Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Meerwaarde creëren met huisvesting: een holistische methode

152 views

Published on

Hoe kun je met huisvesting (meer)waarde creëren? Als antwoord op deze vraag ontwikkelde René Stevens de Real Estate General Performance Survey (RE-GPS)1. Belangrijk daarbij is een holistische visie, waarbij een regisseur ervoor zorgt dat bij huisvesting de verschillende onderdelen zodanig op elkaar worden afgestemd dat ze het belangrijkste kapitaal van een organisatie, de medewerker, optimaal faciliteren. Daarbij voert de regisseur vervolgens regelmatig ‘functioneringsgesprekken’ met het gebouw.

Published in: Real Estate
  • Hi there! Get Your Professional Job-Winning Resume Here - Check our website! http://bit.ly/resumpro
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Be the first to like this

Meerwaarde creëren met huisvesting: een holistische methode

  1. 1. 24 Meerwaarde creëren met huisvesting: een holistische methode de praktijk René Stevens studeerde architectuur en bedrijfs- kunde en werkte voordat hij zijn eigen onderne- ming startte zowel bij een architectenbureau als bij een adviesbureau en een landelijke makelaars- organisatie. In die jaren leerde hij een aantal be- langrijke lessen. Zoals het belang om in een zo vroeg mogelijk stadium, het liefst bij het opstellen van een programma van eisen, bij de opdrachtge- ver aan tafel te zitten. “Daarbij moet je de vertaal- slag maken van de vraag of – nog beter – van de vraag achter de vraag.” Ook leerde hij het belang van interactie. “De interactie tussen wat een orga- nisatie c.q. gebruiker wil en wat een gebouw kan. Een opdrachtgever wil namelijk weten wat een gebouwde omgeving kan bijdragen aan bedrijfs- kundige doelen. Daarom moet je als consultant niet alleen kijken naar harde criteria als budget, techniek, regelgeving en vierkante meters, maar ook en vooral naar de match tussen de wensen van de gebruiker en de prestaties van een ge- bouw.” Daarbij is het van belang wensen en pres- taties smart te maken. “Als een opdrachtgever bij- voorbeeld vraagt om ‘maximale flexibiliteit’, vult iedereen dat op zijn eigen manier in.” Bouwmeester Met smart maken loop je echter ook een risico, aldus Stevens: je definieert de prestaties van elk onderdeel, maar ziet niet meer de som der delen. “Je mist daardoor de holistische visie op het ge- Tekst: Peter Bekkering Hoe kun je met huisvesting (meer)waarde creëren? Als antwoord op deze vraag ontwikkelde René Stevens de Real Estate General Performance Survey (RE-GPS)1 . Belangrijk daarbij is een holistische visie, waarbij een regisseur ervoor zorgt dat bij huisvesting de verschillende onderdelen zodanig op elkaar worden afgestemd dat ze het belangrijkste kapitaal van een organisatie, de medewerker, optimaal faciliteren. Daarbij voert de regisseur vervolgens regelmatig ‘functioneringsgesprekken’ met het gebouw. heel. Vroeger had de architect die visie. Hij was de bouwmeester die een team aanstuurde en het ge- heel in de gaten hield. Ik pleit ervoor dat de archi- tect die rol weer op zich neemt, de ‘fit for purpose’ bewaakt en denkt vanuit de gebruiker.” De afgelopen jaren kreeg onder invloed van de economische crisis de gebruiker/klant steeds meer te kiezen. Dat leidde echter tot nieuwe vragen, aldus Stevens. “Is de gebruiker/klant wel in staat om te kiezen? Kan hij bepalen wat zijn ‘ist’- en ‘soll’-­situaties zijn? En als hij zijn wensen helder kan verwoorden, kan hij dan wel meten dat hij krijgt wat hij wil? Een complicerende fac- tor daarbij is ook nog eens dat omgeving en technologie tegenwoordig zo snel veranderen, dat je voortdurend je strategie moet herijken en je huisvesting in alignment daarmee moet hou- den. Nog mooier zou natuurlijk zijn als je dat proactief zou kunnen doen en met je huisves- ting zou kunnen voorsorteren op aanstaande ontwikkelingen.” Methode De wens om al deze ontwikkelingen aan elkaar te knopen, bracht Stevens ertoe om een methode te ontwikkelen, de Real Estate General Perfor- mance Survey (RE-GPS), waarmee met huisves- ting (meer)waarde kan worden gecreëerd. “Daar- bij heb ik me verplaatst in een CEO die een beslissing moet nemen over huisvesting en wil 024-026_FFACTS234_F-facts_ART02.indd 24 05-12-17 11:14
  2. 2. 25| december 2017 |2017 | bepalen welke input hij daarover aan de afdelin- gen FM/Huisvesting/ICT gaat vragen. Daarvoor definieert hij eerst zijn missie of visie. Vervolgens vertaalt hij dat in een waardepropositie en kijkt hij hoe de verschillende afdelingen daaraan kun- nen bijdragen (Finance, HR, Sales, Marketing, etc.) en welke bijdrage huisvesting kan leveren. In de RE-GPS is dat de eerste stap, het Strategic Alignment Model (SAM)2 .” In het SAM zijn dat de vijf P’s: Pleasure, Profit, People, Planet en Prosperity. Stevens: “Ik gebruik vaak de metafoor van een boom die vruchten moet dragen. Daarvoor is voeding vanuit de wor- tels nodig. Die wortels zijn bij een organisatie ICT, CREM, FM-Diensten en FM-middelen. Die moeten op elkaar zijn afgestemd. Om hen optimaal te la- ten bijdragen is het echter nodig dat ze integraal worden afgestemd op de stam en dat is HR, ofte- wel de medewerkers. Het is dus eigenlijk tweele- dig: hoe maak je huisvesting ‘fit for purpose’ en hoe zorg je ervoor dat medewerkers er blij mee zijn en dat ze de bijdrage aan de organisatie leve- ren die je van hen verwacht. Want uiteindelijk gaat het erom dat je met de huisvesting de ­medewerkers faciliteert. Eigenlijk zijn het bij CREM twee tandwielen die in elkaar grijpen: het onder- ste en kleinste tandwiel is huisvesting, het boven- ste en grootste tandwiel het personeel. Het klein- ste tandwiel is 6 tot 12 procent van de jaarlijkse kosten, maar het heeft wel effect op het grootste tandwiel dat 70 tot 80 procent van de jaarlijkse kosten is. Dus moet je dat kleinste tandwiel niet suboptimaliseren.” Stevens maakt een eenvoudige rekensom. “Stel eens dat een suboptimale werk- omgeving dagelijks een half uur aan productiviteit kost. Dat betekent op jaarbasis ruim anderhalf keer – 1,7 – het ziekteverzuim.” Criteria Naast de strategie om de missie, visie en waarde- propositie ten uitvoer te brengen, zijn volgens de RE-GPS van Stevens nog twee zaken nodig: ten eerste risicobeheersing en slim managen en ten tweede de tevredenheid van de gebruiker. “Nu zijn we vaak een groot deel van onze tijd bezig met de vraag helder te krijgen en de vraag achter de vraag. En vervolgens verzamelen we data. Ik zou er veel eerder voor pleiten om de criteria waarop we besluiten om van huisvesting te veranderen helder in beeld te krijgen door de juiste vragen te stellen. En om datzelfde setje criteria vervolgens elk jaar opnieuw te gebruiken om de vraag te beantwoor- den of de huisvesting nog steeds voldoet. Dat setje is overigens samengesteld op basis van een strate- gie die zelf ook in ­beweging is.” Stevens maakt een vergelijking met functione- ringsgesprekken. “Bij medewerkers wacht je niet twaalf maanden om feedback te geven. Boven- dien heb je aan het begin een functieprofiel sa- mengesteld waaraan je een medewerker toetst. Daarbij neem je echter niet of nauwelijks de om- geving mee waarin een medewerker moet preste- ren. Daarom stel ik vaak bij organisaties de vraag: wanneer heb je voor het laatst een functione- ringsgesprek gehad met je gebouw? Want dat ge- bouw en de werkomgeving beïnvloeden de pres- tatie van de medewerkers.” Functioneringsgesprek met gebouw En dat ‘functioneringsgesprek met het gebouw’ is precies wat de RE-GPS doet, legt Stevens uit. “RE- GPS biedt, door slimme dataverzameling op basis van GROTIK (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Infor- matie en Kwaliteit) een ‘functieprofiel’ voor een periodiek ‘360°-functioneringsgesprek’ op hoofd- lijnen over de werk-, leer- of zorgomgeving. Waar- door besluitvorming niet meer op buikgevoel en vermoedens alleen gebaseerd hoeft te zijn. Het kan vervolgens ook dienen voor de governance van de huisvestingsportfolio, overleg met interne gebruikers en externe leveranciers, als input voor een huisvestingsparagraaf in de jaarrekening en als onderbouwing van de begroting voor het vol- gende jaar. Het creëert doorzichten vanuit visie en strategie en koppelt deze aan inzichten (prestatie- vastgoed Het kleine tandwiel (huisvesting) grijpt in op het grote tandwiel (personeelskosten). 024-026_FFACTS234_F-facts_ART02.indd 25 05-12-17 11:14
  3. 3. 26 metingen) voor een stappenplan op maat om huisvesting congruent(er) te maken aan de orga- nisatiestrategie. In het stappenplan van de RE-GPS is de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) geïnte- greerd voor continuous improvement.” Voorbeeld Stevens noemt een praktijkvoorbeeld. “Voor een vakbondsorganisatie die op zoek was naar nieuwe huisvesting heb ik een analyse gemaakt met SAM. Daarbij heb ik vanuit hun beleid en strategie een vertaling gemaakt waar die huisvesting aan moest voldoen. Zelf hadden ze een programma van ei- sen gemaakt met criteria waaraan het nieuwe ge- bouw moest voldoen. Ik heb toen objecten ge- zocht die bij dat programma van eisen pasten en een die niet voldeed aan al hun criteria. Toch is die laatste het geworden omdat ik heb kunnen aantonen dat die beter paste bij mijn vertaling van hun beleid en strategie. Een mooi voorbeeld was hun criterium ‘middenin de samenleving’. Zij selecteerden daarom gebouwen dichtbij Utrecht Centraal Station. Uiteindelijk zijn ze echter bij Utrecht Overvecht terechtkomen, een wijk waar hun leden wonen en waar ze dus dichtbij hun deel van de samenleving zaten. Een locatie kortom die dus beter aansloot bij hun identiteit.” Diezelfde vakbondsorganisatie worstelde ook met de keuze van de vergaderruimtes. “Ik heb voorgesteld dat op de begane grond te doen. Dan kunnen men- sen namelijk zien dat de medewerkers voor hen aan het werk zijn.” Stevens komt met een tweede voorbeeld, Zurich Insurance in Londen. “Zij hadden gedefinieerd hoe hun huisvesting wereldwijd moest functione- ren en ze stuurden daar ook op. Ze hadden be- hoefte aan smart meetpunten om te weten wat de prestaties van de gebouwen waren. Die presta- ties waren verdeeld in zeven hoofdgroepen. Per prestatie was een doelniveau gedefinieerd. Ver- volgens werd aan de hand van de smart meet- punten3 gedefinieerd of er een match was tussen doelniveau en daadwerkelijke prestatie. Daarbij was te hoog even erg als te laag.” De set smart punten had nog een tweede voordeel, vertelt ­Stevens. “Ze konden ermee communiceren met hun interne klanten en verwachtingen wat betreft huisvesting beter managen.” De kracht van de RE-GPS zit hem vooral in de ex- ploitatiefase, zegt Stevens. “Het gaat niet om het moment van nieuwbouw, verbouw of renovatie, want dat is incidenteel. Daarna komen tien tot twintig jaar dat je met het gebouw voort moet. En in die periode is de periodieke afstemming – het functioneringsgesprek met het gebouw – belang- rijk. En het meten van de tevredenheid van de ­gebruiker. Want uiteindelijk vormen die samen het complete beeld.” Regisseur Resteert nog één vraag: wie is in dit model de ‘bouwmeester’? Stevens: “Die vraag krijg ik vaker. Mijn antwoord: het maakt niet uit wie het doet, zolang er maar iemand is die de rol van regisseur claimt. Dat kan zowel iemand van FM zijn als van HR of ICT.” Zelf heeft Stevens wel een voorkeur: “Eigenlijk zou HR die rol moeten claimen, want zij zijn verantwoordelijk dat het allerbelangrijkste ­kapitaal van het bedrijf optimaal wordt ingezet. En daar is ook optimale huisvesting voor nodig.” Noten 1. http://atelier-v.nl/home/atelier-v-tools/ real-estate-gps/ 2. http://atelier-v.nl/home/atelier-v-tools/ strategic-alignment-matrix/ 3. http://atelier-v.nl/home/atelier-v-tools/ real-estate-norm-2/ De boom als metafoor. De wortels van een organisatie – ICT, CREM, FM-Diensten en FM-middelen – moeten op elkaar zijn afgestemd. Om hen optimaal te laten bijdragen is het echter nodig dat ze integraal worden afgestemd op de stam: HR. 024-026_FFACTS234_F-facts_ART02.indd 26 05-12-17 11:14

×