Implantacion De Alfresco by Queres , Iberia Roadshow 2008

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En esta presentacion se explica la metodología que empleamos en los proyectos de gestión documental y que nos permiten obtener un sistema funcionando en poco tiempo . Julian hace un repaso muy acertado sobre las distintas partes que componen Alfresco, cuales son los principales inconvenientes que nos encontramos en las empresas a la hora de implantar un Sistemas de gestión documental y finalmente repasa los costes asociados a la implantación de un proyecto con Alfresco y Queres.

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Implantacion De Alfresco by Queres , Iberia Roadshow 2008

  1. 1. IMPLANTACIÓN DE ALFRESCO Julián Cerviño - Queres Tecnologías
  2. 2. Índice “Sabores” de la Gestión Documental Situación Inicial Situación Objetivo ¿Cómo alcanzamos el objetivo? Metodología Fases de Proyecto Costes
  3. 3. “Sabores” de la Gestión de Contenidos DM (Document Management) Objetivo: facilitar el trabajo diario Estructura flexible, orientado a la colaboración RM (Records Management) Objetivo: depósito seguro para los documentos relevantes Rigurosos controles de conservación, estructura muy rígida WCM (Web Content Management) Objetivo: crear, gestionar y publicar contenido en web Workflows de publicación, control de versiones y entornos Alfresco DM RM WCM
  4. 4. Situación Inicial Más de un sistema de gestión documental: servidor de ficheros carpetas compartidas correo O ninguno !!! Inconvenientes: Poco control de la documentación, ni en el acceso ni en la conservación Dificultades a la hora de localizar información No hay gestión del conocimiento
  5. 5. Situación Final Un único sistema de gestión documental Ventajas Seguridad en el acceso y en la conservación Localización rápida de la información Reutilización del conocimiento por la Organización Plus Alfresco Integración con otros sistemas (ERP, CRM, KB, …) Acceso desde cualquier parte (internet) Establecimiento de procedimientos (workflows)
  6. 6. ¿Cómo alcanzamos el objetivo? A) El Pausado • Análisis Global y Profundo • Diseño Completo • Parametrización Compleja • Construcción Compleja • Implantación Global (si llegamos hasta aquí) B) El Inconsciente • Descarga una versión de Internet • Instalación en 10 minutos • Comenzar a trabajar • PUM !!! C) El Ágil • Análisis con visión global, pero enfocado en un par de unidades de negocio • Diseño Incremental e Iterativo • Parametrización Sencilla • Construcción (si fuese imprescindible) Sencilla • Implantación Gradual
  7. 7. Metodología ISO 15489: norma para la gestión de documentos de archivo DIRKS: metodología de diseño e implementación de Sistemas de Gestión de Registros. Basada en la ISO 15489. Ventajas: Genérica: guía sobre el por qué y el cómo hacerlo, pero no prescribe cómo debe ser el sistema Multi-Fase: proporciona pasos concretos que pueden adaptarse a las necesidades de cada proyecto Sistemática: proporciona un juego de actividades que minimizan el riesgo de perder el foco durante el desarrollo del proyecto Iterativa e Incremental: permite repetir el proceso y ampliar el alcance y el detalle inicial Centrada en el usuario: el proceso prima la participación de los usuarios en el análisis de las actividades
  8. 8. Metodología – Cuestionario Base Preguntas habituales en las entrevistas de toma de requisitos: 1. ¿Cuál es la función de su departamento? 2. ¿Cuáles son las principales actividades realizadas en su departamento? 3. ¿Cómo se relacionan estas actividades con las del resto de la Organización? 4. ¿Qué tipo de documentación se genera? 5. ¿Cuál es la estructura inicial de la documentación que maneja? 6. ¿Todas las personas tienen los mismos permisos o existen alguna restricción? 7. ?Tiene su departamento alguna relación con terceros (proveedores, clientes, …)? 8. …
  9. 9. Metodología – Ficha de Actividad Unidade OSI Función F4. Obtención, análise e difusión de información sobre a SI Actividade A1. Monitorización da evolución da SI Descrición da actividade Elaboración e mantemento dun conxunto de indicadores que permitan monitorizar a evolución da Sociedade da Información. Realización de estudos para o seguimento e a innovación das políticas desenvoltas en materia de Sociedade da Información. Transaccións Elaboración de enquisas Realización de estudos Requisitos da actividade Plantillas Resultará de utilidade dispor no sistema de xestión documental das plantillas das enquisas Versionado Os documentos necesitan manter as versións Documentos asociados Cuestionarios Informes xerais Actores externos N/A Tipo de necesidade consulta, creación, modificación, plantillas, versionado Fonte Acta - Mapa Documental OSI.doc
  10. 10. Metodología – Ficha de Tipo TIPO DOCUMENTAL: Discurso/Notas de prensa Descrición Discursos e notas de prensa que se redactan ou se recollen Volume Entre 10 e 20 Tipo Versionado Gardar versións Transformacións ODT a PDF, DOC a PDF Susceptible de Non reutilización Plantilla Non TIPO DE SOPORTE Formato .odt, .doc Tamaño Entre 100 KB y 2 MB ATRIBUTOS Nome Descrición Tipo de dato Tamaño máximo Repetible Obrigatorio Título Título do documento Alfanumérico 150 Non Si Autor Persoa que xera o documento Alfanumérico 150 Non Si Data Data na que se creou o Data 10 Non Si documento RELACIÓN CON OUTROS TIPOS DE DOCUMENTOS Tipo de documento Descrición da relación Repetible Presentación Presentación que acompaña ao discurso (só no caso do discurso) Non
  11. 11. Diseño – Modelo de Contenidos
  12. 12. Diseño – WorkFlows Gabinete OTRI Jurídico OTRI OTRI 1 G.J. 1 OTRI 1 OTRI 2 G.J. 2 OTRI 2 Finalizar Iniciar OTRI 3 G.J. 3 OTRI 3
  13. 13. Alfresco – Parametrización XML XML de Definición de Tipos de Alfresco
  14. 14. Alfresco – Configuración Interfaz Web Metadatos en Alfresco
  15. 15. Fases de Proyecto Análisis Proyecto tipo: • Funciones y Actividades • Mapa Documental • Requisitos Duración habitual 3-4 meses Diseño Integración • Modelado de Contenidos • Flujos de Trabajo LDAP • Integraciones CIFS Implementación Modelado de Contenidos • Parametrización y Estructura • Construcción Flujos de trabajo básicos Sin extensiones ni Implantación • Entorno de Producción desarrollos a medida • Formación
  16. 16. Costes Conceptos: Implantación Soporte Modelado Alfresco Implantaciónl Parametrización Puesta en marcha Soporte de Alfresco Mantenimiento Seguridad Disponibilidad Mantenimiento Resolución de dudas Coste Total Mejoras iterativas e incrementales

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