Opzetten en implementeren van intranetportal

1,752 views

Published on

Published in: Technology, Business
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
1,752
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
79
Actions
Shares
0
Downloads
1
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Opzetten en implementeren van intranetportal

  1. 1. Opzet en implementatie van Intranetportal (contactpersoon: Leo van de Vorst ) Aanleiding / probleemstelling In 1999 werd bij een ministerie voorgesteld een organisatiebreed Intranet op te zetten. De doelstellingen zoals geformuleerd in overleg met de opdrachtgever waren: (1) het verbeteren van de Informatievoorziening, (2) het verbeteren van de interne Communicatie, (3) het faciliteren van Kennismanagement en (4) het ondersteunen van de bedrijfsvoering en de primaire Processen. Situatieschets Geruime tijd werd binnen het departement van gedachten gewisseld over de betekenis en gevolgen van de ontwikkelingen binnen de ‘nieuwe media’. Vanaf 1999 zijn talrijke initiatieven op de rails gezet. Tegelijkertijd bleven de ontwikkelingen zich aandienen en concludeerde men dat de intranet- en internetvoorzieningen ontoereikend waren. De organisatie miste de flexibiliteit en slagvaardigheid om zelf adequaat in te spelen op de ontwikkelingen. Daarom werd in samenwerking met Proven Partners een projectteam samengesteld met de volgende opdracht voor het Intranetproject: ‘Maak een site bestaande uit een gemakkelijk toegankelijke databank, waarin afdelingsoverstijgende projecten zijn vastgelegd en die bekend is bij de doelgroep en kan worden overgedragen aan de beheersorganisatie, bestaande uit voldoende opgeleide medewerkers’. Met behulp van een programmaplan is de organisatiebrede introductie en opbouw van intranet gestart, teneinde de bovenstaande doelen te realiseren. Aanpak Omdat het van belang is een dergelijk grote opdracht voldoende breed te benaderen is gekozen voor een vijftal thema’s die in het volgende geïllustreerde groeimodel zijn weergegeven: Figuur 1: Intranetgroeimodel Contact Adres Administratief tel 070 4262249 Zürichtoren KvK 27186038 info@provenpartners.nl Muzenstraat 89 BTW nr: NL-8085.27.939.B.01 www.provenpartners.nl 2511 WB Den Haag PROVENPARTNERS is onderdeel van de PROVEN holding
  2. 2. De ‘Schijf van Vijf” bevat de site functionaliteit, site content, communicatie, opleiding en beheerorganisatie. Deze deelthema’s zijn allen van gelijk belang en beïnvloeden elkaar gedurende alle levensfasen van een Intranet. Gekozen is voor een programma met de volgende fasering: 1. Inrichten programmaorganisatie en beschrijven algemene kaders 2. Opzet algemeen intranet en onderdeeloverstijgende subnetten 3. Uitbouw intranet met decentrale subnetten 4. Nazorgprogramma, waarbij de projectorganisatie wordt ontbonden en het initiatief wordt overgedragen aan de lijnorganisatie Vanuit Proven Partners is de nadruk gelegd op de doeltreffendheid en efficiëntie van het ontwikkelproces. ‘Beter een levende dwerg dan een dode dinosaurus’ werd een kernachtige uitdrukking van deze aanpak, waar de deelnemers herkenning in vonden. Het is namelijk belangrijk niet te proberen een ideale site in één keer te realiseren. Een organisatie ontdekt namelijk gaandeweg steeds beter hoe de intranettechnologie kan worden benut en de toepassingen worden langzaam geïntegreerd in de dagelijkse werkroutine, waarbij de technologie verder wordt aangepast aan de behoeften van de organisatie. De organisatie verandert zelf ook als gevolg van de nieuwe mogelijkheden. Stappenplan Allereerst heeft het projectteam de contouren (afbakenen) geschapen voor de ontwikkeling van intranet, gekoppeld aan de organisatiedoelstellingen. De projectorganisatie is opgezet en het projectplan is geschreven (borgen). Vervolgens is het functioneel ontwerp vastgesteld, evenals het informatie- en communicatieplan, waarmee draagvlak en betrokkenheid gecreëerd is met de gebruikers. Ook het opleidingsplan en beheerplan zijn opgesteld (specificeren). De ontwikkel- en beheertools zijn geselecteerd en geïmplementeerd. Vervolgens is men gestart met een aantal pilots die door de centrale projectorganisatie zijn ondersteund (uitvoeren). Deze verzameling initiatieven resulteerde in één intranet met meerdere sites, waardoor de behoefte ontstond aan een beheersorganisatie met sitebeheerders. De inhoudelijke ontwikkeling van het Intranet werd gestimuleerd door verbetering van de hoofdrubrieken, invulling van generieke functies (zoals de wie doet en weet wat-functie) en het toevoegen van trekkers en teasers (knipselkrant, vacatures, centrale agenda, etcetera). Gedurende dit proces verschoof de nadruk van informatie naar communicatie. Interactieve elementen zoals enquetes, discussieforums en communities werden samen met het projectteam in het leven geroepen n.a.v. behoeften uit de organisatie. Resultaat In de tweede helft van het jaar 2001 kon worden geconcludeerd dat met het Intranet een flinke groei had ingezet. Het aantal sites was sterk gestegen door veelvuldig gebruik van het publicatietool en het gebruik ervan verdubbelde. Met name de persoonlijke 2/6
  3. 3. kenniskaart werd veelvuldig gebruikt. De aanpak was zo succesvol dat gekozen werd ook het reguliere internet bij het project te betrekken. Deze ontwikkelingen stonden aan de basis van het Webatelier. Webatelier Aansluitend op deze behoefte en het besluit tot samenvoeging van de lopende projecten ontstond eind 2001 op initiatief van Proven Partners het Webatelier: een zelfstandig orgaan dat formeel als front-office diende en zowel de inter-, intra-, en extranetontwikkelingen (IIE) binnen het ministerie coördineerde. De blauwdruk voor deze organisatie werd uitgedacht en ontworpen, functies en taakbeschrijvingen op papier gezet en de werkwijze samen met het sturingsmodel uitgetest. De taak van het Webatelier was het bieden van ondersteuning, informatie, richtlijnen en services aan de medewerkers. Het Webatelier werd met succes ingevoerd en ondermeer de volgende initiatieven werden hier ondergebracht: • Tweede fase www.Rogervanboxtel.nl • Opzet sites Minister en staatssecretaris De Vries • Pilots interactieve beleidsvorming • Innovatie van de internet-site van het ministerie • Verankering en uitbouw organisatiebreed intranet • Rijksoverheidsintranet Het Webatelier leidde tot efficiencywinst in ontwikkeling en beheer door schaalvergroting en standaardisatie, duidelijkheid naar de organisatie als interne klant (één aanspreekpunt), synergie tussen de verschillende projecten en verhoging van de kwaliteit van de I-netten door betere onderlinge samenwerking. Plateau planning Inmiddels werd binnen het programma gekozen voor een ‘plateauplan’ waarbij de organisatie voorwaarts gaat in een combinatie van organische groei en projectmatige stappen. Aan het plateauplan zijn meetbare en concrete doelen en resultaten gekoppeld in een meerjarenperspectief. Op ieder plateau staan twee activiteiten centraal: (1) uitvoering van het actuele plateauplan en (2) opstellen van het volgende plateauplan. Van klant naar partner Vanaf het plateauplan 2002 gaat in de realisatie de aandacht naar kennismanagement en interactie. De rode draad wordt de ontvanger/gebruiker van de informatie en diensten. Met behulp van KM-scans werd onderzocht hoe kennismanagement als strategisch concept kon worden gefaciliteerd (onder meer met behulp van het intranet). De klantgerichte aanpak van intranet heeft zijn vruchten afgeworpen en steeds meer onderdelen willen hun intranetsite verbeteren of een bijdrage leveren aan het intranet. 3/6
  4. 4. Participatie komt centraal te staan. De speerpunten van het Webatelier zijn meer gericht op de algemene kwaliteit van activiteiten zoals het Juridisch Forum, Interactieve beleidsvorming en de Jeugdsite. De partners richten zich op activiteiten zoals E-HRM, Sharepoint Lab, website Referendumwet en andere initiatieven. Het Webatelier blijft de ontwikkelingen faciliteren. Als doorkijk naar het volgende plateau wordt ondermeer gefocused op de verbetering van de Kenniskaart en de bewustwording van de potentiële waarde van KM, waaronder een geïntegreerd portaal met toegang tot meerdere informatiestromen (agenda, email, bibliotheek, actuele informatie, digitaal archief, etcetera) op de desktop. Virtueel samenwerken Op de markt verschijnen veel specifieke toepassingen die gericht zijn op kennisdeling in organisaties onder het motto ‘Anytime, anywhere’. De potentiële voordelen zijn evident: sneller en beter kunnen beslissen, overal je informatie raadpleegbaar, een open en transparante omgeving, mogelijkheden tot kennisdeling en zelfs kennisontwikkeling, minder behoefte aan traditionele vergaderingen, verbeterde onderlinge communicatie. Kortom: betere teamresultaten en teamproductiviteit. Binnen het ministerie wordt dit een belangrijk thema. De omgeving vraagt een grotere mate van flexibiliteit om snel en adequaat in te kunnen spelen op bijvoorbeeld rampen en veiligheid. Besloten wordt tot een experiment met een aantal pilots waarbij enkele collaboration tools worden uitgeprobeerd. Informatie op maat Begin 2003 wordt duidelijk dat het aanbod van informatie op het intranet een oerwoud begint te worden. Gekozen wordt de gebruiker tegemoet te komen en via een plateauplanning ‘informatie op maat’ aan te bieden. Hierbij worden de vraagzijde (medewerker) en aanbodzijde met elkaar gematched. Enkele projecten die onder auspiciën van het Webatelier zijn gestart (trefwoordenboom) en het ontwikkelde portaal kunnen direct worden samengebundeld. In de illustratie hiernaast is zichtbaar hoe vraag- en aanbodzijde op elkaar zijn af te stemmen met behulp van ontsluitingsmethoden van informatie. Deze ontwikkeling vond plaats tijdens de realisatie van het derde programmadoel (faciliteren van kennismanagement). Binnen dit kader werden een specifiek projectvoorstel en implementatiestrategie beschreven, waarna met de uitvoering kon worden begonnen. 4/6
  5. 5. Webinnovatie team De medewerkers leunden minder op het centrale intranetteam en de activiteiten worden gaandeweg aan de lijnorganisatie overgedragen. Dit zorgde voor organisatorische verankering, maar er bleek een permanente behoefte te bestaan aan een organisatievorm waar innovatie, verbetering en technische en inhoudelijke begeleiding de speerpunten van waren. Daarom ontstond in het plateauplan 2003 meer ruimte voor een andere missie, doelstelling en strategie van het Webatelier. Bovendien werd steeds meer de nadruk gelegd op innovatieve projecten. Daarom is besloten het atelier een andere functie te geven, als Webinnovatieteam. De missie is: ‘zorgen dat op een innovatieve en samenhangende wijze de potentie en de kwaliteit van I-netten wordt ingezet om een transparant en resultaatgericht ministerie, midden in de maatschappij, gestalte te geven’. Ook hier werden ondermeer het sturingsmodel en de werkzaamheden gedefinieerd, verbinding gezocht met andere beleidsplannen en de randvoorwaarden expliciet beschreven. De innovatieve projecten werden geïnventariseerd en kregen elk een prioriteit toebedeeld. Gekeken werd tevens naar hoe de I-netten bij konden dragen aan de ondersteuning van Nederland in 2004 als voorzitter van de Europese gemeenschap. Ook bleek herontwerp van intranet noodzakelijk omdat het zelfgebouwde contentmanagement systeem na jaren tekort te schieten. Daarnaast werd gewerkt aan het ontsluiten van de Projectenbank. Ook in de daarop volgende jaren bouwt het Webinnovatieteam binnen een meerjarenperspectief (plateauplan) doelgericht aan innovatieve projecten op het gebied van Intranet en internet. Kennismanagement in de praktijk blijft een breed thema, net als strategische advisering binnen de organisatie over het inzetten van I-netten. Informatie op maat blijft een belangrijke focus, met name om de informatie op het intranet zo goed mogelijk te ontsluiten. Daarnaast zijn veel initiatieven in een volgend stadium aangekomen waarbij integratie wordt gezocht, zoals in hoeverre virtueel samenwerken ingezet kan worden bij het Europees voorzitterschap. Resultaat Het programma heeft tot doel gehad intranet organisatiebreed te introduceren en dit verder uit te bouwen. Daarbij zijn vier kerndoelen aangewezen: (1) verbeteren van de informatievoorziening, (2) verbeteren van de interne communicatie, (3) het faciliteren van kennismanagement en (4) het ondersteunen van de bedrijfsvoering en de primaire processen. Laat duizend bloemen bloeien Tijdens de ontwikkeling en groeifasen van het intranet zijn diverse pilot projecten ontstaan en aangemoedigd onder het mom ‘Laat duizend bloemen bloeien’. De regie op deze organische benadering is door Proven Partners wel eens vergeleken met de rol van de tuinman: alle initiatieven in goede banen leiden, op tijd voeden en ook snoeien wanneer dat nodig is. De tuin is aangelegd en beter nog: de kunst is overgedragen aan de 5/6
  6. 6. medewerkers van de organisatie. In wisselende samenstelling zijn respectievelijk het projectteam, een Webatelier en het Webinnovatieteam in de rol van tuinder gestapt, waarbij de aandacht steeds meer richting vernieuwing en kwaliteitsborging is verschoven. Het eindresultaat is net zoals een tuin niet eindig. Het staat en valt met onderhoud én bedachtzaam ontwerp van nieuwe samenstellingen, afgestemd op het jaargetij en de eigen voorkeuren en behoeften. Met trots kan worden teruggekeken naar een dynamisch en vruchtbaar programma! Lessons learned Noodzakelijk binnen zo’n complex en divers programma met een scala aan projecten zijn zowel een goede methodiek (PMW) en goede concepten. In dit geval zijn de Schijf van Vijf gecombineerd met het intranetgroeimodel belangrijke hulpmiddelen geweest. Eveneens is het bundelen van initiatieven in vernieuwde samenwerkingsverbanden nuttig om synergie te scheppen (Webatelier). Veel eigen initiatieven zijn nodig bij het bottom-up tot leven wekken van technologische toepassingen bij medewerkers. Van belang is wel te waken voor fragmentatie en tijdig een nieuw betekeniskader te scheppen. Breng mensen met kennis samen in overkoepelende projectverbanden. 6/6

×