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Velvet Search Management System

Overview of Velvet Search Management Database

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Velvet Search Management System

  1. 1. March 2008 Robert Stein
  2. 2. Background: In addition to building new search firms, Prospect City offers unbundled products and services to  senior level executive search firms of all sizes, including Velvet™ Database In‐house Leverage System Template Design Template Design VelvetPLUS™ Database Exchange Hub Matchmaking Bookkeeping Mailings (independent Researchers) VoIP PBX‐Style Telephone  Payroll Processing Proposals/Presentations Systems Management (Projects using  Invoicing and Collection Correspondence multiple Independents) Website Design & Hosting Payables Management Phone Reception Resource/Subscription  Client/Candidate Worksites Discount Programs Online Systems Available Process Improvement Email Hosting Research Intranet Design & No Check Writing or  Employee and Policy  Hosting Private IM Hosting Signature Authority Needed Manuals So What’s New?
  3. 3. Prospect City releases VelvetPLUS™, the newest database solution for search firms of all sizes. What’s unique about VelvetPLUS vs. the Base Velvet System? • VelvetPLUS is housed on its own server, allowing for unlimited customization for each  individual client. • VelvetPLUS already includes a number of custom features common among larger, more  complex firms, such as: • Integrated Expense Reports • Time Management / Cost‐of‐Search  Analysis • PNB/BD Success Estimator • Education Module w/integrated degree  • Accounting/Invoicing Module verification service • Off‐Limits Indicators • Compensation Module • Parent‐Subsidiary Mapping • Integrated emailing option w/templates • Referral Mapping (People) • Telephone integration option
  4. 4. Velvet Base System VelvetPLUS System • Resides on a server with other customers • Resides on a dedicated server • Separate Data Drives • Dedicated processor resources • Shared Processors • Multiple RAID drives • Low setup fee • Mid‐level setup fee • Limitation on customization • Unlimited customization • Few limitations, but based on  • Because it resides on its own server  processor usage and its impact on  there are no limits to customization. other customers. • Base system includes these features • Base system does not include • Function Codes • Function Codes • Education Module • Education Module • Compensation Module • Compensation Module • Accounting/PNB Module • Accounting/PNB Module • Off‐limits Feature • Off‐limits Feature • Parent/Subsidiary Function • Parent/Subsidiary Function • Time Management • Time Management • Expense Reports • Expense Reports • Memo Type Codes • Memo Type Codes • Referral Mapping • Referral Mapping • Lower monthly user fees • Higher monthly user fees
  5. 5. What are the most important differences between Velvet Base and VelvetPLUS? • Dedicated server • Unlimited customization allowed • Shares a server with other customers • Comes with many advanced features • Limited customization allowed • Can be hosted and supported off‐site or  within your offices. • Does not come with advanced features
  6. 6. What are the differences in the features and functions of Velvet Base and VelvetPLUS? Home Screens Ability to view all  Additional menu items  pending follow‐ups to be showcased later in  this document. Follow‐ups only  appear within 14 days
  7. 7. What are the differences in the features and functions of Velvet Base and VelvetPLUS? BusDev or PNB Project Entry Screens Multi‐office firm Practice grouping Function Tag Compensation PNB estimation Special branch calculator address For new business opportunities, this system  estimates success based on a few simple  responses.  Can be customized. Both systems send email notifications to employees and team members when new records are entered, changed, or when stage gates approach.
  8. 8. What are the differences in the features and functions of Velvet Base and VelvetPLUS? Search Project Entry Screens Same as BD/PNB Same as BusDev but with Accounting except for “Type” Tab. Relevant Accounting  data automatically  delivered to  bookkeeper. Bookkeeper can update billing & Using time management module and  collection status. bookkeeping input, can track and analyze  “cost‐of‐search” to improve profitability. Track “credit” for new business  and execution.
  9. 9. What are the differences in the features and functions of Velvet Base and VelvetPLUS? Company Screens Off‐Limits  Parent/Subsidiary  Controls Mapping Project History; Current and Previous  Employees; Scanned Resumes for Company  Name
  10. 10. What are the differences in the features and functions of Velvet Base and VelvetPLUS? People Screens Off‐Limits Function  Tags Compensation  Fields Most customers store  education and comp  information in comments. Education  Module Memo Type  Codes and  Referral  Mapping Attachment function is the same in both systems.
  11. 11. What are the differences in the features and functions of Velvet Base and VelvetPLUS? Expense Reports Integrated Expense Report Module is Not Available in the  Base Velvet System Expense Report  Submission/Approval Process 1) Complete entry, review. Can be  reviewed by author (admin) and Receipt Indicator “authored for” (recruiter)  simultaneously. Type Codes that match your Chart  2) Submit for Approval. The ER now  of Accounts appears on the approver’s screen  for review/approval.  An email is Categorization  also sent to the approver with a  (practice, office,  link to the file. etc.) 3) Approver can open, review, change,  approve or deny.  Approved Expense  Reports are delivered to the Bookkeeper  electronically. Denied Expense Reports are  returned to the author and “authored for” Line item detail includes client‐ Automatic Splits  user screens for correction and resubmission. billable, corporate charges and Calculation descriptions for invoices
  12. 12. What are the differences in the features and functions of Velvet Base and VelvetPLUS? Time Management Time Management Module is Not Available in the Base Velvet  System About Time Management Concept: Track select users’ (leverage, researchers, etc.) time  How it works: spent on search projects, BusDev and other categories in order  Acctg. Assigns a dollar‐value for user’s time (hourly rate).   to determine and analyze the profitability of each search. System automatically sends selected users new timesheets  Feature allows firm Owners to best analyze beyond business  each day. development and search execution success in order to  produce more accurate bonus assessments and resource  Owners can mandate time sheet entry to varying degrees,  allocation. based on the firm’s policy. Hours and time dollar‐values are computed and combined with  specified vendor costs (research subscriptions for example) to  + = COST‐OF‐SEARCH produce a cost of search figure, displayed in the search project file, accounting section. As an added option, the system will  (PROFITABILITY) also calculate recruiter costs when the search surpasses the  People Time Vendor/Resource  retainer billing period, resulting in a true cost‐of‐search  Value Cost measurement.
  13. 13. Learn from others who’ve switched • Since Jan 2007 Velvet has replaced 14 existing databases at search firms of all sizes, including: Why Switch? Velvet is the last system our clients will ever need.  It’s customizable to the smallest degree  and scalable to meet the needs of the largest of clients (one client has 80,000 users).  We  have never lost a Velvet client. It’s proprietary because our clients design it.  In fact, with our licensing option clients can even  own it, access the underlying code and hire anyone to make changes in the future. It’s protected.  Not only can the system be hosted offsite or in our client’s offices, it is  developed using the #1 security‐focused operating system and code designed with security  over functionality.  That’s rare. It’s accessible.  Because it’s web‐based, the system can be accessed by users from any  computer, blackberry or terminal regardless of their location.  No need to lug your laptop  everywhere you go.
  14. 14. Contact us for a live  demonstration 847.487.4256