Kokemuksia ja ohjeita ja aiheista: Yhteiskirjoittaminen Avoin päätöksenteko. Modernin hankkeen työkalut. Joukkoistettu tapahtumajärjestäminen. Alunperin julkaistu 7/2014 osoitteessa http://www.otavanopisto.fi/hankkeet/nettikansa-avoimuuden-helmet

1. Avoimuuden helmet
Yhteiskirjoittaminen
Joukkoistettu tapahtumajärjestäminen
Modernin hankkeen työkalut
Avoin päätöksenteko yhdistyksissä
Neljä käytännöllistä pika-opasta avoimeen toimintaan hankkeissa ja yhdistyksissä
Julkaisun osoite: bit.ly/avoimuuden_helmet

2. Yhteiskirjoittaminen
Vain yksi voi puhua kerrallaan ääneen, mutta yhteis-
kirjoittamisessa jokainen voi osallistua samanaikaisesti.
Kirjallisen viestinnän hallittu kaaos ja luova tuho
Yksi tai muutama pitkään puhuva osallistuja voivat pilata kokouksen
vuorovaikutuksen tasapainoisuuden. Mitä useampia osallisia vuorovai-
kutuksessa on, sitä epäsuhtaisempi viestintätapa ääneen puhuminen
voi olla. Aktiiviset osallistujat tekevät usein kuunnellessaan muistiinpa-
noja, mutta nyt verkko tarjoaa siihen uudenlaisen yhteistyövälineen.
Yhteiskirjoittaminen mahdollistaa etä- ja lähiosallistumisen sekä sa-
man- että eriaikaisesti.
Yhteiskirjoittaminen toimii esimerkiksi niin, että suunnittelupalaverin osal-
listujilla on sama yhteiskirjoitusasiakirja auki omalla koneella. Kun yksi pu-
huu, toiset voivat kirjoittaa muistiinpanoja ylös. Kun kaksi ihmistä syven-
tyy keskustelemaan yhdestä yksityiskohdasta, kolmas kirjoittaa keskus-
telun talteen, ja samaan aikaan muut osallistujat ovat vapaita lisäämään
aikaisempiin muistiinpanoihin omia kysymyksiään, vastauksiaan tai muita
huomioita.
Suosituimpia yhteiskirjoittamisen välineitä ovat Googlen Drive (tutustu
ohjeeseen) ja Etherpad (ohje). Googlen Drivessä kuka tahansa voi luoda
ja jakaa asiakirjan joko valitsemilleen henkilöille tai avoimesti verkkoon.
Asiakirjan omistaja voi lisäksi määrittää, voiko kuka tahansa osallistua kir-
joittamiseen, vai onko se rajoitettu vain valituille henkilöille. Googlen pal-
velut ovat ilmaisia yksityishenkilöille ja niistä löytyy lisäksi versiot suurem-
millekin organisaatioille.
Etherpad on avoimen lähdekoodin ohjelma, jota esimerkiksi Tietoyhteis-
kunnan kehittämiskeskus tarjoaa ilmaiseksi käytettäväksi osoitteessa
http://muistio.tieke.fi. Google Driveen verrattuna se on yksinkertaisempi
toteutus samasta käänteentekevästä ideasta.
2 Avoimuuden helmet • Yhteiskirjoittaminen

3. 3 Avoimuuden helmet • Yhteiskirjoittaminen
Valtaosa läsnäolijoista seuraa esitystä, kun samalla kaksi osal-
listujaa kirjoittaa muistiinpanoja ylös tai kenties kommunikoivat
etäosallistujien kanssa.
Yhteiskirjoittaminen sopii erinomaisesti erilaisten muistiinpanojen teke-
miseen, joita voivat olla niin kokous-, neuvottelu-, luento- kuin puhelin-
muistiinpanot. Menetelmä toimii myös pitkällä aikavälillä kuten lausun-
tojen, tiedotteiden, toimintasuunnitelmien ja toimintakertomusten kirjoit-
tamisessa.
Kaikilla on aina ajantasainen versio asiakirjasta, ja tarpeeton sähköposti-
liikenne vähenee merkittävästi. Tietoa ei erikseen tarvitse julkaista verk-
koon, koska se on jo siellä. Etäosallistuminen helpottuu huomattavasti,
sillä kirjallinen ja ääneen viestiminen tukevat toisiaan. Väärinkäsitykset,
ohi puhuminen ja epätarkkuudet vähenevät, kun asiat ovat sanallisesti eri
osapuolten nähtävänä kuullun lisäksi itse tilanteessa, eikä vasta jälkikä-
teen.
Parhaimmillaan yhteiskirjoittaminen syventää jaettua ymmärrystä ja vä-
hentää väärinkäsityksiä merkittävästi. Yhteiskirjoittaminen on kuin kaikki
osallistujat muokkaisivat yhteen hiileen puhaltaen samaa Wikipedia-artik-
kelia, oli asia sitten mikä tahansa. Toisaalta asiakirjan muokkauksen pää-
vastuu voidaan nimetä yhdelle henkilölle, tai vaihtoehtoisesti aina viimei-
sin versio on niin sanottu oikea versio, oli muokkaaja sitten kuka tahansa.
Kokeile!
• Avaa kokouksen tai tapaamisen alussa yhteis-
kirjoitusasiakirja
• Jaa linkki osallistujille
• Näytä, miten yhteiskirjoittaminen toimii
• Varmista, että kaikki halukkaat saavat sivun auki
• Dokumentti kannattaa heijastaa seinälle, sillä se
helpottaa asian seuraamista ja auttaa katse-
kontaktin ylläpitoa
• Linkki kannattaa jakaa jo kokouksen aikana myös
niille, jotka eivät päässeet paikalle
• Jatkossa asiakirjan voi avata jo ennen kokoontu-
mista ja linkin jakaa etukäteen sähköpostilla

4. Joukkoistettu tapahtumajärjestäminen
Kun järjestäjällä on aito halu tehdä asioita yhdessä, yleisö osallistuu
mielellään tapahtuman suunnitteluun ja toteutukseen.
Talkooperinne saapui digimaailmaan
Yhdessä tekeminen on usein hedelmällisempää ja palkitsevampaa kuin
yksin tekeminen. Kuten talkooperinteessä, joukkoistamisessa tehtävät
jaetaan halukkaiden kesken. Paitsi että tulokset voivat olla parempia,
osallistujien omistajuuden tunne lisääntyy, kun jokainen voi löytää itsel-
leen mielekästä tekemistä ja pääsee kantamaan vastuuta yhteisen hy-
vän eteen.
Joukkoistaminen tarkoittaa jonkin suuremman tehtävän jakamista pie-
nempiin osasuorituksiin ja osallistumismahdollisuuden tarjoamista ke-
nelle tahansa halukkaalle. Se ei ole sidoksissa mihinkään tiettyyn välinee-
seen, vaan on enemmän tapa toimia. Joukkoistamalla on järjestetty ta-
pahtumia, valmisteltu lakeja, suunniteltu t-paitojen printtejä ja ratkottu
tieteellisiä ongelmia.
Järjestäjien ja osallistujien välistä erottelua voi madaltaa joukkoistamal-
la tapahtumien sisältöjen tuotantoa. Mahdollisuus vaikuttaa aiheisiin tai
tuottaa itselle sopivan kokoinen osuus ohjelmasta auttaa kasvattamaan
vapaaehtoisten järjestäjien määrää. Järjestelyvastuu jakaantuu laajem-
malle ryhmälle ja parhaimmillaan vähentää varsinaisten järjestäjien työ-
määrää. Sitoutuneiden ja kiinnostuneiden osallistujien määrä kasvaa jo
ennen varsinaista tapahtumaa. He saavat vastineeksi mahdollisuuden
tuoda itselleen tärkeitä aiheita esiin, ja alkavat samalla levittää sanaa
eteenpäin, joka on usein mitä kustannustehokkainta markkinointia.
Hyvään joukkoistamiseen kuuluu, että osallistujat tietävät miten ja milloin
kulloinkin voi osallistua. Tehtävänanto ja tavoitteet tulee ilmaista selke-
ästi. Varsinaisten järjestäjien kannattaa tarjota myös tarvittavat välineet
osallistumiseen. Yhteisistä pelisäännöistä sopiminen helpottavat työsken-
telyä. Alusta alkaen kannattaa pitää kuitenkin mielessä, että joukkoistami-
sen onnistuminen edellyttää huolellista suunnittelua ja toteuttamista, eikä
sitä kannata käyttää kiireen ja resurssipulan vuoksi. Paras peruste jouk-
koistamisen käytölle lienee lopulta se, että haluaa sitouttaa ihmiset osal-
listumaan ja kokemaan jonkin asian omakseen.
4 Avoimuuden helmet • Joukkoistettu tapahtumajärjestäminen

5. Helsingissä syksyllä 2012 järjestetyn Open
Knowledge Festivalin ohjelmasisältö tuotettiin
joukkoistamalla. Noin 200 tilaisuutta yli kymme-
nestä aihealueesta tavoitti viikon aikana tuhat osal-
listujaa useasta kymmenestä maasta. Suuri osa
tapahtuman vieraista toimi itse myös järjestäjinä.
Kokeile!
• Kerro selkeästi missä, miten ja milloin voi osallistua
• Miksi-kysymykseen kannattaa vastata mukaansa-
tempaavilla perusteluilla
• Tapahtumatuotannossa järjestäjät tarjoavat tyypil-
lisesti tilat ja aikaikkunat tapahtumille, osallistujat
tuottavat sisällön
• Ohjelmaehdotusten perinteisen ”ylhäältä alas”
-hyväksymisen sijaan päätökset kannattaa tehdä
avoimessa kokouksessa tai vaikka sosiaalisessa
mediassa keskusteluryhmässä
• Ohjelman lisäksi joukkoistaa voi muitakin tehtäviä:
tilavastaavia, siivousta, markkinointia
• Aloita kevyesti – ensimmäiseksi kannattaa pyytää
lyhyitä ehdotuksia ideoiksi.
• Palautteen, tapaamisten ja kanssakäymisen myötä
tehtävänantoa voi syventää.
Open Knowledge Festivalilla syn-
tyi Open Sauna konsepti -osallis-
tuvilta yrityksiltä joukkoistettiin
edustussaunoja ulkomaisten vie-
raiden toivottamiseksi lämpimäs-
ti tervetulleiksi Suomeen!
5 Avoimuuden helmet • Joukkoistettu tapahtumajärjestäminen

6. Modernin hankkeen työkalut 1/2
Työkalujen tarjonta on yltäkylläistä -uusia syntyy ja toisia katoaa. Ennen kuin
ryntää valitsemaan välineitä, kannattaa selventää omat perustarpeet.
Kanava-ajattelu – Hankkeiden perustarpeet ovat yllättävän saman kaltaisia
Ennen työkalujen valintaa hahmotellaan keskeiset tarpeet. Alla on jouk-
ko hankkeille tyypillisiä toimintoja, joihin kaikkiin on tarjolla lukuisia
vaihtoehtoisia työkaluja. Tekstien jälkeen on listattu joukko suosittuja
verkkopalveluita, joita ainakin osa osallistujista todennäköisesti käyt-
tää jo entuudestaan.
Taustakanava
Taustakanava on organisoidun toiminnan ydin. Siellä hoidetaan nopea
viestintä ja sieltä löytyvät linkit ja keskustelut. Sähköpostilista on helppo
valinta taustakanavaksi, koska se on kaikille tuttu. Lyhytviestintä kuten
ideointikeskustelu kuormittaa kuitenkin sähköpostia. Monesti taustakana-
vana käytetään sosiaalisen median palveluita, jotka mahdollistavat kes-
kusteluihin linkittämisen ja henkilöiden ”pingaamisen”. Hankkeiden reu-
noilla on usein mukana ihmisiä, jotka eivät seuraa taustakanavan keskus-
teluita jatkuvasti. Kaikille tapahtuvaa viestintään voidaan tehdä esimerkik-
si viikkokirjeellä, joka sisältää linkit keskeisimpiin tiedostoihin ja taustaka-
navalla käytyihin keskusteluihin.
Tyypillisiä työkaluja taustakanavaksi: Sähköposti (ks. myös Threadable),
Yammer, Facebook, Google+, Flowdoc
Esimerkiksi Facebookryhmä taustakanavana mahdollistaa sen, että
toisen ryhmän jäsenen huomion voi saada mainitsemalla hänet nimeltä
tekstissä, jolloin hänelle tulee ilmoitus käyttöliittymässä tai sähköpostiin
– tätä kutsutaan henkilöiden pingaamiseksi.
6 Avoimuuden helmet • Modernin hankkeen työkalut

7. Työtila
Hankkeissa tärkein työtila on yleensä yhteiskirjoittamisalusta. Google
Drive soveltuu pitkien tekstien tekemiseen ja kommentointiin ja tarjoaa
samalla työkalut taulukoiden kalvoesitysten yms. yhteistuotantoon. Yh-
teiskirjoittamisen käytännöistä ja työkaluista tarkemmin yhteiskirjoitta-
minen -osiossa. Hankkeesta riippuen esimerkiksi asiakashallinta-, projek-
tihallinta- ja palautejärjestelmät voivat olla myös keskeisiä työtiloja. Työ-
tilojen ominaisuuksista tärkeimpiä ovat reaaliaikainen yhteismuokkaus,
kommentointi, käyttöoikeuksien hallinta ja tiedostojen löydettävyys.
Tyypillisiä työtiloja: Google Drive, Etherpad (Tieken muistio), wiki, Base-
camp, Github
Tallennus ja arkistointi
Usein työtilana käytetty verkkopalvelu toimii tiedostojen tallennuspaikka-
na ainakin väliaikaisesti. Ilmaispalveluiden pysyvyydestä ei voi mennä
takuuseen, joten varmuuskopiointi ja tiedostojen pitkäaikaissäilytys tulee
ratkaista erikseen. Tallennuskanavan ominaisuuksissa korostuu tiedos-
tojen hallinta. Ei ole toivottavaa, että kukaan muuttaa esimerkiksi kokous-
pöytäkirjan sisältöä kokouksen jälkeen. Pilvipalveluissa yksittäiset käyttä-
jät perustavat tiedostoja ja kansioita ja heistä tulee näiden pääkäyttäjiä.
Mikäli nämä ihmiset poistuvat hankkeesta saattavat oikeudet jäädä heil-
le, mutta ei välttämättä kenellekään muulle. Pilvipalvelut kannattaa ottaa
käyttöön ja luoda kansiot organisaation jaetuilla tunnuksilla.
Tyypillisiä työkaluja tallennukseen ja arkistointiin: Dropbox, intranet,
verkkopalvelin, Google Drive, wiki
Jakelukanava
Jakelukanava on paikka, mihin viitataan ja linkitetään esimerkiksi lehdistö-
tiedotteista, painotuotteista ja sosiaalisesta mediasta. Tyypillisesti jakelu-
kanavana toimii hankesivut, jonne upotetaan ja linkitetään sisältöjä muis-
ta palveluista. Hyvä jakelukanavan palvelee hankkeen ulkoista ja sisäistä
viestintää. Hankesivutkin pysyvät ajantasaisina, kun myös hankkeen oma
väki käyttää niitä säännöllisesti. Muuttuvien tiedostojen kohdalla kannat-
taa välttää tilanteita, joissa ne pitää erikseen kopioida paikasta toiseen ja-
kelua varten. Jakelukanavassa sisältöä tulisi voida kommentoida ja myös
päivittää helposti ilman, että sen osoite muuttuu.
Tyypillisiä työkaluja jakelukanavaksi: Hankesivut (esim. Wordpress),
SlideShare, YouTube, Google Drive, wiki
Ajanhallinta
Tyypillisiä kalenterikäytäntöjä ovat jaettu Googlekalenteri, sähköpostitse
välitettävät kalenterikutsut, viikkokirjeet ja verkkosivut. Tapahtumien osal-
ta erityisesti Facebookin tapahtumakutsut ovat yleisiä. Tapaamisista so-
pimiseen käytetään yleisesti Doodle tai Sumpli -palveluita. Näissä koolle-
kutsuja valitsee ensin mahdolliset päivämäärät ja kellonajat, osallistujat
ruksivat vaihtoehdoista itselleen sopivat ja kutsun käynnistäjä valitsee lo-
pullisen ajan sen perusteella, mikä sopii useimmalle tai mihin pääsee kes-
keisimmät osallistujat (ks. Doodle-etiketti http://bit.ly/AVO_someopas_
doodle).
Tyypillisiä ajanhallintatyökaluja: Doodle, Sumpli, jaetut kalenterit
Lisätyökalut
Lisätyökaluihin voi laskea kaikki välineet, jotka voivat olla tärkeitä osalle
toimintaa, mutta ei kokonaisuudelle. Esimerkiksi linkkien jakelussa on erit-
täin suositeltavaa on käyttää apuna osoitteenlyhennyspalveluita, kuten
bit.ly tai organisaation omaan ylläpitoon asennettava avoimen lähdekoo-
din Lessn more. Eri välineiden yhdistämiseen ja automatisointiin tarkoite-
tut palvelut (esim. IFTTT tai Zapier) ovat myös käteviä lisätyökaluja, joi-
den avulla voi vaikkapa automatisoida kalenteritapahtumien siirrot Face-
bookista Google-kalenteriin ja Google-kalenterista verkkosivuille niin, ettei
samaa tietoa tarvitse päivittää moneen paikkaan.
Tyypillisiä lisätyökaluja: ulkoinen viestintä ja verkostoituminen, talous-
hallinta, projektihallinta, linkin lyhentäminen, linkkikokoelmat, visualisointi,
asiakashallinta, palautekanava, äänestys, taloushallinto, kuvan- ja videon-
käsittely, miellekartta, jne.
7 Avoimuuden helmet • Modernin hankkeen työkalut

8. Työkalujen valinta edellyttää jonkin verran tuntemusta tarjolla olevis-
ta vaihtoehdoista ja uteliasta mieltä uusien kokeiluun. Valintaa määrit-
telee toimintaan osallistujat, heidän osaamisensa ja toiminnan laajuus
sekä kesto. Liikkeelle kannattaa lähteä selvittämällä mitä työkaluja
osallistujat nykyisin käyttävät ja jäsennellä ne ja kokeilemisen arvoiset
uutuudet kanava-ajattelun mukaisesti hankkeen infokartaksi.
Väline per tarkoitus
Yksittäinen työkalu sopii parhaiten vain tiettyyn tarkoitukseen. Esimer-
kiksi Twitter sopii nopeaan ja kansainväliseen massaviestintään, mutta
140 merkin viestit eivät tue monipolvisia keskusteluja. Facebook on hyvä
kanava sosiaaliseen kanssakäymiseen ja verkottumiseen, mutta sen
muistiotyökalut ja arkisto eivät tue pitkäjänteistä työtä. Väline per
tarkoitus -ajattelussa valitaan paras työkalu kuhunkin tarkoitukseen.
Työkalujen ominaisuuksia, joihin kannattaa kiinnittää huomiota.
• Avoimuus ja käyttöoikeudet: julkinen näkyvyys mahdollista, rajoitettu
näkyvyys mahdollista, mahdollisuus liittyä mukaan kanavalle
• Kommentoitavuus ja muokattavuus: “inline” -kommentointi, reaaliaikai-
nen yhteismuokkaus, muokkaus ja kommentointi ilman kirjautumista
• Navigoitavuus ja löydettävyys: kansiorakenne, hakutoiminnallisuus,
tagaaminen
Modernin hankkeen työkalut 2/2
Työkalujen valinta on tärkeä, mutta monesti hankala keskustelu.
Onneksi siihenkin on koeteltuja keinoja avuksi.
Työkalujen valinta – Ammattilaisella työkaluja on paljon, mutta ne ovat hyvässä järjestyksessä
• Historia ja linkitettävyys:
syvälinkittäminen (yksittäi-
seen keskusteluun, otsik-
koon, versioon tms.), versio-
historia
• Pysyvyys ja varmuuskopiointi:
mahdollisuus ylläpitää itse, jatkuva tai manuaalinen varmuus-
kopiointi
• Sosiaalisuus: pikaviestintä, mahdollisuus pingata, mahdollisuus tilata
syöte, mobiilisovellukset, reaaliaikaisuus
• Sisällön siirrettävyys ja uudelleenkäytettävyys: sisältö ladattavissa
standardimuodoissa, koko sisältö siirrettävissä kerralla, sisällön hallin-
nan oikeudet ja ehdot
Infokartta
Väline per tarkoitus ajattelun kääntöpuolena on työkalujen paljous, joka
huonosti organisoituna ahdistaa osallistujia ja johtaa tiedonkulun ongel-
miin. Huomio kannattaa kuitenkin kiinnittää välineiden lukumäärän si-
jaan siihen, miten ne on järjestetty ja mihin tarkoituksiin niitä käytetään.
On joitain pääkanavia, joita kaikki yhteistyössä mukana olevat seuraavat,
mutta erityisempiä työkaluja ja kanavia ei kaikkien tarvitse seurata jatku-
vasti. Hyvä menetelmä työkalujen ja kanavien organisointiin on niin
8 Avoimuuden helmet • Modernin hankkeen työkalut

9. paamisen yhteydessä niin, että ihmiset voivat samalla kysellä ja kommen-
toida myös työkaluun liittyviä asioita. Vaikka hankkeissa harvoin on tarvet-
ta tai resursseja varsinaiselle IT-tuelle, niin jollain tavalla olisi hyvä järjes-
tää myös ongelmatilanteiden ratkaiseminen. Usein hankeryhmän sisältä
löytyy kokeneempia käyttäjiä, jotka osaavat vastata myös työkaluja kos-
keviin kysymyksiin ja he vastaavat vapaaehtoispohjalta mieluiten niin, että
vastaus palvelee kerralla useampaa ihmistä.
Jatkuva kokeileminen ja arviointi
Yleensä työkaluvalikoima ei pysy samana hankkeen alusta loppuun. Uusia
palveluita syntyy, ne voivat yhdistyä, loppua kokonaan, taantua tai kehittyä
harppauksin. On tärkeää kokeilla tietoisesti uusia vaihtoehtoja. Kokeiluun
kuuluu se, että uutta työkalua käytetään todellisessa työssä jonkun kokei-
lujakson ajan, jonka jälkeen kokemuksia tulkitaan ja päätään jatketaan-
ko työkalun käyttöä. Myös käyttäjien tarpeet, mieltymykset ja käyttötavat
muuttuvat, minkä takia käyttäjien tyytyväisyyden säännöllinen arviointi
kuuluu työkaluvalikoiman ylläpitäjän tehtäviin. Arvioinnin voi tehdä vapaa-
muotoisesti keskusteluissa tai www-kyselynä esimerkiksi puolivuosittain.
sanottu infokartta. Se on kuin julkaisun sisällysluettelo, mutta luettelon
linkit johtavatkin hankkeen eri kanaviin, työkaluihin ja pysyviin tiedostoihin.
Nettimaailman yhteistyöhankkeissa on tärkeää nimetä asiat hyvin, sijoit-
taa ne oikeisiin paikkoihin, linkittää niihin ja jättää muille käyttäjille helpos-
ti seurattavia jälkiä. Tarvittaessa uusista sisällöistä pitää aktiivisesti vies-
tiä muille. Tähän digitaaliseen järjestelmällisyyteen käytetty aika säästää
moninkertaisesti muiden hanketyöläisten aikaa. Hyvä infokartta auttaa
myös uusien työntekijöiden perehdytyksessä.
Symbaloo-palvelulla tehty Infokartta Avoimuudesta Voimaa Oppimis-
verkostoihin hankkeelle -kartalta pääsee helposti klikkaamaan hank-
keen keskustelukanaville, työtiloihin ja tärkeisiin tiedostoihin.
Kokeile!
• Kerää tieto siitä mitä työkaluja osallistujat nykyisin käyttävät
• Valitse itse tai yhdessä osallistujien kanssa väline per tarkoitus
ajattelun mukaisesti sopivat työkalut ja tee ensimmäinen versio
hankkeen infokartaksi (katso esimerkki http://okf.fi/viestinta)
• Tee tarvittava ohjeistus ja järjestetä käyttöönottotuki sekä
ongelmanratkaisu
• Kokeile järjestelmällisesti uusia työkaluja, arvioi säännöllisesti
käytössäolevien tarkoituksenmukaisuutta, tarvittaessa vaihda
työkaluja ja päivitä infokarttaa
Käyttöönoton tuki ja ohjeistukset
Yhteisesti käytetyistä työkaluista kannattaa tehdä ohjeistukset - liian
usein oletetaan, että kyllä ihmiset osaavat ja oppivat ilman ohjeistuksia.
Yksittäisten työkalujen pikaoppaita on runsaasti valmiina (esim. http://
bit.ly/someopasteita). Helppokäyttöisimmät työkalut eivät välttämät-
tä vaadi erityistä koulutusta, mutta melkein aina, kun jotain uutta otetaan
käyttöön pitää ihmisiä aluksi rohkaista kokeilemaan. Paras tapa päästä
alkuun on tehdä joukolla oikeata työtä esimerkiksi muutenkin sovitun ta-
9 Avoimuuden helmet • Modernin hankkeen työkalut

10. Avoin päätöksenteko yhdistyksissä
Yhteiset ja kaikille avoimet päätöksenteon välineet helpottavat osallistumista.
Omaehtoinen vaikuttamismahdollisuus motivoi jäsenistöä jakamaan tietojaan
ja osaamistaan.
Edustuksellisen ja suoran osallistumisen järkiliitto
Yhdistyksen verkkosivuilla julkaistaan usein vanhat pöytäkirjat, mutta
miksei samassa paikassa kannustettaisi ihmisiä osallistumaan päätök-
senteon asialistan asettamiseen ja asioiden valmisteluun?
Sosiaalinen media tasa-arvoistaa julkisen keskustelun lähtökohtia. Osal-
listumishalukkuus kannattaa hyödyntää kytkemällä verkkokeskustelu
yhteen päätöksenteon kanssa. Ainaisen kiireen vaivaama aktiivien pie-
ni ydinporukka voi saada yllättävääkin apua yhdistyksen jäsenistöltä, jos
sen antamiseen on olemassa helppo mahdollisuus. Avoimeen päätök-
sentekoon tarvitaan verkkosivut, keskusteluryhmä ja vuorovaikutuksen
mahdollistavat kokousasiakirjat. Yhdistysten lisäksi mallia voi hyödyntää
myös hankkeissa, verkostoissa ja muissa organisaatioissa.
Päätöksentekoon liittyvää keskustelua varten määritellään yksi virallinen,
vain jäsenille tai jopa kaikille avoin foorumi, eräänlainen keskustelun taus-
takanava. Kanava-ajattelusta kerrotaan tarkemmin modernin hankkeen
työkalut -osiossa. Taustakanavaksi sopii esimerkiksi perinteinen verkko-
keskustelufoorumi, Facebook-ryhmä tai sähköpostilista, jonka historiaa
pääsee selailemaan ja jonka viestiketjuihin voi linkittää.
Avoimuutta voi toteuttaa ensi vaiheessa vaikka vain jäsenistön tai aktii-
vien kesken, koska kaikille avoimella alustalla keskustelukynnys saattaa
kasvaa itsekriittisyyden vuoksi korkeaksi. Olennaista on kuitenkin, että
keskustelualusta on yhteinen aikaisempaa päättäjien joukkoa, kuten hal-
litusta, laajemmalle ryhmälle, ja halukkaat pääsevät mukaan osallistu-
maan.
10 Avoimuuden helmet • Avoin päätöksenteko yhdistyksissä

11. Open Knowledge Finlandin perustamiskokouksen 70 osallistujasta yli puolet
osallistuivat verkkoyhteyden kautta ja myöhemmin myös vuosikokouksissa
etäosallistuminen on ollut mahdollista videoyhteyden ja avoimien vuosi-
kokousdokumenttien avulla.
Virallinen päätöksenteon foorumi julkaistaan näkyvästi verkkosivuilla,
niin, että sinne on helppo löytää. Kiinnostuneet saa ohjattua päätöksente-
koalustalle lisäämällä uutiskirjeisiin ja some-viesteihin linkit, jotka vievät
suoraan oikeisiin asioihin. Päätöksentekoprosessi ja aikataulut on myös
hyvä esittää verkossa selkeästi.
Keskustelun perusteella esimerkiksi puheenjohtaja tai sihteeri laatii koko-
uksen esityslistan verkkoasiakirjana. Yhteiskirjoitusvälineet sopivat tar-
koitukseen erinomaisesti. Etäosallistuminen ratkeaa samalla vaivalla, kun
kommentointi on sallittua kokouksen aikana. Tieto keskeneräisyydestä
kannattaa merkitä pöytäkirjaan kokouksen kuluessa. Lisäksi päätösasia-
kirjojen julkaisusta katoaa yksi turha työvaihe, koska kokouksen lopussa
valmis pöytäkirja on jo suoraan verkossa. Asiakirjaan kannattaa merkitä
kokouksen päätteeksi maininta “valmis” ja siitä voi tehdä myös pdf-versi-
on arkistointia tai julkaisua varten.
Keskeisiä avoimuuden periaatteita ovat
• kaikki osapuolet käyttävät yhteisiä ja samoja päätöksenteon välineitä
• ketään ei suljeta pois osallistumasta päätöksentekoon
• päätöksenteon asialista asetetaan avoimen verkkokeskustelun perus-
teella päätösvaihtoehdot muotoillaan yhteisesti ja avoimesti
Tarkemmin aiheesta voi lukea esimerkiksi Tuomiston, Pohjolan ja Pohjo-
lan artikkelista Yhteiskuntapolitiikka 1/2014 -lehdestä.
Kokeile!
• Luo yhteiskirjoitusasiakirja ja nimeä se esityslistaksi
• Julkaise se sivuilla ja somessa -viikko tai kaksi ennen
kokousta on yleensä sopiva aika
• Kannusta ihmisiä osallistumaan kasvokkain ja verkos-
sa.
• Tärkeää on, että hallituksen jäsenet ja aktiivit näyttä-
vät esimerkkiä samalla avoimella foorumilla osallistu-
misesta
• Ole pitkäjänteinen. Uusi toimintamalli ottaa aikansa –
pari kolme kokousta menee pelkän tekniikan omaksu-
miseen
11 Avoimuuden helmet • Avoin päätöksenteko yhdistyksissä

12. toimitus
Raimo Muurinen ja Antti Poikola
graafinen suunnittelu ja taitto
Pirjo Järvelä, Graafinen Idea
kuvat
Artikkelikuvat: Avoin kunta, joukkoistettu tapahtumajärjestä-
minen, modernin hankkeen työkalut ja avoin päätöksenteko:
public domain. Lähde Public domain review, paitsi modernin
hankkeen työkalut: Mary Margret / Flickr.
Joukkoistettu tapahtumajärjestäminen kuvituskuva:
Open Knowledge Foundation.
Yhteiskirjoitus-artikkelikuva: Montana Memory Project
Montanas Digital Library and Archives
Yhteiskirjoitus-kuvituskuva: Juha Huuskonen.
lisenssi
Avoimuuden helmet (http://bit.ly/avoimuuden_helmet) on
lisensoitu Creative Commons Nimeä 1.0 Suomi lisenssillä.
Tekijä on AVO2-hanke / Raimo Muurinen ja Antti Poikola.
Sisältöä saa vapaasti uudelleenkäyttää.
Avoimuuden helmet