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Cuestionario inicial - gestión de proyectos - conocimiento y buenas prácticas

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Cuestionario para identificar los conocimientos, buenas prácticas y métodos y actividades que una organización dispone en la disciplina de "Gestión de Proyectos" y la "Gestión del Cambio" previo a la realización de una acción formativa

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Cuestionario inicial - gestión de proyectos - conocimiento y buenas prácticas

  1. 1. Cuestionario “Gestión de Proyectos, disciplina, metodologías y herramientas” Página 1 de 8 Twitter / Linkedin: @ramoncosta El presente documento ha sido elaborado con el objetivo de recopilar información acerca de las metodologías de trabajo y prácticas de gestión de los proyectos y los equipos de trabajo correspondientes en las empresas/organizaciones de los participantes en el programa de formación de eada. Se pide que el participante responda las cuestiones a nivel de su responsabilidad en el día a día: a nivel de toda la organización, a nivel de departamento o área, … El cuestionario tiene un doble objetivo: - Por una parte, servir de reflexión inicial de los propios participantes sobre la disciplina, procesos y actividades relacionados con la Gestión de Proyectos en sus organizaciones - Y por otra, proporcionar información general del “grupo” participantes para el formador de la asignatura Nombre: Empresa: Rol/Responsabilidad: Se ruega enviar las respuestas, en un plazo de 3 días hábiles antes de la sesión de formación al correo del formador o introducirlo en la actividad online del aula virtual del campus. Organización y Estrategia 1. ¿Incluye, su rol, alguna de estas responsabilidades? (seleccione todas aquellas que correspondan)  Director / Gerente de la cartera de proyectos (Project Portfolio)  Director / Gerente de programas  Sponsor de proyectos  Director / Gerente de proyectos  Miembro de equipo de proyectos / Team Development  Scrum Master  Product Owner 2. ¿En qué tipología de proyectos está involucrado en su día a día? 3. ¿Disponen en su organización de un proceso formal de selección y aprobación de proyectos (gestión de la demanda)?  A nivel organizacional  En algunos departamentos ¿En cuáles?  No  NS/NC
  2. 2. Cuestionario “Gestión de Proyectos, disciplina, metodologías y herramientas” Página 2 de 8 Twitter / Linkedin: @ramoncosta 4. ¿Se definen los proyectos, a nivel de negocio, siguiendo algún formato y/o aproximación metodológica?  Habitualmente  Ocasionalmente  Nunca  NS/NC 5. ¿Tienen una oficina de proyectos (PMO) en su compañía?  A nivel organizacional  En algunos departamentos ¿En cuáles?  No  NS/NC 6. ¿Se aplican, en su compañía, prácticas, técnicas y herramientas (metodología) de gestión de proyectos?  A nivel organizacional  En algunos departamentos ¿En cuáles?  No  NS/NC 7. En caso afirmativo, ¿cuáles? (seleccionar las que correspondan)  PMBOK  PRINCE2  Scrum (u otras metodologías ágiles)  Metodología propia  Otras  Ninguna en concreto  NS/NC 8. ¿Existe algún plan de carrera/desarrollo para los directores/gerentes de proyectos en su organización?  Sí. Formalizado  Sí. Sin formalizar  No  NS/NC 9. ¿Se contempla, la Dirección de Proyectos, como una competencia transversal en los diferentes roles y responsabilidades de la compañía?  Sí. Formalizado  Sí. Sin formalizar  No  NS/NC
  3. 3. Cuestionario “Gestión de Proyectos, disciplina, metodologías y herramientas” Página 3 de 8 Twitter / Linkedin: @ramoncosta 10.¿Se dispone de modelos, plantillas, ejemplos de entregables y/o formularios de apoyo al trabajo del Director / Gerente de Proyectos en la compañía?  A nivel organizacional  En algunos departamentos  No  NS/NC 11.¿Cuáles son los principales documentos de trabajo y / o entregables de gestión que se generan en los proyectos (documento definición, plan de Trabajo, actas de reuniones, informes de seguimiento)? A partir de ahora, y en adelante en el documento, se pide responder atendiendo al nivel (departamentos / áreas / organización) al que se aplican las “prácticas de gestión de proyectos” Definición de Proyectos 12.¿Se lleva a cabo una definición de los proyectos cuando estos se inician (restricciones, alcance, impacto, objetivos…)  Habitualmente  Ocasionalmente  Nunca  NS/NC 13.¿Se evalúa el riesgo del proyecto en la fase de definición?  Sí. Formalmente  Sí. Sin formalizar  No  NS/NC 14.¿Se lleva a cabo una primera identificación de los principales stakeholders del proyecto durante su definición?  Sí. Formalmente  Sí. Sin formalizar  No  NS/NC 15.¿Se llevan a cabo las reuniones correspondientes con el cliente para identificar sus necesidades y expectativas?  Habitualmente  Ocasionalmente  Nunca  NS/NC
  4. 4. Cuestionario “Gestión de Proyectos, disciplina, metodologías y herramientas” Página 4 de 8 Twitter / Linkedin: @ramoncosta 16.¿Se identifican, claramente, los entregables y resultados esperados del proyecto?  Habitualmente  Ocasionalmente  Nunca  NS/NC 17.¿Se identifican y/o definen indicadores y métricas de evaluación del éxito de un proyecto?  Habitualmente  Ocasionalmente  Nunca  NS/NC 18.¿Se revisa y aprueba, por parte del Sponsor / cliente / Product Owner el documento de definición del proyecto?  Habitualmente  Ocasionalmente  Nunca  NS/NC Planificación de Proyectos 19.¿Se descompone el proyecto, durante su planificación, en paquetes de trabajo y/o grupos de tareas?  Habitualmente  Ocasionalmente  Nunca  NS/NC 20.¿Se lleva cabo la aplicación de las siguientes técnicas y disciplinas durante la planificación del proyecto? Técnica / Disciplina - Frecuencia Habitualmente Ocasionalmente Nunca NS/NC Diagr. Gantt Camino Crítico Organigrama Direct. participantes Matriz asignación resp. Plan de proveedores Plan de comunicaciones Identificación riesgos Cualificación riesgos Cuantificación riesgos Plan respuesta a los riesgos Presupuesto Plan caract. stakeholders Plan gestión de cambios Plan de calidad
  5. 5. Cuestionario “Gestión de Proyectos, disciplina, metodologías y herramientas” Página 5 de 8 Twitter / Linkedin: @ramoncosta 21.¿Se lleva a cabo una reunión de inicio de proyecto (KickOff) con el equipo de proyectos?  Habitualmente  Ocasionalmente  Nunca  NS/NC 22.¿Se lleva a cabo una reunión de inicio de proyecto (KickOff) con el cliente (interno o externo)?  Habitualmente  Ocasionalmente  Nunca  NS/NC 23.¿Se definen, al principio del proyecto, claramente, las responsabilidades de los miembros del equipo?  Habitualmente  Ocasionalmente  Nunca  NS/NC 24.En caso afirmativo ¿Se comunica formalmente al equipo? ¿Quedan por escrito? Se vinculan objetivos personales a estas responsabilidades? Ejecución, Control y Seguimiento de Proyectos 25.¿Los equipos de trabajo están distribuidos físicamente?  Habitualmente  Ocasionalmente  Nunca  NS/NC 26.¿Se utilizan herramientas / sistemas de información para almacenar y gestionar la documentación del proyecto?  Habitualmente  Ocasionalmente  Nunca  NS/NC 27.En caso afirmativo, ¿cuáles? (repositorios de ficheros, sistemas de almacenamiento online…) 28.¿Cuáles son los principales problemas a los que se enfrentan los directores de proyecto en sus tareas cotidianas?
  6. 6. Cuestionario “Gestión de Proyectos, disciplina, metodologías y herramientas” Página 6 de 8 Twitter / Linkedin: @ramoncosta 29.¿Cuáles son los principales problemas a los que se enfrentan los miembros de los equipos de proyecto en sus tareas cotidianas?  Habitualmente  Ocasionalmente  Nunca  NS/NC 30.¿Se llevan a cabo reuniones formales de seguimiento del proyecto internas con el equipo?  Habitualmente  Ocasionalmente  Nunca  NS/NC 31.En caso afirmativo, ¿con qué frecuencia? 32.Se llevan a cabo reuniones formales de seguimiento del proyecto con el cliente (interno/externo)?  Habitualmente  Ocasionalmente  Nunca  NS/NC 33.En caso afirmativo, ¿con qué frecuencia? 34.¿Qué otros tipos de reuniones de seguimiento se llevan a cabo? 35.¿En cuál de los siguientes aspectos suele haber desviaciones respecto a la planificación inicial? (0 - Nunca / 5 - Siempre) ÁMBITO HABITUALMENTE OCASIONALMENTE NUNCA NS/NC ALCANCE CALENDARIO (TIEMPO) COSTE (PRESUPUESTO) CALIDAD EQUIPO DE TRABAJO PROVEEDORES 36.¿Suele haber problemas de sobreasignación en los roles /profesionales de los proyectos, en cuanto a carga de trabajo y/o proyectos en paralelo?  Habitualmente  Ocasionalmente  Nunca  NS/NC
  7. 7. Cuestionario “Gestión de Proyectos, disciplina, metodologías y herramientas” Página 7 de 8 Twitter / Linkedin: @ramoncosta Cierre de Proyectos 37. ¿Se lleva a cabo una reunión de cierre administrativo y contable para cada proyecto?  Habitualmente  Ocasionalmente  Nunca  NS/NC 38. ¿Se lleva a cabo una reunión de cierre del proyecto con las empresas terceras participantes (proveedores, colaboradores…) en los proyectos?  Habitualmente  Ocasionalmente  Nunca  NS/NC 39.¿Se lleva a cabo una recogida de "lecciones aprendidas", documentación, ... del proyecto para ser consultada en futuros proyectos?  Habitualmente  Ocasionalmente  Nunca  NS/No 40.En caso, afirmativo, ¿dónde se guardar esta información / conocimiento / documentos? Adopción y Gestión del Cambio 41.¿Se aplican, en su compañía, prácticas, técnicas y herramientas (metodología) de adopción y gestión del cambio asociado a proyectos?  A nivel organizacional  En algunos departamentos ¿En cuáles?  No  NS/NC 42.En caso afirmativo, ¿cuáles? (seleccionar las que correspondan)  KOTTER  ADKAR (PROSCI)  Metodología propia  Otras  Ninguna en concreto  NS/NC
  8. 8. Cuestionario “Gestión de Proyectos, disciplina, metodologías y herramientas” Página 8 de 8 Twitter / Linkedin: @ramoncosta 43.¿Existe algún plan de carrera/desarrollo para los directores/gerentes del cambio en su organización?  Sí. Formalizado  Sí. Sin formalizar  No  NS/NC 44.¿Se contempla, la Gestión del Cambio, como una competencia transversal en los diferentes roles y responsabilidades de la compañía?  Sí. Formalizado  Sí. Sin formalizar  No  NS/NC 45.¿Se dispone de modelos, plantillas, ejemplos de entregables y/o formularios de apoyo al trabajo del Gestor del Cambio en la compañía?  A nivel organizacional  En algunos departamentos  No  NS/NC 46.¿Se siguen las siguientes fases del ciclo de vida del cambio en un proyecto? FASE / ETAPA HABITUALMENTE OCASIONALMENTE NUNCA NS/NC DEFINICIÓN DEL CAMBIO PREPARACIÓN DEL CAMBIO ACOMPAÑAMIENTO DEL CAMBIO REFUERZO DEL CAMBIO 47.¿Se analizan y segmentan, durante la preparación del cambio los destinatarios del cambio y los principales stakeholders?  Habitualmente  Ocasionalmente  Nunca  NS/NC 48.¿Se planifican y ejecutan actividades de los siguientes programas en la adopción y gestión del cambio asociado a los proyectos de la organización? PROGRAMA HABITUALMENTE OCASIONALMENTE NUNCA NS/NC COMUNICACIÓN PARTICIPACIÓN FORMACIÓN SOPORTE EVALUACIÓN SPONSORSHIP

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