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Gestion de correspondencia con Alfresco Radar

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Gestión de Comunicaciones oficiales - correspondencia
La gestión de la información y documentación es una ventaja competitiva y duradera para las organizaciones dados los ahorros de recursos y tiempos que genera la adecuada gestión de la información y documentación de manera electrónica y centralizada.

La gestión de comunicaciones oficiales y correspondencia es una de las principales dificultades de la gestión de documentos en las organizaciones, la centralización del proceso de radicación de correspondencia, el registro de las comunicaciones de entrada, salida e interna y la posibilidad de diferenciar los descriptores (metadatos) para el registro de los diferentes tipos de documentos (facturas, comunicaciones oficiales, derechos de petición, flujos de trabajo, etc.

Radar ha desarrollado un módulo de gestión de correspondencia integrado al Sistema de Gestión de Contenidos Alfresco

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Gestion de correspondencia con Alfresco Radar

  1. 1. MÓDULODEGESTIÓNDE CORRESPONDENCIA- ALFRESCOECM Quienes somos Radar Información y Conocimiento Es una empresa dedicada a la c o n s u l t o r í a e m p re s a r i a l , asesoría y capacitación en g e s t i ó n d e i n f o r m a c i ó n , documentación y Gestión del C o n o c i m i e n t o ; a l a investigación, implementación y desarrollo de software para la administración de información y documentación en entidades del sector público y privado en Colombia y el Área Andina. OFERTA DE VALOR La Investigación, Desarrollo e Innovación I+D+I son pilares estratégicos de Radar, esto garantiza el cumplimiento de estándares internacionales y las mejores prácticas en el manejo de información y conocimiento. ‣ I S O 1 5 4 8 9 : 2 0 0 6 - Información y Documentación: Gestión de Documentos. ‣ ISO 23081 - Metadatos para la Gestión de Documentos ‣ ISO 27001 - Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información. ‣ ISO 30300 - Sistemas de Gestión para los Documentos. ‣ ISO 26122 - Análisis de Procesos de Trabajo para la Gestión de Documentos. Líneas de Negocio ‣ Información y Conocimiento ‣ Mejoramiento y calidad ‣ Gestión Tecnológica ‣ Gestión de la innovación Algunos de Nuestros Clientes
  2. 2. Contexto Talento Humano El componente más importante de los procesos de implementación de cambios organizacionales y de implementación de tecnologías. Mediante sesiones de sensibilización y actividades de Gestión del Cambio, garantizamos la apropiación de conceptos y tecnologías por parte de los equipos de trabajo de la organización. Normalización de Procesos Reglas de trabajo y acción claras facilitan la evaluación y mejora continua de los procesos asociados con la gestión de los documentos, en el ámbito electrónico como en soporte papel, definimos y socializamos procedimientos para realizar las actividades propias de la gestión de documentos para cada equipo de trabajo. Tecnologías de Información Implementamos las tecnologías que resuelvan las necesidades de información de las organizaciones, y automaticen los procesos de registro y toma de decisiones sin descuidar el cumplimiento de la normatividad legal y las mejores prácticas en gestión y seguridad de la información de tal manera que se garantice la continuidad del negocio. Gestión de Comunicaciones oficiales - correspondencia La gestión de la información y documentación es una ventaja competitiva y duradera para las organizaciones dados los ahorros de recursos y tiempos que genera la adecuada gestión de la información y documentación de manera electrónica y centralizada. La gestión de comunicaciones oficiales y correspondencia es una de las principales dificultades de la gestión de documentos en las organizaciones, la centralización del proceso de radicación de correspondencia, el registro de las comunicaciones de entrada, salida e interna y la posibilidad de diferenciar los descriptores (metadatos) para el registro de los diferentes tipos de documentos (facturas, comunicaciones oficiales, derechos de petición, flujos de trabajo, etc. Nuestra metodología de implementación de tecnologías involucra los siguientes componentes:
  3. 3. Testimonios Los siguientes son testimonios de algunos de nuestros clientes sobre nuestros servicios Yolima Escobar - Gerente Financiera - Vatia S.A. E.S.P. Considero que el Sistema nos ha ayudado a mejorar el control de la documentación, podemos hacer seguimiento a los trámites de cada documento dentro de la compañía. Ruben Darío Barrera Díaz - Centro de Documentación Personería Mpal. Cali Recibimos un apoyo muy valioso por parte de Radar en la actualización de nuestras Tablas de Retención Documental, proceso que fortaleció la implementación de ORFEO en la Personería. Ruben Darío Narvaez - Rector Corporación Universal Los Andes El Sistema y la metodología con la que se implementó el sistema KnowledgeTree nos permitió implementar la NTC 5555 y conseguir nuestra Certificación en Calidad ISO 9001/2008. Mayk Ayala - Director de Tecnologías - OPAIN SA La implementación de ORFEO en OPAIN permitió la centralización de la memoria documental del proyecto y de la compañía y evidenciar responsabilidades contractuales que no se habían identificado por los equipos de trabajo. Otros Sistemas que implementamos Beneficios Los siguientes son algunos de los beneficios que se pueden obtener implementando el módulo de gestión de correspondencia: 1. Centralizar el proceso de correspondencia: La implementación del Módulo de gestión de correspondencia permite centralizar y controlar la entrada y salida de documentos, desarrollando cultura organizacional. 2. Personalización de campos de descripción (Metadatos): Definir campos de descripción garantiza la recuperación eficiente y la adecuada gestión de los documentos. 3. Escalabilidad: El sistema Alfresco ECM permite implementar de manera escalonada cada funcionalidad, dependiendo de la madurez de los procesos de cada organización, de los instrumentos archivísticos desarrollados; creciendo y expandiéndose según las necesidades reales de los usuarios. 4. Administración del ciclo vital del documento: Alfresco permite la gestión integral de la documentación a lo largo del ciclo vital del documento desde su producción e incorporación, su trámite y gestión hasta la disposición o preservación. 5. Automatización de procesos documentales: El sistema permite la automatización de procesos mediante el movimiento de los documentos a través de las diferentes carpetas o dependencias involucradas, notificación a los responsables y establecimiento de reglas de negocio y tiempos de respuesta, etc., por cada tipo documental.
  4. 4. Descripción del Módulo El módulo de gestión de correspondencia permite el registro centralizado de la documentación de las organizaciones asignando un consecutivo único para cada documento. Las siguientes son las características del módulo de gestión de correspondencia: • Sistema 100% Web • Metadatos personalizados • Vinculación de documentos (padre, hijo, anexo). • Personalización de etiquetas, información impresa y configuración de tamaño. • Diligenciamiento automático de datos (nombres de remitentes o destinatarios recurrentes, direcciones, teléfonos, correos electrónicos, etc.). • Tipos de radicación definidos por el usuario • Número de radicado personalizado (numérico, alfanumérico, prefijos, sufijos extensión de caracteres, etc.) • Distribución de documentos a través de flujos de trabajo personalizados para la distribución de documentos y notificaciones. • Planillas de entrega, reporte con listados de documentos por rango de fecha, dependencia destinataria o remitente. Otras funcionalidades de Alfresco ECM • Control de versiones • Flujos de trabajo avanzados • Gestión de contenidos (Wiki, blog, foro) • Publicación automática en redes sociales • Edición de documentos en línea con Google Drive • Conversión de documentos a PDF/A en flujos de trabajo Requerimientos tecnológicos: La siguiente es la configuración de Hardware recomendada para el módulo de correspondencia (hasta 100 usuarios) 1. Procesador Se recomienda procesador de dual core 2.5 Ghz o superior 2. Memoria Ram Se recomienda una memoria Ram de 2 Gb 3. Almacenamiento Depende de la cantidad de documentos anexos que se definan para cada cliente 4. Servidor de Aplicaciones Web Apache Tomcat 5. Servidor de Base de datos PostgreSQL 6. Modalidad del Servicio En infraestructura del cliente o en nuestros servidores
  5. 5. Visítanos... Bogotá D.C. Carrera 18 No. 36 - 37 Casa G Barrio Teusaquillo - 571 + 3202152 Cali - Valle Calle 20N No 3 N - 43 Oficina 302 - 572 + 3965710
 
 
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