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GERENCIAMENTO
DE AQUISIÇÕES
EM PROJETOS
Gerenciamento de Projetos
Chapecó - SC
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Empresa BEBER MAIS, trabalha no ramo de
distribuidora de bebidas, fornecendo
bebidas nacionais e importadas.
Possuiu com...
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Amarildo Gemelli Jr Andrea Antonioli
Jaqueline Rosa Gayo Mariel Alex Salvador
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O trabalho possui como
objetivo gerenciar as
aquisições da empresa
BEBER MAIS dentro do
projeto Bebendo².
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Critérios Make or Buy
Projeto : Bebendo² Cod. WBS: 1.2.1
Descrição do Item: Logística Decicão do Time: Make
1 - Recursos...
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Critérios Make or Buy
4 - Importância Estratégica/Core business
Justificativa
Este pacote de trabalho tem grande importâ...
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Mapa de Aquisições
Concorrência Itens a ser
contratado
Ref.
WBS
Vendor
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Orçamento Prazo Critério Make
or Buy
RFI 01/...
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- Rígido Controle do Cronograma, utilizando
método de diligenciamento;
- Multa Contratual;
- Garantia de disponibilizaç...
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Respostas a Riscos
• Atraso na liberação de itens importados
- Contratar empresa especializada para fazer o
despacho ad...
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Declaração de Trabalho
Concorrê
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Item a ser
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Ref.
WBS
Vendor
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o (R$)
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• - Qualidade: Atender os critérios de qualidade segundo
norma BB1234XYZ, durante o processo de seleção de matéria
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Declaração de Trabalho
Matéria Prima: 25%
Fabricação: 40%
Acondicionamento: 15%
Transporte: 20%
• - Prazo: Prazo de ent...
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Declaração de Trabalho
• - Critérios de Medição:
Obs.: Tomando como exemplo o caso em que o fornecedor compre
50% do vi...
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Declaração de Trabalho
- Avanço Físico (P) X (Q) X (C):
Item Descrição P C Q Avanço
Físico =
PXCXQ
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AF
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...
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Critérios Eliminatórios
Critérios Eliminatórios Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C
Possuir ISO 9001 SIM NÃO NÃO
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Critérios Classificatórios
- Preço;
- Prazo de Pagamento;
- Prazo de entrega;
- Qualidade do Produto;
- Treinamento dos...
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Decisão sobre a explicitação dos
Critérios de Avaliação
Entendemos que, as negociações devem ocorrer de forma
transpare...
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Sistema de Pontuação
Sistema de Classificação - Foco Comercial
Critérios Classificatórios Peso
Fornecedor A Fornecedor ...
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Sistema de Pontuação
Sistema de Classificação - Foco Técnico
Critérios Classificatórios Peso
Fornecedor A Fornecedor B ...
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Sistema de Pontuação
Fornecedor
Peso
Comercial
N Item
Avaliados
Nota Foco
Comercial
Resultado
Comercial
Peso
Técnico
N ...
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Documentos de Aquisições
adotados
- Pedido de proposta (RFP)
- Carta Convite
Como os critérios da empresa estão mais re...
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Meio para o envio do convite
- Sites da Internet;
- E-mail;
- Correspondências a fornecedores;
- Divulgação de Carta – ...
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Contrato
- Contrato Formal
Como trata de fornecimento do principal sub-sustento da
empresa, asseguramos através de um c...
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Espécie
- Compra e Vende;
- Consignação.
A espécie dos contratos serão de forma compra e venda, o que
comprarmos de nos...
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Tipo de Contrato
- Preço Global
Optamos pelo Preço Global com o objetivo de transferir o risco
sobre o preço para o for...
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Concorrência Privada
RFP
Envio das RFP aos
convidados
Receber
Propostas
SCG
Fornecedor
Escolhido
Envio de ordem
de comp...
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Atitude e Fiscalização
- Elaborar e validar contratos que descrevam com clareza as
condições solicitadas.
- Fazer com q...
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Controlar as Aquisição
O controle das Aquisições será realizado através de Boletim
de Medição.
Boletim de Medição
Data ...
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Fluxograma do controle e Encerramento
Ordem de
compra recebida
Reunião de
KickOff
A
Indicação Gestor
do Contrato
Docume...
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Plano de Gerenciamento das
Aquisições
1 – Fazer WBS
2 – Planejamento
2.1 – Critérios Make–or-Buy
2.2 - Mapa das Aquisiç...
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Plano de Gerenciamento das
Aquisições
2.4 – Análise dos Riscos
2.4.1 – Resposta a Riscos
2.5 – Declaração de Trabalho
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Plano de Gerenciamento das
Aquisições
2.5.8 - Peso das Entregas do contrato
2.5.9 – Critérios de Medição
2.5.10 – Avanç...
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Plano de Gerenciamento das
Aquisições
2.7 - Documentação de Aquisições
2.7.1 – Pedido de Proposta (RFP)
2.7.2 – Carta C...
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Plano de Gerenciamento das
Aquisições
2.9 – Contrato
2.9.1 – Contrato Formal
2.10 – Espécie
2.10.1 - Compra e venda
2.1...
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Plano de Gerenciamento das
Aquisições
3 – Conduzir
3.1 – Concorrência Privada
4 – Controlar
4.1 – Atitudes e Fiscalizaç...
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Plano de Gerenciamento das
Aquisições
5 – Encerrar
5.1 – Suporte ao processo Encerramento Projeto
5.2 – Encerramento do...
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Bebendo ao Quadrado

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Titulo: Bebendo ao Quadrado
Alunos:
Cidade: Porto Alegre
Disciplina: Aquisições
Turma: GP29
Data:15-09-2013
Hora:12:23
Comentarios:
Publico até ápos a correção

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  • Comentários
    Introdução: ok;
    Objetivo: ok;
    WBS: ok;
    Análise Make or Buy: ok;
    Mapa das Aquisições: sugere-se que todos os itens identificados no Mapa das Aquisições estejam na WBS;
    WBS revisada: ok;
    Registro de Riscos: ok;
    Processo Escolhido: ok;
    Declaração de Trabalho: ok;
    Critérios Eliminatórios: sugere-se que o não atendimento a qualquer item dos critérios eliminatórios automaticamente elimine uma empresa candidata da concorrência; Sugere-se utilizar o nome das empresas identificadas no Vendor List do Mapa das Aquisições.
    Critérios Classificatórios: sugere-se relacionar todos os critérios classificatórios (comerciais e técnicos);
    Explicitar critérios: ok;
    Sistema de Pontuação: sugere-se observar que as empresas concorrentes só devem chegar ao sistema de pontuação se tiverem passado pelos critérios eliminatórios; Sugere-se utilizar o nome das empresas identificadas no Vendor List do Mapa das Aquisições.
    Documentos de Aquisições: ok;
    Meio: ok;
    Contrato: ok;
    Espécie do Contrato: ok;
    Tipo de Contrato: ok;
    Licitação ou Concorrência: ok;
    Fiscalização: ok;
    Relatórios: item não contemplado claramente no trabalho;
    Passo a passo controlar contratos: ok;
    Passo a passo encerrar contratos: ok;
    PGA: sugere-se não ater somente aos pontos relacionados no trabalho;
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Bebendo ao Quadrado

  1. 1. 1 GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES EM PROJETOS Gerenciamento de Projetos Chapecó - SC
  2. 2. 2 Empresa BEBER MAIS, trabalha no ramo de distribuidora de bebidas, fornecendo bebidas nacionais e importadas. Possuiu como projeto dobrar o faturamento em 2 anos. Projeto este denominado Bebendo².
  3. 3. 3 Amarildo Gemelli Jr Andrea Antonioli Jaqueline Rosa Gayo Mariel Alex Salvador
  4. 4. 4 O trabalho possui como objetivo gerenciar as aquisições da empresa BEBER MAIS dentro do projeto Bebendo².
  5. 5. 5
  6. 6. 6 Critérios Make or Buy Projeto : Bebendo² Cod. WBS: 1.2.1 Descrição do Item: Logística Decicão do Time: Make 1 - Recursos Humanos Justificativa A empresa possui profissionais dentro do seu organograma que possuem tanto experiência quanto KnowHow para executar este pacote de trabalho. 2 - Recursos Materiais Justificativa A empresa possui todos os recursos materiais necessários como caminhões e infra-estrutura de manutenção. 3 - KnowHow Corporativo Justificativa A empresa ja vem desde o começo de sua existência desenvolvendo e aprimorando o sistema de logística que possue, portanto este pacote de trabalho pode ser melhor executado e adequado ao projeto se for feito dentro da própria empresa.
  7. 7. 7 Critérios Make or Buy 4 - Importância Estratégica/Core business Justificativa Este pacote de trabalho tem grande importância estratégica para a empresa pois junto com o marketing/vendas são as duas peças mais importantes para o sucesso e singularidade do projeto. 5 - Restrição de Prazo Justificativa Caso se opte por contratar uma empresa para realizar a logística pode levar mais tempo pelo fato de que essa empresa deverá ser buscada na mercado, analisada, e leve-se tempo para desenvolver um plano eficaz de distribuição. Como a empresa já atua nesse segmento a expertise é suficiente para implementar o pacote de trabalho logística. 6 - Restrição de Custo Justificativa Como a empresa possui todos os recursos necessários para realização do trabalho, a decisão make tambem previlegia custos, pois caso contratada fora iria custar mais caro para a empresa. 7- Fornecedores Capacitados Justificativa Não foram encontrados fornecedores que tivessem disponibilidade para executar o pacote de trabalho no prazo e no escopo determinado pelo projeto.
  8. 8. 8 Mapa de Aquisições Concorrência Itens a ser contratado Ref. WBS Vendor List Orçamento Prazo Critério Make or Buy RFI 01/13 Informações sobre produtos e serviços N/A AMBEV, Kilsen, Cervejas Flamarion, Polar, Glacial N/A 10 BUY RFQ 01/13 Destilados Nac. 1.1.1.1 AMBEV, Kilsen, Cervejas Flamarion, Polar, Glacial R$ 1000000 15 BUY RFQ 02/13 Destilados Imp. 1.1.2.1 AMBEV, Kilsen, US Bier, Deutch Bier R$ 3000000 30 BUY RFQ 03/13 Construção 1.2.2.2 Odebrecht, Pilarres, Flamarion Custruções S.A R$ 10000000 180 BUY RFP 01/13 Divulgação 1.4.1 VS Divulgações, Xango, Monavie R$ 150000 100 BUY RFP 02/13 Análise de mercado 1.4.2 Análises S.A, MercadosXX, Upgrade Ltda. R$ 800000 90 BUY
  9. 9. 9
  10. 10. 10 - Rígido Controle do Cronograma, utilizando método de diligenciamento; - Multa Contratual; - Garantia de disponibilização mínima de operários para a construção por parte da construtora; - Rígido controle na seleção da construtor; - Clausula contratual garantindo que caso o atraso ocorra, o aluguel de outro local de mesmo espaço do ampliado, é de responsabilidade da construtora. PLAN, ADM, CONT, ESP, PQ Respostas a Riscos • Atraso na entrega dos CD que sofrerá ampliações.
  11. 11. 11 Respostas a Riscos • Atraso na liberação de itens importados - Contratar empresa especializada para fazer o despacho aduaneiro; - Multa Contratual; - Caso o atraso se consolide acima de 15 dias o contrato é cancelado sem ônus para a empresa contratante, e multa para a empresa contratada; - Ter outra opção para a compra de produtos importados dentro do próprio país, agilizando assim a entrega; - Selecionar a empresa fornecedora obtendo como especificações prazo mínimo de entrega. PLAN, CONT, ENC, SEL
  12. 12. 12 Declaração de Trabalho Concorrê ncia Item a ser contratado Ref. WBS Vendor List Orçament o (R$) Prazo (dias) Critéri o Make or buy RFQ 02/13 Destilados e Importados 1.1.2.1 AMBEV, Kilsen, US Bier, Deutch Bier R$ 3000000 30 Buy
  13. 13. 13 • - Qualidade: Atender os critérios de qualidade segundo norma BB1234XYZ, durante o processo de seleção de matéria prima, produção e entrega; • - Suporte: Responsabilidade pelo transporte; • - Treinamento: Treinamento de Vendedores sobre os produtos; • - Manutenção: Troca de bebidas caso a validade esteja expirada; • - Garantia: Garantir troca de todas as bebidas com algum defeito de fabricação (lata lacradas e vazia) ou com data de vencimento expirada; • - Local de Entrega: Entrega dos pedidos nos centros de distribuição determinado em contrato. Declaração de Trabalho
  14. 14. 14 Declaração de Trabalho Matéria Prima: 25% Fabricação: 40% Acondicionamento: 15% Transporte: 20% • - Prazo: Prazo de entrega seja no máximo 20 dias corridos. • - Peso das entregas do contrato (P):
  15. 15. 15 Declaração de Trabalho • - Critérios de Medição: Obs.: Tomando como exemplo o caso em que o fornecedor compre 50% do vidro necessário para a fabricação ele continua com 0% caso ele compra 100% da quantidade determinada ele recebe 10% correpondente a este item, não existe proporcionalidade, é 0 ou 1.
  16. 16. 16 Declaração de Trabalho - Avanço Físico (P) X (Q) X (C): Item Descrição P C Q Avanço Físico = PXCXQ GOAL DO AF % Avanço da Aquisição 1 Matéria Prima 25 50% 100000 1250000 2.500.000 12,5% 2 Fabricação 40 60% 100000 2400000 4.000.000 24% 3 Acondicion amento 15 0 100000 0 1.500.000 0% 4 Transporte 20 10% 100000 200000 2.000.000 2% TOTAL 400000 10.000.000 38,5%
  17. 17. 17 Critérios Eliminatórios Critérios Eliminatórios Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C Possuir ISO 9001 SIM NÃO NÃO Apresentação de certidão negativa de débitos junto ao INSS NÃO SIM SIM Todos os funcionários com carteira de trabalho registrado NÃO NÃO SIM Comprovação do treinamento dos funcionários a cada 90 dias. SIM NÃO SIM Fornecedor esteja atuando no mercado de importação a mais de 5 anos SIM SIM NÃO
  18. 18. 18 Critérios Classificatórios - Preço; - Prazo de Pagamento; - Prazo de entrega; - Qualidade do Produto; - Treinamento dos Funcionários.
  19. 19. 19 Decisão sobre a explicitação dos Critérios de Avaliação Entendemos que, as negociações devem ocorrer de forma transparente e com um processo ganha - ganha, isto é, com parcerias. Para selar nosso sistema de parcerias vamos explicitar nossos critério na Declaração de Trabalho, tornando assim um processo muito mais transparente, no qual nosso parceiro pode adequar-se as nossas especificações, agilizando nosso processo de seleção.
  20. 20. 20 Sistema de Pontuação Sistema de Classificação - Foco Comercial Critérios Classificatórios Peso Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C Nota Média Nota Média Nota Média Preço 5 10 50 5 25 10 50 Prazo de pagamento 2 7 14 7 14 9 18 Prazo de entrega 10 5 50 8 80 10 100 Qualidade do Produto 8 7 56 7 56 9 72 Treinamento de Funcionários 6 7 42 4 24 7 42 RESULTADO 212 199 282
  21. 21. 21 Sistema de Pontuação Sistema de Classificação - Foco Técnico Critérios Classificatórios Peso Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C Nota Média Nota Média Nota Média Volume de importação de bebidas 5 10 50 10 50 5 25 Número de fornecedores 2 7 14 9 18 7 14 Número de produtos ofertados 10 5 50 10 100 8 80 Histórico de pontualidade nas entregas 6 10 60 9 54 7 42 Sistema de gestão de vendas 5 10 50 10 50 6 30 Nível de Automação 5 10 50 10 50 6 30 0 0 0 RESULTADO 274 322 221
  22. 22. 22 Sistema de Pontuação Fornecedor Peso Comercial N Item Avaliados Nota Foco Comercial Resultado Comercial Peso Técnico N Item Avaliados Nota Foco Técnico Resulta do Técnico RESULT ADO Fornecedor A 5 5 212 212 10 6 274 457 669 Fornecedor B 5 5 199 199 10 6 322 537 736 Fornecedor C 5 5 282 282 10 6 221 368 650
  23. 23. 23 Documentos de Aquisições adotados - Pedido de proposta (RFP) - Carta Convite Como os critérios da empresa estão mais relacionados a detalhes do escopo do Projeto, como é preço, prazo e qualidade o pedido de proposta juntamente com a carta convite caracteriza a melhor forma de enviar a solicitação aos potenciais fornecedores. Através desta, solicitação teremos como resposta uma proposta.
  24. 24. 24 Meio para o envio do convite - Sites da Internet; - E-mail; - Correspondências a fornecedores; - Divulgação de Carta – Convite. Os meios eletrônicos estão auxiliando a divulgação de forma rápida e prática, abrangendo grande parte dos fornecedores, portanto a empresa se fará uso desses meio como forma de aproximar os interessado. Para os fornecedores que já trabalham com nossa empresa iremos enviar uma correspondência específica, também buscando solidificar a parceria já existente.
  25. 25. 25 Contrato - Contrato Formal Como trata de fornecimento do principal sub-sustento da empresa, asseguramos através de um contrato formal, cuja seja reconhecido os direitos judiciais.
  26. 26. 26 Espécie - Compra e Vende; - Consignação. A espécie dos contratos serão de forma compra e venda, o que comprarmos de nosso fornecedor é de responsabilidade da BEBER MAIS para a venda, não podendo devolver ao fornecedor. O contrato de consignação trata-se do meio de armazenamento das bebidas, refrigeradores.
  27. 27. 27 Tipo de Contrato - Preço Global Optamos pelo Preço Global com o objetivo de transferir o risco sobre o preço para o fornecedor, como trata-se de compras em grande quantidade o preço fechado e fixo assegura-se dos riscos de variações.
  28. 28. 28 Concorrência Privada RFP Envio das RFP aos convidados Receber Propostas SCG Fornecedor Escolhido Envio de ordem de compra A Formulação do Contrato Celebração do Contrato A - Para agilizar o início da execução dos serviços, foi enviado uma ordem de compra que autoriza o fornecedor a iniciar a mobilização da sua equipe enquanto o contrato é autorizado e assinado por ambas as partes.
  29. 29. 29 Atitude e Fiscalização - Elaborar e validar contratos que descrevam com clareza as condições solicitadas. - Fazer com que ambas as partes cumpram as cláusulas do contrato conforme acordado. - Realizar reuniões quinzenais para acompanhar e controle do desempenho das atividades. - Avaliar continuamente os fornecedores em relação aos serviços prestados de acordo com os critérios pré-definidos. - Monitoramento e controle de qualidade e segurança.
  30. 30. 30 Controlar as Aquisição O controle das Aquisições será realizado através de Boletim de Medição. Boletim de Medição Data do Preenchimento: Concorrência Data da Solicitação Data Prevista para Entrega Empresa Contratada Status do Progresso (%) Status Final (Atividade do Cronograma de Aquisição) (Data em que a atividade foi solicitada) (Data informada pelo fornecedor para entrega) (Empresa responsável por prestar o serviço) (Status de cumprimento da atividade de 0 a 100%) (Aprovado de acordo com as condições do contrato ou Reprovado)
  31. 31. 31 Fluxograma do controle e Encerramento Ordem de compra recebida Reunião de KickOff A Indicação Gestor do Contrato Documentar Método de Aval. Análise RDO/Progresso Diligência Necessid ade de mudança Avaliação de Mudança Plano de Alteração Proj. concluído ? Aprovaç ão Registro de Alteração Alteração WBS Validar a WBS Lições Aprendidas
  32. 32. 32 Plano de Gerenciamento das Aquisições 1 – Fazer WBS 2 – Planejamento 2.1 – Critérios Make–or-Buy 2.2 - Mapa das Aquisições 2.2.1 - Itens a serem contratados 2.2.2 – Referência na WBS 2.2.3 – Vendor List 2.2.4 – Orçamento 2.2.5 - Prazo 2.3 – Revisão da WBS
  33. 33. 33 Plano de Gerenciamento das Aquisições 2.4 – Análise dos Riscos 2.4.1 – Resposta a Riscos 2.5 – Declaração de Trabalho 2.5.1 – Qualidade 2.5.2 - Suporte 2.5.3 – Treinamento 2.5.4 – Manutenção 2.5.5 – Garantia 2.5.6 – Local de Entrega 2.5.7 – Prazo
  34. 34. 34 Plano de Gerenciamento das Aquisições 2.5.8 - Peso das Entregas do contrato 2.5.9 – Critérios de Medição 2.5.10 – Avanço Físico 2.6 – Critérios de Avaliação 2.6.1 - Critérios Eliminatórios 2.6.2 - Critérios Classificatórios 2.6.3 - Divulgação dos Critérios 2.6.4 – Sistema de Pontuação
  35. 35. 35 Plano de Gerenciamento das Aquisições 2.7 - Documentação de Aquisições 2.7.1 – Pedido de Proposta (RFP) 2.7.2 – Carta Convite 2.8 – Meio de Envio 2.8.1 – Sites da Internet 2.8.2 – E-mail 2.8.3 – Correspondência a Fornecedores 2.8.4 – Divulgação de carta-convite
  36. 36. 36 Plano de Gerenciamento das Aquisições 2.9 – Contrato 2.9.1 – Contrato Formal 2.10 – Espécie 2.10.1 - Compra e venda 2.10.2 – Consignação 2.11 – Tipos de Contrato 2.11.1 Preço Global
  37. 37. 37 Plano de Gerenciamento das Aquisições 3 – Conduzir 3.1 – Concorrência Privada 4 – Controlar 4.1 – Atitudes e Fiscalização 4.2 - Relatórios 4.2.1 – Boletim de Medição 4.3 – Melhores Praticas - Kick- off
  38. 38. 38 Plano de Gerenciamento das Aquisições 5 – Encerrar 5.1 – Suporte ao processo Encerramento Projeto 5.2 – Encerramento dos contratos 5.2.1 – Terminação 5.3 – Arquivo do Contrato

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