Mi prm - 5 - rizeni externich subjektu

316 views

Published on

Prezentace k přednášce v rámci předmětu projektové řízení

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
316
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
4
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Mi prm - 5 - rizeni externich subjektu

  1. 1. PRM -Řízení externích subjektů v projektu Radek Maca macarad1@fit.cvut.cz Katedra softwarového inženýrství Fakulta informačních technologií České vysoké učení technické v PrazeRadek Maca (FIT ČVUT) 5. Přednáška MI-PRM, 2013
  2. 2. Obsah Obsah 1. Výhody a nevýhody externích subjektů v projektu 2. Výběr nejvhodnějšího subjektu 3. Příprava před začleněním externího subjektu do projektu 4. Smlouva s externím subjektem 5. Specifika práce s externím subjektem Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 2/23
  3. 3. Výhody a nevýhody externích subjektů v projektu Charakteristika externího subjektu • Má svou firemní strategii i cíle • Má svůj systém řízení • Má své procesy a způsoby řešení  Může pomoci top managementu našeho projektu • Má svou firemní kulturu • Má svůj způsob komunikace a řešení sporů • Nevadí jim „znepřátelit“ si „naše“ odpovědné lidi  Může pomoci koordinační skupině našeho projektu • Má své zkušenosti s věcným řešením • Má zájem na splnění cílů v čase a efektivně (zisk) • Má „nezatížený“ pohled na problematiku  Může pomoci realizačnímu týmu našeho projektu Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 3/23
  4. 4. Výhody a nevýhody externích subjektů v projektu Přínos pro řízení (organizaci) • Priorita konkretizaci cílů a požadovaných výstupů • Tlak na business cíle • Jiný systém řízení • Jiný systém rozhodování  možnost inspirace… • Tlak na pravidelnou kontrolu (další finance po kontrole a schválení dílčích výstupů) • Nevadí jim znepřátelit si „naše“ odpovědné lidi • …? Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 4/23
  5. 5. Výhody a nevýhody externích subjektů v projektu Přínos pro vedení lidí • Přináší inovaci a nové postupy věcného řešení • Umožňuje „našim“ lidem se učit přímo v praxi (zdarma) • Nastavují interní konkurenci • Aktivizují (vnitřně) motivují naše lidi • Upřednostňují věcné řešení před osobními spory • …? Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 5/23
  6. 6. Výhody a nevýhody externích subjektů v projektu Porovnání interních a externích řešení   Interní Externí Hrubá cca 3x vyšší oproti hrubé mzdě, Cena mzda+odvody+nemoc+dovolené+ tj. cca o 50% vyšší oproti nákladům vybavení +režie + nájmy + energie Těžko vysledovatelná, dlouhodobě Předem jasná, může být vázaná na Kontrola ceny zatěžující výsledek, kdykoliv odbouratelná. Většinou žádná, resp. dle firemních Předem daná, prezentovatelná Metodika práce zvyklostí se všemi klady a zápory Zaměření na cíl, důraz na efektivitu 33% + 60% + Výsledky řízení  33% OK 30% OK projektů 33 % - 10% - Projekt je dodatečnou zátěží ke Interní zaměstnanci se můžou Vztah k okolí ve firmě stávajícím pracovním úkolům soustředit na klíčové procesy Vnitřní napětí Zůstává vevnitř Ventiluje se ven, k externímu zdroji Ne zcela přehledná, často jen Kontrola projektu Jasně a pravidelně fungující formální Činnost, která se pravděpodobně už Možnost soustředit interní zdroje na Vztah k budoucnosti nebude opakovat rozvojové aktivity Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 6/23
  7. 7. Výběr nejvhodnějšího subjektu Než vybereme subjekt… … je potřeba si ujasnit: • Co poptáváme… • Kolik chceme (můžeme) investovat… • Jak poptáváme… • Koho poptáváme… • Co když poptáme špatně? Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 7/23
  8. 8. Výběr nejvhodnějšího subjektu Co poptáváme • Maximálně přesná specifikace předmětu a parametrů • Specifikace podkladů, které předáme • Přesná specifikace času a místa dodávky • Specifikace všeho, co ovlivňuje cenu • Kvalitativní parametry • Pokuty/sankce za neplnění parametrů • Pokuty/sankce za prodlení • Limity náhrady škody, pokut • Záruky na dílo … pokud neznáme předmět: • soutěž o návrh, tj. nejprve necháme někoho navrhnout, co vlastně chceme (např. nové auto  soutěž o model) … pokud nemáme vyhraněný názor nebo umožňujeme rozsah • součástí nabídky je hodnota parametru + musí být součástí kritérií hodnocení (např. aktualizace dat u účetního systému) Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 8/23
  9. 9. Výběr nejvhodnějšího subjektu Kolik chcete (můžete) investovat? Cena = celkové náklady, tj. nejen dodavatel ale i práce interních zdrojů, změny technických řešení apod. Do ceny nutno zakalkulovat i rizika Parametry řešení ovlivňují cenu Cena vs. rizika • Nižší cena s vyšším rizikem X vyšší cena s nižším rizikem • Když budete mít štěstí, tak vše dobře dopadne, aniž byste rizika ošetřili; pokud ne, bude to stát další peníze, čas apod. • Vždy je to loterie – pomohou pouze zkušenosti a znalost dodavatelů Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 9/23
  10. 10. Výběr nejvhodnějšího subjektu Jak poptáváme Veřejná soutěž • Problematika „garážových“ firem (kvalifikační kritéria) Oslovení vybraných • Na základě vlastního filtru vhodných kandidátů (reference, stabilita, komplexnost portfolia) Oslovení jednoho • Je-li zejména technická závislost nebo výrazně minimalizuje interní náklady (např. rozšíření funkcionality IS) Aukce • U standardizovaných/spotřebních věcí (problém technického uřízení + neoblíbené u firem) Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 10/23
  11. 11. Výběr nejvhodnějšího subjektu Výběr v komerčním prostředí S čím lze pracovat • Znalost dodavatele – nastavené procesy, komunikace, osobní zkušenost • Říci cenu jako první je nevýhodné • Cenové vyjednávání • Dorovnání nejlepší nabídky Hodnotící kritéria • Je vhodné definovat, aby to nebylo pocitové • Veřejná vs. neveřejná – přizpůsobení nabídek kritériím Managerské rozhodnutí • Přímá osobní zodpovědnost za výsledek • Rozhodnutí, zda jsem ochoten zaplatit více vzhledem k rizikům Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 11/23
  12. 12. Výběr nejvhodnějšího subjektu Výběr ve veřejné správě S čím lze pracovat • Limitované možnosti zákonem č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách • Velikost: nadlimitní (přes cca 3 M), podlimitní (1-3 M), malého rozsahu (pod 1 M) • Druhy výběrových řízení: VŘ, JŘsU, JŘBU, e-aukce,… • Zakázky malého rozsahu řízeny metodikou subjektu • Zakázky přes e-tržiště jsou řízeny pravidly tržiště Hodnotící kritéria • Je nutno definovat – cena nebo ekonomická výhodnost • Problém obhajoby nastavení • Vyjma malého rozsahu vždy veřejná Managerské rozhodnutí • Riziko podezření z nevýhodného nákupu, pokud není vybrána nejlevnější nabídka Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 12/23
  13. 13. Výběr nejvhodnějšího subjektu Výběr ve veřejné správě S čím lze pracovat • Limitované možnosti zákonem č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách • Velikost: nadlimitní (přes cca 3 M), podlimitní (1-3 M), malého rozsahu (pod 1 M) • Druhy výběrových řízení: VŘ, JŘsU, JŘBU, e-aukce,… • Zakázky malého rozsahu řízeny metodikou subjektu • Zakázky přes e-tržiště jsou řízeny pravidly tržiště Hodnotící kritéria • Je nutno definovat – cena nebo ekonomická výhodnost • Problém obhajoby nastavení • Vyjma malého rozsahu vždy veřejná Managerské rozhodnutí • Riziko podezření z nevýhodného nákupu, pokud není vybrána nejlevnější nabídka Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 13/23
  14. 14. Výběr nejvhodnějšího subjektu Veřejná zakázka Zákon č. 136/2007 O veřejných zakázkách, ve znění následných novel: Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 14/23
  15. 15. Začlenění externího subjektu do projektu Začlenění externího subjektu do projektu Kroky: 1. Výběrové řízení 2. Jednání o smlouvě 3. Smlouva 4. Organizační nastavení – neformální nastavení spolupráce 5. Kick off - sociální úvod a představení cílů projektu… oficiálně se začíná 6. Realizace (plnění dodávky zboží nebo služby) Externista má lepší pozici: • není vázán organizační strukturou • nemá jiné povinnosti Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 15/23
  16. 16. Začlenění externího subjektu do projektu - smlouva Definice služeb (díla) Smlouva – základ vymezení vztahu • Maximální přesnost specifikace • Jednoznačnost specifikace • Explicitní definice používaných pojmů • Jednoznačnost vazby služby a dílčí platby Dílo • Smlouva o dílo (§ 536 – 565 obchodního zákoníku) • Popis, obsah, struktura, rozsah Služba • Volná smlouva nebo smlouva o dílo • Popis • Měřitelná interpretace ukazatele, podle nějž poznáme, že bylo dodáno Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 16/23
  17. 17. Začlenění externího subjektu do projektu - smlouva Měřitelnost plnění a akceptace Každá dílčí část předmětu • Ideálně definovány měřitelné ukazatele splnění = podklad pro akceptaci  předávací / akceptační protokol • V horším případě akceptace „subjektivně“ dle shody se zněním smlouvy, kde jako měřitelný ukazatel slouží protokol Musí být definován i proces akceptace • Kdo schvaluje • Kdy • Jak • Co se děje, pokud není akceptováno (problém nekonečného cyklu) Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 17/23
  18. 18. Začlenění externího subjektu do projektu - smlouva Kvalitativní parametry Měly by primárně sloužit k vyhodnocení, zda a v jaké kvalitě byly jednotlivé služby dodávány: • Definice pojmů • Definice časového období vyhodnocení • Definice agregací Příklad: „Spolehlivost znamená ve vztahu k souboru Přípojek stejného typu průměrný počet Závad na jednu přípojku. Pro účely tohoto Ujednání o úrovni služeb budou přitom pro výpočet hodnot brány v úvahu Závady v průběhu kalendářního čtvrtletí. Závada znamená Incident, jenž je zaviněn Poskytovatelem. Incident znamená provozní událost, jež má za následek okamžitou nemožnost využívat ve vztahu k dané konkrétní přípojce příslušnou službu v rozsahu či kvalitě stanovené ve smlouvě, a to ve vztahu k příchozímu i k odchozímu telekomunikačnímu provozu. Ve vztahu k dané konkrétní přípojce však pojem Incident nezahrnuje obdobné události na jakékoliv jiné přípojce, ať již se jedná o jinou přípojku Uživatele nebo o jakoukoliv jinou přípojku v rámci jakékoliv telekomunikační sítě (veřejné či neveřejné). Za Incident se rovněž nepovažuje Plánovaná výluka provozu. …“ Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 18/23
  19. 19. Začlenění externího subjektu do projektu - smlouva Měření a reporting Pro jednotlivé parametry je nutno definovat, jak se měří a jakým procesem dochází k jejich reportování a vyhodnocování • Kdo měří • Jak reportuje (vzor) • Jaký je proces kontroly a akceptace Příklad: „Report dostupnosti je dodavatelem předáván jako součást měsíčního předávacího protokolu. Objednatel stvrzuje jeho správnost podpisem předávacího protokolu. V případě nesouhlasu objednatele s reportem následuje …“ Součástí reportu je vhodné mít i vyhodnocení plnění ukazatele V podstatě nutnost měření obou stran (kontrola správnosti, podklad pro akceptaci) Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 19/23
  20. 20. Začlenění externího subjektu do projektu - smlouva Sankce a pokuty Smlouva definuje požadovanou hodnotu • Může být (není obvyklé) i pozitivní sankce pro dodavatele při překročení Pro vymahatelnost a motivaci řešit i při nesplnění progresivní sankce • Typově 1.000 Kč za každou započtou hodinu Relevantní absolutní hodnoty • Při nulové kvalitě musí odpovídat dodatečným nákladů na straně zadavatele (nikoli např. 2% měsíční ceny) Žádné horní limity celkových pokut • Obecně zvyšují cenu dodávky • Zákon o elektronických komunikacích (127/2005 Sb.): poskytovatel je povinen přiměřeně snížit cenu + není povinen uhradit náhradu škod Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 20/23
  21. 21. Začlenění externího subjektu do projektu Jak zajistit kvalitu předem (Six Sigma) Veškeré smluvní garance jsou pouze ex-post finanční • Náhrada škody • Pokuty, sankce, slevy … my ale potřebujeme „aby to fungovalo“ • Normální rozdělení dat: na základě směrodatné odchylky umíme spočítat pravděpodobnost výskytu „defektu“ (= nesplněná kvalita) • Pokud měříme, tak umíme spočítat směrodatnou odchylku. • Pomocí statistických tabulek zjistíme pravděpodobnost překročení hranice při dané směrodatné odchylce. • Pokud je pravděpodobnost vyšší, nejsou služby dostatečně kvalitní a je jen otázkou času, než začne vznikat více defektů, než je povoleno. Díky těmto matematickým metodám jsme schopni problém začít řešit ještě než nastane. Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 21/23
  22. 22. Specifika práce s externím subjektem Specifika práce s externím subjektem • Výkazy práce • Formální akceptace práce • Obecně neexistuje dovolená a nemoc • Případné nastavení externích přístupů do sítí apod. pro externí uživatele • Problematika: „není tu = nepracuje“ vs. náklady na pracovní místo Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 22/23
  23. 23. Specifika práce s externím subjektem Shrnutí 1. Výhody a nevýhody externích subjektů v projektu  Přináší inovace a nové postupy (za více peněz s větší spolehlivostí) 2. Výběr nejvhodnějšího subjektu  ujasnění: CO, JAK, ZA KOLIK, OD KOHO chceme 3. Příprava před začleněním externího subjektu do projektu  Procesní kroky: výběrové řízení … (zahájení) realizace 4. Smlouva s externím subjektem  Nejdůležitější dokument pro případy, kdy něco nefunguje 5. Specifika práce s externím subjektem  Orientace na výsledky nikoliv na procesy Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 23/23

×