SlideShare a Scribd company logo

Kode kode surat

1 of 11
Download to read offline
Bebarapa hal tentang Surat
Kop surat dan kepala surat
Kepala surat di cetak di tengah bagian atas kop.
Kepala surat memuat :
 Gambar/ lambang, dibagian kiri atas kop surat
 Kepanjangan dari nama instansi /organisasi, Nama dipaling atas dari kepala surat dan
seluruhnya menggunakan huruf kapital dan warna huruf hitam tebal
 Memberikan keterangan Zona, dicetak dibagian bawah Zona, dan seluruhnya
menggunakan huruf kapital dengan menggunakan huruf hitam tebal
 Alamat kesekertarian, memuat; nama dan wilayah instansi/organisasi, kode pos,
nomor telepon atau email, alamat dicetak di bawah zona dan dengan ukuran huruf
lebih kecil dan warna huruf hitam tebal
.
NOMOR DAN KODE SURAT
1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode
instansi, kode bulan dan kode tahun kalender.
2. Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor
surat adalah satu periode. Dihitung mulai dari masa bakti kepengurusan
organisasi/instansi masing-masing.
3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode
surat yang sesungguhnya.
.
KODE SURAT
1. Kode surat terdiri dari :
a. Surat Keputusan = SKep
b. Surat Keterangan = SKet
c. Surat Edaran = SEd
d. Surat Tugas = ST
e. Surat Kuasa = SK
f. Surat Peringatan = SP
g. Surat Ijin Kegiatan = SIK
h. Surat Perjanjian = SPn
i. Surat Undangan = Und
j. Memorandum = Mem
k. Nota Dinas = Nd
l. Pengumuman = Peng
m. Surat Ketetapan = STap
n. Surat Perintah = SPer
o. Surat Lain – lain = L
2. Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan
dilaksanakan
a. Konferensi Zona = KZ
b. Seminar Umum = SU
c. Seminar Teknologi = ST
3. Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai
dengan Desember yaitu dengan kode I – XII
4. Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat
PENANDATANGANAN SURAT DAN STEMPEL SURAT
1. Surat-surat penting yang menyangkut organiasasi/instansi seperti:
Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di
tanda tangani oleh Pimpinan yang berwenang.
Dalam hal Pimpinan berhalangan, penanda tanganan dapat dilakukan oleh struktur yang
ada di bawahnya tetapi sudah ada dibawah persetujuan dari pimpinan terlebih dahulu,
dengan penambahan simbol Atas Nama di atas tanda tangan.
Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup
surat.
 Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila
dibubuhi stempel surat.
 Stempel surat adalah stempel resmi instansi/organisasi yang bentuk serta susunan
telah ditentukan.
 Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel dengan
posisi disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi
tidak boleh menutupinya.
AGENDA SURAT DAN ARSIP SURAT
Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda.
Buku agenda surat setidak–tidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat,
kode surat, alamat dan tujuan serta perihal surat.
1. Klasifikasi surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari :
 Sangat rahasia : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang
berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain akan mengancam suatu
instansi/organisasi.
 Rahasia/terbatas : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak
yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan mengancam suatu
instansi/organisasi.
 Biasa : artinya surat yang boleh diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan
dan tidak mengancam kelembagaan.
2. Klasifikasi surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari :
 Kilat, artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai dibuat dan harus
sampai dialamat hari itu juga.
 Segera, artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima sekretariat dan
dikirim menurut jadwal kurir.
 Kilat/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat.
 Kilat Khusus/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat
khusus.
Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia
atau
rahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya.
Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan
disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan
masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan.
Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan
kartu kendali dalam file.
Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat dimulai
dari 000 s/d 900 maka penulis di sini mengkhususkan kode nomor surat untuk wilayah
instansi Pendidikan.
000 UMUM
001 Lambang
002 Tanda Kehormatan/Penghargaan untuk pegawailihat 861.1
003 Hari Raya/Besar
004 Ucapan
005 Undangan
020 PERALATAN
040 PERPUSTAKAAN Dokumentasi / Kearsipan / Sandi
042 Dokumentasi
045 Kearsipan
060 ORGANISASI / KETATALAKSANAAN
090 PERJALANAN DINAS
230 ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL
232 Persatuan Guru Republik Indonesia
236 Korps Pegawai Republik Indonesia
239 Organisasi Profesi Dan Fungsional Lainnya
240 ORGANISASI PEMUDA
410 PEMBANGUNAN DESA
411 Pembinaan Usaha Gotong Royong
.14 Pungutan
.2 Lembaga Sosial Desa (LSD)
.32 Kuliah Kerja Nyata (KKN)
.33 Pusat Latihan
.34 Kursus-Kursus
.35 Kurikulum / Sylabus
.36 Ketrampilan
.37 Pramuka
.4 Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK)
.25 Petunjuk / Pembinaan Pelaksanaan
.3 Koperasi Desa
.32 Koperasi Usaha Desa
420 PENDIDIKAN
.1 Pendidikan Khusus Klasifikasi disini Pendidikan Putra/I Irja
421 Sekolah
.1 Pra Sekolah
.2 Sekolah Dasar
.3 Sekolah Menengah
.4 Sekolah Tinggi
.5 Sekolah Kejuruan
.6 Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum
.7 Kegiatan Pelajar
.71 Reuni Darmawisata
.72 Pelajar Teladan
.73 Resimen Mahasiswa
.8 Sekolah Pendidikan Luar Biasa
.9 PLS / Pemberantasan Buta Huruf
422 Administrasi Sekolah
.1 Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian,Pendaftaran,
Mapras, peloncoan
.2 Tahun Pelajaran
.3 Hari Libur
.4 Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP
.5 Beasiswa
423 Metode Belajar
.1 Kuliah
.2 Ceramah, Simposium
.3 Diskusi
.4 Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur
.5 Kurikulum
.6 Karya Tulis
.7 Ujian
424 Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor
Klasifikasi Disini: Guru Teladan
425 Sarana Pendidikan
.1 Gedung
.11 Gedung Sekolah
.12 Kampus
.13 Pusat Kegiatan Mahasiswa
.2 Buku
.3 Perlengkapan Sekolah
426 Keolahragaan
.1 Cabang Olah Raga
.2 Sarana
.21 Gedung Olah Raga
.22 Stadion
.23 Lapangan
.24 Kolam renang
.3 Pesta Olah Raga, Klasifikasi nya: PON, Porsade,
Olimpiade,
.4 KONI
427 Kepramukaan Meliputi: Organisasi dan Kegiatan Remaja
Klasifikasi Disini: Gelanggang Remaja
428 Kepramukaan
429 Pendidikan Kedinasan Untuk Depdagri, Lihat 890
430 KEBUDAYAAN
431 Kesenian
.1 Cabang Kesenian
.2 Sarana
.21 Gedung Kesenian
432 Kepurbakalaan
433 Sejarah
434 Bahasa
435 Usaha Pertunjukan, Hiburan, Kesenangan
440 KESEHATAN
441 Pembinaan Kesehatan
442 Obat-obatan
443 Penyakit Menular
444 Gizi
445 Rumah Sakit, Balai Kesehatan,
PUSKESMAS,PUSKESMAS Keliling, Poliklinik
446 Tenaga Medis
448 Pengobatan Tadisional

Recommended

Berita acara serah terima jabatan kepsek
Berita acara serah terima jabatan kepsekBerita acara serah terima jabatan kepsek
Berita acara serah terima jabatan kepseksmp_yudistira
 
Contoh surat dinas tentang permohonan bantuan keamanan
Contoh surat dinas tentang permohonan bantuan keamananContoh surat dinas tentang permohonan bantuan keamanan
Contoh surat dinas tentang permohonan bantuan keamananAnggy Wahyu Dwi Surya
 
Surat keterangan kesalahan tanggal bulan lahir 2016
Surat keterangan       kesalahan tanggal bulan lahir 2016Surat keterangan       kesalahan tanggal bulan lahir 2016
Surat keterangan kesalahan tanggal bulan lahir 2016Dimaz Raider's
 
Susunan acara apel pagi
Susunan acara apel pagiSusunan acara apel pagi
Susunan acara apel pagiryanborneo31
 
Surat perintah tugas Puskesmas rawang kota sungai penuh provinsi jambi
Surat perintah tugas Puskesmas rawang kota sungai penuh provinsi jambiSurat perintah tugas Puskesmas rawang kota sungai penuh provinsi jambi
Surat perintah tugas Puskesmas rawang kota sungai penuh provinsi jambiOcy Partilova
 
Rencana Anggaran dan Belanja (RAB) Pilkades Panjalu Tahun 2013
Rencana Anggaran dan Belanja (RAB) Pilkades Panjalu Tahun 2013Rencana Anggaran dan Belanja (RAB) Pilkades Panjalu Tahun 2013
Rencana Anggaran dan Belanja (RAB) Pilkades Panjalu Tahun 2013Aji Sahdi Sutisna
 

More Related Content

What's hot

Surat kuasa pembukaan rekening bank
Surat kuasa pembukaan rekening bankSurat kuasa pembukaan rekening bank
Surat kuasa pembukaan rekening bankalijaya singebate
 
Buku agenda surat keluar
Buku agenda surat keluarBuku agenda surat keluar
Buku agenda surat keluarMouwra Sartika
 
Surat keterangan perbaikan nama
Surat keterangan perbaikan namaSurat keterangan perbaikan nama
Surat keterangan perbaikan namaLuqman Saifurrohim
 
Kumpulan piagam penghargaan guru
Kumpulan piagam penghargaan guruKumpulan piagam penghargaan guru
Kumpulan piagam penghargaan gurumicitaz cikalagen
 
Laporan pelaksanaan program kerja dharma wanita persatuan
Laporan pelaksanaan program kerja dharma wanita persatuan Laporan pelaksanaan program kerja dharma wanita persatuan
Laporan pelaksanaan program kerja dharma wanita persatuan DewiPuspita53
 
SURAT PERMOHONAN REKENING KORAN 2023.docx
SURAT PERMOHONAN REKENING KORAN 2023.docxSURAT PERMOHONAN REKENING KORAN 2023.docx
SURAT PERMOHONAN REKENING KORAN 2023.docxekowahyu65
 
Surat perubahan bendahara BOSDA bank BPD
Surat perubahan bendahara BOSDA bank BPDSurat perubahan bendahara BOSDA bank BPD
Surat perubahan bendahara BOSDA bank BPDWidi Dharmawan
 
SURAT PERMOHONAN BANTUAN (PROPOSAL) Jalan Sehat dan Bazar Memperingati HUT RI...
SURAT PERMOHONAN BANTUAN (PROPOSAL) Jalan Sehat dan Bazar Memperingati HUT RI...SURAT PERMOHONAN BANTUAN (PROPOSAL) Jalan Sehat dan Bazar Memperingati HUT RI...
SURAT PERMOHONAN BANTUAN (PROPOSAL) Jalan Sehat dan Bazar Memperingati HUT RI...Herry Rachmat Safi'i
 
Format buku penghubung siswa
Format buku penghubung siswaFormat buku penghubung siswa
Format buku penghubung siswaGus Fendi
 
Surat permohonan pelatihan menulis
Surat permohonan pelatihan menulisSurat permohonan pelatihan menulis
Surat permohonan pelatihan menulisDawat Fadhila
 
Contoh surat permohonan izin bupati
Contoh surat permohonan izin bupatiContoh surat permohonan izin bupati
Contoh surat permohonan izin bupatiAdi Yamin
 
Contoh SK Guru Tetap Yayasan
Contoh SK Guru Tetap YayasanContoh SK Guru Tetap Yayasan
Contoh SK Guru Tetap YayasanTjoetnyak Izzatie
 

What's hot (20)

Surat kuasa pembukaan rekening bank
Surat kuasa pembukaan rekening bankSurat kuasa pembukaan rekening bank
Surat kuasa pembukaan rekening bank
 
Buku agenda surat keluar
Buku agenda surat keluarBuku agenda surat keluar
Buku agenda surat keluar
 
Surat peminjaman LCD Proyektor
Surat peminjaman LCD ProyektorSurat peminjaman LCD Proyektor
Surat peminjaman LCD Proyektor
 
Surat pengantar
Surat pengantarSurat pengantar
Surat pengantar
 
Surat keterangan perbaikan nama
Surat keterangan perbaikan namaSurat keterangan perbaikan nama
Surat keterangan perbaikan nama
 
Kumpulan piagam penghargaan guru
Kumpulan piagam penghargaan guruKumpulan piagam penghargaan guru
Kumpulan piagam penghargaan guru
 
Laporan pelaksanaan program kerja dharma wanita persatuan
Laporan pelaksanaan program kerja dharma wanita persatuan Laporan pelaksanaan program kerja dharma wanita persatuan
Laporan pelaksanaan program kerja dharma wanita persatuan
 
1 surat pengantar kenaikan pangkat
1 surat pengantar kenaikan pangkat1 surat pengantar kenaikan pangkat
1 surat pengantar kenaikan pangkat
 
Blanko izin-belajar
Blanko izin-belajarBlanko izin-belajar
Blanko izin-belajar
 
SURAT PERMOHONAN REKENING KORAN 2023.docx
SURAT PERMOHONAN REKENING KORAN 2023.docxSURAT PERMOHONAN REKENING KORAN 2023.docx
SURAT PERMOHONAN REKENING KORAN 2023.docx
 
CONTOH SK
CONTOH SKCONTOH SK
CONTOH SK
 
Surat perubahan bendahara BOSDA bank BPD
Surat perubahan bendahara BOSDA bank BPDSurat perubahan bendahara BOSDA bank BPD
Surat perubahan bendahara BOSDA bank BPD
 
Mutasi asn ke pusat 2019 ACHMAD AVANDI
Mutasi asn ke pusat 2019 ACHMAD AVANDIMutasi asn ke pusat 2019 ACHMAD AVANDI
Mutasi asn ke pusat 2019 ACHMAD AVANDI
 
SURAT PERMOHONAN BANTUAN (PROPOSAL) Jalan Sehat dan Bazar Memperingati HUT RI...
SURAT PERMOHONAN BANTUAN (PROPOSAL) Jalan Sehat dan Bazar Memperingati HUT RI...SURAT PERMOHONAN BANTUAN (PROPOSAL) Jalan Sehat dan Bazar Memperingati HUT RI...
SURAT PERMOHONAN BANTUAN (PROPOSAL) Jalan Sehat dan Bazar Memperingati HUT RI...
 
Format buku penghubung siswa
Format buku penghubung siswaFormat buku penghubung siswa
Format buku penghubung siswa
 
Surat permohonan pelatihan menulis
Surat permohonan pelatihan menulisSurat permohonan pelatihan menulis
Surat permohonan pelatihan menulis
 
Contoh surat permohonan izin bupati
Contoh surat permohonan izin bupatiContoh surat permohonan izin bupati
Contoh surat permohonan izin bupati
 
Surat tugas siswa
Surat tugas siswaSurat tugas siswa
Surat tugas siswa
 
Contoh SK Guru Tetap Yayasan
Contoh SK Guru Tetap YayasanContoh SK Guru Tetap Yayasan
Contoh SK Guru Tetap Yayasan
 
Contoh Susunan Panitia
Contoh Susunan PanitiaContoh Susunan Panitia
Contoh Susunan Panitia
 

Similar to Kode kode surat

Kode administrasi surat
Kode administrasi suratKode administrasi surat
Kode administrasi suratAgus Hadian
 
Administrasi kesekretariatan n0 04_tap-pendiri_po_xii_2011_final
Administrasi kesekretariatan n0 04_tap-pendiri_po_xii_2011_finalAdministrasi kesekretariatan n0 04_tap-pendiri_po_xii_2011_final
Administrasi kesekretariatan n0 04_tap-pendiri_po_xii_2011_finallsm pendidikan noorwangsanegara
 
Sistematika surat dinas full version
Sistematika surat dinas full versionSistematika surat dinas full version
Sistematika surat dinas full versionlucyous maji
 
menerapkan prosedur pencatatan surat_dokumen masuk dan keluar
menerapkan prosedur pencatatan surat_dokumen masuk dan keluarmenerapkan prosedur pencatatan surat_dokumen masuk dan keluar
menerapkan prosedur pencatatan surat_dokumen masuk dan keluarINDAHMAWARNI1
 
Latihan Dasar Kepemimpinan [Ldk] 2009
Latihan Dasar Kepemimpinan [Ldk] 2009Latihan Dasar Kepemimpinan [Ldk] 2009
Latihan Dasar Kepemimpinan [Ldk] 2009supiyan
 
Administrasi IPNU-PPT Administrasi Dan Persuratan PC. IPNU Sidoarjo.pptx
Administrasi IPNU-PPT Administrasi Dan Persuratan PC. IPNU Sidoarjo.pptxAdministrasi IPNU-PPT Administrasi Dan Persuratan PC. IPNU Sidoarjo.pptx
Administrasi IPNU-PPT Administrasi Dan Persuratan PC. IPNU Sidoarjo.pptxHamdanHaqqi
 
ADMINISTRASI KESEKRETARIANTAN DAN PENGELOLAAN RAPAT.pptx
ADMINISTRASI KESEKRETARIANTAN DAN PENGELOLAAN RAPAT.pptxADMINISTRASI KESEKRETARIANTAN DAN PENGELOLAAN RAPAT.pptx
ADMINISTRASI KESEKRETARIANTAN DAN PENGELOLAAN RAPAT.pptxericmutu1
 
Surat dinas copy (2) lengkap bangettttt
Surat dinas   copy (2) lengkap bangetttttSurat dinas   copy (2) lengkap bangettttt
Surat dinas copy (2) lengkap bangetttttSaifuddin Amrullah
 
Prosedur Pengelolan Surat Masuk dan Keluar
Prosedur Pengelolan Surat Masuk dan KeluarProsedur Pengelolan Surat Masuk dan Keluar
Prosedur Pengelolan Surat Masuk dan KeluarAidahMunawaroh
 
Korespodensi bisnis
Korespodensi bisnisKorespodensi bisnis
Korespodensi bisnisYuli ati
 
Dasar dasar korespondensi
Dasar dasar korespondensiDasar dasar korespondensi
Dasar dasar korespondensiBaQry Jevieza
 
Bhs indonesia surat
Bhs indonesia suratBhs indonesia surat
Bhs indonesia suratlusiacalidia
 

Similar to Kode kode surat (20)

Kode administrasi surat
Kode administrasi suratKode administrasi surat
Kode administrasi surat
 
Administrasi kesekretariatan n0 04_tap-pendiri_po_xii_2011_final
Administrasi kesekretariatan n0 04_tap-pendiri_po_xii_2011_finalAdministrasi kesekretariatan n0 04_tap-pendiri_po_xii_2011_final
Administrasi kesekretariatan n0 04_tap-pendiri_po_xii_2011_final
 
Sistematika surat dinas full version
Sistematika surat dinas full versionSistematika surat dinas full version
Sistematika surat dinas full version
 
menerapkan prosedur pencatatan surat_dokumen masuk dan keluar
menerapkan prosedur pencatatan surat_dokumen masuk dan keluarmenerapkan prosedur pencatatan surat_dokumen masuk dan keluar
menerapkan prosedur pencatatan surat_dokumen masuk dan keluar
 
Latihan Dasar Kepemimpinan [Ldk] 2009
Latihan Dasar Kepemimpinan [Ldk] 2009Latihan Dasar Kepemimpinan [Ldk] 2009
Latihan Dasar Kepemimpinan [Ldk] 2009
 
Administrasi IPNU-PPT Administrasi Dan Persuratan PC. IPNU Sidoarjo.pptx
Administrasi IPNU-PPT Administrasi Dan Persuratan PC. IPNU Sidoarjo.pptxAdministrasi IPNU-PPT Administrasi Dan Persuratan PC. IPNU Sidoarjo.pptx
Administrasi IPNU-PPT Administrasi Dan Persuratan PC. IPNU Sidoarjo.pptx
 
KEBIJAKAN TND 3_2021.pptx
KEBIJAKAN TND 3_2021.pptxKEBIJAKAN TND 3_2021.pptx
KEBIJAKAN TND 3_2021.pptx
 
Administrasi surat
Administrasi suratAdministrasi surat
Administrasi surat
 
ADMINISTRASI KESEKRETARIANTAN DAN PENGELOLAAN RAPAT.pptx
ADMINISTRASI KESEKRETARIANTAN DAN PENGELOLAAN RAPAT.pptxADMINISTRASI KESEKRETARIANTAN DAN PENGELOLAAN RAPAT.pptx
ADMINISTRASI KESEKRETARIANTAN DAN PENGELOLAAN RAPAT.pptx
 
Surat
SuratSurat
Surat
 
LDKS ADMINISTRASI.ppt
LDKS ADMINISTRASI.pptLDKS ADMINISTRASI.ppt
LDKS ADMINISTRASI.ppt
 
Ppt KD 3.13
Ppt KD 3.13 Ppt KD 3.13
Ppt KD 3.13
 
Surat menyurat
Surat menyuratSurat menyurat
Surat menyurat
 
Surat dinas copy (2) lengkap bangettttt
Surat dinas   copy (2) lengkap bangetttttSurat dinas   copy (2) lengkap bangettttt
Surat dinas copy (2) lengkap bangettttt
 
Prosedur Pengelolan Surat Masuk dan Keluar
Prosedur Pengelolan Surat Masuk dan KeluarProsedur Pengelolan Surat Masuk dan Keluar
Prosedur Pengelolan Surat Masuk dan Keluar
 
Korespodensi bisnis
Korespodensi bisnisKorespodensi bisnis
Korespodensi bisnis
 
Dagang (2)
Dagang (2)Dagang (2)
Dagang (2)
 
Dasar dasar korespondensi
Dasar dasar korespondensiDasar dasar korespondensi
Dasar dasar korespondensi
 
ADMINISTRASI PSW
ADMINISTRASI PSWADMINISTRASI PSW
ADMINISTRASI PSW
 
Bhs indonesia surat
Bhs indonesia suratBhs indonesia surat
Bhs indonesia surat
 

Kode kode surat

  • 1. Bebarapa hal tentang Surat Kop surat dan kepala surat Kepala surat di cetak di tengah bagian atas kop. Kepala surat memuat :  Gambar/ lambang, dibagian kiri atas kop surat  Kepanjangan dari nama instansi /organisasi, Nama dipaling atas dari kepala surat dan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan warna huruf hitam tebal  Memberikan keterangan Zona, dicetak dibagian bawah Zona, dan seluruhnya menggunakan huruf kapital dengan menggunakan huruf hitam tebal  Alamat kesekertarian, memuat; nama dan wilayah instansi/organisasi, kode pos, nomor telepon atau email, alamat dicetak di bawah zona dan dengan ukuran huruf lebih kecil dan warna huruf hitam tebal . NOMOR DAN KODE SURAT 1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode instansi, kode bulan dan kode tahun kalender. 2. Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor surat adalah satu periode. Dihitung mulai dari masa bakti kepengurusan organisasi/instansi masing-masing. 3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode surat yang sesungguhnya. . KODE SURAT 1. Kode surat terdiri dari : a. Surat Keputusan = SKep b. Surat Keterangan = SKet c. Surat Edaran = SEd d. Surat Tugas = ST e. Surat Kuasa = SK f. Surat Peringatan = SP g. Surat Ijin Kegiatan = SIK h. Surat Perjanjian = SPn i. Surat Undangan = Und j. Memorandum = Mem k. Nota Dinas = Nd
  • 2. l. Pengumuman = Peng m. Surat Ketetapan = STap n. Surat Perintah = SPer o. Surat Lain – lain = L 2. Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan dilaksanakan a. Konferensi Zona = KZ b. Seminar Umum = SU c. Seminar Teknologi = ST 3. Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai dengan Desember yaitu dengan kode I – XII 4. Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat PENANDATANGANAN SURAT DAN STEMPEL SURAT 1. Surat-surat penting yang menyangkut organiasasi/instansi seperti: Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di tanda tangani oleh Pimpinan yang berwenang. Dalam hal Pimpinan berhalangan, penanda tanganan dapat dilakukan oleh struktur yang ada di bawahnya tetapi sudah ada dibawah persetujuan dari pimpinan terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas Nama di atas tanda tangan. Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.  Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi stempel surat.  Stempel surat adalah stempel resmi instansi/organisasi yang bentuk serta susunan telah ditentukan.  Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel dengan posisi disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh menutupinya. AGENDA SURAT DAN ARSIP SURAT Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda. Buku agenda surat setidak–tidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode surat, alamat dan tujuan serta perihal surat. 1. Klasifikasi surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari :  Sangat rahasia : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain akan mengancam suatu instansi/organisasi.
  • 3.  Rahasia/terbatas : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan mengancam suatu instansi/organisasi.  Biasa : artinya surat yang boleh diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan dan tidak mengancam kelembagaan. 2. Klasifikasi surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari :  Kilat, artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai dibuat dan harus sampai dialamat hari itu juga.  Segera, artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima sekretariat dan dikirim menurut jadwal kurir.  Kilat/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat.  Kilat Khusus/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat khusus. Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia atau rahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya. Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file. Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat dimulai dari 000 s/d 900 maka penulis di sini mengkhususkan kode nomor surat untuk wilayah instansi Pendidikan. 000 UMUM 001 Lambang 002 Tanda Kehormatan/Penghargaan untuk pegawailihat 861.1 003 Hari Raya/Besar 004 Ucapan 005 Undangan 020 PERALATAN 040 PERPUSTAKAAN Dokumentasi / Kearsipan / Sandi 042 Dokumentasi 045 Kearsipan 060 ORGANISASI / KETATALAKSANAAN 090 PERJALANAN DINAS
  • 4. 230 ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL 232 Persatuan Guru Republik Indonesia 236 Korps Pegawai Republik Indonesia 239 Organisasi Profesi Dan Fungsional Lainnya 240 ORGANISASI PEMUDA 410 PEMBANGUNAN DESA 411 Pembinaan Usaha Gotong Royong .14 Pungutan .2 Lembaga Sosial Desa (LSD) .32 Kuliah Kerja Nyata (KKN) .33 Pusat Latihan .34 Kursus-Kursus .35 Kurikulum / Sylabus .36 Ketrampilan .37 Pramuka .4 Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK) .25 Petunjuk / Pembinaan Pelaksanaan .3 Koperasi Desa .32 Koperasi Usaha Desa 420 PENDIDIKAN .1 Pendidikan Khusus Klasifikasi disini Pendidikan Putra/I Irja 421 Sekolah .1 Pra Sekolah .2 Sekolah Dasar .3 Sekolah Menengah .4 Sekolah Tinggi .5 Sekolah Kejuruan .6 Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum .7 Kegiatan Pelajar .71 Reuni Darmawisata
  • 5. .72 Pelajar Teladan .73 Resimen Mahasiswa .8 Sekolah Pendidikan Luar Biasa .9 PLS / Pemberantasan Buta Huruf 422 Administrasi Sekolah .1 Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian,Pendaftaran, Mapras, peloncoan .2 Tahun Pelajaran .3 Hari Libur .4 Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP .5 Beasiswa 423 Metode Belajar .1 Kuliah .2 Ceramah, Simposium .3 Diskusi .4 Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur .5 Kurikulum .6 Karya Tulis .7 Ujian 424 Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor Klasifikasi Disini: Guru Teladan 425 Sarana Pendidikan .1 Gedung .11 Gedung Sekolah .12 Kampus .13 Pusat Kegiatan Mahasiswa .2 Buku .3 Perlengkapan Sekolah 426 Keolahragaan .1 Cabang Olah Raga
  • 6. .2 Sarana .21 Gedung Olah Raga .22 Stadion .23 Lapangan .24 Kolam renang .3 Pesta Olah Raga, Klasifikasi nya: PON, Porsade, Olimpiade, .4 KONI 427 Kepramukaan Meliputi: Organisasi dan Kegiatan Remaja Klasifikasi Disini: Gelanggang Remaja 428 Kepramukaan 429 Pendidikan Kedinasan Untuk Depdagri, Lihat 890 430 KEBUDAYAAN 431 Kesenian .1 Cabang Kesenian .2 Sarana .21 Gedung Kesenian 432 Kepurbakalaan 433 Sejarah 434 Bahasa 435 Usaha Pertunjukan, Hiburan, Kesenangan 440 KESEHATAN 441 Pembinaan Kesehatan 442 Obat-obatan 443 Penyakit Menular 444 Gizi 445 Rumah Sakit, Balai Kesehatan, PUSKESMAS,PUSKESMAS Keliling, Poliklinik 446 Tenaga Medis 448 Pengobatan Tadisional
  • 7. 450 AGAMA 451 Islam .1 Peribadatan .11 Sholat .12 Zakat Fitrah .13 Puasa .14 MTQ .2 Rumah Ibadah .3 Tokoh Agama .4 Pendidikan .41 Tinggi 42 Menengah .43 Dasar .44 Pondok Pesantren .45 Gedung Sekolah .46 Tenaga Pengajar .47 Buku .48 Dakwah .49 Organisasi / Lembaga Pendidikan .5 Harta Agama Wakaf, Baitulmal, dsb .6 Peradilan .7 Organisasi Keagamaan Bukan Politik Majelis Ulama .8 Mazhab 456 Urusan Haji .1 ONH .2 Manasik 560 TENAGA KERJA .1 Pengangguran 561 Upah 562 Penempatan Tenaka Kerja, TKI
  • 8. 563 Latihan Kerja 564 Tenaga Kerja 800 KEPEGAWAIAN 810 PENGADAAN 820 MUTASI 822 Kenaikan Gaji Berkala 823 Kenaikan Pangkat / Pengangkatan 824 Pemindahan / Pelimpahan / Perbantuan 825 Datasering dan Penempatan Kembali 826 Penunjukan Tugas Belajar 828 Mutasi Dengan Instansi Lain 830 KEDUDUKAN Meliputi: Perhitungan Masa Kerja, Penyesuaian Pangkat/ Gaji, Penghargaan Ijasah, Dan Jenjang Pangkat 831 Perhitungan Masa Kerja 832 Penyesuaian Pangkat / Gaji 833 Penghargaan Ijazah / Penyesuaian 834 Jenjang Pangkat / Eselonering 840 KESEJAHTERAAN PEGAWAI Meliputi: Tunjangan, Dana, Perawatan Kesehatan, Koperasi, Distribusi, Permahan/Tanah, Bantuan Sosial, Rekreasi Dan Dispensasi. 841 Tunjangan .1 Jabatan .2 Kehormatan .3 Kematian/Uang Duka .4 Tunjangan Hari Raya .5 Perjalanan Dinas Tetap/Cuti/Pindah .6 Keluarga .7 Sandang, Pangan, Papan (Bapertarum)
  • 9. 842 Dana .1 Taspen .2 Kesehatan . 3 Asuransi 843 Perawatan Kesehatan 844 istribusi 845 Perumahan/Tanah 846 Bantuan Sosial 850 CUTI Meliputi Cuti Tahunan, Cuti Besar, Cuti Sakit, Cuti Hamil, Cuti Naik Haji, Cuti Diluar Tanggungan Negara Dan Cuti Alasan Lain 860 PENILAIAN 861 Penghargaan .1 Bintang/Satyalencana .2 Kenaikan Pangkat Anumerta .3 Kenaikan Gaji Istimewa .4 Hadiah Berupa Uang .5 Pegawai Teladan 862 Hukuman 863 Konduite, DP3, Disiplin Pegawai 864 Ujian Dinas 865 Penilaian Kehidupan Pegawai Negeri Meliputi: Petunjuk Pelaksanaan Hidup Sederhana, Penilaian Kekayaan Pribadi (LP2P) 870 TATA USAHA KEPEGAWAIAN 871 Formasi 872 Bezetting/Daftar Urut Kepegawaian 873 Registrasi .1 NIP .2 KARPEG
  • 10. .3 Legitiminasi/Tanda Pengenal .4 Daftar Keluarga, Perkawinan, Perceraian, Karis, Karsu 874 Daftar Riwayat Pekerjaan 875 Kewenangan Mutasi Pegawai 876 Penggajian .1 SKPP 877 Sumpah/Janji 878 Korps Pegawai 880 PEMBERHENTIAN PEGAWAI Pemberhentian,Permintaan Sendiri, Dengan Hak Pensiun, Karena Meninggal Dunia, Alasan Lain, Dengan Diberi Uang Pesangon, Uang Tunggu Untuk Sementara Waktu Dan Pemberhentian Tidak Dengan Hormat 881 Permintaan Sendiri 882 Dengan Hak Pensiun 883 Karena Meninggal 884 Alasan Lain 885 Uang Pesangon 886 Uang Tunggu 887 Untuk Sementara Waktu 888 Tidak Dengan Hormat 890 PENDIDIKAN PEGAWAI Meliputi: Perencanaan, Pendidikan Reguler, Pendidikan Non- Reguler, Pendidikan Ke Luar Negeri, Metode, Tenaga Pengajar, Administrasi Pendidikan, Fasilitas Sarana Pendidikan 891 Perencanaan 892 Pendidikan _Egular / Kader 893 Pendidikan dan Pelatihan / Non Reguler 894 Pendidikan Luar Negeri
  • 11. 895 Metode 896 Tenaga Pengajar / Widyaiswara/Narasumber 897 Administrasi Pendidikan 898 Fasilitas Belajar 899 Sarana 900 KEUANGAN 910 ANGGARAN 920 OTORISASI / SKO 930 VERIFIKASI 940 PEMBUKUAN 950 PERBENDAHARAAN 960 PEMBINAAN KEBENDAHARAAN 961 Pemeriksaan Kas Dan Hasil Pemeriksaan Kas 970 PENDAPATAN 990 BENDAHARAWAN