Como Implantar Um Business Intelligence Eficiente - Por Rene Doern

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Um Business Intelligence tem apenas três pontos que o tornam eficiente. Leia o artigo e saiba quais são.

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Como Implantar Um Business Intelligence Eficiente - Por Rene Doern

  1. 1. Como implantar um Business Intelligence eficiente por René Doern Abrimos a internet e digitamos as palavras darmos em um campo de texto, e isso multi- “Business Intelligence” (BI) em qualquer site plicado pela grande quantidade de registros de procura e vemos uma infinidade de solu- de um banco de dados de uma grande com- ções, empresas e softwares que se propõem panhia, pode significar economia de espaço a resolver os problemas das empresas. A em disco, performance de indexação que maioria das empresas de consultoria possui a resulta em dinheiro. Um teste realizado em mesma proposta, um diagnóstico e, na se- um banco de dados de baixa plataforma quência, um conjunto completo de profis- comprovou que uma mudança de parametri- sionais com experiência para colocar a casa zação de campo traz uma economia de espa- em ordem, seja em processos, metodologias ço em disco 55% menor – isso é “modela- e integrações. Certa vez, presenciei um con- gem” pensando estrategicamente e visando sultor tentando implantar o preenchimento economia financeira, fator que reflete dire- de um formulário aos usuários para mapear tamente no lucro líquido de qualquer em- todas as necessidades de nomes e tamanhos presa. de campos e demais informações para ga- rantir o máximo de informações para que o A Microsoft, com a proposta de democrati- Administrador de Dados (AD), responsável zar o BI às pequenas e médias empresas pela gestão do banco de dados, pudesse através de ferramentas do Office, traz um criar as tabelas. Além disso, as informações grande problema às grandes dando cada vez serviriam para analisar e verificar se não mais soluções para que os próprios usuários haveria duplicidade de registro. O usuário se possam publicar indicadores e análises. Em assusta com tudo isso, até investe tempo contrapartida, a área de TI quer cada vez para o preenchimento e, havendo um deta- mais ter o controle sobre todas as informa- lhe que o usuário não conhece tecnicamen- ções e fechar as portas destas soluções tra- te, tende a deixar de lado dando prioridade zendo para si esta responsabilidade. Será às atividades do dia a dia. Como exemplo, que as áreas de TI das grandes empresas cito o caso de determinar se o campo deve estão mesmo promovendo uma ação contra ser “número” ou “texto”. Aprendi em um a evolução da Microsoft? Aliás, a Microsoft curso sobre banco de dados que se o campo somente quer dar a possibilidade aos usuá-René Doern é consul- é utilizado para cálculo, deve ser parametri- rios que realizarem seus trabalhos e entregastor, ele anteriormente zado como “número”, caso não seja, deve com mais qualidade. Imaginem o que nãotrabalhou na Brahma ser calculado como “texto”. Exemplo: no seria uma área de BackOffice sem o Excel e(atual AB-InBev), Atento caso do CPF, não existirá uma função que Access para fazer a gestão dos processos?Brasil, Unibanco e San- necessite somar o meu CPF com o CPF de outra pessoa para se ter algum resultado, O grande desafio das empresas é administrartander. Como especia- cada vez mais informações em um menor portanto o campo é “texto”; diferente de umlista em Gestão Finan- campo como “vendas”, onde necessito so- espaço de tempo possível.ceira e Business Intelli- mar constantemente sob determinados Um Business Intelligence tem apenas trêsgence, foi responsável filtros, dias, hora, categoria etc. Aí veio a pontos que o tornam eficiente. São eles:por liderar times nas novidade, em uma instituição financeira queáreas de administração, trabalhei percebi que um campo equivalente • qualidade dos dados (Q); ao CPF estava configurado como “número”. • publicação simples e rápida (S);financeira, controlado- E não pude conter a pergunta: “Mas isso não • ter bem definidos quais serão as toma-ria e Joint Ventures. deveria ser texto? Não tenho que somar os das de decisão (D) em cada um dos rela- registros deste campo ou multiplicar por tórios.contato:rene.doern@gmail.com outro...”. Ao longo de uma pequena investi- gação a resposta que me convenceu e que fez sentido é que: se guardarmos números em um campo dedicado para números, o espaço em bytes será menor do que se guar-FEVEREIRO 2011 PÁGINA 1
  2. 2. Como implantar um Business Intelligence eficienteUm Business Intelli- I. Qualidade de dados (Q): é comum que as mento de status e previsão de entrega. Es- empresas tenham diferenças sobre conceitos pecialistas não recebiam ou enviavam e-gence tem apenas ou resultados de informações sobre o mes- mails. Após conclusão era realizada pesquisatrês pontos que o mo indicador. O ideal é que tudo gire de de satisfação com os clientes internos para acordo com os dados contábeis, pois são os avaliação e melhoria contínua de processostornam eficiente. dados que os sócios confiam e que o merca- (PDCA).São eles: do reconhece através dos demonstrativos financeiro-contábeis. Porém, cada vez mais II. Publicação simples e rápida (S): às vezes é• qualidade dos da- óbvio falar em “simples” e “rápido”, porém as companhias querem ver os resultados de dos (Q); seus produtos e negócios separados. É mais muitas empresas ainda têm dificuldade em comum ver as vendas, custo e margem, po- distribuir os dados de forma que os princi-• publicação sim- pais executivos consigam conciliar a agendas rém detalhar os demais números até fechar ples e rápida (S); o lucro líquido é outra coisa. Outro desafio é de compromissos com a análise de dados. convencer o contador da empresa a reco- Concentrar em poucos indicadores é ponto• ter bem definidos chave para o sucesso do BI. Deve ser dinâmi- nhecer um dado gerencial. Já vi diversas quais serão as to- vezes em comitês executivos um contador co, ou seja, acompanhar a estratégia da ser convidado para participar e questionar o empresa que muda a cada ano e focar em madas de decisão indicadores que possam ser mensurados. número. “Mas de onde vocês tiraram este (D) em cada um número?”, e aos poucos o contador começa a não ser convidado mais e não sabe o por- Não vejo exemplo melhor que a simplicidade dos relatórios. do site do Google, uma tela branca com um quê, afinal é melhor assim, pois tem muita coisa para fazer e conciliar para que o balan- campo de procura no meio da página. E o ço e todos os demonstrativos estejam publi- que a página atual é diferente do modelo de cados no 5º dia útil do mês. 10 anos atrás? Praticamente nada, as ferra- mentas novas foram adicionadas de forma A qualidade dos dados se resume à confiabi- bem discretas no cabeçalho e no rodapé, lidade da integridade das informações por pois não é foco do produto principal. Em todas as áreas de uma empresa. 2009 a Google já valia algo como US$ 170 bilhões e a concorrente Yahoo, com sua A segurança é outro ponto fundamental uma página poluída com notícias que não são de vez que as informações de uma companhia interesse comum, apenas US$ 22 bilhões. são confidenciais e estratégicas. São dados que passaram por anos de evolução e eco- Outra palavra mágica que está em evidência nomizariam muito dinheiro e principalmente atualmente é “intuitivo”. Um relatório ou tempo se caíssem nas mãos da concorrência. painel para demonstração de informações Anos de pesquisa e trabalho para se chegar deve ser intuitivo o bastante para permitir aos resultados atuais. que os usuários não perguntem sobre ele e siga uma linha de raciocínio com referência a O melhor modelo que vi foi em empresa que empresas de destaque. A Apple foi muito tinha uma sala com acesso restrito a colabo- competente neste aspecto quando criou um radores autorizados: especialistas que extra- produto extremamente intuitivo e que real- íam dados e processavam as informações de mente me chamou a atenção quando um forma a responder questões de negócio. Os colega meu falou que o Iphone não vinha acessos às mídias externas como gravadores com manual. “Manual? É mesmo..., manual de CD e USB são desabilitados. Os resultados para quê?” Isso é intuitivo. dos processamentos (tabela comparativa / resumo) passavam por uma coordenação que analisava quais conceitos foram utiliza- dos e para a extração e muitas vezes, de III. Tomada de decisões (D): executivos de acordo com a complexidade do processo, pequenas a grande empresas cada vez mais participava ativamente na supervisão do tem a necessidade de implementar ferra- trabalho; e após conferência disponibilizava mentas que os auxiliem na melhor tomada para os clientes internos. Um detalhe impor- de decisões. tantíssimo é que todas as solicitações passa- O trabalho do executivo consiste não apenas vam por um sistema de registro de cada em tomar boas decisões, mas também em demanda e que podiam ser monitorados por permitir que toda a organização que ele um código de protocolo para acompanha- dirige, ou parte dela, tome as melhores deci-FEVEREIRO 2011 PÁGINA 2
  3. 3. Como implantar um Business Intelligence eficienteUma medida para sões de maneira efetiva, com execução de rentes não é mais nem menos do que a somamelhorar o processo ações para reparar problemas e principal- das decisões que ela toma e executa. mente melhorar processos. Nas muitas em-decisório é permitir presas em que estive, foi comum constatar Uma medida para melhorar o processo deci- sório é permitir que decisões simples sejamque decisões simples que executivos tinham a informação, mas pouco tempo para realizar decisões comple- tomadas por estruturas mais simplificadassejam tomadas por xas, muito menos para as mais simples. que possam fazer as melhores escolhas e executá-las com mais rapidez; e decisõesestruturas mais sim- Um processo com ações programadas de estratégicas de acordo com o nível hierár-plificadas que pos- acordo com níveis mínimos de resultados é quico.sam fazer as melho- uma boa alternativa de ser criada com o objetivo de dar ritmo às tomadas de deci- Complexidade e processores escolhas e exe- sões. É importante estabelecer níveis de tomadas de decisões, sendo as mais simples Para simplificar, podemos dividir em apenascutá-las com mais dois níveis os processos de decisões, sendo a ser executadas por estruturas operacionaisrapidez; e decisões e as mais complexas, que exijam experiência os de baixa complexidade e alta complexida- e visão estratégica, pelos próprios executi- de.estratégicas de a- vos.cordo com o nível Processos decisórios de baixa complexidade são ações conhecidas através de experiên-hierárquico. cias, mapeadas, registradas como referência Processo de decisão. para servir na utilização em decisões futuras. São muito usadas em salas de monitoramen- Por mais simples que pareça esse tema, o to de indicadores onde equipes realizam ponto central é que uma decisão terá que contatos com os responsáveis pelos negócios ser tomada. Se o resultado de uma unidade para verificar desvios. Transfere-se aqui a de negócio (loja, vendedor, cidade, produto) carga de responsabilidade de um diretor, só cai, vamos realizar uma pesquisa para que em teoria deveria realizar estes conta- saber os reais motivos e formatar um plano tos, para uma equipe que dê suporte, tenha de ação para reversão? Vamos fechar a uni- alçada para analisar e suportar toda a opera- dade de negócio? Enviar uma equipe para ção de forma que ações sejam realizadas dar suporte? Uma organização forte é focada com o objetivo de antecipar decisões mais nas metas uma comunicação clara e promo- complexas no futuro. ve que as pessoas tomem boas decisões e principalmente execute-as bem. Isso requer Processos decisórios de alta complexidade ou que a empresa tenha pessoas capazes e também o que chamo de estratégicas. São dispostas a tomar essas decisões. O fato é ações complexas que ficam sob a responsa- que a cada dia as empresas têm mais infor- bilidade de diretores. Exigem a experiência mações, menos tempo de análise e muitas do profissional em outras empresas, requer vezes sem a segurança mínima para tomar conhecimento de toda a empresa e se envol- uma decisão, porém se esquecem de que ve políticas internas e externas. não fazer nada já uma decisão, os problemas com certeza serão resolvidos de alguma Defendo a centralização não apenas como forma, entretanto, o resultado não será forma de controle, mas com o objetivo de conhecido e não haverá aprendizado. Quan- garantir que a ausência de um especialista to mais se tomam decisões, mais se aprende, possa ser compensada por outro membro da e cada vez mais rápido se tomam decisões, a equipe, o que não acontece quando os espe- qualidade das decisões vai aumentando o cialista estão sob gestão das áreas de negó- que reflete nas execuções e nos resultados. cio; ganho de agilidade; compartilhamento de experiências e recursos; e comunicação No livro A organização que decide, dos auto- alinhada à estratégia. Na prática é comum res Michael C Mankins e Marcia Blenko, que a estratégia mude de um ano para outro apontam que em todos os setores e países e os especialistas ainda continuem emitindo que foram estudados, há uma correlação relatórios antigos, afinal precisam fazer al- entre a habilidade de decisão de uma organi- guma coisa. zação e seus resultados financeiros e na atitude dos funcionários. O desempenho de uma organização em relação a seus concor-FEVEREIRO 2011 PÁGINA 3
  4. 4. Como implantar um Business Intelligence eficienteNa prática é comum Além disso, outro ponto positivo da centrali- zação em uma única estrutura é a integrida-que a estratégia de dos dados, segurança e imparcialidade,mude de um ano garantindo boas práticas de governança à medida que forçam às outras áreas a acom-para outro e os es- panhar os indicadores reais e não por elabo-pecialistas ainda rar seus próprios números.continuem emitindo A centralização em uma unidade estabelecerelatórios antigos, que haja:afinal precisam fazer • centralização de todos os BIs em um es-alguma coisa. paço físico único; • integração coordenada; • segurança da informação; • disseminação de melhores práticas; • suporte compartilhado; • acompanhamento de metas; • criação de habilidade dos agentes com alçada fazer cobranças de metas, análise de resultados e publicação dos principais desvios à diretoria; • priorização do tempo dos diretores à estratégia, criação de novas parcerias e oportunidades. O futuro vai pertencer às empresas que conseguirem explorar o potencial da centra- lização, otimizando processos, recursos, prioridades e ações. Portanto, se quiser começar a ter um BI efetivo, iniciem com poucos indicadores e que atenda aos três principais requisitos (qualidade, simplicidade e decisão). Comece com uma estrutura pequena e ao longo do tempo aumente a quantidade de indicadores seguindo um scorecard, promova parcerias com as áreas, demonstre os resultados e negocie a transferência de mais recursos. Faça tudo com a associação à estratégia e a avaliação de performance integrada à remu- neração variável. Com certeza sua empresa terá ótimos resultados.FEVEREIRO 2011 PÁGINA 4

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