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Collaborative BI Whitepaper

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Analizar la información y tomar decisiones es una parte fundamental de las actividades que realizan los Empowered Employees, así que tenemos que asegurarnos que los cinco beneficios del Digital Workplace también se aplican en nuestro entorno de análisis de la información y a la forma en que lo concebimos. En el presente whitepaper veremos cómo se relacionan el BI y el DW, y cómo estos no se entienden sin la toma de decisiones en equipo, el Collaborative BI. Porque hoy ya no tomamos las decisiones de forma individual, si no que necesitamos la suma de talentos para tomar las mejores decisiones.

Veremos cómo las plataformas de BI corporativas se están complementando con nuevas herramientas colaborativas que permiten el trabajo en equipo y la autogestión de la información para tomar decisiones en equipo priorizando la agilidad requerida por el negocio. Por último, nos centraremos en los pasos para hacer realidad el CBI en nuestras empresas con Power BI, que integra herramientas de colaboración y entornos en la nube.

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  1. 1. COLLABORATIVE BI TOMA DE DECISIONES COLABORATIVA EN EL DIGITAL WORKPLACE SKILLS WHITEPAPER MAYO 2018
  2. 2. 2 ABOUT RAONA José Luis Montes es account manager y experto en soluciones de Business Intelligence en raona, aportando su conocimiento a numerosos clientes como experto en trabajo colaborativo y soluciones de BI. Ha liderado implantaciones de solu- ciones en clientes de diversos sectores como el farmacéutico, seguros, servi- cios o distribución, y cuenta con más de 15 años de experiencia realizando proyectos en plataformas Microsoft. También es un experto en la gestión de proyectos certificado con el PMP. Consultora en nuevas tecnologías especializada en el desarrollo de soluciones tec- nológicas a medida que aportan valor al negocio y que ofrece soluciones de intranets sociales, desarrollo de software, SharePoint, Touch&Mobility, portales web, Cloud integration y user experience. Nace en 2003 en Barcelona y cuenta con oficinas en Madrid, Londres, Andorra y Ar- gentina. Con más de 150 ingenieros, es Gold Partner de Microsoft y una de las empre- sas líderes en el desarrollo de soluciones en el mercado español con fuerte presencia internacional. Sobre nosotros COLLABORATIVE BIWHITEPAPER Adrián González es experto en solu- ciones de Business Intelligence en Rao- na, especialista en las herramientas de BI de Microsoft y en la definición de procesos de integración de datos y de creación de modelos de datos. Participa en numerosos proyectos defi- niendo la arquitectura e implementan- do el modelo de datos, las integracio- nes de las diferentes fuentes y creando las estructuras complejas de informa- ción. Pere Egea es ingeniero certificado por Microsoft en el área de Business Intelli- gence con la titulación MCSA. Participa en numerosos proyectos de clientes ayudando a los usuarios a definir sus cuadros de mando y dando formación a los usuarios en cómo utilizar las he- rramientas de BI para que ellos mismos creen sus propios informes. Es ponente habitual de seminarios y conferencias relacionados con la trans- formación digital y la dinamización de empresas a través de la tecnología.
  3. 3. 3 Photo comment: Ude- mus omplinv eniquesa conduciordi, cantur. Colaborar para tomar decisiones, una oportunidad y un reto COLLABORATIVE BIWHITEPAPER Usar los datos de forma eficaz en beneficio de que la empresa pueda tomar las decisiones oportunas es la base del concepto del Business Intelligence (BI). Almacenar datos y realizar la interpretación de los mismos permite comprender el funcionamiento de la empresa en la actualidad, así como anticiparse a acontecimientos futuros. Su importancia hace, por tanto, que sea indispensable para la compañía poseer una información estructurada, trabajada y con unos indicadores fiables y claros. Esto es lo que, a nivel general, proporciona el BI tradicional. Sin embargo, como ya vimos en el whitepaper de Digital Workplace, las empresas que van a prosperar en un futuro son aque­llas que ponen al trabajador en el centro, los llamados empowered em- ployees. Estos han de poder trabajar desde cualquier parte y en cualquier momento, deben sentirse parte de la corporación, ver reducido su tiempo en tareas rutinarias, tener a su disposición sistemas que les faciliten el trabajo y colaborar de forma transversal con los departamentos de la compañía. Analizar la información y tomar decisiones es una parte fundamental de las actividades que realizan los Empowered Employees, así que tenemos que asegurarnos que los cinco beneficios del Digital Workplace también se aplican en nuestro entorno de análisis de la información y a la forma en que lo concebimos. En el presente whitepaper veremos cómo se relacionan el BI y el DW, y cómo estos no se entienden sin la toma de decisiones en equipo, el Collaborative BI. Porque hoy ya no tomamos las decisiones de forma individual, si no que necesitamos la suma de talentos para tomar las mejores decisiones. Veremos cómo las plataformas de BI corporativas se están complementando con nuevas herramientas colaborativas que permiten el trabajo en equipo y la autogestión de la información para tomar decisiones en equipo priorizando la agilidad requerida por el negocio. Por último, nos centraremos en los pasos para hacer realidad el CBI en nuestras empresas con Power BI, que integra herramientas de colaboración y entornos en la nube.
  4. 4. 4 Business Intelligence en el Digital Workplace ¿Has pensado qué ha cambiado hoy día la forma en que tra- bajamos en la mayoría de las empresas? Sin duda, los cambios generados por el nuevo paradigma del Digital Workplace han transformado nuestro entorno y nuestra forma de trabajo de forma global. Ha cambiado, por ejemplo, la manera en la que consumimos la información: Antes los reports en los que se incluían los indica- dores eran estáticos y se compartían vía correo, con un fichero Excel o en un espacio físico como una pizarra. Sin embargo, aho- ra consumimos información en nuestros móviles y en tiempo real, tenemos acceso desde cualquier parte y recibimos indica- ciones sobre los cambios relevantes en los datos. Y no sólo eso: queremos generar información, compartirla y colaborar con ella para aportar nuestros conocimientos a una mejor toma de deciones en la empresa. El entorno de Business Intelligence no puede ser ajeno a esta realidad y debe ali­nearse con las nuevas necesidades de los usuarios. La manera de plantear un proceso de BI ha de ir más allá de proporcionar informes. Si estamos de acuerdo en que el trabajador es el centro de la transformación digital, éste ha de tener a su disposición las herramientas necesa­rias para consu- mir y producir, alineadas con la realidad en la que vive. Como veremos, esto implica conocer los principios del Digital Workpla- ce aplicados a los entornos de BI. COLLABORATIVE BIWHITEPAPER
  5. 5. 5 COLLABORATIVE BIWHITEPAPER Pero, ¿cuáles son los beneficios del DW para la empresa y cómo se aplican a los entornos de BI? El Digital Workplace hace refe­rencia al conjunto de aplicacio- nes y herramientas que potencian las capacidades del empleado y su com- promiso con la empresa, por lo que tam- bién alcanza a todas las herramientas y métodos de consulta de información y toma de decisiones. El paradigma del Digital Workplace se resume en los cinco beneficios que re- ciben los Empowered Employees, los auténticos protagonistas de los nuevos entornos de trabajo: 1. Work anytime, anywhere. Gracias a aplicaciones como el cloud office, enter- prise mobile apps, y sus propias apps y dispositivos personales, los empleados pueden trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar. De esta manera, el trabajo se realiza de forma ubicua, sin limitaciones y con acceso permanente. Enlazándolo con el BI, el trabajador debe poder consultar los indicado- res en cualquier momento y lugar, sin necesidad de estar físicamente en la oficina. Ello implica disponer de herramientas multiplataforma, recibir avisos de la in- formación relevente que se ha actualiza- do y recibir resúmenes que pueda escu- char en su coche sin necesidad de abrir ningún informe. 2. Increase Employee Engagement. Al utilizar aplicaciones más usables, les proporcionan una experiencia positiva a nuestros empleados y estos se sienten mucho más integrados y comprometi- dos con la estrategia de la empresa. El design thinking, el cloud acceleration, la consumerización, las user engagement platforms y la positive user experience son algunas de las metodologías que se utilizan para favorecer la implicación de los usuarios con las herramientas. En el BI tradicional, los informes se po- dían consultar dia­riamente en el espa- cio destinado a ello. Sin embargo, para el trabajador es mucho más motivador y favorece su compromiso si puede par- ticipar en su elaboración y adaptarla a sus necesidades como hace con el resto de la información que consume, recibir opiniones de otros e interactuar con los comentarios en tiempo real. 3. Boost Personal Performance. A tra- vés de reducir el tiempo que destina el trabajador a las tareas rutinarias como procesar un pedido, aprobar una factu- ra o pasar una nota de gastos se mejo- ra el rendimiento del trabajador. Para conseguirlo, la empresa proporciona al empleado las herramientas adecuadas para trabajar, le ofrece una formación a medida y automatiza sus procesos me- diante asistentes virtuales. Con el BI tradicional, para acceder a los reports el trabajador debía conectarse a unaweboiraunespaciofísicodentrode la empresa destinado a ello. Si se orienta el BI al DW el trabajador ya dispondrá de toda la información al alcance de su mano, evitando perder el tiempo en tareas engorrosas y aumentando su pro- ductividad. Los datos ya no estarán más en grandes hojas de Excel que requieren meses de aprendizaje para conocer su sentido y sacar partido a los indicadores que ofrecen. El propio usuario será ca- paz de evolucionar el modelo de datos corporativo, adaptado las métricas a las necesidades del negocio para mejorar la productividad personal y del negocio de la empresa.
  6. 6. 6 COLLABORATIVE BIWHITEPAPER MICROSOFT TEAMS, LA NAVAJA SUIZA DE MICROSOFT PARA EL DIGITAL WORKPLACE Cuando se teoriza sobre el Digital Workplace y sus beneficios sobre los usuarios, muchas veces nos olvidamos de concretar las herramientas que permiten hacerse una idea concreta de las propuestas de los fabricantes para su implementación. Microsoft Teams es una de las herramientas de las que dispone Microsoft para ello y permite actividades tan básicas para los usuarios como comunicarse al instante y poder estar informados a todas horas. Ofrece la posibilidad de chatear, llamar y reunirse con otros miembros del equipo, ya sea en conversaciones privadas como en grupos reducidos. Integra las capacidades de Skype para que los trabajadores puedan programar y unirse a reuniones online con opciones de audioconferencia de acceso telefónico local, VoIP y videoconferencia de alta definición. Teams proporciona al usuario un acceso integrado a las aplicaciones de Office 365 y ficheros compartidos mediante One Drive o Sharepoint. Se pueden crear canales basados en los temas o flujos de trabajo que más le interesen, explorar datos y obtener actualizaciones de las apps más usadas, anclar los archivos y sitios que se utilizan de forma habitual para consultarlos con facilidad y agregar bots que trabajen para hacer que la gestión del día a día sea mucho más cómoda. Y como parte integral de este modelo, Power BI, siendo la solución de Microsoft para el análisis de la información, usa los equipos de Teams como mecanismo para compartir los informes y datos que los usuarios elaboran y comparten. Sin ser una herramienta de BI, Teams puede ser la forma de conducir a los usuarios finales a ser activos generadores de conteni- dos y a compartirlos mediante todo lo que nos ofrece Teams, esta vez también para el mundo BI. 4. Foster Collaboration Culture. Las team management tools, las enterprise social networks o los silo busters son las herramientas que utilizan los em- pleados para trabajar en equipo y poder compartir información. De esta manera, aunque exista una jerarquía dentro de la empresa, se puede colaborar de forma transversal entre los di­ferentes departa- mentos de la compañía. Ya no se pue- den tomar las decisiones de forma individual, porque la complejidad, ve- locidad y cantidad de datos disponibles lo hacen inalcanzable para la capacidad de un sólo individuo. El propio título indica nuestra visión que, sin duda, este es el cambio con mayor impacto a corto y medio plazo: la toma de decisiones colaborativa va a lle- gar a nuestras empresas y sólo aquellos que sepan adaptar su cultura al consen- so, la suma de talentos y la diversidad de opiniones conseguirán avanzarse a las dinámicas de su mercado. Veremos en los siguientes apartados este paradigma aplicado al BI. 5. Intelligence Powered Company. Los sistemas de la empresa son capaces de ofrecer información de interés, acelerar los procesos o dar soporte a tareas. Esto repercute en hacer más fácil el traba- jo de los empleados. En la práctica se concretaría en bots que reservan salas de reuniones, el promoted search en el que la intranet proporciona contenido que puede interesar al usuario o la en- terprise social graph, que muestra los contactos e interacciones del trabajador y que le ofrece información de su interés en base a ello. En este campo, gana especial relevancia el papel del Machine Learning para sa- car partido de las herramientas de BIg Data y detectar tendencias y informa- ción relevante que muchas veces queda oculta en las profundidades de los gran- des volúmenes de datos que generan las empresas en su día a día. Los asistentes nos alertarán de cambios repentinos y nos urgirán a actuar, evitando el gran defecto de la procrastinación en el dia a día de las decisiones empresariales. Estos beneficios del Digital Workpla- ce implican cambios organizativos, de metodologías y de capacidades de los usuarios. Y especialmente, de los de- partamentos de IT y de Inteligencia de negocio, que deben redefinirse como facilitadores y mentores de los usuarios más que cómo productores de herra- mientas y informes. Si algo veremos con esta transformación será el fin de la de- pendencia de los usuarios finales de los departamentos de IT para la generación, consumo y explotación de la informa- ción de negocio. Así pues, la herramienta que se utilice para el BI ha de ser hoy tan fácil de usar que no se requiera depender del de- partamento de IT en el día a día. El trabajador ha de poder crear sus pro- pios informes usando tecnologías como el lenguaje natural, en las que el usuario solo se ha de preocupar por consumir la información, no de cómo está estruc- turada. Quizá entonces ellos mismos se empezarán a dar cuenta de qué poder tiene un Empowered Employee.
  7. 7. COLLABORATIVE BIWHITEPAPER Collaborative BI, toma de decisiones en equipo ¿Qué objetivos suelen tener los proyectos de inteligencia em- presarial? Cuando una empresa desea mejorar su BI, sus princi- pales propósitos son incrementar la rentabilidad detectando patrones y tendencias; reducir costes a través del análisis de costos detallados y la optimización de inventarios; mejorar la atención al cliente mediante el análisis del CRM de la em- presa y la correlación con otras variables de calidad; y reducir los riesgos gracias al análisis de patrones que puedan indicar fraudes o riesgos de aceptar una persona como cliente, etc. El enfoque que se ha venido aplicando en los Sistemas de In- formación desde hace más de una década, que llamaremos BI tradicional, se fundamenta en la recogida de datos de los siste- mas operacionales, su tratamiento programado y la generación de informes a medida. Esto permite crear entornos estables y que no requieren que el usuario tenga conocimientos del mod- elo de información de la empresa. El cambio de paradigma del Digital Workplace ha venido a trans- formar este modelo, haciéndolo más colaborativo y dinámico por dos razones principales: un time to market muy corto que convierte en lento el proceso tradicional y la complejidad y vol- atilidad de la información disponible. Analicemos pues qué car- acterísticas tiene y que herramientas nos permiten realizar una transición a una nueva plataforma de BI que cubra las necesi- dades de nuestros Empowered Employees.
  8. 8. 8 Antes de ver qué características y herra- mientas caracterízan los dos modelos de Business Intelligence que vamos a analizar, queremos dejar claro que no se tratan de alternativas excluyentes, si no de enfoques distintos que tienen que su- marse para tener un entorno de análisis completo. De hecho, la arquitectura de sistemas de información que hemos desarrollado durante años no se va a quedar obsole- ta, si no que va a transformarse en un nuevo entorno que permitirá adaptar- lo a la realidad del mundo en que nos movemos, pero por suerte no se trata de tirar la costosa inversión que hemos hecho durante los años. Veamos pues las principales característi- cas de cada modelo de BI y los compo- nentes que los definen. Traditional BI Las empresas u organizaciones que aplican el BI tradicional disponen de diferentes tipos de orígenes de datos. Con las herramientas de bases de datos se consolida toda la información prove- niente de distintas fuentes en el proceso de agrupación de contenidos. El paso siguiente es extraer los datos convirtiéndolos a un formato conocido con las herramientas conocidas como ETL -Extraction, Transformation & Load- que incorporan la mayoría de sistemas de bases de datos. Se aplican las reglas de negocio definidas, manipulado los datos extraídos para su posterior carga y dejando una información más depurada y sin datos no normalizados. Estos datos limpios se suelen centralizar en un repositorio conocido como Da- tawarehouse. Aquí se cargan los datos provenientes de las diferentes fuentes de información a un entorno estructura- COLLABORATIVE BIWHITEPAPER do, seguro y con una estructura homo- génea. Las herramientas tradicionales como cubos, modelos de data mining y consultas multidimensionales se com- binan con el enfoque del Big Data para datos no estructurados, permitiendo el análisis de grandes volúmenes de infor- mación. A continuación, los expertos de IT mane- jan todos los datos existentes explotán- dolos desde diferentes puntos de vista o dimensiones, creando modelos ana- líticos que superan las limitaciones de las bases de datos relacionales y tradu- cen la información a los conceptos del usuario final.​ Interacción, exploración y visuali- zación conforman el día a día de los expertos en BI de los departamentos de IT. Dedican su talento a crear los indica- dores de negocio, los cuadros de mando​ o informes según su experiencia o según las peticiones de los usuarios. Una tarea laboriosa y lenta, convirtiéndose en el cuellos de botella del análisis de la infor- mación, tanto por el tiempo de respues- ta como por la acumulación de trabajo. El BI tradicional se centra en la generación de informes e indicadores para que un usua- rio concreto pueda analizarlo a partir de datos estructurados, tratados y controlados por el departamento de IT de la empresa Este paradigma de construcción de un BI que hemos seguido durante las últi- mas décadas se centra en el elemento más valioso que teníamos: los datos y el conocimiento que podemos obtener de ellos. La generación de la información se realizaba en sistemas operados por técnicos especializados y facilitándo su estructuración y explotación. Pero un sólo cambio ha sido suficien- te para cambiar este modelo en pocos años: la ingente cantidad de datos que podemos obtener, analizar y aprove- char proveniente de fuentes internas o externas. Los dispositivos IoT, las redes sociales, los registros en Internet, las in- tegraciones B2B y B2C, las visitas a nues- tros portales,... En pocos años hemos llegado a experimentar lo que se conoce como Information Overload, traducido con acierto como Infoxicación. Esta problemática ha mostrado las dos grandes limitaciones del BI tradicional: un time to market excesivo en un en- torno tan cambiante y la falta de recur- sos cualificados para ateneder a las necesidades de los usuarios de negocio.
  9. 9. 9 COLLABORATIVE BIWHITEPAPER Si nos detenemos a pensar un momen- to nos daremos cuenta que en ningún momento hemos contemplado cómo se toman las decisiones o cómo tra- bajan los empleados. Los usuarios de negocio necesitan tener acceso inme- diato a los datos corporativos y poder combinarlos con la información propia obtenida desde fuentes no corporativas. Si queremos que los trabajadores se sientan más implicados con la empresa, fomentar la cultura colaborativa y que puedan trabajar en cualquier momento y lugar operando de forma autónoma, el enfoque del BI tradicional no nos sirve. ¿Cómo se puede mejorar entonces la in- teligencia empresarial de la compañía? A través del BI colaborativo, que com- bina las herramientas tradicionales con las tecnologías colaborativas, con el objetivo de mejorar la toma de decisiones empresariales. El foco se tras- lada de los datos al usuario de negocio, buscando respuestas a cómo consume la información y como va a compartirla con sus compañeros, dándole autono- mía y herramientas adecudas a su perfil profesional para que la limitación sólo la marque su capacidad y talento. El papel del departamento de BI de la empresa pasa a ser el de facilitador, mentor y formador de los usuarios finales mas que el de guardianes de la integridad de los datos. Garantizar que los datos corporativos son fiables y fácil- mente compresible es un nuevo rol para el que también tendremos que transfor- marnos al igual que el paradigma que hasta ahora había sido válido. El papel del departamento de BI de las empresas evoluciona para ser un facilitador de conocimientos a los usuarios de negocio para que sepan sacar partido de toda la infor- mación a su alcance para tomar mejores decisiones. Ello también requiere un reciclaje de capacidades para estos profesionales, dado que deberán potenciar más sus dotes de trabajo en equipo y detección del valor de negocio para ser un partí- cipe más con criterio y opinión en los procesos de toma de decisiones colabo- rativos, donde tomarán un rol de exper- tos en la información de la empresa que asesore al resto del equipo. MICROSOFT: MÁS DE UNA DÉCADA SIENDO LÍDER DEL MAGIC QUADRANT DE GARTNER Una de las grandes virtudes de Microsoft es su capacidad de adaptación: saber adaptarse a un mercado tan cambiante como el tecnológico, crear visión con sus productos, corregir errores y sobretodo, crear soluciones líderes a un mejor precio que la competencia. Ha sorprendido a propios y a extraños como ha reconvertido en un tiempo récord sus soluciones de BI en entorno onpremise de SQL Server y Excel a una herramienta de análisis y visualización de datos rápida y efectiva, una plataforma de BI moderna y sencilla de usar, totalmente cloud e integrada con Office 365. Este es el onceavo año consecutivo que Gartner reconoce la visión y la ejecución de Microsoft como líder en el cuadrante mágico de inteligencia de negocios y plataformas analíticas. Microsoft ha actualizado durante los últimos años y de forma intensa su Power BI, con el objetivo de ofre- cer una herramienta mejorada y enfocada a que las empresas consigan mayor agilidad en sus decisiones. Y parece ser que está logrando ser la referencia de las nuevas tendencias en el mundo BI.
  10. 10. 10 COLLABORATIVE BIWHITEPAPER Collaborative BI El BI colaborativo es un concepto en constante desarrollo, dado que ha sido objeto de estudio teórico desde hace décadas en los ámbitos académicos universitarios, interesados en el modelo conceptual para extender la toma de de- cisiones a grupos de expertos externos al ámbito de decisión y a permitir la con- sulta de información de bases de datos distribuidas en diferentes ubicaciones físicas. De estos estudios, se han derivado tres grandes áreas de despliegue del BI cola- borativo, que hoy en día los fabricantes y los equipos de tecnología están adop- tando en las empresas para aplicarlos según el paradigma del Digital Workpla- ce. Por lo tanto, estamos hablando no de una funcionalidad concreta, si no de un conjunto de características que se ex- tienden, amplian y potencian contínua- mente. Es importante tomar buena nota para analizar qué beneficios son priori- tarios y aplicables a nuestros entornos. Collaborative Interaction En el BI colaborativo los usuarios de negocio toman sus decisiones colabo- rando con otras personas, por lo que la interacción entre ellos es clave para un resultado satisfactorio. Los indicadores de negocio deben ser fácilmente accesi- bles por todos los miembros del equipo y pueden ser compartidos con quien sea necesario. En esta interacción, se genera informa- ción y documentación de las discu- siones del equipo, accesible de forma cómoda y ágil. El acceso está controla- do y permite saber cómo y quién lo ha creado, así como mantener un histórico. Estos documentos se comparten, se co- mentan y editan colaborativamente, se chatea respecto a los puntos de vista y se incorporan recursos que enriquecen el contenido y permiten argumentar las decisiones a tomar. Evidentemente, se prioriza el acceso a toda estos datos desde cualquier lugar y dispositivo, facilitando las microinterac- ciones -tipo "Like" o votación- y la reali- zación de reuniones en remoto, más que la necesidad de reuniones presenciales que requieren tiempo y suelen generar conflictos. Cabe contemplar como prác- tica cada vez más habitual la presencia de "expertos externos" que dan su opinión en partes concretas del proceso sin necesidad de intervenir ni conocer la totalidad de la información Information Enhancement Dado que el equipo de negocio suele estar formado por los mejores expertos, son los primeros capaces de extender la información corporativa con bases de datos externos, fuentes de datos pú- blicas o valores propios que aportan su visión al conjunto. Complementando la información, mejoramos la experiencia de los usuarios, lo que les permite inter- pretar los resultados publicados en los indicadores​desde una nueva perspecti- va que ofrece agilidad y adaptación sin necesidad de intervención técnica. El BI Colaborativo requiere que tanto la información compartida como las herramientas de colaboración que implementemos se pue- dan utilizar desde cualquier ubicación y dispositivo para agilizar los tiempos de respuesta y evitar reuniones innecesarias.
  11. 11. 11 COLLABORATIVE BIWHITEPAPER En este ámbito tiene especial interés la integración de los intelligent bots, que son capaces de detectar tendencias, proponer indicadores y generar alertas sobre conjuntos de datos dispersos que las personas no son capaces ni de tratar. Esto rompe el esquema mental que sólo las personas intervienen en la toma de decisiones, abriendo un nuevo campo de desarrollo y mejora. El propio entorno colaborativo reduce el time to learning, uno de los retos tradiconales del BI. De esta manera, cualquier persona que entra a trabajar en la compañía puede acceder a toda la información y procesos para aprender rápidamente el funcionamiento de las herramientas y los conceptos de los in- dicadores sin formación previa. Collaborative Decision-Making Llegados al momento de tomar decisio- nes, se pueden diversificar los mecanis- mos incorporando herramientas cola- borativas como votaciones, encuestas ponderadas o rondas de eliminación de forma integrada en las propias herra- mientas de análisis. El BI Colaborativo pone su foco en el usuario para darle total autonomía y agilidad para explorar la información, compartirla con su equipo y colaborar en tomar decisiones de forma colegiada y participativa Podemos hacer un seguimiento de las decisiones tomadas y el análisis de su impacto​. El análisis produce retroali- mentación a los usuarios para mejorar todo el proceso.​Los trabajadores se nu- tren de la experiencia y enriquecen la in- formación. ​Se registran las mejores prác- ticas y se puede hacer un seguimiento de la información útil para la toma de decisiones en el futuro ​La toma de decisiones en colaboración también incluye el uso de gamification como mecanismo de motivación del empleado y a la vez, para mejorar las decisiones futuras ponderando automá- ticamente a aquellos usuarios que acier- tan más a menudo. Y sin duda, el uso de decision bots que participen activa- mente y aprendan de sus errores para que sean un actor más en el proceso. POWER BI, UNA MEJORA INDISPENSABLE PARA LA PRODUCTIVIDAD DE LA EMPRESA Power BI es el servicio en la nube para el análisis y la visualización de la información de Microsoft. Lanzado al mercado en 2011, ha evolucionado hasta ser una herramienta que combina visualizaciones interactivas con la inteligencia empresarial sin que el usuario tenga que depender de terceros u otros departamentos de la compañía. Son los mismos trabajadores los que pueden crear los informes y dashboards. Además, permite explorar los datos de negocio en cualquier dispositivo y tenerlos actualizados de forma automática. La solución que plantea Microsoft Power BI une diferentes fuentes de datos, las modela y analiza para presentar la infor- mación mediante gráficos, paneles e informes que se pueden consultar de una manera muy sencilla, atractiva e intuitiva. El acceso a esta información no solo es una experiencia individual ya que se puede compartir y debatir entre los diferentes usuarios que formen parte de la organización de manera que los datos se enriquecen. Los datos que se pueden integrar en Power BI son tanto los propios de la compañía como los externos sin importar su ubicación. Por ejemplo, se pueden incluir datos que estén en nuestro CRM o un documento Excel guardado localmente, como información de la web, instituciones, gobiernos, etc. De esta manera, los trabajadores disponen de toda la información relevante para su interés en una misma plataforma y de forma visual.
  12. 12. 12 Claves para la transición al Collaborative BI Como sucede muchas veces en la transformación tecnológica de las empresas, el proceso de evolución se inicia más con un cambio de perspectiva que con un gran salto de las herramien- tas o las plataformas. Parece que eso se va a repetir también en el giro que están dando las soluciones de Business Intelligence y cómo las empresas las están aplicando en la realidad. Hemos explicado que el cambio de enfoque del Collaborative BI es fundamental: el centro de gravedad se desplaza del informe al usuario, de manera que todas las acciones que tomemos en adelante parten de qué hace el usuario con la in- formación de qué dispone, cómo puede sacarle más partido y qué herramientas ponemos a su alcance para que deje de ser un mero consumidor y sea un generador de conocimiento. Aunque, por mucho que los fabricantes se esfuerzen en em- paquetar la solución de Collaborative BI en un producto o plata- forma, la experiencia de Raona en los proyectos de Business Intelligence y Collaboration de múltiples clientes nos ha pro- porcionado la visión que no existe una solución mágica para implementar este paradigma. Sólo un proceso de cambio paulatino, persistente y con una visión de futuro clara permitirá a cada empresa evolucionar su entorno de Business Intelligence hacía un modelo participati- vo de suma de esfuerzos. Y tratándose de usuarios de negocio avanzados, díficilmente conseguiremos el cambio sin el apoyo de expertos en las herramientas, metodologías y el proceso de cambio al que tendremos que enfrentarnos. COLLABORATIVE BIWHITEPAPER
  13. 13. 13 COLLABORATIVE BIWHITEPAPER Un BI colaborativo sólo se puede afron- tar desde una metodología iterativa que, sin definir los límites de la solución, em- piece a andar en la dirección marcada. El porqué lo permite ver claramente el Analytic Ascendancy Model de Gartner, marco para analizar el grado de valor que aportan nuestros procesos analíti- cos al global de la empresa. El BI tradicional hunde sus raices en el análisis de la información, focalizando a los usuarios en el qué ha sucedido en el pasado -el Descriptive Analysis- y en algunas ocasiones, permitiendo ver porqué ha pasado -llamado Diagnostic Analysis-. Dada la limitación inherente de las herramientas y el modelo, pocas veces se va más allá sin escenarios para- lelos donde intervienen especialistas en estadística y algoritmos matemáticos. Introducir el modelo colaborativo en nuestro BI proporciona mejoras eviden- tes en estos dos campos -mejor com- prensión de los indicadores, compartir conclusiones, tomar medidas correcti- vas,...- pero, ante todo, permite desarro- llar en nuestra empresa los dos niveles de optimización y predicción del mode- lo: el Predictive Analysis y el Prescrip- tive Analysis. En estos escenarios, más allá de aplicar algoritmos estadísticos y machine learning a su elaboración, la co- laboración entre los miembros del equi- po es fundamental para sacar partido de su talento y experiencia. Por ello, el proceso de implantación de un BI colaborativo es fundamentalmen- te un cambio en el foco de las deci- siones de los usuarios de negocio, ayudándolos con herramientas y acom- pañamiento a centrarse en detectar qué pasará en el futuro según los datos dis- ponibles y qué acciones se pueden to- mar para influir en los resultados mucho antes que se produzcan... Algo tan difícil como cambiar las inercias adquiridas. El modelo de Gartner sobre la complejidad ascendente del análisis de la información también nos muestra como el valor de la optimización para el negocio es muy superior que quedarnos en el mero análisis de la información. Así, el papel de facilitadores de un equi- po de consultores experto es fundamen- tal para desplegar un BI colaborativo. Estos deben unir tres vectores clave para el éxito: una metodología iterativa, capa- cidad de acompañamiento de los usua- rios y conocimiento de las plataformas y herramientas. La suma de estos factores es la garantía del éxito. Centrándonos en el último de estos vec- tores -el único que no hemos tratado-, el estado del arte actual desacon- seja realizar grandes inversiones en desarrollar plataformas propias o personalizaciones que no tengan un gran retorno para la empresa. Todos los fabricantes, conscientes del cambio de paradigma y buscando liderar el mer- cado, están evolucionando a un ritmo trepidante sus soluciones, haciendo desaconsejable apartarse de la línea que están marcando hasta que se consiga una estabilidad y madurez en la tecno- logía. Es mucho más rentable focalizarse en hacer que los usuarios las sepan usar y sacar partido de las posibilidades que incorporan que no cesan de crecer y me- jorar cada día. Sólo nos queda destacar algunas de las herramientas de referencia que forman parte de los entornos de Collaborative BI en las empresas que han apostado por plataformas Microsoft. En primer lugar, la principal apuesta para la colaboración en equipos: Mi- crosoft Teams. Entre sus características principales encontramos la posibilidad de compartir documentos, chatear con otros miembros de la empresa, crear es- pacios de comentarios, tener una traza- bilidad de la actividad y un acceso fácil y cómodo para poder ver y modificar los informes. La opción más tradicional para los acos- tumbrados a colaborar en Intranets es la integración de Power BI con Sha- rePoint. En SharePoint se puede crear un entorno estructurado y dinámico en forma de workspace en el que poder debatir y buscar información, compartir dashboards y participar en la creación de contenido de valor en encuestas, foros, comentarios, votaciones,... Con la ventaja que en muchos casos es una plataforma ya madura en la empresa.
  14. 14. 14 VENCA, ACELERANDO LA TOMA DE DECISIONES Con más de 30 años de trayectoria Venca es la compañía de moda líder en e-commerce en España, con una avalada experi- encia en la venta de moda, textil y hogar, a través de catálogo e Internet. Venca tiene el 60% de la cuota de mercado respec- to a la venta online de artículos textiles, siendo líder destacado en múltiples segmentos de clientes multigeneracionales. Venca partía de una situación heredada donde el entorno para analizar los datos tenía una gran complejidad intrínseca al modelo de negocio y, además, se manejaba manualmente, con un gran esfuerzo de proceso del equipo de Business Intelligence (BI). Esto implicaba un tiempo esencial para tomar decisiones y ofrecía poca autonomía de los responsables de negocio en poder modelar y adaptar los informes recibidos. La puesta en marcha del proyecto propuesto por Raona llevó a Venca hacia un cambio estructural de su BI. Se pasó de unos sistemas de información orientados a informes bajo demanda a poner a disposición de la empresa una fuente de información actua­lizada, siempre disponible y única para que cualquier usuario pudiera elaborar de forma automática sus informes. Descúbre más detalles de este caso de éxito en nuestra página web. COLLABORATIVE BIWHITEPAPER Finalmente, llegamos al producto estre- lla de Microsoft: el servicio de BI en la nube Power BI, una auténtica revolu- ción que en pocos años ha casi enterra- do la herramienta más usada para hacer análisis de la información: Microsoft Ex- cel. La similitud que tiene la herramienta Power BI Desktop con el uso de Excel, permitiendo crear campos calculados y indicadores ad-hoc según la necesidad del propio usuario, junto con la posibi- lidad de acceder y extender los modelos de datos corporativos de forma fácil y visual, la hacen una solución indispen- sable para los usuarios avanzados. Además, si le unimos la fácil generación de dashboards personalizables, infor- mes visualmente atractivos y la facilidad de compartición con otras personas, te- nemos una herramienta que con poca formación permite tener resultado in- mejorables y muy funcionales. Finalmente, la capacidad de cone- xión con múltiples fuentes de datos en la nube -de Dynamics CRM a Google Analytics-, así como la integración de servicios Saas de Azure -reconocimien- to de patrones, análisis de tendencias o Los dashboards compartidos permiten combinar información relevante de distintas fuentes, modificar su contenido para adaptarlo según se requiera y aunar las perspecti- vas de los distintos miembros del equipo para conseguir una decisión de consenso. algoritmos de machine learning- permi- ten que sea más fácil la implementación que la capacidad de crear nuevos esce- narios de valor para la empresa. Con eso volvemos al mismo punto de partida que al inicio de este whitepaper: la transformación del Digital Workplace empieza en los beneficios que aporte- mos a nuestros Empowered Employees. Las herramientas que tenemos al al- cance están muy por delante de lo que podemos abarcar. Es nuestro turno de crear equipos interdisciplinares con la mente abierta y focalizada en aportar nuevas soluciones de valor a la empresa sacando partido de las plataformas he- redadas, las posibilidades de las nuevas herramientas y el potencial ilimitado que surge de la suma de talentos.
  15. 15. 15 "El Digital Workplace sitúa al empleado como centro de la transfor- mación digital, siendo ya una realidad para las empresas de todos los sectores. Por eso, es indispensable que la inteligencia empresarial vaya unida a este cambio y no se quede atrás como motor de cambio y de valor de negocio. En este whitepaper hemos repasado qué proporciona el BI tradicio- nal, pero también hemos visto que en sus raíces no se contempla como són los que toman las decisiones en la empresa y cómo trabajan en su día a día. Habitualmente existe un departamento dedicado a la inteligencia empresarial, focalizado a crear los informes e indicadores que pueden consultar los trabajadores, así como a organizar fuentes de datos, procesos y modelos de datos para que los reports sean fácil- mente consumibles. Pero, ¿están focalizados a la colaboración? Que nuestros trabajadores estén más implicados y que su talento re- vierta en crear un valor diferencial respecto a sus competidores re- quiere de algo más que datos. El enfoque del BI tradicional no sirve para ello. Los trabajadores necesitan acceder a los datos en cualquier momento y lugar, ser capaces de generar sus informes sin depender de nadie y colaborar en la toma de decisiones: compartir, discutir y que todas estas acciones queden registradas fácilmente. Para implementar el paradigma del Collaborative BI, la empresa ne- cesita contar con plataformas líder en el mercado de la inteligencia empresarial, como es el caso de Power BI. Pero sólo con la combina- ción de Power BI y las tecnologías colaborativas -como SharePoint o Teams-, desplegadas en la empresa por especialistas en acompañar a los usuarios en la transición y adaptación de su forma de trabajo, las empresas conseguirán la desaeada trasnsición al modelo que pro- pone el Digital Workplace. Y conseguirán un mayor poder de marcar su camino y la oportunidad para tomar las decisiones estratégicas de hoy y del futuro." José Luis Montes - Project Manager en Raona COLLABORATIVE BIWHITEPAPER
  16. 16. COLLABORATIVE BI TOMA DE DECISIONES COLABORATIVA EN EL DIGITAL WORKPLACE

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