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La mejora de la productividad
                           en nuestras organizaciones
                #Buenas prácticas de uso del correo electrónico



                                                                           Ramon Costa
             Business Productivity Advisor. MIC Productivity. ramonc@micproductivity.com
                                http://www.micproductivity.com http://www.iproductividad.com
                              Associate Professor. EADA. rcosta@eada.edu. www.eada.edu
                                     Associate Professor. EUG. rcosta@eug.es www.eug.es




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Presentación

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www.iproductividad.com
                                Diplomado en Dirección General por EADA e Ingeniero en
www.gestionproyectostic.com
                                Informática y Master en Pedagogía por la UPC.
                                Business Productivity Advisor y Channel Development
Twitter: @ramoncosta            Manager del MIC Productivity, Centro de Innovación en
LinkedIn: ramoncosta            Productividad de Microsoft.
Xing: Ramon_CostaiPujol
Slideshare: rcosta              Con experiencia en la “Dirección de Proyectos y Equipos
Facebook: pgpsi                 de Trabajo” en compañías de Consultoría de Tecnologías
                                de la Información e Ingeniería del Software.
                                            Profesor asociado Dirección de Proyectos y
                                            Sistemas de Información en EU Gimbernat y
                                            en la escuela de negocios EADA.
                                            Vocal del Colegio Oficial de Ingeniería en
                                            Informática de Catalunya y de la Unión
                                            Empresarial de la Anoia, en donde preside su
                                            comisión TIC, TICAnoia.
                                            Miembro del Project Management Institute y
                                            de la American Academy of Project
                                            Management.
MIC Productivity
                              ¿Cómo obtener más valor de
                            negocio en las inversiones de TI?

                              Ayudamos a las organizaciones a
                              mejorar la productividad de sus
                            empleados gracias al uso eficiente de
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                            aplicación de buenas prácticas en los
                                     procesos de negocio

                        • Somos un centro orientado al negocio, no a
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                        • Estamos especializados en la mejora de la
                          productividad de las personas.
                        • Es el único centro de estas características
New World of the Work
                          que Microsoft tiene en Europa.
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iProductividad: Herramientas y Tecnologías

Foco del taller




                                  Comunicaciones    Espacios de    Productividad
                  Productividad                    colaboración
                                    eficientes                         móvil
                    Individual
           Búsqueda                                               Gestión de
        Nuevas                                                    Contenidos
       interfaces

                                                                     Redes
                          Análisis de la        Gestión de
                                                                    Sociales
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                Redes Sociales
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Herramientas de comunicación
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Mensajería instantanea
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Mensajería corporativa
Telefonía fija
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Integración centralita
...
Trabajo en equipo
Herramientas colaborativas
Pizarra compartida, acceso remoto
a herramientas, agendas,
documentos, calendarios,
aplicaciones, escritorio
Compartición calendarios
Reuniones virtuales
Intranet, extranet, Offline-online
Web 2.0 para la colaboración

Blogs y microblogging
Wikis, Fuentes RSS,
Redes sociales,...
Uso eficiente del correo
Productividad más allá del correo
Usos recomend. y buenas prácticas

•   ¿el email es la forma de com. más adecuada para el objetivo?
•   Cuestionarse las personas que deben recibir el correo que enviamos.
•   Evitar distribuir información crítica a través de correo
•   No enviar ficheros adjuntos pesados
•   Revisar el contenido y los destinatarios del mensaje antes de enviarlo
•   No 'Responder a Todos' por defecto
•   Ser breve a la hora de redactar los correos electrónicos:
•   Intentar tratar un solo asunto en cada correo
•   Evitar escribir acrónimos en los mensajes
•   Evitar escribir correos en mayúsculas y usando colores
•   Evitar la utilización de la ironía o el sarcasmo
•   Conceder importancia al Título del Correo
•   Utilizar recursos de escritura
•   Introducir y finalizar un correo
•   Ser ejecutivo con los correos ejecutivos
•   Correos contenidos en el Asunto
Usos recomend. y buenas prácticas

•   Mantener horarios fijos a la hora de procesar los correos electrónicos para evitar
    interrupciones.
•   Las reglas de los dos minutos y las 4 Ds.
•   Metodología de trabajo:
       Borrar los correos electrónicos que sean inútiles
       La regla de los 2 minutos
       Incubar
       Posponer
       Seguimiento
       Referencia
       Delegar
       Leer LIFO (Last In-First Out)
•   Marcar los correos electrónicos
•   Aplicar reglas de correo o filtros
•   Aplicar reglas de colores a correos electrónicos
Herramientas com.: buenas prácticas
          Herramientas                  Comunicación interna
 Correo                  “… cuando puedas, lo miras…”
 Mensajería inst.        “… lo resolvemos en 5 minutos…”
 Blog interno            “… para vuestra información…”
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                                              Herramientas      Colaboración
                                                                   interna
                                           Espacios             Tareas
                                           colaborativos        conjuntas
                                           Mensajería inst.     Colaboración
                                                                en tiempo real
                                           Wiki                 Para
                                                                información
                                                                viva y en
                                                                cambio
                                           Foros                Espacios de
                                                                debate
Microblogs-redes sociales: herr.
Acceso a blogs, microblogs, alertas…
Acceso a redes sociales: herr.
Material completo en….




http://www.slideshare.net/rcosta/gestio-correu-electronic-temps-20090714-univ-estiu-igualada
Referencias, bibliografía




http://www.slideshare.net/rcosta/acc1-o-guiaiproductivitatnov2010
¡Gracias!




MIC Productivity - Centre d’Innovació en Productivitat, Fundació Privada. 2011
Avgda. Bases de Manresa, 1 – 08242 Manresa
Telf: 93 877 21 00. www.micproductivity.com @: info@micproductivity.com
Blog: www.iproductividad.com - http://www.twitter.com/MICProductivity
2.0: www.slideshare.net/group/MICProductivity - http://www.youtube.com/MICProductivity


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  • 1. La mejora de la productividad en nuestras organizaciones #Buenas prácticas de uso del correo electrónico Ramon Costa Business Productivity Advisor. MIC Productivity. ramonc@micproductivity.com http://www.micproductivity.com http://www.iproductividad.com Associate Professor. EADA. rcosta@eada.edu. www.eada.edu Associate Professor. EUG. rcosta@eug.es www.eug.es Member of:
  • 2. Presentación www.ramoncosta.net Ramon Costa i Pujol www.iproductividad.com Diplomado en Dirección General por EADA e Ingeniero en www.gestionproyectostic.com Informática y Master en Pedagogía por la UPC. Business Productivity Advisor y Channel Development Twitter: @ramoncosta Manager del MIC Productivity, Centro de Innovación en LinkedIn: ramoncosta Productividad de Microsoft. Xing: Ramon_CostaiPujol Slideshare: rcosta Con experiencia en la “Dirección de Proyectos y Equipos Facebook: pgpsi de Trabajo” en compañías de Consultoría de Tecnologías de la Información e Ingeniería del Software. Profesor asociado Dirección de Proyectos y Sistemas de Información en EU Gimbernat y en la escuela de negocios EADA. Vocal del Colegio Oficial de Ingeniería en Informática de Catalunya y de la Unión Empresarial de la Anoia, en donde preside su comisión TIC, TICAnoia. Miembro del Project Management Institute y de la American Academy of Project Management.
  • 3. MIC Productivity ¿Cómo obtener más valor de negocio en las inversiones de TI? Ayudamos a las organizaciones a mejorar la productividad de sus empleados gracias al uso eficiente de tecnologías de la información y la aplicación de buenas prácticas en los procesos de negocio • Somos un centro orientado al negocio, no a la tecnología. • Estamos especializados en la mejora de la productividad de las personas. • Es el único centro de estas características New World of the Work que Microsoft tiene en Europa.
  • 4. TI y Productividad en las Organizaciones PROCESOS PROCESOS NO ESTRUCTURADOS ESTRUCTURADOS AUTOMATIZAR AMPLIFICAR
  • 5. iProductividad: Herramientas y Tecnologías Foco del taller Comunicaciones Espacios de Productividad Productividad colaboración eficientes móvil Individual Búsqueda Gestión de Nuevas Contenidos interfaces Redes Análisis de la Gestión de Sociales Información Procesos /Proyectos Foco del taller
  • 6. Comunic. , colab.y redes sociales Comunicaciones Entornos y Espacios Eficientes de Colaboración Redes Sociales y Empresa 2.0
  • 7. Herramientas de comunicación Correo electrónico Mensajería instantanea Audioconferencia Videoconferencia Mensajería corporativa Telefonía fija Telefonía móvil Presencia Integración centralita ...
  • 9. Herramientas colaborativas Pizarra compartida, acceso remoto a herramientas, agendas, documentos, calendarios, aplicaciones, escritorio Compartición calendarios Reuniones virtuales Intranet, extranet, Offline-online
  • 10. Web 2.0 para la colaboración Blogs y microblogging Wikis, Fuentes RSS, Redes sociales,...
  • 13. Usos recomend. y buenas prácticas • ¿el email es la forma de com. más adecuada para el objetivo? • Cuestionarse las personas que deben recibir el correo que enviamos. • Evitar distribuir información crítica a través de correo • No enviar ficheros adjuntos pesados • Revisar el contenido y los destinatarios del mensaje antes de enviarlo • No 'Responder a Todos' por defecto • Ser breve a la hora de redactar los correos electrónicos: • Intentar tratar un solo asunto en cada correo • Evitar escribir acrónimos en los mensajes • Evitar escribir correos en mayúsculas y usando colores • Evitar la utilización de la ironía o el sarcasmo • Conceder importancia al Título del Correo • Utilizar recursos de escritura • Introducir y finalizar un correo • Ser ejecutivo con los correos ejecutivos • Correos contenidos en el Asunto
  • 14. Usos recomend. y buenas prácticas • Mantener horarios fijos a la hora de procesar los correos electrónicos para evitar interrupciones. • Las reglas de los dos minutos y las 4 Ds. • Metodología de trabajo:  Borrar los correos electrónicos que sean inútiles  La regla de los 2 minutos  Incubar  Posponer  Seguimiento  Referencia  Delegar  Leer LIFO (Last In-First Out) • Marcar los correos electrónicos • Aplicar reglas de correo o filtros • Aplicar reglas de colores a correos electrónicos
  • 15. Herramientas com.: buenas prácticas Herramientas Comunicación interna Correo “… cuando puedas, lo miras…” Mensajería inst. “… lo resolvemos en 5 minutos…” Blog interno “… para vuestra información…” Tweets (microblog) “… por si fuera de vuestro interés…” Herramientas Colaboración interna Espacios Tareas colaborativos conjuntas Mensajería inst. Colaboración en tiempo real Wiki Para información viva y en cambio Foros Espacios de debate
  • 17. Acceso a blogs, microblogs, alertas…
  • 18. Acceso a redes sociales: herr.
  • 21. ¡Gracias! MIC Productivity - Centre d’Innovació en Productivitat, Fundació Privada. 2011 Avgda. Bases de Manresa, 1 – 08242 Manresa Telf: 93 877 21 00. www.micproductivity.com @: info@micproductivity.com Blog: www.iproductividad.com - http://www.twitter.com/MICProductivity 2.0: www.slideshare.net/group/MICProductivity - http://www.youtube.com/MICProductivity “Aviso Legal: Esta obra está sujeta a una licencia Reconocimiento – NoComercial - CompartirIgual (by-nc-sa) de Creative Commons: No se permite un uso comercial de la obra original ni de las posibles obras derivadas cuya distribución tiene que hacerse con una licencia igual a la que regula la obra original. La licencia se puede consultar en www.creativecommons.org/licenses ”