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Demo Ajile-RH la solution de gestion des notes de frais et demandes de congés

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Ajile-RH est votre nouvelle plateforme web permettant de gérer les demandes administratives depuis n'importe où et à tout moment . Intuitif et convivial, il automatise et simplifie les process de demande de congés, notes de frais, kilométrage des véhicules. Des process qui à eux seuls consomment le temps et l'energie de vos collaborateurs.

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Demo Ajile-RH la solution de gestion des notes de frais et demandes de congés

  1. 1. La solution de gestion de process administratifs
  2. 2. <ul><li>Gagnez du temps sur les process administratifs sans valeur ajoutée ! </li></ul><ul><li>Gestion des notes de frais </li></ul><ul><ul><li>Aide à la saisie </li></ul></ul><ul><ul><li>Transmission instantanée </li></ul></ul><ul><ul><li>Calculs automatiques </li></ul></ul><ul><ul><li>Ventilation automatique </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestion des barèmes kilométriques </li></ul></ul><ul><li>Gestion des demandes de congés </li></ul><ul><ul><li>Aide à la saisie </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestion des congés exceptionnels </li></ul></ul><ul><li>Gestion des absences </li></ul><ul><li>Pilotez votre activité, centralisez l’information </li></ul><ul><li>Tableau de bord de disponibilité des équipes </li></ul><ul><li>Synthèse des dépenses engagées par collaborateur </li></ul><ul><li>Bénéficiez de la puissance d’un outil reconnu et évolutif </li></ul><ul><li>Entièrement basé sur Microsoft SharePoint Services 3.0 </li></ul><ul><li>Intégrable dans un intranet / extranet existant </li></ul><ul><li>Evolutif vers un intranet collaboratif complet </li></ul><ul><li>Compatible avec Sage 100 </li></ul>
  3. 3. Démonstration <ul><li>Casting de la démonstration </li></ul><ul><li>Lors de cette démonstration nous allons suivre une note de frais de sa naissance à son archivage, nous faisons ainsi appel aux protagonistes suivants : </li></ul>Collaborateur Responsable Service Administratif
  4. 4. <ul><ul><li>Les informations le concernant sont automatiquement renseignées </li></ul></ul><ul><ul><li>Son circuit de validation a été paramétré par son service administratif </li></ul></ul><ul><ul><li>Le collaborateur crée une nouvelle note de frais associée à une période </li></ul></ul>
  5. 5. <ul><ul><li>La saisie est assistée pour renseigner automatiquement les comptes, les plafonds, </li></ul></ul><ul><ul><li>les écarts et les calculs de TVA. </li></ul></ul><ul><ul><li>Le collaborateur saisie au fur et à mesure du mois ses dépenses </li></ul></ul>
  6. 6. <ul><ul><li>La saisie est assistée pour renseigner automatiquement les comptes, les plafonds, </li></ul></ul><ul><ul><li>les écarts et les calculs de TVA. </li></ul></ul><ul><ul><li>Le collaborateur saisie au fur et à mesure du mois ses dépenses </li></ul></ul>
  7. 7. <ul><ul><li>Les informations concernant le cycle de vie du process sont récapitulées dans une </li></ul></ul><ul><ul><li>interface simple et ergonomique. </li></ul></ul><ul><ul><li>A tout moment, il peut consulter la synthèse de sa note de frais </li></ul></ul>
  8. 8. <ul><ul><li>La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignée </li></ul></ul><ul><ul><li>pour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail et/ou via une tâche. </li></ul></ul><ul><ul><li>Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais </li></ul></ul>
  9. 9. <ul><ul><li>La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignée </li></ul></ul><ul><ul><li>pour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail ou via une tâche. </li></ul></ul><ul><ul><li>Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais </li></ul></ul>Signature Prévenir le responsable Prend en compte
  10. 10. <ul><ul><li>La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignée </li></ul></ul><ul><ul><li>pour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail ou via une tâche. </li></ul></ul><ul><ul><li>Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais </li></ul></ul>Signature Prévenir le responsable Prend en compte
  11. 11. <ul><ul><li>La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignée </li></ul></ul><ul><ul><li>pour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail ou via une tâche. </li></ul></ul><ul><ul><li>Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais </li></ul></ul>Signature Prévenir le responsable Prend en compte
  12. 12. <ul><ul><li>Afin de garantir l’intégrité des données déclarées, le système verrouille les éléments </li></ul></ul><ul><ul><li>le diagramme de synthèse indique au collaborateur l’état de sa demande </li></ul></ul><ul><ul><li>Le système verrouille la note de frais pour le collaborateur dès qu’elle est signée </li></ul></ul>
  13. 13. <ul><ul><li>Le tableau de bord e-RH récapitule l’ensemble des process en cours pour l’utilisateur </li></ul></ul><ul><ul><li>connecté. En un coup d’œil il dispose d’une vision globale de ses démarches. </li></ul></ul><ul><ul><li>Si l’utilisateur s’interroge sur le statut de sa note de frais </li></ul></ul>
  14. 14. Changement de rôle -> le collaborateur se déconnecte -> le responsable se connecte <ul><ul><li>La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignée </li></ul></ul><ul><ul><li>pour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail ou via une tâche. </li></ul></ul><ul><ul><li>Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais </li></ul></ul>
  15. 15. <ul><ul><li>Le responsable dispose d’une liste comprenant toutes les éléments en attente </li></ul></ul>
  16. 16. <ul><ul><li>L’interface s’adapte au rôle connecté, les actions à la disposition de l’utilisateur connecté </li></ul></ul><ul><ul><li>sont ici Accepter et Refuser. </li></ul></ul><ul><ul><li>Le responsable consulte la note de frais </li></ul></ul>
  17. 17. <ul><ul><li>L’ergonomie a été pensée afin de guider visuellement l’utilisateur. </li></ul></ul><ul><ul><li>La validation entraîne la transmission de l’élément au stade de validation suivant : RH / Compta </li></ul></ul><ul><ul><li>Le responsable peut accepter </li></ul></ul>Accepter Prévenir le service RH Prendre en compte
  18. 18. <ul><ul><li>Les commentaires et actions sont conservés dans un historique </li></ul></ul><ul><ul><li>Le refus entraîne le retour de l ’élément au collaborateur </li></ul></ul><ul><ul><li>Ou refuser …. </li></ul></ul>Refuser Prévenir le collaborateur Prendre en compte
  19. 19. <ul><ul><li>Le formulaire est en lecture seule pour le responsable après qu’il ait donné sa réponse </li></ul></ul><ul><ul><li>Si le responsable revient sur l’élément il est verrouillé pour lui puisque transmis en RH / Compta </li></ul></ul>
  20. 20. Changement de rôle -> le responsable se déconnecte -> le service RH se connecte <ul><ul><li>L’acceptation de la note de frais par le responsable déclenche un envoi au service RH. </li></ul></ul><ul><ul><li>La personne assignée pour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue </li></ul></ul><ul><ul><li>par mail et/ou via une tâche. </li></ul></ul><ul><ul><li>Lorsqu’il a terminé sa vérification, le responsable accepte numériquement sa note de frais </li></ul></ul>
  21. 21. <ul><ul><li>Il accède à la liste des notes de frais en attente de validation de sa part </li></ul></ul>
  22. 22. <ul><ul><li>Si une erreur de catégorie s’est glissée dans la note de frais, il peut la modifier sans relancer </li></ul></ul><ul><ul><li>la note de frais en validation </li></ul></ul><ul><ul><li>Le service RH contrôle la note de frais </li></ul></ul>
  23. 23. <ul><ul><li>L’ergonomie a été pensée afin de guider visuellement l’utilisateur </li></ul></ul><ul><ul><li>La validation entraîne la possibilité de transférer la note de frais vers le système comptable </li></ul></ul><ul><ul><li>Le service administratif peut accepter </li></ul></ul>Accepter
  24. 24. <ul><ul><li>Les commentaires et actions sont conservés dans un historique </li></ul></ul><ul><ul><li>Le refus entraîne le retour de l’élément au collaborateur </li></ul></ul><ul><ul><li>Ou refuser …. </li></ul></ul>Refuser Prévenir le collaborateur Prendre en compte
  25. 25. <ul><ul><li>Le cycle de vie de la note de frais étant terminé, l’interface utilisateur l’indique visuellement </li></ul></ul><ul><ul><li>La note de frais reste disponible en consultation pour tous les acteurs concernés </li></ul></ul>
  26. 26. <ul><ul><li>En fin de période, le service Compta transfère les données vers son système de gestion </li></ul></ul>
  27. 27. <ul><ul><li>Le connecteur avec le système de gestion fonctionne à l’aide de fichiers d’import/export </li></ul></ul><ul><ul><li>afin de garantir une compatibilité maximale avec le système de gestion de l’entreprise </li></ul></ul><ul><ul><li>Il sélectionne la période d’export </li></ul></ul>
  28. 28. <ul><ul><li>Le connecteur avec le système de gestion fonctionne à l’aide de fichiers d’import/export </li></ul></ul><ul><ul><li>afin de garantir une compatibilité maximale avec le système de gestion de l’entreprise </li></ul></ul><ul><ul><li>Téléchargement du fichier d’import vers Sage </li></ul></ul>
  29. 29. <ul><ul><li>Le connecteur avec le système de gestion fonctionne à l’aide de fichiers d’import/export </li></ul></ul><ul><ul><li>afin de garantir une compatibilité maximale avec le système de gestion de l’entreprise </li></ul></ul><ul><ul><li>Téléchargement du fichier d’import vers Sage </li></ul></ul>Extraction depuis Ajiler-h Import dans la compta/paie Fichier csv
  30. 30. Concernant la gestion des demandes de congés ? <ul><ul><li>Seul les outils de pilotage diffèrent </li></ul></ul><ul><ul><li>Elle est basée sur le même principe et la même interface </li></ul></ul>
  31. 31. <ul><ul><li>Puisque les données sont centralisées, il est possible de générer un planning d’équipe </li></ul></ul><ul><ul><li>à la volée, en mode prévisionnel (congés en attente de validation) et en mode réel </li></ul></ul><ul><ul><li>Consulter le planning général des congés </li></ul></ul>
  32. 32. <ul><li>Gagner du temps sur les process administratifs sans valeur ajoutée ! </li></ul><ul><li>Gestion des notes de frais </li></ul><ul><ul><li>Aide à la saisie </li></ul></ul><ul><ul><li>Transmission instantanée </li></ul></ul><ul><ul><li>Calculs automatiques </li></ul></ul><ul><ul><li>Ventilation automatique </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestion des barèmes kilométriques </li></ul></ul><ul><li>Gestion des demandes de congés </li></ul><ul><ul><li>Aide à la saisie </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestion des congés exceptionnels </li></ul></ul><ul><li>Gestion des absences </li></ul><ul><li>Pilotez votre activité, centralisez l’information </li></ul><ul><li>Tableau de bord de disponibilité des équipes </li></ul><ul><li>Synthèse des dépenses engagée par collaborateur </li></ul><ul><li>Bénéficiez de la puissance d’un outil reconnu et évolutif </li></ul><ul><li>Entièrement basé sur Microsoft SharePoint Services 3.0 </li></ul><ul><li>Intégrable dans un intranet / extranet existant </li></ul><ul><li>Evolutif vers un intranet collaboratif complet </li></ul><ul><li>Compatible avec Sage 100 </li></ul>

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