Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Qt 74-01 mua vat tu

462 views

Published on

KTTT

Published in: Education
  • Login to see the comments

  • Be the first to like this

Qt 74-01 mua vat tu

  1. 1. CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN QUẢN LÝ LEAN QUY TRÌNH MUA VẬT TƯ MÃ SỐ : QTCG 740-01 LẦN BAN HÀNH : 01 NGÀY BAN HÀNH : 01/09/2005 TRANG : 1 / 8 NGƯỜI VIẾT NGƯỜI KIỂM TRA NGƯỜI DUYỆT NHỮNG THAY ĐỔI ĐÃ CÓ Ngày tháng Nội dung thay đổi Lần ban hành 01/09/2005 Ban hành lần đầu 01
  2. 2. QUY TRÌNH Mã số: QTCG 740-01 Lần ban hành: 01 Ngày: 01/09/2005 Trang: /8 MUA VẬT TƯ Đ em lạ i hiệ u quả cao nhấ t E A N 1. MỤC ĐÍCH Qui trình này nhằm đưa ra những nguyên tắc bảo đảm mua các loại vật tư, sản phẩm, dịch vụ khác từ những nhà cung ứng đáp ứng được những yêu cầu đặt ra. Đối với các nhà cung cấp: Công ty chủ trương thiết lập một mối quan hệ hợp tác lâu dài, cùng có lợi, thông qua đó xây dựng cơ sở vững chắc cho nguồn đầu vào của Công ty. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG Thủ tục mua hàng này được áp dụng cho các bộ phận mua hàng trong toàn bộ Công ty thuộc phạm vi sản xuất kinh doanh và hoạt động thương mại mà trong hoạt động mua hàng các vật tư, sản phẩm, dịch vụ mua vào có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, chất lượng công trình và hiệu quả sản xuất kinh doanh, thương mại của các đơn vị cơ sở. 3. TÀI LIỆU THAM KHẢO - Sổ tay chất lượng, mục mua vật tư (ST-07) - TCVN ISO 9001:2000 4. ĐỊNH NGHĨA - Nhà cung cấp bên ngoài: Các nhà cung cấp vật tư, vật liệu, sản phẩm và dịch vụ nằm ngoài công ty ( hay ngoài đơn vị nội bộ ). - Nhà cung cấp bên trong: Là đơn vị thành viên trong Công ty bao gồm: Chi nhánh, Ban điều hành, Ban quản lý các dự án đầu tư xây dựng, các đơn vị nội bộ Công ty. 5. NỘI DUNG 5.1 Đánh giá nhà cung cấp 5.1.1 Đánh giá ban đầu 5.1.1.1 Nguyên tắc chung - Tất cả các nhà cung cấp đã có quan hệ lâu dài từ trước cho đến thời điểm ban hành qui trình này đều có đủ năng lực theo yêu cầu của Công ty, do đó không phải tiến hành đánh giá mà chỉ đưa vào danh sách nhà cung cấp trình Giám đốc duyệt. (BMCG 740-03) - Quá trình đánh giá ban đầu chỉ thực hiện khi phát sinh các nhà cung cấp mới. Việc đánh giá được thực hiện theo các bước sau:
  3. 3. QUY TRÌNH Mã số: QTCG 740-01 Lần ban hành: 01 Ngày: 01/09/2005 Trang: /8 MUA VẬT TƯ Đ em lạ i hiệ u quả cao nhấ t E A N 5.1.1.2 Cán bộ phụ trách mua hàng chịu trách nhiệm thu thập thông tin về nhà cung cấp thông qua - Các phương tiện thông tin đại chúng như như báo chí, đài truyền thanh, truyền hình. - Các chương trình quảng cáo như tờ rơi, triển lãm, hội chợ.. .. - Các trang mạng (website). - Các bạn hàng. Khi cần thiết, có thể gửi phiếu thu thập thông tin (BMCG740-13) cho các nhà cung cấp để lấy thông tin. 5.1.1.3 Sau khi có đầy đủ thông tin về nhà cung cấp, bộ phận mua hàng tiến hành phân tích, đánh giá các nhà cung cấp theo các yêu cầu riêng cho từng loại vật tư hoặc từng nhóm vật tư cụ thể. Kết quả đánh giá được ghi vào phiếu đánh giá nhà cung cấp (BMCG740-02). Mỗi nhà cung cấp được lập một phiếu đánh giá riêng. 5.1.1.4 Bộ phận mua hàng lựa chọn các nhà cung cấp đáp ứng được nhiều yêu cầu nhất và báo cáo kết quả đánh giá nhà cung cấp cho trưởng phòng Cơ giới Vật tư trình Giám đốc phê duyệt. - Tiêu chí chấp nhận : Có quan hệ truyền thống với Công ty hoặc có uy tín trên thị trường, đáp ứng được năng lực về cung cấp như: số lượng, chất lượng, giá cả, tiến độ. - Tiêu chí loại bỏ : Nếu vi phạm hai lần liên tiếp một trong 3 tiêu chí: Số lượng, chất lượng, tiến độ cung cấp. 5.1.1.5 Căn cứ vào phiếu đánh giá nhà cung cấp và các tiêu chí chấp nhận lập danh sách các nhà cung cấp trình Giám đốc duyệt theo biểu mẫu (BMCG740-03). Mỗi lĩnh vực cung cấp được lập một danh sách các nhà cung cấp riêng. 5.1.2 Theo dõi trong quá trình - Luôn luôn theo dõi tình hình thực hiện của các nhà cung cấp để hiểu biết thêm họ về những thông tin như giá cả, chất lượng, uy tín của họ trên thị trường. Mặt khác để cùng họ khắc phục những sai phạm, điều chỉnh hoặc loại bỏ các nhà cung cấp. - Từng nhà cung cấp vật tư, thiết bị được cán bộ mua hàng trên từng lĩnh vực mở sổ theo dõi ( BMCG740-04 ) để kiểm soát quá trình giao dịch mua – bán theo từng đợt đặt hành hay từng đơn hàng. - Trong quá trình thực hiện hợp đồng hoặc kết thúc một đơn hàng, một dự án đầu tư, nếu nhà cung cấp vi phạm một trong các điều khoản của hợp đồng như tiến độ giao
  4. 4. QUY TRÌNH Mã số: QTCG 740-01 Lần ban hành: 01 Ngày: 01/09/2005 Trang: /8 MUA VẬT TƯ Đ em lạ i hiệ u quả cao nhấ t E A N hàng, chất lượng, số lượng, hoặc các chứng từ hoá đơn hàng hoá, cán bộ phụ trách mua hàng phải thông báo với nhà cung cấp để đưa ra các biện pháp giải quyết, khắc phục kịp thời. Tất cả những vi phạm đó sẽ được ghi lại trong sổ theo dõi nhà cung cấp. - Định kỳ 06 tháng một lần đối với những vật tư đặc chủng, vật tư mà được sử dụng thường xuyên trong năm kế hoạch hay 1 tháng 1 lần đối với những hợp đồng cung cấp cho một chu kỳ sản xuất (Dự án đầu tư khu công nghiệp...) cán bộ phụ trách mua hàng phải tổng hợp quá trình thực hiện hợp đồng của các nhà cung cấp, nếu vi phạm 2 lần liên tiếp một trong các tiêu chí không chấp nhận lập báo cáo trình Trưởng phòng hoặc báo cáo Giám đốc loại bỏ họ ra khỏi nhà cung cấp của Công ty. 5.2 Quá trình mua vật tư - Danh mục vật tư: Danh mục vật tư do Trưởng phòng Cơ giới Vật tư lập, dựa trên nhu cầu vật tư của các đơn vị cơ sở, nhu cầu đột xuất của Công ty. Vật tư giao theo chức năng nhiệm vụ của Phòng Cơ giới - Vật tư để cung cấp cho các dự án, các khu chế xuất, khu công nghiệp ... các công trình có vốn đầu tư nước ngoài, phòng Cơ giới - Vật tư tổng hợp nhu cầu của các bộ phận liên quan trong Công ty. - Danh mục vật tư của các đơn vị cơ sở: Dựa vào kế hoạch sản xuất được giao, các bản giao khoán nội bộ và quyền hạn được Giám đốc Công ty cho phép các đơn vị cơ sở. - Quy trình mua vật tư: Sơ đồ: ( Trang bên )
  5. 5. QUY TRÌNH Mã số: QTCG 740-01 Lần ban hành: 01 Ngày: 01/09/2005 Trang: /8 MUA VẬT TƯ Đ em lạ i hiệ u quả cao nhấ t E A N Trong nước Nhập khẩu Kế hoạch S/xuất – Hồ sơ thiết kế kỹ thuật (dự án, KCN…) - Nhu cầu đột xuất của khách hàng - Nhu cầu của các đơn vị nội bộ và hợp đồng giao khoán Nhu cầu vật tư Phiếu đánh giá các nhà thầu cung cấp Phân tích đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp (Danh sách các nhà cung cấp được phê duyệt) Lập hợp đồng hoặc đơn đặt hàng Thực hiện việc mua hàng H.thức: T.toán sau H.thức: T.toán trước Mở LC ứng tiền Nhận hàng Nhận hàng Nhận hàng KT KT KT Nhập kho Thanh toán Kết thúc Kết thúc Nhập kho Nhập kho
  6. 6. QUY TRÌNH Mã số: QTCG 740-01 Lần ban hành: 01 Ngày: 01/09/2005 Trang: /8 MUA VẬT TƯ Đ em lạ i hiệ u quả cao nhấ t E A N 5.2.1 Nhu cầu vật tư (BMCG740-01) - Đối với Công ty: Nhu cầu vật tư được xác định dựa vào kế hoạch sản xuất do cấp trên giao, nhu cầu của các đơn vị nội bộ, thiết kế kỹ thuật của các dự án, các khu công nghiệp, khu chế xuất mà Công ty trúng thầu xây dựng, nhu cầu đột xuất của khách hàng. Nhu cầu này do Phòng Cơ giới - Vật tư Công ty tổng hợp trình giám đốc duyệt trước khi triển khai thương thảo ký kết hợp đồng mua - bán. - Đối với các đơn vị nội bộ : Nhu cầu vật tư được xác định dựa vào kế hoạch sản xuất, hợp đồng giao khoán nội bộ của Công ty với các đơn vị. Nhu cầu vật tư này do các bộ phận chức năng của đơn vị nội bộ lập báo cáo thủ trưởng các đơn vị xem xét trình giám đốc Công ty ký duyệt. - Đối với vật tư cho sản xuất : Tên, quy cách, đặc tính kỹ thuật phải được miêu tả cụ thể và ghi đúng ký mã hiệu nhà sản xuất, ngày cấp vật tư, tiến độ giao hàng... - Đối với vật tư thiết bị cho hoạt động xuất nhập khẩu thuộc các dự án ngoài những tiêu chí như đối với vật tư sản xuất nhu cầu phải ghi rõ tên hãng, nước sản xuất, những chứng chỉ chất lượng cần thiết đã được quy định trong hợp đồng với chủ đầu tư hay thông báo trúng thầu. 5.2.2 Nhu cầu vật tư được chuyển cho phòng Tài chính - Kế toán xem xét và chuẩn bị nguồn tài chính đáp ứng cho quá trình nhập hàng. 5.2.3 Nhu cầu vật tư sau khi đã duyệt được triển khai cụ thể đến bộ phận thu mua. Bộ phận này tiến hành khai thác thị trường để tìm kiếm các nhà cung cấp phù hợp (thông qua phiếu đánh giá nhà cung cấp BMCG 740 - 02). Hình thức gửi phiếu đánh giá nhà cung cấp có thể bằng thư điện tử, Fax hoặc trực tiếp. 5.2.4 Sau khi nhận được các phiếu đánh giá nhà cung cấp bộ phận mua hàng tiến hành phối hợp với các bộ phận liên quan xem xét, lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp, lập danh sách trình Giám đốc duyệt. (BMCG 740-03) 5.2.5 Cán bộ mua hàng tiến hành thương thảo hợp đồng mua bán (BMCG 740 - 09) hoặc gửi đơn đặt hàng (BMCG 740 - 06).Trường hợp mua hàng qua điện thoại , người mua phải vào sổ mua hàng qua điện thoại (BMCG 740 - 07). Hợp đồng sau khi được Giám đốc ký phải được chuyển cho các bộ phận liên quan như Phòng TC- KT ....biết nhằm phối hợp thực hiện tốt các điều khoản của hợp đồng. 5.2.6 Đối với những vật tư nhỏ lẻ, đơn chiếc dùng gấp không nhất thiết phải thực hiện theo quy trình mua hàng này, nhưng được lưu giữ bằng chứng thông qua các giấy tờ liên quan như hoá đơn chứng từ ...
  7. 7. QUY TRÌNH Mã số: QTCG 740-01 Lần ban hành: 01 Ngày: 01/09/2005 Trang: /8 MUA VẬT TƯ Đ em lạ i hiệ u quả cao nhấ t E A N 5.2.7 Cán bộ mua hàng chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, nhận hàng và bàn giao vật tư cho bộ phận quản lý kho, thanh quyết toán tiền hàng với phòng TC-KT 5.3 Kiểm tra vật tư 5.3.1 Kiểm tra vật tư tại kho Trước khi đưa hàng vào kho cán bộ mua hàng phối hợp với bộ phận quản lý kho và cán bộ kỹ thuật liên quan(nếu cần thiết)tiến hành kiểm tra vật tư về số lượng, chủng loại, quy cách theo các điều khoản của hợp đồng hay đơn hàng 5.3.2 Kiểm tra tại nơi cung cấp : Trường hợp sản phẩm phải qua nhiều công đoạn, công nghệ phức tạp thì cán bộ mua hàng sẽ phối hợp cùng cán bộ kỹ thuật liên quan đến nơi cơ sở sản xuất tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hoá, giám sát (hoặc kiểm tra xác suất) từng công đoạn sản xuất sản phẩm. Kết quả kiểm tra này phải được lập thành văn bản . 6. BẢO QUẢN VẬT TƯ SẢN PHẨM: Tuân thủ theo quy trình bảo toàn sản phẩm QTKT 755-01 7. PHÂN CẤP VIỆC MUA HÀNG 7.1 Đối với công ty - Công ty có chủ trương mua những vật tư đặc chủng, các loại vật tư vật liệu mà các đơn vị nội bộ không có khả năng mua sắm. - Các loại vật tư cho những công trình có quy mô lớn, có nhiều chủ công trình cùng tham gia thi công (mà Công ty không giao trực tiếp cho ban điều hành). -Vật tư cho các dự án đầu tư xây dựng (nếu xét thấy cần thiết) 7.2 Đối với các đơn vị nội bộ - Công ty phân cấp cho các đơn vị nội bộ mua : Các loại vật tư phụ hoặc toàn bộ vật tư đối với các công trình nhỏ lẻ hoặc công trình giao khoán đồng bộ. - Các loại vật tư phục vụ sản xuất và hoạt động kinh doanh thương mại dựa vào chức năng nhiệm vụ của các đơn vị nội bộ trong đề án thành lập đơn vị. 8. LƯU TRỮ 8.1 Cán bộ vật tư lưu trữ hồ sơ mua hàng bao gồm 8.1.1 Hồ sơ mua hàng 8.1.1.1 Hợp đồng và phụ lục hợp đồng ( nếu có ) 8.1.1.2 Các đơn thư chào hàng 8.1.1.3 Thư từ giao dịch trong quá trình đàm phán 8.1.2 Thời gian lưu trữ
  8. 8. QUY TRÌNH Mã số: QTCG 740-01 Lần ban hành: 01 Ngày: 01/09/2005 Trang: /8 MUA VẬT TƯ Đ em lạ i hiệ u quả cao nhấ t E A N 8.1.2.1 Hồ sơ mua hàng đối với các công trình có vốn đầu tư nước ngoài, các dự án, các khu chế xuất hay các công trình phải bảo lãnh chất lượng, thời gian lưu trữ như trong hợp đồng nhận thầu 8.1.2.2 Hồ sơ mua hàng đối với các nhu cầu đơn lẻ, đột xuất phục vụ công tác sửa chữa, thay thế... có thời gian lưu trữ 1,5 năm. 8.2 Phòng cơ giới vật tư Lưu giữ sổ theo dõi các nhà cung cấp, danh sách các nhà cung cấp và các biên bản báo cáo về nhà cung cấp với thời gian lưu giữ 10 năm. 9. PHỤ LỤC - BMCG 740-01 : Nhu cầu tổng hợp vật tư - BMCG 740-02 : Phiếu đánh giá nhà cung cấp - BMCG 740-03 : Danh sách các nhà cung cấp được phê duyệt - BMCG 740-04 : Sổ theo dõi nhà cung cấp_nhà thầu phụ - BMCG 740-06 : Đơn đặt hàng - BMCG 740-07 : Sổ mua hàng qua điện thoại - BMCG 740-08 : Hợp đồng kinh tế - BMCG 740-13 : Phiếu thu thập thông tin nhà cung cấp

×