Documentos de oficina publicación

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Documentos de oficina publicación

  1. 1. “Es un conjunto de documentos personales o institucionales que forman parte de la historia de un individuo o entidad y, como tal, constituyen prueba de sus actuaciones”. Aristizábal (2001) “Conjunto de materiales impresos que serefieren a problemas personales o mercantiles,destinados a establecer una relacióndeterminada entre distintas personas oempresas, interesadas en el intercambio deideas”. Medina (2006)
  2. 2. La Correspondencia Es un conjunto de comunicaciones que tienen la finalidad deintercambiar cualquier tipo de información entre dos personas.
  3. 3. Extensión Destino ClasificaciónPuntuación Forma
  4. 4. Externas: Son aquellas comunicaciones escritas de carácterformal, que son enviadas a otras empresas oinstituciones con finalidad comercial, oficial y social; porlo tanto deben poseer buena presentación y redacción. Internas: Son mensajes escritos de carácter informal que tienen como propósito transmitir una información dentro de la empresa. Tales como los Memorándum, circulares y esquelas.
  5. 5. Bloque Extremo: Es el estilo mas fácil y cómodo por cuantotodas las líneas se escriben comenzando en elmargen izquierdo del papel. Con este estilosiempre se escribe a espacio sencillo; entre cadapárrafo se dejan dos espacios verticales. Bloque: Este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro hacia la derecha del papel.
  6. 6. Semibloque: Es el estilo más elegante y uno de los más usados en elComercio. Este estilo mantiene las mismas característicasdel estilo bloque y se distingue porque cada párrafocomienza dejando una sangría de cinco a diez espacios encada párrafo del cuerpo de la carta. Sangrado: Es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales de identificación y la firma.
  7. 7. Abierta: Son comunicaciones que no llevan signos de puntuaciónen la fecha, dirección, saludo, despedida, antefirma yfirma, a excepción de la abreviaturas Cerrada: Son comunicaciones que llevan signos de interrogación en la fecha, dirección, despedida, antefirma y firma.Mixta: Son comunicaciones que combina las dos formas depuntuación. Se caracteriza por llevar dos puntos al final delsaludo y coma al final de la despedida.
  8. 8. Corta:100 Es cuando el contenido de la carta se extiende hasta 100 palabras. Mediana: 200 Es cuando el contenido de la carta comprende desde de 100 hasta 200 palabras. Larga: 300 Es cuando el contenido de la carta comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Mas de 300 son cartas de varios pliegos.
  9. 9. CARTA COMERCIALCARTA COMERCIAL Es una comunicación escrita cuyo contenido es de carácter comercial y son usadas para realizar Compras, ventas y reclamos
  10. 10. Deja constancia escritaEscrita a máquina o Escrita con un fin computadora comercial Características Papel blanco y tinta negra Medio económico y rápido
  11. 11. Cierre Encabezamiento Despedida. Firma. Partes  Membrete  Fecha Posdata.  Tratamiento o Título Iniciales.  Destinatario y su dirección. Referencias de anexos  Referencia Referencias de copias  Vocativo o saludo al carbón. Texto o cuerpo de la carta
  12. 12. Requisitos para elaborar una carta comercial Claridad: Usar un lenguaje sencillo de manera que el lector lacomprenda fácilmente. Brevedad: Consiste en evitar frases sin ningún significado, palabrassobrantes. Corrección: Es necesario cuidar la sintaxis, la concordancia, laortografía y manejar adecuadamente el idioma. Estética: Una carta no sólo debe estar bien escrita sino bienpresentada; hay que cuidar los márgenes, los espacios y la pulcritud. Cortesía: Al redactar la carta se debe tener en cuenta el buen tratoque le damos al lector. Sencillez: La redacción debe ser sencilla, sin exageración.
  13. 13. Tipos De gestión comercial De compra-venta Son cartas que representa obligaciones Son la cartas de convenio entre un o derechos.; entre ellas se encuentran vendedor y un comprador; entre las cartas de crédito, de reclamación y ellas se encuentran las cartas de de cobro.cotizaciones, de pedido, entre otras. Comunicaciones empresariales Son mensajes elaborados por la empresa para establecer la comunicación interna y externa; entre estas se encuentran las circulares, los memorándum, constancias e informes
  14. 14. Carta de TramiteEste tipo de carta tiene como finalidad cumplir con un requisito o gestionar la realización de un negociación. Tipos Carta de pedido: Es una comunicación escrita donde el remitente envía un lista con los productos que desea comprar. Carta de solicitud de crédito: Son cartas donde el remitente explica la solicitud de un crédito a una entidad y en ella especifica monto de crédito, garantía, y condiciones pago. Carta de solicitud de prorroga: Es una comunicación que el deudor dirige a su acreedor con el fin de comunicar las razones por las que no pudo cancelar puntualmente el compromiso contraído y solicita se le conceda un tiempo de prórroga para cancelar.
  15. 15. Carta de ArgumentoSon cartas que se escriben para comunicar al destinatario un asunto y lograr en el ámbito una decisión favorable a interés del remitente. Tipos Carta de venta: son las cartas que se escriben en cualquiera de las etapas de un proceso de compra-venta, por ejemplo un pedido, reclamación, cobro, remesa, entre otras. Carta de solicitud de empleo: Es una carta que se dirige a una empresa con la finalidad de solicitar empleo, donde el interesado en trabajar hace una petición a quien considera puede utilizar sus servicios. Carta de reclamo o queja: Son cartas cuyo fin es dar a conocer errores cometidos por una empresa; donde se exige sea corregido o enmendado.
  16. 16. Carta InspirativaEste tipo de carta tiene como finalidad fomentar relaciones entre organizaciones. Tipos Carta de agradecimiento: Tienen como finalidad aumentar y afianzar los vínculos entre vendedor y comprador. Carta de información: Esta carta contribuye a formar la imagen de la empresa, por lo que deben ser contestadas prontamente en forma clara y exacta. Carta de solicitud de informe y referencia: Son comunicaciones que se redactan con la finalidad de solicitar información necesaria, antes de conceder un crédito. Con la elaboración de este tipo de correspondencia se chequean las referencias citadas en la carta de solicitud de crédito.
  17. 17.  M EETTA LLTTR Ó N I IC A , ,S. A.  M A R Ó N C A S. A. Av. Pedro León Torres con Calle 13 Tlf. 0252.4253652 Av. Pedro León Torres con Calle 13 Tlf. 0252.4253652 Barquisimeto, 12 de Mayo de 2008 Barquisimeto, 12 de Mayo de 2008Sr. Carlos Flores. Sr. Carlos Flores.Gerente Corporativo. Gerente Corporativo.Importadora Las Lomas. Importadora Las Lomas.Carora, Lara. Carora, Lara. Estimado Señor: Estimado Señor:         Tenemos el agrado saludarles yyaala vez de contestar su última carta recibida Tenemos el agrado saludarles la vez de contestar su última carta recibidahoy. Hemos tomado debida nota del pedido hecho por ustedes yycontamos con hoy. Hemos tomado debida nota del pedido hecho por ustedes contamos conenviarles el producto dentro de un plazo de diez días. enviarles el producto dentro de un plazo de diez días.          Le informamos que en la actualidad la demanda de diodos Super-X es Le informamos que en la actualidad la demanda de diodos Super-X esgrande. No obstante, el departamento de producción trabaja intensamente grande. No obstante, el departamento de producción trabaja intensamentepara que nuestra empresa pueda seguir cumpliendo con los plazos de entrega para que nuestra empresa pueda seguir cumpliendo con los plazos de entregahabituales. habituales.          Atentamente. Atentamente. .................................................... .................................................... Camilo Rosas Camilo Rosas Gerente GerenteCF/bt/mr CF/bt/mrAnexos: Anexos:1 1folleto de componentes electrónicos folleto de componentes electrónicos1 1lista de precios de componentes electrónicos. lista de precios de componentes electrónicos.
  18. 18. Para hacer más fácil la elaboración de Cartas, WORDincorpora un asistente que lleva a cabo esta labor según una secuencia de pasos.
  19. 19. Realizado por : Prof. Karla Muchas Gracias por su Flores. Atención

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