Esta apresentação foi elaborada pela Resguarda com base na experiência adquirida no tratamento das denúncias e resposta ao denunciante.

1. Recomendações no tratamento das denúncias e
resposta ao denunciante
APRESENTAÇÃO AO COMITÊ RECEPTOR

2. O objetivo desta apresentação é oferecer a nossos clientes
os parâmetros básicos que, ao nosso critério e
experiência, constituem um aspecto básico para uma
adequada manutenção: um esquema de linha ética ou canal
de denúncias dentro da empresa.
OBJETIVO

3. Parâmetros a serem
considerados

4. 1. Norma interna – Procedimento
2. Valoração de denúncias para tratamento
3. Resposta ao denunciante
4. Perguntas ao denunciante
5. Anonimato do denunciante
6. Pedido de entrevista ao denunciante
7. Confidencialidade da informação
8. Comunicação contínua do serviço

5. Normativa interna

6. Em primero lugar, deve ser estabelecido um procedimento
claro e ordenado de como serão gestionadas as denúncias
e, assim mesmo, como e por quem serão analisadas.
Destacam-se os seguintes temas a serem tratados:
• Pessoas envolvidas na gestão,
• Classificação e tratamento básico das denúncias,
• Autorização nas comunicações,
• Tempos de resposta ao denunciante,
• Documentação interna a ser requerida,
• Terceirização das investigações (quando corresponder).

7. Valorização das denúncias

8. Cada denúncia que ingressa a organização deve ser analisada
pelo comité de recepção de acordo a urgência da
mesma, asignando um valor para seu tratamento
(alto, médio, baixo).
• Dentro da análise se utiliza a
possibilidade de terceirizar o
tratamento da denúncia.
• No caso de tratamento interno, quais
são as áreas que deven participar.
• Definir a prioridade no tratamento da
mesma.

9. Resposta do denunciante

10. Cada denúncia deve ser respondida ao denunciante, seja por
uma questão de formalidade ou, também, pela necessidade
gerada na investigação. Nesse sentido se deve:
• Estabelecer um tempo de resposta com cada contato do
denunciante,
• Considerar a realização de respostas parametrizadas
(“Obrigado por sua participação, estaremos analisando o
incidente…”),
• Caso resolva não responder as denúncias, comunicar
previamente aos empregados neste sentido ( “Questões de
política corporativa, etc..”).

11. Perguntas ao denunciante

12. • Não devem comprometer a empresa,
• Não pôr em risco a identidade do denunciante,
• As perguntas deven ser concretas e claras,
•Não se deve pôr en risco o denunciante ante os envolvidos
ou outros empregados da empresa,
• Se é possível, o denunciante deve ser recompensado.
As perguntas ao denunciante devem ser
realizadas de um modo que reflita a
necessidade do comité de maior informação
para esclarecer o incidente denunciado:

13. Anonimato do denunciante

14. • Todas as ações por parte do Comitê devem ser muito
cuidadosas com o anonimato do denunciante,
• As ações se encontram relacionadas com a imagen do
canal e as próximas denúncias,
• As perguntas que se realizarem ao denunciante devem
considerar este conceito,
• Mas além de suspeitar quem realizou de fato a
denúncia, nunca devem se dar datos nas perguntas que
suponhan a identidade do denunciante.

15. Entrevista com o denunciante

16. Caso seja necessário contactar o denunciante para uma
entrevista pessoal, devem ser considerados os seguintes
parâmetros:
• Deixar devidamente explicados os motivos do contato e
qual o objetivo do mesmo,
•Deixar expressadas claramente as garantias de anonimato
ao denunciante,
• É recomendável consensuar a entrevista em um lugar
neutro.

17. Confidencialidade da informação

18. A empresa deve analisar as ações que põem em risco a
confidencialidade da informação que provém da denúncia.
Devem ser considerados os seguintes pontos:
• Os casos de denúncias realizadas onde resultar evidente o
denunciante (setores com poucos empregados) devem ser
tratados com cuidado,
• Deve se ter especial atenção com aqueles denunciados que o
pessoal a cargo possa sofrer represálias pelas denúncias, ao saber
que foram denunciados.
• Monitorar estas questões

19. Comunicação contínua do serviço

20. A Linha Ética deve ser comunicada em forma contínua dentro da
empresa e seu uso deve tornarse algo habitual entre os
empregados. Neste sentido deve-se:
• Fazer recordatórios duas vezes ao ano,
• Inclui-lo no Código de Ética da empresa,
• Inclui-lo na capacitação de RRHH para novos empregados,
• Fazer recordatórios contínuos através de carteleras em lugares de
alta visibilidade,
•Ser divulgado a terceiros (Fornecedores
e clientes corporativos).
•Ser incluido em diferentes documentos
de uso diário (Faturas, NC, Ordens de
Compra, Recibos, E-mails, etc.)

21. Uma DENÚNCIA que provenha do CANAL ÉTICO
deve ser analisada cuidadosamente, e levada a
execução da investigação com procedimentos bem
definidos a efeitos de que sua resolução seja em
benefício dos membros de toda a organização.
Lembre-se

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