Comunicacion, eventos redes sociales_ponencia congreso paraguay

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Conferencia sobre comunicación, eventos y redes sociales impartida en el XII Congreso Internacional de Protocolo de Asunción, Paraguay, el 26 de septiembre de 2011.

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Comunicacion, eventos redes sociales_ponencia congreso paraguay

  1. 1.  Comunicación,  eventos  y  redes  sociales  Cómo  zambullirse  en  el  universo  2.0  y  salir  airoso  del  intento  Por  ALFREDO  RODRIGUEZ,  consultor  en  comunicación,  redes  sociales  y  eventos      Ponencia  en  el  XII  Congreso  Internacional  de  Protocolo.  Asunción  (Paraguay).    Septiembre  de  2011.        El  nacimiento  de  la  web  fue,  de  por  sí,  una  nueva  forma  de  comunicación.  La  aparición  de  un  sistema  que  permitía  llevar  información  desde  las  empresas  o  instituciones  al  usuario  traía  al  universo  de  los  ordenadores,  cada  vez  más  difundidos  para  uso  personal,  un  nuevo  medio  para  la  relación  empresa-­‐consumidor.  El  envío  de  mensajes,  de  información  al  público  destinatario  tenía  un  nuevo  medio,  monodireccional  como  los  demás,  pero  que  abría  nuevas  posibilidades  y  recursos.  Pocos   años   después,   la   técnica,   en   continua   evolución,   nos   trajo   una   nueva   posibilidad   de  gestión   de   las   redes:   la   bidireccionalidad.   Fue   el   nacimiento   de   la   web   2.0   y,   como  consecuencia  de  dichos  avances,  el  de  las  redes  sociales.  Vivimos  en  un  mundo  que  está  en  continua  evolución,   de  permanentes  avances  de  la  ciencia  y  la   técnica.   Ese   preciso   instante   en   que   dejamos   la   era   de   las   puntocom,   la   que   ahora   hemos  dado  en  llamar  web  1.0  y  entramos  en  el  tiempo  del  2.0,  la  eclosión  lenta  pero  firme  de  esas  redes   de   nuevo   cuño   trajeron   una   nueva   forma   de   relación,   de   comunicación   e,   incluso,  avances   en   la   organización   de   los   eventos.   La   bidireccionalidad   a   la   que   antes   aludía   implicaba  que   no   sólo   un   emisor   podía   ofrecer   información   a   un   receptor,   sino   que   el   receptor,   a   su   vez,  podía   contestar   al   emisor,   intercambiando   así   los   papeles,   y   solicitarle   más   información   o,  incluso,  rebatir  la  ofrecida  por  el  primero  o  formular  una  reclamación;  esto  constituía  un  salto  cualitativo   hacia   el   futuro   de   la   comunicación   y   el   marketing,   y   también   empezaba   a   ser   un  nuevo  modelo  en  el  que  fijarse  para  la  organización  de  eventos.  Hoy,   la   técnica   ha   seguido   evolucionando   hasta   hacer   que   el   periodismo   ciudadano   sea   una  realidad  tangible.  No  hay  más  que  mirar  a  las  redes  de  microblogging  para  darse  cuenta  de  ello.  Cualquier   ciudadano   con   un   simple   teléfono   de   los   mal   llamados   inteligentes   puede   1  convertirse   en   redactor   de   una   noticia   de   la   que   está   siendo   testigo   presencial,   y   grabar   un   Páginavídeo  o  hacer  una  foto  que,  en  cuestión  de  minutos,  dé  la  vuelta  al  mundo  y  sea  portada  de  los   www.argConsultor.com      
  2. 2.  principales   medios   de   comunicación   o   abra   las   noticias   de   las   más   importantes   cadenas   de  televisión.  El  universo  de  lo  2.0  Permitidme  detenerme  por  unos  instantes  en  el  término  2.0,  a  veces  suprautilizado;  podemos  asegurar   que,   como   muchos   otros,   es   un   producto   del   marketing   que   nació   en   relación   con  una  parte  de  Internet  y  del  uso  de  ella,  llamada  web,  y  se  ha  ido  ampliando  poco  a  poco  para  dar  una  idea  de  avances  técnicos  en  los  más  diversos  campos  de  la  actividad  diaria.    Por   ello,   hoy   nos   encontramos   con   calificativos   2.0   en   todos   los   órdenes   de   la   vida;   además   de  web   2.0,   que   hace   referencia   al   uso   de   tecnología   multimedia   y   bidireccional,   y   lo   que   ello  conlleva,  el  término  se  aplica  a  todo  aquello  que  queramos  designar  como  sustentado  por  la  técnica  y  de  carácter  interrelacional:  comercio  2.0,  enseñanza  2.0,  guerra  2.0  o  gobierno  2.0,  por  poner  algunos  ejemplos.  Pues   bien,   si   de   una   nueva   forma   de   hacer   las   cosas   se   trata,   la   comunicación   y   los   eventos  también   hace   tiempo   que   entraron   en   esa   dinámica:   otra   forma   comunicar   y,   por   tanto,   de  recibir  la  información,  y  otra  forma  de  organizar,  ejecutar,  ver  y  participar    de  los  eventos.  El   uso   exagerado   del   término   2.0   no   lo   hace   carente   de   sentido.   Mientras   que   las   empresas  puntocom  se  centraban  en  el  empleo  de  la  tecnología  para  la  distribución  de  contenido,  bien  en  forma  de  conocimientos  o  de  publicidad,  como  consecuencia  de  la  posibilidad  de  llegar  a  un  amplio   sector   de   los   diversos   públicos   objetivo,   el   concepto   2.0   se   adentra   en   el   futuro   de   una  forma  inexorable.  La   cuestión   que   subyace   es:   ¿cuándo   se   produjo   el   tránsito   entre   lo   puntocom   y   lo   2.0?,  ¿fuimos  conscientes  de  ello?  En  la  era  de  la  inmediatez,  tal  vez  alguien  tenga  la  sensación  de  que  se  produjo  lentamente;  sin  embargo,  se  trató  de  un  avance  a  pasos  agigantados  de  la  técnica  que  hizo  que  los  escaparates  empresariales   e   incluso   personales   que   constituían   las   páginas   web   estáticas   se   hayan  revelado,  de  forma  imperceptible,  como  pioneros  de  algo  mayor  y  con  más  posibilidades.  De  la  información  congelada  en  un  marco  de  hace  unos  pocos  años  hemos  evolucionado  hasta  llegar  a   la   actual   oferta   de   contenido   que   se   sale   de   la   pantalla   del   ordenador   para   llenar   otros  espacios  más  cercanos  a  todos  los  públicos  como  las  televisiones  o  los  escaparates  reales  de  las  tiendas;  el  paso  marca  la  evolución.   2   Página www.argConsultor.com      
  3. 3.  La  facilidad  que  en  la  actualidad  nos  da  la  web  para  el  acceso  a  la  producción  de  información  ha  convertido  en  prehistórica  aquella  época  en  que  las  empresas  hacían  de  la  propia  web  esa  mera  copia  a  modo  de  escaparate,  ya  mencionado,  de  sus  espacios  físicos,  y  ha  alumbrado  lo  2.0   como   metáfora   de   avance,   de   producción   de   contenido   y,   lo   que   es   más,   de   la  compartición  de  ese  contenido  con  los  demás.    La  meta  ya  no  es  tanto  distribuir  información  preconcebida,  como  producir  esa  información  y  esos   productos   directamente   pensados   para   este   nuevo   canal   que   nos   acerca   a   cientos   de  millones   de   personas   con   la   finalidad   esencial   de   producir   reputación   para   la   empresa,  institución   o   persona:   ya   no   es   tanto   vender   como   convertirse   en   líder   de   conceptos,   de  obtener  el  reconocimiento  de  que  se  está  a  la  cabeza  de  la  producción  de  información  de  valor  para   el   usuario,   de   modo   que   se   contemple   al   informador   como   un   generador   plausible   de  contenido;   un   contenido   que   a   su   vez   genere   conversaciones   y   que   convierta   a   consumidor   de  la  información  en  amigo,  colaborador  o  socio  de  la  empresa  o  institución.  En  relación  con  estos  avances,  podemos  considerar  que  la  web  2.0,  que  sirve  de  fundamento  a  todo  lo  demás  ya  que  se  basa  en  la  técnica,  en  una  arquitectura  de  carácter  modular  y  en  el  uso  y  disfrute  por  parte  de  la  comunidad.  Por  un  lado,  el  avance  de  la  técnica  y,  como  consecuencia  un  mayor  ancho  de  banda,  permite  llevar   la   información   en   tiempo   real   a   cualquier   lugar   del   mundo,   lo   que   nos   posibilita   tener  servicios  a  través  de  Internet  y  que  nuestro  ordenador  sea,  a  la  vez,  cliente  y  servidor,  en  un  nuevo  sentido  para  tales  conceptos  otrora  meramente  informáticos.  El  carácter  modular  de  esta  red  es  otro  de  los  grandes  soportes  de  nuestros  eventos  2.0.  Los  módulos  que  componen  la  web  son  esas  piezas  que  se  integran  unas  en  otras  para  ofrecernos  un   contenido   rico   en   información:   el   propio   texto   y   los   documentos   que   contiene,   y   en  imágenes   y   sonido:   la   profusión   de   páginas   dedicadas   a   la   difusión   de   vídeo,   audio   o   imágenes  fijas.  En  general,  podemos  hablar  de  una  extraordinaria  combinación  de   todo  ello  mediante  la  integración  perfecta  de  todos  estos  elementos  que  pueden  convertirse,  si  se  utilizan  bien,  en  una  herramienta  fundamental  para  los  organizadores  de  eventos.  Por   su   parte   algunos   analistas   consideran   que   la   tercera   característica   o   principio,   la  comunidad,   está   compuesta   por   tres   elementos   esenciales:   una   es   la   puesta   en   común   de   la  propiedad   intelectual,   por   la   que   el   conocimiento   fluye   casi   libre   por   los   canales   de   3  información;   otra,   la   variada   motivación   de   las   personas   para   esta   puesta   en   común   y,   la   Páginatercera,  la  confianza  basada  en  la  reputación.   www.argConsultor.com      
  4. 4.  Y  es  que  el  concepto,  o  más  bien  el  calificativo,  2.0  es  sinónimo  de  lo  que  empezó  ya  hace  unos  años   como   una   nueva   forma   de   hacer   las   cosas.   Las   facilidades   que   nos   ofrece   la   red   y   la  gratuidad   de   la   inmensa   mayor   parte   del   contenido   hacen   que   Internet   sea   una   poderosa  herramienta  de  obtención  de  resultados  al  alcance  de  todos,  lo  que  a  su  vez  fomenta  el  uso  de  las  llamadas  redes  sociales,  sociedades  virtuales  que  pretenden  de  alguna  manera  sustituir  a  la  sociedad  física,  y  la  participación  activa  en  ellas.  De  esa  forma,  la  web  ha  dejado  de  ser  el  objetivo  (puntocom)  para  ser  convertirse  en  el  medio  de  alcanzar  el  fin:  la  participación  activa  bidireccional  (2.0).  Podemos   asegurar   que   el   principal   avance   técnico   de   Internet:   la   capacidad   de   incorporar  medios,   ha   significado   el   cambio   en   el   modo   de   ver   esta   tecnología,   del   puntocom,   o   1.0,   al  manido   2.0,   junto   con   el   cambio   de   percepción   de   la   gente,   que   ahora   considera   que   lo   que   se  comparte   no   se   pierde   y,   por   tanto,   que   cuantos   más   usuarios   compartan   conocimientos   en   la  red,  más  posibilidades  de  servicios  estaremos  creando.  Sociedad  2.0  La   transformación   técnica   ha   provocado   también   el   consiguiente   cambio   en   la   sociedad,  aumentando   el   poder   de   la   ciudadanía   y   el   sentido   de   pertenecer   a   ella   que   ahora   puede  expresarse   de   una   forma   más   directa   e   inmediata,   y   que   de   algún   modo,     a   través   de   las   redes  sociales  o  de  sus  propios  blogs  ―el  conocido  como  «periodismo  ciudadano»,  ya  mencionado―,  se  convierte  en  espectador  de  excepción  y  en  evaluador  permanente  de  toda  la  actividad.  Por  tanto,  además  de  ser  consumidores  y  productores  2.0  de  la  información  2.0,  y  espectadores  2.0   de   nuestros   eventos   2.0,   lo   que   nos   obliga   necesariamente   a   modificar   la   forma   de  organizarlos,   también   son   evaluadores   inmediatos,   evaluadores   2.0,   de   aquello   que  organizamos;   por   tanto,   es   esa   comunidad   que   hemos   mencionado   antes   la   que   decide   qué  eventos   son   interesantes   y   cuáles   no   merecen   interés,   lo   que   abre   nuevas   vías   de  reconocimiento   a   las   personas   con   talento,   iniciativa   e   interés   por   hacer   las   cosas   de   un   modo  diferente.  Y  que  llegue  al  gran  público.  Otro   fenómeno   que   influye   en   la   sociedad   y   en   los   eventos   es   el   uso   de   la   tecnología   móvil.   La  evolución   de   la   participación   activa   de   los   ciudadanos   se   está   desplazando   claramente   de   la  pantalla  de  22  pulgadas  de  un  ordenador,  a  la  de  poco  más  de  tres  o    cuatro  de  un  teléfono   4  móvil   inteligente   (smartphone   para   aquellos   a   los   que   les   gustan   las   palabras   en   inglés),   que   Página www.argConsultor.com      
  5. 5.  hace   que   la   noticia,   y   un   evento   lo   es,   sea   inmediata   en   tiempo   y   forma,   y   con   material  audiovisual,  en  cualquiera  de  las  cada  día  más  numerosas  redes  sociales.  La  implicación  en  la  comunicación  y  los  eventos  Como   vemos,   la   implicación   en   el   mundo   de   la   comunicación,   el   protocolo   y   los   eventos   es  evidente:  ya  no  formamos  parte  de  la  Edad  Contemporánea;  vivimos  en  una  Sociedad  que  se  ha   dado   en   llamar   «Nuestros   días»,   por   lo   que   nuestra   implicación   en   ella   debe   seguir   el  mismo  rumbo.  Y   es   que   en   “nuestros   días”,   el   avance   de   la   técnica   está   convirtiendo   poco   a   poco   en  prehistoria  todo  aquello  que  no  siga  el  mismo  ritmo,  y  nosotros  como  comunicadores  o  como  organizadores   de   actos   estamos   de   lleno   involucrados   en   la   sociedad   que   demanda   esa  evolución.  Además   de   aprovechar   la   modernización   de   las   tecnologías   en   las   que   se   sustenta   la  comunicación,  la  producción  de  los  actos,  la  gestión  de  la  organización  o  de  la  seguridad  con  sofisticaciones   técnicas   cada   día   más   evidentes,   se   hace   necesario   modificar   algunos   de   los  hábitos  que,  por  serlo,  están  enraizados  en  nuestro  modo  de  actuación  cotidiana.  No  creamos  que  lo  2.0  consiste  en  utilizar  cortinas  de  agua,  o  una  grúa  para  colgar  una  mesa  en   la   que   celebrar   una   cena,   o   pantallas   de   diodos   luminosos   para   mejorar   la   visión   del  espectador;   eso   es   simplemente   la   modernización   de   las   técnicas.   Lo   verdaderamente  avanzado   y   que   da   ese   sentido   innovador   es   la   filosofía   modificada   del   punto   de   vista   de  nuestros  eventos,  dirigidos  no  ya  a  aforos  limitados,  y  a  expensas  de  su  publicación  o  emisión  en   alguno   de   los   medios   de   comunicación   clásicos,   cuestión   a   veces   muy   difícil,   sino   que   su  enfoque   debe   ser   el   de   los   millones   potenciales   espectadores   que   lo   pueden   ver   a   través   de   la  red,  en  directo  o  transcurrido  el  tiempo;  completo  o  dividido  en  clips,  en  YouTube,  Facebook  o  cualquier  blog  del  ciudadano  más  anónimo.  Si   partimos   de   que   los   eventos   son   una   herramienta   de   la   comunicación   para   transmitir  mensajes  de  una  empresa  o  institución,  o  de  un  particular,  a  uno  o  varios  públicos  objetivos,  hoy   esa   transmisión   de   mensajes   ya   no   tiene   la   exclusiva   de   los   medios   «tradicionales»   sino  que,   como   he   apuntado,   el   canal   de   emisión   se   ha   ampliado   de   tal   forma   que   cualquier  espectador  in  situ  puede  convertirse  en  periodista  ciudadano  y  retransmitirlo,  si  no  en  directo   5  o   completo,   sí   a   los   pocos   instantes   de   su   finalización   y   los   «momentos   foto»   (o   los   Página www.argConsultor.com      
  6. 6.  «momentos   vídeo»),   es   decir,   aquellas   secuencias   o   instantáneas   de   mayor   impacto…   o   más  comprometedoras.  Porque  los  eventos  del  pasado  reciente  tenían  muchas  barreras  para  el  acceso  a  la  información,  pero  hoy  Internet  y  las  altas  velocidades  a  las  que  se  transmite  o  se  consigue  la  información  ha  roto  esas  barreras.  Las  redes  sociales,  ¿herramienta  u  objetivo?  Una   buena   parte   del   cambio   en   la   forma   de   concebir,   preparar   y   ejecutar   los   eventos   la   tienen  las   redes   sociales.   Las   mismas   que   han   cambiado   la   forma   de   gobernar   en   algunos   países,   o  que   se   prohíben   en   otros   para   impedirlo,   o   que   han   modificado   la   forma   de   acceder   al   público  de   la   mayoría   de   las   empresas   e   instituciones…   y   de   los   que   no   somos   tales.   Portales   en  Internet  como  YouTube,  Facebook,  MySpace,  Tuenti,  Twitter  y  muchos  otros  similares,  a  lo  que  se  añade  la  crisis  económica  y  a  un  cierto  sentido  ecológico,  hacen  que  cada  día  más  se  invite  a  los   eventos   sin   usar   papel,   a   través   de   Internet;   el   correo   electrónico   o   cualquiera   de   las   redes  sociales  son  el  nuevo,  y  no  tanto,  vehículo  de  comunicación  de  invitaciones,  de  confirmaciones  de   asistencia   y,   si   el   caso   lo   requiere,   de   posterior   recepción   de   credenciales   y   códigos   de  acceso  para  la  asistencia  a  un  acto,  tal  como  hacen  ahora  las  aerolíneas  al  mandar  las  tarjetas  de  embarque  por  este  método.  Pero   Internet   no   sólo   sirve   para   agilizar   el   proceso   de   invitaciones;   también,   como   he  apuntado,  acerca  los  eventos  al  público  en  general.  Si  el  evento  merece  la  pena,  no  lo  dudes:  llegará  a  millones  de  personas  a  través  de  las  vías  más  variadas.    Y   es   que   si   las   redes   llevan   el   apelativo   de   «sociales»,   ¿qué   son   los   eventos,   más   que  encuentros   sociales?   Unas   y   otros   nos   permiten   el   intercambio   de   interacciones   con   la  sociedad;   desde   las   redes   para   el   intercambio   de   ideas   personales,   sueños   y   ambiciones,   hasta  aquellas   dedicadas   a   los   negocios,   sus   formas   emulan   a   los   actos   sociales,   a   los   eventos,   en   los  que   cualquier   rincón   y   momento   es   bueno   para   saludar   a   los   amigos   o   para   intercambiar  tarjetas   (llegará   el   momento   en   que   intercambiemos   avatares).   Es   más,   para   muchos,   los  eventos   constituyen   el   momento   clave   para   cerrar   temas   importantes   que   se   han   planeado  con  anterioridad  en  alguna  de  las  redes,    a  través  del  correo  electrónico  o  en  conversaciones  telemáticas   (los   chats)   con   personas   con   las   que   te   ha   unido   el   uso   de   esas   redes   y   que   te  inspiran  confianza  precisamente  porque  saben  aprovechar  las  redes  sociales  compartiendo  sus   6  temas  de  interés  y  sus  inquietudes.   Página www.argConsultor.com      
  7. 7.  Las  redes  sociales  canalizarán  nuestras  acciones  de  forma  que  podamos  preparar  los  eventos  utilizando   estas   herramientas.   Pero   si   los   hemos   organizado   según   los   cánones   actuales,   no  habremos  olvidado  bajo  ningún  concepto  establecer  un  canal  de  interacción  con  los  asistentes.  Están  de  moda  las  obras  de  teatro  en  que  el  final  depende  de  quienes  asisten  en  directo  y  de  forma  interactiva  a  la  función.  Y  cada  día  hay  más  eventos,  especialmente  los  más  avanzados,  que  aprovechan  estas  herramientas  para  que  el  asistente  esté  informado  de  lo  que  ocurre  en  todo  momento.  El   EBE10,   la   gran   cita   de   la   web   social   en   habla   hispana   celebrada   el   pasado   año   en   Sevilla,  España,   que   contó   con   más   de   2.000   visitantes   sobre   el   terreno,   y   con   más   25.000   a   través   del  canal   de   vídeo   en   directo,   no   hubiese   podido   desarrollarse   de   la   misma   forma   sin   ayuda   de  Twitter,    que  sirvió  para  canalizar  la  realimentación  de  los  asistentes  en  directo  y  virtuales,  en  lo  que  los  expertos  llaman  feedbackchannel.  Y  eso  es  sólo  un  ejemplo.  Por   otra   parte,   el   llamado   backchannel,   o   conversaciones   en   línea   durante   el   evento,   se   ha  puesto   de   moda.   No   se   trata   de   que   la   gente   hable   y   alborote.   Se   trata   de   conversaciones   a  través  de  una  de  las  redes  sociales;  es  decir,  conversaciones  silenciosas,  pero  públicas  ya  que  se  muestran  en  tiempo  real  en  una  gran  pantalla,  a  la  vista  de  todos,  incluso  de  los  oradores.  Supone   para   ellos   una   realimentación   instantánea   sobre   qué   temas   están   interesando   a   la  audiencia,   qué   les   llama   la   atención,   qué   frases   o   pensamientos   consideran   dignos   de   ser  plasmados  en  esa  red  de  entre  todo  el  discurso  o  el  evento  en  general.  Bien   usada,   esa   técnica   permite,   por   ejemplo,   a   los   asistentes   a   una   conferencia   o  presentación   aportar   información   adicional   al   asunto   que   se   está   tratando,   con   enlaces  relacionados,  con  ideas  innovadoras;  o  lanzar  preguntas  o  exponer  comentarios.  Es   decir,   los   eventos   2.0,   y   tal   vez   los   posteriores,   han   convertido   a   los   canales   de   recepción  unidireccionales  en  los  que  la  participación  del  público  es,  o  era,  meramente  pasiva,  en  canales  de  distribución  multidireccional  con  participación  activa  de  los  asistentes.  La  cuestión,  el  reto  al  que  nos  enfrentamos,  es  el  de  dar  soluciones  sensatas  a  los  inherentes  problemas   que   supone   este   tipo   de   comunicaciones   en   directo.   La   preparación   y   desarrollo  deben  cuidarse  de  forma  milimétrica  para  que,  lo  que  aparentemente  es  una  buena  idea  y  un  método   inmejorable   de   participación   ciudadana,   no   acabe   convertido   en   un   desastre.   Si  tratamos  de  organizar  un  evento  de  este  tipo,  o  bajo  esas  premisas,  y  no  sabemos  hacerlo  o   7  descuidamos   los   detalles,   el   fracaso   será   tan   público   y   notorio   como   la   red   pueda:   es   decir,   Páginaserá  «universal».   www.argConsultor.com      
  8. 8.  ¿En  qué  mundo  tecnológico  vivimos?  Si  uno  echa  un  vistazo  a  la  red  y  contempla  la  enorme  cantidad  de  recursos  disponibles  hoy  en  día   podría   llevarse   las   manos   a   la   cabeza   y   sentirse   abrumado   e   incluso   rechazar   cualquier  contacto  con  esta  nueva  “sociedad”  virtual.  ¿Qué  es  esto?  sería  el  primer  comentario  que  se  nos  vendría  a  la  cabeza.  Eso   es   sencillamente   el   universo   de   las   redes   sociales.   Pero,   de   nuevo,   que   nadie   se   asuste,   no  es   necesario   dominar,   ni   siquiera   conocer   todo   eso.   Se   trata   esencialmente   de   conocer   la  evolución  sufrida  por  nuestras  herramientas:  la  comunicación  y  los  eventos,  y  la  mejor  forma  de  emplear  las  redes  sociales  para  nuestros  fines.  Como   he   apuntado   en   varias   ocasiones,   el   mundo   de   la   comunicación   ha   cambiado  sustancialmente;   algunos   aseguran   que   vivimos   en   una   burbuja   tecnológica   como   la   que  sufrimos  con  las  puntocom  y  puede  que  lleven  razón,  pero  las  redes  han  venido  para  quedarse;  se  han  colado  de  rondonas  en  nuestros  sistemas  y  no  tienen  intención  de  desaparecer.  Sí  de  evolucionar,  pero  nunca  de  desaparecer.  Las   redes   han   sido   protagonistas   de   revueltas   como   la   conocida   como   "Primavera   de   África"  ―o   el   "Dominó   Africano",   en   palabras   de   los   analistas―   y   de   revelación   de   información,   como  la   de   Wikileaks.   Han   evolucionado   nuestra   forma   de   participar   en   la   vida,   en   la   forma   de  comprar   ―el   consumidor   actual   tiene   más   confianza   en   la   opinión   de   otros   consumidores   que  en   la   del   anunciante   de   un   producto―   y   eso   es   una   verdadera   evolución   de   nuestros   sistemas  que,  sin  duda,  afecta  a  nuestro  mundo  profesional.  Cualquier  empresa  o  institución   tiene   una   imperiosa  necesidad   de   comunicar;   de   ofrecer   sus  productos,   sus   noticias,   sus   ofertas   especiales,   su   imagen.   Para   ello,   utilizan   campañas   de  comunicación   específica,   acciones   de   mercadotecnia   e,   incluso,   eventos.   Vemos   por   tanto  cómo   los   eventos   son   una   herramienta   más   de   la   comunicación   de   las   corporaciones.   El  paradigma  de  la  comunicación  tiene,  en  el  siglo  XXI,  un  nuevo  vehículo  que  cuenta  con  unas  características  que  lo  hacen  muy  atractivo:  las  redes  sociales.  Estas  redes  sirven  a  las  instituciones  para  llevar  un  mensaje  y  su  imagen  a  cualquier  lugar  de  un   mundo   globalizado,   de   una   manera   segmentada   y   a   un   coste   infinitamente   menor   lo   que  las  convierten  en  herramientas  indispensables  de  la  comunicación  y  del  marketing.   8   Página www.argConsultor.com      
  9. 9.  En  los  eventos  Por  otra  parte,  también  incorporan  un  nuevo  concepto  en  los  eventos.  Hasta  el  desarrollo  de  estas   redes,   los   actos   tenían   un   acceso   limitado   y   restringido.   A   partir   de   la   llegada   de   este  instrumento,  el  acceso  a  la  mayoría  de  ellos  puede  ser  libre  o,  al  menos,  mucho  más  fácil.  En   lo   que   respecta   a   los   aforos,   de   un   espacio   limitado   en   una   sala,   salvo   que   tuviéramos   la  suerte   de   que   nuestro   evento   lo   retransmitieran   por   la   televisión,   hemos   pasado   a   un  potencial  aforo  universal  en  el  que  el  espacio  de  nuestro  evento  puede  ser  tan  amplio  como  queramos  establecer  a  través  de  una  red…  o  de  muchas,  de  todas  las  que  sean  pertinentes.  Y   en   relación   con   la   repercusión   mediática   de   un   evento,   ha   pasado   de   ser   un   éxito   si   algún  medio  se  hacía  eco  de  él  a  tener  un  enorme  altavoz  que  es  que  ofrece  Internet.  La   cuestión,   ante   la   expansión   de   la   tecnología   2.0,   es   cómo   adaptamos   nuestra   comunicación  y  nuestros  eventos  a  esta  realidad.    Gestión  de  la  comunicación  y  del  evento  Una  nueva  forma  de  hacer  las  cosas;  esta  es  la  base  fundamental  de  lo  «2.0»,  que  hoy  parece  el  paradigma  de  lo  actual,  de  lo  que  está  de  moda  ―quién  sabe  lo  que  nos  depara  el  futuro,  el  que  empieza  mañana  mismo.  En   los   dos   últimos   años   se   ha   producido   un   crecimiento   exponencial   del   uso   de   los   distintos  medios  sociales  en  todo  el  mundo.  Redes  como  Facebook,  Google+  o  LinkedIn,  y  sistemas  de  microblog   como   Twitter,   forman   parte   de   los   medios   habituales   de   comunicación   no   sólo   de  particulares  sino  de  profesionales  y  de  empresas.  Son,  por  tanto,  parte  ya  inseparable  de  los  instrumentos   de   comunicación   personal   y   corporativa.   Si   a   eso   le   añadimos   la   aparición   de  herramientas   para   que   podamos   utilizar   en   ellas   servicios   de   mensajería,   blogs,   foros   o  plataformas  de  tipo  YouTube  o  Flickr,  el  cóctel  resultante  es  el  ideal  para  nuestros  eventos  2.0.  Sin  embargo,  debemos  reconocer  que  se  trata  de  un  cóctel  que  aún  dista  de  ser  de  dominio  público  en  eventos.  De  momento,  los  actos  con  más  actividad  de  realimentación  por  parte  de  los   usuarios   son   aquellos   dedicados   a   las   nuevas   tecnologías:   presentaciones   de   productos  tecnológicos   de   alta   gama,   reuniones   de   blogueros,   twitteros   y   demás   entusiastas   de   redes   9  sociales  y  otros  eventos  similares.     Página www.argConsultor.com      
  10. 10.  Tal   vez   en   poco   tiempo   podamos   ver   cómo   cada   día   más   eventos   empresariales   o  institucionales,  como  la  boda  del  futuro  rey  de  Inglaterra,  que  fue  retransmitida  también  por  las   redes   sociales   en   las   que   la   Casa   Real   Británica   tiene   actividad   pública,   como   Facebook,  Twitter,   Flickr   y   hasta   su   propio   canal   en   YouTube,   y   desde   la   que   innumerables   personas  tuvieron   la   oportunidad   de   encontrar   la   información   que   buscaban;   o   la   Jornada   Mundial   de   la  Juventud   de   Madrid   2011,   celebrada   hace   tan   solo   unas   semanas   con   el   máximo   éxito,   que  además  de  retransmitirse  por  televisión  e  Internet,  ha  contado  con  un  llamado   Bus  2.0  repleto  de   jóvenes   voluntarios   retransmitiendo   por   las   redes   sociales   todo   lo   que   acontecía   durante  los  actos,  Y  que  ha  contado  con  su  propia  red  social,  Madrid11.  Si   los   eventos   son   una   herramienta   de   transmisión   de   mensajes,   casi   siempre   en   forma   de  imágenes,  estamos  convencidos  de  que  lo  que  se  comparte  no  se  pierde  y  además  coincidimos  en   que   lo   2.0   es   la   forma   habitual   en   la   actualidad   de   compartir   con   millones   y   millones   de  usuarios   en   la   red,   podremos   concluir   sin   temor   al   equívoco   que   lo   que   encierra   este  calificativo,  en  lo  que  respecta  a  eventos,  es  el  futuro  inmediato.  Porque   compartir   es   otro   de   los   fenómenos   del   siglo   XXI.   Ya   no   nos   conformamos   con  comunicar;   a   la   vez   que   producimos   información,   la   compartimos   en   las   redes   con   millones   de  usuarios.  Nadie   ha   escrito   un   manual   sobre   cómo   organizar   los   eventos   2.0,   pero   si   tenemos   las   ideas  claras   sobre   lo   que   representa   este   concepto   y   sabemos   cómo   organizar   un   evento,   tal   vez  tengamos  el  camino  allanado  para  dar  algunas  ideas  que  podéis  tener  en  cuenta  a  la  hora  de  poner  manos  a  la  obra.  Pensemos  en  las  necesidades  de  cualquier  acto,  pequeño  o  grande.  Para  organizarlo  debemos  saber   qué   vamos   a   hacer,   dónde,   con   qué   diseño,   cómo   va   a   ser   la   puesta   en   escena   y   a   quién  vamos  a  invitar.  La  lista  de  necesidades  podría  ser  mucho  más  compleja,  sin  duda,  pero  estos  son  los  elementos  básicos  que  nos  pueden  servir  de  guía  en  nuestro  envite.  Parece   evidente   que   el   análisis   de   estos   conceptos   debe   seguir   una   orden   lógico.   El   «qué»   nos  vendrá  dado,  como  es  lógico;  se  trata  ahora  de  pensar  si  queremos  aprovechar  el  concepto  2.0,  es  decir,  interacción,  realimentación,  espectadores  más  allá  de  los  previstos  y  por  otros  medios,  en  el  evento  que  nos  han  planteado.   10   Página www.argConsultor.com      
  11. 11.  Nuestro  público  objetivo  Una   vez   que   tenemos   el   concepto   general   del   evento,   es   nuestro   trabajo   analizar   quiénes  queremos  que  acudan  a  él,  y  aquí  empieza  el  análisis  profundo  tras  el  que  debemos  decidir  si  deseamos  un  evento  cercano,  próximo  y  reducido  o  uno  más  universal,  pero  que  también  sea  cercano;  porque  la  técnica  hoy  nos  permite  tener  cerca  a  los  que  están  lejos,  tanto  como  alejar  a  aquellos  que  tenemos  más  próximos.  Así   pues,   en   la   gestión   de   nuestros   invitados   tendremos   que   decidir   no   sólo   el   listado   de   los  que  están  presentes,  sino  también  en  de  los  grupos  que,  aún  ausentes  materialmente  del  lugar  del  evento,  podrán  asistir  como  si  de  algo  muy  cercano  se  tratara  a  través  de  las  decenas  de  posibilidades  que  nos  ofrecen  los  avances  actuales  ―me  niego  a  llamar  a  todo  esto  «nuevas»  tecnologías  porque  hace  ya  muchos  años  que  dejaron  de  serlo―   para  transmitir  nuestro  acto,  tanto   en   imágenes   y   sonido,   como   en   meramente   texto   a   través   de   comentarios   en  herramientas  de  microblogging.  ¿Gestionamos  las  invitaciones  de  forma  clásica?  Si  hemos  decidido  ir  más  allá  de  lo  clásico  en  nuestro   público   objetivo,   tendremos   que   hacer   también   un   esfuerzo   suplementario   y  mantener   otros   canales   abiertos   a   la   gestión   de   invitados.   Herramientas   como   Twitter,    Facebook   o   la   de   nuevo   cuño   Google+,   entre   otras,   nos   ofrecen   algunas   posibilidades   no  exentas  de  riesgos,  que  explico.  Una  invitación  clásica,  recibida  por  un  medio  clásico,  da  idea  de  un  evento  cerrado  del  que  hemos  recibido  una  comunicación,  personalizada  o  no  pero  de  alguna  forma  individualizada,  para  asistir  a  un  hecho  concreto  que,  muy  probablemente,  esté  restringido  a  los  receptores  de  la  noticia.  Invitar  a  través  de  las  redes  sociales,  empero,  da  una  sensación  diferente:  un  acto  de  acceso  libre,   abierto   a   la   comunidad   internauta,   a   la   sociedad   que   acoge   a   esas   redes   que   hoy  denominamos  «sociales»,  aunque  a  veces  tengan  poco  de  tales.  Por  tanto,  lanzar  al  universo  una   invitación   presencial   a   un   acto   supone   asumir   el   descontrol   y   la   posibilidad   de   sufrir   un  colapso.   Así,   es   aconsejable   que   este   tipo   de   invitaciones   lo   sean   a   un   colectivo   muy  determinado   de   personas   conocidas   y   cuya   respuesta   no   vaya   a   ser   desmesurada   en   ningún  caso.  Otra  cosa  es  emplear  las  redes  sociales  para  invitar  a  presenciar  un  evento  a  través  de  medios  no  presenciales.  Y  es  en  este  caso  en  donde  la  red  tiene  su  verdadero  valor,  y  utilizar  los  canales  adecuados  para  hacerlo  llegar  a  nuestros  públicos  objetivo  requiere  un  análisis  muy   11  cuidado.   Página www.argConsultor.com      
  12. 12.  Las   hay   que   permiten   enviar   invitaciones   a   determinadas   personas   concretas   y   establecen   el  sistema  de  confirmación  en  el  propio  sistema.  En  caso  de  utilizar  esta  técnica  para  la  gestión  de  invitaciones,  estas  son  las  más  recomendables  y,  de  entre  ellas,  Facebook  la  más  conocida.  Utilizar   herramientas   de   microblogging,   o   sistemas   de   mensajes   breves,   para   este   menester   es  poco  aconsejable  ya  que  se  pueden  reenviar  y  el  evento,  si  requiere  la  presencia  en  un  espacio  físico,  puede  írsenos  de  las  manos.  Lugar,  diseño  y  producción  ¿enfocados  al  2.0?  Apuntaba   más   arriba   que   utilizar   los   avances   de   la   técnica   para   nuestros   eventos   no   es  convertirlo  en  2.0.  Pero  no  podremos  hacer  que  nuestro  acto  tenga  ese  calificativo  si  no  hemos  elegido  el  lugar,  el  diseño  y  los  elementos  de  producción  necesarios  para  tal  fin.  Puesto  que  hemos  decidido  estar  a  la  altura  del  mundo  que  nos  rodea,  y  por  tanto  que  nuestro  evento  no  sólo  se  retransmita  a  personas  en  cualquier  lugar  del  mundo  sino  que  además  tenga  interactividad   y,   en   consecuencia,   que   los   asistentes   puedan   realimentarlo   con   sus  comentarios,   no   podemos   fracasar   en   el   intento.   El   secreto   del   éxito   será   un   cuidadoso   y  detenido   análisis   de   las   necesidades   y   de   las   implicaciones   de   ese   pomposo   calificativo   de  «2.0».  Es  el  precio  de  la  evolución.  Si  a  ello  añadimos  la  imaginación  y  un  conocimiento  pleno  de   lo   que   queremos,   estaremos   muy   cerca   de   conseguir   que   nuestros   invitados   se   queden   con  ganas  de  más  cuando  se  baje  el  telón  de  la  representación.  Por   tanto,   la   elección   del   lugar,   en   menor   medida,   y   de   los   elementos   de   producción   que  faciliten  la  interactuación,  además  de  los  momentos  en  que  dicho  intercambio  se  permita  y  los  modos  de  hacerlo  patente  al  público,  serán  factores  definitivos  entre  el  2.0  y  el  regreso  con  las  orejas  gachas  al  inservible  puntocom  venido  a  menos.  El  backchannel  Permitidme   el   anglicismo;   es   un   giño   a   los   tecnócratas.   Qué   sería   de   un   comentario   sobre  tecnología   que   no   contuviera   palabras   en   el   idioma   del   que   todos,   lo   conozcamos   o   lo  destrocemos,   tomamos   prestados   algunos   vocablos;   quizá   demasiados.   Pero   ¿qué   significa  este   concepto   en   nuestros   eventos   2.0?   Se   trata   del   canal   por   el   cual   se   establece   la  comunicación  con  los  asistentes,  bien  presentes  en  nuestro  espacio  o  a  través  de  los  canales   12  exteriores  preestablecidos.   Página www.argConsultor.com      
  13. 13.  La  cuestión  que  se  nos  plantea  es  cómo  hacer  públicas  estas  comunicaciones.  Las  herramientas  informáticas  para  ello  son  muy  diversas;  desde  las  que  ofrecen  una  gran  variedad  de  efectos  visuales  muy  vistosos  a  las  que  muestran  un  simple  y  sencillo  chat  sin  elementos  adicionales.  Para   ello,   algunos   eventos,   la   mayoría,   como   apuntábamos   al   principio   de   este   artículo,   muy  relacionados   con   la   propia   tecnología   que   utilizan   para   dar   este   salto   a   los   nuevos   tiempos,  emplean  una  gran  pantalla  a  la  vista  de  toda  la  audiencia  que  sirve  para  mostrar  la  actividad  de  ese   canal   de   comunicaciones   abierto   a   los   asistentes.   La   fórmula   tiene   la   ventaja   de   hacer  patente  esta  actividad;  sin  embargo,  una  gran  pantalla  en  continuo  movimiento  sirve  también  de   distracción   hacia   otro   lugar   diferente   del   propio   evento   en   sí   y   es,   por   tanto,  contraproducente,   excepto   cuando   esa   pantalla   es   el   propio   evento   en   determinados  momentos;  tal  sería  en  caso  Es  precisamente  este  canal  de  comunicación  en  directo  con  los  asistentes  el  que  falta  a  la  gran  boda  real  Algunos  consejos  para  realizar  eventos  2.0  ¿Alguno   de   vosotros   ha   decidido   lanzarse   a   la   arena   de   lo   «2.0»   y   quiere   empezar   en   el  próximo   evento,   pero   no   está   seguro   de   cuáles   son   los   primeros   pasos?   No   tiene   más   que  seguir  leyendo.  Trataré  de  dar  unas  líneas  generales.  Todo   proceso   tiene,   simplificándolo   mucho,   un   “antes”,   un   “durante”   y   un   “después”.   Pues  bien,   en   esos   tres   apartados   dividiré   la   preparación   y   ejecución   de   un   evento   ayudado   por  tecnología  2.0.  Antes  La   primera   acción   es   pensar   antes   de   actuar.   Pensar   en   cómo   y   decidir   las   herramientas   2.0  que  vamos  a  emplear  para  nuestros  fines.  Se  trata  de:   -­‐ Trabajar  con  el  equipo.   -­‐ Dar  a  conocer  el  evento.   -­‐ Venderlo.   -­‐ Captar  público.  Para  ello,  ¿qué  hay  en  “la  nube”  que  nos  pueda  ayudar?     13  Comencemos   por   el   trabajo   colaborativo.   Para   este   cometido   tenemos   una   gran   cantidad   de   Páginaherramientas.   Desde   el   llamado   cloud   computing   hasta   gestores   de   tareas,   hay   un   universo   de   www.argConsultor.com      
  14. 14.  entre   lo   que   lo   más   sencillo   serían   los   universalmente   conocidos   Google   Docs   y   Google  Calendar.  Apple  lanzará  este  mes  de  octubre  su  propia  nube  que  promete  ser  una  herramienta  digna  de  analizar.  Puedes   facilitar   el   trabajo   de   todo   el   equipo   implicado   poniendo   en   común   listas   de   tareas,  trabajos  pendientes,  calendarios,  agendas  y  todo  tipo  de  documentos.  Para  dar  a  conocer  el  evento  también  disponemos  de  instrumentos  en  la  web:   -­‐ Los  blogs,  que  además  de  servir  para  publicitar,  son  idóneos  para  generar  reputación  y   publicitar.   -­‐ Facebook  y  Google+,  que  nos  ayudan  a  dar  publicidad,  generar  expectación,  marketing   viral  e,  incluso,  para  invitar  de  forma  personalizada  o  en  grandes  cantidades.   -­‐ LinkedIn,  que  sirve  para  dar  a  conocer  el  evento  en  grupos  específicos,  generar  debate   y,  por  tanto,  crear  reputación  de  marca.   -­‐ Y   el   sempiterno   Twitter,   que   nos   ayuda   en   la   publicidad   de   nuestro   evento   y   en   la   generación  de  expectación.  Para  invitar…  es  desaconsejable.   -­‐ No   olvides   YouTube,   que   sirve   para   realizar   campañas   de   marketing   viral,   generar   expectación  y  enviar  mensajes  publicitarios.  Algunas  sugerencias:  puedes  crear  una  página  específica  en  Facebook,  una  cuenta  en  Twitter  para  el  evento  con  un  hashtag  concreto  y  abrir  una  página  especial  en  el  blog.  Con  todas  estas  herramientas,  puedes  incentivar  la  participación,  sólo  tienes  que  echar  a  volar  la  imaginación.  De  momento,  las  dos  más  usadas  en  estos  casos  son  Facebook  para  dar  a  conocer  el  evento  y  Twitter   para   servir   de   backchannel,   así   que   aprovechemos   ambas.   Tampoco   olvidemos   las  muchas   posibilidades   de   Google+,   si   termina   el   despegue   que   inició   hace   unos   meses   y   no  resulta  una  red  fallida  más  de  las  que  ha  ensayado  su  empresa  matriz  en  los  últimos  tiempos.  ¿Cuál  sería  el  proceso  con  las  redes  sociales,  más  allá  de  “la  nube”?  Lo  primero  que  tenemos  que  hacer  es  crear  una  cuenta  en  Twitter  específica  para  el  evento  y  empezar  a  hablar  de  él  en  Facebook,  Google+  y,  si  merece  la  pena,  en  LinkedIn.  Es  necesario  despertar  inquietudes  sobre  lo   que   va   a   suceder;   pero   no   es   preciso   hablar   exclusivamente   del   evento,   basta   empezar   a  hablar  de  cosas  relacionadas  con  él.  Además,  unos  buenos  audiovisuales  ayudarán  en  YouTube.  No  lo  desaproveches.   14   Página www.argConsultor.com      
  15. 15.  Twitter,  la  cuenta  que  hemos  abierto,  debe  ser  el  origen  de  toda  la  información  que  se  lance.  Podemos,   en   su   momento,   usar   Facebook   y   su   herramienta   específica   para   crear   un   evento  para  lanzar  las  invitaciones.  Dependerá  del  acto  y  de  las  expectativas.  En  segundo  lugar,  hay  que  dar  a  conocer  esa  cuenta  de  Twitter;  para  ello,  se  puede  utilizar  la  propia  cuenta,  una  página  web,  un  blog,  Facebook,  Google+  y  cuantas  redes  estimemos  que  ve  nuestro  público  objetivo.  Twitter  es  un  gran  escaparate  para  promocionar  el  evento;  además,  permite   informar   de   novedades,   publicar   noticias   durante   el   evento   y   anunciar   recursos   y  materiales   cuando   acaba.   Facebook   también   lo   es;   no   lo   dejes   de   lado.   De   Google+   aún   no  puedo  dar  una  opinión:  está  aún  tomando  biberón.  ¿No   sabes   lo   que   es   un   hashtag?   No   importa,   hay   que   crear   uno   en   todo   caso.   Pero   antes,  detengámonos   unos   minutos   para   saber   qué   significa   ese   palabro.   Se   trata   de   una   etiqueta  que   permite   identificar   un   backchannel   –de   esto   ya   hemos   hablado-­‐;   es   imprescindible   para  que   se   pueda   crear   dicho   canal   de   comunicación.   Consiste   en   el   carácter   «#»   seguido   por   el  identificador   que   identifique,   en   este   caso,   tu   evento,   como   #MiEvento.   Utiliza   una  combinación  de  letras  lo  más  corta  posible  ya  que  debe  incluirse  en  cada  tweet  y  hay  que  dejar  espacio  para  el  contenido.    Tenemos   que   conseguir,   por   otra   parte,   que   nuestro   público   se   motive   para   que   nos   siga   y  reenvíe  (retuitee,  si  utilizamos  el  vocablo  al  uso)  los  tweets;  cuantos  más  los  reenvíen,  mayor  visibilidad  tendrá  nuestro  evento.  Ya  hemos  creado  el  hashtag  oficial;  ahora  hay  que  darlo  a  conocer  a  través  de  los  canales  de  comunicación   que   tengamos;   para   ello,   de   nuevo   la   página   web,   el   blog,   los   boletines  electrónicos,  la  publicidad  vía  web  o  en  papel,  los  materiales  de  marketing  y  las  comunidades  en  línea  son  una  herramienta  muy  valiosa.    Además,  y  con  el  fin  de  que  los  asistentes  a  nuestro  evento  lo  conozcan,  debemos  incluirlo  en  el  material  de  mercadotecnia  y  la  documentación  que  les  entreguemos:  programa,  carpeta  de  bienvenida,  cartelería,  señalética,  acreditaciones  de  acceso  y  cualquier  otro  soporte  que  se  nos  ocurra;   y   debemos   alentar   el   uso   para,   después,   recuperar   la   información   sobre   el   evento  desde  todo  tipo  de  fuentes.  Si   después   de   todo   el   trabajo   se   nos   ha   olvidado   preparar   el   espacio   para   ese   fin,   habremos   15  fracasado.  La  sala  de  nuestro  evento  y  los  lugares  adyacentes  desde  donde  se  pueda  ver  deben  estar  preparados.  Los  asistentes  que  dispongan  de  los  medios  necesarios,  desde  ordenadores   Página www.argConsultor.com      
  16. 16.  portátiles  a  iPod,  pasando  por  la  seguridad  de  que  tienen  teléfonos  móviles  que,  en  la  mayor  parte  de  los  casos,  permitirán  la  interacción.    Sin   embargo,   no   debemos   asumir   que   todos   dispondrán   de   conexión   3G   o   que   la   cobertura   de  esa   tecnología   lo   permitirá.   Debemos   asegurarnos   ofreciendo   un   acceso   inalámbrico   de   alta  calidad  y,  no  está  de  más,  acceso  a  la  posibilidad  de  recargar  los  dispositivos,  en  caso  de  que  el  evento  se  prolongue.    Durante  Llega  el  día.  Las  acciones  2.0  en  un  evento  deben  estar  bien  medidas  y  preparadas.  Vídeo  en  directo,   dinamización.   Generación   de   contactos   y   generación   de   debate   son   las   principales  características  en  las  que  la  red  es  óptima.  No  está  de  más  que  dediquemos  a  un  experto  en  comunicación  ya  que  aunque  los  asistentes  envíen  mensajes  continuos  sobre  el  evento,  y  ofrezcan  una  secuencia  directa  de  información,  puede   que   la   descoordinación   o   el   caos   desmerezcan   el   evento   y   lo   conviertan   en   algo  personal.   Nosotros   queremos   lanzar   nuestros   propios   mensajes,   y   si   no   queremos   que   nada  que   consideremos   importante   quede   fuera   del   backchannel,   será   necesario   contar   con   un  experto,   alguien   con   juicio   crítico   sobre   el   tema   y   rapidez   de   reflejos,   para   emitir   la  información  más  relevante  y  las  noticias  más  destacadas  del  evento.  Además,  anúncialo  para  general  conocimiento  de  los  asistentes.  Si  de  lo  que  se  trata  es  de  una  presentación  o  de  una  mesa  redonda  o  una  ponencia,  alguien  de  la   presidencia,   que   debe   ser   el   moderador   si   lo   hay,   tiene   que   seguir   los   comentarios   para  estar  al  corriente  del  hilo  conversación  que  se  está  produciendo  durante  el  evento.  Conocer  de  antemano   lo   que   está   pasando   entre   la   audiencia   le   permitirá   tener   capacidad   de   reacción  ante  imprevistos.  Pero   yendo   al   grano,   ¿queremos   transmitir   el   evento   en   directo   por   la   web?   Hay   varias  herramientas  que  lo  permiten,  y  cada  día  sale  una  nueva  al  mercado.  Facebook,  en  concreto,  tiene   una   herramienta   de   streaming   llamada   Ustream.   YouTube   ha   lanzado   también  recientemente   la   posibilidad   de   lanzar   vídeos   en   vivo.   Aprovecha   todas.   Son   gratis.   Otras  posibilidades   son   Messenger,   gratuita   con   limitaciones,   Skype   y   WebEx,   de   pago   ambas   para  estos  menesteres.   16  Piensa  por  otra  parte  que  vas  a  tratar  de  favorecer  el  llamado  networking,  para  lo  que  tienes  que   pensar   si   tu   evento   se   presta   a   ello   y   generar   el   ambiente   y   los   espacios   físicos   y   Páginatemporales  adecuados.   www.argConsultor.com      
  17. 17.  Y   ha   llegado   la   hora   de   pensar   en   la   dinamización;   ahora   toca   decidir   si   mostramos   el  contenido   del   canal   de   comentarios   a   todo   el   público,   y   sobre   todo   dónde   situamos   las  pantallas   de   modo   que   se   puedan   ver   pero   que   no   constituyan   un   elemento   de   distracción  permanente.   La   zona   de   la   presidencia   no,   desde   luego.   No   hay   reglas   óptimas;   dependerá   del  diseño  de  la  sala.  La  posibilidad  de  que  cada  uno  lo  siga  desde  su  propio  dispositivo  no  debe  desdeñarse.    Tal  vez  tengamos  que  optar  por  una  solución  mixta  que,  en  función  del  evento  y  el  momento,  se   haga   visible   en   situaciones   específicas   y   se   desconecte   en   otros   momentos   concretos.   Sin  embargo,   sí   que   es   aconsejable   que   esté   visible   entre   sesiones   de   un   mismo   acto,   ya   que  contribuyen   a   mantener   el   hilo   conductor,   y   en   monitores   en   el   exterior   de   la   sala,   por   el  mismo  motivo.    Twitter   no   es   la   única   herramienta.   Es   la   más   conveniente   para   un   evento   público.   Pero  también   se   pueden   utilizar   otras   aplicaciones   Web   para   eventos   más   privados   o   de  información   más   confidencial.   Para   ello   están   las   salas   de   chat   privadas.   Hay   muchas  herramientas  que  nos  permiten  establecer  conversaciones  multilaterales  privadas  o  públicas.  Internet  es  un  pozo  sin  fondo  en  este  tipo  de  utilidades,  y  en  otros.  Después  Nuestro   evento   ha   acabado   pero,   ¿hemos   terminado   nuestro   «2.0»?   Si   así   fuera,   estaríamos  desperdiciando   una   gran   oportunidad.   Ahora   queda   una   labor   quizá   más   meticulosa   y   que   nos  reportará   grandes   beneficios.   En   Twitter   ―o   en   el   chat   si   lo   hemos   preferido   así―   han  quedado  plasmados  todos  los  comentarios;  no  podemos  desperdiciarlos  ya  que  es  una  buena  realimentación   que   nos   dará   una   gran   cantidad   de   información   sobre   nuestro   evento.   Es   el  momento  de  revisarlos  todos,  los  publicados  antes,  durante  y  después  del  evento.  Contienen  la   opinión   de   la   audiencia   sobre   la   organización,   sobre   la   calidad   del   evento   que   hemos  organizado   y   el   interés   suscitado,   sobre   la   conveniencia   del   lugar   elegido,   la   producción  realizada   y   las   instalaciones.   Si   eres   una   agencia,   o   si   quieres   guardar   un   expediente   completo,  puedes   incluir   una   selección   de   los   mejores   comentarios   en   el   material   que   entregarás   o  archivarás  tras  el  evento.    Los   vídeos,   presentaciones   y   demás   material   generado   pueden   ponerse   a   disposición   de   los  asistentes,  o  del  público  en  general,  y  serán  muy  valiosos  a  la  hora  de  fomentar  la  imagen  de   17  marca  de  tu  empresa  o  institución.   Página www.argConsultor.com      
  18. 18.  Y  puestos  a  dar  consejos,  no  quisiera  dejarme  el  último:  si  no  estás  seguro,  no  lo  hagas.  Para  que  el  2.0  funciones  debe  tener  calidad;  si  no,  será  la  tumba  del  organizador.  Una  mala  calidad  de   la   conexión   a   Internet,   una   herramienta   de   presentación   del   canal   de   comunicación  ―backchannel―,  o  incluso  un  programa  demasiado  ambicioso,  puede  todo  ello  ser  el  fracaso  de  un  acto  en  el  que  hemos  puesto  alma,  corazón  y  vida.  Y   recuerda:   no   olvides   preparar   el   espacio   del   evento.   Wi-­‐Fi,   videocasting,   credenciales   2.0,  conexiones  a  la  red  eléctrica,  el   backchannel  o  la  zona  social  son  elementos  imprescindibles.  Si  faltan,  alguien  los  echará  de  menos...  y  se  lo  hará  saber  al  mundo.        ©Alfredo  Rodriguez  @protocolodigit  –  www.argConsultor.com      Nota:  Se  autoriza  la  reproducción  de  este  documento  con  sólo  citar  la  fuente.   18   Página www.argConsultor.com      

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