Gerenciamento de
Aquisições em Projetos
GP26 – Salvador, Bahia
EQUIPE
• Breno Magalhães
• Cristiano Veiga
• Carlos Geraldo
• Ricardo Pichardo
• Rodrigo Dantas
TAP do Projeto
• Nome do Projeto: Coldplay Salvador
• Descrição:
O presente projeto deverá realizar eventos nas novas aren...
TAP do Projeto
• Objetivo S.M.A.R.T.:
Aproveitar o apelo e repercussão da copa do mundo no
Brasil, assim como as estrutura...
TAP do Projeto
• Requisitos:
O evento deverá acontecer nas cidades escolhidas como sede
da Copa do Mundo 2014, além de est...
TAP do Projeto
• Designação:
• Breno Magalhães
• Carlos Reis
• Cristiano Veiga
• Rodrigo Santos Dantas
• Ricardo Javier Pi...
TAP do Projeto
• Lista de Milestones
1. Definição/Contratação da Banda;
2. Definição de data e Preparação do Local;
3. Mar...
WBS
WBS
Detalhe do PT
Pacotes Buy
• 1.1.3 Contratos
• 1.2.2.1 Produção de Ingressos
• 1.2.2.2 Venda de Ingressos
• 1.3.1.3 Frete Internacional
•...
Critérios Make or Buy
1) Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe
2) Necessidade de fornecimento especializado
3) Nec...
MAPA DAS AQUISIÇÕES
Concorrência Item
Ref.
WBS
Vendor List Cronograma Orçamento
Critério
Make
Or Buy
001 Produção de
Ingre...
Registro de Riscos
Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao Risco
Ingresso confeccionado de baixa
qualidad...
Registro de Riscos
Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao
Risco
Equipamentos de Som, Vídeo e
Iluminação ...
Declaração de Trabalho
(Linha do MA: Produção de Ingressos)
• Especificação Funcional:
• Fornecimento de facilidades de in...
Declaração de Trabalho
(Linha do MA: Produção de Ingressos)
• Nível do serviço de manutenção desejado:
• A contratada deve...
Declaração de Trabalho
(Linha do MA: Produção de Ingressos)
• Treinamento Desejado:
• A equipe de recebimento/operação das...
Declaração de Trabalho
(Linha do MA: Produção de Ingressos)
• Pesos das Entregas:
Vendas de Ingressos pela Internet 40%
...
• Quantidades:
Ingressos 15.000
Treinamento 60 Pessoas
Suporte Técnico, Antes, Durantes e Depois 40hrs
Instalação de C...
• Critério de Medição:
o Venda de Ingressos pela Internet, proporcional ao numero
de ingressos vendidos
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Fluxograma do Contrato
Kick off Meeting
Indicação do Gestor
De Contratos
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Requisitos do
Contrato
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Critérios Eliminatórios
• Não possuir site para venda segura (pagamento com todas
as bandeiras de cartões de credito e bol...
Critérios Eliminatórios
Critério Eliminatório
Fornecedor A
(Ingresso Fácil)
Fornecedor B
(Casa do Ingresso)
Possui site pa...
Critérios Classificatórios
• Prazo ofertado
• Posicionamento no mercado
• Preço
• Condições de pagamento
• Capacidade Técn...
Critérios Classificatórios
Critério Classificatório Pontuação
Prazo ofertado
Antes prazo solicitado 10
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Critérios Classificatórios
Critério Classificatório Pontuação
Condições de pagamento
60 dias após emissão Nota Fiscal 8
30...
Critérios de Avaliação
• Os critérios de avaliação serão apresentados aos
fornecedores previamente, visando proporcionar
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Sistema de Pontuação
Critério Peso Fornecedor A
(Ingresso Fácil)
Fornecedor B
(Casa do Ingresso)
Nota Média Nota Média
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Documentos de Aquisição Adotado
• O Documento de aquisição adotado foi o a RFP
(Solicitação de Proposta), uma vez que não ...
Meio Adotado para Envio do
Convite
• Como o Vendor List para este pacote de trabalho é
reduzido (apenas 2 fornecedores), o...
Tipo de Contrato
• O tipo de contrato selecionado será o de Preço Fixo,
uma vez que deseja-se transferir o risco para o
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Concorrência Privada
Inicio
Identificação de
fornecedores
Qualificação dos
fornecedores
Elaboração da RFQ
Envio do RFQ par...
Atitudes e Fiscalização
• Autorização de Trabalho
• Cobrar o respeito ao contrato pela contratada
• Auditorias de Qualidad...
Controle da Aquisição
• O controle da aquisição será realizado através de
Boletins de Medição
• Tamplate do BM:
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WBS do ...
Fluxograma para Controlar o
Contrato
Início
Assinatura do
Contrato
Execução das
Atividades
Medir o
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Fluxograma para Encerramento do
Contrato
Inicio
Recebimento das
Entregas
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Recebidas
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Salvador - Turma 26 - Aquisições - Coldplay Salvador GP26 Eventos

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Titulo: Salvador - Turma 26 - Aquisições - Coldplay Salvador GP26 Eventos
Alunos:Breno Andrade Oliveira Magalhães,Carlos Geraldo Rodrigues Reis Junior,Cristiano Veiga,Ricardo Javier Pichardo Lugo,RODRIGO SANTOS DANTAS,
Cidade: Salvador
Disciplina: Aquisições
Turma: GP26
Data:16-04-2014
Hora:18:51
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Salvador - Turma 26 - Aquisições - Coldplay Salvador GP26 Eventos

  1. 1. Gerenciamento de Aquisições em Projetos GP26 – Salvador, Bahia
  2. 2. EQUIPE • Breno Magalhães • Cristiano Veiga • Carlos Geraldo • Ricardo Pichardo • Rodrigo Dantas
  3. 3. TAP do Projeto • Nome do Projeto: Coldplay Salvador • Descrição: O presente projeto deverá realizar eventos nas novas arenas da copa do mundo de 2014 (três shows em tres locais distintos) com a Banda Coldplay e mais uma banda nacional em cada show. • Justificativa: O Brasil está finalizando a construção de 12 novas Arenas que sediarão a Copa do Mundo de 2014. O projeto dessas Arenas foi concebido, dentre outras características, para receber eventos musicais de grande porte. Apesar disso, a agenda maior parte dessas Arenas estão completamente vazias de eventos musicais para 2014. Temos ainda o apelo da Copa do mundo para viabilizar o evento, pois o objetivo é realizar os show em datas bem próximo os jogos da Copa aproveitando assim também parte dos turistas internacionais que estarão no pais. Outro ponto importante, é que a banda acaba de lançar um novo álbum, e estará turnês mundiais na época proposta, mostrando ao seu público seu novo trabalho
  4. 4. TAP do Projeto • Objetivo S.M.A.R.T.: Aproveitar o apelo e repercussão da copa do mundo no Brasil, assim como as estruturas das novas Arenas construídas para a copa e trazer a banda Coldplay para uma pequena turnê no país. O objetivo é realizar três shows em três das 12 Arenas durante as semanas imediatamente anteriores ou posteriores à Copa do Mundo. Serão eventos para publico entre 60 e 100 mil pessoas a serem realizados em uma única semana após a Copa do Mundo.
  5. 5. TAP do Projeto • Requisitos: O evento deverá acontecer nas cidades escolhidas como sede da Copa do Mundo 2014, além de estarem localizadas em regiões distintas; A data escolhida deve estar entre uma semana antes do início da Copa e uma semana após o término dos jogos; O evento terá o apoio da FIFA, que deverá agir como facilitadora na realização do evento, principalmente no quesito divulgação;
  6. 6. TAP do Projeto • Designação: • Breno Magalhães • Carlos Reis • Cristiano Veiga • Rodrigo Santos Dantas • Ricardo Javier Pichardo Lugo
  7. 7. TAP do Projeto • Lista de Milestones 1. Definição/Contratação da Banda; 2. Definição de data e Preparação do Local; 3. Marketing e Vendas; 4. Montagem do Evento; • Orçamento Para a conclusão deste projeto está previsto um orçamento de R$ 1,0 Milhão, a ser consumido durante os 10 meses de duração estimada. • Riscos: Problemas com a produção dos ingressos, Problemas com a venda de ingressos, Equipamentos extraviados ou parados na alfandega, Atraso na montagem das estruturas do evento,Não entrega ou entrega parcial dos suprimentos para o evento (bebidas e alimentos), Não entrega ou entrega parcial das estruturas para banheiros, incluindo banheiros móveis, Problemas na iluminação do palco, Problemas com o sistema Áudio-Visual no palco, Atraso no transporte da banda, Problema no check-in no hotel onde a banda ficará hospedada, Segurança no hotel, Falta de apoio policial.
  8. 8. WBS
  9. 9. WBS Detalhe do PT
  10. 10. Pacotes Buy • 1.1.3 Contratos • 1.2.2.1 Produção de Ingressos • 1.2.2.2 Venda de Ingressos • 1.3.1.3 Frete Internacional • 1.3.2.1 Passagens Aéreas • 1.4.1.1 Acceso • 1.4.2.1 Montagem • 1.4.2.3 Som • 1.4.2.4 Vídeo • 1.4.2.5 Iluminação • 1.4.3.3 Bastidores Segurança • 1.5.2.1 Transporte Internacional • 1.5.2.2 Transporte Local • 1.5.3.1 Segurança Pessoal • 1.5.3.2 Segurança Local • 1.5.4.2 Serviço
  11. 11. Critérios Make or Buy 1) Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe 2) Necessidade de fornecimento especializado 3) Necessidade de absorção da tecnologia 4) Restrições de custo 5) Restrições de prazo 6) Restrições de subcontratação 7) Existência de fornecedores confiáveis. 8) O core business da empresa 9) Compartilhamentos de riscos 10) Problemas legais ou de segurança da informação
  12. 12. MAPA DAS AQUISIÇÕES Concorrência Item Ref. WBS Vendor List Cronograma Orçamento Critério Make Or Buy 001 Produção de Ingressos 1.2.2.1 •IngressoFacil •Casa Do Ingresso R$323.500,00 1; 8 002 Venda de Ingressos 1.2.2.2 •Pida •Ticketmix R$50.000,00 1; 8 003 Som, Video e Iluminação 1.4.2.3 1.4.2.4 1.4.2.5 •Artsom •Caco de Telha R$50.000,00 1; 2; 8; 9 004 Passagens Aéreas 1.3.2.1 •Tam •Gol R$10.000,00 2; 8 005 Segurança Local 1.5.3.1 •Seguforte R$10.000,00 1; 2; 8; 9
  13. 13. Registro de Riscos Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao Risco Ingresso confeccionado de baixa qualidade, sem garantia contra falsificação •Selecionar empresa que apresente melhor sistema contra fraudes de ingressos •Adicionar cláusulas contratuais que garantam o reembolso de quantias referentes à ingressos falsos SEL, PQ,ESP, CONT Indisponibilidade ou dificuldade na compra de ingressos pela internet •Fazer testes no site das empresas de venda de ingressos, a fim de confirmar se a experiência de compra do ingresso é satisfatória •Adicionar cláusulas contratuais visando multas em caso de indisponibilidade do site SEL,PQ, ADM, CONT,
  14. 14. Registro de Riscos Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao Risco Equipamentos de Som, Vídeo e Iluminação não estarem configuradas corretamente •Verificar o portifólio das empresas a serem contratadas •Realizar testes antes do dia do evento SEL,PQ,ESP Queda de energia em função da grande demanda energética na região no período de realização do evento •A empresa contratada deverá providenciar além dos equipamentos de Som, Vídeo e Iluminação, equipamentos (ex.: Geradores) que garantam a realização do evento mesmo SEL,ESP,PQ Falha de funcionamento das catracas na validação dos ingresos no dia do evento • Fazer testes das catracas 1 mês antes do evento a fim de confirmar o correto funcionamento na validação dos ingresso seja satisfatória • Preveer catracas de reserva para substituição em caso de falha • Prever no contrato clausula obrigando a manter pessoal técnico capacitado para diagnostico, configuração e troca de catracas no dia do evento ESP, ADM,CONT
  15. 15. Declaração de Trabalho (Linha do MA: Produção de Ingressos) • Especificação Funcional: • Fornecimento de facilidades de internet “site” para venda segura (pagamento com todas as bandeiras de cartões de credito e boleto bancário) de ingressos pela internet • Fornecimento de ingressos em meio físico de alta qualidade e segurança • Fornecimento de catracas para controle e validação dos ingressos no dia do evento • Treinamento ao pessoal de segurança do evento para operação das catracas • Suporte técnico especializado para assistência no dia do evento • Prazos: • A produção de ingressos deve ser finalizada 3 meses antes do evento e permanecer até o dia do evento. • As catracas devem estar instaladas e testadas no local do evento, 48 horas antes do evento • A entrega dos ingressos deverão ser entregues ao clientes até 15 dias antes do evento. • Suporte Técnico: • A equipe de manutenção das catracas deverá estar disponível no momento do evento para garantir o perfeito funcionamento desses equipamentos.
  16. 16. Declaração de Trabalho (Linha do MA: Produção de Ingressos) • Nível do serviço de manutenção desejado: • A contratada deverá estar diariamente monitorando o perfeito funcionamento do site de venda do ingresso. • Local de Entrega: • Os ingressos comprados pela internet deverão ser disponibilizados para serem retirados pelos clientes num local a definir, a partir de 15 dias antes do evento. • Qualidade Requerida: • O site para compra do evento deverá ser simples, rápido, funcional e seguro para o usuário. • Os dados devem ser salvos em banco de dados de seguros com a funcionalidade de backups periódicos.
  17. 17. Declaração de Trabalho (Linha do MA: Produção de Ingressos) • Treinamento Desejado: • A equipe de recebimento/operação das catracas deverão receber treinamentos para identificação e validação dos ingressos • Garantia: • Cada hora que o site de cadastramento e aquisição ficar indisponível haverá uma multa estipulada em contrato. • Cada ingresso falso identificado, será cobrado o valor do ingresso ao fornecedor contratado.
  18. 18. Declaração de Trabalho (Linha do MA: Produção de Ingressos) • Pesos das Entregas: Vendas de Ingressos pela Internet 40% Entrega de Ingressos 20% Treinamento de Pessoal de Controle de Acesso 10% Suporte técnico no Evento 15% Instalação de Cancelas 15%
  19. 19. • Quantidades: Ingressos 15.000 Treinamento 60 Pessoas Suporte Técnico, Antes, Durantes e Depois 40hrs Instalação de Cancelas 30 Declaração de Trabalho (Linha do MA: Produção de Ingressos)
  20. 20. • Critério de Medição: o Venda de Ingressos pela Internet, proporcional ao numero de ingressos vendidos o Entrega de Ingressos, proporcional ao numero de ingressos entregue o Treinamento de pessoal por numero de pessoa treinada o Suporte Técnico por hora executada o Instalação de cancela, 50% na instalação e 50% na desinstalação das cancelas Declaração de Trabalho (Linha do MA: Produção de Ingressos)
  21. 21. Fluxograma do Contrato Kick off Meeting Indicação do Gestor De Contratos Avaliar os Requisitos do Contrato Acompanhar o Atendimentos dos Requisitos do Contrato Gerar Relatório de Acompanhamento do Contrato Houve Problema no Atendimento aos Requisitos Agir Para Corrigir ou Aprovar as Mudanças Reportar aos Stakholders a situação do Contrato Registrar as Lições Aprendidas Encerrado Não Sim
  22. 22. Critérios Eliminatórios • Não possuir site para venda segura (pagamento com todas as bandeiras de cartões de credito e boleto bancário) de ingressos; • Não ter a capacidade de produzir ingressos na escala necessária ao evento; • Não ter a capacidade de adicionar os itens de segurança necessários ao ingresso impresso (ex.: selo holográfico); • Não ter a capacidade de entregar o total de ingressos solicitados no prazo; • Não possuir pelo menos 1 ano de mercado.
  23. 23. Critérios Eliminatórios Critério Eliminatório Fornecedor A (Ingresso Fácil) Fornecedor B (Casa do Ingresso) Possui site para venda segura (pagamento com todas as bandeiras de cartões de credito e boleto bancário) de ingressos SIM SIM Tem a capacidade de produzir ingressos na escala necessária ao evento SIM SIM Tem a capacidade de adicionar os itens de segurança necessários ao ingresso impresso (ex.: selo holográfico); SIM SIM Tem a capacidade de entregar o total de ingressos solicitados no prazo SIM SIM Possui pelo menos 1 ano de mercado SIM SIM
  24. 24. Critérios Classificatórios • Prazo ofertado • Posicionamento no mercado • Preço • Condições de pagamento • Capacidade Técnica • Tecnologia oferecida
  25. 25. Critérios Classificatórios Critério Classificatório Pontuação Prazo ofertado Antes prazo solicitado 10 No prazo solicitado 6 Depois do prazo solicitado 4 Posicionamento no mercado 10 anos ou mais 10 5 anos ou mais 5 Menus de 5 anos 0 Preço Preço menor em 15% ou mais do valor estimado 8 Preço entre +/- 15% do valor estimado 4 Preço maior ou mais do 15% do valor estimado 0
  26. 26. Critérios Classificatórios Critério Classificatório Pontuação Condições de pagamento 60 dias após emissão Nota Fiscal 8 30 dias após emissão Nota Fiscal 5 15 dias após emissão Nota Fiscal 2 Capacidade Técnica Experiencia técnica comprovada maior a 10 anos 8 Experiencia técnica comprovada maior ou igual a 5 anos 6 Experiencia técnica comprovada menor a 5 anos 0 Tecnologia oferecida Tecnologia do momento – Ultima tecnologia 8 Tecnologia de até 5 anos 6 Tecnologia maior a 5 anos 3
  27. 27. Critérios de Avaliação • Os critérios de avaliação serão apresentados aos fornecedores previamente, visando proporcionar transparência ao processo e permitindo que os mesmos se adequem.
  28. 28. Sistema de Pontuação Critério Peso Fornecedor A (Ingresso Fácil) Fornecedor B (Casa do Ingresso) Nota Média Nota Média Tecnologia Oferecida 25% 8 200 6 150 Posicionamento no Mercado 10% 10 100 5 50 Prazo Ofertado 15% 4 60 6 90 Preço 15% 8 120 8 120 Condição de Pagamento 10% 8 80 8 80 Capacidade Técnica 25% 8 200 6 150 Total 100% 760 640
  29. 29. Documentos de Aquisição Adotado • O Documento de aquisição adotado foi o a RFP (Solicitação de Proposta), uma vez que não se tem conhecimento técnico ou especializado para elaboração de DE e a decisão não levará em conta somente o fator preço, mas sim, diversas especificações de técnicas e de qualidade entre elas Tecnologia oferecida e capacidade técnica.
  30. 30. Meio Adotado para Envio do Convite • Como o Vendor List para este pacote de trabalho é reduzido (apenas 2 fornecedores), o convite será realizado diretamente aos fornecedores através de email.
  31. 31. Tipo de Contrato • O tipo de contrato selecionado será o de Preço Fixo, uma vez que deseja-se transferir o risco para o contratado.
  32. 32. Concorrência Privada Inicio Identificação de fornecedores Qualificação dos fornecedores Elaboração da RFQ Envio do RFQ para os fornecedores qualificados Respostas às duvidas dos fornecedores Recebimento das Propostas Avaliação técnica da proposta Envio da avaliação técnica ao setor de compras Avaliação eescolha do fornecedor Elaboração do contrato Avaliação do contrato Assinatura do Contrato Fim
  33. 33. Atitudes e Fiscalização • Autorização de Trabalho • Cobrar o respeito ao contrato pela contratada • Auditorias de Qualidade • Controle de Qualidade • Monitoramento dos Riscos
  34. 34. Controle da Aquisição • O controle da aquisição será realizado através de Boletins de Medição • Tamplate do BM: ID WBS do Contrato Fases/Pacotes de Trabalho Unid. Preço Peso Planejada Executada Criterio Planejado Realizado % 1.2.2.1.1 Vendas de Ingressos pela Internet Ingresso R$ 180.000,00 40% 15000 7500 R$ 180.000,00 7500 20,00% 1.2.2.1.2 Entrega de Ingressos Ingresso R$ 90.000,00 20% 15000 5000 R$ 90.000,00 5000 6,67% 1.2.2.1.3 Treinamento de Pessoal de Controle de Acesso Pessoa R$ 30.000,00 10% 60 20 R$ 30.000,00 20 3,33% 1.2.2.1.4 Suporte técnico no Evento hora R$ 10.000,00 15% 40 0 R$ 10.000,00 0 0,00% 1.2.2.1.5 Instalação de Cancelas R$ 13.500,00 15% R$ - 1.2.2.1.5.1 Cancela Instalada Unidade 30 10 67% R$ 9.045,00 R$ 3.015,00 5,00% 1.2.2.1.5.2 Cancela Desintalada Unidade 30 0 33% R$ 4.455,00 R$ - Total Contrato R$ 323.500,00 100% 35,00% Quantidade Avanço Fisico
  35. 35. Fluxograma para Controlar o Contrato Início Assinatura do Contrato Execução das Atividades Medir o Desempenho Desempenho conforme Planejado Analisar necessidade de alteração do contrato Necessário alterar o contrato Executar alteração do contrato Ação corretiva Não Sim Não Validação do desempenho Documentar lições aprendidas Todo o trabalho finalizado Aceite das entregas Fim Não Sim Sim
  36. 36. Fluxograma para Encerramento do Contrato Inicio Recebimento das Entregas Entregas todas Recebidas Cobrar Recebimento das Entregas Faltantes Validação das Entregas Realizar Pagamentos Todos Pagamentos Foram Realizados: Realizar Pagamentos Faltantes. Arquivar o Contrato Fim Não Sim Não Sim

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