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Infografía Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA

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Infografía Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA

  1. 1. Algunos derechos reservados BY NC ND VERSIÓN 171112 El Programa de Gestión Documental dicta las políticas y procedimientos para la gestión de documentos en la entidad, siendo prerrequisito para el diseño e implementación del SGDEA, así como para su adecuada administración y operación. SGDEACREADO PARA “SACARLE EL JUGO AL PGD” CONSERVACIÓN, ELIMINACIÓN O TRANSFERENCIA CONTROLES Y SEGURIDAD CAPTURA Y REGISTRO CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD. BÚSQUEDA, RECUPERACIÓN Y PRESENTACIÓN *Criterios de usabilidad, soporte de bancos terminológicos y búsqueda por metadatos. Se ocupa de los documentos electrónicos que no son documentos de archivo, pero que podrían llegar a serlo. SGDE SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS REFERENCIACIÓN *Auditoría de todas las operaciones del sistema. *Creación y restauración de copias de seguridad. *Identificación de copias de documentos vitales. *Control de acceso a los documentos o expedientes por niveles del Cuadro de Clasificación documental -CCD. *Sistema de captura flexible. *Interfaz con otros sistemas, importación, correo electrónico, interfaz gráfica de usuario y digitalización. *Clasificación desde la captura según el CCD. *Metadatos mínimos y opcionales de captura. *Validación de captura en formatos de preservación. *Tabla de Retención Documental -TRD. *Alertas, control y registro de disposición final y transferencias. *Metadatos de disposición final, transferencias y trazabilidad. *Exportar expedientes por niveles del CCD. *Jerárquico (series, subseries, tipos) y configurable. *Organización y relación entre expedientes. *Metadatos mínimos, heredables. *Exportar e importar en XML, total o por niveles. ADMINISTRACIÓN *Códigos de clasificación como metadatos según entidades del CCD. *Parametrización del sistema: CCD, TRD, perfiles de acceso, modelo de metadatos, bancos terminológicos. *Control de formatos de preservación admitidos y reglas de captura. *Reportes e informes. PGD *Identificadores únicos globales del sistema para niveles del CCD, expedientes y documentos. Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos 3 Algunos derechos reservados BY NC ND VERSIÓN 171112

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