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Tribulaciones

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Tribulaciones

  1. 1. Capitulo 1. UNIVERSIDAD VERACRUZANA Tribulaciones de un Director de Proyectos. Espejo Hernández Omar Antonio. Gestión y Evaluación de Proyectos. 20/02/2012 Las tribulaciones de un director de proyectoEste capítulo relata los problemas o tribulaciones a las que se enfrenta un Directorde Proyectos. El personaje principal es David y está encargado de un proyectollamado Alfa. Utiliza la información que le envían los participantes en dichoproyecto para elaborar el Informe de Avance para su cliente. Hace uso de unSistema de Gestión Corporativo de donde saca algunas cifras para incluirlas en suinforme. Para este proyecto se ha comprometido a entregar el avance en el sextodía laborable de cada mes, se encuentra en el día 3 y se percata que hay unasituación inestable en varias áreas que podrían empeorar.Para integrar el Informe de Avance utiliza la información que sus colaboradores leenvían por correo electrónico. Los mensajes mencionan lo siguiente sobre cadaárea:Ingeniería: Ignacio como Jefe de Ingeniería del Proyecto (Ingeniero del Proyecto),le envía la información referente a todas las disciplinas técnicas. En IngenieríaCivil cuyo responsable es Carlos, hay un enorme problema ya que no puedefinalizar el diseño de calderas ya que no se han recibido los datos sobre losequipos. El Ingeniero Mecánico, Miguel, había definido las características básicasde la caldera en un tiempo superior a lo planeado. Hay mucho retraso y sinembargo, no se ha puesto en marcha ninguna acción correctora. Debido a estosretrasos tampoco ha recibido el Informe de Control de Planificación. Aquí David seda cuenta que es necesario activar mecanismos para prever los procedimientos deproyecto cuando se sobrepasa el umbral de alerta.En parte el retraso se ha debido a que el Cliente no les ha dado a tiempo algunosdatos que son necesarios para continuar con el Proyecto. Es necesario que sehaga un cambio del alcance con lo que al retrasar el plazo se debe aumentar elcoste.Ante estos problemas decide organizar una reunión con todos ellos para dejar enclaro la información necesaria a fin de presentarle el Avance del Proyecto alCliente.Aún con todas estas preocupaciones encima, Oscar el Director de Operaciones ,le llama a David para que acuda a su despacho donde le menciona que hay otroposible Cliente muy importante que desea que le hagan una demostración decómo dirigen los proyectos. Para ello le pide que utilice la que le presentaron alCliente Alfa. Sin embargo también tienen que en base a su proyecto, comenzarcon la ingeniería conceptual fijando el alcance, haciendo una planificación previacon unos hitos realistas, dando avance de un posible cuadro de mando,preparando una Estructura de Desagregación del Proyecto para tener los
  2. 2. Capitulo 1. UNIVERSIDAD VERACRUZANA Tribulaciones de un Director de Proyectos. Espejo Hernández Omar Antonio. Gestión y Evaluación de Proyectos. 20/02/2012paquetes de trabajo, establecer un presupuesto fiable, diseñar la organizaciónadecuada, evaluar los riesgos que puede haber, calculando la Matriz deCuantificación del Riesgo, establecer la contingencia, entre otras.El Director General, Gabriel, le recuerda a David que el Plan Estratégico de laempresa analiza la posibilidad de conseguir un proyecto energético en el plazo dedos años, el nuevo posible Cliente y su Proyecto Goliat. .Se ponen de acuerdo sobre los temas a tratar con el Cliente y quien dirá que cosa,siempre tomando en cuenta que David como Director de Proyecto debe ser elresponsable de su empresa ante el Cliente y el representante del Cliente dentro dela empresa.David le menciona a Óscar que si está interesado en este nuevo Proyecto soloque le preocupa el Proyecto Alfa y no quiere que se resienta; otra preocupación deél es que se defina con mayor claridad lo que tienen que hacer con Goliat. ConAlfa se precipitaron, no se diseño bien la organización que debía encargarse delProyecto, no se realizó de manera correcta el proceso de Planificación delProyecto y como consecuencia se han resentido los de Realización y Control y porello es que se han presentado tantos problemas en todas las áreas delconocimiento como: alcance, calidad, plazos, variables económicas (costes,contingencia, margen y precio de venta) y riesgo.Acuerdan trabajar en dos frentes para presentarle a este nuevo cliente, lapresentación de la Asistencia Técnica a la Dirección del Proyecto y ladocumentación de apoyo a sus temas prioritarios.Óscar acuerda hacer una pequeña y breve reunión con otros dos directores deproyectos y con el Director de Planificación que es el encargado del desarrollo dela empresa en el medio y largo plazo a fin de que les ayuden y les den ideas parala presentación ante este nuevo Cliente.Con tantos compromisos David se encuentra con el tiempo muy reducido entrereuniones con su equipo de Alfa, la presentación ante el nuevo posible cliente, elpreparar el material necesario para ello, la reunión concertada por Óscar parapreparar dicha presentación.Ante esto David prepara en su despacho un plan para las siguientes horas paraadministrar bien su tiempo y pueda realizar bien todas esas actividades.Se concentra en la presentación que tendrá esa tarde ante el nuevo posible clientey define las ideas que quiere resaltar en su presentación.
  3. 3. Capitulo 1. UNIVERSIDAD VERACRUZANA Tribulaciones de un Director de Proyectos. Espejo Hernández Omar Antonio. Gestión y Evaluación de Proyectos. 20/02/2012Planificar desde el realismo (plazos y costes), holguras no sean absorbidas poractividades iniciales (deben ser administradas), actualizar estimacioneseconómicas. Fijar el presupuesto, llevar control presupuestario, no es convenientemodificar programación de referencia.  Control del coste real dividido por el coste estimado actualizado da el avance de cada una de las actividades.  Establecer el valor ganado para cada actividad en función de su avance y su costo estimado  Realizar un control de los cambios de alcance aprobados por el cliente y desviaciones que incluyen los cambios de alcance aprobados por el cliente.  Cálculo de la contingencia y su utilización a lo largo del proyecto  Presentar conceptos de matriz de cuantificación del riesgo, máxima exposición al riesgo y valor probable del riesgo del proyecto  Llamar su atención sobre la fase de alegría del proyecto, no pensar que los recursos y tiempo son ilimitados. Disciplina y control desde el principio.  Introducir cuña sobre el cierre tecnológico del proyecto. Ir haciendo cierres parcialesGabriel como Director General presenta de manera general a la compañía y delas personas que le acompañan que van a hablar de la Asistencia Técnica a laDirección del Proyecto.Óscar como Director de Operaciones presentará cómo se coordinan entre sí losdiferentes proyectos de la empresa.David como Director de Proyecto explicará cómo se dirige un proyecto similar alsuyo detallando de forma breve las técnicas que utilizan habitualmente.Ya en la reunión, se hace la presentación del cliente y de los responsables deConstrucción y de Explotación de la planta.Hablan de la oferta global de la Asistencia Técnica a la Dirección del Proyecto, delos temas que le preocupan por su urgencia.Permisos: se encuentran elaborando el Estudio de Impacto Ambiental paraobtener la Declaración de Impacto Ambiental (DIA)Se pasó el periodo de información pública. Se clasificó a la central como pococontaminante y la cual va a crear riqueza en la zona con puestos de trabajo.Ya cuentan con la edición preliminar del Estudio de Impacto Ambiental realizadapor su Departamento de Ingeniería Medioambiental.
  4. 4. Capitulo 1. UNIVERSIDAD VERACRUZANA Tribulaciones de un Director de Proyectos. Espejo Hernández Omar Antonio. Gestión y Evaluación de Proyectos. 20/02/2012Para este punto el trabajo de la empresa de David es que tienen que revisar yterminar si es necesario de acuerdo con las condicionantes de la administracióndicho Estudio.Es urgente este trabajo porque es dilatado el plazo para obtener la DIA y éstapuede introducir condicionantes que modifiquen el Proyecto. Además debendefinir los planes de emergencia.Rentabilidad: en este tema su preocupación es saber cómo evolucionaria larentabilidad si varía el precio del combustible.Hay cambios que superan la actuación del promotor. Se puede ver cómo afectaese cambio (escenarios alternativos, estudios de sensibilidad).Se debe subir la rentabilidad porque el Consejo adquirió compromisos con losaccionistas de subir el dividendo.Equipos principales: tienen ofertas de dos suministradores el primero secomprometió a facilitarle una oferta llave en mano (EPC) para el total de la planta;en la otra oferta el precio es más interesante sin embargo el suministrador noparece dispuesto a cerrar la planta a tanto alzado.Se les pide anexar a la oferta de Asistencia Técnica del Proyecto, la explicación decómo presentarían sus servicios para esos tres temas.Después de esta reunión ya saben que para el Proyecto de este nuevo Clientedeben realizar la Metodología del trabajo. Un condicionante es que no se hancontratado los equipos principales así que se moverán en la incertidumbre.Al llegar a su oficina David ve que no tiene nota ni mensajes de correo acerca dela reunión que sus colaboradores del Proyecto Alfa debían realizar sin supresencia ya que él no tuvo el tiempo para estar presente. Hay una tormentainterna en su cerebro. El lunes tiene dos reuniones, puede delegar sin embargo nole conviene por su promoción. Realiza su listado de actividades pendientes conaquellas que son más urgentes.El sábado va a trabajar a la oficina por la mañana revisa el Sistema Corporativo deGestión de los Costes comprueba que todavía no han actualizado los costes enlos proyectos.Prepara el esquema de oferta para la Asistencia Técnica a la Dirección delProyecto, parte de la base que Paloma será su brazo derecho. Asignaresponsabilidades y establece plazos para cada una. Lee los documentos que lehan preparado subrayando aquellos aspectos importantes que le merecen más laatención.
  5. 5. Capitulo 1. UNIVERSIDAD VERACRUZANA Tribulaciones de un Director de Proyectos. Espejo Hernández Omar Antonio. Gestión y Evaluación de Proyectos. 20/02/2012Escribe las actividades para cada uno de los integrantes de su equipo.Paloma: ocuparse del plazo de construcción y montaje de la sala de calderas.Ignacio: hacer que el personal de la obra no origine cambios y que siga lasinstrucciones de Ingeniería.Miguel: conseguir planos de gálibos, sobrecargas y anclajes.Obra: desviación en plazo y coste. Repasar estudios geotécnicos.Cliente: mentalizarlo ante cualquier tipo de desviaciones.Objetivo: conseguir subir a 0,15 el indicador económico del Proyecto.Prepara rápidamente el Plan de Acción del Proyecto Alfa con la información que leda su colega Ignacio.Sigue repasando las notas del proyecto Goliat sin apartar de su mente el ProyectoAlfa.Indicador de avance: relación entre el alcance realizado y el previstoEstudio de impacto ambiental previo a declaración de impacto ambientalIndicadores clásicos para medir la rentabilidad: periodo de retorno, valoractualizado neto y tasa de rentabilidad interna.

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