‫......................................‬ ‫......................................‬ ‫.......................................‬ ‫......................................‬
  137. 137. ‫هفظ وتن يم الوثا ق واحملفوظات‬ ‫احملفوظات‬ ‫تمين جتسيع كافة الوثائق ال حتسل مملومات ليسكق الاجوع إليها‬ ‫مستقبال.‬ ‫الوثيقة هي اية مادة حتسل مملومات سواء كانت لرقة ال شايطا ال‬ ‫مسجال ال كتابا ال خايطة ال احصائية ال بيانيا اىل غ ذلك مق‬ ‫أنواع الوثائق .‬ ‫731‬
  138. 138. ‫انواع المحفوظات‬ ‫وهي الوثائق الحية المتداولة التي ترحع‬ ‫اليها ادارات -‬ ‫3المنظمة بصفة مستمرة‬ ‫2-‬ ‫محفوظاتوهي تحفظ في وحدات‬ ‫النجاز األعمال‬ ‫المحفوظات في كل محفوظات‬ ‫ادارة – اي انها‬ ‫غير نشطة‬ ‫متوسطة‬ ‫تحت ايدي الموظفين حسب أعمالهم‬ ‫المستديمة •‬ ‫وتخصصاتهم النشاط‬ ‫.‬ ‫المنتهية •‬ ‫831‬ ‫1-‬ ‫محفوظات‬ ‫نشيطة‬
  139. 139. ‫انواع المحفوظات‬ ‫وهي ما يطلق عليها ( المؤقتة) وتتمثل‬ ‫في السجالت والمستندات التي تدعو‬ ‫الحاجة للرجوع اليها على فترات‬ ‫متباعدة حسب طبيعة العمل في المنظمة‬ ‫وهذا النوع من المحفوظات اما ان يحفظ‬ ‫بوحدات الالمركزية وذلك وفق التنظيم‬ ‫اإلداري المتبع في كل منظمة .‬ ‫931‬ ‫2-‬ ‫محفوظات‬ ‫متوسطة‬ ‫النشاط‬
  140. 140. ‫انواع المحفوظات‬ ‫وهي السجالت واألوراق والمستندات‬ ‫التي التدعوالحاجة اليها ربما النتهاء‬ ‫العمل او عدم الحاجة اليها او لمرور‬ ‫سنوات عديدة عليها – وهذا بعد ان يتم‬ ‫فرزها الى قسمين (مستديمة , ومنتهية)‬ ‫041‬ ‫3-‬ ‫محفوظات‬ ‫غير‬ ‫نشطة‬
  141. 141. ‫انواع المحفوظات‬ ‫وهي األوراق والسجالت التي تضمن‬ ‫مبادئ ملتزمات متعلقة بالمصالح العامة‬ ‫او ذات اهمية تاريخية‬ ‫وهذه اليستغنى عنها ابدا مثل العقود‬ ‫واتفاقيات الدول واالوامر والقرارات‬ ‫السارية المفعول وغيرها مما يعتبر مهما‬ ‫او يشك في انها مهمة فتبقى وتحفظ‬ ‫141‬ ‫المستديمة‬
  142. 142. ‫انواع المحفوظات‬ ‫هي األوراق التي ينتهي العمل بها تماما‬ ‫او ليس لها اي قيمة مثل مسودات‬ ‫والصور الزائدة من الكراسالت‬ ‫الصادرة والدعوات الى اجتماعات‬ ‫وبطاقات التهاني باالعياد والمناسبات‬ ‫التي مضى عليها وقت كبير فهذه يجب‬ ‫النظر في امر التخلص منها‬ ‫241‬ ‫المنتهية‬
  143. 143. ‫اهمية المحفوظات‬ ‫1ـ ضمان وصول المعلومات الى ايدي المستفيدين‬ ‫منها باسرع وقت واقل جهد وبادنى تكلفة‬ ‫2- تيسير االستفادة من المعلومات التي تضمنها الوثائق‬ ‫بمعنى سرعة توصيل المعلومات الى المستفيدين‬ ‫3- المحافظة على وثائق المنظمة من التلف او‬ ‫الضياع او الحريق او افشاء المعلومات السرية بها‬
  144. 144. ‫التن يم الفين للمحفوظات‬ ‫1-‬ ‫التصنيف‬ ‫2-‬ ‫الترقيم‬ ‫3- اعداد‬ ‫الفهارس‬
  145. 145. ‫1- التصنيف‬ ‫ليقصد به تكويق سوعات متكاهبه مق الوثائق ذات الصفات‬ ‫ال اخلصائص ارتجانسة لفصل الوثائق غ ارتكاهبة تبما لدرجة‬ ‫اختالفها لذلك بغاض التماف على اي منها بسهولة.‬ ‫أنواع التصنيف‬ ‫1-‬ ‫التصنيف‬ ‫الموضوعي‬ ‫541‬ ‫2-‬ ‫التصنيف‬ ‫الجغرافي‬ ‫3-‬ ‫التصنيف‬ ‫الزمني‬ ‫4-‬ ‫التصنيف‬ ‫االسمي‬ ‫5-‬ ‫التصنيف‬ ‫الشكلي‬
  146. 146. ‫ثانيا : الترقيم او ( الترميز )‬ ‫ويقصد به ويعرف الترقيم بانه وضع رموز لوثائق سواء باالرقام الحسابية لو بالحروف‬ ‫الهجائية او االثنين معا وتعتبر هذه الرموز ارقاما للوثائق‬ ‫طرق الترقيم‬ ‫1-‬ ‫الترقيم‬ ‫العادي‬ ‫المركب‬ ‫641‬ ‫2- الترقيم‬ ‫الهجائي‬ ‫3-‬ ‫الترقيم‬ ‫المزدوج‬
  147. 147. ‫3- اعداد الفهارس‬ ‫وهى وصف كامل للوثائق والمعلومات التي تحويها تلك الوثائق بهدف تسهيل استرجاعها‬ ‫باسرع وقت واقل جهد‬ ‫اشكال الفهارس‬ ‫1-‬ ‫فهرس‬ ‫السجل.‬ ‫741‬ ‫2- فهرس‬ ‫البطاقات.‬
  148. 148. ‫الطرق الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات‬ ‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ‬ ‫المتاحة داخل االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه‬ ‫الوصول الى اي وثيقة منها بسرع عند الحاجة‬ ‫وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة االسس‬ ‫والقواعد اآلتية :‬ ‫1- التاكد من انتهاء اجراءات معالجة موضوع الورقة قبل‬ ‫البدء في حفظها .‬
  149. 149. ‫الطرق الحديثة‬ ‫في حفظ واسترجاع المعلومات‬ ‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل‬ ‫االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة منها‬ ‫بسرع عند الحاجة‬ ‫وعند الحفظ يجب على السكرتير‬ ‫مراعاة االسس والقواعد اآلتية :‬ ‫2- التاكد من وجود تاشيرة لموظف المختص بما يفيد الحفظ في‬ ‫مكان متفق عليه‬
  150. 150. ‫الطرق الحديثة‬ ‫في حفظ واسترجاع المعلومات‬ ‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل‬ ‫االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة منها‬ ‫بسرع عند الحاجة‬ ‫وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة‬ ‫االسس والقواعد اآلتية :‬ ‫3- حفظ األوراق المطلوب حفظها بسرعة اول باول ودون تأجيل.‬ ‫4- تحديد رقم الملف الذي ستحفظ فيه الورقة بدقة‬
  151. 151. ‫الطرق الحديثة‬ ‫في حفظ واسترجاع المعلومات‬ ‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل‬ ‫االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة منها‬ ‫بسرع عند الحاجة‬ ‫وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة‬ ‫االسس والقواعد اآلتية :‬ ‫5- ترقيم اوراق الملف الواحد بارقام مسلسسلة حسب تواريخ‬ ‫حفظها وموضوع الرقم سواء باليد او بالرقامة في الجهة‬ ‫اليسرى العلوية .‬
  152. 152. ‫الطرق الحديثة‬ ‫في حفظ واسترجاع المعلومات‬ ‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل‬ ‫االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة منها‬ ‫بسرع عند الحاجة‬ ‫وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة‬ ‫األسس والقواعد اآلتية :‬ ‫6- اعداد قائمة محتويات كل ملف تسجل فيها كافة‬ ‫اوراقه اول باول .‬
  153. 153. ‫اشكال الحفظ‬ ‫1-‬ ‫الحفظ‬ ‫الراسي‬ ‫351‬ ‫2-‬ ‫الحفظ‬ ‫االفقي‬ ‫3-‬ ‫الحفظ‬ ‫الواقف‬
  154. 154. ‫اسس تنظيم الحفظ‬ ‫باالرشيف‬ ‫1- تجهيز مكان مناسب يصلح لعملية الحفظ‬ ‫2- تزويد المكان باوعية حفظ مناسبة للوثائق كالدواليب الخشبية او المعدنية ذات‬ ‫االرفف (الشانون )‬ ‫3- اتباع طريقة الحفظ المناسبة لكل وثيقة ( راسي – افقي – واقف )‬ ‫4- اتباع اجراءات محددة لحفظ األوراق في الملفات‬ ‫5- فهرسة كل الوثائق المرادج حفظها لتسهيل عملية االسترجاع‬ ‫451‬
  155. 155. ‫إجراءات حفظ األوراق في‬ ‫الملفات‬ ‫1- ترميم األوراق الممزقة ان وجدت‬ ‫2- تخريم األوراق وذلك بطي الورقة من المنتصف تماما لتحديد مكان‬ ‫التخريم‬ ‫3- تهذيب األوراق اي طي الزائد منها عن حافة الملف العليا او السفلى‬ ‫4- ترتيب األوراق تبعا لرموزها او تواريخها‬ ‫5- ايداع األوراق بالملفات‬ ‫551‬
  156. 156. ‫إجراءات حفظ األوراق في‬ ‫الملفات‬ ‫6- ترقيم األوراق بالرقم التسلسلي (باليد او الرقامة )‬ ‫7- اثبات األوراق في قائمة محتويات والتي تثبت بغالف الملف الداخلي‬ ‫8- اجراءات المراجعة الالزمة لتاكد من سالمة الحفظ‬ ‫9- حفظ الملفات في االوعية ان كانت ارفف او ادراج او دواليب‬ ‫651‬
  157. 157. ‫صيانة المحفوظات‬ ‫1- تحديد اغلفة الملفات التي تتمزق نتيجة لكثرة االستعمال‬ ‫2- اعادة تثبيت األوراق التي تتمزق نتيجة استعمال الملفات‬ ‫4- حماية الملفات مما تتعرض له من عوامل التعرية والحشرات‬ ‫5- وقاية الملفات من اخطار الحريق‬ ‫6- المحافظة على سرية الملفات والوثائق التي قد يضر افشاء اسرارها بالمصلحة العامة‬ ‫751‬
  158. 158. ‫رابعا : تنظيم سفريات المدير‬ ‫عندما يبلغك المدير برغبته فى السفر خذ منه المعلومات االتية:‬ ‫التاكد من عدم ارتباطه بمواعيد او اجتماعات‬ ‫يوم وتاريخ السفر والفترة التى ينوى قضاءها‬ ‫البلد الذاهب اليه‬ ‫مواصفات الفندق الذى يرغب النزول فيه‬ ‫851‬
  159. 159. ‫رابعا : تنظيم سفريات المدير‬ ‫وبعد تاكيد هذه المعلومات قم باالتى :‬ ‫االتصال بالجهة واالشخاص المقصودين بالزيارة هاتفيا ثم رسالة تاكيدية رسمية‬ ‫عن طريق الفاكس‬ ‫الحصول على جدول الرحالت لشركة الطيران خالل تلك الفترة‬ ‫أخذ فكرة عن المناخ وحركة المواصالت والعادات والتقاليد‬ ‫قم بحجزالفندق برسالة رسمية بالفاكس وانتظار التاكيد‬ ‫قم باعداد جدول أعمال سفر المدير فى نموذج كالتالى :‬ ‫951‬
  160. 160. ‫اليوم‬ ‫السبت‬ ‫االحد‬ ‫061‬ ‫التاريخ‬ ‫/‬ ‫الساعة‬ ‫من : الى‬ ‫/ 0102 8ص : 03:9 م‬ ‫/ /0102‬ ‫01ص : 11م‬ ‫المهمة‬ ‫زيرة مركز جويز‬ ‫هاوس‬ ‫نزهة فى حديقة‬ ‫مالحظات‬
  161. 161. ‫رابعا : تنظيم سفريات المدير‬ ‫وبعد تاكيد هذه المعلومات قم باالتى :‬ ‫خذ من المدير التعليمات الخاصة بادارة مكتبه خالل غيابه‬ ‫رتب للمدير البريد الوارد بصورة منظمة‬ ‫رتب للمدير قائمة المتصلين خالل غيابه‬ ‫اتصل به يوميا لالطمئنان عليه وتذكيره ببعض اعماله‬ ‫161‬

×