Contabilidad general

GUÍA DIDÁCTICA Y MÓDULO

MARIO DE JESÚS CADAVID FONNEGRA

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LUIS AMIGÓ

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
CON ÉNFASIS EN ECONOMÍA SOLIDARIA

Colombia, 2008

COMITÉ DIRECTIVO

Fray Marino Martínez Pérez
Rector

Hernán Ospina Atehortúa
Vicerrector Administrativo y Financiero
Director de Planeación

José Jaime Díaz Osorio
Vicerrector Académico

Francisco Javier Acosta Gómez
Secretario General

Contabilidad General
Mario de Jesús Cadavid Fonnegra

Decana Facultad de Ciancias Administrativas,
Económicas y Contables:
María Victoria Agudelo Vargas

Corrección de estilo:
SOMOS PROFESIONALES LTDA.

Diseño:
Colectivo Docente Facultad de Administración

Impresión:
Departamento de Publicaciones FUNLAM

www.funlam.edu.co

TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS
Medellín – Colombia
2008

Contabilidad General 2

CONTENIDO

PRIMERA PARTE: PROTOCOLO ACADÉMICO
PRESENTACIÓN 8
1. IDENTIFICACIÓN 10

Ficha técnica...............................................................................................................10
2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS 11

2.1. Objetivo general................................................................................................11

2.2. Objetivos específicos..........................................................................................11
3. UNIDADES TEMÁTICAS 13

UNIDAD 1.................................................................................................................13

UNIDAD 4.................................................................................................................14

UNIDAD 6.................................................................................................................14
4. METODOLOGÍA GENERAL 14
5. EVALUACIÓN INTEGRAL 17

5.1. Sistema de evaluación.........................................................................................17

5.2. Actividades de reconocimiento..........................................................................18

5.3. Actividades de profundización..........................................................................18
INTRODUCCIÓN 20
JUSTIFICACIÓN 22
1. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD 24

1.1. Definición de contabilidad.................................................................................25

1.2. Objetivos de la contabilidad..............................................................................26

1.3. Clasificación de la contabilidad.........................................................................27
1.3.1. Según el origen del capital.............................................................................27
1.3.2. Según la clase de actividad............................................................................27

1.4. Cualidades de la información contable.............................................................28

1.5. Principios de contabilidad..................................................................................29
1.5.1. Entidad o ente económico ............................................................................29
1.5.2. Equidad..........................................................................................................29
1.5.3. Continuidad o negocio en marcha.................................................................29
1.5.4. Período contable............................................................................................30
1.5.5. Unidad de medida..........................................................................................30
1.5.6. Valuación o medición....................................................................................30

1.6. Clasificación de las empresas.............................................................................30
1.6.1. Según su actividad.........................................................................................31
1.6.2. Según su constitución legal...........................................................................32

1.7. La ecuación contable.........................................................................................36
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO PASIVO +
PATRIMONIO 37

1.8. Estados financieros............................................................................................38
1.8.1 Estados financieros de propósito general......................................................38
1.8.2. Estados financieros básicos..........................................................................39
1.8.3. Estados financieros consolidados.................................................................39
40
2. EL CICLO CONTABLE ESTADO DE RESULTADOS Y
BALANCE GENERAL 41

2.1. Estado de resultados...........................................................................................42
2.1.1. Estado de resultados acumulados..................................................................44
2.1.2. Estado de resultados para una empresa de servicios.....................................45
2.1.3. Estado de resultados para una empresa comercial.........................................48

2.2. El balance general...............................................................................................51
2.2.1. Clasificación de los activos...........................................................................52
2.2.2. Clasificación de los pasivos..........................................................................57

2.3. Clasificación del patrimonio..............................................................................60

2.3.1. El capital........................................................................................................61
2.3.2. Reservas ........................................................................................................61
2.3.3. Ganancias acumuladas ..................................................................................61
3. LA ECUACIÒN CONTABLE Y LA NATURALEZA DE LAS
CUENTAS 69

3.1. La ecuación contable..........................................................................................70

3.2. La cuenta............................................................................................................71

3.3. Naturaleza de los activos...................................................................................72

3.4. Naturaleza del pasivo y del patrimonio............................................................72

3.5. Naturaleza de los gastos.....................................................................................72

3.6. Naturaleza de los ingresos..................................................................................73
4. EL PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN
CONTABLE 83

ESPECÍFICOS...........................................................................................................84

4.1. Efecto de los hechos económicos.......................................................................84

4.2. La partida doble.................................................................................................86
4.2.1. Registros simples...........................................................................................87
4.2.2. Registros compuestos....................................................................................87

4.3. Libros de contabilidad........................................................................................87
4.3.1. Importancia de los libros de contabilidad......................................................88
4.3.2. Libros obligatorios de contabilidad...............................................................89

ACTIVOS CORRIENTES PASIVOS CORRIENTES......................................100

No Corrientes Patrimonio ..................................................................................101

Total activos $123.232920 ....................................................................................101

Pasivo + Patrimonio $123.232.920.........................................................................101


5. TERMINACIÓN DEL CICLO CONTABLE. ASIENTOS DE
AJUSTES (CLASES Y APLICACIONES). ASIENTOS DE
CIERRE 105

5.1. Período contable y preparación de estados financieros................................106

5.2. Asociación de ingresos y gastos según el período contable...........................106

5.3. Diferencia entre contabilidad de causación y contabilidad de caja.............108

5.4. Asientos de ajuste.............................................................................................109
5.4.1. Objetivos de los asientos de ajustes.............................................................110
5.4.2. Clasificación de los ajustes..........................................................................111

5.5. Ajustes acumulados..........................................................................................112
5.5.1. Ajustes ingresos acumulados.......................................................................112
5.5.2. Ajustes por gastos acumulados....................................................................114
5.5.3. Efecto de los ajustes acumulados en los estados financieros......................117

5.6. Ajustes diferidos................................................................................................119
5.6.1. Ajustes por ingresos diferidos.....................................................................119
5.6.2. Ajustes por gastos pagados por anticipado o por gastos diferidos..............123
5.6.3. Efecto de los ajustes diferidos sobre los estados financieros ......................128

5.7. Ajustes por depreciación..................................................................................129

5.8. Ajustes por corrección de errores y omisiones...............................................132

5.9. Asientos de cierre..............................................................................................134
Dinámica para los asientos de cierre.....................................................................135
6. ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS Y ESTADOS
FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL 144

6.1. ¿Qué son los estados financieros?...................................................................145

6.2. Clasificación......................................................................................................145
Estados financieros de propósito general..............................................................145
ACTIVIDADES DE PROFUNDIZACIÓN 162
BIBLIOGRAFÍA FUNDAMENTAL 174

BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA 175


PRESENTACIÓN
Apreciado estudiante, bienvenido al programa de Administración de
Empresas con énfasis en Economía Solidaria de la Fundación Universitaria
Luis Amigó.

Este módulo ha sido escrito teniendo presente al estudiante que ingresa en
la metodología a distancia, la cual se constituye en uno de los nuevos retos y
alternativas para la formación de profesionales capaces de intervenir
problemáticas sociales contemporáneas, desde la aplicación de la ciencia y
la tecnología con criterios éticos y de calidad.

La educación a distancia responde a la necesidad de ofrecer un proceso de
formación que supere obstáculos representados en grandes distancias
geográficas y escasez de tiempo de personas deseosas de tener las
oportunidades de desarrollo humano que brinda la educación superior.


Dicha metodología exige a cada estudiante un esfuerzo investigativo,
creativo e innovador soportado por la voluntad del compromiso que demanda
nuestra sociedad.

Por esto, para el alcance de los objetivos en este proceso formativo, más que
construir un texto, se ha tratado de presentar un instrumento de
comunicación académica y dinámica entre la institución y el estudiante, en el
que se diferencian dos partes fundamentales: la guía de estudio y trabajo, el
módulo de aprendizaje. La guía considera las orientaciones sobre el
desarrollo del curso en cuanto define los elementos necesarios para la
interlocución entre estudiantes y asesor, describiendo en la metodología las
actividades a realizar para cada encuentro, bibliografía complementaria,
proceso de evaluación y compromisos adquiridos por el estudiante. El
módulo desarrolla el contenido conceptual básico que permite al estudiante
la comprensión de los problemas potenciales en el campo administrativo.

Seguros de que en dicho material se encuentran los referentes necesarios
para el desarrollo de un proceso académico con calidad, le deseamos éxitos
en este nuevo ciclo de su formación profesional.


1. IDENTIFICACIÓN
Ficha técnica

CURSO CONTABILIDAD FINANCIERA

AUTOR MARIO DE JESÚS CADAVID FONNEGRA


INSTITUCIÓN FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LUIS AMIGÓ

UNIDAD ACADÉMICA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN

PROGRAMA ADMINISTRACIÓN

PALABRAS CLAVE ECUACIÓN CONTABLE

ÁREA DE CONOCIMIENTO BÁSICA

CRÉDITOS TRES (3)

CIUDAD MEDELLÍN

FECHA AGOSTO DE 2004

ACTUALIZACIÓN

ADICIÓN DE TEMAS

APROBADA POR
2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS

2.1. Objetivo general

El estudiante estará en capacidad de desarrollar los procesos para la
generación de información financiera, además analizará e interpretará la
información contenida en los estados financieros de una empresa de
servicios y de una empresa comercial.

2.2. Objetivos específicos


 Reconocer la importancia de la contabilidad como un sistema básico
de información para las organizaciones.

 Conocer mediante las leyes y reglamentaciones los conceptos
contables y su aplicabilidad dentro de las organizaciones

 Diferenciar los entes económicos de acuerdo a su: Actividad, tamaño,
procedencia de su capital, dinero de los propietarios, constitución
legal.

 Conocer los procedimientos que se siguen dentro de un ciclo contable
con respecto al registro de la información contable

 Utilizar correctamente los procedimientos contables para la
elaboración del estado de resultados y del balance general.

 Conocer mediante el registro de las transacciones, el concepto de una
cuenta, su clasificación, su naturaleza y sus soportes.

 Desarrollar un modelo sistemático que incluya los procedimientos
normalmente utilizados en contabilidad para registrar los hechos
económicos.

 Presentar las actividades que tienen lugar al finalizar el período
contable en la organización, las cuales permiten determinar
razonablemente la utilidad del ejercicio y la situación financiera de la
organización: Asientos de ajuste y asientos de cierre.


 Definir y clasificar correctamente los ajustes a realizar dentro de un
proceso contable, así mismo aplicar correctamente los asientos de
cierre efectuados en toda organización.

 Comprender las principales clases de estados financieros y sus
elementos de acuerdo con las normas vigentes en Colombia (Decreto
2649 y 2650 de 1993)

3. UNIDADES TEMÁTICAS

UNIDAD 1

Introducción a la contabilidad

UNIDAD 2

El ciclo contable estado de resultados y balance general


UNIDAD 3

La ecuación contable y la naturaleza de las cuentas

UNIDAD 4

El proceso de registro de la información contable

UNIDAD 5

Terminación del ciclo contable. Asientos de ajustes (clases y
aplicaciones). Asientos de cierre

UNIDAD 6
Estados financieros básicos y estados financieros de propósito
especial

4. METODOLOGÍA GENERAL

Para garantizar el buen desarrollo del curso se establecerán los criterios
definidos en el Reglamento Estudiantil con relación a evaluación y
seguimiento del portafolio personal de desempeño, entre otros.

En los encuentros presenciales se hará claridad sobre aquellos conceptos
que han presentado alguna dificultad en los estudiantes; para ello se
utilizarán explicaciones precisas sobre el tema, ejemplos y aplicación de
éstos al área administrativa. Adicionalmente, se responderán inquietudes


sobre los ejercicios propuestos para ser desarrollados por los estudiantes en
el tiempo destinado al trabajo independiente.

Para cada tema tratado se presentará bibliografía básica, en la cual el
estudiante podrá ampliar y reforzar los conceptos compartidos en las
asesorías presenciales. El estudiante debe realizar las actividades de forma
consecuente con los encuentros presenciales, garantizando así el logro de
los objetivos propuestos en el curso. Estas actividades están distribuidas de
la siguiente manera:

Primer Encuentro: En éste se presenta el curso, se explica la metodología y
el sistema de evaluación cualitativa integral, cuyo instrumento es el Portafolio
Personal de Desempeño. Adicionalmente, se definen las fechas para los
demás encuentros presenciales y se asumen compromisos con las temáticas
de la primera y segunda unidad.

Segundo Encuentro: Para este espacio el estudiante debe haber
conceptualizado las unidades 1 y 2.
En la unidad 1, denominada “Introducción a la Contabilidad”, conceptos
básicos, se desarrolla entre las páginas 24 y 38 del módulo y los ejercicios
que permiten reforzar los conceptos se presentan en las actividades de
profundización en la página 160 del módulo. Este tema puede ser ampliado
en el capítulo 1 de la Contabilidad Sistema de Información para las
Organizaciones de Gonzalo Sinisterra.
La unidad dos comprende “El ciclo contable, el estado de
resultados y el balance general” la cual se describe entre las páginas 40 y
66 del módulo, y los ejercicios a desarrollar por parte del estudiante se
presentan en las actividades de profundización en las páginas 160 y 161. El
estudiante puede ampliar los conceptos en el libro Contabilidad Sistema de

Información para las Organizaciones de Gonzalo Sinisterra en el capitulo 3.
En este encuentro el alumno demostrará el logro de los objetivos propuestos
a través de una evaluación escrita y la sustentación de los ejercicios
propuestos para las unidades uno y dos. Además se compartirá el portafolio
personal de desempeño elaborado por el alumno.

Tercer Encuentro: Después de haber tenido dos encuentros presenciales,
en los cuales se sentaron las bases conceptuales del curso, el estudiante
debe aplicar estos conceptos a la Administración, esto es el manejo de “La
ecuación contable y la naturaleza de las cuentas” correspondiente a la
unidad número tres, está desarrollada entre las páginas 68 y 80 del módulo,
además deben realizar los ejercicios propuestos en las actividades de
finalización de la página 161del módulo. La ampliación de los conceptos
anteriores se puede realizar en el libro Contabilidad Sistema de Información
para Las Organizaciones en el capitulo 4. En este encuentro se realizará un
seguimiento a las actividades efectuadas por el estudiante en el portafolio, se
realizará una evaluación escrita para sustentar la unidad.

Cuarto Encuentro: En este encuentro el alumno debió apropiarse de todos
los conceptos correspondientes al “Registro de la ecuación contable”
correspondiente a la unidad 4, su definición, metodología, aplicación en los
libros de contabilidad; está unidad se encuentra entre las páginas 82 y 101
del módulo, la ampliación se puede realizarse en el capitulo 5 del libro de
contabilidad de Gonzalo Sinisterra.

Quinto Encuentro: A estas alturas del desarrollo del curso el alumno ya
debe tener claridad sobre la metodología y el desarrollo del curso dándole la
suficiente importancia a la unidad 5 correspondiente a la “Terminación del
ciclo contable con los asientos de ajustes y los asientos de cierre”,

recalcando sobre su importancia para la elaboración de los estados
financieros en las empresas, esta unidad se encuentra entre las páginas 103
y 140 del módulo. Adicionalmente, se asume como tarea para el estudio y la
realización de trabajo para la sexta unidad “Estados financieros básicos y
estados financieros de propósito especial”, dicha unidad se encuentra
entre las páginas 142 y 159, además, para la realización de los ejercicios
propuestos correspondientes a esta unidad se encuentran entre las páginas
162 y 163. El alumno sustentará en su portafolio personal de desempeño las
actividades y problemas propuestos en las páginas y del módulo.

Sexto Encuentro: En este último encuentro el alumno debe tener claridad
sobre las temáticas desarrolladas en el curso; sin embargo, se tendrá un
espacio para compartir inquietudes, sentimientos, esfuerzos, alcances y
logros adquiridos. Este proceso hará parte de la evaluación integral del
estudiante, acompañado de la entrega y sustentación del trabajo asignado en
el quinto encuentro sobre estados financieros. Pasados 8 días el estudiante
podrá conocer la certificación final del curso.

5. EVALUACIÓN INTEGRAL

5.1. Sistema de evaluación

Para la fundación Universitaria Luis Amigó la evaluación está definida como
“ Un proceso crítico, intencionado, y sistemático de recolección, análisis,
comprensión e interpretación de información que permita a los actores
educativos valorar el estado en que se encuentra la formación integral de los
estudiantes”, por lo cual, la evaluación se caracteriza por ser Pedagógica,
integral, continua, cooperativa, de perspectiva científica, y de carácter ético

El portafolio de desempeño es el instrumento de evaluación del estudiante;
en él se deben llevar el registro y compendio de las diferentes actividades
evaluativas y reflexión permanente que realiza cada estudiante sobre su
proceso de formación; tiene en cuenta las responsabilidades y compromisos
acordados entre docentes y estudiantes, los avances y dificultades
encontradas en el proceso, por cada estudiante, y las sugerencias de los
docentes y compañeros para la obtención de los logros propuestos.

La promoción y certificación, al finalizar el período académico se realizará
con base en el artículo 80 del Reglamento estudiantil.

5.2. Actividades de reconocimiento

Las actividades de reconocimiento están planteadas para que el estudiante
identifique los conceptos previos al desarrollo de la temática del módulo. Esto
permitirá que el estudiante comprenda en forma rápida los conocimientos
presentados en cada unidad.

5.3. Actividades de profundización


Las actividades de profundización permiten al estudiante reforzar los
conocimientos adquiridos en cada unidad. Estas actividades se presentan
en forma de talleres, los cuales requieren de soluciones puntuales para los
ejercicios planteados y de interpretaciones para los resultados obtenidos.


INTRODUCCIÓN

Desde el punto de vista histórico, el cálculo diferencial se desarrolló en
respuesta al problema de hallar la recta tangente a una curva arbitraria. Pero
muy pronto fue claro que, al resolver este problema, los matemáticos
dispondrían de un método para resolver muchos problemas prácticos
relacionados con la razón de cambio de una cantidad con respecto de otra.
La herramienta básica utilizada en el cálculo diferencial es la derivada de una
función. A su vez, el concepto de derivada se basa en una noción más
fundamental: la del límite de una función.


El módulo de cálculo diferencial se ha elaborado a partir de la compilación de
conceptos tratados por varios autores, entre ellos Arya y Lardner, S. T. Tan y
Haeussler y Paul. Está conformado por cuatro unidades temáticas, siendo
ellas: límites y continuidad, derivada de funciones reales, análisis marginal y,
por último, optimización y bosquejo de curvas.

En cada unidad se presentan las actividades de reconocimiento como un
conjunto de elementos previos que el estudiante debe manejar, con el objeto
de lograr un mayor entendimiento de los conceptos compartidos en dicha
unidad.

La temática tratada en cada unidad está desarrollada de forma didáctica y
secuencial, partiendo de la definición de los conceptos, presentando las
ecuaciones correspondientes, ejemplos y, finalmente, actividades de
profundización.

Al final, se presenta un estudio de caso, en el cual se ilustra, una de las
tantas maneras de la aplicación de matemáticas en la Administración;
además de algunas preguntas frecuentes, con su respectiva respuesta, que
se presentan al estudiar el cálculo diferencial.


JUSTIFICACIÓN

Cada vez cobra más importancia la necesidad de tomar decisiones
razonadas y creativas, tanto en las empresas como en la vida personal. Una
decisión acertada se fundamenta en la calidad y oportunidad de la
información que se emplee y del conocimiento que se disponga del objeto de
la decisión. Entre las fuentes de información de que se dispone en las
organizaciones, quizá la más importante, la constituye la contabilidad; y es
precisamente su objetivo el de proveer información útil y oportuna a los
responsables de la toma de decisiones. El propósito del presente módulo es


dotar a los alumnos de los conocimientos requeridos para un uso e
interpretación adecuados de la información contable. Se pondrá énfasis en la
importancia de relacionar la contabilidad con el entorno social y el mundo de
los negocios, además proporcionar el apoyo necesario y disponible para
estudiar y aprender la contabilidad.

Como en la vida diaria siempre tenemos contactos prácticos con la
contabilidad se pretende entonces que los alumnos basados en el
reconocimiento de todos y cada uno de los principios y normas contables
generalmente aceptados resuelvan en forma práctica las diferentes
situaciones contables que se puedan presentar en el desarrollo de su vida
profesional.


1. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

OBJETIVOS

GENERAL
Introducir un conjunto de conceptos,
definiciones, normas, características,
objetivos y terminología utilizados en el
lenguaje contable.

ESPECÍFICOS

1. Reconocer la importancia de la
contabilidad como un sistema básico de
información para las organizaciones.

2. Valorar los objetivos y la importancia
contable en la toma de decisiones.

3. Conocer los diferentes tipos de
organizaciones definidas según sus
características de orden legal.

4. Diferenciar las formas de organización
legal de los entes económicos, a partir de
sus actividades y características jurídico-
contables.

5. Conocer las normas básicas que regulan la
contabilidad en general.
1.1. Definición de contabilidad

Se define la contabilidad como el sistema de información cuyas funciones
son recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar y evaluar, en términos
monetarios, y de forma clara, completa y fidedigna, las operaciones y
transacciones de una empresa.


1.2. Objetivos de la contabilidad

El objetivo primordial de la contabilidad es proporcionar información
financiera, de la empresa u organización, a personas naturales y entidades
económicas interesadas en conocer los resultados operacionales y la
verdadera situación económica de la misma, con el fin de que puedan
tomarse decisiones.

La contabilidad suministra información de la empresa:

- A los administradores, como contribución a sus funciones de
planeación, control y toma de decisiones; de igual manera, ellos
mismos requieren información financiera confiable, comprensible,
objetiva, razonable y oportuna.

- A los accionistas o propietarios de la empresa, quienes requieren
información financiera con el fin de determinar el rendimiento de su
capital invertido y confiado a la administración.

- A los acreedores y entidades crediticias que solicitan a la organización
información financiera, con el fin de determinar su capacidad de pago
y decidir la autorización de un préstamo.

- A las entidades del sector público, quienes hacen uso de la
información suministrada por la contabilidad cuando tienen que
determinar el monto de los impuestos de renta y complementarios y
otros tributos a cargo de la empresa.


- A los empleados y organizaciones sindicales, quienes necesitan
información contable de la empresa, que les permita fundamentar sus
peticiones laborales y llegar así a acuerdos con sus empleadores.

1.3. Clasificación de la contabilidad

1.3.1. Según el origen del capital

La contabilidad puede ser:

- Privada o particular, si se ocupa del registro de transacciones y
preparación de estados financieros de empresas particulares.

- Oficial o gubernamental, si se ocupa del registro de información del
Estado en sus instituciones y diferentes organismos.

1.3.2. Según la clase de actividad

La contabilidad también puede clasificarse de acuerdo con la actividad
económica desarrollada por la empresa:

- Comercial, si se registran las operaciones de empresas o negocios
dedicados a la compra y venta de bienes o mercancías, sin ningún
proceso adicional de transformación de éstas.


- Industrial o de costos, si registra las operaciones de empresas
dedicadas a la fabricación o elaboración de productos mediante la
transformación de materias primas, permitiendo determinar los costos
unitarios de producción o de explotación.

- Servicios, si registra las operaciones de empresas dedicadas a la
venta y prestación de servicios, o a la venta de capacidad profesional.

1.4. Cualidades de la información contable

Para cumplir sus objetivos, la contabilidad debe reunir las siguientes
características básicas:

- Comprensibilidad: la información contable debe ser clara y fácil de
entender por sus usuarios internos y externos.

- Utilidad: la información debe ser relevante ante la necesidad de tomar
decisiones; confiable, libre de errores y de sesgos para que los
usuarios puedan ver en ella la imagen fiel de los hechos o
transacciones realizadas.

- Comparabilidad: la información debe prepararse y presentarse sobre
bases uniformes que permitan comparar los resultados a lo largo del
tiempo.


1.5. Principios de contabilidad

Son el conjunto de normas y postulados, conceptos y limitaciones que deben
tenerse en cuenta para efectuar los registros contables de todas las
actividades desarrolladas por las empresas o personas para que la
contabilidad cumpla sus fines u objetivos.

Los principios contables más importantes son:

1.5.1. Entidad o ente económico

Este principio establece que la actividad económica es realizada entidades
independientes, las cuales tienen personalidad jurídica propia y distinta de la
de sus dueños. Cada empresa es un sujeto individual, con independencia
absoluta de las personas dueñas de la misma.

1.5.2. Equidad

La contabilidad y la información contable deben basarse en la equidad; es
decir, el registro de los hechos económicos y la información sobre los
mismos han de fundarse en la igualdad y la justicia para todos los sectores,
sin favorecer a ninguno en particular.

1.5.3. Continuidad o negocio en marcha


Este principio supone que todo negocio opera sin interrupción desde su
inicio, salvo especificación en contrario, pensando que los dueños invierten
su capital con el convencimiento de que la empresa tendrá una vida lo
suficientemente larga, que les permita recuperar su inversión y generar
utilidades.

1.5.4. Período contable

Ante la necesidad de toma de decisiones, deben hacerse cortes
convencionales que permitan enfrentar los ingresos de un período con sus
costos y gastos correspondientes y el tiempo transcurrido entre la emisión de
una información y la otra. Por ejemplo, las empresas pueden tener cortes de
información mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual.

1.5.5. Unidad de medida

Los recursos de la empresa y los hechos económicos deben manejarse con
la misma unidad de medida monetaria funcional. Se entiende como funcional
el signo monetario del medio económico en el cual la empresa recibe efectivo
y lo usa.
1.5.6. Valuación o medición

Los hechos económicos que el proceso contable cuantifica se registran al
costo; es decir, la adquisición de activos está conformada por su precio más
todos los costos y gastos ocurridos en su adquisición

1.6. Clasificación de las empresas


De acuerdo con el artículo 25 del Código de Comercio “por empresa se
entiende toda actividad económica organizada para la producción,
transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o destinada
a la prestación de servicios”.

De acuerdo con la actividad económica que desarrollen, los entes
económicos se suelen clasificar de la siguiente manera:

1.6.1. Según su actividad

- Agropecuarias: aquellas que se dedican a actividades de agricultura
y ganadería. Pertenecen al sector primario de la economía; por
ejemplo: granjas agrícolas, porcinas, haciendas agrícolas.

- Mineras: empresas cuyo objetivo primordial es la explotación de los
recursos del subsuelo. Ejemplo: empresas petroleras, auríferas,
piedras preciosas y otros minerales.

- Industriales: aquellas empresas dedicadas a la compra de materias
primas para transformarlas en nuevos productos que más tarde serán
vendidos al consumidor final.

En este proceso de manufactura intervienen recursos humanos,
maquinarias y equipos. Estas empresas pertenecen al sector
secundario de la economía.

- Comerciales: se dedican a la compra y venta de productos, sin
transformar o cambiar las características iniciales del mismo. Por lo


general, este grupo de empresas o negocios compra directamente a
los productores o mayoristas con el fin de reducir sus costos de
operación; por ejemplo: empresas distribuidoras, almacenes de
cadena.

- Servicios: su actividad económica es vender servicios o capacidad
profesional, es decir productos intangibles; por ejemplo centros de
educación, agencias de viajes, equipos profesionales de fútbol,
bancos, centros hospitalarios.

1.6.2. Según su constitución legal

De acuerdo con la constitución legal de un ente económico o empresa, ésta
puede clasificarse en: empresa unipersonal y empresa multipersonal.

- Empresa unipersonal. Según la ley 222 de 1995, con la cual se
reformó el Código de Comercio, una persona natural o jurídica que
reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio, podrá
destinar parte de sus activos para la realización de una o varias
actividades de carácter mercantil. La empresa unipersonal, una vez

inscrita en el registro mercantil, constituye una persona jurídica. La
responsabilidad del propietario está limitada al valor de los bienes
aportados, el respaldo de la empresa es el aporte del propietario; la
razón social debe estar seguida de la expresión “empresa
unipersonal” o de la sigla EU.

- Empresa multipersonal. Como su nombre lo indica, son empresas
que pertenecen a varios propietarios, razón por la cual recibe el
nombre de sociedades. Éstas se pueden clasificar en: sociedades por
cuotas o partes de interés y sociedades por acciones.

Las sociedades por cuotas son de tres tipos: colectivas, de
responsabilidad limitada y en comandita simple. Los principales aspectos
legales y contables que rigen cada una de estas sociedades son:

- Sociedad colectiva: es la sociedad formada por dos o más
personas llamadas socios colectivos, que administran la empresa ante
otras personas (terceros), en forma personal, ilimitada y
solidariamente, La razón social se forma de los apellidos de todos los
socios, o de algunos de ellos, con la agregación de las expresiones y
compañía, hermanos e hijos u otra análoga; cuando no incluye los
apellidos de todos los socios. Existe diferencia jurídica y contable
entre la sociedad y los propietarios.


- De responsabilidad limitada: esta sociedad debe tener por lo
menos dos socios capitalistas, y el número de socios no debe exceder
de veinticinco. En las empresas de responsabilidad limitada los socios
responden hasta por el monto de sus aportes. En los estatutos se
puede responden hasta por el monto de sus aportes; no obstante, en
los estatutos, pueden estipular, para todos o para algunos de ellos,
una mayor responsabilidad, expresándose su naturaleza, duración,
cuantía y modalidades. El capital social debe estar pagado en su
totalidad al constituirse la sociedad y debe dividirse en cuotas de igual
valor cada una.

La sociedad girará bajo una denominación o razón social y debe estar
seguida de la palabra “limitada” o de su abreviatura “Ltda.”, y en caso
de no aparecer, la responsabilidad de los socios se asimilará a los de
la colectiva. De sus utilidades anuales, la sociedad está obligada a
constituir una reserva legal del 10%, hasta completar el 50% de su
capital. La administración, al igual que en las colectivas, puede ser
ejercida por todos y cada uno de los socios, pero la junta de socios
podrá delegar la representación y la administración en un gerente.

- En comandita simple: para su constitución se requieren dos tipos
de socios: colectivos y comanditarios. Los colectivos, llamados
también gestores, comprometen solidaria e ilimitadamente su
responsabilidad por las operaciones de la sociedad. Los
comanditarios o capitalistas limitan su responsabilidad de acuerdo con
sus respectivos aportes. La constitución es idéntica a las sociedades
antes mencionadas. La razón social se forma con el nombre completo
o el apellido de uno o más socios gestores, y se agrega la expresión “y
compañía” o la abreviatura “& Cía.”, seguida de las letras “S en C”. La

administración de la sociedad corresponde a los socios gestores,
directamente o por delegación, pudiendo estos últimos delegarla en
los comanditarios mediante un poder. Las utilidades se distribuyen se
distribuyen entre los socios gestores y comanditarios tal como se
estipule en la escritura de constitución.

Las sociedades por acciones se subdividen e dos tipos: comanditas
por acciones y sociedad anónima.

- En comanditas por acciones: al igual que la sociedad en comandita
simple, ésta requiere dos tipos de socios: colectivos y comanditarios;
estos últimos con un mínimo de cinco accionistas. Los primeros
comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad por las
operaciones sociales, y los segundos limitan la responsabilidad a sus
aportes. La razón social se forma con el nombre completo o el apellido
de uno o más socios colectivos, agregando la expresión “y compañía”
o la abreviatura “& Cía.”, seguida de las palabras “Sociedad
Comanditaria por Acciones” o la abreviatura “SCA”, el capital social
debe estar representado en títulos de igual valor. Al constituirse la
sociedad se debe suscribir por lo menos el 50% de las acciones en
que se divide el capital autorizado, y pagar por lo menos la tercera
parte del valor de cada acción suscrita.

La sociedad debe apropiar un 10% de las utilidades líquidas de cada
ejercicio contable como reserva legal, hasta completar el 50% del
capital suscrito.

- Sociedad anónima: este tipo de sociedad, también conocida con el
nombre de Corporación, requiere para su constitución un mínimo de


cinco socios o accionistas. El capital de la sociedad se divide en
cuotas de igual valor que se representan en títulos negociables. La
responsabilidad de los socios se limita únicamente a sus respectivos
aportes de capital

La sociedad anónima tendrá una denominación que haga referencia a
las actividades de la empresa, seguida de las palabras “sociedad
anónima” o de las letras “S.A.”. Si en la razón social no se anuncian
las palabras anteriores, los administradores responden solidariamente
por las operaciones de la sociedad.

Al constituirse la sociedad se debe suscribir por lo menos el 50% de
las acciones en que se divide el capital autorizado y se debe pagar al
menos la tercera parte del valor de cada acción, la cual se considera
indivisible. Las acciones pueden ser al portador o nominativas, y
deben permanecer como nominativas hasta tanto se haya pagado su
totalidad. El plazo máximo para el pago del saldo pendiente es de un
año.

1.7. La ecuación contable

La contabilidad basa sus registros en una ecuación matemática que
representa la situación financiera de la empresa. En el lado izquierdo de la
ecuación figuran los recursos o propiedades que posee la empresa y en el
lado derecho, figuran las participaciones constituidas por los acreedores,
proveedores, gobierno, trabajadores y propietarios del negocio. Debe existir,
en consecuencia, un permanente equilibrio entre las propiedades y los


derechos de propietarios y de terceros. La ecuación contable se puede
expresar de la siguiente manera:

PROPIEDADES = PARTICIPACIONES
Bienes poseídos Acreedores y propietarios

Esta expresión matemática conocida como ecuación contable, señala que
todos los bienes de propiedad de la empresa provienen de dos fuentes: Las
personas naturales o jurídicas que otorgan crédito al negocio, y los
propietarios que aportan capital. Los recursos o propiedades que tiene la
empresa para cumplir con sus operaciones o desarrollar su actividad
económica se denominan Activos. Sus obligaciones con terceras personas
(acreedores, proveedores, gobierno, empleados y trabajadores) se definen
como Pasivos, y el derecho de los propietarios en los activos se define como
Patrimonio.

Las definiciones anteriores se pueden expresar mediante la siguiente
ecuación:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
PASIVO +

O mediante el siguiente esquema:


PASIVOS
ACTIVOS
PATRIMONIO

1.8. Estados financieros

Los estados financieros son el conjunto de informes preparados en forma
resumida bajo la responsabilidad de los administradores de los negocios o
empresas, con el fin de darle a conocer a los usuarios la situación financiera
y los resultados operacionales de la empresa en un período determinado.

El decreto 2649 de 1993, en su artículo 20, teniendo en cuenta las
características de los usuarios a quienes van dirigidos, clasifica los estados
financieros de la siguiente manera: estados financieros de propósito general
y de propósito especial.

1.8.1 Estados financieros de propósito general

Son aquellos que se preparan al cierre de un período determinado, para
darle a conocer a usuarios indeterminados la situación financiera y la
capacidad de generación de fondos favorables por el ente económico. Estos
estados caracterizados por su claridad, neutralidad, concisión y fácil
consulta, son de dos tipos: estados financieros básicos y estados financieros
consolidados.


1.8.2. Estados financieros básicos

Se denominan estados financieros básicos a aquellos que obligatoriamente
debe preparar y presentar una empresa para el período contable anual. Son
estados financieros básicos los siguientes:

Balance general
Estado de resultados
Estado de cambios en el patrimonio
Estado de cambios en la situación financiera
Estado de flujo de efectivo

1.8.3. Estados financieros consolidados

Los estados financieros consolidados son aquellos que presentan la
situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el
patrimonio y los flujos de efectivo de un ente económico matriz y sus
subordinados, como si fuesen una sola empresa.


2. EL CICLO CONTABLE ESTADO DE RESULTADOS
Y BALANCE GENERAL
OBJETIVOS

GENERAL

Dar a conocer al estudiante los dos
principales estados financieros y sus
elementos de acuerdo con las normas
vigentes en Colombia.

ESPECÍFICOS

1. Presentar los elementos que conforman
los estados financieros.

2. Clasificar los estados financieros de
acuerdo con las características de los
usuarios a quienes se dirigen.

3. Comprender las normas básicas para la
preparación y elaboración de los estados
financieros.

4. Establecer modelos de presentación de los
estados financieros.


5. Resaltar la importancia de los estados
financieros como medio de presentar
información contable de un ente
económico para diferentes tipos de
usuarios.

2.1. Estado de resultados

Denominado anteriormente como estado de pérdidas y ganancias, el estado
de resultados es una de las herramientas financieras más importantes para
evaluar la gestión económica de una organización, así como una importante
guía en el proceso de toma de decisiones gerenciales.

El estado de resultados resume todas las transacciones correspondientes a
los ingresos generados por el ente económico, así como los costos y gastos
en que se ha incurrido a lo largo de un período contable. De la diferencia
entre los dos conceptos anteriores se obtiene la utilidad o pérdida lograda
por la empresa durante el período.

Para la elaboración de este estado de resultados, debe aplicarse el principio
de causación (cuando se incurran) para todos los costos y gastos, y los
ingresos deben reconocerse cuando se hayan realizado, a fin de obtener un
resultado justo.

El estado de resultados está conformado por un grupo de cuentas
denominadas nominales o transitorias porque solamente pertenecen al
período contable que se esté elaborando.


La presentación de las partidas o cuentas que constituyen el estado de
resultados se inicia con los ingresos operacionales provenientes de la venta
de bienes o servicios. A éstos se les debe deducir las devoluciones, rebajas
y descuentos concedidos, con el fin de obtener los ingresos netos del
período. Para calcular la utilidad generada por las operaciones del ente
económico, durante la vigencia fiscal, a los ingresos netos se les resta los
costos y gastos operacionales de administración y ventas. Si a la utilidad
operacional se le adicionan los ingresos no operacionales y se le deducen
los gastos no operacionales, se obtiene la utilidad antes del impuesto de
renta correspondiente. Finalmente, a partir de esta última utilidad debe
estimarse el impuesto de renta, con el fin de obtener la utilidad del ejercicio.

A continuación se describen los principales componentes del estado de
resultados:

- Ingresos operacionales. Corresponden a los ingresos generados por
la venta de bienes o servicios.

- Costos. Erogaciones o cargos asociados directamente con la
producción de bienes y servicios y de los cuales se generan ingresos.

- Gastos operacionales. Erogaciones o desembolsos de dinero
causados en las actividades de administración y comercialización de
la empresa.

- Ingresos no operacionales. Ingresos generados por actividades
diferentes del objeto social de la empresa.


- Gastos no operacionales. Erogaciones de dinero realizadas por la
empresa en actividades que no corresponden directamente al objeto
social.

- Costo de venta. Valor de adquisición o producción de los bienes
vendidos por la empresa.

- Gasto: Desembolso o erogación de dinero que es consumible durante
un período contable.

- Costo: Desembolso o erogación de dinero que es capitalizable, es
decir, regresa a la empresa cuando se efectúa la venta del producto.

Debido a algunas diferencias que se presentan en la estructura del estado de
resultados para empresas de servicios y vendedoras de productos tangibles,
a continuación se ilustrará sobre los estados de resultados, típicos para cada
una de las actividades económicas.

2.1.1. Estado de resultados acumulados

Denominado cuenta historia de la empresa, muestra las variaciones en
cuenta de las ganancias y pérdidas, período tras período, su valor final debe
ir al balance general en las cuentas del patrimonio. Este estado se compone
de la siguiente manera:

Saldo período anterior $ xxx
+ Utilidad neta período $ xxx
- Dividendos decretados $(xxx)

= Ganancias acumuladas $ xxx

2.1.2. Estado de resultados para una empresa de servicios

Ingresos operacionales (por venta de servicios) $ xxxx
- Gastos operacionales ($ xxx)
Nómina $ xxx
Servicios públicos $ xxx
Papelería $ xxx
Mantenimiento $ xxx
Seguros $ xxx
Arrendamientos $ xxx
Intereses $ xxx
Depreciaciones $ xxx
Publicidad $ xxx
= Utilidad operacional $ xxxx
+ Otros ingresos no operacionales $ xxx
Intereses $ xxx
Asesorías $ xxx
Capacitaciones $ xxx
Descuentos $ xxx
- Otros gastos no operacionales ($ xxx)


Intereses $ xxx
Reparaciones $ xxx
=Utilidad antes de impuestos $ xxxx
- % Estimado de impuestos ($ xxx)
= Utilidad neta período $ xxxx

Ejemplo práctico

Los siguientes datos fueron suministrados por el contador de Inmobiliaria
Servibuga y corresponden a las operaciones realizadas por el ente
económico durante diciembre de año 200X. Todos los valores están dados
en miles de pesos. Se pide elaborar el estado de resultados.

Ingresos por servicios $56.500
Ingresos por Intereses $2.435
Utilidad en venta de activos $1.250
Gasto servicios públicos $952
Gasto depreciación $1.360
Gasto impuesto predial $3.575
Gasto asesorías $2.125
Gasto Reparación $645
Gasto nómina $29.350
Gasto arrendamiento $3.070
Gasto reparación $300
Gasto mantenimiento $540
Gasto honorarios $1.750
Gasto seguros $665

Ingresos por asesoría $625
Gasto intereses $1.520

ESTADO DE RESULTADOS
INMOBILIARIA SERVIBUGA - DICIEMBRE DE 200X

Ingresos x servicios $56.500
- Gastos operacionales ($41.262)
Nómina $29.350
Arrendamiento $3.070
Servicios públicos $952
Mantenimiento $540
Depreciación $1.360
Honorarios $1.750
Impuesto predial $3.575
Seguros $665
= Utilidad operacional $15.238
+ Otros ingresos no operacionales $4.310
Utilidad venta activos $1.250
Intereses $2.435
Asesorías $625
- Otros gastos no operacionales ($3.945)
Reparación $300
Asesorías $2.125

Intereses $1.520
= Utilidad antes de Impuestos $15.603
- % Estimado de impuestos (38.5%) ($6.007)
= Utilidad neta período $9.596

2.1.3. Estado de resultados para una empresa comercial

Ingresos operacionales (venta de mercancías) $ xxxx
- Devoluciones ($xxx)
- Descuentos ($xxx)
- Rebajas ($xxx)
= Ventas netas $ xxxx
- Costo mercancía vendida (C.M.V) ($xxx)
= Utilidad bruta en ventas $ xxxx
- Gastos operacionales ($xxx)
Nómina $ xxx
Servicios públicos $ xxx
Mantenimiento $ xxx
Papelería $ xxx
Seguros $ xxx
Empaques $ xxx
Publicidad $ xxx
Seguros $ xxx
Intereses $ xxx
Depreciaciones $ xxx
= Utilidad Operacional $ xxxx
+ Otros ingresos no operacionales $ xxx
Intereses $ xxx


Asesorías $ xxx
Capacitaciones $ xxx
- Otros gastos no operacionales ($xxx)
Intereses $ xxx
Reparaciones $ xxx
= Utilidad antes de Impuestos $ xxxx
- % Estimado de Impuestos ($ xxx)
= Utilidad neta período $ xxxx

Ejemplo práctico

La presente información, suministrada por el contador de almacenes la
Victoria, corresponde a enero de 200X y sus valores están dados en miles de
pesos. Se pide elaborar el estado de resultados.

Costo mercancía vendida $46.800
Gasto servicios públicos $3.290
Ingresos por intereses $1.300
Ingresos por arrendamiento $2.600
Gasto publicidad $2.450
Gasto mantenimiento $1.200
Gasto depreciación $987
Descuentos $3.200
Ingresos por venta de mercancía $90.000
Gasto reparación $1.480
Gasto papelería $1.540
Gasto empaques $4.670
Gasto intereses $1.300

Gasto seguro $2.000
Devoluciones $2.600

ALMACENES LA VICTORIA. ENERO DE 200X

Ingresos por venta de mercancía $90.000
- Devoluciones en ventas ($2.600)
- Descuentos en ventas ($3.200)
= Ventas netas $84.200
- Costo mercancía vendida ($46.800)
= Utilidad bruta en ventas $37.400
Servicios públicos $3.290
Papelería $1.540
Publicidad $2.450
Empaques $4.670
Mantenimiento $1.200
Depreciación $987
Seguro $2.000
= Utilidad operacional $8.893
+ Otros ingresos no operacionales $3.900

Intereses $1.300
Arrendamientos $2.600
- Otros gastos no operacionales ($2.780)
Reparación $1.480
Intereses $1.300
= Utilidad antes de impuestos $10.013

2.2. El balance general

Estado financiero que presenta la situación financiera del ente económico a
una fecha determinada. Debe elaborarse por lo menos una vez al año, al
cierre de cada período contable, pero para usos administrativos y por
requerimientos legales se puede preparar para períodos más cortos:
mensual, trimestral o semestral.

El balance general cumple con dos propósitos fundamentales: ofrecer
información a usuarios externos del ente económico, quienes sin tener
acceso a sus registros contables se interesan en conocer su situación
financiera, y como fuente de información a gerentes y demás ejecutivos de la
organización para la toma de decisiones gerenciales.

El decreto 2649 de 1993, en su capítulo IV, reglamenta la presentación de
los estados financieros y define cada uno de los elementos que lo
constituyen. Para el balance general, este decreto establece como sus
elementos los siguientes:


a. Activo. Es la representación financiera de un recurso obtenido por el
ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya
utilización se espera fluyan beneficios futuros.

b. Pasivo. Es la representación financiera de una obligación presente del
ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se
reconoce que en el futuro se deberán transferir recursos o proveer
servicios a otros entes.

c. Patrimonio. Es el valor residual de los activos del ente económico,
después de deducir todos sus pasivos.

El balance general debe presentarse, debidamente clasificado en parte
corriente y no corriente, dependiendo de la realización de los activos y
exigibilidad de los pasivos, conforme con las normas vigentes sobre
presentación y revelación de estados financieros.

2.2.1. Clasificación de los activos

Los activos de un ente económico se clasifican de la siguiente manera:

• Activos corrientes. Comprenden el disponible y todas aquellas
partidas o cuentas que se pueden realizar, vender o consumir en un
período de tiempo no mayor a un año. Los activos corrientes se
consignan en el balance general, por orden de liquidez, y las cuentas
que los componen son:


- Caja. Esta cuenta representa el dinero en efectivo o en cheques de
propiedad de la entidad, en moneda corriente o en moneda extranjera
disponible en forma inmediata; es la cuenta o partida más liquida de la
entidad, puesto que está representada por la moneda circulante o por
cheques aceptados como medio de intercambio en la compra – venta
de bienes o servicios.

- Bancos. Esta cuenta registra el valor de los depósitos, constituidos
por el ente económico, en moneda nacional y extranjera, en bancos
del país y del exterior. Para el caso de las cuentas bancarias poseídas
en el exterior, se debe efectuar la conversión a la tasa de cambio del
mercado al cierre del período.

- Cuentas por cobrar. Comprende el valor de las deudas a cargo de
terceros y a favor de la empresa, incluidas las comerciales y no
comerciales. Las cuentas por cobrar se pueden clasificar así: cuentas
por cobrar a clientes, cuentas por cobrar a empleados, cuentas por
cobrar a socios y accionistas, cuentas por cobrar a casa matriz,
cuentas por cobrar a vinculados económicos, aportes por cobrar,
anticipos y avances.

- Documentos por cobrar. Deudas a cargo de terceros y a favor de
la empresa que cuentan con el respaldo de un documento financiero,
por ejemplo, letras, pagarés, cheques posfechados, avales
financieros.

- Inversiones. Esta cuenta registra las inversiones de carácter
temporal o permanente que realiza la entidad, en acciones, cuotas o
partes, de interés social, títulos valores, papeles comerciales o

cualquier otro documento negociable, adquirido por el ente económico
con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez,
establecer relaciones económicas con otras entidades o para cumplir
con disposiciones legales o reglamentarias.

- Inventarios. Esta cuenta registra el valor de los bienes adquiridos
por el ente económico, para la venta, y que no sufren ningún proceso
de transformación o adición.

Según la actividad económica desarrollada por el ente económico, los
inventarios se dividen en: inventario de mercancías, de productos en
proceso, de materias primas, de productos terminados.

- Gastos pagados por anticipado o gastos prepagados. Son los
desembolsos de dinero que el ente económico realiza
anticipadamente para hacer uso de un bien o de un servicio en el
futuro; su amortización debe darse al final de cada período contable
mediante los asientos de ajuste, lo cual los convierte en gastos del
período respectivo.

- Cargos diferidos. Son los desembolsos de dinero que realiza la
empresa para efectuar gastos preoperacionales de los cuales se
espera rendimiento en el futuro.

• Activos no corrientes. Propiedad, planta y equipo. Están
constituidos por todos aquellos activos tangibles, adquiridos o
construidos por ente económico, o que se encuentren en proceso de
construcción, y tienen como objetivo utilizarse en forma permanente


para la producción de bienes y servicios o para arrendarlos o usarlos
en la administración. Estos activos no son adquiridos con el propósito
de venderlos en el curso normal de los negocios y, generalmente,
tienen una vida útil superior a un año. Las cuentas que componen los
activos no corrientes son las siguientes:

- Terrenos. Representa el valor de todos los terrenos que posee la
empresa; es un activo no depreciable, tiene vida útil ilimitada, y son
agotables cuando dentro de ellos se encuentran recursos naturales no
renovables.

- Edificios. Representan el valor de todos los bienes raíces que posee
la empresa. Es un bien depreciable, que posee una vida útil de 20
años.

- Maquinarias. Representan el valor de las maquinas utilizadas por la
empresa en la fabricación de bienes o servicios. Son activos
depreciables que poseen una vida útil de 10 años.

- Muebles y enseres. Activos depreciables que poseen una vida útil
de 10 años.
.
- Equipos de oficina. Activos depreciables que poseen una vida útil
de 10 años.


- Vehículos. Representan el valor de todo el equipo automotor que se
tenga en la empresa; es un activo depreciable que posee una vida útil
de 5 años.

- Equipos de cómputo. Activo depreciable que poseen una vida útil
de 5 años.

Todos los activos pertenecientes a propiedad, planta y equipos, con
excepción de los terrenos, deben ir acompañados de una cuenta que
se denomina depreciación acumulada.
Se denomina depreciación al desgaste o pérdida de valor que sufre
un activo como consecuencia del deterioro causado por la acción de
factores naturales, el uso, el abuso o por obsolescencia por los
avances tecnológicos, La depreciación se debe calcular para un
período anual y luego se busca el valor mensual. Aunque existen
varios métodos de depreciación, el más comercial y más usado es el
método de depreciación por línea recta que se calcula de la siguiente
manera:

Depreciación anual = Valor del activo + gastos adicionales
Vida útil

Depreciación mensual = Depreciación anual
12 meses


• Activos intangibles. Son aquellos que no tienen presencia física pero
producen una gran rentabilidad para la empresa. Dentro del grupo de
activos intangibles se tienen los siguientes: el crédito mercantil o good
will, las patentes, las marcas, los derechos de autor, el know how, las
franquicias y las concesiones.

2.2.2. Clasificación de los pasivos

Los pasivos de un ente económico se clasifican de la siguiente manera:

• Pasivos corrientes. Esta categoría incluye todas las obligaciones que
deben ser canceladas en un término de tiempo no mayor a un año.
Los pasivos corrientes se clasifican en el balance general de acuerdo
con su exigibilidad, y las cuentas que los componen son las
siguientes:

• Obligaciones bancarias u obligaciones financieras. Representan
todos los préstamos a corto plazo que las entidades obtienen de
bancos nacionales o extranjeros o de otras instituciones financieras.

• Proveedores. Se refieren a las obligaciones, a cargo del ente
económico, por concepto de la adquisición de bienes y/o servicios
para la fabricación o comercialización de los productos para la venta,
en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con el
objeto social.


• Cuentas por pagar. Comprenden las obligaciones contraídas por el
ente económico a favor de terceros diferentes a proveedores y
obligaciones financieras.

• Documentos por pagar. Su saldo representa el valor adeudado por
la empresa a una entidad bancaria o financiera que origina un
documento financiero que sirve de apoyo jurídico para el cobro futuro
de la obligación.

• Dividendos o participaciones por pagar. Representan las utilidades
que corresponden a los socios de la empresa. La asamblea general
de accionistas o junta de socios es el ente al que corresponde la
declaración de dividendos, con base en las utilidades obtenidas en el
período.

• Impuestos gravámenes y tasas por pagar. Esta cuenta corresponde
al valor de los gravámenes e impuestos de carácter general y
obligaciones a favor del Estado. Se calculan con base en liquidaciones
privadas del ente o empresa, de acuerdo con las bases impositivas
determinadas previamente por el Estado.

• Prestaciones sociales por pagar. Son los valores que la empresa
adeuda a todos aquellos trabajadores y empleados que no se
acogieron al régimen de la ley 50 de 1990. Las prestaciones sociales


son los beneficios que establece la ley, con el fin de mejorar el nivel
de vida de los trabajadores.

• Pasivos diferidos o ingresos recibidos por anticipado.
Representan los valores cobrados por anticipado que le exigen a la
empresa la prestación de un servicio o la entrega futura de mercancía.
Las obligaciones que generan los pasivos diferidos no se refieren a un
futuro pago de dinero sino a la venta posterior de bienes o servicios.

Pasivos estimados

Aquellos pasivos por obligaciones que se sabe que existen, pero cuyo valor
exacto sólo se determinará en el futuro, se conocen con el nombre de
pasivos estimados. El pasivo se crea por un valor estimado y cualquier
diferencia entre el pasivo estimado y el pasivo realmente pagado origina un
ajuste.

Pasivos largo plazo

Son las obligaciones contraídas por la empresa, con terceras personas, y
que se deben cancelar en un período de tiempo superior a un año. Las
cuentas que componen estos pasivos son las siguientes:


• Obligaciones bancarias a más de un año. Son obligaciones
contraídas por la empresa a largo plazo con entidades bancarias y
financieras. Por lo general se utilizan para capitalización, reposición de
maquinarias y construcciones.

• Documentos por pagar a más de un año. Deudas contraídas por la
empresa a largo plazo y que cuentan con el respaldo de un
documento financiero.

• Hipotecas por pagar. Deudas contraídas por la empresa las cuales
tienen como respaldo sus activos.

• Cesantías consolidadas. Dinero que la empresa adeuda a todos
aquellos trabajadores y empleados que no se acogieron al régimen de
la ley 50 de 1990; no se consigna en fondo alguno y es manejado por
le empresa.

2.3. Clasificación del patrimonio

El patrimonio es el valor neto de la participación de los propietarios o
accionistas en un ente económico. Agrupa el conjunto de cuentas que
representan el valor residual de comparar el activo menos los pasivos,
producto de los recursos netos del ente económico que han sido
suministrados por los propietarios de los mismos, ya sean directamente o
como consecuencia del giro ordinario de sus negocios.


Las cuentas que componen el patrimonio se pueden clasificar de la siguiente
manera:

2.3.1. El capital

El capital puede estar compuesto por los aportes sociales, en dinero o en
especie, hechos por los socios en una sociedad de personas en el momento
de constituirse el ente económico. También puede estar compuesto por el
valor de los derechos reales o personales, bienes muebles o inmuebles,
corporales o incorporales, apreciables en dinero, que la persona natural ha
destinado para el ejercicio de las actividades del ente económico.

Otro componente del capital puede ser el capital autorizado que es el valor
acordado por los accionistas y que debe constar en la escritura de
constitución o de reforma; al respecto se debe determinar el número, valor
nominal y otras características de las acciones.

2.3.2. Reservas

Representan una forma de apropiación de las utilidades de las empresas
para satisfacer requerimientos de diferente naturaleza y son tomadas de las
utilidades líquidas de ejercicios anteriores. Las normas vigentes contemplan
tres tipos de reservas: obligatorias, estatutarias y ocasionales.

2.3.3. Ganancias acumuladas


Su valor proviene del resultado final del estado de resultados. Este valor está
compuesto por las utilidades de períodos anteriores más la utilidad neta del
período actual.

ESQUEMA DE BALANCE GENERAL CLASIFICADO

Activos Corrientes Pasivos Corrientes

Caja $xxx Obligaciones bancarias $xxx
Bancos $xxx Proveedores $xxx
CxC $xxx CxP $xxx
DxC $xxx DxP $xxx
Inventarios $xxx Dividendos x pagar $xxx
Inversiones $xxx Impuestos x pagar $xxx
Gastos prepagados $xxx Prestac. sociales x pagar $xxx
Cargos diferidos $xxx Pasivos diferidos $xxx
Total activos ctes $xxx Total pasivos corrientes $xxx

No Corrientes Largo plazo
Inversiones perm. $xxx Obligaciones bancarias +1 $xxx

Propiedad-planta-equipo Documentos x pagar + 1 $xxx
Terrenos $xxx Hipotecas por pagar $xxx
Edificios $xxx Cesantías consolidadas $xxx
Deprec. acum, (xxx) $xxx Total pasivos largo plazo $xxx
Maquinarias $xxx Total pasivos $xxx
Deprec. Acum. (xxx) $xxx Patrimonio
Muebles y enseres $xxx Capital $xxx
Deprec. acum. (xxx) $xxx Reservas $xxx
Equipos de oficina $xxx Ganancia acumuladas $xxx
Deprec. acum. (xxx) $xxx Total patrimonio $xxx
Vehículos $xxx Pasivo + patrimonio $xxx
Deprec. acum. (xxx) $xxx
Equipo de cómputo $xxx
Deprec. acum. (xxx) $xxx
Total activos no ctes. $xxx
Activos intangibles $xxx
Total activos $xxx

Ejemplo práctico

Dadas las siguientes cuentas presentadas por la compañía de servicios “A
sus Órdenes” correspondientes a febrero, se pide clasificarlas y luego
realizar el balance general:

Cuentas cobrar $408.000
Cuentas x pagar $345.800
Cesantías x pagar $354.000
Ganan. acumuladas $529.500
Deprec. acum. equipo $322.500
Documentos x cobrar $462.000
Deprec. acum. edificio $345.000


Impuestos x pagar $4.200
D x P largo plazo $345.000
Edificios $570.000
Bancos $358.500
Capital $750.000
Terrenos $336.000
Equipo $525.000
Inventarios $390.000
Hipotecas x P $390.000
Seg. prepagado $336.500

BALANCE GENERAL
COMPAÑÍA A SUS ÓRDENES – FEBRERO DE 200X


Bancos $358.500 Cuentas x pagar $345.800
Cuentas x cobrar $408.000 Impuestos X P $4.200
Documen. x cobrar $462.000 Cesantías x P $354.000
Inventarios $390.000 Total pasivo Cte. $704.000
Seg. prepagado $336.500 Largo plazo
Total activo Cte. $1.955.000 Documentos x P $345.000
No Corrientes Hipotecas x P $390.000
Terreno $336.000 Total largo plazo $735.000

Edificios $570.000 Total pasivos $1.439.000
Dep. acum. (345.000) $225.000 x Patrimonio
Equipo $525.000 Capital $750.000
Dep. acum. (322.500) $202.500 x Ganan acum. $529.500
Total activo No Cte. $763.500 Total patrimonio $1.279.500
Total Activos $2.718.500
Pasivo + Patrimonio $2.718.500

Ejemplo práctico

La compañía de Asesorías el Buen Cliente le presenta los siguientes datos
correspondientes a mayo de 200X, para preparar estado de resultados,
estado de resultados acumulados y balance general.

Caja $560 Gasto nómina $4.200
Inventario $3.815 Ingresos x asesorías $510
Gasto publicidad $310 Gasto reparaciones $520
Gasto interés $570 Gasto Intereses $480
Obligac. bancarias $4.600 Bancos $1.340
Reservas $1.675 Pasivos diferidos $2.400
Edificio $9.500 Cargos diferidos $978

Muebles y enseres $3.000 Gasto mantenimiento $200
Cuentas x pagar $2.500 Cuentas x cobrar $5.120
Dep. acum. edificio $3.400 Cesantías x pagar $5.700
Documentos x pagar $1.960 Capital $9.838
Vehículo $4.700 Dep. acum. vehículo $1.250
Dep. acum. M y E $870 Ganancia acumulada $860
Gasto servi. públicos $1.080 Gasto papelería $450
Ingresos x servicios $10.300 Inversiones $9.040

ASESORÍAS EL BUEN CLIENTE – MAYO 200X

Ingresos x Servicios $10.300
Publicidad $310
Interés $1.050
Servipúblicos $1.080
Nómina $4.200
Mantenimiento $200
Papelería $450
= Ganancias operacionales $3.010
+ Otros Ingresos no operacionales $510

Asesorías $510
- Otros gastos no operacionales ($520)
Reparaciones $520
= Utilidad antes de Impuestos $3.000

ESTADO DE RESULTADOS ACUMULADOS

Saldo período anterior $860
+ Utilidad neta período $1.845
- Dividendos declarados $ 0
= Ganancias acumuladas $2.705

BALANCE GENERAL


Caja $ 560 Obligaciones bancarias $4.600
Bancos $1.340 Cuentas x pagar $2.500
Cuentas x cobrar $5.120 Documento x pagar $1.960
Inversiones $9.040 Impuestos x pagar $1.155
Inventario $3.815 Cesantías x pagar $5.700
Cargos diferidos $978 Pasivo diferido $2.400
Total activos Ctes. $20.853 Total pasivos Ctes $18.315
No corrientes Largo plazo 0

Propiedad-planta-equipos Total pasivos $18.315
Edificios $9.500 Patrimonio
Dep. acum. ($3.400) $6.100 x Capital $9.838
Muebles y enseres $3.000 Reservas $1.675
Dep. acum. ($870) $2.130 x Ganancias acumuladas $2.705
Vehículo $4.700 Total patrimonio $14.218
Dep. acum. ($1.250) $3.450 x Pasivo +patrimonio $32.533
Total activo no Cte. $11.680
TOTAL ACTIVOS $32.533


3. LA ECUACIÒN CONTABLE Y LA NATURALEZA DE
LAS CUENTAS

OBJETIVOS

GENERAL

Dar a conocer a todos los estudiantes la
naturaleza de las cuentas que componen los
estados financieros de una empresa.

ESPECÍFICOS

1. Comprender y manejar la ecuación
contable.

2. Definir lo que es una cuenta.

3. Conocer las cuentas de naturaleza débito
del balance general.

4. Clasificar las cuentas del pasivo y del
patrimonio de acuerdo con su naturaleza.

5. Identificar los elementos débito y crédito
que componen los estados de resultados.
3.1. La ecuación contable

La ecuación contable es el argumento principal para que las empresas
puedan suministrar la información necesaria a todos sus usuarios tanto
internos como externos.

En la composición de la ecuación contable se encuentra que, en el lado
izquierdo, figuran todos los recursos y propiedades que posee la empresa
para el desarrollo de su objeto social y, en el lado derecho, la participación
de los proveedores, acreedores y los propietarios del negocio o empresa.


Debe existir un perfecto equilibrio entre las propiedades y los derechos de los
dueños y de terceros.

3.2. La cuenta

En su forma más sencilla, un hecho económico implica un cambio en la
ecuación contable, por aumentos o disminuciones en los renglones que
componen los estados financieros. El sistema de contabilidad exige la
utilización un registro separado para el activo inventario de mercancías, en el
que se muestren los aumentos en las mercancías por las compras y su
disminución como resultado de las ventas, y que al final del período señale la
existencia de mercancías que deben figurar en el balance general. Debe
emplearse registros similares para cada una de las partidas de los estados
financieros; el formato en el que registran los aumentos y disminuciones se
denomina Cuenta.

La cuenta puede representarse de múltiples formas; lo importante es que
permita efectuar las mediciones monetarias de los aumentos y
disminuciones, y que adicionalmente posibilite determinar con facilidad la
diferencia, es decir, el saldo. El conjunto de cuentas se llama libro mayor.
Para comprender los conceptos contables se suele partir de un sistema
contable manual. Esquemáticamente y para fines didácticos, una cuenta se
asemeja a una letra T y, por consiguiente, se denomina cuenta T.

Los componentes de la cuenta T son el nombre o título de la cuenta, el lado
izquierdo, el lado derecho y el saldo. El nombre corresponde a cualquiera de
las partidas que conforman los estados financieros (activos, pasivos,
patrimonio, ingresos y gastos). El título se anota encima de la línea


horizontal. El lado izquierdo se conoce como débito, cargo o debe; el lado
derecho se denomina crédito, haber o abono. A la diferencia entre ambos
lados (izquierdo y derecho) se le llama saldo.

A continuación se ilustra una cuenta T.

3.3. Naturaleza de los activos

Por su ubicación en el balance general, los activos son de naturaleza débito;
la dinámica dice que los activos aumentan en el lado débito y disminuyen en
el lado crédito.

ACTIVOS

Aumentan Disminuyen
+ -

3.4. Naturaleza del pasivo y del patrimonio

Por su ubicación en el balance general, los pasivos y el patrimonio son de
naturaleza crédito: la dinámica dice que los pasivos y el patrimonio aumentan
en el crédito y disminuyen en el débito.

PASIVOS PATRIMONIO

Disminuyen Aumentan Disminuyen Aumentan
- + - +

3.5. Naturaleza de los gastos


Los gastos en su naturaleza se asemejan a los activos, es decir, su dinámica
dice que aumentan en el débito y disminuyen en el crédito.

GASTOS

Aumentan Disminuyen
+ -

3.6. Naturaleza de los ingresos

Los ingresos en su naturaleza se asemejan a los pasivos y al patrimonio, es
decir, su dinámica dice que aumentan en el crédito y disminuyen en el débito.

INGRESOS

Disminuyen Aumentan
- +

Como el lado izquierdo de una cuenta se conoce como débito, cualquier
valor registrado en ese lado se denomina asiento o registro débito, y
puesto que el lado derecho se denomina crédito, cualquier cifra registrada allí
recibe el nombre de asiento o registro crédito.

La ecuación contable, ampliada en términos de la naturaleza de las cuentas,
se puede formular de la siguiente manera:

Activos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos


La nueva ecuación así formulada recibe el nombre de balance de prueba, el
cual se puede definir como la operación contable que se debe realizar antes
de efectuar los estados financieros.

Ejemplo práctico

Para visualizar el aumento o disminución de las cuentas que componen el
balance general las cuales son de naturaleza débito y naturaleza crédito
realizará el siguiente ejercicio:

Transacción 1: Asesorías y consultorías recibe $4.000.000 en cheque como
aporte de capital de sus socios.

Las cuentas afectadas son: bancos y capital. El activo bancos aumenta en
$4.000.000. Un incremento en un activo es un débito y se registra como
asiento débito. La cuenta de capital hace parte del patrimonio y también
aumenta en $4.000.000. Un incremento en el patrimonio es un crédito y
origina un asiento crédito. El registro en la cuenta T, sería:

BANCOS CAPITAL

(1) 4.000.000 4.000.000 (1)


Transacción 2: La empresa compra muebles y enseres en efectivo por valor
de $1.500.000 en mayo 10.

Las cuentas afectadas son: muebles y enseres y bancos; el activo disminuye
en $1.500.000, y una disminución en un activo genera un crédito y se registra
como asiento crédito. La cuenta muebles y enseres, que también pertenece
a los activos, aumenta en $1.500.000 originando un asiento débito. Las
cuentas T aparecerían así:

BANCOS MUEBLES Y ENSERES

(1) 4.000.000 1.500.000 (2) (2) 1.500.000

Transacción 3: La empresa obtuvo el día 14 de mayo un préstamo por
$8.000.000.

Las cuentas afectadas son: bancos y obligaciones bancarias. El aumento en
bancos origina un débito, y el aumento en el pasivo obligaciones bancarias
origina un crédito.

OBLIGACIONES
BANCOS BANCARIAS
8.000.000 (3)
(1) 4.000.000 1.500.000 (2)
(3) 8.000.000


Transacción 4: La empresa adquiere equipo de cómputo por $2.000.000 el
día 20 de mayo: paga la mitad en efectivo y el resto a 60 días.

Las cuentas afectadas son: equipo de cómputo y bancos y proveedores
nacionales. Equipo de cómputo se debita y bancos y proveedores nacionales
originan un crédito.
PROVEEDORES
BANCOS NACIONALES
1.000.000 (4)
(1) 4.000.000 1.500.000 (2)
(3) 8.000.000 1.000.000 (4)

EQUIPO DE CÓMPUTO

(4)
BANCOS 2.000.000 CAPITAL

4.000.000 (1)
(1) 4.000.000 1.500.000 (2)
(3) 8.000.000
1.000.000 (4)
Registradas las cuatro transacciones anteriores, se observa que en cada
hecho económico intervienen, por lo menos, dos cuentas, y que el asiento en
12.000.000 2.500.000 4.000.000
el débito siempre es igual al del crédito. Este es el punto inicial del sistema
de contabilidad por partida doble, en el cual se basa el principio de la
9.500.000 4.000.000
ecuación contable. La diferencia de los totales permite determinar el saldo de
MUEBLES Y ENSERES OBLIGACIONES BANCARIAS
cada una de las cuentas. Si los débitos superan los créditos, el saldo será
débito, pero si los créditos exceden a los débitos, el saldo será débito. (3)
(2) 1.500.000 8.000.000
En el ejemplo anterior el cálculo del saldo para las cuentas que tuvieron
algún movimiento será el siguiente:

1.500.000 8.000.000
EQUIPO DE CÓMPUTO PROVEEDORES NACIONALES
Contabilidad General
(4) 2.000.000 1.000.000 (4) 76

2.000.000 1.000.000

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