Taller "Organízate y trabaja con eficacia"

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Taller "Organízate y trabaja con eficacia"

  1. 1. Organízate y Trabaja con Eficacia Rafael del Castillo Gomariz @rafadelcastillo http://rcastillo.org
  2. 2. ¿Cómo te organizas? ¿Pierdes mucho el tiempo?
  3. 3. ¿Cómo te organizas? ¿Eres capaz de concentrarte el tiempo necesario?
  4. 4. ¿Cómo te organizas? ¿Te genera este tema ansiedad?
  5. 5. ¿Cómo te organizas? ¿Si te planificaras conseguirías rendir más?
  6. 6. ¿Cómo te organizas? ¿Estás content@ con como te organizas y la eficacia que consigues?
  7. 7. ¿Para qué este taller? Aumentar nuestro rendimiento y eficacia
  8. 8. ¿Para qué este taller? Minimizar las pérdidas de tiempo
  9. 9. ¿Para qué este taller? Resolver los problemas de concentración
  10. 10. ¿Para qué este taller? Saber manejar prioridades y planificarse
  11. 11. ¿Para qué este taller? Vivir mejor e invertir más rato en nosotr@s
  12. 12. ¿Qué vamos a ver? ● El método GTD – Con Evernote. – Con Remember The Milk. – Con Gmail. ● La técnica Pomodoro.
  13. 13. GTD (Get Things Done) ● El método GTD, inventado por David Allen, es un método para lograr que mejoremos nuestra productividad en el trabajo organizándonos mejor. – Libro “Organízate con EFICACIA”. ● Se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer respecto a un proyecto cualquiera.
  14. 14. Psicología del GTD ● La importancia de la reflexión previa. – Nos bloqueamos en el desarrollo de nuestros proyectos porque no hemos reflexionado previamente sobre ello en la planificación. ● Desconfía de tu memoria. – Nuestra memoria es ineficiente. ● Olvida la multitarea. – Sólo así olvidarás el estrés y el agobio, a la vez que serás más productiv@.
  15. 15. Principios del GTD ● Recopilar – TODO lo que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento ● Procesar – Regla de los 2 minutos ● Organizar ● Revisar ● HACER!!!
  16. 16. Recopilar ● Depositar en "cestas" externas, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento (bandeja de entrada). ● Hay que "sacar" todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenamiento para luego procesarlos. ● Tras el procesamiento, la bandeja de entrada (las "cestas") debería vaciarse ¿al menos una vez por semana? ¿cada día?.
  17. 17. Procesar (la bandeja de entrada) ● Empezar siempre por el principio ● No procesar más de un elemento a la vez. ● No enviar de vuelta a la "cesta" a ningún elemento. ● Si un elemento requiere de una acción para ser realizado: – Si lleva menos de dos minutos, hazlo. – Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente. – Posponlo.
  18. 18. Procesar (la bandeja de entrada) ● Si un elemento no requiere una acción, – Archívalo como referencia. – Deséchalo si no es procedente. – Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.
  19. 19. Organizar ● Acciones próximas. Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo. ● Proyectos. Elementos que requieren varias acciones, crea una carpeta por cada uno de ellos. ● En espera. Cuando delegas una acción o estás esperando un evento externo antes de continuar. ● Algún día/Quizá.
  20. 20. Revisar ● Las listas de acciones y recordatorios serán completamente inútiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre. ● No te dejes llevar y haz tus acciones en el orden que están porque tendemos a dejar lo difícil para el final. ● Revisa cada semana los proyectos "en espera" para que no esperen eternamente.
  21. 21. Hacer ● ¿Lo más difícil? ● Importante tener un entorno de trabajo “amigable” (cómodo, limpio, ordenado). ● No perder el tiempo mientras “hacemos”. – Cierro twitter, facebook, correo, … ● Empieza HOY!!!
  22. 22. La técnica Pomodoro ● Creada por Francesco Cirillo observando a los botarates de sus compañeros de clase. – Cuando Francesco interiorizó que él mismo también era un botarate, intentó desarrollar una técnica que, al menos, lo disimulara. ● Nuestra capacidad de perder el tiempo (y la de Francesco) es infinita e inversamente proporcional a nuestra capacidad para darnos cuenta de ello. – Aunque intentemos autoconvencernos, no perdemos “sólo 5 minutos” con (…), y lo peor, ni siquiera sabemos cuanto perdemos.
  23. 23. La técnica Pomodoro ● A cambio de todo este tiempo perdido, empezamos a hacer jornadas “elásticas” de 10 o más horas… ● Comprobamos así como (casi) nunca llegamos a las expectativas marcadas. ● La solución: ¿Podrías trabajar (realmente SÓLO TRABAJAR) durante 25 minutos seguidos?.
  24. 24. La técnica Pomodoro ● La Técnica Pomodoro propone dos conceptos principales: – La Gestión de Tareas. ● Inventario de tareas ● Tareas para hoy (planificadas y no planificadas) ● Hoja de registro – Los Pomodoros ● Unidad mínima de trabajo, indivisible y dura exactamente 25 minutos. ● Durante esos 25 minutos nada, absolutamente NADA, debe distraerte de la tarea que estés realizando.
  25. 25. Metodología ● Un pomodoro te exige una concentración total y absoluta durante 25 minutos. ● Después de estos 25 minutos, puedes tomarte de 3 a 5 minutos libres para despejarte, relajarte y hacer cualquier cosa. ● Al final de cada ciclo de 4 pomodoros, el tiempo libre asciende a 15-30 minutos. ● Tu productividad se mide por el número de pomodoros completados por día.
  26. 26. Fuentes ● Curso Gestión de Tareas y Proyectos de AulaBlog. ● La Técnica Pomodoro de David Bonilla.
  27. 27. Presentación creada por Rafael del Castillo Gomariz Licenciado con Creative Commons: Reconocimiento - NoComercial - CompartirIgual (by-nc-sa): No se permite un uso comercial de la obra original ni de las posibles obras derivadas, la distribución de las cuales se debe hacer con una licencia igual a la que regula la obra original.

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