Intranet2.0 voor ambtenaar2.0

635 views

Published on

Presentatie over intranet2.0 voor de ambtenaar2.0. Inspiratie uit het 2e ambtenaar2.0 boek; voor het platform

Published in: Technology, Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
635
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
27
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • e-office biedt consultancy, trainingen en IT oplossingen welke mensen binnen en tussen organisaties in staat stellen elkaar te vinden en op basis van kennisdeling en interactie intern en extern met elkaar zaken te doen of samen te werken
  • e-office biedt consultancy, trainingen en IT oplossingen welke mensen binnen en tussen organisaties in staat stellen elkaar te vinden en op basis van kennisdeling en interactie intern en extern met elkaar zaken te doen of samen te werken
  • Ditzijndanook de 3 invalshoeken van e-office; zovliegenwijprojectenaan. Vaakpraten we over technologie, maaralleen met technologiekom je erniet, het gaatookom de organisatie en de mensen.
  • 1e generatie ging vooral om het toeteren
  • anouncements van HR, Sales, Corporate
  • om mensen op te zoeken
  • discussie functionaliteit
  • de leaseregelingde personeelsgidsstatische informatie van HR en MarCom
  • formulieren invullen (HR selfservice)leaseregelingendeclaratiesuren invullenprojectadmininistratie
  • veel formulieren en informatie staat op andere systemenniet na willen maken op intranet, maar integreren : portaal
  • nieuws op maat:alleen afdelingsnieuws, alleen nieuws over projecten, alleen nieuws over deals etc
  • concluderend : gewenst op een intranet:communicatiediscussiesdelenconnecten met andere mensenactiviteiten (invullen vakantiedagen, formulieren)personalisatieActivities More than just a dumping ground for documents, the intranet can be a place for ‘doing things’. This focus on activities - on helping staff complete tasks - can include many things: major online applications, such as HR self-service smaller tools, such as travel bookings online forms
  • When I spoke with Kara Pernice, managing director at Nielsen Normal Group, she shared how social networking has grown leaps and bounds since past years' design annuals. While companies may have had some of the social networking features in the past, now it is much more prevalent."The Intranet tends to follow trends from the web, and social networking is no exception," noted Pernice. The ability to be social on the company web is especially valuable for the more introverted employees who normally would not become part of the "party" at work because they were not very social. Now even these folks can get connected without having to try and fit into someone else's mold.In the Intranet Design Annual 2009, the authors call social networking and the intranet "a marriage made in e-heaven." Popular Web 2.0 features -- including blogs, forums, videos, calendars, wikis, and social networking -- are not just features offered on the intranet but are being put to good business use. Each of the 10 winners offered one or more social features.
  • bloggenbecommentariërenprofileren/netwerken(Hyves, LinkedIn, Facebook)beoordelen/recenseren(Kieskeurig, Iens, Bol.com)aanraden en waarderen (Digg.com)Wikipediasocialbookmarkingdelen video en foto’s
  • concluderend : gewenst op een intranet:communicatiediscussiesdelenconnecten met andere mensenactiviteiten (invullen vakantiedagen, formulieren)personalisatieActivities More than just a dumping ground for documents, the intranet can be a place for ‘doing things’. This focus on activities - on helping staff complete tasks - can include many things: major online applications, such as HR self-service smaller tools, such as travel bookings online forms
  • gewenst op een intranet:communicatiediscussiesdelenconnecten met andere mensenactiviteiten (invullen vakantiedagen, formulieren)personalisatie
  • een overheid 2.0 op drie gebiedeneen rol te vervullen heeft:op internet (in de samenleving dus, zie Hoofdstuk 6), bij interne samenwerking (inclusief betrokkenen van buiten de organisatie, zie Hoofdstuk 7) Dit is het platform voor interne samenwerkingen in samenwerking met de samenleving (via een online participatieplatform).
  • De tien organisatieprincipes voor overheidsorganisatie 2.0
  • Een overheidsorganisatie 2.0 is een transparante organisatie. Binnende organisatie is zichtbaar wie waarmee bezig is en welke informatieer beschikbaar is. Om met de juiste mensen te kunnen samenwerken,moet je ze immers eerst weten te vinden. Om te kunnen uitdragen waarde organisatie voor staat en mee bezig is, moet die kennis beschikbaaren vindbaar zijn in de hele organisatie. Een transparante organisatie iseen voorwaarde voor samenwerking en kennisdeling (en het voorkomenvan dubbel werk). Het is tevens een teken van vertrouwen in medewerkersen een investering in betrokkenheid.• Zorg dat alle informatie (documenten, netwerkschijven, archieven,databanken, etc.) toegankelijk en ontsloten zijn voor iedereen in deorganisatie (met uitzondering van privacy-gevoelige gegevens zoals inpersoneelssystemen). Open werken moet medewerkers zo min mogelijkextra werk opleveren;• Maak een actualiteitspagina waarop automatisch zichtbaar wordtwaar de organisatie mee bezig is en wat de actuele beslissingen zijn,bijvoorbeeld door verslagen, nieuwe documenten, discussies, blogsen andere nieuwtjes bijeen te brengen (met rss-feeds en dergelijke);• Biedt een systeem aan voor status updates (bijvoorbeeld Twitter ofYammer), waar medewerkers mede kunnen delen waar ze mee bezigzijn of welke vragen ze hebben, zodat anderen die kunnen vinden enerop reageren (enkele directies bij de ministeries van BZK en EZ zijnhier al mee gestart);• Investeer in betere zoekmachinetechnologie om relevante informatiebinnen en buiten de organisatie te inventariseren en zo laagdrempeligmogelijk aan te bieden (ook in feeds, als e-mailattendering, etc.).
  • Mensen zoeken elkaar op om zaken te bespreken en om samen te werken.Dat moet online ook mogelijk zijn. Rondom elk onderwerp moetenmensen bij elkaar kunnen komen en het gesprek aan kunnen gaan. Vanonline vergaderzaal tot digitale koffieautomaat of werkplaats. Virtueleteams moeten worden voorzien van een palet aan digitale middelen omte kunnen samenwerken (wiki’s, discussieforums, mindmaps, chatruimtes,Skype, etc.). Op deze manier ontstaan nieuwe teams over organisatiegrenzenheen, ook met mensen van buiten de eigen organisatie.• Verbouw het intranet tot een platform voor verbindingen, een socialenetwerksite waar niet de informatie centraal staat maar gesprekkentussen mensen. De informatie is ondersteunend aan de online groepenen samenwerking;• Stimuleer dat mensen bij elkaar komen en in gesprek gaan online, bijvoorbeelddoor voorbeeldgedrag, het wegnemen van zoveel mogelijkdrempels en belemmeringen, het creëren van een goede sfeer, etc.:gesprekken hoeven niet altijd over werk te gaan!• Gebruik online discussiegroepen die al bestaan rond thema’s ook bij hetuitvoeren van werkzaamheden, bijvoorbeeld door ze een taak en bijbehorendeondersteuning te geven. Daarbij kun je voortbouwen op derollen die de deelnemers al hebben in zo’n groep. Organiseer processenrond de mensen en de energie, niet andersom;• Denk na over het toegankelijk maken van informatie en platformenvoor externen die betrokken zijn bij virtuele teams (bijvoorbeeld doormiddel van schillen van toegankelijkheid in systemen);• Onderzoek wat deze werkvormen (netwerkorganisatie) voor gevolgenhebben voor management, aansturing en besluitvorming.
  • Een zelfstandig ondernemende ambtenaar (zoa) voert zijn werk uit opbasis van zijn persoonlijke kennis, capaciteiten en netwerk. Ambtenarenzijn professionele medewerkers die zelfstandig een oplossing kunnenvinden voor de taken waar ze voor staan. Geef medewerkers datvertrouwen en geef ze de middelen en ruimte om hun eigen, passendeaanpak te kiezen. Het koppelen van medewerkers aan onderwerpenwaar ze zich betrokken bij voelen, vergroot het werkplezier en leverteen beter resultaat op voor de organisatie.• Maak een online marktplaats met projecten en werkzaamheden en laatmedewerkers intekenen en beargumenteren waarom zij het meest geschiktzijn;• Leg de verantwoordelijkheid voor een taakgebied, dossier of onderwerpbij één persoon (en vraag vervolgens met wie in zijn virtuele teamhij dit gaat oppakken);• Stuur op resultaat en faciliteer medewerkers waar nodig bij het vindenen uitvoeren van hun eigen aanpak;• De overheid zoekt ambtenaren die betrokken zijn bij de publiekezaak. Maak daar gebruik van door niet alleen taken te verdelen opbasis van geschiktheid maar ook op mate van betrokkenheid
  • Overheidsorganisaties zijn vaak grote organisaties met veel medewerkers.De interne verdeling in organisatieonderdelen en vervolgens inafdelingen of clusters (of welke naam dan ook) zorgt echter voor ver-Woordenboek: Een zoa is een zelfstandigondernemende ambtenaar, die als eenzzp’er binnen de overheid alle beschikbaremiddelen inzet om zijn taak te vervullen.71snippering van dat potentieel. Organisaties huren regelmatig kennis,ideeën, capaciteiten en inzet extern in terwijl die elders binnen deoverheid ook voorhanden zijn (inbesteden). Ook hebben medewerkersmeer in hun mars dan wat er in hun functieomschrijving staat of waarhun afdeling verantwoordelijk voor is. Als we ook het “ecosysteem”van bedrijven en maatschappelijke organisaties om de overheid heenbetrekken, zijn de mogelijkheden nog groter. We laten een enorm potentieelongebruikt. Hoe kunnen we daar beter gebruik van maken?• Stimuleer het gebruik van online platformen als Neemtinitiatief.nl enIdeeëncentrale.nl om vraag en aanbod van klussen en ideeën over organisatiegrenzenheen bij elkaar te brengen (interne crowdsourcing).Op deze manier kunnen ook virtuele teams worden samengesteld;• Breng netwerken rond collega’s in kaart (bijvoorbeeld op LinkedIn) enontsluit ze. Om de juiste persoon te vinden voor een taak of bij eenprojectgroep kan immers gebruik worden gemaakt van alle mensendie je collega’s al kennen;• Hou contact met medewerkers die elders binnen of buiten de overheidgaan werken en bouw daarmee een actief netwerk op (vergelijkbaarmet alumni-netwerken);• Onderzoek hoe predictionmarkets (online aandelenmarkten rond onderwerpenof vragen, zoals Intrade.com) kunnen worden ingezet binnende organisatie, bijvoorbeeld om de ontwikkeling van een projectte monitoren of besluitvorming voor te bereiden;• Door online en open te werken in virtuele teams kunnen meer menseniets toevoegen aan een project. Ook kleine bijdragen zijn nuttig,zoals een idee, een ontbrekend stuk kennis of desnoods slechts hetverbeteren van een typefout. Voor zo’n bijdrage moet dan wel demogelijkheid zijn;• Zet handboeken, handleidingen, draaiboeken, etc. in wiki’s op hetintranet zodat ze actueel gehouden kunnen worden door degenen metpraktijkervaring. De rol van de beheerder verandert dan van schrijverin controleur;• Veel medewerkers verzamelen kennis, rapporten of voorbeelden opinternet en bewaren die in de vorm van favorieten of bookmarks. Doordeze links niet op de eigen computer op te slaan maar op Deliciousontstaat automatisch een grote actuele en waardevolle kennisbank.
  • Organisaties hebben behalve flexibiliteit om zich aan te kunnen passenaan maatschappelijke veranderingen ook innovatief vermogen nodig:creativiteit en nieuwe ideeën om daadwerkelijk op die veranderingenin te spelen en met nieuwe oplossingen en methoden te komen. Overheidsorganisatieszijn altijd sterk gericht geweest op het beperken vanrisico en het beheersen van uitgaven. Het zijn command and controlorganisatiesgeworden. Deze tijd vraagt op heel veel gebieden juistom innovatie en ondernemerschap om de publieke rol van de overheidgoed te kunnen vervullen. Dus geen periodiek veranderproject: innovatiefvermogen moet worden geborgd in de organisatie. Hoe blijft je alsorganisatie in beweging?• Ideeën en innovaties komen van medewerkers die hun vak en hunomgeving kennen. Zorg dat zij ruimte hebben voor het uitwerken vanideeën, bijvoorbeeld door medewerkers tijd te geven (zoals bij Google)voor eigen projecten of dingen die beter kunnen;• Stimuleer verbindingen en uitwisseling van ideeën, bijvoorbeeld dooropen inspiratiesessies te organiseren (zoals Open Koffie), regelmatigsprekers van buiten uit te nodigen, medewerkers te verbinden viainteresses, etc. Maak iemand vrij voor deze rol!• Zet nieuwe, rare, frisse, prikkelende ideeën in de schijnwerpers ofop een podium (via het personeelsblad, internet, guerilla-marketing)zodat ze verspreid worden en op andere plekken in de organisatie kunnenlanden;• Identificeer de creatievelingen binnen de organisatie, zet ze bij elkaaren faciliteer ze om hun ideeën en hun aanpak te verspreiden binnen deorganisatie (zoals de “Tigers” bij de ministeries van BZK en EZ);• Zorg voor een innovatiebudget om experimenten te kunnen doen (zoalsbij Rotterdam Idee). Gebruik een online platform om ideeën teverzamelen. Laat vervolgens medewerkers erop stemmen, erover discussiërenen met aanvullingen en bijdragen komen;• Maak innovatie en de inzet van nieuwe werkwijzen een onderdeel vanhet functioneringsgesprek en neem activiteiten op dat vlak nadrukkelijkmee bij beoordelingen voor “bewust belonen” of bonussen.
  • Maak samenwerken en kennis delen zo simpel en leuk mogelijk. Hetmoet geen verplichting zijn, medewerkers moeten worden verleid omte verbinden en te delen. Als het doel leuk is, dan komt de bewegingvanzelf. Mensen die samenkomen voor een gesprek of samenwerkenaan een product hebben behoefte aan de juiste ambiance, ook online.Dat zal de grootste uitdaging zijn voor organisaties, om zo’n omgevingte recreëren op het intranet. Werk hoeft niet in een onpersoonlijkeomgeving plaats te vinden. Een leuke werkomgeving maakt ook hetwerk leuker … en beter.
  • een overheid 2.0 op drie gebiedeneen rol te vervullen heeft:op internet (in de samenleving dus, zie Hoofdstuk 6), bij interne samenwerking (inclusief betrokkenen van buiten de organisatie, zie Hoofdstuk 7) Dit is het platform voor interne samenwerkingen in samenwerking met de samenleving (via een online participatieplatform).
  • Maak samenwerken en kennis delen zo simpel en leuk mogelijk. Hetmoet geen verplichting zijn, medewerkers moeten worden verleid omte verbinden en te delen. Als het doel leuk is, dan komt de bewegingvanzelf. Mensen die samenkomen voor een gesprek of samenwerkenaan een product hebben behoefte aan de juiste ambiance, ook online.Dat zal de grootste uitdaging zijn voor organisaties, om zo’n omgevingte recreëren op het intranet. Werk hoeft niet in een onpersoonlijkeomgeving plaats te vinden. Een leuke werkomgeving maakt ook hetwerk leuker … en beter.
  • Intranet2.0 voor ambtenaar2.0

    1. 1. intranet 2.0<br />platform voor interne organisaties<br />Pim van Wetten <br />
    2. 2. e-office<br />
    3. 3. wat biedt e-office?<br />e-office biedt consultancy, trainingen en IT oplossingen welke mensen binnen en tussen organisaties in staat stellen elkaar te vinden en op basis van kennisdeling en interactie intern en extern met elkaar zaken te doen of samen te werken<br />videoconference<br />chat<br />intranet<br />forum<br />telefoon<br />social software<br />blogs<br />rss<br />informatie<br />e-mail<br />internet<br />profiel<br />extranet<br />communities<br />PDA<br />kennis<br />extranet<br />documenten<br />wiki<br />vergaderen<br />portals<br />unified communication<br />rationeel<br /><ul><li>waarde
    4. 4. kosten
    5. 5. budget
    6. 6. toepasbaarheid
    7. 7. controle</li></ul>emotioneel<br /><ul><li>gevoel
    8. 8. gemak
    9. 9. vertrouwen
    10. 10. Interesse
    11. 11. passie</li></li></ul><li>
    12. 12. mens<br />technologie<br />organisatie<br />
    13. 13. 1e generatie<br />
    14. 14. mededelingen<br />
    15. 15. smoelenboek<br />
    16. 16. forum<br />
    17. 17. handboeken centraal<br />
    18. 18. 2e generatie<br />
    19. 19. formulieren<br />
    20. 20. portalen<br />
    21. 21. personalisatie<br />
    22. 22. gewenst<br />communicatie<br />discussie/conversatie<br />delen<br />connectie<br />activiteiten<br />personalisatie<br />
    23. 23. 3e generatie<br />
    24. 24. “the intranet tends to follow trends from the web, and social networking is no exception”<br />-- Kara Pernice, Nielsen Norman Group<br />
    25. 25.
    26. 26. gebruikersparticipatie<br />
    27. 27. Home page<br />Communities<br />Profiles<br />Blogs<br />Activities<br />Wikis<br />Files<br />Dogear<br />
    28. 28.
    29. 29.
    30. 30.
    31. 31.
    32. 32.
    33. 33.
    34. 34.
    35. 35.
    36. 36. gewenst<br />communicatie<br />discussie/conversatie<br />delen<br />connectie<br />activiteiten<br />personalisatie<br />
    37. 37. check<br />communicatie<br />discussie<br />delen<br />connectie<br />activiteiten<br />personalisatie<br />
    38. 38. De tien organisatie-principes voor<br />overheids-organisatie 2.0<br />
    39. 39. <ul><li> Investeer in ambtenaren 2.0;
    40. 40. Ondersteun medewerkers in hun manier van werken;
    41. 41. Flexibiliteit als organisatiestructuur;
    42. 42. Leiderschap 2.0 is randvoorwaardelijk;</li></li></ul><li>informatie is open en ieders werk is zichtbaar<br />
    43. 43. faciliteer online gesprekken en groepsvorming van medewerkers<br />
    44. 44. maak medewerkers ondernemers op hun werkgebied<br />
    45. 45. benut het potentieel van je medewerkers<br />
    46. 46. maak ruimte voor innovatie<br />
    47. 47. maak het leuk<br />
    48. 48. intranet 2.0 en platform voor interne samenwerking<br />==<br />match<br />
    49. 49. whitepaper<br />
    50. 50. http://nl.linkedin.com/in/pvwetten<br />http://twitter.com/pvwetten<br />www.slideshare.net/pvwetten <br />pim.van.wetten@e-office.com<br />
    51. 51. sommige foto’s vallen onder CreativeCommons rechten<br /><ul><li>Jonathan Gillfor de discussierende heren op leeftijd
    52. 52. Daniel Tellman voor het portaal image
    53. 53. Marco Magrini voor de zonnebloemen
    54. 54. en anderen die ik nog niet genoemd heb</li>

    ×