Gestion de las adquisiciones

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Gestion de las adquisiciones

  1. 1. Gestión de Adquisiciones en los Proyectos Expositor: Jesús Domínguez, PMP
  2. 2. Planificar las compras y adquisiciones Consiste en identificar que necesidades del proyecto pueden satisfacerse de mejor manera comprando o adquiriendo los productos, servicios o resultados fuera de la organización del proyecto. Criterios para decidir – Caso de un Aplicativo ¿Lo hacemos o lo compramos ? 1. Existen productos estables en el mercado local e internacional ? 2. Es una aplicación crítica de nuestro negocio? 3. Se requiere alto conocimiento de parte de nuestra organización para desarrollar el producto? 4. Tenemos recursos experimentados para desarrollar la solución ? Tipos de Contratos El tipo de contrato  De precio fijo usado determina un grado de riesgo ¿qué tipo de contrato  De costos reembolsables asumido tanto por el debemos buscar ? comprador como por el  Por tiempo y materiales vendedor. El Enunciado del Trabajo (SOW) define el alcance de los productos y servicios que se van a adquirir o comprar ( solo de la parte que se va a contratar).“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  3. 3. Planificar las compras y adquisiciones Herramientas Entradas Salidas y Técnicas .1 Factores ambientales de .1 Análisis de fabricación .1 Plan de gestión de las la empresa .2 Activos de los procesos directa o compra adquisiciones de la organización .2 Juicio de expertos .2 Enunciado del trabajo .3 Enunciado del alcance del contrato del proyecto .3 Tipos de contratos .4 Estructura de desglose .3 Decisiones de del trabajo fabricación directa o .5 Diccionario de la EDT compra .6 Plan de gestión del proyecto .4 Cambios solicitados • Registro de riesgos. • Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo. • Requisitos de recursos. • Cronograma del proyecto. • Estimaciones de costos de las actividades. • Línea base de coste.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  4. 4. Planificar las compras y adquisiciones Análisis de fabricación directa o compra • Se usa para determinar si el equipo del proyecto puede producir un producto o servicio determinado, o puede ser comprado. • Todas las restricciones al presupuesto del proyecto se tienen en cuenta en las decisiones de fabricación propia o compra. • Si se va a tomar una decisión de compra, entonces se deberá decidir, además, si es conveniente comprar o alquilar. • El análisis incluye tanto los costos directos como los indirectos. Por ejemplo, el análisis de la alternativa de compra incluye tanto los costos reales de compra del producto como los costos indirectos de la gestión del proceso de compra. Criterios para decidir – Caso de un Aplicativo 1. Existen productos estables en el mercado local e internacional ? 2. Es una aplicación sofisticada de nuestro negocio? 3. Se requiere alto conocimiento de parte de nuestra organización para desarrollar el producto? 4. Tenemos recursos experimentados para desarrollar la solución ?“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  5. 5. Planificar las compras y adquisiciones Tipos de contratos • Contratos de precio fijo o de suma global. Consiste en asignar un precio total fijo para un producto bien definido. La forma más simple de contrato de precio fijo es una orden de compra por un artículo específico que debe ser entregado en una fecha específica por un precio determinado. • Contrato de costos reembolsables. Consiste en el pago (reembolso) al proveedor de sus costos reales, más un honorario que, por lo general, representa la ganancia del proveedor. Los costos se clasifican generalmente en directos e indirectos. Los costos directos son aquellos incurridos para beneficio exclusivo del proyecto (por ejemplo, salarios del personal del equipo con dedicación completa). Los costos indirectos, también denominados gastos generales y costos administrativos y generales, son costos asignados al proyecto por el equipo del proyecto como coste de hacer negocio (por ejemplo, el costo de los servicios públicos de electricidad para la oficina). • Contratos por Tiempo y Materiales (T&M). Los contratos por tiempo y materiales son un tipo híbrido de acuerdo contractual que contiene aspectos tanto de los contratos de costos reembolsables como de los contratos de precio fijo. Se asemejan a los acuerdos de costos reembolsables en que son abiertos. El valor total del acuerdo y la cantidad exacta de artículos a ser entregados no son definidos por el comprador en el momento de la adjudicación del contrato. Por tanto, los contratos por tiempo y materiales pueden crecer en valor contractual como si fueran acuerdos del tipo de costos reembolsables. Se asemejan a los acuerdos de precio fijo. Por ejemplo, el comprador y el vendedor establecen por anticipado las tarifas unitarias cuando ambas partes acuerdan las tarifas para una categoría específica de recurso.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  6. 6. Planificar las compras y adquisiciones Enunciado del trabajo del contrato • Describe el artículo a adquirir con suficiente detalle como para permitir que los potenciales Proveedores determinen si podrán suministrar el artículo • Un SOW del contrato describe los productos, los servicios o los resultados que el vendedor suministrará. Decisiones de fabricación directa o compra Son las decisiones documentadas acerca de qué productos, servicios o resultados del proyecto serán adquiridos o desarrollados por el equipo del proyecto. Esto puede incluir decisiones para comprar pólizas de seguros o contratos de garantía de rendimiento con el fin de tratar algunos de los riesgos identificados. El documento de decisiones de fabricación propia o compra puede consistir simplemente en una lista que incluya una justificación breve de la decisión.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  7. 7. Planificar la contratación Consiste en preparar los documentos necesarios para respaldar el proceso Solicitar Respuestas de Proveedores y el proceso Selección de Proveedores. Existen los siguiente tipos de documentos: • Solicitud de Información (Request for Information: RFI), El comprador solicita al posible vendedor que proporcione determinada información relacionada con un producto, servicio o capacidad del vendedor. • Solicitud de Propuesta (Request for Proposal: RFP), Se usa para solicitar propuestas de posibles Proveedores de productos o servicios. • Solicitud de Presupuesto (Request for Quotation: RFQ), Se utiliza para solicitar presupuesto de precio a posibles Proveedores de productos o servicios comunes o estándar. También es conocido como Pedido de Cotización o Solicitud de Cotización. Criterios para seleccionar a los Proveedores 1. Entender la necesidad 2. Costo Total 3. Capacidad Técnica 4. Enfoque de Gestión 5. Enfoque Técnico 6. Capacidad Financiera 7. Tamaño y Tipo de Negocio“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  8. 8. Planificar la contratación Herramientas y Entradas Salidas Técnicas .1 Plan de gestión de las .1 Formularios estándar .1 Documentos de la adquisiciones adquisición .2 Juicio de expertos .2 Enunciado del trabajo del .2 Criterios de evaluación contrato .3 Enunciado del trabajo .3 Decisiones de fabricación del contrato directa o compra .4 Plan de gestión del (actualizaciones) proyecto •Registro de riesgos •Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo •Requisitos de recursos •Cronograma del proyecto •Estimaciones de costos de las actividades •Línea base de coste“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  9. 9. Planificar la contratación Formularios estándar Los formularios estándar incluyen contratos estándar, descripciones estándar de artículos a adquirir, acuerdos de no divulgación, listas de control de criterios de evaluación de propuestas o versiones estandarizadas de todas las partes de los documentos necesarios para solicitar ofertas • Contratos estándar. • Descripciones estándar de artículos. • Acuerdos de no divulgación • Listas de control de criterios de evaluación de propuestas • Versiones de documentos Formularios estándar. Criterios de evaluación Los criterios de evaluación se desarrollan y usan para calificar o puntuar las propuestas. Pueden ser objetivos o subjetivos. A menudo se incluyen como parte de los documentos de la adquisición. Por ejemplo: Entender la necesidad, Costo total, Capacidad técnica, Enfoque de gestión, Enfoque técnico, Capacidad financiera, Tamaño y tipo de negocio, Referencias, Derechos de propiedad intelectual, Derechos de propiedad exclusiva.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  10. 10. Solicitar respuestas de Proveedores. Consiste en obtener respuestas, tales como ofertas y propuestas de potenciales Proveedores (proveedores), acerca de la forma en que puede cumplirse con los requisitos del proyecto. La mayor parte del esfuerzo real en este proceso es realizado por los Proveedores potenciales, normalmente sin costo directo para el proyecto ni para el comprador. Empresa solicitante Propuestas“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  11. 11. Solicitar respuestas de Proveedores. Herramientas y Entradas Salidas Técnicas .1 Activos de los .1 Conferencias de los .1 Lista de Proveedores procesos de la oferentes calificados organización .2 Publicidad .2 Paquete de documentos .2 Plan de gestión de las .3 Desarrollar lista de de la adquisición adquisiciones Proveedores calificados .3 Propuestas .3 Documentos de la adquisición“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  12. 12. Solicitar respuestas de Proveedores. Conferencias de los oferentes Llamadas también conferencias de contratistas, conferencias de proveedores o conferencias previas a la licitación, consisten en reuniones previas con los potenciales proveedores para la preparación de una oferta o propuesta. Estas son usadas para asegurar que todos los proveedores potenciales tengan un entendimiento claro y en común de las adquisiciones (por ejemplo, requisitos técnicos y requisitos del contrato). Las respuestas a las inquietudes planteadas pueden ser incorporadas a los documentos de la adquisición como modificaciones. Durante esta interacción inicial entre comprador y vendedor, todos los posibles Proveedores son colocados en un plano de igualdad para generar la mejor oferta.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  13. 13. Solicitar respuestas de Proveedores. Publicidad Las listas existentes de posibles Proveedores pueden a menudo ampliarse poniendo anuncios en publicaciones de circulación general, como periódicos, o en publicaciones especializadas, como revistas de profesionales. Algunas jurisdicciones gubernamentales exigen la publicidad de ciertos tipos de artículos a adquirir; la mayoría de las jurisdicciones gubernamentales exigen la publicidad de los contratos gubernamentales pendientes. Desarrollar lista de Proveedores calificados. Se pueden desarrollar listas de Proveedores calificados a partir de los activos de la organización si dichas listas o información están fácilmente disponibles. Tanto si la información está disponible como si no, el equipo del proyecto también puede desarrollar sus propias fuentes. Existe información general ampliamente disponible a través de Internet, guías de bibliotecas, asociaciones locales relevantes, catálogos comerciales y otras fuentes similares. Obtener información más detallada de fuentes específicas puede requerir esfuerzos adicionales, tales como visitas en el lugar o ponerse en contacto con clientes anteriores. También pueden enviarse documentos de la adquisición para determinar si algunos o todos los potenciales Proveedores están interesados en convertirse en posibles Proveedores calificados.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  14. 14. Solicitar respuestas de Proveedores. Propuestas. Las propuestas son documentos preparados por el vendedor que describen su capacidad y disposición para suministrar los productos, servicios o resultados solicitados descritos en la documentación de adquisición. Las propuestas se preparan de acuerdo con los requisitos de los documentos de la adquisición pertinentes y reflejan la aplicación de los principios aplicables del contrato. La propuesta del vendedor constituye una oferta formal y legal en respuesta a la solicitud de un comprador. Después de que se presenta una propuesta formalmente, el comprador a veces solicita al vendedor que complemente sus propuestas con una presentación oral. La presentación oral tiene por objeto suministrar información adicional acerca del personal propuesto, de la propuesta de gestión y de la propuesta técnica del vendedor, que el comprador puede usar para evaluar la propuesta del vendedor“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  15. 15. Selección de Proveedores del proyecto, negociación y firma del contrato. Consiste en aplicar criterios de evaluación a las propuestas recibidas de los Proveedores con el fin de seleccionar uno o más Proveedores calificados y aceptables. Los criterios comunes a evaluar son: El precio o costo, enfoque técnico, enfoque de gestión, plazos de entrega, solidez, experiencias pasadas, relación de mediano y largo plazo, etc. Criterios de evaluación de Proveedores • Precio • Entrega a tiempo Vendedor Ofertas • Propuestas: Seleccionado De Proveedores Técnicas (enfoque) Comerciales (precio) De Gestión“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  16. 16. Selección de Proveedores del proyecto, negociación y firma del contrato. Herramientas Entradas Salidas y Técnicas .1 Activos de los procesos .1 Sistema de ponderación .1 Proveedores seleccionados de la organización .2 Estimaciones .2 Contrato .2 Plan de gestión de las adquisiciones independientes .3 Plan de gestión del .3 Criterios de evaluación .3 Sistema de selección contrato .4 Paquete de documentos .4 Negociación del contrato .4 Disponibilidad de recursos de la adquisición .5 Sistemas de calificación .5 Plan de gestión de las .5 Propuestas de Proveedores adquisiciones .6 Lista de Proveedores .6 Juicio de expertos (actualizaciones) calificados .7 Técnicas de evaluación .6 Cambios solicitados .7 Plan de gestión del de propuestas proyecto • Registro de riesgos • Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo Lista de proveedores calificados“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  17. 17. Selección de Proveedores del proyecto, negociación y firma del contrato. Sistema de ponderación. • Es un método para cuantificar información cualitativa con el fin de minimizar el efecto de los prejuicios personales en la selección de proveedores. • Se asigna un valor numérico a cada uno de los criterios de evaluación, se califica a los potenciales proveedores respecto a cada criterio, se multiplica el valor numérico por la calificación y se sumar los productos resultantes para calcular una puntuación global. Sistema de selección. Establece los requisitos mínimos de rendimiento para uno o más criterios de evaluación, y puede emplear un sistema de ponderación y estimaciones independientes. Se usan para proporcionar una clasificación ponderada, de mejor a peor, de todos los proveedores que han presentado una propuesta.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  18. 18. Selección de Proveedores del proyecto, negociación y firma del contrato. Sistemas de calificación de Proveedores. Muchas organizaciones desarrollan sistemas de calificación de Proveedores y usan información que incluye el rendimiento anterior del vendedor, las calificaciones de calidad, el rendimiento en la entrega y el cumplimiento contractual. La documentación de evaluación del rendimiento del vendedor generada durante el proceso Administración del Contrato para Proveedores anteriores constituye una fuente de información relevante. Estos sistemas de calificación se usan para la selección de Proveedores además del sistema de selección de evaluaciones de propuestas. Técnicas de evaluación de propuestas.Los criterios de evaluación pueden incluir componentes objetivos y subjetivos.En general, cuando se usan criterios de evaluación para una evaluación de propuestas formalizada, se les asignaponderaciones predefinidas.La evaluación de propuestas luego usa entradas de múltiples revisores que se obtienen durante el proceso Selecciónde Proveedores, y se resuelven todas las diferencias significativas de puntuación. Entonces, se puede realizar unaevaluación general y la comparación de todas las propuestas usando un sistema de ponderación que determina lapuntuación ponderada total para cada propuesta. Estas técnicas de evaluación de propuestas también pueden emplearun sistema de selección y usar datos provenientes de un sistema de calificación de Proveedores.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  19. 19. Cerrar contratos con proveedores El proceso Cierre del Contrato respalda al proceso Cerrar Proyecto, ya que incluye la verificación de que todo el trabajo y todos los productos entregables han sido aceptables. El proceso Cierre del Contrato también incluye actividades administrativas, como por ejemplo, actualización de registros para reflejar los resultados finales y archivo de dicha información para su uso en el futuro. El cierre del contrato aborda cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto. Cumplimiento de Hitos Reporte de Estado Cierre del Evaluación de la contrato Verificación del perfomance del cumplimiento total Proveedor Contrato del contrato (encuesta) (autorizar último pago)“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  20. 20. Cerrar contratos con proveedores Herramientas Entradas Salidas y Técnicas .1 Plan de gestión de las .1 Contratos completados .1 Auditorías de la adquisiciones adquisición .2 Activos de los procesos de .2 Plan de gestión del .2 Sistema de gestión de la organización contrato registros (actualizaciones) .3 Documentación del contrato .4 Procedimiento de cierre del contrato“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  21. 21. Cerrar contratos con Auditorías de la adquisición proveedores • Revisión estructurada del proceso de adquisición •Tiene como objetivo identificar los éxitos y fracasos que merecen ser reconocidos en la preparación o administración de otros contratos de adquisición en el proyecto Administrar Contrato Seleccionar proveedores Solicitar respuestas de proveedores Planificar Contratación Planificar Compras y Adquisiciones“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  22. 22. Cerrar contratos con proveedores Contratos completados El comprador, generalmente a través del administrador autorizado del contrato, le entrega al proveedor una notificación formal por escrito informándole que el contrato ha sido completado. Habitualmente, los requisitos para el cierre formal del contrato se definen en los términos del contrato, y si se hubiera preparado un plan de gestión del contrato, se incluirían en él. contrato“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  23. 23. Cerrar contratos con proveedoresActivos de los procesos de la organización (actualizaciones)Archivo del contrato. Se prepara un juego completo indexado con la documentación del contrato,incluso el contrato cerrado, para su incorporación en los archivos finales del proyecto.Aceptación del producto entregable. El comprador, generalmente a través del administradorautorizado del contrato, le entrega al proveedor una notificación formal por escrito informándole que losproductos entregables han sido aceptados o rechazados. En general, los requisitos para la aceptaciónformal de los productos entregables, y cómo tratar los productos entregables que no cumplen con losrequisitos, se definen en el contrato.Documentación sobre lecciones aprendidas. El análisis de las lecciones aprendidas y lasrecomendaciones para la mejora del proceso se desarrollan para la planificación e implementación decompras y adquisiciones en el futuro. Documentación sobre lecciones aprendidas“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

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