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Comunicacion, eventos redes sociales_ponencia congreso paraguay

Conferencia sobre comunicación, eventos y redes sociales impartida en el XII Congreso Internacional de Protocolo de Asunción, Paraguay, el 26 de septiembre de 2011.

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Comunicación,	
  eventos	
  y	
  redes	
  sociales	
  
Cómo	
  zambullirse	
  en	
  el	
  universo	
  2.0	
  y	
  salir	
  airoso	
  del	
  intento	
  
Por	
  ALFREDO	
  RODRIGUEZ,	
  consultor	
  en	
  comunicación,	
  redes	
  sociales	
  y	
  eventos	
  
	
  
	
  
Ponencia	
  en	
  el	
  XII	
  Congreso	
  Internacional	
  de	
  Protocolo.	
  Asunción	
  (Paraguay).	
  	
  
Septiembre	
  de	
  2011.	
  
	
  
	
  
	
  
El	
  nacimiento	
  de	
  la	
  web	
  fue,	
  de	
  por	
  sí,	
  una	
  nueva	
  forma	
  de	
  comunicación.	
  La	
  aparición	
  de	
  un	
  
sistema	
  que	
  permitía	
  llevar	
  información	
  desde	
  las	
  empresas	
  o	
  instituciones	
  al	
  usuario	
  traía	
  al	
  
universo	
  de	
  los	
  ordenadores,	
  cada	
  vez	
  más	
  difundidos	
  para	
  uso	
  personal,	
  un	
  nuevo	
  medio	
  para	
  
la	
  relación	
  empresa-­‐consumidor.	
  El	
  envío	
  de	
  mensajes,	
  de	
  información	
  al	
  público	
  destinatario	
  
tenía	
  un	
  nuevo	
  medio,	
  monodireccional	
  como	
  los	
  demás,	
  pero	
  que	
  abría	
  nuevas	
  posibilidades	
  
y	
  recursos.	
  

Pocos	
   años	
   después,	
   la	
   técnica,	
   en	
   continua	
   evolución,	
   nos	
   trajo	
   una	
   nueva	
   posibilidad	
   de	
  
gestión	
   de	
   las	
   redes:	
   la	
   bidireccionalidad.	
   Fue	
   el	
   nacimiento	
   de	
   la	
   web	
   2.0	
   y,	
   como	
  
consecuencia	
  de	
  dichos	
  avances,	
  el	
  de	
  las	
  redes	
  sociales.	
  

Vivimos	
  en	
  un	
  mundo	
  que	
  está	
  en	
  continua	
  evolución,	
   de	
  permanentes	
  avances	
  de	
  la	
  ciencia	
  y	
  
la	
   técnica.	
   Ese	
   preciso	
   instante	
   en	
   que	
   dejamos	
   la	
   era	
   de	
   las	
   puntocom,	
   la	
   que	
   ahora	
   hemos	
  
dado	
  en	
  llamar	
  web	
  1.0	
  y	
  entramos	
  en	
  el	
  tiempo	
  del	
  2.0,	
  la	
  eclosión	
  lenta	
  pero	
  firme	
  de	
  esas	
  
redes	
   de	
   nuevo	
   cuño	
   trajeron	
   una	
   nueva	
   forma	
   de	
   relación,	
   de	
   comunicación	
   e,	
   incluso,	
  
avances	
   en	
   la	
   organización	
   de	
   los	
   eventos.	
   La	
   bidireccionalidad	
   a	
   la	
   que	
   antes	
   aludía	
   implicaba	
  
que	
   no	
   sólo	
   un	
   emisor	
   podía	
   ofrecer	
   información	
   a	
   un	
   receptor,	
   sino	
   que	
   el	
   receptor,	
   a	
   su	
   vez,	
  
podía	
   contestar	
   al	
   emisor,	
   intercambiando	
   así	
   los	
   papeles,	
   y	
   solicitarle	
   más	
   información	
   o,	
  
incluso,	
  rebatir	
  la	
  ofrecida	
  por	
  el	
  primero	
  o	
  formular	
  una	
  reclamación;	
  esto	
  constituía	
  un	
  salto	
  
cualitativo	
   hacia	
   el	
   futuro	
   de	
   la	
   comunicación	
   y	
   el	
   marketing,	
   y	
   también	
   empezaba	
   a	
   ser	
   un	
  
nuevo	
  modelo	
  en	
  el	
  que	
  fijarse	
  para	
  la	
  organización	
  de	
  eventos.	
  

Hoy,	
   la	
   técnica	
   ha	
   seguido	
   evolucionando	
   hasta	
   hacer	
   que	
   el	
   periodismo	
   ciudadano	
   sea	
   una	
  
realidad	
  tangible.	
  No	
  hay	
  más	
  que	
  mirar	
  a	
  las	
  redes	
  de	
  microblogging	
  para	
  darse	
  cuenta	
  de	
  ello.	
  
Cualquier	
   ciudadano	
   con	
   un	
   simple	
   teléfono	
   de	
   los	
   mal	
   llamados	
   inteligentes	
   puede	
  
                                                                                                                                                                         1	
  




convertirse	
   en	
   redactor	
   de	
   una	
   noticia	
   de	
   la	
   que	
   está	
   siendo	
   testigo	
   presencial,	
   y	
   grabar	
   un	
  
                                                                                                                                                                           Página




vídeo	
  o	
  hacer	
  una	
  foto	
  que,	
  en	
  cuestión	
  de	
  minutos,	
  dé	
  la	
  vuelta	
  al	
  mundo	
  y	
  sea	
  portada	
  de	
  los	
  

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principales	
   medios	
   de	
   comunicación	
   o	
   abra	
   las	
   noticias	
   de	
   las	
   más	
   importantes	
   cadenas	
   de	
  
televisión.	
  

El	
  universo	
  de	
  lo	
  2.0	
  

Permitidme	
  detenerme	
  por	
  unos	
  instantes	
  en	
  el	
  término	
  2.0,	
  a	
  veces	
  suprautilizado;	
  podemos	
  
asegurar	
   que,	
   como	
   muchos	
   otros,	
   es	
   un	
   producto	
   del	
   marketing	
   que	
   nació	
   en	
   relación	
   con	
  
una	
  parte	
  de	
  Internet	
  y	
  del	
  uso	
  de	
  ella,	
  llamada	
  web,	
  y	
  se	
  ha	
  ido	
  ampliando	
  poco	
  a	
  poco	
  para	
  
dar	
  una	
  idea	
  de	
  avances	
  técnicos	
  en	
  los	
  más	
  diversos	
  campos	
  de	
  la	
  actividad	
  diaria.	
  	
  

Por	
   ello,	
   hoy	
   nos	
   encontramos	
   con	
   calificativos	
   2.0	
   en	
   todos	
   los	
   órdenes	
   de	
   la	
   vida;	
   además	
   de	
  
web	
   2.0,	
   que	
   hace	
   referencia	
   al	
   uso	
   de	
   tecnología	
   multimedia	
   y	
   bidireccional,	
   y	
   lo	
   que	
   ello	
  
conlleva,	
  el	
  término	
  se	
  aplica	
  a	
  todo	
  aquello	
  que	
  queramos	
  designar	
  como	
  sustentado	
  por	
  la	
  
técnica	
  y	
  de	
  carácter	
  interrelacional:	
  comercio	
  2.0,	
  enseñanza	
  2.0,	
  guerra	
  2.0	
  o	
  gobierno	
  2.0,	
  
por	
  poner	
  algunos	
  ejemplos.	
  

Pues	
   bien,	
   si	
   de	
   una	
   nueva	
   forma	
   de	
   hacer	
   las	
   cosas	
   se	
   trata,	
   la	
   comunicación	
   y	
   los	
   eventos	
  
también	
   hace	
   tiempo	
   que	
   entraron	
   en	
   esa	
   dinámica:	
   otra	
   forma	
   comunicar	
   y,	
   por	
   tanto,	
   de	
  
recibir	
  la	
  información,	
  y	
  otra	
  forma	
  de	
  organizar,	
  ejecutar,	
  ver	
  y	
  participar	
  	
  de	
  los	
  eventos.	
  

El	
   uso	
   exagerado	
   del	
   término	
   2.0	
   no	
   lo	
   hace	
   carente	
   de	
   sentido.	
   Mientras	
   que	
   las	
   empresas	
  
puntocom	
  se	
  centraban	
  en	
  el	
  empleo	
  de	
  la	
  tecnología	
  para	
  la	
  distribución	
  de	
  contenido,	
  bien	
  
en	
  forma	
  de	
  conocimientos	
  o	
  de	
  publicidad,	
  como	
  consecuencia	
  de	
  la	
  posibilidad	
  de	
  llegar	
  a	
  un	
  
amplio	
   sector	
   de	
   los	
   diversos	
   públicos	
   objetivo,	
   el	
   concepto	
   2.0	
   se	
   adentra	
   en	
   el	
   futuro	
   de	
   una	
  
forma	
  inexorable.	
  

La	
   cuestión	
   que	
   subyace	
   es:	
   ¿cuándo	
   se	
   produjo	
   el	
   tránsito	
   entre	
   lo	
   puntocom	
   y	
   lo	
   2.0?,	
  
¿fuimos	
  conscientes	
  de	
  ello?	
  

En	
  la	
  era	
  de	
  la	
  inmediatez,	
  tal	
  vez	
  alguien	
  tenga	
  la	
  sensación	
  de	
  que	
  se	
  produjo	
  lentamente;	
  sin	
  
embargo,	
  se	
  trató	
  de	
  un	
  avance	
  a	
  pasos	
  agigantados	
  de	
  la	
  técnica	
  que	
  hizo	
  que	
  los	
  escaparates	
  
empresariales	
   e	
   incluso	
   personales	
   que	
   constituían	
   las	
   páginas	
   web	
   estáticas	
   se	
   hayan	
  
revelado,	
  de	
  forma	
  imperceptible,	
  como	
  pioneros	
  de	
  algo	
  mayor	
  y	
  con	
  más	
  posibilidades.	
  De	
  la	
  
información	
  congelada	
  en	
  un	
  marco	
  de	
  hace	
  unos	
  pocos	
  años	
  hemos	
  evolucionado	
  hasta	
  llegar	
  
a	
   la	
   actual	
   oferta	
   de	
   contenido	
   que	
   se	
   sale	
   de	
   la	
   pantalla	
   del	
   ordenador	
   para	
   llenar	
   otros	
  
espacios	
  más	
  cercanos	
  a	
  todos	
  los	
  públicos	
  como	
  las	
  televisiones	
  o	
  los	
  escaparates	
  reales	
  de	
  
las	
  tiendas;	
  el	
  paso	
  marca	
  la	
  evolución.	
  
                                                                                                                                                                      2	
  
                                                                                                                                                                        Página




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La	
  facilidad	
  que	
  en	
  la	
  actualidad	
  nos	
  da	
  la	
  web	
  para	
  el	
  acceso	
  a	
  la	
  producción	
  de	
  información	
  
ha	
  convertido	
  en	
  prehistórica	
  aquella	
  época	
  en	
  que	
  las	
  empresas	
  hacían	
  de	
  la	
  propia	
  web	
  esa	
  
mera	
  copia	
  a	
  modo	
  de	
  escaparate,	
  ya	
  mencionado,	
  de	
  sus	
  espacios	
  físicos,	
  y	
  ha	
  alumbrado	
  lo	
  
2.0	
   como	
   metáfora	
   de	
   avance,	
   de	
   producción	
   de	
   contenido	
   y,	
   lo	
   que	
   es	
   más,	
   de	
   la	
  
compartición	
  de	
  ese	
  contenido	
  con	
  los	
  demás.	
  	
  

La	
  meta	
  ya	
  no	
  es	
  tanto	
  distribuir	
  información	
  preconcebida,	
  como	
  producir	
  esa	
  información	
  y	
  
esos	
   productos	
   directamente	
   pensados	
   para	
   este	
   nuevo	
   canal	
   que	
   nos	
   acerca	
   a	
   cientos	
   de	
  
millones	
   de	
   personas	
   con	
   la	
   finalidad	
   esencial	
   de	
   producir	
   reputación	
   para	
   la	
   empresa,	
  
institución	
   o	
   persona:	
   ya	
   no	
   es	
   tanto	
   vender	
   como	
   convertirse	
   en	
   líder	
   de	
   conceptos,	
   de	
  
obtener	
  el	
  reconocimiento	
  de	
  que	
  se	
  está	
  a	
  la	
  cabeza	
  de	
  la	
  producción	
  de	
  información	
  de	
  valor	
  
para	
   el	
   usuario,	
   de	
   modo	
   que	
   se	
   contemple	
   al	
   informador	
   como	
   un	
   generador	
   plausible	
   de	
  
contenido;	
   un	
   contenido	
   que	
   a	
   su	
   vez	
   genere	
   conversaciones	
   y	
   que	
   convierta	
   a	
   consumidor	
   de	
  
la	
  información	
  en	
  amigo,	
  colaborador	
  o	
  socio	
  de	
  la	
  empresa	
  o	
  institución.	
  

En	
  relación	
  con	
  estos	
  avances,	
  podemos	
  considerar	
  que	
  la	
  web	
  2.0,	
  que	
  sirve	
  de	
  fundamento	
  a	
  
todo	
  lo	
  demás	
  ya	
  que	
  se	
  basa	
  en	
  la	
  técnica,	
  en	
  una	
  arquitectura	
  de	
  carácter	
  modular	
  y	
  en	
  el	
  
uso	
  y	
  disfrute	
  por	
  parte	
  de	
  la	
  comunidad.	
  

Por	
  un	
  lado,	
  el	
  avance	
  de	
  la	
  técnica	
  y,	
  como	
  consecuencia	
  un	
  mayor	
  ancho	
  de	
  banda,	
  permite	
  
llevar	
   la	
   información	
   en	
   tiempo	
   real	
   a	
   cualquier	
   lugar	
   del	
   mundo,	
   lo	
   que	
   nos	
   posibilita	
   tener	
  
servicios	
  a	
  través	
  de	
  Internet	
  y	
  que	
  nuestro	
  ordenador	
  sea,	
  a	
  la	
  vez,	
  cliente	
  y	
  servidor,	
  en	
  un	
  
nuevo	
  sentido	
  para	
  tales	
  conceptos	
  otrora	
  meramente	
  informáticos.	
  

El	
  carácter	
  modular	
  de	
  esta	
  red	
  es	
  otro	
  de	
  los	
  grandes	
  soportes	
  de	
  nuestros	
  eventos	
  2.0.	
  Los	
  
módulos	
  que	
  componen	
  la	
  web	
  son	
  esas	
  piezas	
  que	
  se	
  integran	
  unas	
  en	
  otras	
  para	
  ofrecernos	
  
un	
   contenido	
   rico	
   en	
   información:	
   el	
   propio	
   texto	
   y	
   los	
   documentos	
   que	
   contiene,	
   y	
   en	
  
imágenes	
   y	
   sonido:	
   la	
   profusión	
   de	
   páginas	
   dedicadas	
   a	
   la	
   difusión	
   de	
   vídeo,	
   audio	
   o	
   imágenes	
  
fijas.	
  En	
  general,	
  podemos	
  hablar	
  de	
  una	
  extraordinaria	
  combinación	
  de	
   todo	
  ello	
  mediante	
  la	
  
integración	
  perfecta	
  de	
  todos	
  estos	
  elementos	
  que	
  pueden	
  convertirse,	
  si	
  se	
  utilizan	
  bien,	
  en	
  
una	
  herramienta	
  fundamental	
  para	
  los	
  organizadores	
  de	
  eventos.	
  

Por	
   su	
   parte	
   algunos	
   analistas	
   consideran	
   que	
   la	
   tercera	
   característica	
   o	
   principio,	
   la	
  
comunidad,	
   está	
   compuesta	
   por	
   tres	
   elementos	
   esenciales:	
   una	
   es	
   la	
   puesta	
   en	
   común	
   de	
   la	
  
propiedad	
   intelectual,	
   por	
   la	
   que	
   el	
   conocimiento	
   fluye	
   casi	
   libre	
   por	
   los	
   canales	
   de	
  
                                                                                                                                                                3	
  




información;	
   otra,	
   la	
   variada	
   motivación	
   de	
   las	
   personas	
   para	
   esta	
   puesta	
   en	
   común	
   y,	
   la	
  
                                                                                                                                                                  Página




tercera,	
  la	
  confianza	
  basada	
  en	
  la	
  reputación.	
  

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Y	
  es	
  que	
  el	
  concepto,	
  o	
  más	
  bien	
  el	
  calificativo,	
  2.0	
  es	
  sinónimo	
  de	
  lo	
  que	
  empezó	
  ya	
  hace	
  unos	
  
años	
   como	
   una	
   nueva	
   forma	
   de	
   hacer	
   las	
   cosas.	
   Las	
   facilidades	
   que	
   nos	
   ofrece	
   la	
   red	
   y	
   la	
  
gratuidad	
   de	
   la	
   inmensa	
   mayor	
   parte	
   del	
   contenido	
   hacen	
   que	
   Internet	
   sea	
   una	
   poderosa	
  
herramienta	
  de	
  obtención	
  de	
  resultados	
  al	
  alcance	
  de	
  todos,	
  lo	
  que	
  a	
  su	
  vez	
  fomenta	
  el	
  uso	
  de	
  
las	
  llamadas	
  redes	
  sociales,	
  sociedades	
  virtuales	
  que	
  pretenden	
  de	
  alguna	
  manera	
  sustituir	
  a	
  la	
  
sociedad	
  física,	
  y	
  la	
  participación	
  activa	
  en	
  ellas.	
  

De	
  esa	
  forma,	
  la	
  web	
  ha	
  dejado	
  de	
  ser	
  el	
  objetivo	
  (puntocom)	
  para	
  ser	
  convertirse	
  en	
  el	
  medio	
  
de	
  alcanzar	
  el	
  fin:	
  la	
  participación	
  activa	
  bidireccional	
  (2.0).	
  

Podemos	
   asegurar	
   que	
   el	
   principal	
   avance	
   técnico	
   de	
   Internet:	
   la	
   capacidad	
   de	
   incorporar	
  
medios,	
   ha	
   significado	
   el	
   cambio	
   en	
   el	
   modo	
   de	
   ver	
   esta	
   tecnología,	
   del	
   puntocom,	
   o	
   1.0,	
   al	
  
manido	
   2.0,	
   junto	
   con	
   el	
   cambio	
   de	
   percepción	
   de	
   la	
   gente,	
   que	
   ahora	
   considera	
   que	
   lo	
   que	
   se	
  
comparte	
   no	
   se	
   pierde	
   y,	
   por	
   tanto,	
   que	
   cuantos	
   más	
   usuarios	
   compartan	
   conocimientos	
   en	
   la	
  
red,	
  más	
  posibilidades	
  de	
  servicios	
  estaremos	
  creando.	
  



Sociedad	
  2.0	
  
La	
   transformación	
   técnica	
   ha	
   provocado	
   también	
   el	
   consiguiente	
   cambio	
   en	
   la	
   sociedad,	
  
aumentando	
   el	
   poder	
   de	
   la	
   ciudadanía	
   y	
   el	
   sentido	
   de	
   pertenecer	
   a	
   ella	
   que	
   ahora	
   puede	
  
expresarse	
   de	
   una	
   forma	
   más	
   directa	
   e	
   inmediata,	
   y	
   que	
   de	
   algún	
   modo,	
   	
   a	
   través	
   de	
   las	
   redes	
  
sociales	
  o	
  de	
  sus	
  propios	
  blogs	
  ―el	
  conocido	
  como	
  «periodismo	
  ciudadano»,	
  ya	
  mencionado―,	
  
se	
  convierte	
  en	
  espectador	
  de	
  excepción	
  y	
  en	
  evaluador	
  permanente	
  de	
  toda	
  la	
  actividad.	
  

Por	
  tanto,	
  además	
  de	
  ser	
  consumidores	
  y	
  productores	
  2.0	
  de	
  la	
  información	
  2.0,	
  y	
  espectadores	
  
2.0	
   de	
   nuestros	
   eventos	
   2.0,	
   lo	
   que	
   nos	
   obliga	
   necesariamente	
   a	
   modificar	
   la	
   forma	
   de	
  
organizarlos,	
   también	
   son	
   evaluadores	
   inmediatos,	
   evaluadores	
   2.0,	
   de	
   aquello	
   que	
  
organizamos;	
   por	
   tanto,	
   es	
   esa	
   comunidad	
   que	
   hemos	
   mencionado	
   antes	
   la	
   que	
   decide	
   qué	
  
eventos	
   son	
   interesantes	
   y	
   cuáles	
   no	
   merecen	
   interés,	
   lo	
   que	
   abre	
   nuevas	
   vías	
   de	
  
reconocimiento	
   a	
   las	
   personas	
   con	
   talento,	
   iniciativa	
   e	
   interés	
   por	
   hacer	
   las	
   cosas	
   de	
   un	
   modo	
  
diferente.	
  Y	
  que	
  llegue	
  al	
  gran	
  público.	
  

Otro	
   fenómeno	
   que	
   influye	
   en	
   la	
   sociedad	
   y	
   en	
   los	
   eventos	
   es	
   el	
   uso	
   de	
   la	
   tecnología	
   móvil.	
   La	
  
evolución	
   de	
   la	
   participación	
   activa	
   de	
   los	
   ciudadanos	
   se	
   está	
   desplazando	
   claramente	
   de	
   la	
  
pantalla	
  de	
  22	
  pulgadas	
  de	
  un	
  ordenador,	
  a	
  la	
  de	
  poco	
  más	
  de	
  tres	
  o	
  	
  cuatro	
  de	
  un	
  teléfono	
  
                                                                                                                                                                             4	
  




móvil	
   inteligente	
   (smartphone	
   para	
   aquellos	
   a	
   los	
   que	
   les	
   gustan	
   las	
   palabras	
   en	
   inglés),	
   que	
  
                                                                                                                                                                               Página




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hace	
   que	
   la	
   noticia,	
   y	
   un	
   evento	
   lo	
   es,	
   sea	
   inmediata	
   en	
   tiempo	
   y	
   forma,	
   y	
   con	
   material	
  
audiovisual,	
  en	
  cualquiera	
  de	
  las	
  cada	
  día	
  más	
  numerosas	
  redes	
  sociales.	
  



La	
  implicación	
  en	
  la	
  comunicación	
  y	
  los	
  eventos	
  
Como	
   vemos,	
   la	
   implicación	
   en	
   el	
   mundo	
   de	
   la	
   comunicación,	
   el	
   protocolo	
   y	
   los	
   eventos	
   es	
  
evidente:	
  ya	
  no	
  formamos	
  parte	
  de	
  la	
  Edad	
  Contemporánea;	
  vivimos	
  en	
  una	
  Sociedad	
  que	
  se	
  
ha	
   dado	
   en	
   llamar	
   «Nuestros	
   días»,	
   por	
   lo	
   que	
   nuestra	
   implicación	
   en	
   ella	
   debe	
   seguir	
   el	
  
mismo	
  rumbo.	
  

Y	
   es	
   que	
   en	
   “nuestros	
   días”,	
   el	
   avance	
   de	
   la	
   técnica	
   está	
   convirtiendo	
   poco	
   a	
   poco	
   en	
  
prehistoria	
  todo	
  aquello	
  que	
  no	
  siga	
  el	
  mismo	
  ritmo,	
  y	
  nosotros	
  como	
  comunicadores	
  o	
  como	
  
organizadores	
   de	
   actos	
   estamos	
   de	
   lleno	
   involucrados	
   en	
   la	
   sociedad	
   que	
   demanda	
   esa	
  
evolución.	
  

Además	
   de	
   aprovechar	
   la	
   modernización	
   de	
   las	
   tecnologías	
   en	
   las	
   que	
   se	
   sustenta	
   la	
  
comunicación,	
  la	
  producción	
  de	
  los	
  actos,	
  la	
  gestión	
  de	
  la	
  organización	
  o	
  de	
  la	
  seguridad	
  con	
  
sofisticaciones	
   técnicas	
   cada	
   día	
   más	
   evidentes,	
   se	
   hace	
   necesario	
   modificar	
   algunos	
   de	
   los	
  
hábitos	
  que,	
  por	
  serlo,	
  están	
  enraizados	
  en	
  nuestro	
  modo	
  de	
  actuación	
  cotidiana.	
  

No	
  creamos	
  que	
  lo	
  2.0	
  consiste	
  en	
  utilizar	
  cortinas	
  de	
  agua,	
  o	
  una	
  grúa	
  para	
  colgar	
  una	
  mesa	
  
en	
   la	
   que	
   celebrar	
   una	
   cena,	
   o	
   pantallas	
   de	
   diodos	
   luminosos	
   para	
   mejorar	
   la	
   visión	
   del	
  
espectador;	
   eso	
   es	
   simplemente	
   la	
   modernización	
   de	
   las	
   técnicas.	
   Lo	
   verdaderamente	
  
avanzado	
   y	
   que	
   da	
   ese	
   sentido	
   innovador	
   es	
   la	
   filosofía	
   modificada	
   del	
   punto	
   de	
   vista	
   de	
  
nuestros	
  eventos,	
  dirigidos	
  no	
  ya	
  a	
  aforos	
  limitados,	
  y	
  a	
  expensas	
  de	
  su	
  publicación	
  o	
  emisión	
  
en	
   alguno	
   de	
   los	
   medios	
   de	
   comunicación	
   clásicos,	
   cuestión	
   a	
   veces	
   muy	
   difícil,	
   sino	
   que	
   su	
  
enfoque	
   debe	
   ser	
   el	
   de	
   los	
   millones	
   potenciales	
   espectadores	
   que	
   lo	
   pueden	
   ver	
   a	
   través	
   de	
   la	
  
red,	
  en	
  directo	
  o	
  transcurrido	
  el	
  tiempo;	
  completo	
  o	
  dividido	
  en	
  clips,	
  en	
  YouTube,	
  Facebook	
  o	
  
cualquier	
  blog	
  del	
  ciudadano	
  más	
  anónimo.	
  

Si	
   partimos	
   de	
   que	
   los	
   eventos	
   son	
   una	
   herramienta	
   de	
   la	
   comunicación	
   para	
   transmitir	
  
mensajes	
  de	
  una	
  empresa	
  o	
  institución,	
  o	
  de	
  un	
  particular,	
  a	
  uno	
  o	
  varios	
  públicos	
  objetivos,	
  
hoy	
   esa	
   transmisión	
   de	
   mensajes	
   ya	
   no	
   tiene	
   la	
   exclusiva	
   de	
   los	
   medios	
   «tradicionales»	
   sino	
  
que,	
   como	
   he	
   apuntado,	
   el	
   canal	
   de	
   emisión	
   se	
   ha	
   ampliado	
   de	
   tal	
   forma	
   que	
   cualquier	
  
espectador	
  in	
  situ	
  puede	
  convertirse	
  en	
  periodista	
  ciudadano	
  y	
  retransmitirlo,	
  si	
  no	
  en	
  directo	
  
                                                                                                                                                                    5	
  




o	
   completo,	
   sí	
   a	
   los	
   pocos	
   instantes	
   de	
   su	
   finalización	
   y	
   los	
   «momentos	
   foto»	
   (o	
   los	
  
                                                                                                                                                                      Página




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«momentos	
   vídeo»),	
   es	
   decir,	
   aquellas	
   secuencias	
   o	
   instantáneas	
   de	
   mayor	
   impacto…	
   o	
   más	
  
comprometedoras.	
  

Porque	
  los	
  eventos	
  del	
  pasado	
  reciente	
  tenían	
  muchas	
  barreras	
  para	
  el	
  acceso	
  a	
  la	
  información,	
  
pero	
  hoy	
  Internet	
  y	
  las	
  altas	
  velocidades	
  a	
  las	
  que	
  se	
  transmite	
  o	
  se	
  consigue	
  la	
  información	
  ha	
  
roto	
  esas	
  barreras.	
  



Las	
  redes	
  sociales,	
  ¿herramienta	
  u	
  objetivo?	
  
Una	
   buena	
   parte	
   del	
   cambio	
   en	
   la	
   forma	
   de	
   concebir,	
   preparar	
   y	
   ejecutar	
   los	
   eventos	
   la	
   tienen	
  
las	
   redes	
   sociales.	
   Las	
   mismas	
   que	
   han	
   cambiado	
   la	
   forma	
   de	
   gobernar	
   en	
   algunos	
   países,	
   o	
  
que	
   se	
   prohíben	
   en	
   otros	
   para	
   impedirlo,	
   o	
   que	
   han	
   modificado	
   la	
   forma	
   de	
   acceder	
   al	
   público	
  
de	
   la	
   mayoría	
   de	
   las	
   empresas	
   e	
   instituciones…	
   y	
   de	
   los	
   que	
   no	
   somos	
   tales.	
   Portales	
   en	
  
Internet	
  como	
  YouTube,	
  Facebook,	
  MySpace,	
  Tuenti,	
  Twitter	
  y	
  muchos	
  otros	
  similares,	
  a	
  lo	
  que	
  
se	
  añade	
  la	
  crisis	
  económica	
  y	
  a	
  un	
  cierto	
  sentido	
  ecológico,	
  hacen	
  que	
  cada	
  día	
  más	
  se	
  invite	
  a	
  
los	
   eventos	
   sin	
   usar	
   papel,	
   a	
   través	
   de	
   Internet;	
   el	
   correo	
   electrónico	
   o	
   cualquiera	
   de	
   las	
   redes	
  
sociales	
  son	
  el	
  nuevo,	
  y	
  no	
  tanto,	
  vehículo	
  de	
  comunicación	
  de	
  invitaciones,	
  de	
  confirmaciones	
  
de	
   asistencia	
   y,	
   si	
   el	
   caso	
   lo	
   requiere,	
   de	
   posterior	
   recepción	
   de	
   credenciales	
   y	
   códigos	
   de	
  
acceso	
  para	
  la	
  asistencia	
  a	
  un	
  acto,	
  tal	
  como	
  hacen	
  ahora	
  las	
  aerolíneas	
  al	
  mandar	
  las	
  tarjetas	
  
de	
  embarque	
  por	
  este	
  método.	
  

Pero	
   Internet	
   no	
   sólo	
   sirve	
   para	
   agilizar	
   el	
   proceso	
   de	
   invitaciones;	
   también,	
   como	
   he	
  
apuntado,	
  acerca	
  los	
  eventos	
  al	
  público	
  en	
  general.	
  Si	
  el	
  evento	
  merece	
  la	
  pena,	
  no	
  lo	
  dudes:	
  
llegará	
  a	
  millones	
  de	
  personas	
  a	
  través	
  de	
  las	
  vías	
  más	
  variadas.	
  	
  

Y	
   es	
   que	
   si	
   las	
   redes	
   llevan	
   el	
   apelativo	
   de	
   «sociales»,	
   ¿qué	
   son	
   los	
   eventos,	
   más	
   que	
  
encuentros	
   sociales?	
   Unas	
   y	
   otros	
   nos	
   permiten	
   el	
   intercambio	
   de	
   interacciones	
   con	
   la	
  
sociedad;	
   desde	
   las	
   redes	
   para	
   el	
   intercambio	
   de	
   ideas	
   personales,	
   sueños	
   y	
   ambiciones,	
   hasta	
  
aquellas	
   dedicadas	
   a	
   los	
   negocios,	
   sus	
   formas	
   emulan	
   a	
   los	
   actos	
   sociales,	
   a	
   los	
   eventos,	
   en	
   los	
  
que	
   cualquier	
   rincón	
   y	
   momento	
   es	
   bueno	
   para	
   saludar	
   a	
   los	
   amigos	
   o	
   para	
   intercambiar	
  
tarjetas	
   (llegará	
   el	
   momento	
   en	
   que	
   intercambiemos	
   avatares).	
   Es	
   más,	
   para	
   muchos,	
   los	
  
eventos	
   constituyen	
   el	
   momento	
   clave	
   para	
   cerrar	
   temas	
   importantes	
   que	
   se	
   han	
   planeado	
  
con	
  anterioridad	
  en	
  alguna	
  de	
  las	
  redes,	
  	
  a	
  través	
  del	
  correo	
  electrónico	
  o	
  en	
  conversaciones	
  
telemáticas	
   (los	
   chats)	
   con	
   personas	
   con	
   las	
   que	
   te	
   ha	
   unido	
   el	
   uso	
   de	
   esas	
   redes	
   y	
   que	
   te	
  
inspiran	
  confianza	
  precisamente	
  porque	
  saben	
  aprovechar	
  las	
  redes	
  sociales	
  compartiendo	
  sus	
  
                                                                                                                                                                         6	
  




temas	
  de	
  interés	
  y	
  sus	
  inquietudes.	
  
                                                                                                                                                                           Página




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Comunicacion, eventos redes sociales_ponencia congreso paraguay

  • 1.   Comunicación,  eventos  y  redes  sociales   Cómo  zambullirse  en  el  universo  2.0  y  salir  airoso  del  intento   Por  ALFREDO  RODRIGUEZ,  consultor  en  comunicación,  redes  sociales  y  eventos       Ponencia  en  el  XII  Congreso  Internacional  de  Protocolo.  Asunción  (Paraguay).     Septiembre  de  2011.         El  nacimiento  de  la  web  fue,  de  por  sí,  una  nueva  forma  de  comunicación.  La  aparición  de  un   sistema  que  permitía  llevar  información  desde  las  empresas  o  instituciones  al  usuario  traía  al   universo  de  los  ordenadores,  cada  vez  más  difundidos  para  uso  personal,  un  nuevo  medio  para   la  relación  empresa-­‐consumidor.  El  envío  de  mensajes,  de  información  al  público  destinatario   tenía  un  nuevo  medio,  monodireccional  como  los  demás,  pero  que  abría  nuevas  posibilidades   y  recursos.   Pocos   años   después,   la   técnica,   en   continua   evolución,   nos   trajo   una   nueva   posibilidad   de   gestión   de   las   redes:   la   bidireccionalidad.   Fue   el   nacimiento   de   la   web   2.0   y,   como   consecuencia  de  dichos  avances,  el  de  las  redes  sociales.   Vivimos  en  un  mundo  que  está  en  continua  evolución,   de  permanentes  avances  de  la  ciencia  y   la   técnica.   Ese   preciso   instante   en   que   dejamos   la   era   de   las   puntocom,   la   que   ahora   hemos   dado  en  llamar  web  1.0  y  entramos  en  el  tiempo  del  2.0,  la  eclosión  lenta  pero  firme  de  esas   redes   de   nuevo   cuño   trajeron   una   nueva   forma   de   relación,   de   comunicación   e,   incluso,   avances   en   la   organización   de   los   eventos.   La   bidireccionalidad   a   la   que   antes   aludía   implicaba   que   no   sólo   un   emisor   podía   ofrecer   información   a   un   receptor,   sino   que   el   receptor,   a   su   vez,   podía   contestar   al   emisor,   intercambiando   así   los   papeles,   y   solicitarle   más   información   o,   incluso,  rebatir  la  ofrecida  por  el  primero  o  formular  una  reclamación;  esto  constituía  un  salto   cualitativo   hacia   el   futuro   de   la   comunicación   y   el   marketing,   y   también   empezaba   a   ser   un   nuevo  modelo  en  el  que  fijarse  para  la  organización  de  eventos.   Hoy,   la   técnica   ha   seguido   evolucionando   hasta   hacer   que   el   periodismo   ciudadano   sea   una   realidad  tangible.  No  hay  más  que  mirar  a  las  redes  de  microblogging  para  darse  cuenta  de  ello.   Cualquier   ciudadano   con   un   simple   teléfono   de   los   mal   llamados   inteligentes   puede   1   convertirse   en   redactor   de   una   noticia   de   la   que   está   siendo   testigo   presencial,   y   grabar   un   Página vídeo  o  hacer  una  foto  que,  en  cuestión  de  minutos,  dé  la  vuelta  al  mundo  y  sea  portada  de  los   www.argConsultor.com      
  • 2.   principales   medios   de   comunicación   o   abra   las   noticias   de   las   más   importantes   cadenas   de   televisión.   El  universo  de  lo  2.0   Permitidme  detenerme  por  unos  instantes  en  el  término  2.0,  a  veces  suprautilizado;  podemos   asegurar   que,   como   muchos   otros,   es   un   producto   del   marketing   que   nació   en   relación   con   una  parte  de  Internet  y  del  uso  de  ella,  llamada  web,  y  se  ha  ido  ampliando  poco  a  poco  para   dar  una  idea  de  avances  técnicos  en  los  más  diversos  campos  de  la  actividad  diaria.     Por   ello,   hoy   nos   encontramos   con   calificativos   2.0   en   todos   los   órdenes   de   la   vida;   además   de   web   2.0,   que   hace   referencia   al   uso   de   tecnología   multimedia   y   bidireccional,   y   lo   que   ello   conlleva,  el  término  se  aplica  a  todo  aquello  que  queramos  designar  como  sustentado  por  la   técnica  y  de  carácter  interrelacional:  comercio  2.0,  enseñanza  2.0,  guerra  2.0  o  gobierno  2.0,   por  poner  algunos  ejemplos.   Pues   bien,   si   de   una   nueva   forma   de   hacer   las   cosas   se   trata,   la   comunicación   y   los   eventos   también   hace   tiempo   que   entraron   en   esa   dinámica:   otra   forma   comunicar   y,   por   tanto,   de   recibir  la  información,  y  otra  forma  de  organizar,  ejecutar,  ver  y  participar    de  los  eventos.   El   uso   exagerado   del   término   2.0   no   lo   hace   carente   de   sentido.   Mientras   que   las   empresas   puntocom  se  centraban  en  el  empleo  de  la  tecnología  para  la  distribución  de  contenido,  bien   en  forma  de  conocimientos  o  de  publicidad,  como  consecuencia  de  la  posibilidad  de  llegar  a  un   amplio   sector   de   los   diversos   públicos   objetivo,   el   concepto   2.0   se   adentra   en   el   futuro   de   una   forma  inexorable.   La   cuestión   que   subyace   es:   ¿cuándo   se   produjo   el   tránsito   entre   lo   puntocom   y   lo   2.0?,   ¿fuimos  conscientes  de  ello?   En  la  era  de  la  inmediatez,  tal  vez  alguien  tenga  la  sensación  de  que  se  produjo  lentamente;  sin   embargo,  se  trató  de  un  avance  a  pasos  agigantados  de  la  técnica  que  hizo  que  los  escaparates   empresariales   e   incluso   personales   que   constituían   las   páginas   web   estáticas   se   hayan   revelado,  de  forma  imperceptible,  como  pioneros  de  algo  mayor  y  con  más  posibilidades.  De  la   información  congelada  en  un  marco  de  hace  unos  pocos  años  hemos  evolucionado  hasta  llegar   a   la   actual   oferta   de   contenido   que   se   sale   de   la   pantalla   del   ordenador   para   llenar   otros   espacios  más  cercanos  a  todos  los  públicos  como  las  televisiones  o  los  escaparates  reales  de   las  tiendas;  el  paso  marca  la  evolución.   2   Página www.argConsultor.com      
  • 3.   La  facilidad  que  en  la  actualidad  nos  da  la  web  para  el  acceso  a  la  producción  de  información   ha  convertido  en  prehistórica  aquella  época  en  que  las  empresas  hacían  de  la  propia  web  esa   mera  copia  a  modo  de  escaparate,  ya  mencionado,  de  sus  espacios  físicos,  y  ha  alumbrado  lo   2.0   como   metáfora   de   avance,   de   producción   de   contenido   y,   lo   que   es   más,   de   la   compartición  de  ese  contenido  con  los  demás.     La  meta  ya  no  es  tanto  distribuir  información  preconcebida,  como  producir  esa  información  y   esos   productos   directamente   pensados   para   este   nuevo   canal   que   nos   acerca   a   cientos   de   millones   de   personas   con   la   finalidad   esencial   de   producir   reputación   para   la   empresa,   institución   o   persona:   ya   no   es   tanto   vender   como   convertirse   en   líder   de   conceptos,   de   obtener  el  reconocimiento  de  que  se  está  a  la  cabeza  de  la  producción  de  información  de  valor   para   el   usuario,   de   modo   que   se   contemple   al   informador   como   un   generador   plausible   de   contenido;   un   contenido   que   a   su   vez   genere   conversaciones   y   que   convierta   a   consumidor   de   la  información  en  amigo,  colaborador  o  socio  de  la  empresa  o  institución.   En  relación  con  estos  avances,  podemos  considerar  que  la  web  2.0,  que  sirve  de  fundamento  a   todo  lo  demás  ya  que  se  basa  en  la  técnica,  en  una  arquitectura  de  carácter  modular  y  en  el   uso  y  disfrute  por  parte  de  la  comunidad.   Por  un  lado,  el  avance  de  la  técnica  y,  como  consecuencia  un  mayor  ancho  de  banda,  permite   llevar   la   información   en   tiempo   real   a   cualquier   lugar   del   mundo,   lo   que   nos   posibilita   tener   servicios  a  través  de  Internet  y  que  nuestro  ordenador  sea,  a  la  vez,  cliente  y  servidor,  en  un   nuevo  sentido  para  tales  conceptos  otrora  meramente  informáticos.   El  carácter  modular  de  esta  red  es  otro  de  los  grandes  soportes  de  nuestros  eventos  2.0.  Los   módulos  que  componen  la  web  son  esas  piezas  que  se  integran  unas  en  otras  para  ofrecernos   un   contenido   rico   en   información:   el   propio   texto   y   los   documentos   que   contiene,   y   en   imágenes   y   sonido:   la   profusión   de   páginas   dedicadas   a   la   difusión   de   vídeo,   audio   o   imágenes   fijas.  En  general,  podemos  hablar  de  una  extraordinaria  combinación  de   todo  ello  mediante  la   integración  perfecta  de  todos  estos  elementos  que  pueden  convertirse,  si  se  utilizan  bien,  en   una  herramienta  fundamental  para  los  organizadores  de  eventos.   Por   su   parte   algunos   analistas   consideran   que   la   tercera   característica   o   principio,   la   comunidad,   está   compuesta   por   tres   elementos   esenciales:   una   es   la   puesta   en   común   de   la   propiedad   intelectual,   por   la   que   el   conocimiento   fluye   casi   libre   por   los   canales   de   3   información;   otra,   la   variada   motivación   de   las   personas   para   esta   puesta   en   común   y,   la   Página tercera,  la  confianza  basada  en  la  reputación.   www.argConsultor.com      
  • 4.   Y  es  que  el  concepto,  o  más  bien  el  calificativo,  2.0  es  sinónimo  de  lo  que  empezó  ya  hace  unos   años   como   una   nueva   forma   de   hacer   las   cosas.   Las   facilidades   que   nos   ofrece   la   red   y   la   gratuidad   de   la   inmensa   mayor   parte   del   contenido   hacen   que   Internet   sea   una   poderosa   herramienta  de  obtención  de  resultados  al  alcance  de  todos,  lo  que  a  su  vez  fomenta  el  uso  de   las  llamadas  redes  sociales,  sociedades  virtuales  que  pretenden  de  alguna  manera  sustituir  a  la   sociedad  física,  y  la  participación  activa  en  ellas.   De  esa  forma,  la  web  ha  dejado  de  ser  el  objetivo  (puntocom)  para  ser  convertirse  en  el  medio   de  alcanzar  el  fin:  la  participación  activa  bidireccional  (2.0).   Podemos   asegurar   que   el   principal   avance   técnico   de   Internet:   la   capacidad   de   incorporar   medios,   ha   significado   el   cambio   en   el   modo   de   ver   esta   tecnología,   del   puntocom,   o   1.0,   al   manido   2.0,   junto   con   el   cambio   de   percepción   de   la   gente,   que   ahora   considera   que   lo   que   se   comparte   no   se   pierde   y,   por   tanto,   que   cuantos   más   usuarios   compartan   conocimientos   en   la   red,  más  posibilidades  de  servicios  estaremos  creando.   Sociedad  2.0   La   transformación   técnica   ha   provocado   también   el   consiguiente   cambio   en   la   sociedad,   aumentando   el   poder   de   la   ciudadanía   y   el   sentido   de   pertenecer   a   ella   que   ahora   puede   expresarse   de   una   forma   más   directa   e   inmediata,   y   que   de   algún   modo,     a   través   de   las   redes   sociales  o  de  sus  propios  blogs  ―el  conocido  como  «periodismo  ciudadano»,  ya  mencionado―,   se  convierte  en  espectador  de  excepción  y  en  evaluador  permanente  de  toda  la  actividad.   Por  tanto,  además  de  ser  consumidores  y  productores  2.0  de  la  información  2.0,  y  espectadores   2.0   de   nuestros   eventos   2.0,   lo   que   nos   obliga   necesariamente   a   modificar   la   forma   de   organizarlos,   también   son   evaluadores   inmediatos,   evaluadores   2.0,   de   aquello   que   organizamos;   por   tanto,   es   esa   comunidad   que   hemos   mencionado   antes   la   que   decide   qué   eventos   son   interesantes   y   cuáles   no   merecen   interés,   lo   que   abre   nuevas   vías   de   reconocimiento   a   las   personas   con   talento,   iniciativa   e   interés   por   hacer   las   cosas   de   un   modo   diferente.  Y  que  llegue  al  gran  público.   Otro   fenómeno   que   influye   en   la   sociedad   y   en   los   eventos   es   el   uso   de   la   tecnología   móvil.   La   evolución   de   la   participación   activa   de   los   ciudadanos   se   está   desplazando   claramente   de   la   pantalla  de  22  pulgadas  de  un  ordenador,  a  la  de  poco  más  de  tres  o    cuatro  de  un  teléfono   4   móvil   inteligente   (smartphone   para   aquellos   a   los   que   les   gustan   las   palabras   en   inglés),   que   Página www.argConsultor.com      
  • 5.   hace   que   la   noticia,   y   un   evento   lo   es,   sea   inmediata   en   tiempo   y   forma,   y   con   material   audiovisual,  en  cualquiera  de  las  cada  día  más  numerosas  redes  sociales.   La  implicación  en  la  comunicación  y  los  eventos   Como   vemos,   la   implicación   en   el   mundo   de   la   comunicación,   el   protocolo   y   los   eventos   es   evidente:  ya  no  formamos  parte  de  la  Edad  Contemporánea;  vivimos  en  una  Sociedad  que  se   ha   dado   en   llamar   «Nuestros   días»,   por   lo   que   nuestra   implicación   en   ella   debe   seguir   el   mismo  rumbo.   Y   es   que   en   “nuestros   días”,   el   avance   de   la   técnica   está   convirtiendo   poco   a   poco   en   prehistoria  todo  aquello  que  no  siga  el  mismo  ritmo,  y  nosotros  como  comunicadores  o  como   organizadores   de   actos   estamos   de   lleno   involucrados   en   la   sociedad   que   demanda   esa   evolución.   Además   de   aprovechar   la   modernización   de   las   tecnologías   en   las   que   se   sustenta   la   comunicación,  la  producción  de  los  actos,  la  gestión  de  la  organización  o  de  la  seguridad  con   sofisticaciones   técnicas   cada   día   más   evidentes,   se   hace   necesario   modificar   algunos   de   los   hábitos  que,  por  serlo,  están  enraizados  en  nuestro  modo  de  actuación  cotidiana.   No  creamos  que  lo  2.0  consiste  en  utilizar  cortinas  de  agua,  o  una  grúa  para  colgar  una  mesa   en   la   que   celebrar   una   cena,   o   pantallas   de   diodos   luminosos   para   mejorar   la   visión   del   espectador;   eso   es   simplemente   la   modernización   de   las   técnicas.   Lo   verdaderamente   avanzado   y   que   da   ese   sentido   innovador   es   la   filosofía   modificada   del   punto   de   vista   de   nuestros  eventos,  dirigidos  no  ya  a  aforos  limitados,  y  a  expensas  de  su  publicación  o  emisión   en   alguno   de   los   medios   de   comunicación   clásicos,   cuestión   a   veces   muy   difícil,   sino   que   su   enfoque   debe   ser   el   de   los   millones   potenciales   espectadores   que   lo   pueden   ver   a   través   de   la   red,  en  directo  o  transcurrido  el  tiempo;  completo  o  dividido  en  clips,  en  YouTube,  Facebook  o   cualquier  blog  del  ciudadano  más  anónimo.   Si   partimos   de   que   los   eventos   son   una   herramienta   de   la   comunicación   para   transmitir   mensajes  de  una  empresa  o  institución,  o  de  un  particular,  a  uno  o  varios  públicos  objetivos,   hoy   esa   transmisión   de   mensajes   ya   no   tiene   la   exclusiva   de   los   medios   «tradicionales»   sino   que,   como   he   apuntado,   el   canal   de   emisión   se   ha   ampliado   de   tal   forma   que   cualquier   espectador  in  situ  puede  convertirse  en  periodista  ciudadano  y  retransmitirlo,  si  no  en  directo   5   o   completo,   sí   a   los   pocos   instantes   de   su   finalización   y   los   «momentos   foto»   (o   los   Página www.argConsultor.com      
  • 6.   «momentos   vídeo»),   es   decir,   aquellas   secuencias   o   instantáneas   de   mayor   impacto…   o   más   comprometedoras.   Porque  los  eventos  del  pasado  reciente  tenían  muchas  barreras  para  el  acceso  a  la  información,   pero  hoy  Internet  y  las  altas  velocidades  a  las  que  se  transmite  o  se  consigue  la  información  ha   roto  esas  barreras.   Las  redes  sociales,  ¿herramienta  u  objetivo?   Una   buena   parte   del   cambio   en   la   forma   de   concebir,   preparar   y   ejecutar   los   eventos   la   tienen   las   redes   sociales.   Las   mismas   que   han   cambiado   la   forma   de   gobernar   en   algunos   países,   o   que   se   prohíben   en   otros   para   impedirlo,   o   que   han   modificado   la   forma   de   acceder   al   público   de   la   mayoría   de   las   empresas   e   instituciones…   y   de   los   que   no   somos   tales.   Portales   en   Internet  como  YouTube,  Facebook,  MySpace,  Tuenti,  Twitter  y  muchos  otros  similares,  a  lo  que   se  añade  la  crisis  económica  y  a  un  cierto  sentido  ecológico,  hacen  que  cada  día  más  se  invite  a   los   eventos   sin   usar   papel,   a   través   de   Internet;   el   correo   electrónico   o   cualquiera   de   las   redes   sociales  son  el  nuevo,  y  no  tanto,  vehículo  de  comunicación  de  invitaciones,  de  confirmaciones   de   asistencia   y,   si   el   caso   lo   requiere,   de   posterior   recepción   de   credenciales   y   códigos   de   acceso  para  la  asistencia  a  un  acto,  tal  como  hacen  ahora  las  aerolíneas  al  mandar  las  tarjetas   de  embarque  por  este  método.   Pero   Internet   no   sólo   sirve   para   agilizar   el   proceso   de   invitaciones;   también,   como   he   apuntado,  acerca  los  eventos  al  público  en  general.  Si  el  evento  merece  la  pena,  no  lo  dudes:   llegará  a  millones  de  personas  a  través  de  las  vías  más  variadas.     Y   es   que   si   las   redes   llevan   el   apelativo   de   «sociales»,   ¿qué   son   los   eventos,   más   que   encuentros   sociales?   Unas   y   otros   nos   permiten   el   intercambio   de   interacciones   con   la   sociedad;   desde   las   redes   para   el   intercambio   de   ideas   personales,   sueños   y   ambiciones,   hasta   aquellas   dedicadas   a   los   negocios,   sus   formas   emulan   a   los   actos   sociales,   a   los   eventos,   en   los   que   cualquier   rincón   y   momento   es   bueno   para   saludar   a   los   amigos   o   para   intercambiar   tarjetas   (llegará   el   momento   en   que   intercambiemos   avatares).   Es   más,   para   muchos,   los   eventos   constituyen   el   momento   clave   para   cerrar   temas   importantes   que   se   han   planeado   con  anterioridad  en  alguna  de  las  redes,    a  través  del  correo  electrónico  o  en  conversaciones   telemáticas   (los   chats)   con   personas   con   las   que   te   ha   unido   el   uso   de   esas   redes   y   que   te   inspiran  confianza  precisamente  porque  saben  aprovechar  las  redes  sociales  compartiendo  sus   6   temas  de  interés  y  sus  inquietudes.   Página www.argConsultor.com      
  • 7.   Las  redes  sociales  canalizarán  nuestras  acciones  de  forma  que  podamos  preparar  los  eventos   utilizando   estas   herramientas.   Pero   si   los   hemos   organizado   según   los   cánones   actuales,   no   habremos  olvidado  bajo  ningún  concepto  establecer  un  canal  de  interacción  con  los  asistentes.   Están  de  moda  las  obras  de  teatro  en  que  el  final  depende  de  quienes  asisten  en  directo  y  de   forma  interactiva  a  la  función.  Y  cada  día  hay  más  eventos,  especialmente  los  más  avanzados,   que  aprovechan  estas  herramientas  para  que  el  asistente  esté  informado  de  lo  que  ocurre  en   todo  momento.   El   EBE10,   la   gran   cita   de   la   web   social   en   habla   hispana   celebrada   el   pasado   año   en   Sevilla,   España,   que   contó   con   más   de   2.000   visitantes   sobre   el   terreno,   y   con   más   25.000   a   través   del   canal   de   vídeo   en   directo,   no   hubiese   podido   desarrollarse   de   la   misma   forma   sin   ayuda   de   Twitter,    que  sirvió  para  canalizar  la  realimentación  de  los  asistentes  en  directo  y  virtuales,  en   lo  que  los  expertos  llaman  feedbackchannel.  Y  eso  es  sólo  un  ejemplo.   Por   otra   parte,   el   llamado   backchannel,   o   conversaciones   en   línea   durante   el   evento,   se   ha   puesto   de   moda.   No   se   trata   de   que   la   gente   hable   y   alborote.   Se   trata   de   conversaciones   a   través  de  una  de  las  redes  sociales;  es  decir,  conversaciones  silenciosas,  pero  públicas  ya  que   se  muestran  en  tiempo  real  en  una  gran  pantalla,  a  la  vista  de  todos,  incluso  de  los  oradores.   Supone   para   ellos   una   realimentación   instantánea   sobre   qué   temas   están   interesando   a   la   audiencia,   qué   les   llama   la   atención,   qué   frases   o   pensamientos   consideran   dignos   de   ser   plasmados  en  esa  red  de  entre  todo  el  discurso  o  el  evento  en  general.   Bien   usada,   esa   técnica   permite,   por   ejemplo,   a   los   asistentes   a   una   conferencia   o   presentación   aportar   información   adicional   al   asunto   que   se   está   tratando,   con   enlaces   relacionados,  con  ideas  innovadoras;  o  lanzar  preguntas  o  exponer  comentarios.   Es   decir,   los   eventos   2.0,   y   tal   vez   los   posteriores,   han   convertido   a   los   canales   de   recepción   unidireccionales  en  los  que  la  participación  del  público  es,  o  era,  meramente  pasiva,  en  canales   de  distribución  multidireccional  con  participación  activa  de  los  asistentes.   La  cuestión,  el  reto  al  que  nos  enfrentamos,  es  el  de  dar  soluciones  sensatas  a  los  inherentes   problemas   que   supone   este   tipo   de   comunicaciones   en   directo.   La   preparación   y   desarrollo   deben  cuidarse  de  forma  milimétrica  para  que,  lo  que  aparentemente  es  una  buena  idea  y  un   método   inmejorable   de   participación   ciudadana,   no   acabe   convertido   en   un   desastre.   Si   tratamos  de  organizar  un  evento  de  este  tipo,  o  bajo  esas  premisas,  y  no  sabemos  hacerlo  o   7   descuidamos   los   detalles,   el   fracaso   será   tan   público   y   notorio   como   la   red   pueda:   es   decir,   Página será  «universal».   www.argConsultor.com      
  • 8.   ¿En  qué  mundo  tecnológico  vivimos?   Si  uno  echa  un  vistazo  a  la  red  y  contempla  la  enorme  cantidad  de  recursos  disponibles  hoy  en   día   podría   llevarse   las   manos   a   la   cabeza   y   sentirse   abrumado   e   incluso   rechazar   cualquier   contacto  con  esta  nueva  “sociedad”  virtual.  ¿Qué  es  esto?  sería  el  primer  comentario  que  se   nos  vendría  a  la  cabeza.   Eso   es   sencillamente   el   universo   de   las   redes   sociales.   Pero,   de   nuevo,   que   nadie   se   asuste,   no   es   necesario   dominar,   ni   siquiera   conocer   todo   eso.   Se   trata   esencialmente   de   conocer   la   evolución  sufrida  por  nuestras  herramientas:  la  comunicación  y  los  eventos,  y  la  mejor  forma   de  emplear  las  redes  sociales  para  nuestros  fines.   Como   he   apuntado   en   varias   ocasiones,   el   mundo   de   la   comunicación   ha   cambiado   sustancialmente;   algunos   aseguran   que   vivimos   en   una   burbuja   tecnológica   como   la   que   sufrimos  con  las  puntocom  y  puede  que  lleven  razón,  pero  las  redes  han  venido  para  quedarse;   se  han  colado  de  rondonas  en  nuestros  sistemas  y  no  tienen  intención  de  desaparecer.  Sí  de   evolucionar,  pero  nunca  de  desaparecer.   Las   redes   han   sido   protagonistas   de   revueltas   como   la   conocida   como   "Primavera   de   África"   ―o   el   "Dominó   Africano",   en   palabras   de   los   analistas―   y   de   revelación   de   información,   como   la   de   Wikileaks.   Han   evolucionado   nuestra   forma   de   participar   en   la   vida,   en   la   forma   de   comprar   ―el   consumidor   actual   tiene   más   confianza   en   la   opinión   de   otros   consumidores   que   en   la   del   anunciante   de   un   producto―   y   eso   es   una   verdadera   evolución   de   nuestros   sistemas   que,  sin  duda,  afecta  a  nuestro  mundo  profesional.   Cualquier  empresa  o  institución   tiene   una   imperiosa  necesidad   de   comunicar;   de   ofrecer   sus   productos,   sus   noticias,   sus   ofertas   especiales,   su   imagen.   Para   ello,   utilizan   campañas   de   comunicación   específica,   acciones   de   mercadotecnia   e,   incluso,   eventos.   Vemos   por   tanto   cómo   los   eventos   son   una   herramienta   más   de   la   comunicación   de   las   corporaciones.   El   paradigma  de  la  comunicación  tiene,  en  el  siglo  XXI,  un  nuevo  vehículo  que  cuenta  con  unas   características  que  lo  hacen  muy  atractivo:  las  redes  sociales.   Estas  redes  sirven  a  las  instituciones  para  llevar  un  mensaje  y  su  imagen  a  cualquier  lugar  de   un   mundo   globalizado,   de   una   manera   segmentada   y   a   un   coste   infinitamente   menor   lo   que   las  convierten  en  herramientas  indispensables  de  la  comunicación  y  del  marketing.   8   Página www.argConsultor.com      
  • 9.   En  los  eventos   Por  otra  parte,  también  incorporan  un  nuevo  concepto  en  los  eventos.  Hasta  el  desarrollo  de   estas   redes,   los   actos   tenían   un   acceso   limitado   y   restringido.   A   partir   de   la   llegada   de   este   instrumento,  el  acceso  a  la  mayoría  de  ellos  puede  ser  libre  o,  al  menos,  mucho  más  fácil.   En   lo   que   respecta   a   los   aforos,   de   un   espacio   limitado   en   una   sala,   salvo   que   tuviéramos   la   suerte   de   que   nuestro   evento   lo   retransmitieran   por   la   televisión,   hemos   pasado   a   un   potencial  aforo  universal  en  el  que  el  espacio  de  nuestro  evento  puede  ser  tan  amplio  como   queramos  establecer  a  través  de  una  red…  o  de  muchas,  de  todas  las  que  sean  pertinentes.   Y   en   relación   con   la   repercusión   mediática   de   un   evento,   ha   pasado   de   ser   un   éxito   si   algún   medio  se  hacía  eco  de  él  a  tener  un  enorme  altavoz  que  es  que  ofrece  Internet.   La   cuestión,   ante   la   expansión   de   la   tecnología   2.0,   es   cómo   adaptamos   nuestra   comunicación   y  nuestros  eventos  a  esta  realidad.     Gestión  de  la  comunicación  y  del  evento   Una  nueva  forma  de  hacer  las  cosas;  esta  es  la  base  fundamental  de  lo  «2.0»,  que  hoy  parece   el  paradigma  de  lo  actual,  de  lo  que  está  de  moda  ―quién  sabe  lo  que  nos  depara  el  futuro,  el   que  empieza  mañana  mismo.   En   los   dos   últimos   años   se   ha   producido   un   crecimiento   exponencial   del   uso   de   los   distintos   medios  sociales  en  todo  el  mundo.  Redes  como  Facebook,  Google+  o  LinkedIn,  y  sistemas  de   microblog   como   Twitter,   forman   parte   de   los   medios   habituales   de   comunicación   no   sólo   de   particulares  sino  de  profesionales  y  de  empresas.  Son,  por  tanto,  parte  ya  inseparable  de  los   instrumentos   de   comunicación   personal   y   corporativa.   Si   a   eso   le   añadimos   la   aparición   de   herramientas   para   que   podamos   utilizar   en   ellas   servicios   de   mensajería,   blogs,   foros   o   plataformas  de  tipo  YouTube  o  Flickr,  el  cóctel  resultante  es  el  ideal  para  nuestros  eventos  2.0.   Sin  embargo,  debemos  reconocer  que  se  trata  de  un  cóctel  que  aún  dista  de  ser  de  dominio   público  en  eventos.  De  momento,  los  actos  con  más  actividad  de  realimentación  por  parte  de   los   usuarios   son   aquellos   dedicados   a   las   nuevas   tecnologías:   presentaciones   de   productos   tecnológicos   de   alta   gama,   reuniones   de   blogueros,   twitteros   y   demás   entusiastas   de   redes   9   sociales  y  otros  eventos  similares.     Página www.argConsultor.com      
  • 10.   Tal   vez   en   poco   tiempo   podamos   ver   cómo   cada   día   más   eventos   empresariales   o   institucionales,  como  la  boda  del  futuro  rey  de  Inglaterra,  que  fue  retransmitida  también  por   las   redes   sociales   en   las   que   la   Casa   Real   Británica   tiene   actividad   pública,   como   Facebook,   Twitter,   Flickr   y   hasta   su   propio   canal   en   YouTube,   y   desde   la   que   innumerables   personas   tuvieron   la   oportunidad   de   encontrar   la   información   que   buscaban;   o   la   Jornada   Mundial   de   la   Juventud   de   Madrid   2011,   celebrada   hace   tan   solo   unas   semanas   con   el   máximo   éxito,   que   además  de  retransmitirse  por  televisión  e  Internet,  ha  contado  con  un  llamado   Bus  2.0  repleto   de   jóvenes   voluntarios   retransmitiendo   por   las   redes   sociales   todo   lo   que   acontecía   durante   los  actos,  Y  que  ha  contado  con  su  propia  red  social,  Madrid11.   Si   los   eventos   son   una   herramienta   de   transmisión   de   mensajes,   casi   siempre   en   forma   de   imágenes,  estamos  convencidos  de  que  lo  que  se  comparte  no  se  pierde  y  además  coincidimos   en   que   lo   2.0   es   la   forma   habitual   en   la   actualidad   de   compartir   con   millones   y   millones   de   usuarios   en   la   red,   podremos   concluir   sin   temor   al   equívoco   que   lo   que   encierra   este   calificativo,  en  lo  que  respecta  a  eventos,  es  el  futuro  inmediato.   Porque   compartir   es   otro   de   los   fenómenos   del   siglo   XXI.   Ya   no   nos   conformamos   con   comunicar;   a   la   vez   que   producimos   información,   la   compartimos   en   las   redes   con   millones   de   usuarios.   Nadie   ha   escrito   un   manual   sobre   cómo   organizar   los   eventos   2.0,   pero   si   tenemos   las   ideas   claras   sobre   lo   que   representa   este   concepto   y   sabemos   cómo   organizar   un   evento,   tal   vez   tengamos  el  camino  allanado  para  dar  algunas  ideas  que  podéis  tener  en  cuenta  a  la  hora  de   poner  manos  a  la  obra.   Pensemos  en  las  necesidades  de  cualquier  acto,  pequeño  o  grande.  Para  organizarlo  debemos   saber   qué   vamos   a   hacer,   dónde,   con   qué   diseño,   cómo   va   a   ser   la   puesta   en   escena   y   a   quién   vamos  a  invitar.  La  lista  de  necesidades  podría  ser  mucho  más  compleja,  sin  duda,  pero  estos   son  los  elementos  básicos  que  nos  pueden  servir  de  guía  en  nuestro  envite.   Parece   evidente   que   el   análisis   de   estos   conceptos   debe   seguir   una   orden   lógico.   El   «qué»   nos   vendrá  dado,  como  es  lógico;  se  trata  ahora  de  pensar  si  queremos  aprovechar  el  concepto  2.0,   es  decir,  interacción,  realimentación,  espectadores  más  allá  de  los  previstos  y  por  otros  medios,   en  el  evento  que  nos  han  planteado.   10   Página www.argConsultor.com      
  • 11.   Nuestro  público  objetivo   Una   vez   que   tenemos   el   concepto   general   del   evento,   es   nuestro   trabajo   analizar   quiénes   queremos  que  acudan  a  él,  y  aquí  empieza  el  análisis  profundo  tras  el  que  debemos  decidir  si   deseamos  un  evento  cercano,  próximo  y  reducido  o  uno  más  universal,  pero  que  también  sea   cercano;  porque  la  técnica  hoy  nos  permite  tener  cerca  a  los  que  están  lejos,  tanto  como  alejar   a  aquellos  que  tenemos  más  próximos.   Así   pues,   en   la   gestión   de   nuestros   invitados   tendremos   que   decidir   no   sólo   el   listado   de   los   que  están  presentes,  sino  también  en  de  los  grupos  que,  aún  ausentes  materialmente  del  lugar   del  evento,  podrán  asistir  como  si  de  algo  muy  cercano  se  tratara  a  través  de  las  decenas  de   posibilidades  que  nos  ofrecen  los  avances  actuales  ―me  niego  a  llamar  a  todo  esto  «nuevas»   tecnologías  porque  hace  ya  muchos  años  que  dejaron  de  serlo―   para  transmitir  nuestro  acto,   tanto   en   imágenes   y   sonido,   como   en   meramente   texto   a   través   de   comentarios   en   herramientas  de  microblogging.   ¿Gestionamos  las  invitaciones  de  forma  clásica?  Si  hemos  decidido  ir  más  allá  de  lo  clásico  en   nuestro   público   objetivo,   tendremos   que   hacer   también   un   esfuerzo   suplementario   y   mantener   otros   canales   abiertos   a   la   gestión   de   invitados.   Herramientas   como   Twitter,     Facebook   o   la   de   nuevo   cuño   Google+,   entre   otras,   nos   ofrecen   algunas   posibilidades   no   exentas  de  riesgos,  que  explico.  Una  invitación  clásica,  recibida  por  un  medio  clásico,  da  idea   de  un  evento  cerrado  del  que  hemos  recibido  una  comunicación,  personalizada  o  no  pero  de   alguna  forma  individualizada,  para  asistir  a  un  hecho  concreto  que,  muy  probablemente,  esté   restringido  a  los  receptores  de  la  noticia.   Invitar  a  través  de  las  redes  sociales,  empero,  da  una  sensación  diferente:  un  acto  de  acceso   libre,   abierto   a   la   comunidad   internauta,   a   la   sociedad   que   acoge   a   esas   redes   que   hoy   denominamos  «sociales»,  aunque  a  veces  tengan  poco  de  tales.  Por  tanto,  lanzar  al  universo   una   invitación   presencial   a   un   acto   supone   asumir   el   descontrol   y   la   posibilidad   de   sufrir   un   colapso.   Así,   es   aconsejable   que   este   tipo   de   invitaciones   lo   sean   a   un   colectivo   muy   determinado   de   personas   conocidas   y   cuya   respuesta   no   vaya   a   ser   desmesurada   en   ningún   caso.  Otra  cosa  es  emplear  las  redes  sociales  para  invitar  a  presenciar  un  evento  a  través  de   medios  no  presenciales.  Y  es  en  este  caso  en  donde  la  red  tiene  su  verdadero  valor,  y  utilizar   los  canales  adecuados  para  hacerlo  llegar  a  nuestros  públicos  objetivo  requiere  un  análisis  muy   11   cuidado.   Página www.argConsultor.com      
  • 12.   Las   hay   que   permiten   enviar   invitaciones   a   determinadas   personas   concretas   y   establecen   el   sistema  de  confirmación  en  el  propio  sistema.  En  caso  de  utilizar  esta  técnica  para  la  gestión   de  invitaciones,  estas  son  las  más  recomendables  y,  de  entre  ellas,  Facebook  la  más  conocida.   Utilizar   herramientas   de   microblogging,   o   sistemas   de   mensajes   breves,   para   este   menester   es   poco  aconsejable  ya  que  se  pueden  reenviar  y  el  evento,  si  requiere  la  presencia  en  un  espacio   físico,  puede  írsenos  de  las  manos.   Lugar,  diseño  y  producción  ¿enfocados  al  2.0?   Apuntaba   más   arriba   que   utilizar   los   avances   de   la   técnica   para   nuestros   eventos   no   es   convertirlo  en  2.0.  Pero  no  podremos  hacer  que  nuestro  acto  tenga  ese  calificativo  si  no  hemos   elegido  el  lugar,  el  diseño  y  los  elementos  de  producción  necesarios  para  tal  fin.   Puesto  que  hemos  decidido  estar  a  la  altura  del  mundo  que  nos  rodea,  y  por  tanto  que  nuestro   evento  no  sólo  se  retransmita  a  personas  en  cualquier  lugar  del  mundo  sino  que  además  tenga   interactividad   y,   en   consecuencia,   que   los   asistentes   puedan   realimentarlo   con   sus   comentarios,   no   podemos   fracasar   en   el   intento.   El   secreto   del   éxito   será   un   cuidadoso   y   detenido   análisis   de   las   necesidades   y   de   las   implicaciones   de   ese   pomposo   calificativo   de   «2.0».  Es  el  precio  de  la  evolución.  Si  a  ello  añadimos  la  imaginación  y  un  conocimiento  pleno   de   lo   que   queremos,   estaremos   muy   cerca   de   conseguir   que   nuestros   invitados   se   queden   con   ganas  de  más  cuando  se  baje  el  telón  de  la  representación.   Por   tanto,   la   elección   del   lugar,   en   menor   medida,   y   de   los   elementos   de   producción   que   faciliten  la  interactuación,  además  de  los  momentos  en  que  dicho  intercambio  se  permita  y  los   modos  de  hacerlo  patente  al  público,  serán  factores  definitivos  entre  el  2.0  y  el  regreso  con  las   orejas  gachas  al  inservible  puntocom  venido  a  menos.   El  backchannel   Permitidme   el   anglicismo;   es   un   giño   a   los   tecnócratas.   Qué   sería   de   un   comentario   sobre   tecnología   que   no   contuviera   palabras   en   el   idioma   del   que   todos,   lo   conozcamos   o   lo   destrocemos,   tomamos   prestados   algunos   vocablos;   quizá   demasiados.   Pero   ¿qué   significa   este   concepto   en   nuestros   eventos   2.0?   Se   trata   del   canal   por   el   cual   se   establece   la   comunicación  con  los  asistentes,  bien  presentes  en  nuestro  espacio  o  a  través  de  los  canales   12   exteriores  preestablecidos.   Página www.argConsultor.com      
  • 13.   La  cuestión  que  se  nos  plantea  es  cómo  hacer  públicas  estas  comunicaciones.  Las  herramientas   informáticas  para  ello  son  muy  diversas;  desde  las  que  ofrecen  una  gran  variedad  de  efectos   visuales  muy  vistosos  a  las  que  muestran  un  simple  y  sencillo  chat  sin  elementos  adicionales.   Para   ello,   algunos   eventos,   la   mayoría,   como   apuntábamos   al   principio   de   este   artículo,   muy   relacionados   con   la   propia   tecnología   que   utilizan   para   dar   este   salto   a   los   nuevos   tiempos,   emplean  una  gran  pantalla  a  la  vista  de  toda  la  audiencia  que  sirve  para  mostrar  la  actividad  de   ese   canal   de   comunicaciones   abierto   a   los   asistentes.   La   fórmula   tiene   la   ventaja   de   hacer   patente  esta  actividad;  sin  embargo,  una  gran  pantalla  en  continuo  movimiento  sirve  también   de   distracción   hacia   otro   lugar   diferente   del   propio   evento   en   sí   y   es,   por   tanto,   contraproducente,   excepto   cuando   esa   pantalla   es   el   propio   evento   en   determinados   momentos;  tal  sería  en  caso   Es  precisamente  este  canal  de  comunicación  en  directo  con  los  asistentes  el  que  falta  a  la  gran   boda  real   Algunos  consejos  para  realizar  eventos  2.0   ¿Alguno   de   vosotros   ha   decidido   lanzarse   a   la   arena   de   lo   «2.0»   y   quiere   empezar   en   el   próximo   evento,   pero   no   está   seguro   de   cuáles   son   los   primeros   pasos?   No   tiene   más   que   seguir  leyendo.  Trataré  de  dar  unas  líneas  generales.   Todo   proceso   tiene,   simplificándolo   mucho,   un   “antes”,   un   “durante”   y   un   “después”.   Pues   bien,   en   esos   tres   apartados   dividiré   la   preparación   y   ejecución   de   un   evento   ayudado   por   tecnología  2.0.   Antes   La   primera   acción   es   pensar   antes   de   actuar.   Pensar   en   cómo   y   decidir   las   herramientas   2.0   que  vamos  a  emplear  para  nuestros  fines.  Se  trata  de:   -­‐ Trabajar  con  el  equipo.   -­‐ Dar  a  conocer  el  evento.   -­‐ Venderlo.   -­‐ Captar  público.   Para  ello,  ¿qué  hay  en  “la  nube”  que  nos  pueda  ayudar?     13   Comencemos   por   el   trabajo   colaborativo.   Para   este   cometido   tenemos   una   gran   cantidad   de   Página herramientas.   Desde   el   llamado   cloud   computing   hasta   gestores   de   tareas,   hay   un   universo   de   www.argConsultor.com      
  • 14.   entre   lo   que   lo   más   sencillo   serían   los   universalmente   conocidos   Google   Docs   y   Google   Calendar.  Apple  lanzará  este  mes  de  octubre  su  propia  nube  que  promete  ser  una  herramienta   digna  de  analizar.   Puedes   facilitar   el   trabajo   de   todo   el   equipo   implicado   poniendo   en   común   listas   de   tareas,   trabajos  pendientes,  calendarios,  agendas  y  todo  tipo  de  documentos.   Para  dar  a  conocer  el  evento  también  disponemos  de  instrumentos  en  la  web:   -­‐ Los  blogs,  que  además  de  servir  para  publicitar,  son  idóneos  para  generar  reputación  y   publicitar.   -­‐ Facebook  y  Google+,  que  nos  ayudan  a  dar  publicidad,  generar  expectación,  marketing   viral  e,  incluso,  para  invitar  de  forma  personalizada  o  en  grandes  cantidades.   -­‐ LinkedIn,  que  sirve  para  dar  a  conocer  el  evento  en  grupos  específicos,  generar  debate   y,  por  tanto,  crear  reputación  de  marca.   -­‐ Y   el   sempiterno   Twitter,   que   nos   ayuda   en   la   publicidad   de   nuestro   evento   y   en   la   generación  de  expectación.  Para  invitar…  es  desaconsejable.   -­‐ No   olvides   YouTube,   que   sirve   para   realizar   campañas   de   marketing   viral,   generar   expectación  y  enviar  mensajes  publicitarios.   Algunas  sugerencias:  puedes  crear  una  página  específica  en  Facebook,  una  cuenta  en  Twitter   para  el  evento  con  un  hashtag  concreto  y  abrir  una  página  especial  en  el  blog.  Con  todas  estas   herramientas,  puedes  incentivar  la  participación,  sólo  tienes  que  echar  a  volar  la  imaginación.   De  momento,  las  dos  más  usadas  en  estos  casos  son  Facebook  para  dar  a  conocer  el  evento  y   Twitter   para   servir   de   backchannel,   así   que   aprovechemos   ambas.   Tampoco   olvidemos   las   muchas   posibilidades   de   Google+,   si   termina   el   despegue   que   inició   hace   unos   meses   y   no   resulta  una  red  fallida  más  de  las  que  ha  ensayado  su  empresa  matriz  en  los  últimos  tiempos.   ¿Cuál  sería  el  proceso  con  las  redes  sociales,  más  allá  de  “la  nube”?  Lo  primero  que  tenemos   que  hacer  es  crear  una  cuenta  en  Twitter  específica  para  el  evento  y  empezar  a  hablar  de  él  en   Facebook,  Google+  y,  si  merece  la  pena,  en  LinkedIn.  Es  necesario  despertar  inquietudes  sobre   lo   que   va   a   suceder;   pero   no   es   preciso   hablar   exclusivamente   del   evento,   basta   empezar   a   hablar  de  cosas  relacionadas  con  él.   Además,  unos  buenos  audiovisuales  ayudarán  en  YouTube.  No  lo  desaproveches.   14   Página www.argConsultor.com      
  • 15.   Twitter,  la  cuenta  que  hemos  abierto,  debe  ser  el  origen  de  toda  la  información  que  se  lance.   Podemos,   en   su   momento,   usar   Facebook   y   su   herramienta   específica   para   crear   un   evento   para  lanzar  las  invitaciones.  Dependerá  del  acto  y  de  las  expectativas.   En  segundo  lugar,  hay  que  dar  a  conocer  esa  cuenta  de  Twitter;  para  ello,  se  puede  utilizar  la   propia  cuenta,  una  página  web,  un  blog,  Facebook,  Google+  y  cuantas  redes  estimemos  que  ve   nuestro  público  objetivo.  Twitter  es  un  gran  escaparate  para  promocionar  el  evento;  además,   permite   informar   de   novedades,   publicar   noticias   durante   el   evento   y   anunciar   recursos   y   materiales   cuando   acaba.   Facebook   también   lo   es;   no   lo   dejes   de   lado.   De   Google+   aún   no   puedo  dar  una  opinión:  está  aún  tomando  biberón.   ¿No   sabes   lo   que   es   un   hashtag?   No   importa,   hay   que   crear   uno   en   todo   caso.   Pero   antes,   detengámonos   unos   minutos   para   saber   qué   significa   ese   palabro.   Se   trata   de   una   etiqueta   que   permite   identificar   un   backchannel   –de   esto   ya   hemos   hablado-­‐;   es   imprescindible   para   que   se   pueda   crear   dicho   canal   de   comunicación.   Consiste   en   el   carácter   «#»   seguido   por   el   identificador   que   identifique,   en   este   caso,   tu   evento,   como   #MiEvento.   Utiliza   una   combinación  de  letras  lo  más  corta  posible  ya  que  debe  incluirse  en  cada  tweet  y  hay  que  dejar   espacio  para  el  contenido.     Tenemos   que   conseguir,   por   otra   parte,   que   nuestro   público   se   motive   para   que   nos   siga   y   reenvíe  (retuitee,  si  utilizamos  el  vocablo  al  uso)  los  tweets;  cuantos  más  los  reenvíen,  mayor   visibilidad  tendrá  nuestro  evento.   Ya  hemos  creado  el  hashtag  oficial;  ahora  hay  que  darlo  a  conocer  a  través  de  los  canales  de   comunicación   que   tengamos;   para   ello,   de   nuevo   la   página   web,   el   blog,   los   boletines   electrónicos,  la  publicidad  vía  web  o  en  papel,  los  materiales  de  marketing  y  las  comunidades   en  línea  son  una  herramienta  muy  valiosa.     Además,  y  con  el  fin  de  que  los  asistentes  a  nuestro  evento  lo  conozcan,  debemos  incluirlo  en   el  material  de  mercadotecnia  y  la  documentación  que  les  entreguemos:  programa,  carpeta  de   bienvenida,  cartelería,  señalética,  acreditaciones  de  acceso  y  cualquier  otro  soporte  que  se  nos   ocurra;   y   debemos   alentar   el   uso   para,   después,   recuperar   la   información   sobre   el   evento   desde  todo  tipo  de  fuentes.   Si   después   de   todo   el   trabajo   se   nos   ha   olvidado   preparar   el   espacio   para   ese   fin,   habremos   15   fracasado.  La  sala  de  nuestro  evento  y  los  lugares  adyacentes  desde  donde  se  pueda  ver  deben   estar  preparados.  Los  asistentes  que  dispongan  de  los  medios  necesarios,  desde  ordenadores   Página www.argConsultor.com      
  • 16.   portátiles  a  iPod,  pasando  por  la  seguridad  de  que  tienen  teléfonos  móviles  que,  en  la  mayor   parte  de  los  casos,  permitirán  la  interacción.     Sin   embargo,   no   debemos   asumir   que   todos   dispondrán   de   conexión   3G   o   que   la   cobertura   de   esa   tecnología   lo   permitirá.   Debemos   asegurarnos   ofreciendo   un   acceso   inalámbrico   de   alta   calidad  y,  no  está  de  más,  acceso  a  la  posibilidad  de  recargar  los  dispositivos,  en  caso  de  que  el   evento  se  prolongue.     Durante   Llega  el  día.  Las  acciones  2.0  en  un  evento  deben  estar  bien  medidas  y  preparadas.  Vídeo  en   directo,   dinamización.   Generación   de   contactos   y   generación   de   debate   son   las   principales   características  en  las  que  la  red  es  óptima.   No  está  de  más  que  dediquemos  a  un  experto  en  comunicación  ya  que  aunque  los  asistentes   envíen  mensajes  continuos  sobre  el  evento,  y  ofrezcan  una  secuencia  directa  de  información,   puede   que   la   descoordinación   o   el   caos   desmerezcan   el   evento   y   lo   conviertan   en   algo   personal.   Nosotros   queremos   lanzar   nuestros   propios   mensajes,   y   si   no   queremos   que   nada   que   consideremos   importante   quede   fuera   del   backchannel,   será   necesario   contar   con   un   experto,   alguien   con   juicio   crítico   sobre   el   tema   y   rapidez   de   reflejos,   para   emitir   la   información  más  relevante  y  las  noticias  más  destacadas  del  evento.  Además,  anúncialo  para   general  conocimiento  de  los  asistentes.   Si  de  lo  que  se  trata  es  de  una  presentación  o  de  una  mesa  redonda  o  una  ponencia,  alguien  de   la   presidencia,   que   debe   ser   el   moderador   si   lo   hay,   tiene   que   seguir   los   comentarios   para   estar  al  corriente  del  hilo  conversación  que  se  está  produciendo  durante  el  evento.  Conocer  de   antemano   lo   que   está   pasando   entre   la   audiencia   le   permitirá   tener   capacidad   de   reacción   ante  imprevistos.   Pero   yendo   al   grano,   ¿queremos   transmitir   el   evento   en   directo   por   la   web?   Hay   varias   herramientas  que  lo  permiten,  y  cada  día  sale  una  nueva  al  mercado.  Facebook,  en  concreto,   tiene   una   herramienta   de   streaming   llamada   Ustream.   YouTube   ha   lanzado   también   recientemente   la   posibilidad   de   lanzar   vídeos   en   vivo.   Aprovecha   todas.   Son   gratis.   Otras   posibilidades   son   Messenger,   gratuita   con   limitaciones,   Skype   y   WebEx,   de   pago   ambas   para   estos  menesteres.   16   Piensa  por  otra  parte  que  vas  a  tratar  de  favorecer  el  llamado  networking,  para  lo  que  tienes   que   pensar   si   tu   evento   se   presta   a   ello   y   generar   el   ambiente   y   los   espacios   físicos   y   Página temporales  adecuados.   www.argConsultor.com      
  • 17.   Y   ha   llegado   la   hora   de   pensar   en   la   dinamización;   ahora   toca   decidir   si   mostramos   el   contenido   del   canal   de   comentarios   a   todo   el   público,   y   sobre   todo   dónde   situamos   las   pantallas   de   modo   que   se   puedan   ver   pero   que   no   constituyan   un   elemento   de   distracción   permanente.   La   zona   de   la   presidencia   no,   desde   luego.   No   hay   reglas   óptimas;   dependerá   del   diseño  de  la  sala.  La  posibilidad  de  que  cada  uno  lo  siga  desde  su  propio  dispositivo  no  debe   desdeñarse.     Tal  vez  tengamos  que  optar  por  una  solución  mixta  que,  en  función  del  evento  y  el  momento,   se   haga   visible   en   situaciones   específicas   y   se   desconecte   en   otros   momentos   concretos.   Sin   embargo,   sí   que   es   aconsejable   que   esté   visible   entre   sesiones   de   un   mismo   acto,   ya   que   contribuyen   a   mantener   el   hilo   conductor,   y   en   monitores   en   el   exterior   de   la   sala,   por   el   mismo  motivo.     Twitter   no   es   la   única   herramienta.   Es   la   más   conveniente   para   un   evento   público.   Pero   también   se   pueden   utilizar   otras   aplicaciones   Web   para   eventos   más   privados   o   de   información   más   confidencial.   Para   ello   están   las   salas   de   chat   privadas.   Hay   muchas   herramientas  que  nos  permiten  establecer  conversaciones  multilaterales  privadas  o  públicas.   Internet  es  un  pozo  sin  fondo  en  este  tipo  de  utilidades,  y  en  otros.   Después   Nuestro   evento   ha   acabado   pero,   ¿hemos   terminado   nuestro   «2.0»?   Si   así   fuera,   estaríamos   desperdiciando   una   gran   oportunidad.   Ahora   queda   una   labor   quizá   más   meticulosa   y   que   nos   reportará   grandes   beneficios.   En   Twitter   ―o   en   el   chat   si   lo   hemos   preferido   así―   han   quedado  plasmados  todos  los  comentarios;  no  podemos  desperdiciarlos  ya  que  es  una  buena   realimentación   que   nos   dará   una   gran   cantidad   de   información   sobre   nuestro   evento.   Es   el   momento  de  revisarlos  todos,  los  publicados  antes,  durante  y  después  del  evento.  Contienen   la   opinión   de   la   audiencia   sobre   la   organización,   sobre   la   calidad   del   evento   que   hemos   organizado   y   el   interés   suscitado,   sobre   la   conveniencia   del   lugar   elegido,   la   producción   realizada   y   las   instalaciones.   Si   eres   una   agencia,   o   si   quieres   guardar   un   expediente   completo,   puedes   incluir   una   selección   de   los   mejores   comentarios   en   el   material   que   entregarás   o   archivarás  tras  el  evento.     Los   vídeos,   presentaciones   y   demás   material   generado   pueden   ponerse   a   disposición   de   los   asistentes,  o  del  público  en  general,  y  serán  muy  valiosos  a  la  hora  de  fomentar  la  imagen  de   17   marca  de  tu  empresa  o  institución.   Página www.argConsultor.com      
  • 18.   Y  puestos  a  dar  consejos,  no  quisiera  dejarme  el  último:  si  no  estás  seguro,  no  lo  hagas.  Para   que  el  2.0  funciones  debe  tener  calidad;  si  no,  será  la  tumba  del  organizador.  Una  mala  calidad   de   la   conexión   a   Internet,   una   herramienta   de   presentación   del   canal   de   comunicación   ―backchannel―,  o  incluso  un  programa  demasiado  ambicioso,  puede  todo  ello  ser  el  fracaso   de  un  acto  en  el  que  hemos  puesto  alma,  corazón  y  vida.   Y   recuerda:   no   olvides   preparar   el   espacio   del   evento.   Wi-­‐Fi,   videocasting,   credenciales   2.0,   conexiones  a  la  red  eléctrica,  el   backchannel  o  la  zona  social  son  elementos  imprescindibles.  Si   faltan,  alguien  los  echará  de  menos...  y  se  lo  hará  saber  al  mundo.         ©Alfredo  Rodriguez   @protocolodigit  –  www.argConsultor.com       Nota:  Se  autoriza  la  reproducción  de  este  documento  con  sólo  citar  la  fuente.   18   Página www.argConsultor.com